Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 7)

El área compradora debe entregar los cheques al proveedor, y este debe firmar el Acuse de Recibo correspondiente a cada cheque (nombre, fecha y firma) como constancia de que recibió el cheque especificado.

No deberá entregarse al proveedor cuando ello implique dejar saldo en el mismo.

El administrador de área debe entregar a los técnicos de ATM la documentación correspondiente a la mercancía comprada para verificar coincidencias entre el importe del cheque y las facturas, si existen coincidencias exactas, el técnico de ATM firmará el Acuse de Recibo y lo entregará al Jefe de Área.

Factura original firmada y acuñada por el proveedor. Deberá escribirse en la factura los números de cheques con los que se paga.

Solicitud de Materiales firmada por la persona autorizada del Área receptora. Debe tener escrito el número de la correspondiente Orden de Trabajo habilitada por las Direcciones de Mantenimiento o Transporte si son materiales o componentes para la reparación, mantenimiento o modernización de inmuebles, equipos o vehículos automotores.

Cuando la compra sea de un servicio, la factura se entrega directamente en Finanzas conjuntamente con el Acuse de Recibo del cheque.

El administrador de Área debe entregar en el Grupo de Finanzas el correspondiente Acuse de Recibo, debidamente firmado por el técnico de ATM conjuntamente con una copia de la factura.

El Grupo de Finanzas debe controlar que los cheques entregados a los proveedores estén debitados según los estados de cuenta del banco.

Además debe comparar el contenido de la factura con el de la prefactura o contrato. De existir diferencias se le comunica al Director de Economía.

En caso de que transcurra más de un mes sin aparecer debitado en el banco deberá comunicarse con el proveedor para conciliar la situación.

Luego de verificado el débito en la Cuenta Bancaria de los correspondientes cheques el Grupo de Finanzas entregará la documentación del Expediente de Pago a Contabilidad (Acuse de recibo, factura, si se trata de un servicio, y prefactura).

El jefe de área debe emitir una carta al Grupo de Finanzas explicando las causas y adjuntando el cheque.

El Grupo de Finanzas procederá a cancelar el cheque (mediante el cuño de cancelado) y lo archivará en el Libro de Registro de Cheques, además debe actualizar las modificaciones en el Sistema Presupuestario y Sistema de Finanzas.

En caso de extravío o pérdida de un cheque el J´ de Área está obligado en el término de 24 horas a emitir una carta especificando el número e importe del cheque y entregarla al proveedor con copia al Grupo de Finanzas.

El Grupo de Finanzas notificará por escrito al correspondiente banco sobre dicha pérdida especificando: beneficiario, importe, fecha y número del cheque. Simultáneamente el J´ de Área debe analizar las causas y responsabilidades en la pérdida, adoptando las medidas disciplinarias y de responsabilidad material que correspondan. Además se debe elaborar una carta para el Director de Economía que explique las medidas adoptadas.

El Grupo de Finanzas se encarga de controlar aquellos cheques emitidos, que al transcurrir 90 días de la emisión no aparezcan debitados en el banco. Para proceder con la anulación del cheque, el Grupo de Finanzas debe consultar al área que solicitó el pago y al proveedor. La anulación debe actualizarse en el libro de registro de cheques, Sistema Presupuestario y Sistema de Finanzas. Una vez anulado el pago debe comunicarse a Contabilidad para que proceda según las siguientes alternativas:

• Aporte del valor anulado al presupuesto estatal.
• Revertir la correspondiente cuenta por pagar.
• Reintegro del gasto.

Contabilidad se responsabiliza con completar el expediente de cada instrumento de pago emitido. El expediente debe contener:

• Prefactura.
• Factura.
• Informe de Recepción.
• Acuse de Recibo.
• Número del cheque.
• Solicitud de Pago.
• Copia del Contrato (o referencia al número del contrato si este está archivado y registrado en comercial).
• Otros Documentos. (cartas de pérdida de cheque u otro).

• Los trámites de pago se suspenderán cuando concurra alguna de las siguientes circunstancias:
• No se hayan realizado las liquidaciones de cheques dentro del plazo normado para ello y con el contenido especificado.
• Cuando se compruebe que las compras realizadas han violado las regulaciones, tales como dejar saldos en los proveedores sin el debido trámite, o no coincidir la compra con la prefactura autorizada, entre otras.
• Cuando, ante los requerimientos de los técnicos de ATM, el administrador no haya realizado la conciliación y firma de los Vales de Salida de almacén de los productos cuya documentación entregó anteriormente. Esta comunicación la realiza el subdirector a cargo de los almacenes al Grupo de Finanzas.

