Comunicación e información: aspectos importantes dentro de las organizaciones

RESUMEN.

En la actualidad, nos encontramos inmersos en la llamada «Sociedad de la Información», lo que ha causado un gran impacto social, cultural y económico. Donde la comunicación, desempeña un papel protagónico dentro de esta, pretendiendo el desarrollo de las potencialidades del hombre, con el propósito de alcanzar el progreso humano para mejorar su nivel de vida.

Hoy, los recursos informáticos son aspectos de enorme influencia en la vida diaria, en todas las disciplinas del saber humano. Mediante la aplicación de esas herramientas, podemos recibir un mensaje o información y alcanzar un nivel de conocimiento más profundo, más rápido y más crítico.

Tenemos que tener en cuenta que no todos pueden adquirir o tener accesos a estos recursos y olvidamos en muchas ocasiones la utilización de los medios alternativos de comunicación y hasta podemos decir que nos estamos convirtiendo en seres dependientes se este tipo de recursos para realizar cualquier actividad.

El mayor reto a que nos enfrentamos es el saber organizar, distribuir y utilizar estos en función de las verdaderas necesidades de cada quien.

Este trabajo se propone hacer un acercamiento teórico a los aspectos más puntuales y los conceptos fundamentales para entender las relaciones que existen entre datos, información y comunicación. La existencia, importancia y relevancia que tiene en las organizaciones y como se debe siempre tomar en cuenta el hecho de no descuidar el aspecto «relación humana» que puede volverse impersonal y hacer que el hecho comunicativo quede limitado al uso de sistemas informáticos y virtuales exclusivamente. Es por ello que se necesitan una diversificación de sistemas de comunicación. Dentro de las organizaciones para garantizar el proceso de retroalimentación o Feed-back.

INTRODUCCIÓN:

Iraset Páez Urdaneta dijo:

"…en la antigüedad, el hombre occidental quería ser sabio; luego el hombre moderno quiso ser conocedor; el hombre contemporáneo parece contentarse con estar informado (y posiblemente el hombre futuro no este interesado en otra cosa que en tener datos)."

Alexander King, ex-presidente de la FID (1955-62) en una de sus conferencias afirmaba:

"… la sabiduría que se obtiene de la experiencia no depende de la cantidad de información que disponga la persona sabia, sino de su habilidad para utilizarla".

La comunicación es el medio que desarrollo y desarrolla cada día el hombre para mantenerse conectado con los demás de su especie o semejantes. De ella necesitamos para poder desafiar el mundo en el cual vivimos. La comunicación existe universalmente y sus requisitos no varían, independientemente del lugar en donde estemos. El tipo de comunicación que establezcamos puede ser variado: existe la comunicación global, la escrita, la oral, la visual, entre otras.

Los comunicadores sociales definen la información como todo mensaje que logra disminuir la incertidumbre. Por otro lado la comunicación se reconoce como un proceso de intercambio de información, un intercambio de ideas donde el resultado es el acopio de ideas nuevas o la profundización en las ideas reflexionadas. Debe ser esto lo que ha influenciado en la historia del mundo; las revoluciones de la humanidad han estado estampadas por los grandes avances que se han dado en la capacidad de comunicación del hombre.

Actualmente, las actividades humanas más cotidianas como las relaciones interpersonales o de grupos, las relaciones internacionales, las discusiones académicas y hasta los negocios, están centradas en una revolución que tiene como base a las Tecnologías de Información y Comunicación, innovaciones que favorecen enormemente el flujo de información y que, por supuesto, mejoran significativamente las posibilidades de comunicación humana.

Los medios de comunicación social, y las formas en que cada día se intercambia la información en las comunicaciones, no pueden dejarse a un lado cuando el mundo en su conjunto se abre a experimentar un fenómeno que con Internet a la cabeza recibe diversos nombres y que trae consigo una sucesión de cambios, que al parece, no terminaran nunca.

Es indispensable que el hombre no pierda la capacidad de comunicarse de forma organizada y conciente al transmitir toda la información que va apareciendo con el aprendizaje y el conocimiento que adquiere cada día.

