Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 8)

Al concluir la jornada cada cajero debe entregar al Jefe de la Caja el efectivo y los recibos.

La función de recepción está centralizada en el Jefe de la Caja que debe cuadrar recibos contra efectivo y entregar los recibos diariamente a Finanzas.

Realizar arqueo de caja diario

Si A = 0 está correcto.

Si A < 0 hay sobrante.

Si A > 0 hay faltante.

En caso se haber faltante o sobrante se debe comunicar a Contabilidad para realizar la apertura del correspondiente expediente.

Periódicamente, en dependencia del flujo de caja, se realiza un reembolso, a través del modelo reembolso de fondo, donde se registran todos los modelos de pago menores enumerados consecutivamente, especificando importe y fecha del vale. Generalmente se realizan entre 2 y 3 reembolsos al mes.

Enviar el modelo de reembolso a contabilidad.

Conciliar contra el sistema de finanzas.

Emitir solicitud de cheque a Finanzas.

Remitirse al proceso gestión de Pagos (03101).

Remitirse a la actividad extracción del banco del proceso pago de salario (0311705).

Garantizar que el pago de impuestos se efectúe según los planes, normas y legislaciones establecidas.

Solicitud de crédito debidamente firmada.

El cheque.

0310601 – Se elabora la solicitud de cheque.

0310602 – Se emite el cheque.

Se analizan los conceptos por los que se paga impuestos de acuerdos a cronograma de la ONAT.

Impuesto del 12,5% de los ingresos como Contribución a la Seguridad Social.

Anuncios y vallas.

Aporte al presupuesto del estado (salarios vencidos).

Otros ingresos no tributarios (incentivos a trabajadores, sanciones disciplinarias e ingresos por venta de productos y servicios por unidades presupuestadas).

Impuesto sobre el transporte terrestre.

Mensualmente se llenan y actualizan los modelos de la ONAT.

Se elabora una solicitud de cheque y se envía a Finanzas.

Proceso Gestión de Pagos (03101)

Recibir por caja todo el efectivo correspondiente a los cobros que realizan a las áreas por los diferentes conceptos.

Modelo de Pago.

Entrega el efectivo en caja.

Comprobante de entrega de efectivo.

0310701 – Se confecciona el modelo de pago debidamente firmado y acuñado.

0310702 – Se realiza el depósito del efectivo en la caja y se emite comprobante de recibo de

efectivo.

El área interesada emite un modelo de pago por cualquiera de los siguientes conceptos:

• Pérdida (decreto ley 92).
• Ventas de productos y servicios.
• Pago de casas en la playa.
• Ventas de cafeterías y comedores.
• Otros.

El modelo debe especificar

• Fecha de emisión.
• Nombre y apellidos del que va a realizar el depósito en caja.
• Área en cuestión (Área que emite el modelo).
• Importe.
• Debe estar debidamente firmado y acuñado.

La persona interesada en realizar el depósito entrega el modelo en la caja acompañado del efectivo, adjuntando el documento justificativo (factura, inventario a precio venta, aplicación de sanciones u otros).

El cajero verifica que efectivamente el efectivo entregado corresponda con el indicado en el modelo.

En caso de no coincidir se retorna el efectivo y el modelo al cliente (no se realiza la operación de depósito).

El cajero recibe el efectivo y emite un comprobante (recibo de efectivo).

Posteriormente la persona que realizó el depósito entrega el comprobante de pago en el área correspondiente.

Al finalizar la jornada se realiza el arqueo de caja correspondiente al día y una vez que todo esté cuadrado se entregan los recibos de efectivo a Finanzas.

Garantizar que la Cujae reciba determinados servicios indispensables sin necesidad de ampliar la plantilla, ajustándose a las normativas y el presupuesto destinado para esa actividad.

Solicitud de pago a particulares debidamente aprobada

Solicitud aprobada por el Ministro.

Pago por el servicio prestado.

0310801 – Se solicita autorización de pagos a particulares.

0310802 – El ministerio aprueba o no la solicitud de pago a particulares. (Por valor mayor de

100 pesos).

