Control interno con metodologia PMI para el ISTIM – Municipio Pasto

Introducción

La necesidad de volver eficientes y eficaces a las instituciones del estado hizo que la administración pública en general volviera su mirada hacia las teorías administrativas modernas que se está imponiendo en este siglo, entre ellas los controles que se deben tener en toda organización. Estas teorías se fundamentan en las llamadas reformas empresariales e institucionales implementadas por los administrativos teóricos japoneses quienes fundamentan la productividad en el mejoramiento continuo y permanente de cada elemento humano en el conjunto empresarial.

Control Interno es la base sobre cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable.

En la perspectiva que aquí se adoptan, podemos afirmar que una institución que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas e incluso podría llevar al mismo a una crisis.

Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que estos controles permiten definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas.

El Control Interno consiste en que cada individuo debe estarse auto evaluando cada minuto de su trabajo.

Para lograr su objetivo primordial que es el de hacer que las instituciones cumplan con su Misión, Visión y objetivos sin desviar sus recursos, el Estado a través de la constitución de 1991 en sus artículos 209 y 269 obliga a crear un control interno en cada organismo.

Otra herramienta que se deriva del Control Interno es el control de gestión el cual corresponde a un instrumento de gerencia, desarrollado para atender el enorme tamaño de la empresa actual, la complejidad de sus operaciones, el mayor volumen de amenazas y problemas.

El congreso de la república mediante la ley 87/93 reglamento los artículos constitucionales y obligo a crear en todos los entes públicos el sistema de control interno.

Aspectos teóricos

1.1 TITULO

Diseño e implementación de un sistema de control interno con metodología PMI para la Institución educativa INSTITUTO EDUCATIVO TÉCNICO INDUSTRIAL MUNICIPAL. ITSIM. Municipio pasto Departamento de Nariño.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

• Descripción:

Se ha podido detectar la ausencia de un Sistema de Control Interno dentro del Instituto Educativo Técnico Industrial Municipal ITSIM , que además de ser de obligatorio cumplimiento según la ley 87 de 1993 y ley 715 de 2001, entre otras, ha venido causando serios inconvenientes en el proceso de gestión, en el área financiera, contable, administrativa de la Institución debido a que los procesos no están debidamente definidos, causando ineficiencia e ineficacia en la gestión y utilización de recursos.

La institución al comprometer el interés y patrimonio que no son de ella si no que pertenecen al estado, el servidor público como encargado de su administración puede incurrir en errores por motivo de la falta de experiencia o negligencia al aplicar la norma correspondiente que puede perjudicar tanto al patrimonio público como a terceros.

No se encuentra una información detallada sobre las funciones del control interno en el Instituto Educativo Técnico Industrial Municipal ITSIM dando lugar a una generalización en los procesos y el desconocimiento de la dinámica por parte de los funcionarios, esto conlleva a no tener un comparativo entre lo planeado y lo ejecutado por la institución al no aprovechar las herramientas que el estado a brindado para optimizar los recursos que este le asigna periódicamente.

El Instituto al desconocer la dinámica sobre el control interno realiza procesos y procedimientos de una forma inadecuada en cada área, lo cual con lleva a tergiversar el proceso lógico de la información.

Por eso una alternativa para superar este posible inconveniente es crear un proceso a través del cual las actividades de una organización se adapten a un plan de acción deseado que se acople a la misión, visión, propósitos y objetivos de la institución.

1.2.2 Formulación del Problema

Que tan eficiente y eficaz se volviera la institución al diseñar e implementar un sistema de control interno con metodología PMI que optimice los recursos y agilice los procesos?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 GENERAL.

Diseñar e implementar un sistema de control interno con metodología PMI para la INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICO INDUSTRIAL MUNICIPAL ITSIM. Municipio Pasto Departamento de Nariño.

1.3.2 ESPECIFICOS.

Identificar los diferentes procesos que se llevan a cabo en la Institución Educativa dentro de su normal funcionamiento.

