Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 9)

Posteriormente se planifica la distribución del fondo hacia las diferentes Áreas del Instituto, según los conceptos establecidos.

Cada Área que tenga asignado fondo central emite una solicitud de cheque, que debe estar aprobada por el administrador del concepto y además por la dirección de economía.

Se envía a Finanzas.

Remitirse al proceso gestión de pagos (0310102).

Se controla que el importe se haya consumido por concepto y por Área.

Se confecciona un reporte mensual y se envía al Rector.

Garantizar el aseguramiento de la disponibilidad financiera para mantener continuidad en las operaciones del centro, de acuerdo a los objetivos y presupuestos establecidos.

Estado actual de la disponibilidad financiera.

0311301 – Se analiza el estado actual de la disponibilidad financiera, la relación con las fuentes de ingreso, se establecen las prioridades de pago y se reorganizan los contratos.

Se analiza en que situación se encuentra la disponibilidad financiera.

Se determina qué es necesario para mantener y aumentar la disponibilidad financiera del instituto.

Se establecen prioridades de pago, ejecución y control del pago (Gestión de pago 03101).

Se analiza la relación con las fuentes de ingresos.

• Comercial.
• CETA.
• Relaciones Internacionales.
• Postgrado

Se reorganizan los contratos.

Se reajustan los compromisos de pago.

Se incluyen créditos.

Garantizar el financiamiento de cualquier inversión o proyecto de interés a realizar por las áreas.

• Solicitud de crédito aprobada.
• Crédito.
• Reporte de Amortización del crédito.

0311401 – Se obtiene la solicitud de crédito aprobada.

0311402 – Finanzas realiza un estudio del proyecto o inversión y entrega o no el crédito.

0311403 – Se confecciona el reporte de amortización.

Análisis de los requisitos que se plantean para solicitar el crédito.

• No se debe pedir crédito para pagar deudas.
• Solo se pide para realizar inversiones o proyectos.

Se analiza la factibilidad del proyecto o inversión y el período de recuperación y de devolución.

Se evalúa económicamente con respecto al tiempo y la tasa de interés.

Se solicita el crédito a Finanzas adjuntando estudio del proyecto o inversión.

El Dpto. de Finanzas realiza también un estudio de factibilidad del proyecto o inversión y aprueba o no el crédito.

Si lo aprueba se asigna préstamo por el valor y plazo convenido (gestión de pago 03101).

Cuando no existe posibilidad interna se gestiona con el MES el préstamo.

El préstamo lo administra el Área solicitante.

Se controla el pago correspondiente a la amortización a partir de descuentos por los plazos acordados.

Se entrega el reporte de amortización al Director de Economía.

Garantizar el financiamiento de cualquier inversión o proyecto de interés a realizar por el Instituto.

• Solicitud de crédito aprobada.
• Crédito.
• Reporte de administración del crédito.

0311501 – Se obtiene la solicitud de crédito aprobada.

0311502 – El banco (MES) realiza un estudio del proyecto o inversión y entrega o no el crédito.

0311503 – Se verifica y confecciona un reporte de administración del crédito.

Análisis de los requisitos que se plantean para solicitar el crédito.

No se debe pedir crédito para pagar deudas.

Solo se pide para realizar inversiones o proyectos.

Se analiza la factibilidad del proyecto o inversión, el plazo de recuperación y de amortización del crédito.

Se evalúa económicamente con respecto al tiempo y la tasa de interés.

Se solicita el crédito al banco (o al MES) adjuntando estudio del proyecto o inversión.

El banco (o el MES) realiza también un estudio de factibilidad del proyecto o inversión y aprueba o no el crédito.

Se controla que la inversión se emplee correctamente, ajustándose al acuerdo o contrato prefijado por el banco (o el MES)

Se controla la amortización del crédito.

Garantizar la continuidad de la disponibilidad de efectivo en caja en los distintos fondos

• Arqueo de caja.

0311601 – Se realiza un arqueo de caja al finalizar cada jornada.

Se revisa si el fondo es excesivo o afectado de acuerdo a la norma establecida de importe mínimo, Ver Norma 1/ 2004.

Se define la cantidad de dinero que tiene que haber por cada fondo.

• Pagos menores.
• Sellos.
• Cambio.

Cada uno de los fondos tiene que estar firmado por el cajero y el jefe de caja.

