Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 6)

Enviado por Jos� Antonio D�az Guzm�n

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

Código	Centro de Costo	Área de Responsabilidad	UP/ACE
1672	Geodesia	Dpto. Vías.	ACE
1673	Tecnología Constructiva	Dpto. Civil.	ACE
1674	Rehabilitación deL Patrimonio Constructivo	Dpto. Civil.	ACE
1675	Estudio del Medio Ambiente Físico	Dpto. Geofísica.	ACE
1676	Geodesia Aplicada	Dpto. Geofísica.	ACE
1677	Materiales y Ensayos	Dpto. Civil.	ACE
1678	Automatización se Sistemas Hidráulicos	Dpto. C.I.H.	ACE
1686	GDISEC	Dir Economía.	ACE
1687	Grupo de Estudio de Desastres	Facultad Arquitectura.	ACE
9806	CIDIM Mecánica	Facultad Mecánica.	ACE
9809	CONF. CIENTIF. ISPJAE	Vrip.	ACE
9818	TEIMA	Facultad Química.	ACE
9821	CIER	Facultad Mecánica.	ACE
9822	Materiales	Facultad Mecánica.	ACE
9825	TIAP	Facultad Mecánica.	ACE
9827	EFING	Facultad Eléctrica.	ACE
9831	ESTIIN	Facultad Industrial.	ACE
9833	Logística	Facultad Industrial.	ACE
9843	Diagnóstico	Facultad Eléctrica.	ACE
9844	Simposio Iberoam. MED. AMB	Facultad Química.	ACE
9845	Encuentro INT Est. Informática	Facultad Industrial.	ACE
9846	Simposio Internac. de ING IND	Facultad Industrial.	ACE
9847	ALTAE	Facultad Eléctrica.	ACE
9849	CITEL	Facultad Eléctrica.	ACE
9855	Festival de Teatro	Extensión Universitaria.	ACE
9865	CLEIM	Facultad Mecánica.	ACE
9868	Taller de Computación	Citel.	ACE
9869	Seminario de Ing. Civil	Facultad Civil.	ACE
9871	Evento CREA	Crea.	ACE
9872	IBERCHIP	Cime.	ACE
9873	Congreso Bienal de la OUI	Rectorado.	ACE
9900	CECAT	Cecat	ACE
9901	PCC	PCC.	UP
9902	Buró Sindical	Buró Sindical.	UP
9903	UJC-FEU	UJC – FEU.	UP
9904	FEU	FEU.	UP
9905	Producción de Máquinas y Tejas	Producción de Máquinas y Tejas	UP
9913	CETER	Ceter.	ACE
9914	Planta de Emulsiones	Planta de Emulsiones.	UP
9918	BET	BET.	UP
9919	Venta a Trabajadores y Estudiantes	Instituto.	UP
9921	Círculo de Cumplidores	Circulo de Cumplidores.	UP
9926	CETA	Ceta.	ACE
9927	CREA	Crea.	ACE
9928	Edificio Multifamiliar	Edificio Multifamiliar.	UP
9929	UCI (Edif. 200)
9966	Fondo de Desarrollo	Ceta.	ACE
9967	MES	Mes.
9999	Almacenes	A.T.M.

Anexo 4 Indicadores de Resultados y Eficiencia.

INDICADOR	UM	VALOR PLAN
Indicadores de resultados	—	—
Matrícula	UNO	650
Graduados	UNO	54
Indicadores de calidad y eficiencia	—	—
Promoción	—	—
Total	%	84.40
1er año	%	75.40
2do año	%	81.20
3er año	%	86.50
4to año	%	94.50
5to año	%	98.20
Eficiencia vertical	%	49.15
Cantidad de bajas	UNO	15
Estudiantes participando en investigaciones	%	35.5
Estudiantes con trabajos en eventos	%	25
Premios estudiantiles en la CUJAE	UNO	12
Premios nacionales estudiantiles	UNO	8
Premios internacionales estudiantiles	UNO	1
Costo / estudiante (a nivel de facultad)	Pesos / estud.	751.48

Anexo 5 Distribución del Presupuesto por Actividades.