Esta suspensión estará vigente mientras se mantenga la situación causante y el jefe de área remita al Director de Economía de una carta explicativa de la situación y las medidas administrativas y disciplinarias adoptadas.

VII- Esquema del proceso

• Ecoweb.
• Sistema de Presupuesto.
• Sistema de Finanzas.

Garantizar la gestión necesaria para la estancia de los trabajadores en el extranjero, de forma que cubran sus gastos.

• Modelo de anticipo debidamente firmado y aprobado.
• Cheque y Planillas.
• Vales de liquidación.

0310201 – Se confecciona y firma el modelo en el área.

0310202 – Se Firma y Aprueba el Modelo de anticipos por Relaciones Internacionales.

0310203 – Se Firma y Aprueba el Modelo de anticipos por la Dirección de Economía.

0310204 – Se hace entrega del Cheque (s) y Planilla (s) a los clientes.

0310205 – Se liquida el efectivo en la caja.

0310206 – Se contabiliza el anticipo.

El trabajador interesado llena el modelo de solicitud para viaje al extranjero, especificando:

• Nombre y apellidos.
• Objetivo del viaje.
• País destino.
• Anticipos (Cheque que puede entregársele por diferentes conceptos).

Firma la solicitud y la envía al decano.

Se realiza en la Facultad una reunión de factores para decidir si efectúa o no el viaje, y los conceptos por los cuales se le entregará anticipos.

Se envía el modelo de solicitud a Relaciones Internacionales.

La Dirección de Relaciones Internacionales define los anticipos a entregar de acuerdo a la resolución 138 del 2000 del Ministerio de Finanzas y Precios.

La rectoría aprueba la entrega de financiamiento en dependencia del concepto y las condiciones por las que se sale del país.

Se envía a la Dirección de Economía.

Uno de los miembros de la Dirección de Economía que tenga firma autorizada verifica que el modelo esté correctamente elaborado, debidamente firmado y autorizado por Relaciones Internacionales, si se ajusta a las normativas establecidas firma el modelo.

Se envía a Finanzas.

La persona interesada se presenta en el departamento de finanzas (donde ya se encuentra la planilla) y solicita su anticipo para el viaje.

• Legalización de documentos.
• Visas.
• Impuestos de Aeropuerto.
• Impuestos de Transporte Interno.
• Dinero de Bolsillo.
• Dieta.
• Seguridad del Viajero.
• Colegiaturas.

Se le entrega un cheque (s), conjuntamente con la planilla (s) (Procedimiento de Pagos) por los valores correspondientes a los trámites consulares, Visa y Viáticos, Impuestos de Aeropuerto, Impuestos de Transporte, Dinero de bolsillo, Dieta, Seguridad del Viajero, Colegiaturas.

Entrega el cheque (s) y la planilla (s) en el BFI y extrae el efectivo.

La entrega de efectivo varía según el país y el objetivo o concepto de su viaje.

El trabajador puede además solicitar créditos o prestamos que deberá devolver a su regreso

Una vez que el trabajador regresa, entrega en Finanzas los comprobantes originales correspondientes a los justificantes establecidos (transporte, alojamiento, impuesto de aeropuerto y otros gastos autorizados previamente).

El Especialista de Finanzas adjunta estos comprobantes al vale de gastos y este se entrega en la caja para su liquidación total. El importe no utilizado o no justificado el trabajador lo deposita en la Caja Central bajo el concepto de reintegro de gastos.

Garantizar que se realicen eficiente y efectivamente las Inversiones con el mayor control posible y en el tiempo planificado.

Si el proyecto es recuperable o no recuperable.

0310301 – Se solicita la inversión.

0310302 – Se analiza por la Dirección de Economía.

0310303 – Se aprueba por el Consejo Universitario y el MES.

0310304 – Se controla.

En el mes de abril de cada año se hace una solicitud por parte del área, de la inversión que quieren realizar de acuerdo a su programa director.

Esta solicitud debe estar fundamentada planteando:

• Objetivos de la Inversión.
• Tiempo de duración.
• Presupuesto de inversión.
• Beneficios esperados (económicos, científicos y/o sociales).
• Evaluación de la inversión.
• Destino de la inversión (infraestructura docente, infraestructura de investigación, infraestructura de administración, infraestructura de servicios, desarrollo de nuevos productos y otras).

Posteriormente se hace el análisis por parte de la Dirección de Economía donde se analiza la fundamentación planteada y si es recuperable o no recuperable.