0310803 – Se entrega el efectivo al particular.

Deben estar definidos por una circular los servicios que se pueden pagar a particulares (se actualiza anualmente).

Cuando el pago no excede de 100 pesos lo autoriza la Dirección de Economía.

Cuando excede los 100 pesos se necesita autorización del Ministro de Educación Superior, con excepción de la recogida de basura, que puede ser autorizada por la Dirección de Economía.

Se solicita una autorización antes de hacer el gasto, para esto el área interesada emite una carta a la Dirección de Economía, si es aprobada pasa a al Rector y este emite una carta al Ministro.

En cualquiera de los niveles antes expuestos puede no aprobarse la solicitud, en este caso concluye el proceso.

Si el ministro aprueba el pago se procede a firmar el contrato entre el instituto y el privado en cuestión.

Se elabora un registro en un programa de Excel (base de datos) que especifique la cantidad de efectivo que se ha pagado y los datos del pago.

Nombre y apellidos del cuentapropista, así como dirección, carné de identidad y número de licencia.

Cantidad de efectivo que se paga.

Fecha.

Concepto por el que se le pagó (servicio que brindó el privado).

Se recibe el servicio.

Se mantiene, actualiza y controla el registro.

Remitirse al proceso Gestión de Pagos (03101).

Mantener el debido control sobre las operaciones bancarias que se realizan en el instituto manteniendo actualizada la disponibilidad financiera según los planes, normas e indicaciones establecidas.

Conciliación bancaria

0310901 – A partir de los estados de cuenta emitidos por el banco se concilia con los

Documentos emitidos por Finanzas.

A partir de los estados de cuenta:

• Comprobar si coincide el número de cheque o documento de pago (transferencia, transferencia emitida para el extranjero o transferencia recibida del extranjero) y el importe que viene debitando o acreditando en el estado de cuenta del banco contra los documentos emitidos por Finanzas.
• Comprobar la correspondencia de los depósitos realizados en el mes con el Estado de Cuenta.
• Comprobar si existen pagos o ingresos reflejados en el Estado de Cuenta que no corresponden al Centro.
• Si todos los números de documentos de pago e importes coinciden no hay problema.
• En caso de no coincidir alguno se elabora una carta al banco o al ministerio (en dependencia del origen de la falla) planteando las discrepancias, debe estar firmada y autorizada por la dirección de economía.
• Confeccionar una tabla con los ingresos y pagos que aparecen en el Estado de Cuenta y que no han sido registrado. En este caso se procede a su registro en Finanzas y envío de copia a Contabilidad.
• El Jefe del Departamento de Finanzas entrega personalmente la carta en el Banco o el Ministerio y plantea el problema al funcionario que lo reciba. Este debe fijar una fecha para dar respuesta a la situación.
• Finanzas elabora un reporte de conciliación bancaria que refleje la situación y lo entrega al Director de Economía y si corresponde reclamación se envía copia al Banco.
• Dar seguimiento y controlar la confirmación y solución del problema.
• Trimestralmente se emite con la firma del Rector el documento conciliatorio al Banco por cada cuenta existente.

Garantizar el debido control tanto de los ingresos como de los gastos del instituto.

Reporte de flujo de caja.

0311001 – Conocer la disponibilidad existente en caja.

Se definen los compromisos de pago.

• Gastos fijos que pueden ser nominalizados o no nominalizados.
• Gastos corrientes.
• Gastos Operacionales.
• Pagos Anticipados.
• Gastos Financieros.
• Compromisos de pagos según contratos de compra firmados.
• Se incluyen ingresos incorporando contratos con programas de cobro.
• Se incluyen otros ingresos como donaciones, asignaciones de presupuesto y otras fuentes.
• Se incluyen los cobros de clientes, ingresos financieros y otros ingresos.

Después de tener entradas y salidas se analiza si hay déficit o superávit.

Si hay superávit no existe problema.

Si hay déficit hay que disminuir pagos o incrementar ingresos.

Debe conciliarse con las distintas áreas.

