El archivo La Paz y sus instrumentos de descripción

Introducción

El Archivo La Paz dispone hoy de dos ventajas: la experiencia del trabajo realizado en 40 años de trabajo, y el privilegio de haber contado en la gestión 2005-2008 con el decidido apoyo de un equipo de docentes y más de 100 estudiantes entre pasantes e integrantes del equipo del Proyecto de Digitalización en sus tres áreas: Conservación-Restauración; Digitalización y Etiquetación.[1]

Si uno de sus objetivos es promover el acceso cumpliendo así la principal función del archivero[2]los medios y las maneras para lograr este objetivo se encuentran indudablemente en los instrumentos de descripción (La descripción es el medio más utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero)[3]

En consecuencia, se decidió contar con un primer instrumento importante para los/las usuarios, una Guía del Archivo que se logró imprimir en marzo del 2006 utilizando los campos más importantes de las normas internacionales ISAD (G) (General International Standard Archival Description) es una guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas, su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo[4]Esta guía se realizó en base a los Fondos realizada por Pilar Mendieta.

Posteriormente, y gracias al trabajo realizado por los/las estudiantes y docentes, se trabajó la Guía del 2008 que tiene el mérito de incluir la historia archivística de cada fondo, colección y serie así como los instrumentos de descripción que existen proporcionando al lector y usuario/a toda la información para la búsqueda y consulta en base a las normas estandarizadas vigentes.[5]

Presentación institucional

El Archivo[6]La Paz es una Institución de servicio público e investigación que busca la excelencia y calidad para mejorar los servicios que presta, dando a conocer los fondos documentales que resguarda así como las actividades realizadas en el campo de la Archivística[7]y de la investigación histórica. Según el reglamento interno del Archivo sus objetivos son recuperar, conservar, organizar y describir los documentos generados en entidades públicas, privadas y de la propia administración universitaria, para facilitar su utilización por parte de los investigadores así como para la consulta y certificación sobre diversos asuntos de la ciudadanía en general. Asimismo, constituye también un taller práctico fundamental en la formación de investigadores, historiadores y archivistas. Los/las docentes y los/las estudiantes de la Carrera de Historia, al mismo tiempo que prestan servicios a la ciudadanía, actualizan constantemente sus conocimientos en diversos aspectos de la historia boliviana y se enfrentan al reto de investigar para cumplir adecuadamente el ordenamiento, clasificación y descripción archivística. Actualmente cuenta también con una pequeña biblioteca especializada, en historia boliviana y en temas relacionados.

• RESEÑA HISTÓRICA[8]

El Archivo La Paz fue fundado el año 1971 por Alberto Crespo Rodas. Su creación derivó de una circunstancia de emergencia, en momentos en que la Corte Superior del Distrito Judicial de La Paz había dispuesto vender, a una fábrica de papel, su riquísima documentación compuesta por juicios abarcando tres siglos de historia. Por iniciativa del profesor Alberto Crespo, la Universidad no sólo detuvo ese intento sino que gestionó el traspaso de este fondo a sus dependencias en la zona de Cota Cota.

En este sentido, el presidente de la República, general Juan José Torres, emitió el Decreto Supremo que legalizó la existencia y funcionamiento del Archivo La Paz, así como la entrega de los documentos de la Corte Superior de La Paz. Dentro de la organización interna de la UMSA, el Archivo fue puesto bajo la dependencia de la carrera de Historia de la Facultad de Humanidades. La creación del Archivo, por otra parte, le permitió a Alberto Crespo reactivar el Instituto de Investigaciones Históricas, haciendo que el Archivo dependa de él.

A partir de entonces, la Universidad Mayor de San Andrés quedó facultada –por el D.S. 09777 del 9 de julio de 1971– para concentrar, preservar, organizar y hacer accesible la documentación generada a nivel departamental y nacional.

En síntesis, con el eficaz concurso de las autoridades universitarias, en la gestión rectoral de Luis Felipe Hartmann y en la gestión vicerrectoral de Rolando Costa Arduz, contando con el decidido apoyo de Arturo Orías, los profesores Alberto Crespo R., Jorge Ovando S., María Eugenia del Valle de Siles, Teodosio Imaña y los empleados del archivo, lograron transferir a la UMSA valiosos fondos documentales o "conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor"[9] .