Diagnosticar en qué estado se encuentra los procesos de gestión, en el área financiera, contable, administrativa de la Institución.

Analizar la organización estructural que posee la institución, para establecer el orden jerárquico que existe dentro de los funcionarios que laboran en el instituto.

Establecer y analizar la eficiencia y eficacia de los diferentes procesos que se llevan a cabo en el instituto así como también la normatividad que tiene implantada en todos los estos.

Diseñar e implementar un Sistema de Control Interno dentro del instituto.

• JUTIFICACION

La ley 87 de 1993 y la ley 715 de 2.001 establece que los organismos y entidades públicas deben implantar de carácter obligatorio un sistema de Control interno y autocontrol que les permita alcanzar la eficiencia y eficacia dentro de los diferentes procesos que se lleven a cabo en el marco de sus labores normales.

La implantación de un Sistema de Control interno dentro de las instituciones de carácter oficial ha contribuido a la modernización de las mismas, trayendo consigo una eficaz y eficiente prestación de servicios, y funcionamiento haciéndolas más competitivas.

Un sistema de control Interno permite dentro de las instituciones asegurar los proceso de gestión, en las diferentes áreas y que estas sean más eficientes y eficaces, permitiendo a la dirección una mejor planeación de las actividades y el cumplimiento del cronograma.

El Instituto Educativo Técnico Industrial Municipal ITSIM de la ciudad de San Juan de Pasto, catalogado como una de las mejores Instituciones educativas de carácter técnico del sur occidente de Colombia, en búsqueda de la excelencia , no puede ser ausente en la implantación de un Sistema de Control Interno para estar a la vanguardia de las mejores instituciones que van en búsqueda de la eficiencia y la eficacia dentro de los sistemas de información requisito fundamental de la ley 715 de 2001 que establece entre otros el mejoramiento continuo de las instituciones educativas de Colombia, e implantación de indicadores de gestión.

La nueva normatividad de la ley 715 del 2001 regula el presupuesto y conduce a la necesidad que el gasto público no sea solo legal, sino que también ejecutado dentro de sanos criterios de planeación y de un adecuado sentido de racionalización. optimice los recursos y agilice los procesos.

El enfoque de control interno ya no debe limitarse a vigilar la legalidad y exactitud de las operaciones, debe buscar un fin más amplio y adecuado a los cambios que se realizan en el área administrativa, en lo presupuestal y en todos los conceptos del estado moderno, en el sentido de que debe analizarse también la utilidad de la inversión y obtención de los resultados previstos.

El colegio al diseñar, en primera instancia, el control interno estaría propiciando el desarrollo armónico y coherente de la gestión mediante un conjunto de normas, métodos y medidas coordinadas que adopte, con el propósito de salvaguardar sus recursos, racionalizar el uso de los mismos mediante procedimientos, procesos, y etapas de control, y promover así la eficiencia y eficacia operativa, el mejoramiento continuo y estimular la adhesión a las políticas prescritas por la dirección de la entidad. 

1.5. REVISION BILIOGRÁFICA -MARCO DE REFERENCIA

1.5.1. MARCO TEORICO

"El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policiaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.

La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa.El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa."[1]

El control interno ha sido declarado durante las últimas cinco décadas como fundamental e indispensable en las entidades públicas y privadas, este reconocimiento surgió con el crecimiento de la envergadura de las empresas y el volumen de las operaciones que casi imposibilito la revisión detenida de cada transacción financiera, debido al costo elevado que esta representaba. Se descubrió que en circunstancias normales casi nunca es necesario examinar todas las transacciones y que el costo de tal examen detenido casi siempre representaba más gastos que aquellos beneficios obtenidos.

En los últimos años se ha profundizado el conocimiento y entendimiento del control interno, en gran parte por el desarrollo de la información y la nueva tecnología del control de sistemas de procesamiento de datos. Los conceptos de control interno actualmente están en un proceso de desarrollo dinámico. En el sector público, sobre todo en países en vías de desarrollo, los conceptos de control interno y auditoria profesional recién han empezado a despertar interés.

