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Diseño del Sistema de Administración Financiera de la CUJAE (página 6)


Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11

 

Código

Centro de Costo

Área de Responsabilidad

UP/ACE

1672

Geodesia

Dpto. Vías.

ACE

1673

Tecnología Constructiva

Dpto. Civil.

ACE

1674

Rehabilitación deL Patrimonio Constructivo

Dpto. Civil.

ACE

1675

Estudio del Medio Ambiente Físico

Dpto. Geofísica.

ACE

1676

Geodesia Aplicada

Dpto. Geofísica.

ACE

1677

Materiales y Ensayos

Dpto. Civil.

ACE

1678

Automatización se Sistemas Hidráulicos

Dpto. C.I.H.

ACE

1686

GDISEC

Dir Economía.

ACE

1687

Grupo de Estudio de Desastres

Facultad Arquitectura.

ACE

9806

CIDIM Mecánica

Facultad Mecánica.

ACE

9809

CONF. CIENTIF. ISPJAE

Vrip.

ACE

9818

TEIMA

Facultad Química.

ACE

9821

CIER

Facultad Mecánica.

ACE

9822

Materiales

Facultad Mecánica.

ACE

9825

TIAP

Facultad Mecánica.

ACE

9827

EFING

Facultad Eléctrica.

ACE

9831

ESTIIN

Facultad Industrial.

ACE

9833

Logística

Facultad Industrial.

ACE

9843

Diagnóstico

Facultad Eléctrica.

ACE

9844

Simposio Iberoam. MED. AMB

Facultad Química.

ACE

9845

Encuentro INT Est. Informática

Facultad Industrial.

ACE

9846

Simposio Internac. de ING IND

Facultad Industrial.

ACE

9847

ALTAE

Facultad Eléctrica.

ACE

9849

CITEL

Facultad Eléctrica.

ACE

9855

Festival de Teatro

Extensión Universitaria.

ACE

9865

CLEIM

Facultad Mecánica.

ACE

9868

Taller de Computación

Citel.

ACE

9869

Seminario de Ing. Civil

Facultad Civil.

ACE

9871

Evento CREA

Crea.

ACE

9872

IBERCHIP

Cime.

ACE

9873

Congreso Bienal de la OUI

Rectorado.

ACE

9900

CECAT

Cecat

ACE

9901

PCC

PCC.

UP

9902

Buró Sindical

Buró Sindical.

UP

9903

UJC-FEU

UJC – FEU.

UP

9904

FEU

FEU.

UP

9905

Producción de Máquinas y Tejas

Producción de Máquinas y Tejas

UP

9913

CETER

Ceter.

ACE

9914

Planta de Emulsiones

Planta de Emulsiones.

UP

9918

BET

BET.

UP

9919

Venta a Trabajadores y Estudiantes

Instituto.

UP

9921

Círculo de Cumplidores

Circulo de Cumplidores.

UP

9926

CETA

Ceta.

ACE

9927

CREA

Crea.

ACE

9928

Edificio Multifamiliar

Edificio Multifamiliar.

UP

9929

UCI (Edif. 200)

   

9966

Fondo de Desarrollo

Ceta.

ACE

9967

MES

Mes.

 

9999

Almacenes

A.T.M.

 

 

Anexo 4 Indicadores de Resultados y Eficiencia.

INDICADOR

UM

VALOR PLAN

Indicadores de resultados

Matrícula

UNO

650

Graduados

UNO

54

Indicadores de calidad y eficiencia

Promoción

Total

%

84.40

1er año

%

75.40

2do año

%

81.20

3er año

%

86.50

4to año

%

94.50

5to año

%

98.20

Eficiencia vertical

%

49.15

Cantidad de bajas

UNO

15

Estudiantes participando en investigaciones

%

35.5

Estudiantes con trabajos en eventos

%

25

Premios estudiantiles en la CUJAE

UNO

12

Premios nacionales estudiantiles

UNO

8

Premios internacionales estudiantiles

UNO

1

Costo / estudiante (a nivel de facultad)

Pesos / estud.

751.48

Anexo 5 Distribución del Presupuesto por Actividades.

Distribución Del Presupuesto Por Actividades.

Cifra Directiva.

2004 (MP)

Administradores del presupuesto

Actividad de movimiento de aficionados

40.0

Ext. Universitaria

Actividades de ciencia y técnica

50.0

Vripg

Actividad de graduación(teatro y facultades)

30.0

Ext. Universitaria

Actividades centrales

20.0

Rectorado

Actividades de estimulo a estudiantes

85.0

Vreu

Actividades de estímulos a trabajadores

50.0

Dcrh

Actividades de extensión universitaria

100.0

Ext. Universitaria

Actividades deportivas

10.0

Cultura física

Actividades recreativas de estudiantes

50.0

Vreu

Aseguramiento de actividades. Políticas de estudiantes.