Distribución Del Presupuesto Por Actividades.	Cifra Directiva. 2004 (MP)	Administradores del presupuesto
Actividad de movimiento de aficionados	40.0	Ext. Universitaria
Actividades de ciencia y técnica	50.0	Vripg
Actividad de graduación(teatro y facultades)	30.0	Ext. Universitaria
Actividades centrales	20.0	Rectorado
Actividades de estimulo a estudiantes	85.0	Vreu
Actividades de estímulos a trabajadores	50.0	Dcrh
Actividades de extensión universitaria	100.0	Ext. Universitaria
Actividades deportivas	10.0	Cultura física
Actividades recreativas de estudiantes	50.0	Vreu
Aseguramiento de actividades. Políticas de estudiantes.	20.0
Agua	1100.0	Serv. Generales
Alimentos para becados	2713.2	Dir. Economía
Anuncios y vallas	8.0	Dir. Economía
Autos vinc.(compensados) mtto	10.0	Dir. Economía
Combustible y lubricantes	188.0	Transporte
Dinero de bolsillo a extranjeros	10.0	Relaciones Internacionales.
Electricidad	528.2	Mantenimiento
Estipendio estudiantil	2423.5	Dir. Economía
Estipendio trabajadores	122.0	Dcrh
Financiamiento de servicios generales (excepto. Áreas verdes)	0.0	Dir. Economía
Gastos bancarios	176.6	Dir. Economía
Gastos diversos	640.0	Dir. Economía
Impresiones centrales	5.0	Rectorado
Impuestos ,tasas y primas de seguro	15.6	Transporte
Inspección técnica de vehículos	3.0	Transporte
Insumos	4.0	Dir. Economía
Licencia Operativa	2.0	Transporte
Mantenimiento Áreas Deportivas	10.0	Cultura física
Mtto de áreas verdes(subcontratación)	1800.0	Serv. Generales
Materiales doc. Básicos (lápiz, papel, otros materiales d.)	114.8	Dir. Economía
Mtto ligero (subcontratación incluye get)	250.0	Mantenimiento
Pagos de tramites legales	50.0	Dir. Economía

Distribución Del Presupuesto Por Actividades.	Cifra Directiva. 2004 (MP)	Administradores del presupuesto
Productos p/ protección e higiene del trabajo	7.0	Dcrh
Producción	5.0	Director del Área
Recogida de basura	7.0	Serv. Generales
Reparación de vehículos	30.0	Transporte
Reparación y mtto constructivo (110253).	400.0	Dir. Inversiones
Reuniones de comisiones de carrera	0.0	Vrd
Reuniones de tribunales de doctorado	0.0	Vripg
Seguridad social a corto plazo	170.0	Dcrh
Seguridad social a largo plazo	1000.5	Dcrh
Seguro de Vehículos	1.5	Dir. Economía
Servicio correo oficial	10.0	Serv. Generales
Servicio de transporte	10.0	Dir. Economía
Servicios propios de mtto y reparación + aranceles	363	Mantenimiento
Suscripciones	10.0	Dict
Telefonía	335.0	Serv. Generales
Vestuario y lencería	30.0	Residencia Estudiantil.
Viáticos	30.0	Dir. Economía
Contravalor
Vigilancia y protección (subcontratación)	290.0	Prot. Física
Subtotal para otros gastos	13327.9
Subtotal salario, adiestrados y decreto 91	8624.0	Dcrh
Total presupuesto	21951.9
De ello:
Adiestrados	250.0
Decreto 91	12.0
Salario	8362
Total salario, adiestrados y decreto 91	8624.0
Planificación y Estadística 1ro de marzo 2004

Anexo 6 Diseño del subsistema de administración financiera.

Descripción de procesos
Código	03101
Proceso	Gestión de Pagos
Responsable	Director de Economía.
Participantes	Jefe de Finanzas.
Clientes	Áreas.

I- Misión

Garantizar el aseguramiento de las compras de mercancías y servicios mediante la emisión de documentos de pago, manteniendo actualizada la disponibilidad financiera del centro según los planes, normas e indicaciones establecidas, ejerciendo el debido control sobre el uso de los recursos financieros.

II- Resultados a obtener

Emisión de cheques y otros instrumentos de pago.
Expedientes de cada uno de los pagos.
Ejecución de transferencias bancarias.

III- Funciones

0310101 – Se realiza la solicitud de pago correspondiente a la compra de productos

o servicios.

0310102 – Se aprueba y confecciona el instrumento de pago.

0310103 – Compra de MLC.

0310104 – Se actualiza el registro de los documentos de pago emitidos por el

instituto.

0310105 – Se otorga al área solicitante la posibilidad de efectuar el pago.

0310106 – Se efectúa el pago por el producto o servicio adquirido.

0310107 – Se entrega la documentación de la compra a ATM.

0310108 – Se elabora y entrega el expediente de Pago a Contabilidad.

0310109 – Se elabora el informe de cheques cancelados.

0310110 – Se comunica la situación al Banco y al proveedor.

0310111 – Se confecciona el informe de Pagos revertidos.

0310112 – Se confecciona un expediente de pago.

0310113 – Se le comunica la suspensión del pago al Jefe de Área.

IV- Relación de actividades del proceso
Código	Actividad
0310101	Solicitud del área.
0310102	Aprobación y confección de instrumento de pago.
0310103	Compra de MLC
0310104	Registro de instrumento de pago.
0310105	Entrega de los cheques a las áreas.
0310106	Ejecución del pago.
0310107	Entrega de la documentación de la compra.
0310108	Completamiento y entrega de liquidación a contabilidad.
0310109	Cancelación de cheques.
0310110	Pérdida de Cheque.
0310111	Anulación de Pagos.
0310112	Expediente de Pago
0310113	Suspensión de trámites de pago.