Esto puede haberse presentado debido al crecimiento tanto como en envergadura como en volumen de transacciones y operaciones en la década de los 70 y 80 y debido a que el sector público, sobre todo el latinoamericano, no acepta la implantación de reformas y cambio, aun aquellos considerados obvios e indispensables a la administración moderna eficaz.

Según Jorge Alirio Charry.

"El cambio ha encontrado resistencia en la administración, por cuanto la realidad de los sistemas políticos ha demostrado que la racionalidad técnica y racionalidad política, que se basa en la concertación y la negociación tienden ha articularse en función de unos intereses y objetivos determinados por los grupos dirigentes "[2]

Además en el sector público de muchos países tradicionalmente se ha confiado, de manera exclusiva, en el control externo afectado por los organismos de control y otros organismos centrales, resistiendo delegar las funciones administrativas a los titulares o administradores de las empresas públicas.

Muchos de estos requisitos inflexibles y anti gerenciales dieron impulso al establecimiento de entidades descentralizadas y autónomas, precisamente para facilitar la creación de una administración moderna.

Para el instituto latinoamericano de ciencias fiscalizadoras, El énfasis en la gerencia moderna y efectiva es considerada urgente debido al crecimiento del sector público, al aumento en el costo de la mano de obra y a la determinación de que muchos de los mecanismos externos del control previo realmente no lograran el control y más bien aumentaran el descontrol .[3];

En base a lo anterior se ha presentado un lógico aumento de interés del sector publico de muchos países en el Control Interno y la auditoria Profesional como los únicos mecanismos prácticos y efectivos conocidos en la actualidad, que realmente permiten el control sobre los recursos del estado.

Además, la aplicación de un sistema de control Interno está inmerso en el sistema Nacional de Control Interno, sobre todo en lo relacionado con los procesos para el manejo de recursos, bienes y sistemas de información, a efectos de garantizar que las entidades publicas o sometidas a la vigilancia registren sus transacciones en forma exacta, veraz y oportuna de tal manera que permita emitir los informes contables que faciliten la gestión y contribuyan a lograr los objetivos propuestos por estas.

El principal producto del sistema de Control Interno es la garantía a la comunidad y a las instituciones a quienes la empresa presta servicios, de que están recibiendo estos con la máxima calidad.

Adicionalmente el sistema de control interno evalúa permanentemente la gestión de la empresa y al mismo tiempo garantizar por medio de los subsistemas de control preventivo y ejecutivo que todas las funciones se están desarrollando con lo planeado.

El control interno para cumplir con sus objetivos, en las siguientes categorías.

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Tendrá que incluir en su estudio los siguientes componentes.

Ambiente de control.

El ambiente de control da el tono de una organización influenciada por la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionándole disciplina y estructura.

Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de la institución.

Valoración de riesgo

Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes internas y externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgo es el establecimiento de objetivos constituyéndose una base para determinar como se deben administrar los riesgos.

Actividad de control.

Estas son políticas y procedimientos que ayudan ha establecer pautas para cumplir la misión y visión de la institución, ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar a la entidad hacia la consecución de los objetivos disminuyendo los riesgos. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización en todos los niveles y en todas las funciones, incluyen un rango de actividades diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de desempeño operacional.

Información y comunicación

Debe identificarse, capturarse y comunicarse la información pertinente en una forma y en un tiempo que les permitan a los empleados cumplir con sus responsabilidades, los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento que hace posible operar y controlar la empresa.

Monitoreo

Los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo, es realizado por medio de actividades de monitoreo que se está moviendo continuamente hacia delante. El monitoreo ocurre en el curso de las operaciones, incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones.

