Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE

2. Resumen
4. Fundamentación del tema
5. Diagnóstico de la situación actual
6. Procedimiento utilizado para el diseño del sistema. Implantación. Resultados obtenidos de este procedimiento.
7. Conclusiones
8. Recomendaciones
9. Bibliografía
10. Glosario de términos
11. Anexos

• Anexo 1 Encuesta realizada a Trabajadores del Área de Economía de la CUJAE
• Anexo 2 Indicadores que se tienen en cuenta en el Tablero de Control
• Anexo 3 Centros de Costo y Áreas de Responsabilidad
• Anexo 4 Indicadores de Resultados y Eficiencia.
• Anexo 5 Distribución del Presupuesto por Actividades.
• Anexo 6 Diseño del subsistema de administración financiera.

RESUMEN

El presente trabajo analiza la Administración Financiera, fundamentalmente desde un punto de vista microeconómico. El mismo se desarrolló en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE) y tiene como objetivo diseñar e implementar el sistema de administración financiera con el fin de garantizar la sistematización de la Gestión Financiera utilizando como herramienta fundamental el enfoque de procesos. Se puede decir que conceptualmente las Finanzas, como también se identifica a la Administración Financiera, ayudan a que las empresas se manejen con eficiencia y efectividad. Económicamente contribuyen a las relaciones de orden externo. La teoría y la práctica de las finanzas indican el camino a seguir el cual se centra en la planificación en términos de tiempo y espacio, circunscritos al corto y largo plazo como medios de entendimiento y comprensión del tema.

La necesidad de este diseño está avalada por el proceso de instauración del Nuevo Modelo de Gestión Económico Financiero (NMGEF) del Ministerio de Educación Superior (MES).

El diseño del sistema abarcó desde la elaboración de la misión, la identificación de los clientes y necesidades, la identificación y diseño de procesos; el establecimiento del plan de análisis y control de los datos a través de un tablero de control y además su implantación.

Como resultado de esta investigación se obtuvo el diseño del sistema de Administración Financiera, el cual está ya certificado por el MES, así como su implantación.

Para la investigación se emplearon diversas técnicas de captación y procesamiento de la información, entre las que se encuentran: entrevistas, grupo de expertos, encuestas, análisis de documentación y bibliografía, además se utilizó como herramienta fundamental el enfoque de procesos.

INTRODUCCIÓN

Las finanzas, como tradicionalmente se les llama durante los últimos veinticinco años, han tenido y marcado un auge de singular importancia para las distintas organizaciones, de forma que del manejo de los recursos y obtención de fondos como tarea prioritaria de la administración, se ha pasado al manejo de inversiones, a la puesta en marcha de procedimientos que permitan movilizar importantes fuentes de recursos financieros, colocarlas, y obtener en períodos de tiempo relativamente cortos, control sobre todos esos recursos.

Ante las modificaciones del entorno y el nivel de los requerimientos y nuevas exigencias de la realidad actual, nuestra organización económica se ha visto en la necesidad de incluirse en las nuevas metodologías de mejora, a través del enfoque de proceso.

El perfeccionamiento a las actividades económicas en el Ministerio de Educación Superior (MES) iniciado a finales de 1998 condujo a la necesidad de establecer un Nuevo Modelo de Gestión Económico Financiera (NMGEF), como solución permanente, integral y sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la gestión actual. Para ello, es que se está desarrollando el NMGEF, el cual plantea alcanzar elevados niveles de eficiencia en los servicios como apoyo a la excelencia a que se aspira. Esta eficiencia debe caracterizarse por brindar servicios de elevado nivel en el marco de un riguroso control del uso de los recursos acorde con las normas y regulaciones vigentes que garanticen un eficiente uso de los mismos.

Después de un amplio proceso de análisis y consultas con todos los centros de la organización MES, los organismos rectores de la economía y organizaciones profesionales especializadas, establecieron que cada centro debía determinar sus propios modelos de gestión con el fin de garantizar el análisis, valoración, planeación, evaluación y control de los recursos financieros.

El presente trabajo se realizó en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (Cujae) universidad perteneciente al Ministerio de Educación Superior, situado en el Municipio Marianao.

En esta investigación se aborda y se expone el diseño del Sistema de Administración Financiera como resultado del procedimiento aplicado, su implantación y se realiza una evaluación de los resultados obtenidos.

Situación Problémica

Al evaluar la situación actual, factores tales como la reorganización y reactivación de los principales organismos rectores de la economía (MEP y MFP) que están aplicando un reordenamiento y reorientación de la misma, la planificación cada vez más financiera de los recursos, el papel determinante del presupuesto estatal en moneda nacional, el uso, manejo y el control, entre otros, han hecho muy vulnerable la gestión financiera de esta organización. Ante las modificaciones del entorno, el nivel de los requerimientos y nuevas exigencias de la realidad actual, nuestra organización económica manifiesta un pobre papel y capacidad en la planificación y el análisis financiero, debilidad en la esfera presupuestaria, en el control de los recursos financieros y falta de integrabilidad de los procesos, de sistemas, procedimientos y de regulaciones internas. Además se determinó que no existe ningún procedimiento ni diseño en el Ministerio de Educación Superior que garantice las exigencias y la sistematización que se plantean anteriormente.

Problema

La organización de la administración financiera no responde a las exigencias que se plantean a éstas debido a que no existe un mecanismo o proceso que garantice la sistematización del funcionamiento de acuerdo a un modelo ajustado a las exigencias y dinámicas actuales y que asegure el control del uso de los recursos financieros con eficiencia y efectividad.

Objeto de Estudio

En esta investigación se estudia específicamente el sistema de administración financiera de la CUJAE.

Caracterización del objeto de estudio

El Sistema de Administración Financiera del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, es una unidad presupuestada que cuenta a la vez con actividad presupuestada con tratamiento diferenciado que es el Sector del Cálculo Económico.

Consiguientemente, la fuente de financiamiento principal son las asignaciones estatales, a los que se suman los ingresos del autofinanciamiento de las unidades independientes de Ciencia y Técnica y de las producciones y servicios del propio Instituto. (Fig.1)

Fig. 1 Fuentes de Financiamiento de la CUJAE

Estas fuentes se ven complementadas con el aporte de otras entidades empresariales, con el resultado del esquema parcial de autofinanciamiento en divisa aprobado, donativos, proyectos internacionales y otras vías.

La administración financiera de la CUJAE abarca las siguientes áreas de acción:

1. Tesorería interna.
2. Presupuestación financiera
3. Análisis económico- financiero.
4. Elaboración y evaluación de proyectos de inversión.
5. Financiamiento externo.

La presupuestación y el análisis económico- financiero se desagregan, como tendencia, tanto por áreas de responsabilidad como por actividades.

Tesorería interna: La tesorería interna regula dos aspectos fundamentales:

1. Esquemas financieros en divisas.
2. Ejecución y control de los presupuestos en moneda nacional.

Esquemas financieros en divisas: La tesorería en divisas se fundamenta en la licencia otorgada por la autoridad financiera y monetaria nacional para el manejo de una cuenta única en divisas en el Banco Financiero Internacional, donde se regulan los siguientes conceptos autorizados de ingresos y egresos, según el objeto social aprobado.