El presente trabajo se traza como intención, justamente, plantear los aspectos teóricos referenciales de la comunicación, sus relaciones con la información, los efectos, las oportunidades y las interrogantes que desde los medios de comunicación puede haber frente a la Revolución de la Información. Es apenas un dúctil acercamiento, porque sin duda alguna queda aún mucho camino por recorrer, muchas preguntas por hacer y aún, muchas respuestas por ofrecer.

Se dedica a reflexionar sobre el impacto y la necesidad de seguir perfeccionando y mejorando los tradicionales medios de comunicación social a los que la humanidad ya estaba acostumbrada.

DESARROLLO:

1. Importancia creciente de la información en el mundo actual.

Los grandes volúmenes de información que se generan a diario y las capacidades limitadas del ser humano para acceder, consultar, procesar y analizar la información disponible, en tiempo, espacio y condiciones específicas hace más complejo el desenvolvimiento de todos y de nuestros trabajos.

En la actualidad se está produciendo una revolución de la información que está provocando la existencia de dos tendencias relacionadas, una tecnológica; que muestra un gran nivel de eficacia y otra social.

En primer lugar, está el cambio tecnológico. Las nuevas tecnologías de la información (TI) basadas en la microelectrónica, junto con otras innovaciones, como la fibra óptica y los discos ópticos, que permiten enormes aumentos de potencia y reducciones de coste y tiempo en todas las actividades de procesado de información (el término "procesado de información" cubre la generación, almacenamiento, transmisión, manipulación y visualización de información, donde se incluyen todos tipos de datos y que analizaremos mas adelante. Los aspectos de procesado de información de todos los trabajos pueden cambiar a través de las TI, por lo que la revolución no se limita a las ocupaciones relacionadas con la información; por ejemplo, los robots industriales cambian la naturaleza del trabajo en las fábricas.

En segundo lugar, están los cambios sociales y de organización. El procesado de información se ha vuelto cada vez más visible e importante en la vida económica, social y política. Una prueba es el crecimiento estadístico de las ocupaciones especializadas en actividades de la información. Estas ocupaciones suponen hoy la mayor cuota del empleo en muchas sociedades industrializadas. La categoría más extensa es la de los procesadores de información —fundamentalmente trabajadores administrativos—, seguida por la de productores de información, distribuidores y trabajadores de infraestructura.

El concepto de información ha sido, es y será foco de estudio y análisis de muchos estudiosos de diversas especialidades. La información es mucho mas que datos; tiene que ver con el orden de las cosas, hechos o fenómenos registrados en forma sistemática guardando relación con otros hechos o fenómenos.

Buckland identifica tres usos fundamentales del concepto Información.

• Información como proceso: Lo que una persona conoce cambia, cuando el sujeto se informa. En este sentido, información es: la acción de informar…; comunicación del conocimiento o noticias de algún hecho u ocurrencia; la acción de decir o el hecho de haber escuchado sobre algo.

• Información como conocimiento: el concepto información es también utilizado para consignar el producto de la información como proceso: el conociendo comunicado que concierne a algún hecho, sujeto o evento particular, aquello que uno capta o se le dice; inteligencia, noticias. La noción de información como aquello que reduce la incertidumbre puede verse como conocimiento. En algunas ocasiones la información aumenta la incertidumbre.

• Información como cosa: el concepto de información se utiliza también para objetos, tales como datos y documentos, que son referidos como información porque se les considera informativos, como portadores de la calidad de impartir conocimiento o comunicar información, instructivo.

Cabe señalar que como bien se puede apreciar hay un aspecto fundamental en lo que plantea Buckland y es la comunicación. El problema radica en como comunicar la información. La eficiencia y eficacia del resultado informativo esta en los procesos comunicativos que se manejen a cada momento. Analizaremos esto mas adelante en nuestro trabajo; no sin antes hacer un análisis de lo que entendemos como sistemas de información. Así preparamos el terreno hacia la correcta comprensión de lo que anteriormente señalamos.

2. Los Sistema de información (SI)

El sistema de información debe poder ser utilizado en su dimensión de generador y transmisor de información, debe estar el servicio del público y debe suministrar los productos puestos a la disposición de ese mismo público para satisfacer una necesidad de información.

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo). Dichos elementos formarán parte de alguna de estas categorías: Elementos de un sistema de información.

• Personas.

• Datos.

• Actividades o técnicas de trabajo.

• Recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

Normalmente el término es usado de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos, pero siendo estrictos, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

Los datos aisladamente pueden no contener información humanamente relevante. Sólo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente con un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en dichos datos. Los datos pueden consistir en números, estadísticas o proposiciones descriptivas. Los datos convenientemente agrupados, estructurados e interpretados se consideran que son la base de la información humanamente relevante que se pueden utilizar en la toma decisiones, la reducción de la incertidumbre o la realización de cálculos. Es de empleo muy común en el ámbito informático y, en general, prácticamente en cualquier disciplina científica.

Un sistema de información desarrolla cuatro actividades básicas:

Entrada de información: Proceso en el cual se toman los datos requeridos para procesar la Información, las entradas se pueden hacer manual o automáticamente .En la primera el usuario aporta la información directamente y en la segunda, los datos provienen de otros sistemas.

Almacenamiento de la información: Es un proceso en el cual se guarda la información en los Archivos que pueden ser recuperados en cualquier momento. Procesamiento de la información: Permite la transformación de los datos fuentes en resultados por la aplicación de mecanismos o indicadores que soporten la toma de decisiones.

Salida de información: Es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada hacia otro sistema o usuario o bien datos de entrada al exterior. La principal función de los SI es proporcionar la información que necesitan los distintos grupos dentro de ellas para esto deben alinearse con las organizaciones y al mismo tiempo, estas deben tener conciencia y abrirse a las influencias de los SI para beneficiarse de las nuevas tecnologías.

Un sistema de información en la Empresa debe captar la información que esta necesite y proporcionarla, en el momento oportuno y con la estructura adecuada, a aquellos miembros de la empresa que la requieran bien sea para la toma de decisiones. Bien sea para el control estratégico o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas.

Además podemos decir que los sistemas de información tienen tres principios básicos:

1. Su rol: facilitar el acceso a la información.

2. Su misión: apoyar la razón de ser de aquel que esta subordinado, o sea su misión siempre esta al servicio de otros.

3. Su meta: debe ser dar sentido a sus colecciones ,facilitar el aprendizaje ,estimular la curiosidad, contribuir a eliminar la memorización ,y llenar cada vez mas la brecha existente entre conceptos formales y la intuición ,la teoría y la practica.

Taylor planteo que el valor de la información esta contenido en el mensaje informativo y a este mensaje le da valor quien lo utiliza. Por tanto, su mayor dificultad radica en el valor potencial que lleva el mensaje. Este autor lleva a un primer plano, dos de los tipos de valor referidos por Cronin: valor de cambio y valor de uso, este último, el centro de nuestros análisis en este estudio.

A muestro entender a esa dificultad hay que agregar la forma y la calidad de la comunicación que se utilice para transmitir el mensaje informativo. Es imprescindible perfeccionar la comunicación entre los integrantes de las organizaciones y hasta interpersonal como podremos apreciar mas adentrados en este estudio. Por eso creemos necesarios profundizar en este sentido.

La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder expresar nuestros objetivos, emociones, necesidades, etc., de la misma manera se vuelve imperioso dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda:

9 Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.

9 Desarrollar planes para lograr dichos propósitos.

9 Organizar los recursos humanos en forma efectiva.

9 Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.

9 Originar un clima de amplia participación.

9 Controlar el desempeño de los miembros.

9 Influir en la motivación de nuestros trabajadores.

Se nos hace necesario entonces hacer un análisis de la comunicación y todos los aspectos que se relacionan en esta para poder entender con más claridad como se manifiesta la comunicación dentro los sistemas de información.

3. Breves antecedentes históricos en la comunicación del hombre.

Si nos ponernos a pensar cómo es que nos comunicamos, por qué, para qué, es necesario realizar una lectura mas amplia y detallada para que nos permita conocer la historia de la comunicación desde sus inicios por ende trataremos para empezar este trabajo un acercamiento al tema de forma general.

Muchos son los expertos de la comunicación que aseguran que el lenguaje se ha desarrollado a partir de sonidos que acompañaban gestos; hoy en día podemos encontrar no menos de 3.000 lenguas que a medida que se desarrollan opacan a otras existentes.

