Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 4)

Tabla 4 Ejecución del presupuesto año 2003

Si se analiza el sector de autofinanciamiento, este cerró con pérdidas en el 2002 y en el 2003 cerró con ganancias a partir de la regulación de los gastos.

Los resultados para el 2002 son los siguientes:

El Estado de Resultado para el 2003 del sector de autofinanciamiento se muestra a continuación:

Las actividades autofinanciadas (Alimentación, Hoteles, grupos de investigación y otros) cerraron el año 2003 con una utilidad de 599,4 MP contra una pérdida superior a 1,5 MMP en el año 2002. El resultado positivo debe ser aportado íntegramente al Presupuesto del Estado tal como establece la Resolución que al respecto emitió el MFP en el 2003. Si se tiene en cuenta que el saldo en banco del autofinanciamiento cerró el año con 2150,6 MP se constata que la ejecución financiera de estas actividades fue satisfactoria y que luego de que se realice el aporte se cuenta con saldo suficiente para operar.

Esto es importante señalarlo ya que con este diseño no se lleva a cabo el enfoque tradicional que es en el que se ejecutan los gastos y al cierre del trimestre es que se analiza cuanto se gastó, este diseño se maneja desde el punto de vista financiero, no se autoriza un gasto si no hay disponibilidad, se trabajaba ejecutando gastos solamente, el sistema responde a un presupuesto, se autoriza la ejecución de gasto si se encuentra en la cifra planteada, es señal de utilizar las finanzas como herramienta de regulación de gastos.

El diseño del sistema de administración financiera no solo actúa como herramienta financiera, si no como una herramienta de control. Con este diseño se logra, además, un diseño integral del cambio, dado propiamente por la esencia del enfoque a procesos con el cual se fundamenta la metodología.

CONCLUSIONES

Las conclusiones fundamentales a las que permite llegar este trabajo son las siguientes:

• El estudio efectuado demostró que era necesario el diseño de los procedimientos con el fin de lograr un proceso de sistematización y que a la vez permita el control y el uso de los recursos financieros con eficiencia y efectividad.
• La conclusión anterior está avalada por el estudio diagnóstico realizado sobre la situación actual de la administración financiera a partir de la encuesta realizada y las diferentes reuniones del grupo de experto.
• El estudio arrojó que el 10 % de los procesos que exige el contenido actual de la administración financiera se ejecutan en la actualidad de forma completa (aunque no está exento de deficiencias). El resto se ejecuta con patrones que no responden a las exigencias actuales, el 40 % se ejecuta con patrones no actualizados y el 50 % no se desarrolla o ejecuta como actividad de la administración financiera.

• Se estableció un sistema de indicadores a través de un tablero de control con el fin de controlar el funcionamiento del sistema.

La nueva gestión financiera posibilita:

• Alcanzar en la CUJAE un nivel de excelencia tal que garantiza la administración eficiente de los recursos financieros para el adecuado funcionamiento y desarrollo de la institución.
• Un alto grado de informatización y automatización para la toma de decisiones eficaces y efectivas, rompiendo así los esquemas anteriormente empleados.
• El diseño del sistema abarcó desde la elaboración de la misión, la identificación de los clientes y necesidades, la identificación y diseño de procesos; el establecimiento del plan de análisis y control de los datos a través de un tablero de control y además su implantación.

RECOMENDACIONES

• Completar la implantación del diseño del sistema de administración financiera.
• Elaborar una nueva versión del sistema automatizado teniendo en cuenta el nuevo diseño del sistema.
• Usar el tablero de control como una herramienta para controlar el funcionamiento del diseño.
• Extender el diseño del sistema de administración financiera, con las modificaciones requeridas, al resto de las universidades del país.
• Impartir cursos de capacitación a todos los trabajadores implicados en el diseño del sistema.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

A

Análisis económico financiero

El análisis económico financiero de la empresa permite tener elementos de decisión ante situaciones que se presenten a partir de un diagnóstico de la misma, además de planificar acciones a seguir para su proyección a través de pronosticar que sucederá con alguna variable a partir de información disponible para otras. Este análisis es usualmente realizado mediante el uso de ratios o razones financieras, que son simplemente una forma de reordenamiento de la información que se utilizan para facilitar y enriquecer su interpretación. [19]

C

Ciclo de conversión del efectivo

(CCE) = [(C × C / ventas) + (inventario / ventas) – (C × P / costo de venta)] × No de días del periodo.