Para la administración de la tesorería en divisas, se posee un esquema financiero propio para la gestión de captación, distribución y utilización de divisas, sustentado en los siguientes criterios básicos:

Existencia de una cuenta del MES en divisas en el BFI para los ingresos, conjugada con una cuenta propia para ejecutar pagos en divisas.

Creación de fondos destinados a:

• Gastos centrales del Instituto, mediante el Fondo Central
• Programas estratégicos.
• Fondos de las áreas para financiar la operación de cada una.

El esquema financiero en divisas regula los procedimientos de ejecución, análisis y control sistemático, con una periodicidad mensual, de los presupuestos de ingresos y gastos por unidades organizativas y actividades.

Los destinos deben ser los siguientes:

• Financiar los gastos comunes y generales, por su naturaleza. de los mismos.
• Contribuir al desarrollo de las funciones.
• Reservar fondos financieros de ayuda extraordinaria ante contingencias y catástrofes naturales. Posibilitar a la organización acciones inversionistas y de financiamiento de negocios, encaminadas al desarrollo de la docencia y la investigación.

En el Sector Autofinanciado el esquema financiero en divisas establece una prelación de pagos a partir de los ingresos en divisas y se fundamenta en indicadores de eficacia y eficiencia económica que miden el cumplimiento de los planes y dinámica de ventas e ingresos, así como la liquidez, la rotación de los activos, los costos por peso de actividad, la rentabilidad y la recuperación e impacto económico de las inversiones. El análisis se desagrega por cada área y tipo de actividad.

En la CUJAE anualmente se emplean 22 millones de pesos en MN y 2 millones MLC.

Elaboración y evaluación de proyectos de inversión:

En la CUJAE existen proyectos de inversión destinados al desarrollo de áreas puramente docentes, investigativas o de mejoramiento de las condiciones de trabajo y vida que no son auto recuperables financieramente por sí mismas. Por ejemplo: inversiones en aulas, laboratorios docentes, becas, etc. Sin embargo, muchas inversiones sí son recuperadas con sus propios ingresos.

Por ello, elaboración y evaluación de proyectos se diferencia según estos sean financieramente recuperables o no.

Hipótesis

El cumplimiento de las exigencias que se plantean en la administración financiera requiere de un proceso de sistematización, el cual garantiza, a través del diseño de los procedimientos con un enfoque de proceso, la eficiencia y efectividad del control de los recursos financieros de la CUJAE.

Objetivo General:

Diseñar e implementar el sistema de administración financiera con el fin de garantizar la sistematización de la Gestión Financiera.

Objetivos específicos:

1. Definir contenido, tendencias y alcance del sistema de administración financiera.
2. Diseñar el sistema de administración financiera con un enfoque de procesos.
3. Evaluar el diseño del sistema.

Tareas desarrolladas en la investigación

Para dar cumplimiento a los objetivos trazados se fundamentaron desde el punto de vista teórico, las tendencias que existen en el campo de la administración financiera y se identificaron las principales características del sistema.

Se realizó también el diseño del mismo, utilizando como herramienta el enfoque de procesos, de este diseño se obtuvo como resultado los procesos que forman al sistema, así como las actividades y procedimientos de cada uno de estos procesos. Además se evalúa este diseño y se controla su validación a través del tablero de control el cual tiene definido los indicadores de control.

Estructuración del contenido:

La tesis consta de la introducción, tres capítulos, conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos que complementan, en algunos casos, y en otros amplían la información brindada en el cuerpo de la tesis.

En la introducción se precisan el problema científico, el objeto y objetivo de estudio, la hipótesis y las tareas desarrolladas en el trabajo, así como la importancia de la investigación.

En el primer capítulo: Fundamentos teóricos, como su nombre indica, se definen los aspectos conceptuales asociados a la administración financiera así como las tendencias y alcances de la misma. Se define también el enfoque de procesos, estudiando sus características generales y su concepto o definición. Con la integración de estos elementos se crean condiciones favorables para fundamentar la necesidad de diseñar el subsistema de administración financiera.

En el segundo capítulo: Se realiza un diagnóstico de la situación actual. Del sistema de administración financiera de la CUJAE, se expresan los principales resultados obtenidos de algunas técnicas aplicadas como es la revisión de documentos y entrevistas.

Este capítulo expone la necesidad que existe de diseñar el subsistema con el fin de buscar la sistematización de la gestión financiera de la CUJAE

En el capítulo tercero: Se explica todo el procedimiento utilizado para el diseño del sistema y se muestra el resultado obtenido del procedimiento aplicado que es el diseño, se implementa este diseño y se realiza una valoración del efecto económico.

Resultado de la investigación:

Como resultado de esta investigación se obtiene el diseño del sistema de administración financiera con sus procesos, actividades y procedimientos. También se obtiene la certificación del mismo por el MES y además el nivel de aplicación en que se encuentra que es a un 85%.

Importancia de la investigación:

Esta investigación tiene gran importancia ya que con el diseño del sistema se logra la sistematización de todos los procesos, actividades y procedimientos del mismo, propiciando un control efectivo de los recursos financieros Además en el MES no existía ningún diseño con este enfoque, no solo de la administración financiera, sino de ninguno de los sistemas (Planificación, Control, Contabilización, Comercialización, Estadística e Información, Informatización, Recursos Humanos y Organizacional). Hoy se ha tomado este enfoque de diseño para generalizarlo al resto de las universidades del país.

Es importante señalar que en función de este diseño se ha diseñado el sistema informático que se implementará próximamente y que también se hará extensivo al resto de las universidades del país, a nivel de Ministerio tampoco existía un sistema informático debido que todo sistema está guiado por un modelo, el cual debe sistematizarse a través de un procedimiento o diseño el cual no existía como se mencionó anteriormente.

Para la investigación se emplearon diversas técnicas de captación y procesamiento de la información, entre las que se encuentran: entrevistas, grupo de expertos, encuestas, análisis de documentación y bibliografía, además se utilizó como herramienta fundamental el enfoque de procesos.

CAPÍTULO 1. FUNDAMENTACIÓN DEL TEMA

1.1 Introducción al capítulo

El Perfeccionamiento a las actividades económicas en el MES iniciado a finales del año 1998, condujo a la necesidad de establecer un Nuevo Modelo de Gestión Económico-Financiera (NMGEF), como solución permanente, integral y sistemática a las deficiencias e insuficiencias de la actual gestión.

El NMGEF presupone una forma perfeccionada del desempeño en la actividad económico financiera en la organización MES, en permanente evolución y transformación. No es más que un proceso de sistematización y reordenamiento fundamentalmente, que se garantiza con los recursos humanos idóneos y disponiendo de los medios materiales adecuados. [32]

El proceso de instauración del Nuevo Modelo, consta de tres fases o pasos, a saber:

– Elaboración de la política económica y financiera de la organización.

– Aplicación de la política económico-financiera a través de los sistemas y subsistemas que integran su gestión: diagnóstico y diseño de soluciones.

– Institucionalización de las soluciones: resoluciones, instrucciones, regulaciones, manuales, metodologías, normas y procedimientos, reglamentos, etc.