A medida que el mundo evolucionó, también lo hizo la historia de la comunicación y no sólo se cambiaron dialectos aquí; sino que se desarrollaron nuevas formas de transmitir las ideas, los pensamientos y nuestras acciones.

De acuerdo con Paul Watzlawick, científico austriaco, los humanos no pueden dejar de comunicarse, la no comunicación no existe, hasta el silencio es un acto de comunicación2.

Esta tiene su origen millones de años atrás; el hombre, desde que existió, buscó siempre un medio, aunque ésta fuese de forma muy primitiva de comunicar sus pensamientos y a su vez sus acciones.

Los primeros pueblos ante la necesidad de comunicarse empezaron a pintar la naturaleza en las paredes de las cuevas y así también marcaban la propiedad de cada tribu. A medida que pasaron los años se fue aumentando la información y la necesidad de transmitirla por lo que se empezó a escribir "pictografías" que eran símbolos que representaban objetos. Con el paso de los años se empezaron a utilizar los elementos "ideográficos" donde el símbolo no solo representaba un objeto sino que también una idea y cualidades asociadas a él. Dado que los dibujos tenían significado pero no fonética se elaboraron una serie de signos que representaban sonidos concretos. Los jeroglíficos egipcios pasaron de "pictogramas a ideogramas" y elaboraron algunos signos para las consonantes pero nunca lograron crear un alfabeto. Pero la creación del alfabeto se la debemos a los fenicios de Grecia, en oriente próximo donde les añadieron sonido a las vocales. El alfabeto cirílico es una adaptación del griego y el latino se desarrollo en los países occidentales con la dominación que produjeron los romanos. Con el progreso de la civilización y las lenguas escritas comenzó la comunicación a distancia por mar y tierra que ayudaba al comercio entre naciones e imperios. Como material de escritura los egipcios inventaron el papiro hecho con la corteza de una planta, mientras que en el resto del mundo se utilizo el pergamino hecho con piel de ternera.

El papel de impresión fue el medio más importante de comunicación, luego de la vía oral, los egipcios fueron los primeros en descubrir el material en el cual se podían dejar impresos varios escritos. Su descubrimiento ayudó a confeccionar el pergamino; luego en el siglo XV, un alemán Johan Gutenberg lo utilizó para imprimir la Biblia por primera vez en Europa. La comunicación escrita trajo como ventajas las posibilidades de estudio, investigaciones científicas y una ramificación de la literatura.

Ya mas en nuestra época, podemos decir que la historia de la comunicación empezó ha evolucionarse de formas que eran casi impredecibles; cuando muchos pensamos que las fuentes más masivas de comunicación era la radio y la televisión, apareció la Internet y esta trajo consigo otras formas de comunicarnos. Esta cambió todo tipo de concepción sobre las fuentes y las formas de la comunicación, hoy se ha convertido en un medio masivo por el cual no sólo podemos comunicarnos, sino también hacerlos de forma más rápida y segura y es un medio que promete seguir sorprendiéndonos en cuanto a materia de comunicación.

Por tanto tenemos que tener claridad que la comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados, como aparecen en infinidades de materiales.

Como bien ha quedado manifestado anteriormente la comunicación ha sido indiscutiblemente el eje del desarrollo de las sociedades convirtiéndose en un proceso indispensable dentro de la vida de los seres humanos, llegando a hablarse hoy en día con el término de sociedad de la información de la que hablaremos mas adelante. Como todo proceso seria significativo describirlo y diferenciarlo cosa que nos proponemos a continuación.

4. Proceso de Comunicación

David Berlo publicó lo que para muchos fue el comienzo de una nueva era en las comunicaciones allá por 1960. En su libro, The Process of communication, donde introduce la idea de que la comunicación es un proceso interactivo y dinámico. Antes de la publicación de ese libro, la comunicación era considerada de manera lineal con una serie de pasos mediante los cuales una persona intentaba transmitirle a otra. Berlo rebatió este puesto de vista estático y cito:

"Si se acepta el concepto de proceso, debemos considerar a los acontecimientos y a las relaciones como dinámicas, cambiantes y continuas. Cuando consideramos que algo es un proceso, damos a entender que no tiene un comienzo ni un fin, ni una serie fija de acontecimientos. No es estático, no esta en reposo. Está en movimiento. Los ingredientes de un proceso interaccionan entre si; cada uno de ellos afecta a los demás.

