El desarrollo de las capacidades comunicacionales en la formación del ingeniero industrial (página 2)

2. Análisis del propósito y del auditorio

El principio más básico de la comunicación efectiva es que lo que transmita el autor, tanto en su contenido como en el estilo utilizado, debe ajustarse al porqué del acto comunicacional y a quién va dirigido. Un aspecto importante en la comunicación escrita es que debe estar siempre animada por una clara intención persuasiva y esto sólo es posible si el escritor conoce bien al auditorio, sus necesidades y las capacidades efectivas que posee, amén del porqué de ella. En ocasiones se debe enfrentar la situación dificultosa de estar dirigiéndose a un auditorio variado, donde coexisten intereses y necesidades variadas, para lo cual el autor deberá extremar sus cuidados y tener en cuenta todas las variantes posibles.

3. Recolección y organización de la información

El primer paso en la escritura en TC es reunir la información relevante, estableciendo el alcance de lo que se informará, ya que normalmente la disponibilidad es enorme y hace falta limitar tal recolección. Las grandes facilidades existentes en la actualidad en todo lo asociado al acceso libros, documentos, publicaciones periódicas, bases de datos diversas, etc., hace que sea necesario establecer un criterio sólido para tener en cuenta los documentos pertinentes. También es importante el registro adecuado del material acumulado a fin de tener acceso al mismo al momento de utilizarlo.

El paso siguiente es la organización de la información recogida y la selección del criterio para la presentación de la misma. Existen varios criterios ordenativos que deben tenerse en cuenta. Los más importantes son el cronológico, el espacial, el lógico, el de importancia decreciente, el de importancia creciente, el que va desde lo general a lo específico y su inversa y el comparativo. Cada uno de estos criterios poseen sus ventajas y sus desventajas y es necesario escoger aquel más apropiado al material a presentar y al auditorio al cual va dirigido.

4. La preparación de borradores efectivos

Habiendo seleccionado el material necesario, lo que sigue es la preparación del borrador, tarea de enorme valor. En efecto, sólo un escritor muy primerizo puede pensar que el documento se escribe directamente. La escritura de un borrador permite que el escritor pueda tomarse ciertas libertades propias del acto creativo, tal como, por ejemplo, no comenzar necesariamente por el principio. Como el comienzo de la escritura demanda vencer una inercia relativamente grande, entonces puede ser recomendable que el autor empiece por lo más sencillo y/o por aquello que ya se encuentra mejor elaborado. Asimismo, durante la preparación del borrador se pueden realizar ciertos "saltos" toda vez que la escritura de una parte no termine de satisfacer completamente al autor y/ demande de un cuidado muy especial.

Una vez completado el borrador, es necesario leerlo y corregirlo con sumo cuidado, prestando atención no sólo a los detalles de formas, tales como la gramática, las repeticiones evitables, etc., sino también considerar la forma general y la estructura del documento, analizando si se ajusta a las intenciones originales previamente establecidas.

También es necesario revisar las subdivisiones escogidas y si se mantiene un grado adecuado de simetría entre ellas, de modo de evitar que haya desajustes en la extensión de las mismas.

B. Componentes de los documentos TC

1. Definiciones

De todas las componentes de la escritura TC, las definiciones poseen una gran importancia. En efecto, si se habrá de expresar de manera efectiva una idea, es necesario que todos los términos empleados sean comprendidos por el lector. No es habitual que cuando el lector se encuentra en un documento con un término que no conoce, recurra a alguna otra fuente para aclararlo, ya que ello discontinúa la lectura del mismo. Entonces, o sigue leyendo con un entendimiento incompleto del tema o se hace una idea propia de aquello no conocido, que bien puede ser totalmente incorrecta, y en ambos casos todo esto no propende a lograr un mejor provecho en la faz comprensiva.

El propósito de las definiciones es establecer un terreno conceptual común entre el escritor y el lector. Como los documentos TC suelen estar dirigidos a auditorios diversos, entonces hace falta regularmente apelar a las definiciones necesarias. Naturalmente, la cantidad y forma de brindar esas definiciones dependerá del auditorio y su grado de conocimiento del tema tratado.

Las definiciones pueden ser formales o informales. Las primeras estarán dirigidas a un círculo de interesados no muy versados en el tema, en tanto que lo contrario ocurrirá con las del segundo tipo. Al formular las definiciones, el escritor debe tomar algunos cuidados especiales para proceder correctamente, tales como no sobrecargar la escritura de ellas, evitar la circularidad, emplear palabras sencillas y familiares y mantener un tono neutral en su expresión.

2. Análisis

El análisis, al igual que las definiciones, es una componente esencial en la escritura TC. Al referirnos a la organización, en esencia lo que se está mencionando es el análisis de datos, lo cual es la parte central del pensamiento TC. Hay distintas clases de análisis, que aquí no viene al caso considerarlas, pero lo que debe tenerse en cuenta es que con este proceso se trata de establecer una adecuada relación entre el todo y las partes.

Evidentemente, este proceso no es único y admite varias posibilidades ya que es un quehacer de naturaleza arbitraria. En efecto, al hablar de partes, cabe preguntarse cuál es el criterio establecido para definirlas, el cual es variable. También en el proceso de análisis se deben respetar algunos criterios muy generales para que el mismo sea correcto. Algunos de estos criterios son el paralelismo, la exclusión mutua y la completitud. El primero indica que se debe apelar al mismo criterio para definir las partes componentes del todo. El segundo significa que el componente de una clase no puede también formar parte de otra clase distinta. Y el tercero demanda que todo elemento constituyente del todo se encuentre localizado en alguna de las partes en que se subdividió la totalidad.