• LA INFRAESTRUCTURA[10]

El Archivo de La Paz estuvo inicialmente en un galpón del Instituto de Hidráulica de Cota Cota. En agosto de 1975 se trasladó al local de lo que era entonces el Seguro Social Universitario, en la Casa Montes.

Años después, Fernando Cajías impulsó la construcción de un depósito de alrededor de 100 metros cuadrados. Hasta 1990 el Archivo ocupó toda la planta baja de la Casa Montes.

En 1995, el Decano Guillermo Mariaca logró un financiamiento para edificar el nuevo Archivo de La Paz. Como no se logró todo el dinero, la Universidad puso como condición para invertir el que se destinasen también aulas a la Facultad de Humanidades. De ahí que el Archivo de La Paz tuvo que ceder y quedarse solo con 2 pisos. En aquel año se restauró también la casa Montes que tiene el estilo del Beaux Arts francés. Se logró también conseguir un financiamiento de la Universidad de Harvard para equipar todo el Archivo.

En la gestión de Ximena Medinaceli finalmente, se logró el Fondo ADAI (Programa de Desarrollo de Archivos Iberoamericanos) de Madrid–España, que ayudó enormemente al ordenamiento de varios fondos documentales del Archivo, especialmente el gran fondo de la ex Prefectura.

En la actualidad, el espacio para el repositorio ha quedado absolutamente insuficiente. Están en el límite de la capacidad de almacenamiento por lo que se hace necesario pensar en una política continua que busque modalidades y alternativas para que el Archivo pueda tener más espacio.

• FINALIDADES, MISIÓN Y VISIÓN DEL ARCHIVO DE LA PAZ

• Finalidades del ALP son[11]

• Recuperar la documentación del departamento para su custodia y conservación como parte de los bienes culturales del Departamento de La Paz que a su vez forma parte del Patrimonio Documental de la Nación (Documentos con una antigüedad superior a los 40 años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.)[12]

• Recibir donaciones de documentos históricos (normalmente de por lo menos 30 años de antigüedad) textuales, audiovisuales y fotográficos, tanto de personas particulares como de entidades públicas y privadas;

• Estudiar la situación de la documentación dispersa en las reparticiones del Estado con sede en La Paz y en las provincias paceñas.

• Solicitar a los archivos de las entidades públicas y privadas el debido cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación histórica correspondiente al departamento de La Paz.

• Participar eficiente y eficazmente en la capacitación práctica de estudiantes y profesionales archivistas realizando también diversos cursos de archivística.

• Clasificar, ordenar y describir los fondos que alberga para un mejor servicio al público usuario y la ciudadanía en general así como para la propia investigación.

• Mejorar la biblioteca especializada y el servicio a los/las estudiantes de la Carrera de Historia, de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación y a estudiantes de ramas afines.

• Misión

La misión del Archivo de La Paz es conservar fondos documentales de instituciones públicas y privadas y de familias del departamento de La Paz, por una parte, y de la Universidad Mayor de San Andrés, por otra, contribuyendo así a preservar y conservar la Memoria Histórica y Cultural de la Nación; prestar servicios al público en general y a los/las ciudadan@s sobre la documentación que alberga investigando y difundiendo, al mismo tiempo, el contenido del patrimonio que conserva. También impulsa la formación de profesionales archivistas, historiadores e investigadores.

• Visión

El Archivo La Paz es el Archivo Histórico e intermedio del departamento de La Paz y el Archivo de la Facultad de Humanidades y de la Universidad Mayor de San Andrés. Busca la excelencia y calidad para mejorar los servicios que presta, dando a conocer las actividades realizadas en el campo de la archivística y de la investigación histórica.

Información general

• UBICACIÓN.

Se encuentra en la Av. 6 de Agosto 2080, casi esq. Aspiazu, en la Casa Montes, Planta Baja, 2da. Puerta a la izquierda.

• HORARIO DE ATENCIÓN

Lunes a viernes de: 9:00 a 12: 30 a.m. y de 15: 00 a 19: 00 hrs.

• SERVICIOS.

Presta servicio en sala a estudiantes universitarios/as, usuarios/as y ciudadan@s en general sobre los fondos documentales que alberga. Cuenta también con una biblioteca que ofrece sus recursos a estudiantes y público en general. En ambos casos el acceso y consulta en sala es libre e irrestricto.