Al empezar a elaborar este trabajo se quiere en primera instancia revisar si la institución posee o por lo contrario carece de los ELEMENTOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO es decir las líneas de autoridad de responsabilidad y esquemas de delegación definidos, si posee manuales los cuales le permitan a la institución establecer una serie de indicadores para evaluar la gestión administrativa, que clase de políticas, criterios y disposiciones legales posee la institución, con que clase de recurso humano cuenta el colegio así como también si cuenta con trabajadores hábiles, capaces honestos, y la forma como son seleccionados.

Para poder realizar un trabajo objetivo se debe utilizar como principal herramienta la planeación estratégica, proteger todos los bienes y recursos que posee la institución con una administración que elimine riesgos mediante " medidas de seguridad que protejan la Institución y sus objetivos como núcleo de una sociedad, garantizar al estado la buena distribución y aprovechamiento de su recursos mediante la eficiencia (máxima utilización de los recursos) y la eficacia ( logro de objetivos propuestos), proporcionar información oportuna, razonable y confiable a quien la necesite en su momento . basado siempre en LA IGUALDAD, MORALIDAD, EFICIENCIA, ECONOMIA, IMPARCIALIDAD y otros principios éticos del profesional encargado del área, y del responsable del control interno es decir la rectora de la institución.

El siguiente paso esta basado en la elaboración de un DIAGNOSTICO, que permita obtener suficientes elementos de juicio, para tomar decisiones sólidas y objetivas en el proceso de implementación del control interno en las diferentes dependencias de colegio.

Para hacer mejor uso del control de gestión y establecer programas de mejoramientos del desempeño es necesario comprender muy bien lo que ocurre y el por qué de lo que pasa dentro del colegio.

El control de gestión está basado por el principio de estabilidad frente a la innovación tecnológica, es decir, tecnificar los procesos día a día, en el principio de la información perfecta, en la eficiencia productiva, pero lo realmente importante al medir una actividad es saber con que cuenta la institución en la parte física y humana para así saber Que medir? Donde medir?, Cuando medir? , Contra que medir?.

Como todo gran proyecto hay varias limitaciones, las del control interno son.

Ofrece solamente una seguridad razonable; es decir, no garantiza la totalidad del cumplimiento de los objetivos de una organización.

Son dinámicos por lo cual requieren de un monitoreo y seguimiento permanente con el fin de que los mecanismos de control no pierdan vigencia, nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos, El costo está ligado al beneficio que proporciona, la Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección, Se puede presentar error humano por mal entendido, descuidos o fatiga, Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.

Al final de este proyecto el INSTITUTO EDUCATIVO TECNICO INDUSTRIAL MUNICIPAL. ITSIM tendrá una muy buena capacidad de reacción ante las contingencias, podrá optimizar el uso de todos los recursos disponibles, administrar con base en rendimientos, prever situaciones críticas o inesperadas, e integrar mediante la participación dinámica a los trabajadores en el desarrollo gerencial, aprovechando sus capacidades creativas para el logro de los objetivos de la institución.

En trabajos de grado anteriores sus autores llegaron a varias conclusiones entre ellas están.

"El control interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad."[4]

"Que el control interno en los últimos tiempos a adquirido una gran importancia, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho necesario que los miembros de los consejos de administración asumieran de forma efectiva, unas responsabilidades que hasta ahora se habían dejado en manos de las propias organizaciones de las empresas. Por eso es necesario que la administración tenga claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación. El control interno no tiene el mismo significado para todas las personas, lo cual causa confusión entre empresarios y profesionales, legisladores, etc. En consecuencia, se originan problemas de comunicación y diversidad de expectativas, lo cual da origen a problemas dentro de las empresas.[5]

1.5.2 MARCO CONCEPTUAL

ACCIONES CORRECTIVAS Actividades que se establecen con el fin de eliminar la causa de una conformidad presentada.