Analizar los estados financieros por actividad y por área tanto en MLC como en MN en busca de una mayor eficiencia y eficacia en la información Contable y Financiera

• Estado de Situación.
• Estado de Resultados.
• Estado de ejecución de ingresos y gastos del presupuesto.
• Estado de Flujo de Efectivo.
• Estado de Comprobación de Saldos.

0311101 – Se analiza el Estado de Situación a final de mes.

0311102 – Se analiza el Estado de Resultados a final de mes.

0311103 – Se confecciona y analiza el Estado de ejecución de ingresos y gastos del

Presupuesto a final de mes.

0311104 – Se analiza el Estado de Flujo de Efectivo.

0311105 – Se analiza el Estado de Comprobación de Saldos.

0311106 – Se analiza el comportamiento de los indicadores financieros.

0311107 – Se realiza un análisis del dinero que está inmovilizado.

• Pagos anticipados.
• Cuentas por cobrar.
• Inventario.

Se obtiene la información que conforma el Estado de Situación del Sistema ASSETS NS, este informe se recoge la situación económico financiera del instituto que se elabora periódicamente y donde se indican los bienes y derechos, así como las obligaciones y los recursos propios del mismo.

Deben solucionarse aquellas cuentas y subcuentas con desviaciones sensibles y realizarse un análisis detallado de las mismas; planteando las medidas a tomar.

Se obtiene la información que conforma el Estado de Resultados del Sistema ASSETS NS en, este informe se recogen las diferencias surgidas en el transcurso del período contable entre las corrientes de gastos e ingresos imputables al mismo. Y además se analiza el sector de cálculo económico, teniendo en cuenta si tuvo pérdidas o ganancias.

Deben solucionarse aquellas cuentas y subcuentas con desviaciones sensibles y realizarse un análisis detallado de las mismas; planteando las medidas a tomar.

Se obtiene la información del Sistema de Presupuesto con todos los ingresos y Gastos del mes, y se elabora el informe.

Este informe se analiza, teniendo en cuenta la ejecución del presupuesto por actividad, área y concepto.

Si existe alguna actividad o concepto sobregirado, se exponen las causas y se toman medidas con el fin de que para el próximo mes de se encuentre esa actividad en la misma situación.

Remitirse al proceso Gestión de Flujo de Caja (03110).

Se obtiene la información que conforma el Estado de Comprobación de Saldos del Sistema ASSETS NS, esto se elabora para verificar la corrección matemática de las anotaciones hechas en las diferentes cuentas, pero no garantiza la corrección de las anotaciones desde el punto de vista técnico y del contenido de cada cuenta, este procedimiento también se realiza para la comprobación del cumplimiento de la ecuación ampliada de la contabilidad a través de la verificación de igualdad entre saldos deudores y acreedores.

Con el Estado de Situación y el Estado de Resultados se realiza un análisis de los ratios financieros con el fin de ver en que situación financiera se encuentra el instituto.

Se analizan las razones:

• De liquidez.
• Administración de Activos.
• Administración de Deudas.
• Rentabilidad
• Inmovilización del Efectivo.

Este análisis se realiza para el sector del cálculo económico y para la unidad presupuestada.

Mensualmente se realiza una reunión de todos los jefes de áreas del Instituto donde se determina la cantidad de dinero que hay inmovilizado en la cuenta de pagos anticipados, si el saldo es elevado, se determinan las razones por la cual se han realizado tantos pagos anticipados y se toman medidas.

Este mismo análisis se hace con las cuentas por pagar, los inventarios y cuentas por cobrar.

Garantizar el financiamiento de las actividades centrales del Instituto.

• Distribución del fondo central por concepto y por Área.
• Reporte de control.

0311201 – Se aprueba la cifra y distribución por Áreas y conceptos del fondo central.

0311202 – Se realiza una solicitud de cheque.

0311203 – Se emite el cheque.

0311204 – Se confecciona el reporte de control.

Al inicio del año se reúne el consejo universitario y a propuesta del Director de Economía aprueba las cifras del Fondo Central.

Se determina qué Áreas y conceptos se incluyen en el Fondo Central.