• CONSULTA DE LA BIBLIOTECA

La Biblioteca está abierta al público en general. La consulta en sala se realiza bajo presentación de un documento de identidad original (matrícula de estudiante, carnet de identidad, pasaporte, etc., en vigencia). El préstamo a domicilio se realiza de manera exclusiva a docentes y estudiantes de la Carrera de Historia.

• Consulta de los recursos documentales del Archivo de La Paz

Hasta hace algunos años, la consulta estaba restringida a investigadores. Sin embargo, consideraron la importancia de extender la consulta para estudiantes, investigadores y ciudadanía en general. Para las condiciones de acceso a la documentación, cuentan con un Reglamento para la Consulta de Recursos Documentales.

• Servicio de la documentación con fines legales

Presta servicio a la ciudadanía en general y permite el fotocopiado de documentos originales en temas relacionados a certificados de Tierra, Herencias, juicios pasados, etc., debiéndose cancelar el valor de las fotocopias.

El servicio de atención es gratuito y es obligación de los/las docentes investigadores/as atender a los comunarios y a la ciudadanía. Los/las Docentes atienden y buscan la documentación requerida.

Para el caso de los Juicios de la Corte Superior de Distrito, son los/las ciudadanos que deben buscar el documento en las cajas que le sean entregadas. No tiene el personal necesario para la búsqueda específica pero puede dar referencias de estudiantes de la Carrera de Historia que sí pueden realizar este trabajo. Además, no realiza legalizaciones de fotocopias de ningún tipo de documentación, solo brinda la certificación respectiva de que el expediente o documento buscado se encuentra en sus depósitos.

• Servicio de fotocopias

Dispone de 2 fotocopiadoras con dos tipos de calidades, por lo que ofrece dos precios distinguiendo además entre estudiantes, usuarios nacionales y usuarios internacionales.

• Fotografías, Planos y Mapas

El Archivo La Paz resguarda una importante colección de fotografías, planos y mapas cuya consulta es libre pero cuya reproducción preserva para evitar su copiado irrestricto. Se autoriza la reproducción de fotografías, planos y mapas a entregarse en formato digital. Los recursos que se recaudan permiten al Archivo enfrentar la situación de precariedad económica que tiene.

• Visita a las instalaciones del ALP

Se ofrecen visitas guiadas al Archivo para universitarios, instituciones y estudiantes de colegio. Para ello se debe solicitar la visita por escrito con cierta anticipación.

El número mínimo para solicitar una visita es de 6 personas y 20 como máximo. Para solicitar estas visitas guiadas se debe enviar una carta a la Dirección con una semana de anticipación.

No se permiten sacar fotos de los depósitos del Archivo, salvo en casos excepcionales con buen fundamento y autorización de la Dirección.

• Eventos Culturales.

En la pequeña sala de biblioteca del ALP se llevan a cabo seminarios, conferencias y charlas de usuarios/as y archivistas así como otros eventos relacionados con la labor de historiadores. La solicitud de la sala debe realizarse con anticipación de por lo menos 48 horas.

• VENTA DE PUBLICACIONES

El Archivo ofrece en venta publicaciones que dejan los autores. En todos los casos se sube el costo un 12% cuando el precio es superior a los 30 Bs. y el 15% cuando es inferior a 30 Bs.

• INVERSIÓN DE LOS FONDOS PROPIOS

La situación económica del Archivo, le ha llevado a generar sus recursos propios.

Todas las recaudaciones que le ingresan por concepto de fotocopias, derechos de las fotografías de los documentos, planos y mapas; venta de libros que son dejados por sus autores, son utilizadas para empaste y adquisición de cajas para guardar y conservar la documentación.

Tratamiento documental e instrumentos de consulta[13]

• TRATAMIENTO DOCUMENTAL O ARCHIVÍSTICO.

Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de las etapas que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos[14]Comprende las siguientes etapas:

• A. IDENTIFICACIÓN. Actividad intelectual que consiste en el establecimiento de categorías en base a la estructura jerárquica de la Institución. Esta tarea consiste en:

• B. VALORACIÓN. Consiste en analizar y determinar los valores primarios (legal, fiscal, contable, etc.) y secundarios (histórico) de las series documentales y las fechas de permanencia en el archivo.

• C. DESCRIPCIÓN. Consiste en la elaboración de los instrumentos de información para facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos de archivo.

• D. CONSERVACIÓN. Es la etapa de la preservación de los documentos y soportes documentales por parte de la institución generadora del fondo documental y que son susceptibles de convertirse en patrimonio documental.