ACCIONES PREVENTIVAS. Actividades que deben formularse para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

CONTROL. Es toda acción mecanismo o instrumento dirigido a evitar, detectar o corregir cualquier acción que pueda afectar el cumplimiento de un objetivo, existen varios tipos de control. El control es un proceso administrativo el cual permite verificar que se cumpla la misión institucional, las políticas, objetivos y sumiste información para el proceso de planeación.

Las teorías clásicas de la administración y los enfoques modernos que involucran alta tecnología conciben el control como una actividad intrínseca de la administración, ya sea como parte del proceso administrativo o como principio inmerso en toda actividad.

CONTROL INTERNO. "Es la acción de VER, OBSERVAR y EVALUAR todos y cada uno de los procedimientos utilizados para ejercer cada una de las funciones y realizar cada una de las tareas propias del trabajo, en relación con los objetivos propuestos"[6]

COTROL DE CALIDAD. Grado de satisfacción de la comunidad por los bienes y servicios que le prestan.

CONTROL DE GESTION. (Art. 12 Ley 42/93). Es el examen de la eficiencia y eficacia en las entidades de la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de sus actividades.

CUESTIONARIOS. Conjunto de preguntas que guardan concordancia con los mecanismos de control interno y buscan establecer el grado de cumplimiento.

DIAGNOSTICO. Resultado del análisis de las variables de una investigación realizada a las diferentes áreas de la organización.

DISEÑO DE CONTROL INTERNO. Es la estructuración de los controles y del sistema integrado por el conjunto de estos, de tal forma que el proceso administrativo de la organización para la cual se establece involucre una permanente ejecución y evaluación de los controles, mediante metodologías aplicadas por los funcionarios responsables de los procesos de manera inherente a la planeación, la organización, la dirección, la ejecución y el control, garantizando la instalación y funcionamiento de controles preventivos, detectivos y correctivos como aporte esencial para facilitar el cumplimiento de la misión de entidad.

EFICACIA. Es el grado en que las Empresas publicas encargadas de la produccion de bienes o servicios, logran las metas que sus organismos de direccion les definen para un periodo determinado en términos de calidad, cantidad y oprtunidad, asi como la relacion que estas guardan con sus objetivos.

Al interior de la organización se deben desarrollar los mecanismos de medicion para cada una de sus areas de resultado, de modo que se logre el cumplimiento de las metas corporativas.

EFICIENCIA. Se entiende la eficiencia como el costo mínimo con que las entidades públicas encargadas de producción de bienes y servicios, alcanzan sus objetivos y resultados. Dentro del costo necesariamente están representados todos los elementos o insumos que forman parte de la producción de los bienes o servicios de cada entidad. Su medición se fundamenta en la relación del volumen de producción frente al volumen de insumos utilizados.

FUNCION. Cada una de las responsabilidades inherentes al cargo que debe cumplir el servidor público para el cabal cumplimiento de su misión. Acción y ejercicio de un empleo, facultad u oficio.

GESTION. Proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en el intervienen. Diligencia que conduce al logro o satisfacción de un deseo.

INDICADOR. Valor matemático que expresa relación entre volumen de producción en un proceso económico y la cantidad de insumos que intervienen en ella. Expresa relación de causa-efecto y por ello es elemento fundamental para la toma de decisiones.

LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Esla encargada de evaluar en forma independiente todos estos elementos que componen el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo, lo mismo que acompañar y asesorar a todas las dependencias de la organización en la implementación y aplicación de mecanismos, técnicas y estrategias idóneas para realizar el control interno e igualmente fomentar la cultura de autocontrol

MANUAL. Documento o cartilla que contiene las nociones básicas de un arte o ciencia y su forma correcta de aplicación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Documento básico que se describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos flujo de operación, controles, políticas y normatividad aplicable en cada caso particular.