20.0

Agua

1100.0

Serv. Generales

Alimentos para becados

2713.2

Dir. Economía

Anuncios y vallas

8.0

Dir. Economía

Autos vinc.(compensados) mtto

10.0

Dir. Economía

Combustible y lubricantes

188.0

Transporte

Dinero de bolsillo a extranjeros

10.0

Relaciones Internacionales.

Electricidad

528.2

Mantenimiento

Estipendio estudiantil

2423.5

Dir. Economía

Estipendio trabajadores

122.0

Dcrh

Financiamiento de servicios generales (excepto. Áreas verdes)

0.0

Dir. Economía

Gastos bancarios

176.6

Dir. Economía

Gastos diversos

640.0

Dir. Economía

Impresiones centrales

5.0

Rectorado

Impuestos ,tasas y primas de seguro

15.6

Transporte

Inspección técnica de vehículos

3.0

Transporte

Insumos

4.0

Dir. Economía

Licencia Operativa

2.0

Transporte

Mantenimiento Áreas Deportivas

10.0

Cultura física

Mtto de áreas verdes(subcontratación)

1800.0

Serv. Generales

Materiales doc. Básicos (lápiz, papel, otros materiales d.)

114.8

Dir. Economía

Mtto ligero (subcontratación incluye get)

250.0

Mantenimiento

Pagos de tramites legales

50.0

Dir. Economía

 

 

Distribución Del Presupuesto Por Actividades.

Cifra Directiva.

2004 (MP)

Administradores del presupuesto

Productos p/ protección e higiene del trabajo

7.0

Dcrh

Producción

5.0

Director del Área

Recogida de basura

7.0

Serv. Generales

Reparación de vehículos

30.0

Transporte

Reparación y mtto constructivo (110253).

400.0

Dir. Inversiones

Reuniones de comisiones de carrera

0.0

Vrd

Reuniones de tribunales de doctorado

0.0

Vripg

Seguridad social a corto plazo

170.0

Dcrh

Seguridad social a largo plazo

1000.5

Dcrh

Seguro de Vehículos

1.5

Dir. Economía

Servicio correo oficial

10.0

Serv. Generales

Servicio de transporte

10.0

Dir. Economía

Servicios propios de mtto y reparación + aranceles

363

Mantenimiento

Suscripciones

10.0

Dict

Telefonía

335.0

Serv. Generales

Vestuario y lencería

30.0

Residencia Estudiantil.

Viáticos

30.0

Dir. Economía

Contravalor

Vigilancia y protección (subcontratación)

290.0

Prot. Física

Subtotal para otros gastos

13327.9

Subtotal salario, adiestrados y decreto 91

8624.0

Dcrh

Total presupuesto

21951.9

De ello:

Adiestrados

250.0

Decreto 91

12.0

Salario

8362

Total salario, adiestrados y decreto 91

8624.0

Planificación y Estadística 1ro de marzo 2004

 

Anexo 6 Diseño del subsistema de administración financiera.

Descripción de procesos

Código

03101

Proceso

Gestión de Pagos

Responsable

Director de Economía.

Participantes

Jefe de Finanzas.

Clientes

Áreas.

I- Misión

Garantizar el aseguramiento de las compras de mercancías y servicios mediante la emisión de documentos de pago, manteniendo actualizada la disponibilidad financiera del centro según los planes, normas e indicaciones establecidas, ejerciendo el debido control sobre el uso de los recursos financieros.

II- Resultados a obtener

  • Emisión de cheques y otros instrumentos de pago.
  • Expedientes de cada uno de los pagos.
  • Ejecución de transferencias bancarias.

III- Funciones

0310101 – Se realiza la solicitud de pago correspondiente a la compra de productos

o servicios.

0310102 – Se aprueba y confecciona el instrumento de pago.

0310103 – Compra de MLC.

0310104 – Se actualiza el registro de los documentos de pago emitidos por el

instituto.

0310105 – Se otorga al área solicitante la posibilidad de efectuar el pago.

0310106 – Se efectúa el pago por el producto o servicio adquirido.

0310107 – Se entrega la documentación de la compra a ATM.

0310108 – Se elabora y entrega el expediente de Pago a Contabilidad.

0310109 – Se elabora el informe de cheques cancelados.

0310110 – Se comunica la situación al Banco y al proveedor.

0310111 – Se confecciona el informe de Pagos revertidos.

0310112 – Se confecciona un expediente de pago.

0310113 – Se le comunica la suspensión del pago al Jefe de Área.

IV- Relación de actividades del proceso

Código

Actividad

0310101

Solicitud del área.

0310102

Aprobación y confección de instrumento de pago.

0310103

Compra de MLC

0310104

Registro de instrumento de pago.

0310105

Entrega de los cheques a las áreas.

0310106

Ejecución del pago.

0310107

Entrega de la documentación de la compra.

0310108

Completamiento y entrega de liquidación a contabilidad.

0310109

Cancelación de cheques.

0310110

Pérdida de Cheque.

0310111

Anulación de Pagos.