• E. DIFUSIÓN. Consiste en promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos a la sociedad mediante conferencias, exposiciones, gabinetes pedagógicos, actos culturales, etc.

• INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Documentos sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales, o bien los elementos de identificación y valoración de una serie, con el fin de establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir: instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión)[15].

Fuente: Elaboración propia.

Instrumentos de descripción del archivo de La Paz

El tratamiento archivístico en la institución ha dado como resultado los siguientes instrumentos: Una guía de los documentos que conserva la institución y más de 60 inventarios y catálogos son los productos que el Archivo La Paz pone a disposición del público gracias a más de 36 años de trabajo y el privilegio de haber contado, desde el año 2006, con el decidido apoyo de un equipo de docentes y más de 100 estudiantes entre pasantes e integrantes de Proyectos que la institución logró canalizar.  El Archivo tuvo como política democratizar la información y ello sólo se pudo lograr garantizando que todos y todas  tengan acceso a la documentación que frecuentemente se convierte en privilegio y secreto de determinadas personas.  Por ello se preparó la GUÍA DEL ARCHIVO LA PAZ y más de 60 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS que TIENEN SU VERSIÓN EN FORMATO ELECTRÓNICO Y EN EL PROGRAMA SISDA de Archivos. Cuenta con: Recursos Documentales Coloniales y Recursos Documentales Republicanos.

• La ISAD (G) como base de los instrumentos de descripción.

La normalización y estandarización no es un fin en sí mismo sino un instrumento para tener mayor eficacia que significa cumplir los tres objetivos clásicos de un archivo: recoger, organizar y difundir. En un mundo interconectado y globalizado se ha hecho necesario, más que antes, normalizar las descripciones. Ese ha sido el objetivo de la ISAD-G, norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Normalizar implica homogeneizar criterios para describir el contenido de archivos utilizando un lenguaje similar lo que permite el intercambio de información entre los archivos al interior de una región, de un país y entre países. En la reunión de consulta sobre la aplicación de la ISAD-G en Cochabamba el año 2004, se constató precisamente la necesidad de descripciones estandarizadas en Bolivia[16]

La norma ISAD (G) permite realizar una descripción multinivel desde el Archivo, los fondos, secciones o series, hasta la unidad documental simple con 7 áreas:

1. El Área de Identificación

2. El Área de Contexto

3. El Área de Contenido y Estructura

4. El Área de Acceso y Utilización

5. El Área de Materiales Relacionados

6. El Área de Notas

7. El Área de Control de la Descripción[17]

De estas áreas se tuvo que privilegiar algunas para tener un mayor número de instrumentos de descripción de fondos, sub-fondos, series y colecciones. Desde esta perspectiva, en los instrumentos de descripción, en el Área de Identificación, se tienen los siguientes datos[18]

• Código de Referencia: Bajo el término Código o Signatura

• Título

• Fechas

• Signatura

• Entrada descriptiva

• Tipología

• Autor, destinatario

• Fechas Extremas

Estos datos son importantes por cuanto permiten la identificación básica y la indización, es decir la eficiencia en la búsqueda de la información.

• Instrumentos de descripción computarizados.

Esto implica que en lugar de fichas, se deben utilizar computadoras y bases de datos. Esto sucede desde el 2008 mediante el programa y el formato EXCEL para su migración a otras bases de datos y porque es accesible y simple.

Asimismo, entre los años 2005-2008, las y los estudiantes, junto con docentes y la propia dirección trabajaron en distintos fondos, colecciones y series. Gracias al esfuerzo sostenido en los tres años, se logró tener nuevos e importantes instrumentos de descripción. Importantes subfondos y extensas series que no habían sido trabajadas con anterioridad tienen hoy inventarios como el de Identificación o Dirección General de Policía y catálogos como de la Corte Superior de Distrito trabajados por el curso de Práctica de Archivos dirigido por la Dra. Laura Escobari de Querejazu o la Colección Asamblea Constituyente, Colección Fiesta, etc. Se tienen entonces alrededor de 20 inventarios y/o catálogos de fondos, sub-fondos, series y colecciones que por primera vez tienen sus respectivos instrumentos de descripción.[19]

• GUÍA DEL ARCHIVO LA PAZ

• GUÍA.

Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios[20]La más utilizada en un archivo histórico es la guía general o instrumento de consulta que da información de los fondos y colecciones que conserva la institución (ya sea ésta pública o privada) y de los fondos o colecciones que hayan adquirido o recibido como donación. Orienta de manera global y destaca lo más importante de un archivo, en ella se consignan los siguientes datos:

-Nombre del Archivo

-Signatura/código de referencia

-Síntesis histórica del archivo. Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la institución, o sobre la vida y trabajo de la persona física generadora de la documentación, cuando se trate de un archivo privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la localidad en la que se encuentra el archivo.

-Nombre completo. De los fondos y colecciones si es un archivo general.

-Forma de ingreso. Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de bienes de patrimonio histórico (transferencia), depósito forzoso.

-Secciones y Series que integran el archivo.

-Fechas extremas.

-Volumen y soporte. En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros.

–Organización y descripción. Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y porcentaje de la documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción: guía general o específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada.

-Estado de conservación. Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños.

-Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas).

-Unidades de descripción relacionadas. Fuentes complementarias de información en el mismo archivo o en algún otro.

-Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía).

-Nombre de los participantes en la descripción.

-Fecha de elaboración de la guía.

-Horarios y condiciones de consulta del archivo.

-Nombre y cargo del responsable del archivo (Director, coordinador, jefe de departamento u otro).

-Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo

En el Archivo se trabajó la Guía del 2008, gracias al trabajo realizado por todos/as los/las estudiantes y docentes que tiene el mérito de incluir la historia archivística de cada fondo, colección y serie así como los instrumentos de descripción que existen proporcionando así al lector y usuario/a toda la información para la búsqueda y consulta en base a las normas estandarizadas vigentes.

• Inventarios y Catálogos en base a  la norma ISAD (G)  

Un INVENTARIO es un instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de utilización. Este instrumento debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes.[21]

En síntesis, aunque depende de las necesidades propias de cada archivo, los campos más comunes que forman la base de datos de inventario son:

• Fondo

• Código de clasificación-nivel de clasificación

• Fechas extremas, nombre de la serie

• Tipo documental

• Descripción

• Signatura.

Un CATÁLOGO es un instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano[22]

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital.

El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo por:

parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario.

En el caso del Archivo La Paz, los inventarios y catálogos recogen algunas áreas de la ISAD (G), norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) implica homogeneizar criterios y lenguaje entre todos los archivos del mundo.  

• Desarrollo de una Matriz de Datos con las Áreas de la ISAD (G)

El Archivo, ha desarrollado también entre el 2005 y el 2009 una matriz y formulario con las diferentes Áreas de la ISAD-G y cada una de ellas contiene uno o más campos.  Esta Matriz o Formulario es muy versátil y  permite adecuar los campos al Fondo, Sub-Fondo, Serie o Unidad descrita, de tal manera que pueden aumentarse o eliminarse campos.

Instrumentos de difusión

CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su accesibilidad.[23]

Actualmente el Archivo de La Paz se encuentra registrado en el Censo de Archivos Iberoamericanos que permite consultar de manera rápida y sencilla un amplio listado de aquellos archivos iberoamericanos que disponen de una página web– propia o alojada en otra institución- en la que ofrezcan información relacionada con sus fondos y/o con los servicios que presta el archivo.

Tipos de soportes documentales[24]

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. Además de los archivos en papel, podemos encontrar archivos visuales (fotografías) audiovisuales (videos), informáticos y de audio o sonoros (casetes). En este sentido el Archivo de La Paz cuenta con documentos en diferentes soportes, por ejemplo:

• ARCHIVO FOTOGRÁFICO[25]

El Archivo La Paz lleva a cabo dos grandes proyectos de descripción y digitalización de más de 60 mil fotografías de su Colección Histórica y del archivo del periódico Última Hora que ha sido donado a la institución. A la hora de describir y digitalizar grandes volúmenes de fotografías, la aplicación de sistemas automatizados es la respuesta ideal para hacer más eficiente ese trabajo, además de su administración y consulta. En el mercado y en el Internet, existen programas informáticos o software que tienen un costo o son de libre acceso. Gran parte de ellos se desarrollaron para organizar fotografías de manera atractiva, permitiendo también su edición e incluso la generación de videos

El Programa SISDDAF (Sistema de Descripción y Digitalización de Archivos Fotográficos) responde a esta necesidad, porque cubre los requerimientos de cuatro distintos usuarios con necesidades específicas y no siempre coincidentes: los administradores, los descriptores, los digitalizadores y el público usuario. 