Al cierre de cada jornada se realiza un análisis de fondo.

• Si es excesivo no se realiza reembolso.
• Si es afectado se realiza reembolso [pagos menores (0310503)].

Informar a Finanzas los vales de gastos que se han vencido y permanecen sin liquidar con el objetivo de no volver a entregar más anticipos a la persona en cuestión y comunicar a los Jefes de Áreas correspondientes.

Chequear el comportamiento del fondo de caja (Arqueo de caja diario).

Garantizar el aseguramiento del Pago de Salario a los trabajadores en el tiempo establecido y por el monto apropiado, manteniendo actualizados el diario de incidencias, los reportes por concepto de seguridad social y el sistema de Recursos Humanos ASSETS.

• Nómina de pago contabilizada.
• Comprobantes de nómina.
• Emisión de cheques.
• Extracción de efectivo.
• Nominilla.

0311701 – Se confecciona la nómina de pago.

0311702 – Se contabiliza la nómina.

0311703 – Se elaboran los comprobantes de nómina.

0311704 – Se emite el Cheque.

0311705 – Se realiza la extracción del banco.

0311706 – Se distribuye el efectivo entre las áreas según el desglose de efectivo.

0311707 – Se entrega el salario a cada trabajador.

0311708 – Se reintegra la nómina a Contabilidad y luego a Recursos Humanos.

0311709 – Se realizan las reclamaciones.

Cada Área envía a Recursos Humanos a través de la "Ecoweb" un reporte de incidencias del mes. Se registra en un modelo PC – 10 en versión digital, especificando el tipo de incidencia, que día ocurrió exactamente y durante qué tiempo transcurre la afectación. Esto se aplica principalmente a trabajadores de horario cerrado.

• Tardanzas.
• Vacaciones.
• Ausencias.
• Certificado Médico.

Las Áreas además a través de la Ecoweb reportan las incidencias correspondientes a la Seguridad Social:

• Certificado Médico.
• Accidente de trabajo o de trayecto.
• Licencia de maternidad.
• Invalidez parcial o total.
• Peritaje médico (más de seis meses de certificado).

Las Áreas reportan también los trabajadores que se den de alta o baja.

Las Áreas informan de los movimientos de nómina correspondientes a empleados.

• Cambios de cargo.
• Cambio de Área que implique otro centro de costo.

Las Áreas informan acerca de profesores adjuntos, especificando la cantidad de horas trabajadas.

Las Áreas además informan la cantidad de horas trabajadas por los empleados de servicio (vinculados a la producción) ya que cobran por destajo individual.

Se entran los datos de incidencias recibidos en el Sistema de Recursos Humanos (ASSETS).

Se realiza un primer chequeo de los datos introducidos en el sistema contra los datos recibidos para verificar coherencias, en todos los casos deben coincidir. Paralelamente se elabora un registro de errores, (en caso de existir).

Una vez concluido satisfactoriamente el primer chequeo se procede a realizar el primer cálculo de la nómina (Previa).

Comprobar si se descontaron las incidencias en cada caso, y si en el chequeo se detectó algún error, comprobar además si el arreglo se hizo efectivo. Actualizar el registro de errores.

En caso de detectar algún problema en el paso anterior entrar los arreglos pertinentes.

Realizar el cálculo definitivo.

Chequear los resultados obtenidos contra el registro de errores para verificar que estos hayan sido eliminados.

Se realiza el desglose de efectivo, qué cantidad de dinero toca a cada Área, así como qué cantidad de billetes y monedas de cada tipo toca a cada una.

Se realiza la Solicitud de Fondo que debe coincidir con el total de la nómina. Este valor expresa el dinero a emplear en ese pago, que está dividido en salario, vacaciones y subsidio.

Se envía a contabilidad la nómina acompañada de una hoja de trabajo que contiene el desglose de efectivo.

Remitirse al proceso contabilización de nómina (01810).

Se cuadran las retenciones por pagar al banco de los trabajadores que hayan recibido préstamo, crédito o que tengan deudas.

Se concilian las retenciones por pagar mediante el modelo de retenciones 643 emitido por el BPA para esta actividad.

Se cuadra el submayor de vacaciones contra el originado por la nómina.

Se analizan los submayores de reintegro pasados de seis meses para aportar al presupuesto. (Análisis de los saldos envejecidos).