MANUAL DE FUNCIONES. Lo comprenden las actividades relacionadas en una organización. En este sentido, es necesario para el logro de una buena organización que los deberes especifiquen en forma clara y cuidadosa. Por ello la división en el primer nivel jerárquico, es casi siempre funcional. Para hacer la división de funciones mas adecuada se debe partir de los objetivos y planes aprobados. Un aspecto en la Organización es la determinación de departamentos, lo cual indica un área o división definida de una Asociación sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades o acciones coordinadas que le corresponde realizar.

PROCESO: Es cualquier actividad o grupo de actividades que emplea un insumo, se le agrega valor a este y suministra finalmente un bien o servicio a un cliente interno o externo.

PROCEDIMIENTO: Muestra pasó a paso, como realizar las actividades fijadas o trazadas por las políticas, o modo prescrito de ejecutar un trabajo para alcanzar un objetivo restablecido.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Es una herramienta de auto evaluación y autocontrol que permite monitorear en tiempo real el quehacer organizacional y comparar los resultados alcanzados en relación con lo programado y así determinar las posibles desviaciones, a fin de promover acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y facilitar alcanzar las metas previamente definidas en el desarrollo de la misión institucional; por otro lado, permite que cada servidor público a través de diferentes herramientas ejerza autocontrol sobre los procesos o funciones que se le han asignado.

1.5.3 MARCO ESPACIAL

El Instituto Educativo Técnico Industrial Pasto antes Instituto Técnico Superior Industrial Nacional Pasto es una institución formada por los padres salesianos hace 60 años esta ubicado en la Ciudad de pasto, en el barrio La Aurora en la dirección Carrera 27 No 4-35, es una institución dotada de una muy grande planta física la cual a lo largo de 60 años le ha dado albergue ha los jóvenes de muchas familias Nariñenses, graduándolos de bachilleres en 5 áreas técnicas en las cuales se han caracterizado y sobresalido en la ciudad, estas áreas técnicas antes mencionadas son Mecánica automotriz, mecánica industrial, electricidad, dibujo técnico, y ebanistería, en el momento ha podido ampliar sus servicios hacia la educación primaria y también aspira ser líder como lo ha logrado ser con la educación secundaria.

La ubicación de la institución es estratégica ya que colinda con el club CRESEMILLAS uno de los más importantes de Pasto, también con el colegio NORMAL, estos a un costado de la avenida mas importante de Colombia y Sudamérica la PANAMERICANA.

1.5.4 MARCO TEMPORAL

Esta investigación o monografía se realizara desde el 01 de Abril de 2013 momento en el cual decidimos emprender este reto de dejar al ITSIM con un sistema de control interno bien establecido. Es nuestro deseo terminar este estudio el día 1 d junio de 2013, y cumplir con el grupo de investigación de la universidad Remington programa de Especialización en Revisoría Fiscal y Contraloría.

1.5.5 MARCO LEGAL

Existen principios que rigen y orientan el funcionamiento del control interno expresados desde la misma constitución, normas y directrices que orientan la Misión de la entidad se encuentran en leyes y decretos que desarrollan esos principios. Así mismo están orientados por circulares y resoluciones de la contaduría general de la nación y consejo asesor del Gobierno Nacional.

En materia de Control Interno se orienta por las instituciones y normas que se tienen en las entidades de orden nacional y territorial adicionalmente por los acuerdo de Juntas Directivas y resoluciones de la dirección ejecutiva. el reglamento interno de trabajo las normas funcionales y técnicas propias del servicio las cuales se encuentran expresadas en manuales de funciones complementan la reglamentación hacia el interior de la organización. En cuanto a la reglamentación externa se precisa la siguiente reglamentación.

La constitución política de Colombia realizada en el año 91 trajo consigo conceptos de modernización de administración pública e impone la necesidad de un estado que ponga todos sus esfuerzos recursos hacia realizaciones sociales definitivas y profundas con suficiente solvencia para interpretar a cabalidad las expectativas de interés general y de hacer presencia efectiva dentro del ámbito de la realidad cotidiana nacional. El establecimiento o implementación de un adecuado sistema de Control Interno se constituye entonces en un paso fundamental dentro del proceso político administrativo tendiente a modernizar al estado el marco normativo se fundamenta en los siguientes artículos de la constitución y leyes reglamentarias.