Los administradores necesitan herramientas muy concretas y específicas. Durante el proceso de trabajo, por ejemplo, deben revisar y controlar la calidad de las fotografías descritas y digitalizadas, conocer el número de fotografías que se entregan y se devuelven, además de imprimir informes periódicos y finales.

Los descriptores, por su parte, detallan las fotografías una a una, y deben hacerlo de acuerdo a ciertos estándares técnicos.

Para facilitar y agilizar este trabajo se implementó, en la institución, un formulario normativizado y debidamente validado que contiene varios campos, según las áreas de la norma archivística. Es importante, por ejemplo, la identificación con un código de la foto, el soporte en el que se encuentra (negativo, positivo, radiofoto) y el tamaño. Resulta crucial, igualmente, rescatar los nombres de los fotógrafos y, por supuesto, la fecha en que se tomaron las imágenes.

Lograr identificar a los personajes es igualmente importante, y las anotaciones al reverso de la foto pueden contener esta información o ayudar a entender el contexto en que se realizó la toma fotográfica. Las fotos de prensa frecuentemente tienen anotaciones de las páginas en las que se debe insertar la foto en el periódico.

El programa permite también articular la imagen digitalizada con las descripciones que se realizan. El producto final es un catálogo que contiene todas las fotografías con todas sus características en una presentación visual muy agradable y sobre todo muy útil para un amplio público.

De manera general, con la aparición y expansión de la ciencia informática, surgió un nuevo concepto de archivo: la colección ordenada de registros, datos, textos, imágenes o instrucciones relacionadas entre sí, y que almacenadas en grandes cantidades son de fácil y rápido acceso, conservándose dentro o fuera del computador, en varios soportes como discos, disquetes o cintas magnéticas.

• ARCHIVO DE AUDIO

Conferencias. El interés de historiadores, antropólogos, arqueólogos, etnohistoriadores, lingüistas, sobre el Mundo Andino desde la década de los 60s ha contribuido a la formación de esta serie. El resultado de este interés fue el boom de las investigaciones multidisciplinarias en historia prehispánica, colonial y republicana de los Andes del norte, centro y sur.

Seminarios. Se grabaron Seminarios en temas específicos sobre Historia de Bolivia por extranjeros y bolivianos. Un Seminario relevante fue "Seminario James Malloy. La revolución del 52 en Bolivia"

Mesas redondas. Se registran discusiones y últimas líneas de investigación de especialistas sobre la Revolución del 16 de julio de 1809

Debates históricos. Esta serie está constituida por debates sobre temas específicos de historia boliviana, tal es el caso de "La Mesa coja, 1997".

Fondos documentales

Los fondos documentales están clasificados en dos grandes periodos: el Colonial y el de la República.

• RECURSOS DOCUMENTALES COLONIALES

El período Colonial está dividido en expedientes Coloniales, padrones Coloniales, visitas de tierras (a comunidades indígenas), colecciones personales y donaciones relativa a ese período Colonial. Entre estas últimas, por ejemplo, figura la colección de María Eugenia del Valle de Siles sobre la rebelión de Tupac Katari. Los recursos documentales coloniales son los más consultados por los usuarios para estudios investigativos y entre éstos, principalmente los fondos y series de mayor interés son los grupos indígenas, fundamentalmente aimaras, por ejemplo:[26]

• Padrones y revisitas (PR). Serie catalogada

Especialmente las parroquias de la ciudad de La Paz. También los registros o censos de la población indígena con fines tributarios. Esta serie es importante para analizar la estructura social de las comunidades y su evolución demográfica. En ella se encuentra información sobre la categoría tributaria tanto de los comunarios, como de los colonos indígenas de haciendas. Los datos consignados son: nombre, edad, estado civil, sexo, número de hijos, etc.

Dentro del mismo fondo Padrones y revisitas se encuentran los catastros (que también pueden aparecer bajo los nombres de matrícula o revisitas) de 1881 a 1936. Esta documentación registra las propiedades urbanas y rurales y la producción de las propiedades agrícolas. Los catastros de fines del siglo XI son más interesantes en la medida en que se encuentran consignadas las propiedades indígenas familiares (sayañas).

• Registro de tierras comunitarias.

Registros de venta de tierras comunitarias (1855 – 1900). Aquí se encuentran todas las compra-ventas de tierras comunitarias a raíz de las medidas estatales que abolían las comunidades. Sirve para evaluar los cambios en la estructura socio-económica de las comunidades.