Uno de los principios del nuevo modelo referido al "perfeccionamiento continuo", conduce a que con la aplicación de soluciones propias en cada centro, los sistemas y subsistemas experimenten un enriquecimiento que posibilite la verificación y universalización de los conceptos y principios contenidos en los mismos. [32]

1.2 Características del NMGEF.

Así mismo, el modelo de gestión económico-financiera se organiza, según las particularidades del sistema, en los siguientes conceptos generales de organización y funcionamiento:

2. Diferenciación de la gestión económica de la gerencia administrativa: aplicando las definiciones organizacionales a los procesos y funciones, no sólo a las estructuras de dirección económicas, y la introducción en la esfera presupuestaria de la actividad de Tesorería.

   Por cuanto la creación de productos y servicios como mercancías tienen su origen y es un proceso natural de la academia, no es posible una ruptura absoluta del proceso creación-comercialización o de producción-comercialización.

   Lo importante es aplicar en cada caso el grado y la modalidad de compartimentación entre la academia y los negocios que mayores ventajas signifiquen para ambos.

3. Separación de la actividad académica de los negocios: no significa divorcio ni marginalidad de la actividad de comercialización, sino la debida y conveniente canalización y especialización de sus órganos de dirección y control, más que de las personas. Academia y Negocios son como eslabones de una cadena en este sentido.
4. Mayor empleo de mecanismos financieros en la dirección, medición y control de las actividades económicas: sin desechar los mecanismos administrativos y/o materiales indispensables, se introducen y priorizan los de carácter financiero, tales como: indicadores de efectividad y eficiencia, índices de consumo o de gasto, normas, presupuestos, etc.

El modelo de gestión económico-financiera aplica métodos y estilos de trabajo que dinamizan su caracterización, tales como:

• Flexible: el modelo de gestión económico-financiero se organiza y se aplica en cada centro o institución de acuerdo con sus características y particularidades propias. Cada una de ellas tendrá su propio modelo de gestión económico-financiero.
• Creativo: innovación tecnológica a los procesos económico-contables, garantizando el funcionamiento de dispositivos técnico-asesores y con la participación de todos los trabajadores.
• Participativo: involucra no sólo a los trabajadores de las áreas económicas, también a otros trabajadores y a los estudiantes, en la misma medida que intervengan en los hechos económicos. Se asegura con el establecimiento de los Consejos Técnicos Asesores, Reuniones nacionales por especialidades: Contadores, Ingenieros Principales, Reparación y Mantenimiento de Equipos de laboratorios, etc. Discusión y control colectivos del Plan para el mejoramiento de las condiciones de estudio, trabajo y vida., etc.
• Sistémico: asegura la normación y regulación de todos los procesos económico-contables con la debida actualización, de acuerdo a las necesidades internas y a las modificaciones del entorno.
• Integral: el modelo de gestión económico-financiero abarca a todo el sistema MES, pero reconoce y da respuesta a los requerimientos de las principales agrupaciones de centros, instituciones y entidades, así como a la naturaleza de la actividad económica – presupuestada, autofinanciada o empresarial – relacionándolas en la medida necesaria y conveniente.
• Cooperativo: estimula la cooperación entre entidades, dentro y fuera del sistema. Crea estrechas relaciones de trabajo con los organismos rectores de la economía.
• Reconocimiento: moral y social a los trabajadores de las áreas económicas por su modesto y anónimo, pero decisivo papel, en el cumplimiento exitoso de las misiones asignadas a cada centro, institución o entidad. Aplicación de incentivos materiales, individuales y colectivos, en correspondencia con los resultados y al estadio alcanzado en cada área económica.
• Motivación: oportunidades individuales para la superación y calificación profesionales, vinculación estrecha del contenido laboral con elementos de la Ciencia y la Técnica (proyectos de investigación, tesis de grado, etc.), oportunidades de intercambio y actualización profesionales con otras instituciones nacionales y extranjeras, mejoramiento de las condiciones físico ambientales del puesto de trabajo, etc.

Es indispensable para el logro de los fines y objetivos del modelo de gestión económico-financiera el posicionamiento de valores que constituyan una ética de la labor profesional de las áreas y dispositivos económicos.

• Eficiencia: todos los hechos y actividades, incluidos los que se desarrollan dentro de la esfera presupuestada, deben conllevar su análisis económico. Todos los centros, instituciones y entidades deben contar con un sistema de indicadores económicos fundamentales, según su clasificación o agrupación.
• Eficacia: disposición y presentación oportuna, veraz y sintética de los datos, análisis e informaciones de carácter económico-financiero para la toma de decisiones.
• Racionalidad: correcto empleo de los recursos, uso y explotación adecuada de las instalaciones y capacidades, así como la integración y cooperación de las mismas a nivel de centro y entre centros.

También es importante señalar que constituyen requisitos que condicionan el pleno funcionamiento del modelo de gestión económico-financiera los siguientes aspectos:

• Alcanzar la confiabilidad contable en todos los centros, instituciones y entidades de la organización, así como lograr un adecuado control interno de los recursos materiales y financieros.
• Emplear la contabilidad, así como al resto de la información económica, como un instrumento de la dirección en todos los niveles del sistema.
• Disponer de un elevado nivel de informatización y automatización en todos los procesos económico-financieros, logrando un alto grado de profesionalización y especialización de las funciones.
• Lograr un nuevo estadio en la organización empresarial con la constitución de un sistema integrado de entidades bajo el patrocinio del MES, pero interdependiente de su estructura institucional.
• Adoptar el nuevo modelo de gestión económico-financiera como la política económica oficial de la Organización.

Durante la elaboración de los Sistemas se hubo de unificar algunos de ellos, atendiendo a su vinculación e interrelación dentro de nuestra organización, tales son los casos de los sistemas de Comercialización y el de Precios y el de los subsistemas de Información y el de Estadística. Los demás subsistemas que conforman el NMGEF son el subsistema de planificación, control, organizacional, recursos humanos, informatización, contabilidad y administración financiera, el cual es el objeto de estudio de esta investigación.

3. ¿Qué es la Administración Financiera?

Los objetivos generales de cualquier empresa suelen ser de tipo financiero y casi todas las decisiones empresariales tienen consecuencias financieras.

Tiempo atrás, el conocimiento de la Administración financiera quedaba reservado al departamento o persona encargada de tal labor, y los restantes departamentos se limitaban a sus  respectivas responsabilidades, haciendo abstracción de temas concernientes a las finanzas de la empresa.

Actualmente, en las empresas modernas, las decisiones se toman de una forma más coordinada y la conexión interdepartamental resulta imprescindible. Por ello cualquier responsable de áreas ajenas debe tener conocimientos básicos en cuestiones financieras.

Administración financiera es todo lo relacionado con dinero, su tenencia, su movimiento, su administración, su inversión, etc. Todo lo relacionado con las finanzas recibe el calificativo de financiero. Por finanzas de la empresa puede entenderse los dineros de la empresa, la evolución de sus cuentas o sus relaciones con los distintos agentes e intermediarios financieros, siendo así este un tema antiquísimo, muy tratado y trabajado e imprescindible para un organismo.