ARTÍCULO 209- En este articulo se contempla que el control fiscal deberá velar por adecuado cumplimiento de los fines del estado y por tal razón la administración publica en todos sus ordenes tendrá que tener un control interno conforme lo señala la ley.

ARTICULO 267- Determina que el control fiscal estará a cargo de la contraloría general de la República y se realizara sobre la gestión fiscal de las entidades que manejan fondos o bienes del estado.

ARTICULO 269- En este se estipula la obligación que tienen las entidades del estado de señalar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.

LEY 42 de 1993- Hace referencia a la organización del sistema de control fiscal y los organismos que lo ejercen, en su ARTICULO 18 se determina que la Contraloría General de la República deberá analizar y evaluar los sistemas de control de las entidades a fin de establecer la calidad y niveles de confianza que se tenga para medir la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos.

DECRETO Nº 1537 DE 2001 – Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

LEY 87 de 1993- En ella se define claramente el Control Interno con sus objetivos, características, elementos y funciones de la oficina de Control Interno y los informes que deberán presentar los funcionarios de esta dependencia, los cuales tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales que lo regirán.

LEY 715 deL 2001 Esta ley regula el presupuesto y conduce a la necesidad que el gasto público no sea solo legal, si no que también ejecutado dentro de sanos criterios de planeación y de un adecuado sentido de racionalización. que optimice los recursos y agilice los procesos, y se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencia de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (acto legislativo 01del 2001) de la constitución política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de servicios de educación y salud, entre otras.

Ley 716 del 2001 –Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.

DECRETO 2145 DE 1999 – Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones.

Resolución No: 644 del 2003 – Por la cual se regula el procedimiento para la designación de los jefes de la Unidad u Oficina de Coordinación de Control Interno o de quien haga sus veces de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Decreto 1537 del 2001. Menciona los elementos técnicos y administrativos que fortalecen el sistema de Control Interno en las entidades y organismos del estado para el desarrollo racional de su gestión. Toma como base la identificación de los procesos permanentemente e interactivo entre la administración y la oficina de control interno, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenazas para la consecución de los objetivos institucionales, así como determinar acciones de control.

Aspectos metodológicos

6.1 Tipo y línea de investigación

6.1.1 Paradigma: Método a utilizar será el CUALITATIVO. Metodología PMI

6.1.2Enfoque: Empírico Analítico

6.1.3 Tipo:

Exploratorio que es el empleo de varias técnicas de investigación para determinar grado de dificultad que la institución tiene en la elaboración de los diferentes procesos y así poder dictaminar un diagnostico acertado de la forma como está funcionando el colegio.

Explicativa. Por medio esta técnica justificaremos palabras y acciones realizadas en la investigación para hacer comprender y conocer a los interesados en el proyecto las bondades del mismo.

Propuesta. Una vez explicados los dos métodos anteriores manifestaremos con razones la importancia del control interno para inducirles a los directivos de la institución a adoptarla.

Aplicativo: Daremos las bases y primeras instancias para que el instituto técnico superior industrial nacional implemente el control interno.

6.1.4 LINEA DE INVESTIGACIÓN

Desarrollo empresarial e industrial, elaborar un sistema de organización, revisión, control y evaluación de la gestión administrativa, aplicando la metodología PMI .

• Población de Estudio

La fuente de información en esta investigación será El Instituto Educativo Técnico Industrial Municipal ITSIM ubicado en la ciudad de pasto departamento de Nariño Barrio la Aurora. Para cerciorarnos de la veracidad de la información que ahí vamos a encontrar utilizaremos al personal que en dicha institución labora, o que esta directa o indirectamente relacionada con esta.

6.2.1 UNIVERSO: En esta investigación el universo se limita a ser finito, ya que evaluaremos solo al personal administrativo del Instituto Educativo Técnico Industrial Pasto.