3. Especificaciones

Una especificación es una descripción muy sumaria, autoconsistente y completa de todos los detalles atinentes a un objeto físico o un sistema conceptual. Esto puede concretarse de manera verbal, gráfica y/o simbólica. El objetivo final de una especificación es que el producto u objeto al que hacemos referencia sea exactamente aquello que deseamos que sea y sirva a los fines para los cuales fue diseñado.

Las especificaciones pueden ser abiertas u orientadas hacia el desempeño, cerradas, también denominadas descriptivas o restrictivas. Naturalmente, optar por una u otra dependerá del objeto especificado y/o a quién va dirigida. En todos los casos, la escritura debe ser muy cuidadosa y se debe expresar en ella aquello que se desea especificar, cuidando que la expresión sea clara, que se ajusten a lo deseado, y no estableciendo más condiciones que las estrictamente necesarias. En esta clase de escritura suele ser conveniente apelar al complemento gráfico y/o simbólico para lograr los objetivos deseados en cuanto a concisión y claridad.

4. Instrucciones

Las instrucciones obedecen al propósito de que los lectores sean guiados paso a paso para poder concretar un proceso o tarea específica. El caso prototípico dónde encontramos las instrucciones son los manuales que suelen acompañar a los equipos utilizados en el campo de la TC. La confección de las instrucciones debe atender a los propósitos deseables y a quienes están dirigidas.

Se debe prestar mucha atención para que las instrucciones sean claras y completas, manteniendo el uso de un lenguaje sencillo, apelando a las ilustraciones toda vez que sea necesario, siendo preciso, expresando las tolerancias adecuadamente, anticipando eventuales problemas, sugiriendo cuidados, suministrando puntos de control y explicando brevemente el porqué de las indicaciones y de los cuidados señalados.

5. Descripciones de procesos

Un proceso es una serie sistemática de acciones. Los procesos pueden ser lineales y orientados hacia un fin específico, tal como el tratamiento de líquidos residuales. Pueden ser lineales sin ningún punto final particular, como la erosión del suelo. Y también pueden ser cíclicos y perpetuos, tal como el proceso de la respiración. Las acciones que conforman un proceso pueden ser interdependientes y constituir una secuencia del tipo causa-efecto, como en el proceso del revelado fotográfico. También pueden ser independientes y conformar una cronología arbitraria, como en el proceso de apelación en un juicio penal. También pueden tener una duración temporal específica, tal como sucede en el proceso de gestación, o pueden no ajustarse a un marco temporal particular. Los procesos pueden ser continuos o discontinuos. Pueden estar sucediendo constantemente o haber ocurrido sólo una vez. Lo cierto es que toda secuencia ordenada de sucesos es un proceso y describir dicho proceso es describir esos eventos en forma secuencial.

El propósito central de la descripción de un proceso es permitirle a los lectores que entiendan un proceso técnico o un procedimiento. Estos lectores no necesariamente necesitan ser capaces de llevar a cabo el proceso, pero su conocimiento es necesario por otros motivos variados. Las instrucciones son, por definición, descripciones de procesos porque ellas son indicaciones para llevarlos a cabo, pero los propósitos de ambas son distintos. Las instrucciones le indican al lector qué debe hacer, mientras que las descripciones sólo relatan como funciona algo. Nuevamente aquí vale la indicación que la escritura de los procesos debe tener en cuenta al auditorio y a los objetivos perseguidos con tal descripción.

En términos generales, la escritura de la descripción de procesos debe contener tres secciones centrales: Introducción, Cuerpo y Conclusiones. En la primera de estas partes es necesario considerar los siguientes aspectos: a) brindar un panorama general del proceso, b) control del proceso, c) propósitos del proceso, d) propósitos de la descripción, e) descripción de los mecanismos, f) teoría implicada en el proceso, g) etapas principales, h) equipamientos y condiciones de trabajo, e i) listado de pasos principales. El cuerpo es la descripción misma del proceso y si bien las conclusiones no son esenciales, es recomendable dar una cierta perspectiva global de todo lo anteriormente informado y descripto.

6. Descripciones de mecanismos

Un mecanismo es una cosa o un grupo de cosas que actúan como una unidad funcional. Esta definición es similar a la dada para un proceso, pero hay una diferencia substancial que debe ser tenida en cuenta: los procesos están orientados hacia la acción, mientras que los mecanismos están orientados hacia la cosa misma. Así, por ejemplo, la circulación sanguínea es un proceso mientras que el sistema regulatorio sanguíneo es un mecanismo. Todas las publicaciones TC poseen pasajes descriptivos de mecanismos y por ende deben ser incluidos como partes constitutivas esenciales de esta clase de material.

Teniendo en cuenta el propósito del documento y al auditorio al cual va dirigido, la descripción de un mecanismo debe considerar y responder a los siguientes aspectos básicos:

1. Qué es el mecanismo?
2. Qué apariencia tiene?
3. De qué está construido?
4. Cuáles son sus partes y cómo se ajustan y conectan entre ellas?
5. Para qué sirve y/o qué función cumple?
6. Cómo funciona?