La administración financiera es una fase de la administración general que tiene por objetivo maximizar el patrimonio de la empresa, mediante la obtención de recursos financieros por aportaciones de capital u obtención de créditos. [2]

En el mundo de hoy en el que se mueven las empresas o instituciones por pequeñas que estas sean, se necesita conocer las bases de la contabilidad y las finanzas. Palabras como balance, cuenta de resultados, amortización, provisiones, ratios, etc. forman parte de la cultura empresarial de las personas que llevan a cabo una actividad de empresa. El conocimiento de estos estados financieros resulta de suma importancia para conocer en que situación se encuentra la empresa y cómo se debe planificar su futuro.

Entre las funciones más importantes de la administración financiera se encuentran:

2. Obtener fondos y recursos financieros.
3. Manejar correctamente los fondos y recursos financieros
4. Destinarlos o aplicarlos correctamente a los sectores productivos.
5. Administrar el capital de trabajo.
6. Administrar las inversiones.
7. Administrar los resultados.
8. Presentar e interpretar la información financiera.
9. Tomar decisiones acertadas.
10. Maximizar utilidades.
11. Dejar todo preparado para obtener más fondos y recursos financieros cuando es necesario.

La administración financiera, es una rama de la administración general y es una técnica que en el primero de los casos, se apoya en hechos históricos basados en la contabilidad y posteriormente los usa para plantearse diversos escenarios en proyección. En el segundo caso, actúa en la expresión de planificación del estado, a través del presupuesto estatal, analiza, interpreta y orienta en sus diversas fases: elaboración, discusión, ejecución, control y evaluación. La administración financiera debe actuar en forma mancomunada con las otras áreas de cualquier organización, y su injerencia, cuando de dinero se trata es de carácter obligatorio; en virtud de que se trata de planificar, controlar y evaluar su desenvolvimiento.

La administración financiera junto a otras áreas estratégicas de la organización debe: coadyuvar a la elección de productos, su manufactura, comercialización y venta, crear los puntos en donde deben establecerse las estrategias de investigación, inversión, financiamiento, producción, incorporación y manejo de recursos estratégicos de personal, físicos y de hechos financieros. Procurar la obtención de fondos a bajo costo y de manera eficiente, es decir, se requiere la optimización del dinero, como recurso o energía cuyo costo de oportunidad y de racionalidad, le convierte en un área de manejo estratégico [2].

La Administración Financiera de manera directa y en forma detallada debe estar presente, según F. Fred Weston (1995), en lo siguiente:

"Los administradores financieros se encuentran involucrados con estas decisiones y deben interactuar con ellas. En la empresa, las áreas consideradas como principales funciones financieras son las siguientes:

1. Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones.
2. La cantidad de inversión que se requerirá para generar las ventas que la empresa espera realizar.
3. La forma de obtener los fondos y de proporcionar el financiamiento de los activos que requiere la empresa para elaborar los productos y servicios cuyas ventas generarán ingresos. Esta área representa las decisiones de financiamiento, o las decisiones de estructura de capital de la empresa.
4. Análisis de las cuentas específicas e individuales del balance general.
5. Análisis de las cuentas individuales del estado de resultados: ingresos y costos.
6. Análisis de los flujos de efectivo en operación de todo tipo. Este aspecto ha recibido un impulso incremental en años recientes y ha dado lugar al surgimiento de un tercer estado financiero de naturaleza básica, el estado de flujos de efectivo, el cual puede deducirse a partir de los balances generales y de los estados de resultados". [18]

De la mirada de los clásicos recientes como Ezra Salomón que ilustraban el problema interior en términos de ¿cuáles son los activos específicos que debe comprar una empresa, qué volumen de los mismos debe mantener, y cómo financiar las necesidades de capital?, se ha pasado al ambiente de ínter actuación interna con los otras esferas y sistemas de la organización de igual importancia con el fin de buscar el equilibrio que permita ser eficientes.

Las decisiones de financiamiento, búsqueda de fondos o recursos, obtención de dinero y otras tantas maneras de expresarlo, constituye por excelencia el campo del administrador financiero.

De estos conceptos se puede resumir que la administración financiera no es más que el conjunto de procesos, técnicas y procedimientos para la obtención de recursos financieros mediante los cuales debe influir un eficaz y racional uso de los mismos con el fin de garantizar una efectiva toma de decisiones.

1.4 Tendencias y alcances de la administración financiera en el mundo actual.

El Sistema de Administración Financiera en el mundo actual se caracteriza por ser un conjunto de principios, normas, organización y procedimientos de presupuesto, tesorería, inversión, crédito público y contabilidad gubernamental, los cuales sistematizan la captación, asignación y empleo de los recursos públicos pendientes a lograr eficacia, eficiencia y economía en el uso de los mismos. [6]

Este sistema, actualmente en el mundo tiene como objetivos los siguientes:

a) Establecer los mecanismos de coordinación de la administración financiera entre las entidades e instituciones de los sectores público, para implantar los criterios de economía, eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación de los recursos públicos.

b) Fijar la organización estructural y funcional de las actividades financieras en las entidades administrativas.

c) Establecer procedimientos para generar, registrar y proporcionar información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable, para la toma de decisiones y para la evaluación de la gestión de los responsables de cada una de las áreas administrativas.

d) Establecer como responsabilidad propia de la dirección superior de cada entidad la implantación, mantenimiento, actualización y supervisión de los elementos competentes del sistema de administración financiera.

Como se mencionó inicialmente, la administración financiera cuenta con un conjunto de subsistemas de presupuesto, tesorería, inversión, crédito público y contabilidad gubernamental. A continuación se relacionarán las principales características de cada uno de estos subsistemas.

1.4.1 Presupuesto

Generalidades

El presupuesto comprende los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en las diferentes etapas o fases que integran el proceso presupuestario. [6]

Objetivos

• Orientar los recursos disponibles para que el Presupuesto General sean consistentes con los objetivos y metas propuestas por cada Gobierno o Estado.
• Lograr que las etapas de formulación, discusión y aprobación de los anteproyectos de Presupuesto se cumplan en el tiempo y forma requeridos.
• Asegurar que la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, asignando los recursos según los avances físicos y necesidades de cada entidad.
• Utilizar la ejecución y evaluación presupuestarias como elementos dinámicos para la corrección de desviaciones.

Principios

• Programación.
• Equilibrio.
• Racionalidad.
• Universalidad.
• Transparencia.
• Flexibilidad.
• Difusión.

Fases

1. Formulación del presupuesto.
2. Aprobación del presupuesto.
3. Ejecución del presupuesto.
4. Seguimiento y evaluación del presupuesto.

1.4.2 Tesorería

La tesorería comprende todos los procesos de percepción, depósito, erogación, transferencia y registro de los recursos financieros del Tesoro Público; los cuales puestos a disposición de las entidades y organismos, se utilizan para la cancelación de obligaciones contraídas con aplicación al Presupuesto General del Estado. Tiene como objetivo mantener la liquidez necesaria para cumplir oportunamente con los compromisos financieros de la ejecución del Presupuesto General del Estado, a través de la programación financiera adecuada. [6]

Principios

• Unidad de caja.
• Pronóstico de caja.
• Presupuestación.
• Periodicidad.