• Expedientes coloniales (EC) (1558 – 1824).

Contiene pleitos y juicios. Para el propósito de este trabajo son pertinentes los litigios sobre linderos entre comunidades, entre comunidades y haciendas, relación comunidad – corona, tributos, etc. Una nueva serie extractada de ésta es la compuesta por la visita y composición de tierras realizada a mediados del siglo XVII por Gerónimo Luis de Cabrera donde se encuentra información sobre la constitución de haciendas y la consecuente pérdida de tierras comunitarias. Esta información es ante todo para las provincias coloniales de Omasuyos y Larecaja. Esta última tiene una extensión de 126 legajos.

• Expedientes prefecturales (PE) (1825 – 1976)

Entre los reclamos, correspondencia y otros papeles de la prefectura de La Paz, existe información sobre comunidades indígenas del campo y de la ciudad de La Paz. Los principales tipos documentales que se encuentran en este fondo son los siguientes:

• Juicios sobre tierras comunales.

• Relaciones entre las comunidades y las autoridades estatales.

• Informes de revisitadores de las comunidades.

• Documentación sobre tributos indígenas, rebeliones indígenas, relaciones entre comunitarios y vecinos de pueblo, etc.

• Correspondencia de la Prefectura

La serie de oficios (1874 a 1953) contiene las comunicaciones entre prefecto y autoridades provinciales. Representa una serie importante para la investigación sobre levantamientos y sublevaciones indígenas de la región de la ciudad de La Paz. También hay la serie de correspondencia entre prefectura y ministerios (1919 – 1978) donde se encuentra información sobre la política estatal hacia las comunidades.

• Expedientes de la Corte Superior de La Paz (CSD) (1825 – 1976) y Juzgados locales de Luribay (JL) Catalogado 1824 – 1875, orden cronológico 1876 – 1835, Pucarani (JP) catalogado 1816 – 1941 y Achacachi (JA) orden cronológico 1816 – 1920

La serie de la Corte Superior de Distrito está ordenada sólo por orden cronológico. Se trata de juicios civiles y penales. Los documentos de los juzgados locales constituyen una fuente con información parecida pero más concentrada en las comunidades indígenas.

Una fuente de particular interés dentro de la serie CSD es la del Proceso Mohoza que conserva 3 cuerpos (4to, 5to, 8vo) que abarcan el período 1900 – 1904. En ella se encuentran datos valiosos respecto a la gran movilización indígena bajo el líder Zárate Willca. La extensión en metros líneas de estos fondos es la siguiente: CSD: 200 m. lineales, JP: 6 m. lineales, JA: 4.6 m. lineales, JL: 18 m. lineales.

• Registro de Escrituras (RE) (1563 – 1825) y Protocolos Notariales (PN) (1826 – 1897)

Constituyen una fuente (ordenada sólo cronológicamente) donde se registran las transacciones económicas, testamentos, poderes, contratos de trabajo, etc. Es una documentación interesante debido al gran número de datos que pueden arrojar sobre aspectos de vida cotidiana, propiedades de tierras e incluso demografía.

• Fondo León M. Loza (LML)

Aquí se encuentra información sobre legislación indígena y educación indígena del período republicano. Todos estos documentos están catalogados cronológicamente, incluye una descripción de cada documento.

• RECURSOS DOCUMENTALES REPUBLICANOS

Para el caso de la República, los fondos documentales se clasifican según la procedencia y origen, por ejemplo está el Poder Ejecutivo (Ministerio de Educación, Ministerio del Interior, Migración y Justicia, Prefectura con expedientes, mapas y planos), Poder Judicial (Corte Superior de Distrito, juzgados provinciales), Régimen Municipal, Régimen Policial, entidades públicas descentralizadas (Corporación de Desarrollo de La Paz, Corporación Boliviana de Fomento), entidades privadas (Manufacturas textiles Forno), Misceláneas republicanas (compañías comerciales gomeras, Sociedad Geográfica de La Paz, colecciones privadas como los documentos de Federico Suazo, el ex presidente Tejada Sorzano, materiales del MNRI de Fernando Baptista Gumucio, y otras).

Al abrir de manera aleatoria la guía, se puede encontrar el archivo de la Aduana Agropecuaria Departamental (antes Aduana de la Coca) con documentos que van desde 1942 hasta 1987, además está la descripción de las características de la institución y el contenido de todos los archivos.