La teoría de la comunicación refleja el punto de vista de un proceso. Un teórico de la comunicación… sostiene que no se puede hablar del comienzo o del fin de una comunicación, ni tampoco que una idea en particular provenga de una fuente especifica, ni que la comunicación tenga lugar tan sólo en una dirección… "

Aun la popularidad de la teoría de Berlo y las investigaciones que la apoyan, muchos estudios defienden la perspectiva lineal de la comunicación. Un libro simuló a despecho alabar el concepto de "proceso interactivo" de Berlo añadiéndole el concepto de feedback a su modelo de comunicación. Lo que antes fue considerado como un modelo estático y de una sola dirección, se supone que en la actualidad representa un proceso… añadiéndole el feedback. Sin embargo este ingenuo punto de vista sigue sosteniendo que la comunicación ocurre en una serie de acontecimientos.

Un libro que alcanzó gran difusión y que resumen con gran acierto este método de comunicación fue el de (Davis, 1972) donde este define a la comunicación como "El intercambio de información de una persona a otra".

Planteando que la comunicación de doble dirección tiene un modelo de una parte a otra, el orador envía un mensaje, y las respuestas del receptor vuelven al orador. " Básicamente en cualquier tipo de comunicación existe un transmisor que envía un grupo de datos en forma de señales a un receptor que recibe estas señales, a través de un medio o canal de comunicación. El receptor no sólo tendrá el trabajo de recibirlo, sino también de decodificarlo para poder entenderlo; una vez hecho esto, el podrá o no enviar una respuesta a quien le transmitió el mensaje original.

Estos son los principios básicos de cualquier tipo de comunicación: por lo general, cuando el destinatario recibe el mensaje lo responde; si el mensaje fue correctamente decodificado, entonces responderá de forma correcta, en el caso contrario, habrá una interferencia en el tipo de comunicación que se haya establecido. (Ver figura 1)

Un ejemplo de la vida cotidiana de hoy donde es imposible la descodificación de los mensajes es los celulares. Las personas codifican tanto lo que quieren decir que muchas veces el receptor solo devuelve una respuesta" ¿Dime que quisisteis decirme, que no te entendí nada? Ahí una gran diferencia de lo que el emisor quiere decir y espera que el receptor sepa lo que quiere pero para ello hace falta un grupo de necesidades de códigos utilizados por ambos y eso es otro asunto que es mas profundo pues estaremos hablando de alfabetos establecidos para cada grupo de personas ya no internacionalizados sino mas bien personalizados.

Fig. 1 Esquema del proceso de comunicación.

Aunque no parezca relevante, el tipo de comunicación también tiene en cuenta la inteligencia; no es lo mismo comunicarnos con un ser humano que es capaz de recibir un mensaje, procesarlo y elaborar una respuesta acorde a dicho mensaje, que con un animal mediante un estímulo determinado, como por ejemplo: un perro que para alimentarlo se le adapta a golpear su plato de comida. Eso no seria comunicación si no mas bien adaptación sensorial ante un estimulo. También encontraremos algunas diferencia cuando no existe el mismo nivel de capacidad intelectual, ejemplos a dos personas de distintas escalas sociales, que si bien se pueden comunicar, tendrán muchas veces en su comunicación deficiencias que podrán ocasionar detrimentos en las interpretaciones de cada uno con respecto a los datos transmitidos en la comunicación y que pueden no generar la misma información para ellos.

Es improbable es que un niño en su primer años de estudio entienda absolutamente todo lo que un persona de 60 años quiera comunicarle. Aquí el tipo de comunicación se resquebraja en algún momento, porque ambas difieren; una parte posee muchos atributos o códigos para analizar y entender la información, mientras que la otra fuente todavía debe trabajar en dicho proceso.

Esto nos hace reflexionar entonces que también se necesita el conocimiento de quien recibe la información y si esta totalmente capacitado para entender nuestros códigos o hay que usar una comunicación mas común. Saber si seremos bien interpretados o entendidos, es decir, tenemos que conocer quienes son nuestros usuarios de nuestra comunicación.