El valor del Ciclo de Conversión del Efectivo expresa el tiempo que la empresa o compañía demora en recuperar cada peso invertido. Representa el plazo de tiempo que transcurre desde que la compañía realiza pagos por la adquisición de materias primas hasta que recepciona los flujos de entrada de efectivo correspondientes al cobro de las cuentas por cobrar generadas de la venta del producto final. [19]

Ciclo de Flujo de Efectivo

Forma en la cual el efectivo neto y real en oposición al ingreso neto contable fluye hacia adentro o hacia fuera de la organización durante un periodo específico de tiempo. [19]

Control Financiero

Fase en la cual se implantan los planes financieros, el control trata del proceso de retroalimentación y ajuste que se requiere para garantizar la adherencia a los planes y la oportuna modificación de los mismos debida a cambios imprevistos. [19]

E

Efectivo en Caja

Saldo de efectivo que se mantiene en reserva en la caja de la empresa para cubrir las fluctuaciones aleatorias e imprevistas en los flujos de entrada y salida de efectivo. [19]

Estado de Resultados

Documento que resume los ingresos y los gastos de una organización a lo largo de un período contable (mes, trimestre, año). [19]

F

Flujo de Efectivo

Efectivo neto y real que una empresa genera durante un periodo específico de tiempo en oposición al ingreso neto contable; permite determinar el valor de un activo o de toda una organización. [19]

L

Liquidez de un activo

Es una cualidad que refleja la forma en que se concretan la velocidad, la facilidad y el grado de incertidumbre con los cuales un activo puede ser intercambiado por efectivo a un precio tal que el rendimiento del activo sea tan alto como el esperado en un período corto.

Liquidez de una empresa

Habilidad y capacidad de la misma para cumplir con sus obligaciones financieras de corto plazo, tal y como ellas, originalmente, se hacen exigibles. [19]

P

Planeación Financiera

Elaboración de proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia, se decide cómo serán satisfechos los requerimientos financieros pronosticados. [19]

Presupuesto

Plan que establece los gastos proyectados para cierta actividad y explica de dónde provendrán los fondos requeridos. Constituyen datos financieros proyectados que se comparan con el desempeño real. [19]

Prueba ácida = (Activo circulante – Inventario) / Pasivo circulante

Si este indicador se encuentra por debajo de 1, la capacidad inmediata de pago es insuficiente. Para contrarrestar este efecto, es necesario disminuir las cuentas por cobrar, para así hacerle frente a los compromisos de pagos.

R

Ratios de medición de liquidez

Este porcentaje del pasivo circulante que esta cubierto por activos de rápida maduración. Se entiende por maduración el tiempo que se requiere para que un bien pueda ser convertido en efectivo.

Si el resultado de este ratio es mayor a la unidad, implica que hay más activos que pasivos circulantes, por lo que cabe esperar que no existan problemas de liquidez.

La razón corriente compara los activos que se van a transformar en caja dentro del año con las deudas que deben ser pagadas en el mismo plazo. La prueba ácida resta del numerador los inventarios que aparecen como los menos líquidos de los activos corrientes. Ambos ratios deben considerarse como medidas poco adecuadas del grado de liquidez. En realidad no miden la liquidez de una empresa en marcha, más bien brindan una aproximación de la liquidez de una empresa en liquidación.

Los ratios tradicionales para medir la liquidez pueden, en algunos casos, presentar defectos importantes, como por ejemplo no considerar los flujos de fondos. El modelo que se muestra a continuación supone que los flujos de caja de las compañías pueden ser caracterizados estadísticamente por su significado y por su desviación estándar; estos flujos están combinados con la reserva líquida inicial de la empresa consistente en caja, papeles negociables, y líneas de crédito de la misma. A esta cifra se le divide entre la desviación estándar (incertidumbre de los flujos de caja).

Rentabilidad económica = Ingreso / Activo total

Esta razón económica expresa el rendimiento sobre los activos totales, después de intereses impuestos, y esto significa que los activos totales tienen una utilidad dentro de los ingresos.