1.4.3 Inversión y crédito público.

Las Inversiones y los créditos públicos tienen como finalidad contribuir con las inversiones públicas al logro del crecimiento económico, social y auto sostenibles, de tal forma que el financiamiento interno y externo a obtener por la vía del endeudamiento público para la inversión real, sea compatible con la capacidad del endeudamiento y pago del sector público no financiero. [6].

Además, los recursos financieros podrán utilizarse para solventar situaciones imprevistas o de necesidad nacional y convenios para refinanciar los pasivos, incluyendo los intereses respectivos, que permitan mantener el presupuesto público. En este subsistema a diferencia de los otros subsistemas se caracteriza porque, de la administración, las decisiones y operaciones referidas al endeudamiento público están sujetas a procesos centralizados de autorización, negociación, contratación y legalización.

Objetivos

• Compatibilizar la Inversión Pública con los objetivos de desarrollo nacional, sectorial y con los recursos disponibles, coordinando esta acción con el Programa Financiero y el Presupuesto Público, a fin de contribuir a elevar los niveles de eficiencia y eficacia en los proyectos de inversión del sector público no financiero.
• Mejorar la ejecución de la inversión pública, procurando que los recursos presupuestarios destinados a la inversión sean asignados oportunamente y que se cumplan los cronogramas en los tiempos establecidos.
• Incrementar y mejorar la inversión pública en el desarrollo del capital humano e infraestructura básica social y económica.
• Obtener, dar seguimiento y controlar los recursos internos y externos, originados por la vía del endeudamiento, recursos que serán destinados al financiamiento de proyectos de inversión de beneficio económico y social, atender situaciones imprevistas o de necesidad nacional.
• Racionalizar la contratación y uso de los recursos provenientes del endeudamiento público, orientándolos hacia la inversión en proyectos y programas prioritarios que contribuyan a lograr un crecimiento económico real, sostenible y con equidad; asegurando niveles de endeudamiento compatibles con la capacidad de endeudamiento y pago del sector público no financiero, con los parámetros de estabilidad macroeconómica.

1.5 Tendencias y alcances de la administración financiera en nuestro país.

La Administración Financiera puede definirse como el sistema de teorías, técnicas y procedimientos para la toma de decisiones financieras de inversión y obtención de recursos monetarios, mediante las cuales se influyen directamente sobre la eficiencia en la utilización de los recursos escasos y la eficacia de la gestión de la Organización en su conjunto.

La Administración Financiera se ocupa de dos problemas básicos. Primero, ¿cuánto debería invertir la Organización, y en que activos concretos debería hacerlo? Segundo, ¿cómo deberían conseguirse los fondos necesarios para tales inversiones?

La Administración financiera cuenta entonces con un conjunto de técnicas, mecanismos, medios y procedimientos de análisis, valoración, planeación, evaluación y control financieros de los recursos escasos para la toma de decisiones de inversión y financiación que tienen lugar en la Organización. [33]

Las técnicas y procedimientos de Administración Financiera en la Educación Superior cubana deben diferenciarse de la siguiente forma:

• Por tipo de actividad: esfera presupuestada, empresarial y de autofinanciamiento
• Por tipo de moneda de los flujos monetarios: nacional y divisas
• Adaptadas a las características de cada una de las universidades, empresas, unidades de ciencia y técnica y otras entidades del Sistema MES.

En cada una de las esferas de actividad del MES la Administración Financiera debe abarcar las siguientes áreas de acción:

1 Tesorería interna

2 Presupuestación Financiera

3 Análisis Económico-Financiero

4 Elaboración y evaluación de Proyectos de Inversión

5 Financiamiento Externo

La presupuestación y el análisis económico-financiero deben llegar a desagregarse, como tendencia, tanto por áreas de responsabilidad como por actividades. Sin embargo, la desagregación por actividades debe ser un proceso flexible y sistémico, adecuado a las particularidades y condiciones de cada entidad del MES. [33]

1.5.1 Tesorería Interna.

La Tesorería interna del MES debe regular tres aspectos fundamentales:

1. Esquemas Financieros en divisas
2. Funcionamiento de la Oficina Financiera del MES
3. Ejecución y control de los presupuestos en moneda nacional

Esquemas Financieros en Divisas.

La Tesorería en Divisas dentro del Sistema MES se fundamenta en la licencia otorgada por la Autoridad Financiera y Monetaria Nacional para el manejo de una cuenta única en divisas en el Banco Financiero Internacional, donde se regulan los siguientes conceptos autorizados de Ingresos y Egresos, según el objeto social aprobado.

Para la administración de la Tesorería en Divisas, el MES debe poseer un esquema financiero propio para la gestión de captación, distribución y utilización de divisas, sustentado en los siguientes criterios básicos:

1.- Existencia de una Cuenta Única en divisas en el BFI con desagregación mediante subcuentas internas para cada CES, UCT y otras unidades organizativas del Organismo, con la excepción de aquellas empresas y entidades para las cuales sea conveniente abrir cuentas independientes.

2.- Diseño e instrumentación de Esquemas Financieros a Nivel Central y de cada CES, UCT, empresas y otras entidades del MES.

3.- Establecimiento de un Sistema de Aportes de los CES, UCT y otras entidades del MES a los fondos centrales.

4.- Creación de Fondos del Organismo a Nivel Central destinados a:

• Gastos Centrales
• Programas estratégicos
• Otros Fondos

5.- Redistribución de los fondos monetarios dentro de cada CES, UCT, empresas y entidades del MES, de tal forma que estimule la elevación de la eficacia y eficiencia de la gestión económico-financiera de cada una de ellas y de la Educación Superior en su conjunto.

6.- Desarrollo de la Oficina Financiera del MES, como mecanismo de la Tesorería para la movilización de los fondos monetarios temporalmente libres a través de préstamos.

La desagregación de la Cuenta Única en divisas en subcuentas para cada unidad organizativa del MES debe, por una parte, estimular la captación de divisas en correspondencia con las normativas y objetivos estratégicos del Sistema; por otra, garantizar el análisis, seguimiento y control de los ingresos y gastos de cada Organización.

Oficina Financiera del MES

Bajo este título se describen las funciones que se deben desempeñar por el Nivel Central y que no corresponden necesariamente con una unidad organizativa organizada a tales efectos.

Principales funciones de la Oficina Financiera:

• Asegurar en la gestión la obtención de financiamientos externos con instituciones nacionales y extranjeras.
• Movilizar los recursos internamente hacia las universidades, empresas y otras unidades organizativas del MES, a través de productos diseñados para ello.
• Realizar análisis de riesgo de los proyectos presentados para su financiamiento, tanto en fuentes internas como externas, así como ejecutar y controlar el otorgamiento y recuperación de los mismos.
• Asesoría financiera a universidades, empresas y otras unidades organizativas del MES, con vistas al perfeccionamiento de la tesorería del MES.
• Mantener actualizada la información sobre técnicas de decisiones financieras para aplicarlas consecuentemente en la evaluación de los proyectos.
• Relacionarse con Instituciones Financieras y de seguros en el país, así como las entidades dedicadas a la promoción de inversiones y comercio del MINVEC y del MINCEX para tener el conocimiento de posibles fuentes de financiamiento y asociaciones.