Aunque la comunicación sea amplia muchos son los que afirman que existe un solo tipo de comunicación se sigue manteniendo la idea que el proceso comunicativo se basa en quien envía el mensaje y quien lo recibe.

Lo que evidencia claramente que las formas de comunicar deben estar relacionadas con los tipos de comunicación que se establezcan y con las características de quienes la reciben.

5 Medios o canales de comunicación

Como decíamos anteriormente existe la comunicación global, universitaria, médica, administrativa, comercial, publicitaria, periodística, etc. Lo que se plantea aquí es la variación de canales y medios. Es por esto que cuando nos referimos a los tipos de comunicación existentes, nos estamos refiriendo en realidad a las diferentes formas que tenemos de comunicar los mensajes.

Los medios o canales de comunicación son el método de difusión que se emplea para enviar el mensaje. Estos pueden dividirse a grandes rasgos: mediatizados y directos.

Los canales mediatizados son los que requieren de algún tipo de tecnología para la producción de mensajes y el contacto entre la fuente y el receptor o receptores no es directo, sino a través de algún vehiculo físico externo. Ejemplos de este tipo de canales lo constituye la radio. La televisión, el teléfono, el telex, etc.

Los canales directos dependen de la capacidad y habilidad individual para comunicarse con otros cara a cara. Por ejemplo, Hablar, escuchar, indicios no verbales, etc.

Otros entendidos en la materia, sin embargo, diferencian los tipos de comunicación en oral, visual, escrita, entre otras.

La comunicación oral se realiza, como se indica, en el marco oral, hablado, este es el tipo de comunicación más utilizado junto con el escrito: un individuo transmite un mensaje a través del canal de la voz y el receptor lo recibe. Este es el tipo de comunicación más empleado debido a que no se necesita ser instruido para usarlo. Luego tenemos la comunicación visual; este tipo de comunicación es bastante discutido, para muchos una mirada no es más que eso, para otros, son muchas las cosas que pueden comunicarse con gestos y por ende las palabras estarían de más.

Por último, tenemos la comunicación escrita, uno de los tipos de comunicación más antigua en la historia del hombre, las cartas, los pergaminos, etc. Como estuvimos argumentando en momentos anteriores. Este medio de comunicación si requiere un poco de alfabetización, ya que debemos saber leer y escribir para poder expresar, analizar y responder el mensaje de forma adecuada. De otra forma este tipo de comunicación quedaría incompleta y muchas veces sería prácticamente nula.

6. Comunicación & información

Gracias a la comunicación nos ponemos en contacto todos los seres humanos pues necesitamos de ella para intercambiar constantemente con nuestro entorno social.

En los puntos anteriores dejábamos puntualmente identificados los diferentes tipos de comunicación que podemos establecer y que pueden ser muy variados. Pero más allá del tipo de comunicación que establezcamos, todas poseen el mismo fin, transmitir un mensaje, idea, o pensamiento para la transferencia de información al receptor de nuestra comunicación.

Para llevar a cabo una comunicación eficaz, es necesario que en el flujo de la transmisión de ideas, intervengan varios elementos. Por ello el proceso de comunicación implica la transmisión de una determinada información y la información como la comunicación supone un proceso; usando seis elementos de singular importancia y que se visualizan a continuación.

Fig. 2 Esquema de los elementos que intervienen en la comunicación.

Los sistemas que trabajan con elementos "informativos" (datos, documentos, objetivos, información) se denominan sistemas de información.

La información es la base esencial del progreso de la sociedad y la necesitamos constantemente para poder llevar a cabo las múltiples actividades que realizamos cada día. De este modo, necesitamos información puntual y práctica sobre una dirección, sobre una persona, o un organismo concreto; necesitamos una información cronológica determinada o sobre un acontecimiento de actualidad. Asimismo, necesitamos también información para tomar una decisión importante, o para satisfacer una curiosidad intelectual importante.

Disponer de la información completa, confiable, en el momento oportuno, constituye un elemento esencial para garantizar la gestión eficaz de sus recursos, para mejorar la calidad de los servicios que se prestan y adaptarse constantemente al entorno que rodea

En medida que la sociedad se encuentre mejor preparada para el acceso a la información y su consumo, se irán generando muchísimas nuevas posibilidades.