0310112

Expediente de Pago

0310113

Suspensión de trámites de pago.

V- Descripción del procedimiento

Código

0310101

Actividad

Solicitud del área.

Proceso

Gestión de Pago.

Responsable

Jefe de Área.

Participantes

Jefe de Área, administrador de Área, Especialista de Finanzas.

A través del Modelo de Solicitud el Jefe de Área formulará la solicitud correspondiente a la compra de productos o servicios.

A la Solicitud de Pago deberá adjuntarse:

  • Para Pago Anticipado: Prefactura emitida por el proveedor debidamente firmada y acuñada.
  • Para una Compra a Crédito: Copia de la factura debidamente firmada por ATM como constancia de que se entregó toda la documentación para realizar la recepción.
  • Para Pago a Débito: Prefactura y copia del contrato firmado por el Director de Economía.

Si la compra es de materiales, componentes o servicios destinados a la reparación, mantenimiento o modernización de inmuebles o equipos, la Solicitud debe estar aprobada por la Dirección de Mantenimiento reflejando el correspondiente número de Orden de Trabajo.

Si la compra es de materiales, componentes o servicios destinados a la reparación, mantenimiento o modernización de equipos de transporte, la Solicitud debe estar aprobada por la Dirección de Transporte reflejando el correspondiente número de Orden de Trabajo.

Si la compra de productos o servicios está destinada a una inversión la Solicitud de Pago debe estar aprobada por la Dirección de Inversiones reflejando el correspondiente objeto de obra, lo cual será verificado con relación a los que aparecen inscriptos en el plan y cuentan con autorización de ejecución.

La solicitud será entregada por el Jefe de Área o su administrador en el grupo de finanzas y será aceptada solo si tiene completada toda la información que especifica el correspondiente modelo.

La prefactura adjuntada a la Solicitud de Pago deberá tener no más de tres días desde la fecha de emisión y debe comprobarse que el plazo de validez establecido por el proveedor no venza en el plazo establecido para la entrega del cheque.

Código

0310102

Actividad

Aprobación y confección de instrumento de pago.

Proceso

Gestión de Pago.

Responsable

Jefe de Finanzas.

Participantes

Jefe de Finanzas.

Las Solicitudes serán analizadas por el especialista de Finanzas y las aprobará de acuerdo a:

  • Si el Área correspondiente tiene saldo disponible para cubrir el importe de la Solicitud (Moneda Nacional y Divisa). (El saldo disponible es el saldo existente menos los pagos comprometidos).
  • Si el importe y destino solicitado corresponde con los presupuestos aprobados por actividades, Áreas y conceptos.
  • Si cumple con las normas existentes del MES, otros organismos y del Instituto.
  • Si tiene la aprobación del área responsable de administrar el correspondiente presupuesto o que controla las Órdenes de Trabajo en caso que sea con destino a la reparación, mantenimiento, modernización o inversión. (Direcciones de Mantenimiento, Transporte o Inversiones).
  • Si se aprueba la solicitud el Especialista debe escribir en la misma la correspondiente clasificación del Pago y el Centro de Costo a que corresponde.
  • Si el instrumento de pago es en CUC, se continúa con el procedimiento.
  • Si el instrumento de pago es en USD, se debe hacer la compra de la Divisa

Código

0310103

Actividad

Compra de moneda Extranjera

Proceso

Gestión de Pago.

Responsable

Jefe de Finanzas.

Participantes

Jefe de Finanzas, especialista de Finanzas.

Luego de haber determinado si el instrumento de pago a emitir era en USD, se procede a la confección de la planilla para la compra de la moneda MLC. La cual luego de ser elaborada es depositada en el Banco para la confección del Cheque de Gerencia por parte de ellos. Posteriormente de haber transcurrido el tiempo establecido, se procede a la recogida de este cheque en el banco, el cual será trasladado hasta el Departamento de Finanzas en el Instituto.

Código

0310104

Actividad

Registro de instrumento de pago.

Proceso

Gestión de Pago.

Responsable

Jefe de Finanzas.

Participantes

Jefe de Finanzas.

Después de confeccionados los instrumentos de pago se registran en:

  • Libro de registro de cheques.
  • Sistema presupuestario.
  • Sistema de finanzas.

Según corresponda.

Código

0310105

Actividad

Entrega de los cheques a las áreas

Proceso

Gestión de Pago.

Responsable

Jefe de Finanzas.

Participantes

Administradores de Áreas, Especialista de Finanzas

Los administradores de área deben recoger el cheque en el grupo de finanzas en las 72 horas siguientes a su elaboración.

Transcurridos 10 días posteriores a la confección del mismo, este se cancela si no ha sido recogido.

Al entregar el cheque se debe firmar el Libro de Registro de Cheques, reteniendo el Grupo de Finanzas los documentos presentados junto con la Solicitud de Pago.

Junto con el cheque entregado, el Grupo de finanzas debe entregar el correspondiente Acuse de Recibo.

 

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