La Oficina Financiera del MES puede ofrecer financiamiento a las universidades, UCT y otras entidades del Sistema, que estén dentro de la Cuenta Única en divisas.

Ejecución y control de los presupuestos en moneda nacional.

En el sector presupuestado la ejecución de los presupuestos de gastos debe realizarse en correspondencia con las regulaciones del MFP y la Dirección de Contabilidad y Finanzas del MES, a través de cuentas bancarias en moneda nacional, donde se depositan las asignaciones presupuestarias.

En este sector el control presupuestario de los gastos deben realizarse sistemáticamente, desagregados de la siguiente forma:

1. Por unidades organizativas de cada entidad del MES
2. Por tipo de actividad
3. Por grupos presupuestarios y epígrafes de gastos

En el sector empresarial y de autofinanciamiento para la ejecución y control de los presupuestos de ingresos y gastos deben diseñarse e implementarse esquemas financieros en moneda nacional que establezcan una prelación de pagos a partir de los ingresos que estimule la eficacia y eficiencia de la gestión económico-financiera. Estos esquemas deben priorizar los gastos que representen intereses de la Organización en su conjunto y de los acreedores antes de aquellos que benefician directamente a las áreas generadoras de ingresos.

Las empresas del MES, en la gestión de su Tesorería en moneda nacional, deben aprovechar las oportunidades que brinda el Sistema Financiero nacional, haciendo uso de los productos y servicios que ofrece cuando sean convenientes.

1.5.2 Presupuestación Financiera.

La Presupuestación Financiera en el MES debe regular tres procesos fundamentales:

1. Presupuestos de gastos en el sector presupuestado
2. Presupuestación de ingresos y egresos financieros en divisas en el sector presupuestado
3. Presupuestación financiera en el sector empresarial y de autofinanciamiento

Presupuestos de gastos en el sector presupuestado

La elaboración de los presupuestos de gastos debe sustentarse en el método normativo, establecido por el MFP para el sector público. Su esencia radica en el cálculo del gasto por epígrafes normados, relacionando las normas unitarias de gastos con el nivel de actividad.

Las normas unitarias de gastos, como indicadores financieros, reflejan el gasto por el nivel de actividad tomado para el cálculo. De esta forma se pueden establecer los niveles de gastos óptimos por unidad de actividad en un periodo de tiempo. Por ejemplo, materiales de enseñanza por estudiante al año; alimentación por comensal diario, etc.

A partir de las normas unitarias de gastos se deben confeccionar los Presupuestos para los grupos y epígrafes normados de gastos.

Presupuestación de ingresos y egresos financieros en divisas en el sector presupuestado.

Los presupuestos de ingresos y egresos en divisas en el sector presupuestado deben contener todas las fuentes de ingresos que se prevén y los niveles de gastos a que se destinaran los recursos monetarios generados.

Para la proyección de los ingresos se debe tener en cuenta los niveles alcanzados en periodos anteriores y las proyecciones para el año planificado, así como las directivas de crecimiento que estipulen los niveles de dirección superiores.

La proyección de los gastos se debe realizar de acuerdo a las normas establecidas, los niveles históricos de gastos y las necesidades proyectadas para el período planificado.

La presupuestación de ingresos y egresos en divisas debe desagregarse por áreas organizativas dentro de cada unidad presupuestada, por tipo de actividad y por trimestres o meses.

El proceso de presupuestación de ingresos y egresos en divisas debe concebirse como un proceso iterativo y sistemático que comienza con la elaboración del Presupuesto Anual y debe adaptarse periódicamente a los cambios en la Organización y en el entorno. La flexibilidad y objetividad de los presupuestos en divisas son los criterios que garantizan la efectiva utilización de los presupuestos como herramienta de Administración Financiera.

Presupuestación financiera en el sector empresarial y de autofinanciamiento.

La presupuestación financiera en el sector empresarial y de autofinanciamiento debe abarcar los flujos de ingresos y egresos proyectados tanto en divisas como en moneda nacional.

La presupuestación financiera en estas entidades debe fundamentarse en la proyección de ventas de bienes y servicios para el periodo, el estudio del mercado, el análisis de los resultados de periodos anteriores, las directivas de crecimiento requeridas por el Nivel Central del MES y los indicadores deseados de eficiencia económico-financiera.

Los egresos presupuestados deben responder a las prelaciones de pago definidas por los Esquemas Financieros en divisa y moneda nacional, implementados en estas entidades.

El proceso de presupuestación de ingresos y egresos en divisas debe concebirse como un proceso iterativo y sistemático que comienza con la elaboración del Presupuesto Anual y debe adaptarse periódicamente a los cambios en la Organización y en el entorno. Para ello, es necesario establecer un sistema de control, análisis y revisión mensual o semanal de los presupuestos de efectivo en ambas monedas.

1.5.3 Análisis Económico-Financiero.

El análisis económico-financiero, independiente del sector a que pertenezca cada entidad del MES, debe sustentarse en los siguientes criterios:

1. Sistematicidad: Debe realizarse mensualmente
2. Flexibilidad: Debe adaptarse a las particularidades de cada entidad y a las necesidades de cada momento
3. Homogeneidad: Los indicadores utilizados en cada sector de actividad deben ser homogéneos, de tal forma que permitan su agregación y comparación con entidades similares.
4. Utilidad y oportunidad: Los resultados del análisis deben ser útiles y oportunos para la toma de decisiones financieras. Deben poner de manifiesto las señales de alerta sobre las desviaciones no deseadas, utilizándose como herramienta operativa de dirección. Para ello deben medir la eficacia y eficiencia de la Organización.
5. Simplicidad: Los indicadores de análisis deben ser pocos y los procedimientos de cálculo sencillos, sin que dejen de sintetizar la eficacia y eficiencia financiera de la entidad.
6. Desagregación: El análisis financiero debe desagregarse por unidades organizativas y actividades.

En el sector presupuestado el análisis económico-financiero debe sustentarse fundamentalmente en el cumplimiento de los presupuestos de gastos en moneda nacional y los presupuestos de ingresos y egresos en divisas, desagregados por áreas organizativas, actividades, epígrafes y fuentes y destinos de los flujos monetarios; así como en indicadores de eficiencia económica que correlacionen los ingresos y los gastos con los niveles de actividad y las inversiones realizadas.

En el sector empresarial y de autofinanciamiento el análisis económico-financiero debe fundamentarse en indicadores de eficacia y eficiencia económica que midan el cumplimiento de los planes y dinámica de ventas e ingresos; así como la liquidez, la rotación de los activos, los costos por peso de actividad, la rentabilidad y la recuperación e impacto económico de las inversiones. El análisis debe desagregarse por cada unidad de negocios, áreas organizativas y tipos de actividad.