La organización en la descripción es importante y se pueden considerar varias maneras alternativas de escoger el ordenamiento expositivo. Y así, puede elegirse un orden espacial, operativo, de importancia o un orden de ensamblaje. El formato de las descripciones de los mecanismos debe ajustarse a las siguientes partes:

I- Introducción

a) Definir y/o identificar al mecanismo.

b) Explicar brevemente su función y/o propósito.

c) Identificar el objetivo del informe y a qué auditorio está dirigido.

d) Describir el mecanismo como un todo, empleando ilustraciones si es posible.

e) Discutir brevemente la relación del mecanismo respecto de otro mayor del cual el primero es parte constitutiva.

f) Explicar el mecanismo operativo.

g) Dar un listado de las partes principales del mecanismo en el mismo orden en que serán discutidas posteriormente.

II- Descripción detallada de las partes

1. Primera parte

1. Identificar o definir y localizar la parte.
2. Explicar brevemente su función y/o su propósito.
3. Describir la parte, empleando ilustraciones si ello es necesario.
4. Señalar su relación con otras partes.
5. Listar las sub-partes, si ello es apropiado, y describir cada una de estas, siguiendo el mismo esquema descriptivo.

1. Segunda parte, Tercera parte, etc.
2. Discutir posibles variantes, características y/o accesorios opcionales, etc.

III- Conclusión

1. Explicar el principio operativo, si esto no fue hecho en la Introducción.
2. Describir el mecanismo total operando, destacando como las partes trabajan dentro de esa totalidad.
3. Pasar revista a los usos principales, características distintivas y la importancia global del mecanismo.

6. Gráficos

La mayor parte de los escritos de tipo TC serían inviables sin apelar al uso de los gráficos, ya sean como tablas o como figuras. Estos gráficos no sólo sirven a los efectos de ilustrar a los documentos de esta clase sino que también brindan una clase de información que no puede ser presentada adecuada y totalmente por medio de palabras.

Tablas

Las tablas son utilizadas para ofrecer un orden y una coherencia a los datos. La mayor parte de las veces brindan información numérica, pero también pueden ofrecer información verbal.

Figuras

Todos los gráficos que no son tablas se pueden considerar como figuras. La variedad de posibilidades es muy grande y así podemos citar a modo de ilustración a las fotografías, los diagramas, los esquemas, los gráficos bidimensionales del tipo variable dependiente versus variable dependiente, diagramas de barras, histogramas, diagramas del tipo "pastel", diagramas de flujo, gráficos organizacionales y muestras.

Como regla general, se debe evitar presentar información en forma redundante por medio de tablas y figuras, a menos que ello sea imprescindible. La tabla se debe ofrecer para mostrar información precisa y las figuras para mostrar comportamientos.

B. Informes Técnicos

1.Estilo

Los informes TC deben ajustarse a una serie de normas, tales como un tono adecuado que está dado por el empleo de palabras que no conlleven contenidos emotivos, que sean serias, precisas, autorizadas y sencillas. El mismo contenido de esta clase de documentos no implica necesariamente que ellos sean dificultosos para leer, lo cual puede lograrse si el escritor tiene en cuenta algunos cuidados básicos.

Así, por ejemplo, se debe evitar las expresiones coloquiales, las cuales pueden ser, y de hecho lo son, apropiadas para otro tipo de escritos. La gramática empleada debe ser correcta y también simple, puesto que la intención que conlleva un escrito de esta clase es la de ofrecer información precisa, exacta y autorizada, para lo cual no hace falta recurrir a complejidades gramaticales innecesarias. Asimismo, se debe evitar el empleo de términos que tengan posibles connotaciones emotivas, ideológicas, religiosas o de cualquier otra clase no afín al contenido específico TC.

El uso del tiempo adecuado siempre ha sido un tema de especial relevancia. En este caso la opción del empleo de la voz pasiva es algo usual, pues se supone que ello conlleva el tono apropiado para un documento TC. Sin embargo, esto no es necesariamente así. La voz pasiva destaca sobre quién o qué cosa recae la acción y esta clase de construcción usualmente es más extensa y pesada que la que brinda la voz activa. Sólo cuando se quiera resaltar el papel y/o la función sobre la que recibe la acción, es recomendable el uso de la voz pasiva.

También es necesario señalar el cuidado con el uso de argot TC. Si bien es cierto que en este terreno, como en cualquier otro, existe toda una gama de términos, acrónimos y abreviaturas muy específicas, ellas no deben usarse indiscriminadamente y siempre tener en cuenta a quién va digerido el documento. También se debe evitar el uso de palabras innecesariamente confusas y terminologías complejas que pueden ofrecer una apariencia de autoridad en quién las emplea pero que puedan ser suplantadas por otras de empleo común y fácilmente comprensibles.

2. El formato de los documentos TC

Si bien no se puede indicar una única estructura formal para este tipo de documentos, hay una serie de elementos que habitualmente se incluyen y que se desea presentar aquí. No todos ellos están siempre presentes en las distintas clases de materiales escritos TC y el autor debe considerar la inclusión según sea el auditorio al cual va dirigido el documento y el tipo de escrito. El formato más general que se puede considerar es el siguiente:

Primera componente de presentación

Carta de transmisión y/o presentación

Página del título

Resumen

Tabla de contenidos

Listado de tablas y figuras

Resumen ejecutivo

Listado de los principales hallazgos, conclusiones y recomendaciones

Segunda componente del documento TC

Introducción

Cuerpo central: materiales, métodos, resultados y discusión

Conclusiones

Tercera componente de cierre

Referencias bibliográficas, documentos y bases de datos

Glosario

Apéndice

Agradecimientos y reconocimientos

3. Resúmenes y sumarios ejecutivos

Un resumen es una condensación extrema del documento TC, usualmente posee una extensión de 150 a 250 palabras. Un resumen ejecutivo también es una condensación pero no tan extrema y su extensión es del orden de las 4 páginas totales. Esta clase de material es muy importante por varios motivos. Si bien la información TC más relevante está inserta en el documento mismo, el resumen es toda una presentación del mismo y en tal sentido debe ser preparado con sumo cuidado, comprendiendo el porqué de ellos. Como los documentos TC suelen estar dirigidos a una variedad de auditorios, entonces hace falta ser cuidadoso en este sentido. Así, por ejemplo, si bien el informe puede tratar de toda una cuestión técnica compleja y bastante específica, ello debe ser leído por personas ajenas a los quehaceres propios de esa disciplina, quiénes pueden estar llegando a tomar decisiones acerca de algún aspecto ligado a ella.