Si es recuperable se analiza:

• Tipo de Proyecto.
• Caracterización de la Inversión.
• Valor Total.
• Beneficios Económicos (VAN, TIR)
• Flujo de Caja.
• Insumos requeridos.
• Cronograma de Ejecución.
• Mercado Potencial.

Si no es recuperable, se analiza:

• Necesidad.
• Beneficios Sociales.
• Posibles Proveedores.
• Presupuesto de la Inversión.
• Cronograma de Ejecución.

Se realiza un análisis costo– beneficio.

Primeramente la inversión es aprobada o no por el Consejo Universitario.

Si se aprueba, es planteada al MES por parte de la Dirección de Economía del Instituto.

Finalmente es aprobada o no por el MES

Si es recuperable se chequean:

• Los beneficios económicos parciales.
• El Flujo de Caja.
• Cumplimiento del presupuesto.
• Cronograma de Ejecución.

Si no es recuperable, se chequea:

• Cumplimiento del Presupuesto de la Inversión.
• Cronograma de Ejecución.
• Obtención de los beneficios diseñados.

Garantizar el aseguramiento de las compras internas de mercancías y servicios mediante la emisión de Transferencias Internas, manteniendo actualizada la disponibilidad financiera del Instituto según los planes, normas e indicaciones establecidas; ejerciendo el debido control sobre el uso de los recursos financieros.

Emisión de Transferencias Internas.

0310401 – Se emite el modelo de transferencia.

0310402 – Se firma y acuña por el beneficiario.

0310403 – Se efectúa la transferencia.

El Jefe de Área o su Administrador completan la información del Modelo de Transferencia Interna (Versión digital).

Se firma y acuña debidamente (Firmas autorizadas) y se envía al beneficiario o proveedor directamente o, a través de la Ecoweb.

El Jefe de Área o su Administrador chequea que el importe de la transferencia coincida exactamente con el importe ajustado previamente.

En caso de no existir coincidencias se retorna la transferencia acompañada de una carta explicativa de la situación.

Si todo está en orden se firma y acuña el Modelo de Transferencia y se envía a Finanzas.

Verificar que el Modelo de Transferencia Interna esté debidamente firmado y acuñado por el proveedor y el cliente.

Analizar si la cuenta tiene disponibilidad.

En caso de no tener disponibilidad se retorna la transferencia al beneficiario o proveedor acompañado de una carta explicativa de la situación firmada por el Jefe de Finanzas. En este caso el proveedor debe realizar la reclamación pertinente.

El especialista de finanzas determina a qué centro de costo se va a cargar.

El especialista de finanzas realiza la transferencia de dinero en el sistema de finanzas.

El especialista de finanzas transfiere el dinero en el banco solo si hay que mover de la cuenta de presupuesto a la de autofinanciamiento, en el caso de que se brinde servicio o se adquiera un producto de un Área autofinanciada a una presupuestada o viceversa.

Asegurar la entrega de efectivo para ejecutar pagos de servicios y otras compras por importe menores así como para gastos personales autorizados.

• Modelo de pagos menores debidamente firmado y aprobado.
• Entrega del efectivo al ejecutor del pago menor.
• Arqueo de caja.

0310501 – Confección del modelo de Pagos Menores, debidamente firmado y aprobado

0310502 – Entrega de efectivo al portador del Modelo de Pagos Menores.

0310503 – Se mantiene disponibilidad en el fondo de caja.

0310504 – Emitir solicitud de cheque por valor acumulado de todos los Modelos de Pagos

Menores.

0310505 – Emitir el cheque.

0310506 – Extraer el efectivo del banco.

El área emite el modelo de pagos menores debidamente firmado, especificando nombre y apellidos del portador, los importes máximos deben ajustarse a la Norma Nº 1/ 2004.

Las firmas deben corresponder con los Modelos de Firmas Autorizadas aprobadas por el Director de Economía.

Existen dos variantes de pagos menores:

Se solicita un anticipo y luego se realiza la liquidación presentando vale de pago menor y la factura o comprobante original correspondiente.

Se solicita el pago adjuntando factura o comprobante original del pago ya realizado al proveedor.

El especialista de Finanzas revisa la solicitud y determina si se cumple los requisitos.

El Director de Economía aprueba o no el pago.

Entregar el modelo de pagos menores en la Caja.

El cajero verifica que el modelo esté debidamente firmado y autorizado.

Si todo está en orden el cajero entrega el efectivo, retiene el modelo y entrega el comprobante de efectivo.