Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 10)

A principio de curso (Septiembre) se actualiza el estado de cada estudiante en la base de datos del sistema SACEPE.

– Año en curso.

– Estudiantes de orden 18.

– Alumnos ayudantes.

– Estudiantes Extranjeros.

– Estudiantes de práctica de producción.

– Estudiantes que impartan clases en la municipalización.

– Estudiantes extranjeros que estén de postgrado.

– Estudiantes con actividades especiales.

Actualizar préstamos estudiantiles.

En el caso de alumnos ayudantes una vez transcurrida una etapa (6 meses) se aumentan 5 pesos al estipendio; por tanto es necesario realizar actualizaciones semestrales en estos casos.

Actualizar los adeudos en caso de que por error se pague de más a un estudiante; en este caso se descuenta un porciento mensual del estipendio.

Se elabora la nómina por facultades.

Se calculan los subtotales a pagar por año y por facultad.

Se emite una solicitud de pago por un importe igual al total de la nómina más el total de la nominilla integrada por los estudiantes que han dejado de cobrar algún mes. Se adjunta una hoja de trabajo con el desglose por Área o facultades y se envía a Finanzas.

Remitirse al procedimiento Gestión de Pagos (03101).

Remitirse a la actividad extracción del Banco del proceso Pago de Salario (0311705).

Remitirse a la actividad Distribución del Efectivo del Proceso Pago de Salario (0311706).

Remitirse a la actividad Pago a los Trabajadores del proceso Pago de Salario (0311707).

La caja devuelve la nómina a contabilidad.

Se contabiliza el reintegro.

El reintegro por facultad que se obtiene de la nómina debe coincidir con el reembolso al banco por facultad.

Se registra y se archiva en una nominilla los estudiantes que dejaron de cobrar.

Los estudiantes llenan el libro de reclamaciones en el Dpto. de Contabilidad, especificando:

– Nombre y Apellidos.

– No. De identidad.

– Mes o meses que dejó de cobrar.

La contadora verifica contra la nominilla si efectivamente el estudiante efectuó o no el cobro de estipendio.

En caso de que no haya cobrado, se le entregará el dinero en el próximo pago si realizó su reclamación con una semana de antelación como mínimo de efectuar el pago.

Garantizar que estudiantes sin apoyo monetario de la familia puedan culminar sus estudios así como viabilizar créditos a trabajadores del Instituto.

• Solicitud de crédito debidamente firmada y aprobada.
• Crédito.

0311901 – Se tramita la solicitud de crédito a los niveles pertinentes para determinar si se

aprueba o no.

0311902- Se obtiene el efectivo correspondiente al crédito.

Los trabajadores que necesitan crédito gestionan el modelo de crédito del banco, lo llenan y lo entregan en contabilidad.

Contabilidad revisa y chequea que el trabajador tenga plaza fija, que no tenga su salario embargado y que ingreso devenga por concepto de salario.

Contabilidad envía la solicitud acompañada de la información anterior a la Dirección de Economía, uno de los miembros con firma autorizada chequea que todo se ajuste a las normativas establecidas.

Solicitud de crédito a la Facultad

El estudiante emite una carta al vicedecano docente explicando su situación económica.

El consejo de dirección de la Facultad analiza si se le otorga o no e crédito.

El estudiante debe presentar un aval de la FEU y otro de la UJC.

El Consejo de la Facultad analiza el ingreso per cápita en el hogar del estudiante en cuestión y comprueba si realmente necesita o no e crédito.

En caso de que afirmativamente se apruebe el crédito se confecciona la solicitud y se envía al Departamento de Economía.

El Departamento de economía lleva el crédito solicitado a análisis en el consejo universitario.

El consejo universitario puede aprobar o no el la solicitud teniendo en cuenta el monto del préstamo, tiempo y posibilidades reales de poder respaldarlo.

En caso de que se apruebe, se otorga el crédito al trabajador o estudiante.

En caso de que no se apruebe no se otorga y ahí termina el proceso.

Si es estudiante se controla por nómina si se entrega en el tiempo establecido y por el monto acordado en el consejo. Este crédito se descuenta al salario del estudiante después de graduado.

Si es estudiante y termina con diploma de oro solo se le cobra el 50 % del crédito.

En caso de ser trabajador se le otorga el crédito completo y se va descontando un porciento de su salario en e tiempo acordado.

Una vez aprobado el crédito la Cujae se hace responsable ante el banco de pagar mensualmente el crédito convenido, y descontarlo del salario del trabajador.

En caso de que el trabajador se vaya a otro centro de trabajo se gestiona que se descuente del salario el porciento en el nuevo empleo y se ingrese a la cuenta del Instituto.

Garantizar la seguridad del efectivo recibido en caja.

• El Slipp bancario.
• El Informe de depósito.
• El expediente.

0312001 – Confeccionar el Slipp bancario.

0312002 – Depositar en el banco el efectivo en caja.

0312003 – Elaborar el informe a entregar en el Ministerio de Educación Superior.

0312004 – Contabilizar los cobros, elaborar y archivar el expediente.

Al final de cada jornada el Jefe de Departamento (Caja) cuadra el total de efectivo contra recibos y entrega los recibos a Finanzas (Arqueo de caja diario).

Se analizan los recibos de efectivo.

Cada cajero suma los subtotales de cada recibo que haya atendido y calcula un total.

Cada cajero (por separado) concilia el total calculado de los recibos contra el efectivo de que dispone.

Una vez que cada cajero haya cuadrado su efectivo contra el total calculado, se procede a sumar los tres totales.

Se llena el modelo de Slipp bancario especificando

• Número de cuenta.
• Código.
• Nombre del titular.
• Cantidad de monedas y billetes de cada tipo.
• Escribir total en números y letras.
• Firma del cajero que lleva el Slipp al banco.

Semanalmente se va al banco a realizar el depósito acompañado de un custodio armado, según Norma 2/ 2004.

Entrega del Slipp bancario (depósito en cuenta).

El banco entrega un comprobante de depósito.

El cajero del banco firma y acuña el comprobante.

Se entrega a finanzas el comprobante del banco y la documentación (Recibos de efectivo).

El especialista de finanzas actualiza la disponibilidad de los submayores de cada centro de costo de acuerdo a las normas de distribución.

Se clasifican los recibos de efectivo según los conceptos establecidos en la norma Distribución de Ingresos, según Norma 4/ 2004.

Elaborar Informe de Depósito y enviar al Ministerio de Educación Superior (en el caso de divisas).

Se entrega a contabilidad todos los recibos de efectivo y Slipp bancario.

Se chequea que la suma total de los recibos sea igual al Slipp.

En caso de que la suma total de los recibos no coincida con el Slipp es necesario buscar dónde se encuentra el error y corregirlo, o de lo contrario abrir el expediente correspondiente.

Contabilizar los cobros en el Sistema de Finanzas.

Se archivan los recibos, Slipp y facturas.

A continuación se muestran las normas, circulares y resoluciones que se emplearon en el diseño del sistema.

Norma 1/ 2004 Fondo en Caja y Áreas.

Tramitación de Fondos de la Caja.

Norma 2/ 2004 Frecuencia de Depósito al Banco

Observaciones: La Residencia 1ra y 22 entrega los slips bancarios de los depósitos en MLC a la Caja Central semanalmente.

El resto de las áreas que manejan efectivo depositan directamente a la Caja Central.

Manejo de Efectivo.

Norma 3/ 2004 Límites de Pagos en Efectivo

Tramitación de pagos que se realizan en MN hasta los importes señalados.

Norma 4/ 2004 Distribución de los Ingresos por Concepto.