Esta claramente identificado que necesitamos coordinar nuestras actividades para alcanzar nuestros objetivos personales, y en último término la supervivencia y la prosperidad. Esta es la principal actividad de las organizaciones, basada en la convivencia de la cooperación, aunque sabemos que no es algo que siempre se logra fácilmente.

Hay que estar conjuntamente persuadidos de las ventajas de la cooperación, y la comunicación es la herramienta que ayuda a conseguirlo. A través de la comunicación, se recoge y proporciona información para lograr que las personas cooperen.

La comunicación es el medio que permite orientar las conductas individuales y establecer relacionas interpersonales funcionales que ayuden a trabajar juntos para alcanzar una meta. De manera más concreta, en los grupos se establecen acuerdos de relación mutuamente conveniente para coordinar los esfuerzos hacia objetivos comunes.

A través de la comunicación las personas reúnen información pertinente acerca de las organizaciones en las que participan y de los cambios que están ocurriendo en la misma.

7. Comunicación dentro de la organización

El funcionamiento de las sociedades humanas esta dado según las Ciencias Biológicas por sus dos tipos básicos o formas de organización:

a. Sociedad permanente: en la que los individuos nacen y mueren junto a los de su especie y en la que se inscriben Hombres, abejas, Hormigas, delfines, etc.

b. Sociedad transitoria: en las que los individuos si bien nacen junto a sus pares pueden no permanecer siempre en grupos y los agrupamientos se dan en forma temporal como las ballenas, algunas aves o con fines de apareamiento o desove.

Ambas comparten dos atributos que se deben dar conjuntamente para que la novedad evolutiva sea eficaz: el agrupamiento y la comunicación, condiciones muy importantes y que marchan inseparables.

La comunicación ayuda a los miembros de las organización, permitiéndoles discutir experiencias criticas y desarrollar información relevante, la cual desmitifica actividades organizacionales complejas y ayuda al cambio de la organización; facilita los intentos de alcanzar tanto sus metas individuales como las de la organización, al permitirles interpretar los cambios y, en último lugar, animándoles a coordinar la satisfacción de sus necesidades personales con el cumplimiento de sus responsabilidades especificas con la organización, siempre cambiantes. La comunicación en las organizaciones tiene como función crucial la recolección de datos para los miembros, proporcionándoles información con sentido, y es también el vehículo principal a través del cual los miembros de la agrupación pueden ayudar a dirigir cambios en la misma, influyendo en las actividades de otros individuos con los que cooperan.

Propósito de la comunicación en las organizaciones

Por propósito de la comunicación se entiende por la intención o la razón por la cual se diseña, envía y recibe un mensaje. Es decir, el motivo que da lugar al flujo de comunicación. La comunicación dentro de la institución suele obedecer a tres propósitos básicos que se identifican con las funciones del sistema: producción, Mantenimiento e Innovación.

Los mensajes llamados de producción son los que se refieren a la producción del sistema. Estos mensajes usualmente persiguen el objetivo de motivar la realización de un trabajo. Se consideran bajo este rubro los mensajes que se refieren a los productos o servicios de la institución, a los que se dirigen al personal para indicarle como debe hacer su trabajo, a los referentes a actividades de capacitación, establecimiento de objetivos, resoluciones de problemas, etc.

Los mensajes de mantenimiento colaboran a la supervivencia de la institución como sistema. Estos mensajes usualmente persiguen el fomentar la integración de los elementos que la componen. Se consideran bajo este rubro los mensajes que ayudan a la coordinación interna del sistema, tales como órdenes y controles no directamente relacionados de jefes a subordinados por el trabajo realizado, Charlas y actividades informales en general y otros similares.

Los mensajes de innovación son los que plantean nuevas alternativas de conducta, adaptables a la estructura institucional. Estos mensajes no necesariamente plantean el alterar la estructura radicalmente sino el irla haciendo flexible para facilitar la aceptación del cambio.

El manejo de los propósitos de la comunicación implica la implementación de tácticas de comunicación para hacer conscientes a todos los componentes individuales del sistema del fin que se persiguen en el mensaje. Esta conciencia de que todos los mensajes obedecen a un propósito colaborará a hacer más eficaz el flujo de comunicación.