4. Propuestas

Las propuestas tienen como finalidad buscar la aprobación de algo que se está ofreciendo. Así, por ejemplo, se puede presentar una propuesta para suplir un producto o un servicio, o se puede tratar de un pedido de financiación de un proyecto, o puede proponerse un cambio en el organigrama de una empresa, etc. Resulta del todo evidente que esta clase de presentación debe ser hecha con gran cuidado pues se está tratando de conseguir algo que puede ser de suma importancia, ya sea a nivel personal u organizacional. A veces esta clase de documento ya tiene establecido un formato previo, al cual el oferente deberá ajustarse. Pero cuando ello no sea así y se cuenta con la más amplia libertad para su confección, entonces deberán tenerse en cuenta algunos elementos esenciales, tales como:

1. Atraer la atención del lector.
2. Crear una impresión de necesidad del producto o servicio ofrecido.
3. Mostrar que lo ofrecido satisface del mejor modo posible tal necesidad.
4. Motivar al lector para que tome las acciones necesarias.

El formato adecuado, si bien se ajusta a los lineamientos ya descriptos, debe incluir ahora algunas otras partes constituyentes, tales como los antecedentes de los oferentes e instituciones, presupuesto, alcances y limitaciones de aquello que se ofrece, ventajas especiales que conlleva la oferta ofrecida, procedimientos evaluativos, facilidades con que se cuenta para llevar a cabo la oferta presentada, comparación con otras propuestas alternativas, cronograma de tareas, etc.

5. Informes de avance

Un informe de avance es una descripción del trabajo realizado durante un lapso determinado. Este documento tiene por objeto describir lo hecho como parte de la concreción de un todo mayor, que eventualmente se completará en el futuro. Sirve a los fines de constatar la adecuación de la propuesta inicial y el organigrama ofrecido con lo que realmente se está haciendo y al mismo tiempo ofrece la posibilidad de detallar los problemas y dificultades que puedan haber aparecido durante el lapso en cuestión. La organización de este tipo de documento debe establecerse de modo tal de informar acerca de lo actuado con anterioridad al período en cuestión e incluir los suficientes detalles como para que se puedan notarse los avances producidos.

6. Informes analíticos, evaluaciones y recomendaciones

Los informes TC no pueden clasificarse estrictamente de acuerdo a su extensión, formato, estilo o tono de presentación. Cada uno de ellos debe ajustar y preparase de acuerdo al auditorio al cual va dirigido y a cada situación particular. Sin embargo, desde una perspectiva muy general, ellos se pueden agrupar de acuerdo a sus propósitos en informes analíticos, evaluativos y de recomendación. Así, los informes analíticos enfatizan los hallazgos, los de evaluación destacan las conclusiones y los de recomendación se centran en aquellos que se sugiere y/o directamente determinan qué hacer. Por ello es recomendable que al comenzar a preparar un informe, uno se pregunte cuál es el propósito perseguido con la elevación del mismo. En todos estos casos, los informes deben ajustarse al formato señalado anteriormente, aunque las distintas secciones tendrán un grado de importancia diferencia según sea el caso que se trate.

7. Informes orales

Esta clase de informe TC es bastante singular y en varios aspectos se diferencia mucho de los de tipo escrito. Como la segunda parte de este trabajo trata de la comunicación oral, incluiremos este tema en lo que sigue.

LA COMUNICACIÓN ORAL

I- Aspectos generales

La segunda gran categoría de la comunicación es la oral. Algunos principios básicos de la comunicación escrita son igualmente aplicables a esta segunda clase, pero otros son muy diferentes, según iremos destacando aquí. La primera gran coincidencia con el primer tipo de comunicación es que las capacidades oratorias pueden ser aprendidas ya que existe una técnica muy propia del discurso oratorio que puede aprehenderse al igual que cualquier otra técnica. La segunda clase de semejanza es la enorme importancia que tiene para el profesional saber comunicar bien en forma oral. Si se tienen en cuenta estos dos grandes aspectos de la comunicación, entonces ya se tiene una base firme para pasar al terreno de la presentación y aprendizaje de los aspectos técnicos necesarios para desarrollar la capacidad oratoria.

Un aspecto primario a tener en cuenta es que el acto comunicacional se puede modelar atendiendo a sus componentes primarias. Para esto apelamos al modelo más primario de la comunicación científica, que destaca que esos elementos son la fuente primaria de información, el transmisor, un receptor y el destino que se dará al mensaje. Todas estas componentes están afectadas por eventuales y distintas fuentes de ruido que perturban el acto de comunicación oral.

La premisa esencial en que descansan todas las reglas del discurso oral es que la comunicación oral emplea un tipo de lenguaje muy distinto al utilizado en la comunicación escrita y ello es algo que debe tener muy presente el orador. Si se quisiera ofrecer una fórmula harto condensada de lo que hace falta para poder llegar a concretar una comunicación oral correcta, se puede decir que el orador debe ser sumamente consciente de lo que debe hacer.