V- Descripción del procedimiento
Código	0310101
Actividad	Solicitud del área.
Proceso	Gestión de Pago.
Responsable	Jefe de Área.
Participantes	Jefe de Área, administrador de Área, Especialista de Finanzas.

A través del Modelo de Solicitud el Jefe de Área formulará la solicitud correspondiente a la compra de productos o servicios.

A la Solicitud de Pago deberá adjuntarse:

Para Pago Anticipado: Prefactura emitida por el proveedor debidamente firmada y acuñada.
Para una Compra a Crédito: Copia de la factura debidamente firmada por ATM como constancia de que se entregó toda la documentación para realizar la recepción.
Para Pago a Débito: Prefactura y copia del contrato firmado por el Director de Economía.

Si la compra es de materiales, componentes o servicios destinados a la reparación, mantenimiento o modernización de inmuebles o equipos, la Solicitud debe estar aprobada por la Dirección de Mantenimiento reflejando el correspondiente número de Orden de Trabajo.

Si la compra es de materiales, componentes o servicios destinados a la reparación, mantenimiento o modernización de equipos de transporte, la Solicitud debe estar aprobada por la Dirección de Transporte reflejando el correspondiente número de Orden de Trabajo.

Si la compra de productos o servicios está destinada a una inversión la Solicitud de Pago debe estar aprobada por la Dirección de Inversiones reflejando el correspondiente objeto de obra, lo cual será verificado con relación a los que aparecen inscriptos en el plan y cuentan con autorización de ejecución.

La solicitud será entregada por el Jefe de Área o su administrador en el grupo de finanzas y será aceptada solo si tiene completada toda la información que especifica el correspondiente modelo.

La prefactura adjuntada a la Solicitud de Pago deberá tener no más de tres días desde la fecha de emisión y debe comprobarse que el plazo de validez establecido por el proveedor no venza en el plazo establecido para la entrega del cheque.

Código	0310102
Actividad	Aprobación y confección de instrumento de pago.
Proceso	Gestión de Pago.
Responsable	Jefe de Finanzas.
Participantes	Jefe de Finanzas.

Las Solicitudes serán analizadas por el especialista de Finanzas y las aprobará de acuerdo a:

Si el Área correspondiente tiene saldo disponible para cubrir el importe de la Solicitud (Moneda Nacional y Divisa). (El saldo disponible es el saldo existente menos los pagos comprometidos).
Si el importe y destino solicitado corresponde con los presupuestos aprobados por actividades, Áreas y conceptos.
Si cumple con las normas existentes del MES, otros organismos y del Instituto.
Si tiene la aprobación del área responsable de administrar el correspondiente presupuesto o que controla las Órdenes de Trabajo en caso que sea con destino a la reparación, mantenimiento, modernización o inversión. (Direcciones de Mantenimiento, Transporte o Inversiones).
Si se aprueba la solicitud el Especialista debe escribir en la misma la correspondiente clasificación del Pago y el Centro de Costo a que corresponde.
Si el instrumento de pago es en CUC, se continúa con el procedimiento.
Si el instrumento de pago es en USD, se debe hacer la compra de la Divisa

Código	0310103
Actividad	Compra de moneda Extranjera
Proceso	Gestión de Pago.
Responsable	Jefe de Finanzas.
Participantes	Jefe de Finanzas, especialista de Finanzas.

Luego de haber determinado si el instrumento de pago a emitir era en USD, se procede a la confección de la planilla para la compra de la moneda MLC. La cual luego de ser elaborada es depositada en el Banco para la confección del Cheque de Gerencia por parte de ellos. Posteriormente de haber transcurrido el tiempo establecido, se procede a la recogida de este cheque en el banco, el cual será trasladado hasta el Departamento de Finanzas en el Instituto.

Código	0310104
Actividad	Registro de instrumento de pago.
Proceso	Gestión de Pago.
Responsable	Jefe de Finanzas.
Participantes	Jefe de Finanzas.

Después de confeccionados los instrumentos de pago se registran en:

Libro de registro de cheques.
Sistema presupuestario.
Sistema de finanzas.

Según corresponda.

Código	0310105
Actividad	Entrega de los cheques a las áreas
Proceso	Gestión de Pago.
Responsable	Jefe de Finanzas.
Participantes	Administradores de Áreas, Especialista de Finanzas

Los administradores de área deben recoger el cheque en el grupo de finanzas en las 72 horas siguientes a su elaboración.

Transcurridos 10 días posteriores a la confección del mismo, este se cancela si no ha sido recogido.

Al entregar el cheque se debe firmar el Libro de Registro de Cheques, reteniendo el Grupo de Finanzas los documentos presentados junto con la Solicitud de Pago.

Junto con el cheque entregado, el Grupo de finanzas debe entregar el correspondiente Acuse de Recibo.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

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