Existen muchas maneras de realizar esto. Una de ellas seria la implantación de formas impresas que faciliten la elaboración de los mensajes de producción y de algunos de los de mantenimiento. Evidentemente, ni aun todos los mensajes de producción pueden encauzarse a través de formas impresas. Sin embargo, se ahorrará tiempo y esfuerzo si se encauzan de esta manera tantos mensajes como sea posible. La forma impresa evita la repetición y ayuda a poner énfasis en la parte mas importante del mensaje, facilitando así tanto el envió como el procesamiento de la información.

Otra táctica que puede utilizarse consiste en la creación de diversos canales de comunicación para estos distintos tipos de mensajes, evitando así que se confundan. Algunos de estos canales pueden ser buzones de sugerencias, (mantenimiento e innovación), juntas para la discusión de problemas y la diversas áreas (Producción e innovación), publicaciones internas (producción mantenimiento e innovación), etc.

En adición a estas tácticas de comunicación pueden implementarse algunas otras tácticas que sin ser estrictamente de comunicación pueden colaborar a optimizar la comunicación interna. Ejemplo de ello son los procedimientos de selección del personal con características adecuadas para adaptarse a la institución y las recompensas para premiar a las personas y motivarlas a seguir en ella. Uno de los medios empleados con mas frecuencia en las instituciones para el encauzamiento de los flujos de comunicación por funciones son os grupos o equipos de trabajo, que consisten en la reunión de mas de una persona que interaccionan entre si para el logro de un objetivo especifico correspondiente a alguna de las funciones del sistema. Los miembros de estos grupos interactúan entre si de diversas formas.

Kenneth D. Berne y Paul Sheats3 Determinan los roles que los miembros de un grupo pueden desempeñar para cumplir con las funciones de producción y de mantenimiento, respectivamente. Los roles que desempeñan los miembros de un grupo para cumplir con la función de producción son los siguientes:

– El iniciador y colaborador ofrece al grupo un procedimiento para organizar la tarea proyectada.

– El que busca información: pide aclarar los lineamientos formulados en función de la conveniencia y también pide información autorizada sobre el problema en cuestión.

– El que busca opiniones: pide el esclarecimiento de los principios aplicables al grupo.

– El informador: hace generalizaciones validas y autorizadas, vinculándolas con su propia experiencia.

– El que expresa su opinión: manifiesta sus ideas y convicciones sobre un lineamiento o proposición formulado.

– El proponente: ofrece explicaciones de las proposiciones formuladas en función de ejemplos, o sea esclarece su significado.

– El coordinador: procura vincular ideas y proposiciones coordinándolas con las operaciones de los diversos miembros, aclarando las ideas y proposiciones.

– El orientador: explica la situación del grupo en relación a metas, resumiendo los sucesos mas notables.

– El valuador o censor: evalúa lo realizado por el grupo con base en un estándar o conjuntos de estándares del funcionamiento del grupo.

– El animador: entusiasma al grupo para que tome decisiones de mejor calidad.

– El técnico de procedimientos: desempeña tareas habituales, o rutinarias distribuyendo los materiales; es el que agiliza la actuación del grupo.

– El registrador: indica en forma escrita las proposiciones y decisiones tomadas por el grupo.

Los roles que desempeñan los miembros de un grupo para cumplir con la función de mantenimiento incluyen:

? El animador: estimula, aprueba y concuerda con la aportación hecha por los demás; su actitud es abierta, amable y solidaria.

? El armonizador: es el conciliador de intereses entre las partes, evitando fricciones y tensiones.

? El componedor: ofrece transacciones cediendo en parte para lograr tal armonía en el grupo.

? El guardián y expedidor: alimenta la participación de los demás, dejando abiertos diversos canales de comunicación.

? El determinador de estándares: indica los estándares para que el grupo lleve a cabo su labor.

? El observador y comentador del grupo: registra los diversos logros del grupo, procesa la información y añade interpretaciones para que se valoricen los procedimientos utilizados.

Esta clasificación de los roles individuales en la interacción de los grupos para el cumplimiento de las funciones de producción y mantenimiento del sistema puede ser de utilidad para el establecimiento de controles que encausen la interacción grupal, tales como la designación de un moderador, animador, armonizador, etc., que contribuyan a la optimización de la comunicación al interior de los grupos de trabajo.