II- El auditorio

El primer gran aspecto en la preparación de una comunicación oral es que el mensaje se dirige a un conjunto de personas, o sea seres vivos, conscientes e inteligentes y no a una masa informe de cosas que simplemente escuchan. En tal sentido, el auditorio constituye una clase de participante activo y no meramente pasivo. Como tal auditorio es un grupo humano, entonces se deben considerar aquellos aspectos principales que se conocen acerca de tal tipo de agrupación. La dinámica de grupos y el comportamiento de los grupos humanos ofrecen diversas características que no pueden desconocerse.

Entre los aspectos centrales a considerar cabe tener en cuenta el contexto en el cual se desarrollará el acto comunicacional y cuáles son los propósitos perseguidos en el mismo. Se puede ofrecer una charla en una situación de emergencia o en condiciones más normales. Se puede intentar brindar una descripción TC de un equipamiento dado o se puede querer persuadir al auditorio de que tome en cuenta las medidas de seguridad recientemente propuestas. También es necesario considerar la extensión del auditorio, visto que son muchas las posibilidades y de acuerdo al número de asistentes se puede planear de un modo u otro el desarrollo de la exposición.

La capacidad de atención del auditorio es muy variable y va decreciendo a medida que transcurre la comunicación oral, razón por la cual el orador debe enfrentar tal situación por medio de recursos apropiados. Es necesario controlar la capacidad de atención del auditorio, pues de lo contrario el mensaje previsto no llegará a destino de la mejor forma posible. Asimismo, el orador debe tratar de establecer desde el mismo comienzo de la charla una relación firme, cierta y respetuosa con el auditorio, prestando mucha atención al cómo se desarrolla el acto comunicacional. En particular, hace falta apelar al recurso de la retroalimentación para modular su quehacer de acuerdo al mensaje que pueda estar recibiendo de parte de los asistentes.

III- Selección, organización y ordenamiento del material

Una de las claves del éxito de una comunicación oral es la preparación de ella. Los buenos oradores suelen preparar con sumo cuidado sus presentaciones, prestando especial atención en primer lugar a cuál es el propósito del discurso oral y luego pasar a considerar los aspectos TC del mismo. También la preparación del material debe hacerse con un exceso de información y nunca descuidar este detalle. La selección del material debe ser cuidadosa y se debe evitar que la charla se constituya en una mera exposición abarrotada de información, sin un planeamiento adecuado y una organización orientadora.

Una aspecto esencial que debe tenerse en cuenta acerca de los discursos es que básicamente ellos sirven a los efectos de comunicar actitudes, transmitir entusiasmo, brindar impresiones y/o señalar riesgos o peligros antes que derramar sin misericordia alguna una catarata de informaciones diversas sobre el auditorio. Si bien es cierto que se debe ser preciso y que en el campo de la TC los datos de toda clase son importantes, el auditorio no se encuentra en condiciones de asimilar una gran cantidad de información y por ello se debe elegir con sumo cuidado qué se comunicará. Luego, si hace falta que el auditorio tenga acceso a una gama de informaciones, ellas se pueden ofrecer en forma condensada a través de los distintos soportes accesibles y usuales, tales como planillas, bases de datos, informes escritos, etc.

En la preparación de la presentación oral es necesario ofrecer un panorama orientador de los distintos aspectos expuestos, mostrando las distintas relaciones entre ellos y el grado de importancia de los mismos. Así, esto es equivalente a afirmar que el auditorio, a bordo de un vehículo que va recorriendo un cierto camino, debe ser orientado sobre su localización actual, y como se está dirigiendo hacia el destino anunciado al comienzo de ese viaje.

IV- Las fases de la presentación oral

Toda comunicación oral consta básicamente de tres instancias secuenciales bastante diferenciadas. Ellas son el inicio, el desarrollo y la finalización. La primera debe ser utilizada para exponer con total claridad aquello que se habrá de desarrollar y las motivaciones de su presentación. En esta primera parte el orador cuenta con el mayor grado de atención de parte del auditorio y por ende debe aprovecharlo al máximo, cosa que se puede hacer sólo si el discurso se concentra en esta instancia en lo que es esencial, dejando de lado detalles innecesarios y/o inconducentes hacia el fin señalado. Es la gran oportunidad que tiene el orador para captar la atención y el interés del auditorio a través de una clara exposición de los objetivos centrales de su charla.

La segunda fase es la parte medular de la exposición oral y aquí se presentan los contenidos específicos con todo el detalle que el caso demande y sea adecuado al auditorio y la oportunidad. Como esta instancia puede llegar a ser algo fatigosa por la misma naturaleza de los asuntos a tratar, el orador puede facilitar la asimilación de los temas expuestos apelando al uso de distintas ayudas como ser introducir breves cortes por medio del relato de anécdotas, adecuado empleo de los auxiliares audiovisuales, acotaciones marginales, etc.

La tercera fase posee mucha mayor importancia que la que usualmente se le asigna, ya que cumplida la tarea de exponer los tópicos centrales, ahora es necesario un cierre adecuado. Y esto se logra exponiendo una síntesis del tema desarrollado, indicando lo que esa exposición puede ofrecer sobre eventuales nuevas posibilidades, aquellas cuestiones controversiales que pudieron haber surgido y los aportes significativos que ofrece la presentación de referencia. El propósito esencial de las últimas oraciones que se presentan está centrado en dejar en el auditorio la sensación que la charla ha tratado algo preciso, importante, valioso y digno de ser tenido en cuenta.