Se cuadra y paga el 12 % de los salarios a la ONAT.

Se llenan los modelos de pago al presupuesto de la seguridad social y de la resolución 11, invalidez parcial y capacidad disminuida.

Se fijan las deudas y se cuadra el submayor de cuentas por pagar a trabajadores.

Remitirse al proceso Gestión de Pagos (03101).

Una vez recibido el cheque uno de los cajeros va al banco a realizar la extracción, (los tres cajeros tienen firma autorizada en el banco).

Contar el efectivo en el banco sin sacarlo del fajín.

El cajero debe ir acompañado de un custodio armado.

Contar el efectivo al llegar a la caja sin sacarlo del fajín.

En caso de existir billetes descontinuados o deteriorados se emite una carta dirigida al banco, firmada por el Director de Economía, acompañada del fajín que contiene el billete o los billetes.

El cajero que transporta el cheque debe presentar el carné de identidad al banco para verificar que su nombre sea el que aparece en el cheque.

Entregar a contabilidad el comprobante de extracción emitido por el banco.

Se distribuye el efectivo a las diferentes Áreas según el desglose indicado en la hoja de trabajo.

La entrega del efectivo solo puede hacerse personalmente al administrador de Área y este firma el acta de entrega de efectivo, especificando el importe entregado y la cantidad total de trabajadores incluidos en la nómina.

Cada administrador paga dos días en el Área correspondiente y después se continúa el pago un tercer día (consecutivo) en la caja central.

Los administradores de Área son responsables ante cualquier problema que se presente durante la entrega de salario a los trabajadores. (Acta de Responsabilidad).

Concluido el segundo día de pago en el Área los administradores deben enviar a la caja central el efectivo acompañado del acta de entrega, especificando en la sección "Devolución" el número de cada sobre, así como la cantidad de sobres.

En el caso de que un trabajador quiera cobrarle el dinero a otro, deberá presentar el carné de identidad de cada uno, así como un papel emitido por el trabajador que no está presente que autorice a este a cobrar su salario; el autorizo debe contener además nombres y apellidos, Números de carné y firma de ambos trabajadores.

El cajero o administrador que esté efectuando el pago de salario debe registrar el nombre completo de este trabajador y su firma en el espacio de la nómina donde normalmente hubiera firmado el trabajador que no está presente.

La caja devuelve la nómina a Contabilidad.

Se contabiliza el reintegro.

Se debitan a las Nóminas por Pagar el total de reintegro contra las cuentas de reintegro por trabajadores (acreditar).

Se contabiliza el Real Pagado. (Total de Salario Pagado contra Efectivo extraído para nómina)

Se actualizan los submayores de reintegro en el sistema de salario ASSETS.

Se concilia con la caja.

Reembolso al banco.

Contabilidad envía la nómina a Recursos Humanos.

Recursos Humanos elabora una nominilla a fin de entregar al mes próximo el salario de los trabajadores que dejaron de cobrar.

Los trabajadores llenan el libro de reclamaciones en el Dpto. de Recursos Humanos, especificando:

• Nombre y Apellidos.
• No. de identidad.
• Mes o meses que dejó de cobrar.

La especialista de Recursos Humanos verifica contra la nominilla si efectivamente el estudiante efectuó o no el cobro de estipendio.

En caso de que no haya cobrado, se le entregará el dinero en el próximo pago

Garantizar que el pago de estipendio a estudiantes se realice en el tiempo especificado y por el monto apropiado, manteniendo al día los subtotales a pagar por área y asegurando la correcta actualización del Sistema Automatizado de Control de Estipendio para estudiantes. (SACEPE).

• Nómina de pago contabilizada.
• Emisión del cheque.
• Extracción de efectivo.
• Nominilla.

0311801 – Se confecciona y contabiliza la Nómina de pago.

0311802 – Se emite el cheque.

0311803 – Se extrae el efectivo del banco.

0311804 – Entregar el efectivo correspondiente a cada Área para el pago de estipendio.

0311805 – Se efectúa el pago de estipendio a los estudiantes.

0311806 – Se contabiliza el reintegro y se confecciona la nominilla de estudiantes que dejaron de cobrar.

0311807 – Reclamación correspondiente al estipendio que se dejó de cobrar.

La nómina de estipendio está organizada por año.