1.5.4 Elaboración y Evaluación de Proyectos de Inversión.

Existen en la Educación Superior proyectos de inversión, destinados al desarrollo de áreas puramente docentes, investigativas, o de mejoramiento de las condiciones de trabajo y vida que no son autorrecuperables financieramente por sí mismas. Por ejemplo: inversiones en aulas, laboratorios docentes, becas, comedores obreros, etc. Sin embargo, muchas inversiones en el MES sí pueden ser recuperadas con sus propios ingresos.

Por ello, elaboración y evaluación de proyectos debe ser diferenciada según estos sean financieramente recuperables o no.

Proyectos financieramente NO recuperables

La elaboración y evaluación de proyectos financieramente no recuperables debe contener los siguientes aspectos:

1. Necesidad del proyecto

2. Beneficios económicos esperados

3. Beneficios sociales esperados e impacto esperado en la Educación Superior

cubana y en la transferencia de tecnología en el ámbito internacional

4. Presupuesto de la inversión:

5. Posibles proveedores de equipos e insumos

6. Cronograma de ejecución del proyecto

Proyectos financieramente recuperables

La elaboración y evaluación de proyectos financieramente recuperables debe contener los siguientes aspectos:

1. Tipo de Proyecto
2. Caracterización de la inversión
3. Valor total de la inversión: monto total de la inversión en unidades monetarias
4. Cronograma de ejecución
5. Capacidad de las instalaciones ya existentes y grado de utilización de las capacidades instaladas
6. Mano de obra: cantidad, calificación y análisis de la necesidad de entrenamiento del personal requerido para la inversión
7. Insumos requeridos
8. Descripción del Mercado potencial
9. Beneficios económicos esperados
10. Beneficios sociales esperados
11. Presupuesto de la inversión

• Costos de los equipos (desagregados por tipos y cantidad, precio de compra y vida útil)
• Gasto de instalación y puesta en marcha
• Gasto de transportación, incluyendo seguros e impuestos aduanales
• Aumento del capital de trabajo, diferencia entre activo circulante y el pasivo circulante asociado a la inversión
• Análisis del presupuesto de materiales e insumos, así como del presupuesto de salarios durante todo el tiempo de vida útil

1. Cálculo y análisis de los flujos de caja por períodos
2. Análisis de la evaluación financiera de la inversión a través de los siguientes criterios:

• Valor Actual Neto (VAN)
• Tasa Interna de Rendimiento (TIR)
• Período de Recuperación de la inversión.

1.5.5 Financiamiento Externo.

El desarrollo de las fuentes de financiamiento en la Educación Superior deben seguir las siguientes tendencias:

• Mantenimiento del carácter presupuestario de la Educación Superior como fuente fundamental de financiamiento
• Desarrollo de los ingresos propios en divisas por la oferta de bienes y servicios generados por la Educación Superior
• Incremento de la obtención de financiamientos a la actividad científica a través de proyectos nacionales, ramales y de empresas
• Incorporación de fuentes externas como una fuente fundamental de financiamiento de la Educación Superior, complementaria al presupuesto estatal y a las fuentes propias de financiamiento del Sistema

El desarrollo de la Educación Superior cubana depende del logro de la actualización científica y académica de sus docentes e investigadores, la preparación de profesionales con una formación reconocida internacionalmente y el incremento de su producción científico-técnica, acordes con las profundas transformaciones tanto en el terreno internacional como nacional. Sin embargo, para ello es imprescindible la ejecución de nuevas e impostergables inversiones, las cuales requieren de financiamientos considerables.

Estos financiamientos necesarios para un cambio cualitativo y cuantitativo de la Educación Superior no pueden ser asignados por el Estado en los momentos actuales y los ingresos propios, aunque se proyecta su incremento futuro, hoy en día son insuficientes, incluso para la reproducción simple de la Educación Superior. Por otra parte, el esperado incremento de los ingresos propios depende en gran medida de la ejecución de nuevas inversiones.

1.6 Enfoque de Procesos

La Real Academia de la Lengua Española, entre otras acepciones del vocablo "enfoque", expone una que resulta muy provechosa, para una comprensión lógica del tema:

• Enfoque: manera de considerar o tratar un asunto.

Entonces, el Enfoque por Procesos, no es más que la manera de considerar o tratar la gestión empresarial. El empleo de este enfoque lleva a un primer plano los procesos que tienen lugar en Las Organizaciones; determinando los puntos donde peligra la integridad y el óptimo desempeño de los mismos e implementando medidas para lograr la mejora de este desempeño.

En el Enfoque por Procesos se le da prioridad en el análisis de estos a: ¿cómo?, ¿para qué? y ¿por qué? funcionan.

La norma ISO 9001: 2000 define como Enfoque basado en Procesos a: "La aplicación de un Sistema de Procesos dentro de la Organización, junto con la identificación de las interacciones de estos procesos, así como su gestión".

De los planteamientos anteriores de deriva que: el Enfoque por Procesos reviste enorme importancia en el mejoramiento de la empresa, debido a que con ello se logra enfocar la gestión empresarial al cliente final, racionalizando toda aquella actividad que no agrega valor al mismo. Con todo lo cual se logra un incremento significativo de la competitividad de la empresa.

Este Enfoque además brinda ventajas como:

"Se consigue un resultado deseado más efectivamente cuando los recursos y las actividades son gestionados como un proceso." [18]

"Identificar, comprender y dirigir un sistema de procesos interrelacionados para un objetivo determinado, mejora la eficiencia y eficacia de la organización." [18]

1.6.1 Definición de proceso.

Diferentes autores han creado definiciones de lo que es un proceso, dos muy sintetizadas señalan:

"Un proceso es un conjunto de actividades que producen valor para un Cliente externo o interno".

"Definir un proceso es: conocer sus límites, salidas, clientes, entradas, proveedores, representando gráficamente las actividades que lo conforman".

En la primera se enuncia concretamente el propósito o la razón de ser de un proceso, en cambio la segunda se especifican los elementos que los conforman.

Otra de las definiciones que resalta el propósito del proceso en sí, lo constituye:

Un proceso es una secuencia de actividades que permite obtener un resultado final o intermedio que agrega valor al cliente. En la ejecución de un proceso se realizan tanto actividades materiales como informativas y financieras.

Por su parte en la ISO 9000: 2000 se ofrece una visión más generalizada y aplicable a cualquier actividad, pues enuncia un proceso como: "Toda aquella actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados".

Heras define proceso como "el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformación de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, información, etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor"

El grupo estadounidense de comunicaciones VIALOG ofrece una definición, que podría resultar muy significativa pues permite integrar todos los actores de una empresa en función del cliente, al precisar:

"Son un grupo de actividades y tareas que juntas entregan valor al Cliente, involucran muchas personas y departamentos, transforman entradas en salidas, y por último están enfocados al Cliente y a los resultados" [40]

En su forma más elemental y resumiendo las definiciones anteriores, los procesos se podrían representar, como aparece en la Figura 2, en la cual se tiene una entrada (o Input), que estaría asociada a un proveedor; un productor que estaría encargado de la transformación de la entrada en salida o producto (o output), o sea agregar valor a las entradas; y el Cliente (interno o externo) que recibiría este producto o servicio.

Fig. 2 Esquema Elemental de un Proceso.