V- Las notas auxiliares

Uno de los problemas centrales que debe enfrentar el orador es cómo recordar aquellas cosas que debe exponer. Y así surge la necesidad de emplear ayuda-memorias, lo cual es un recurso válido, pero que requiere alguna clase de consideración cuidadosa.

En primer término, nada hay de negativo en el uso de este recurso auxiliar y por ende el orador puede utilizarlo libremente. Después de todo, lo que espera el auditorio es una exposición adecuada acerca de un determinado tema y no una demostración brillante de ejercicio memorístico.

Se pueden plantear dos opciones extremas en cuanto al tipo de ayuda memoria: a) tener escrita y aprendida de memoria toda la presentación oral y luego, meramente "recitarla", y b) anotar sólo algunas palabras claves para orientarse durante la charla.

La primera opción debe ser totalmente desechada pues contraría de modo flagrante los supuestos de la exposición oral y desecha las enormes posibilidades que ofrece este tipo de comunicación. La segunda, resulta no totalmente recomendable pues este grado extremo de concisión puede llevar al orador a omitir alguna información y/o conceptualización valiosa. Como habíamos destacado antes, son dos situaciones extremas y por ende no resultan recomendables. Lo mejor es algo intermedio, donde se inserten todos los títulos principales así como algún grado de detalle informativo. Estas notas se pueden preparar en hojas usuales del tipo tamaño carta o eventualmente en forma de tarjetas. Esta última posibilidad resulta bastante conveniente porque son más fácilmente manejables.

VI- El problema de los estados nerviosos

El acto oratorio constituye toda una situación singular. Por una parte, el orador que debe "exponer" y "exponerse". Por otro lado un auditorio masivo que meramente "escucha y juzga" al orador. Es natural entonces que el primero sienta alguna clase de amenaza y considere que corre alguna tipo de riesgo. Esto puede alcanzar un grado tal que haga que el acto expositivo sea una verdadera tortura y genere malestares enormes, principalmente de tipo nervioso ya que el orador siente que le está pasando algo muy serio y singular. Sin embargo esta situación puede orientarse de un modo apropiado en tanto se tengan en claro algunas precisiones conceptuales.

En primer término es cierto que el nerviosismo existe y le sucede a todos los oradores, no sólo a uno en particular. Pero también debe señalarse que el estado nervioso es un estado excitado y por ello quién se encuentra en tal estado está sobre-energizado. Y la energía es una posibilidad que puede usarse de distintos modos. En verdad es bueno que el orador esté nervioso, ya que ello le permitirá poner mayor énfasis a su discurso, le brindará mejores opciones para ir percibiendo el estado general del auditorio y con ello recibir mejor la retroalimentación del mismo y aún le permitirá hacer afirmaciones y/o plantear cuestiones que en un estado "normal" quizás no se atrevería a presentar. La clave este situación es entonces aprovechar constructivamente los nervios a los que el expositor está sujeto y no ser presa indemne de ello por suponer que alguna amenaza se cierne sobre su persona.

Como elemento adicional para ubicarse en este asunto, debe tenerse en cuenta que en general nadie sabe más del tema a exponer que el propio orador. Por otra parte, salvo situaciones excepcionales y anómalas, el auditorio está favorablemente dispuesto hacia el orador, porque si uno asiste a una presentación oral es porque está interesado en ello y no está con una actitud negativa y predispuesto para que tal acto sea un fracaso. Naturalmente, esta disposición es la inicial y el orador la puede reforzar y aún incrementar en tanto actúe apropiadamente. O sea que cumpla con aquello que se espera de él en el sentido de ofrecer un mensaje significativo, respetando al auditorio, sujetándose a las reglas propias del acto oratorio y transmitiendo actitudes constructivas. También es cierto que el desempeño del orador puede ser tal que genere una corriente de franca oposición de parte del auditorio. Y esto será así toda vez que el desempeño sea pobre. Pero en tal caso, el llamado al fracaso lo habrá generado el propio orador y no el auditorio mismo.

Las eventuales curas para el nerviosismo son de tipo conceptual y de consideración realista. Si bien en casos extremos se puede apelar al empleo de alguna clase apropiada de fármacos, esta instancia sólo debería concretarse apelando a la consulta y consejo médico. Las curas más extendidas y recomendables es conocer los conceptos centrales que hacen a la implementación de la técnica oratoria y luego asumir la responsabilidad plena de lo que uno mismo lleva a cabo.

VII- El factor tiempo

El acto comunicacional se puede considerar como un contrato que está acordado entre el orador y el auditorio. En efecto, el auditorio asiste a la presentación pues se supone que el orador expondrá adecuadamente acerca de un tema de interés común. Como parte de ese contrato, se supone que la presentación tendrá una duración generalmente predeterminada en forma precisa y en otras ocasiones en forma implícita o indirecta. Pero siempre existe una duración establecida que el orador tiene la obligación de respetar escrupulosamente. El porqué de este respeto estriba en el hecho de que durante el acto expositivo el auditorio se encuentra en un estado de pasividad muy grande y ello genera tensiones que se está dispuesto a sobrellevar en tanto se cumplan el plazo establecido, pero que más allá de ese tiempo no se está dispuesto a tolerar.