S

Supervisión financiera

La supervisión financiera comprende la elaboración y creación de informes oportunos de modo que los gerentes puedan tomar decisiones financieras de manera oportuna.

El pronóstico de las necesidades financieras brinda un marco para la administración. No obstante los gerentes también necesitan conocer si están cumpliendo, superando, o dejando de cumplir sus proyecciones, de modo que puedan realizar los ajustes necesarios.

T

Transferencia Electrónica

Transferencia electrónica de los fondos por medio de una red de telecomunicaciones que permite que los fondos cobrados en un banco queden inmediatamente a disposición de otro banco. [19]

Transferencia Electrónica Interna

Permite la transferencia de fondos por medio de una red de telecomunicaciones entre dos áreas independientes entre sí y que pertenezcan a una misma organización. [19]

En el caso específico de esta organización existen áreas presupuestadas y áreas autofinanciadas, por consiguiente existe en el banco una cuenta que concentra todo el efectivo destinado al presupuesto (cuenta Presupuesto) y otra que conserva todo el efectivo correspondiente al autofinanciamiento (Cuenta Autofinanciamiento).

Esta forma de pago no implica necesariamente movimiento de efectivo de una cuenta a otra; solo se transferirá el efectivo en el banco si el pago se efectúa de un área autofinanciada a una presupuestada o viceversa. [19]

V

Valor Agregado

Es una medida de rendimiento residual que, partiendo de los beneficios operativos netos después de impuestos, les resta a estos el costo del capital de las distintas fuentes de financiamiento que concurrieron a financiar el capital operativo involucrado en la generación del citado beneficio. [19]

ANEXOS

Anexo 1 Encuesta realizada a Trabajadores del Área de Economía de la CUJAE

Anexo 2 Indicadores que se tienen en cuenta en el Tablero de Control.

Ciclo de Cheques

Se puede determinar de dos formas:

1. A partir de que se realiza la solicitud hasta que se entrega al Área en cuestión.
2. A partir de que se solicita hasta que se efectúa el pago final que concreta el acto de compra.

El Sistema de Finanzas permite un control de las fechas de solicitud de cheque, emisión y ejecución del pago; de esta forma el tablero de control, que está vinculado al Sistema estará siempre actualizado.

Porciento de Cheques Cancelados

Expresa que parte del total de cheques emitidos se cancela.

Porciento de cheques Aprobados

Expresa el porciento de cheques aprobados contra las solicitudes emitidas.

Por

ciento de Cheque Liquidados

Expresa que parte del total de cheques emitidos se liquidan en tiempo.

Por ciento de Cheques Emitidos sin Fondo

Disponibilidad en Banco

El Sistema de Finanzas siempre mantiene actualizada la disponibilidad de efectivo en banco de manera que el tablero se actualice automáticamente.

Nivel de Cumplimiento del Presupuesto

Expresa el por ciento de cumplimiento del plan de presupuesto a cada instante.

Flujo de Caja Actual

Flujo de Caja Actual = efectivo en caja + ingreso – egresos

Expresa el estado actual de la disponibilidad existente en caja, informa en tiempo real el efectivo que dispone la caja para enfrentar sus operaciones económicas, se realizan análisis por separado del flujo en moneda nacional y el flujo en divisas.

Flujo de Caja Futuro

Flujo de Caja Futuro = efectivo en caja (prev) + ingreso (prev) – egresos (prev)

Para el cálculo de este indicador se necesita primeramente precisar el período de interés, su valor refleja el estado del flujo de caja en el período de tiempo previamente establecido. Tiene gran importancia porque a partir de su valor se puede precisar cada que período de tiempo se obtiene un flujo de caja favorable, permitiendo acordar con los proveedores ciclos de pago favorables para la organización.

Previsto (Prev)

Capital de Trabajo

Capital de Trabajo = Cuentas por cobrar + Inventario – Cuentas por pagar

Es conveniente mantener este indicador igual o por debajo de cero ya que de esta forma se garantizan ciclos de cobros pequeños e inventarios reducidos, esta política de trabajo permite tener siempre efectivo (liquidez) para invertir en el crecimiento de la organización, evitando los préstamos y créditos bancarios. Se trabaja con el financiamiento del proveedor.

Anexo 3 Centros de Costo y Áreas de Responsabilidad