6.2.2 MUESTRA: Para determinar la muestra de estudio se ha determinado reducir el universo a una muestra de la población la cual la determinamos con la siguiente formula .

6.3 FUENTE Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACIÓN

6.3.1 TECNICAS: Para el desarrollo de esta investigación utilizaremos varias técnicas, con el fin de incrementar la confiabilidad de la información que se obtendra.

Técnicas Directas: La encuesta va ha ser la principal fuente de información para el desarrollo de nuestra investigación, por ser esta un sondeo en la opinión de los empleados para indagar su juicio o parecer sobre le funcionamiento adecuado del colegio.

Técnicas Indirectas: Como técnicas derivadas de la encuesta utilizaremos la entrevista, Esta técnica se empleará para conseguir informaciones necesarias que sirvan de aval para el buen desempeño de nuestro trabajo de investigación. y la observación directa de los documentos necesarios en el diseño de un sistema de control interno.

6.3.2. FUENTES: Las fuentes de información de nuestro de trabajo serán las resultantes del empleo de las técnicas, ya mencionadas, entre otras.

Fuentes Primarias:

ENCUESTA: La principal información para el desarrollo de nuestro tema de investigación será el resultado de las encuestas, por ser estas la técnica directa de recolección de información.

Fuentes Secundarias:

Dispondremos de varias fuentes las cuales tienes como principal característica tener el aval de personas y entes reconocidos, los cuales aseguran que la información ahí reflejada es verdadera y no tiene necesidad de corrección alguna, se reconocerá siempre los aportes de otros autores que en los Texto, Revistas técnicas, Boletines, Internet, tesis y leyes se hayan tomado.

6.3.3. Recolección de Información o Trabajo de Campo

La recolección de los datos va ha ser mediante encuestas y revisión físicas a los documentos necesarios para poder elaborar un diagnostico acertado de la institución y así saber en donde enfatizar nuestros esfuerzos y conocimientos par agilizar el trabajo de investigación.

6.3.4 Plan de Análisis

Para el éxito y desarrollo de los objetivos planteados en el proyecto se desarrollaran las siguientes actividades.

Realizaremos encuestas y con los resultados obtenidos elaboraremos un diagnostico de cómo está la institución con respecto al control interno, que modelos tiene, que carencias etc.

Revisaremos la organización estructural a que tiene la institución para determinar si hay una correcta manera de transmitir la información de la administración hacia los trabajadores que ahí trabajan.

De acuerdo a los procesos que se llevan a cavo en la institución tomaremos los relacionados con las áreas contable, financiera y administrativa los analizaremos mostrando el por qué si o no de su ejecución y buscaremos los mas apropiados para cada tarea.

Revisaremos físicamente los recursos con los que cuenta la institución para concluir si son los más apropiados para optimizar las tareas para las cuales fueron adquiridos y a través de preguntas a los empleados con la cual evaluaremos el grado de preparación y conocimiento que tiene sobre su trabajo y la institución y otras actividades y si este conocimiento está de acuerdo al cargo que desempeña en la institución.

Levantamiento de la información.

Organización y clasificación de la información.

Ejecución del proyecto.

Sustentación del proyecto (informe final).

Recomendaremos todas las observaciones que se hayan encontrado en este proceso de elección de los mejores procedimientos para la institución.

Presentación de resultados 

(15 páginas)

LA MATRIZ DOFA

La matriz DOFA es el instrumento metodológico que sirve para identificar las acciones viables mediante el cruce de variables, en el supuesto de que las acciones estratégicas deban ser ante todo acciones posibles y que la factibilidad se debe encontrar en la realidad misma del sistema. En otras palabras, por ejemplo la posibilidad de superar una debilidad que impide el logro del propósito, solo se la dará la existencia de fortalezas y oportunidades que lo permitan. El instrumento también permite la identificación de acciones que potencien entre sí a los factores positivos.