Esto no es una mera actitud de intolerancia desmedida e injusta, sino que se debe a esa especial situación del auditorio y los términos contractuales existentes. En consecuencia, el orador tiene la obligación de respetar el horario, so pena de verse sujeto a las consecuencias del auditorio que, en el mejor de los casos, dejará de atender y aún podrá brindar muestras de malestar y fastidio. No resulta válida la excusa que suelen ofrecer algunos oradores cuando se extienden más allá de lo acordado basada en la importancia del tema y la necesidad de completar la información ofrecida. Esto es un recurso muy pobre y sólo muestra el desconocimiento y la desconsideración del expositor hacia el auditorio. Una buena exposición puede llegar a no lograr plenamente sus objetivos por no tener en cuenta este detalle nada menor. Es por ello que el buen orador presta especial cuidado a la hora de comienzo y de finalización y cumple con lo pactado.

VIII- Entonación y variedad

Ya se ha señalado la especial situación en que se encuentra el auditorio en el acto expositivo de parte del orador. La capacidad de atención y concentración es bastante estrecha y por ello el orador debe recurrir a los recursos accesibles para tratar de colaborar para que se mantenga en un grado adecuado el grado de percepción activa del auditorio. Para ello, el orador cuenta con varios recursos. El más obvio, es que haya preparado y organizado bien su presentación. Pero esto no resulta suficiente si al acto expositivo no se lo nutre con los elementos que suministran algunos cambios y variedades apropiados. Esto se puede lograr empleando los recursos orales, ya que la voz es un instrumento que posee grandes posibilidades de modificaciones de entonación, cambios del tono de voz y el empleo juicioso de inflexiones vocales. Además, se debe tener en cuenta que la enunciación debe ser clara y audible para todos los asistentes.

Como caso extremo de contraindicación se puede mencionar la monotonía. En efecto, una enunciación regular, sistemática, siempre en el mismo tono y con la misma velocidad, es el mejor modo de generar un estado de inercia, somonoliencia y/o desinterés en el auditorio. El expositor tiene la tarea de mostrar que él está vivo y abocado a la tarea de transmitir un mensaje significativo, lo cual es bastante diferente al hecho de suministrar información ordenadamente. Por ello, es comprensible que los recursos oratorio basados en la variación de la entonación, la modificación del tono de voz, el empleo de pausas, el cambio irregular de la velocidad expositiva, el cambio de entonación y la modulación oportuna son factores que ayudan a mantener la atención del auditorio.

IX- La comunicación no verbalizada

Si bien el acto oratorio podría presuponer que lo que importa principalmente y existe solamente es el mensaje hablado, lo cierto es que existe un aspecto de comunicación no verbal a tener en cuenta. En efecto, el orador transmite con sus palabras, pero también lo hace con su propia presencia, su estado de ánimo, con sus gestos, expresiones y movimientos físicos. Y todo esto es inevitable, razón por la cual hace falta conocerlo y emplearlo con cuidado y conscientemente.

Supongamos una situación extrema del orador inmóvil, parapetado detrás de un atril, leyendo sus notas durante el acto comunicacional y manteniendo una actitud seria y reconcentrada. Qué clase de mensaje se está dando al auditorio, además de lo que específicamente está relatando? Esto ayuda al auditorio a sintonizarse con la exposición, a sentirse parte de la cosa misma? Las respuestas a estos interrogantes son obvias.

Aquí surgen naturalmente las preguntas acerca de cómo comportarse durante la transmisión oral. La respuesta es que uno debe actuar naturalmente, cuidando algunos detalles esenciales. Así, por ejemplo, la vestimenta conlleva toda una carga comunicacional cierta y en este sentido la respuesta es vestirse del modo más afín a la ocasión y el auditorio presente. Otro aspecto a tener muy en cuenta es el de mirar al auditorio y no cobijarse en la lectura de las notas y/o hablarle al techo o algún asistente imaginario que se encuentra más allá de los sitios dónde están ubicados los asistentes. También es necesario cuidar los gestos y los movimientos. Estos deben ser naturales, pausados y equilibrados, evitando posturas extremas e inarmónicas así como movimientos frenéticos e inarticulados. Si bien es cierto que como fruto del estado nervioso o como tendencia innata el orador puede caer en tales situaciones no aconsejables, él debe y puede apelar a su estado de conciencia para darse cuenta de ello y en la medida de lo posible, evitarlo. Pero para esto hace falta conocer estas consideraciones, por lo cual todo parte de un acto de conocimiento pleno.

X- El entorno físico

El lugar en que se habrá de desarrollar la presentación oral y las condiciones ambientales tienen su importancia, aunque a veces poco puede hacer el orador al respecto. Todas las veces que sea factible, el orador debería controlar que las condiciones mencionadas propendan al bienestar físico de los asistentes por las razones ya señaladas. La incomodidad física no ayuda al acto perceptivo y de aprehensión intelectual. Aspectos tales como la iluminación del local, la temperatura ambiente, la disposición de las butacas, las facilidades de sonido y la existencia de ruidos molestos se tiene que tratar de controlar a fin de que ellos no lleguen a afectar negativamente al acto comunicacional oral.

XI- Ayudas audiovisuales

Las ayudas audiovisuales constituyen un elemento de asistencia en las presentaciones orales y por ende son de uso extendido y frecuente. Ellas constituyen un elemento muy positivo en tanto ayudan a atraer la atención del auditorio, colaboran en el logro de alcanzar un grado apropiado de variedad, son elementos de asistencia para memorizar, constituyen un recurso que mejora la percepción estructural de la charla, permiten ahorrar tiempo, ofrecen imágenes únicas, y a veces ellas brindan el único recurso posible para mostrar algo.