Por otra parte, la Figura también muestra que un aspecto vital para el buen funcionamiento del proceso, es la retroalimentación, pues al colocarse puntos de inspección y control de forma cuidadosa e inteligente a lo largo del flujo, se cuenta con información para elevar la calidad y efectividad en el trabajo.

Input: Los materiales, equipamiento, información, recursos humanos, monetarios, o condiciones medio ambientales necesarios para llevar a cabo el proceso.

Output: El producto o servicio creado en el desarrollo del proceso; el cual se entrega al cliente.

Punto de inspección: Una decisión de "superado" o "no superado", basada en los estándares objetivos, para comprobar un output en proceso.

1.6.2 Características de los Procesos.

Algunas de las características más notables de los procesos son las siguientes:

Son enfocados al cliente.

• Dependen del material y la información que reciben.
• Cada proceso de trabajo es parte de un proceso de orden superior.
• Cada eslabón de la cadena identifica adecuadamente sus resultados e insumos.
• El proceso puede verse como la esencia del negocio.
• La mayor parte del trabajo se hace a través de procesos.
• Gran parte de los aspectos que en realidad diferencian a las Empresas entre sí, es inherente a su proceso particular de trabajo.
• El proceso es uno de los factores más importantes que contribuyen a la ventaja competitiva.
• Son de principio a fin, o sea, van a través de la organización.
• Todos desempeñan tres roles en el trabajo: Proveedor, quien suministra los insumos necesarios para llevar a cabo el servicio, Productor, quien ejecuta las acciones que transforma y agregan valor a dichos insumos para poner un producto o servicio en manos del Cliente, y Cliente, quien, en primer lugar, provoca el accionar del proceso en su dirección y, en segundo, recibe los productos o servicios por los que paga.

CAPITULO 2. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La organización económica en el MES en su desenvolvimiento histórico afrontó momentos importantes en el desarrollo de la Educación Superior e hizo trascender notables valores positivos en el legado organizativo y ético creado a lo largo de estos años. Sin embargo, el actual modelo de gestión económico-financiera no ha evolucionado en esta última etapa con la celeridad que imponen los cambios del entorno y los requerimientos internos, impidiendo alcanzar un nivel de excelencia que garantice los recursos materiales y financieros necesarios y la administración eficiente de los mismos, para el adecuado funcionamiento y desarrollo de la Educación Superior.

La administración financiera, como ya se señaló, puede definirse como el sistema de teorías, técnicas y procedimientos para la toma de decisiones financieras de inversión y obtención de recursos monetarios, mediante las cuales influye directamente sobre la eficiencia en la utilización de los recursos escasos y la eficacia de la gestión de la Organización en su conjunto.

En la CUJAE, el sistema de administración financiera está conformado por dos áreas de servicios fundamentales:

La caja: Esta área de servicio se encarga de ofrecer servicio de pagos menores, depósitos en caja y banco, pagos a privados, pagos de salario y estipendio y además es la encargada de realizar los fondos de caja.

Finanzas: Esta área se encarga de realizar la gestión de pagos, los anticipos para viajes, las transferencias internas, los pagos de impuestos y la gestión de préstamos internos.

En este marco, el diagnóstico tuvo como objetivo identificar el estado que presenta la administración financiera en la CUJAE actualmente.

Para realizar este diagnóstico se creó un grupo de expertos, técnica más empleada en toda esta investigación. Este grupo de experto fue conformado con los jefes del área económica (Director de Economía, Subdirector ATM, Subdirector Contabilidad, Subdirector Comercial, Jefe de Departamento Finanzas, Jefe de Departamento Contabilidad, Jefe de Departamento Inventario.)

Si se analizan factores tales como, la reorganización y reactivación de los principales organismos rectores de la economía (MEP y MFP) que están aplicando un reordenamiento y reorientación de la economía, la planificación cada vez más económica y financiera de los recursos, el papel determinante del presupuesto estatal en moneda nacional, y el uso y control de recursos financieros han hecho muy vulnerable la gestión financiera de la CUJAE y de todo el organismo MES.

Ante las modificaciones del entorno, el nivel de los requerimientos y nuevas exigencias de la realidad actual, nuestra organización económica manifiesta un pobre papel y capacidad en la planificación y el análisis financiero, debilidad en la esfera presupuestaria, en el control de los recursos financieros y falta de integrabilidad de los procesos, de sistemas, procedimientos y de regulaciones internas.

En la práctica ocurre que en la proyección de la administración financiera, la gestión financiera se dirige fundamentalmente a la solución de problemas hacia el exterior, en el contexto social, ignorándose ella misma ser objeto de sus propias soluciones. En uno de estos casos, las deficiencias y dificultades en esta gestión.

Es un hecho real que en la CUJAE frecuentemente se reciben felicitaciones procedentes de distintos organismos y entidades, los que agradecen la colaboración recibida de esta institución por el trabajo realizado para perfeccionar sus sistemas contables y por las investigaciones económicas que le permiten mejorar su nivel de gestión, sin embargo, son contados los casos en que ello ha ocurrido internamente.

En cuanto a la gestión financiera, esta ha evolucionado muy poco y, aunque es cierto que su misión dentro de este centro no ha cambiado, el escenario en que se desarrolla se ha transformado radicalmente.

Con ayuda de un grupo de expertos, el cual se realizó con todos los jefes del área económica de la CUJAE, se determinó la caracterización de la evolución del escenario en que se debe desarrollar la gestión financiera hoy en día, se puede analizar a través de la tabla siguiente:

Como se puede comprobar, el cambio del escenario en el que se desenvuelve la gestión financiera de la universidad ha cambiado radicalmente y, en consecuencia, se exige una nueva cualidad en la organización y contenido de dicha gestión.

Al analizar el cambio de características del escenario se verifica que el mismo ha estado actuando sobre el sistema de gestión financiera en las direcciones siguientes:

• Aumento de la diversidad de operaciones económicas a realizar por la necesaria relación con mayor número de sujetos en el entorno, diversificación de fuentes de financiamiento, y otros elementos.
• Aumento de la complejidad de las operaciones económicas al no regirse por normas únicas y tener que ajustarse a situaciones coyunturales y del mercado.
• Incremento de la dinámica de las operaciones al tenerse que gestionar en base a la limitada disponibilidad financiera existente en cada momento y con bajos inventarios, lo que induce a veces a relegar el enfoque estratégico en el aseguramiento.

Así mismo, la gestión financiera que se desempeña a través de la ejecución interrelacionada de un conjunto de procesos debe expresarse no sólo por la coherencia que debe existir en el funcionamiento de todos los procesos entre sí, sino también por la interacción de todos los demás sistemas, procesos y servicios del centro; interacción que no existe actualmente por lo cual no existe la sistematización en ninguno de los casos.

A través de una encuesta (Anexo 1) realizada a los directivos del área económica del Instituto, específicamente en el sistema de administración financiera solo se determinaron los siguientes procesos y con el nivel de ejecución de cada uno de ellos:

• Elaboración de presupuestos por actividades y proyectos. (2)
• Administración de presupuestos. (2)
• Administración de créditos. (3)
• Sistema de cobro y pago. (2)