Pero a estas ventajas hay que acompañarlas con la advertencia de que su empleo incorrecto da lugar a desventajas que pueden ser letales para el mejor logro de los objetivos propuestos en la exposición. En efecto, entre estos riesgos se cuenta el hecho de que un uso inapropiado muy común es convertir a estas ayudas en el mismo acto comunicacional. Así, si se presenta un texto en una imagen del tipo que sea y se lo lee al auditorio, entonces surge la pregunta obvia: es necesario que alguien le lea al público? Cuando esto se convierte en la parte medular de la exposición, entonces se está haciendo un uso inapropiado del recurso y con ello se está conspirando contra el mejor logro de la comunicación oral. Otro cuidado que debe tenerse en el manipuleo y manejo de los recursos, ya que una dispositiva que se proyecto en forma invertida, una transparencia que está fuera de foco, una película de mala calidad, una cinta fonográfica con irregularidades auditivas que no permiten apreciar bien el sonido, son todos factores negativos en la presentación oral y lejos de ayudar, entorpecen la transmisión del mensaje.

Los recursos audiovisuales existentes son muchos y los más importantes que se pueden mencionar son la pizarra clásica, los apuntes escritos, las películas, las bandas sonoras, las muestras de materiales u objetos, el rotafolios, las dispositivas, el proyector de transparencias, el proyector opaco, el power point, los mapas y los dibujos. Cada uno de estos recursos tiene sus ventajas y desventajas propias, pero utilizados juiciosamente y de acuerdo a las necesidades, son de enorme ayuda para complementar la exposición oral.

XII- La persuasión

El aspecto persuasivo de una presentación oral es algo acerca de lo cual no se trata mucho, pero que es realmente importante. Ante todo debe señalarse que toda buena comunicación conlleva una intención persuasoria y en esto hay nada de reprochable ni condenable. En efecto, si entendemos a la persuasión como un acto destinado a mostrar las ventajas, bondades, conveniencia y facilidades de algo, entonces es inmediato entender lo antedicho. Naturalmente, el término persuasión se suele asociar a actitudes tales como la de una franca intención de convencimiento y/o manejo de personas y situaciones. Sin embargo, si nos sujetamos a la definición original, nada hay de reprobable en que la actitud de persuasión esté presente en una comunicación oral. No es malo que el vendedor quiera persuadir de que la compra de un producto es ventajosa en ciertos sentidos. Y hasta aquí llega la persuasión. Pero si en ese discurso está presente el engaño sobre algunas cualidades indeseables y/o la falta necesaria de información, entonces ya no se trata de persuasión sino de falsedad intencional.

Superada esta instancia conceptual, ahora pasamos al cómo lograr un buen grado de persuasión en el discurso oral. En primer término, el orador debe sujetarse a expresar la verdad y sólo la verdad. En segundo lugar, todo tipo de desconocimiento y/o limitación y/o riesgo y/o desventaja acreditada, debe ser expuesto con total claridad y precisión. Asimismo, el orador debe ser creíble y por ello debe estar convencido de aquello que enuncia, describe u ofrece, sin lo cual el auditorio percibirá estas falencias y no se logrará la persuasión perseguida.

XIII- La instancia final de la exposición oral

Usualmente la fase final de toda exposición oral es el tiempo destinado a los comentarios, preguntas y objeciones que puedan formular los asistentes. En esta parte del acto comunicacional el orador asume un papel diferente y es quién debe moderar esta fase de la presentación, aunque en ocasiones esta labor está a cargo de un moderador. Ante las acotaciones de los asistente, quién sea el moderador debe mantener una actitud muy especial y más aún si tal función la desempeña el propio orador. En primer lugar, hay que escuchar con atención la pregunta y repetirla ante todo el auditorio para que ella quede bien explicitada. En segundo término, el moderador no debe tomar una postura personal ante un cuestionamiento de cualquier clase que pueda formular el ocasional miembro del auditorio. Esto evitará que se generen situaciones desagradables e inconvenientes. En tercer lugar el moderador debe saber escuchar y dejar que quién formula la pregunta lo haga de manera completa, sin interrupción alguna. Finalmente es importante que se tengan en cuenta todos los pedidos de intervenciones de parte del público. A veces esta situación se salva fácilmente cuando las preguntas se formulan de manera escrita y luego son entregadas al orador.

Ante cuestiones "normales" el orador simplemente responde y/o comenta y con ello no se genera problema alguno. Pero en este aspecto el orador debe tener especial cuidado en no responder en términos tales que abusando de su condición le lleven a dictar una suerte de mini-conferencia, excediéndose en el uso del tiempo, que ya no está dedicado a su exposición temática, sino simplemente a responder una pregunta. También suele suceder que se formulen preguntas o cuestionamientos que están fuera de lugar, sea por la incomprensión plena del tema de parte del auditorio y/o por un mero afán de destacarse y hacerse notar ante el resto de los presentes. En todo caso, el orador debe responder en forma escueta y respetuosa, sin dejar la sensación ante el auditorio de la circunstancia señalada. Como regularmente el tiempo asignado a esta parte final es algo reducido, el manejo cauteloso del moderador y las oportunas respuestas del orador pueden ser ventajosas para brindar un cierre adecuado a la exposición oral.

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Eduardo A. Castro

castro[arroba]quimica.unlp.edu.ar

Área Departamental Producción, Facultad de Ingeniería, Universidad Nacional de La Plata, Calle 1 y 47, La Plata 1900, Buenos Aires

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