Indice1. Introducción 2. El Problema 3. Marco Teórico 4. Antecedentes de la Empresa 5. Bases Teóricas 6. Marco Metodológico 7. Manual De Cargos Para Avila Química, S.A.
1. Introducción
El presente trabajo permitirá diseñar un manual de cargos para la empresa Ávila Química, S.A., con la finalidad de dotarlos de un manual técnico y práctico que permita reclutar, seleccionar y contratar el personal requerido con las competencias deseadas por la empresa.
La Administración de Recursos Humanos depende de la cultura existente en la organización, así como de la estructura organizacional adoptada. Más aún depende de las características del contexto ambiental, del ramo de negocio de la organización, de las características internas, de sus funciones y procesos y de un sinnúmero de variables importantes.
En esta época de crisis, incertidumbre, restricciones, problemas, amenazas y dificultades de toda especie, la administración de los recursos humanos se torna cada vez más compleja, debido a que muchas organizaciones consideran los recortes implacables de nómina o de los beneficios concedidos a los empleados como la manera más fácil, de reducir costos con efectos inmediatos y visibles.
Una excelente gestión de Recursos Humanos, se basa en la visión futurista de los administradores y su capacidad de manejar los avances tecnológicos y técnicos que han activado una avalancha de cambios, por los que muchas empresas no han sobrevivido y que para poder sobrellevar estos cambios es importante una estructura organizacional sólida y bien definida.
Hoy en día las nuevas tendencias demográficas, sociales, económicas y tecnológicas obligan a cambios en las organizaciones y el personal. Frente a estas tendencias el papel de la Administración de Recursos Humanos está evolucionando. La función de personal se transformó de un modo específico que incluye cambios en las prestaciones de los empleados, nuevas estructuras de la organización, reestructuración de los escalafones de carrera, la experimentación con nuevos métodos de reclutamiento y una mayor capacitación de los trabajadores para ayudarlos a salir adelante con los nuevos puestos basados en el conocimiento.
El cambio más sorprendente será su progresiva fusión en el desarrollo e implementación de la estrategia corporativa. El plan estratégico de la compañía delinea el curso de acción a seguir para convertirse en el tipo de empresa que quiere ser de acuerdo con sus oportunidades y riesgos externos, y las fuerzas y debilidades internas.
En este contexto de ideas la empresa Ávila Química, S.A. está un proceso de revisión fundamental y un rediseño de sus procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y actuales de rendimiento, tales como: costo, calidad, servicio y rapidez. Esto se liga directamente a los puestos diseñados para la organización, ya que ellos son los generadores de los procesos que se desarrollan para lograr productividad y eficiencia. De hecho, un cargo debe ser diseñado (o rediseñado) dentro de los parámetros del equilibrio que debe existir entre la especialización, los conceptos de productividad, satisfacción, aprendizaje, rotación y objetivos organizaciones.
Ante la situación planteada surge la necesidad de proporcionar a Ávila Química, S.A., un Manual de Cargos que le facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para una adecuada adaptación e identificación de cada trabajador dentro de la empresa.
En este marco de ideas se realiza esta investigación, en la empresa Avila Química, S.A., que se estructuró en cuatro capítulos presentados a continuación: El Problema, contiene el planteamiento del problema, los objetivos de la investigación y la justificación del problema. Marco Teórico, se reseñan los antecedentes de la investigación, los antecedentes de la empresa y seguidamente se presentan las bases teóricas. Marco Metodológico, se registra el tipo de investigación, la técnica de recolección de datos, los procedimientos para lograr los objetivos, así como las técnicas de análisis utilizadas en el tratamiento de la información. Manual de Cargos, se presenta el producto de esta investigación: El Manual de cargos de Ávila Química, S.A.
Planteamiento del Problema Toma años reclutar, capacitar y desarrollar el personal necesario para la conformación de grupos de trabajo competitivos, es por ello que las organizaciones han comenzado a considerar a los Recursos Humanos como su capital más importante y la correcta administración de los mismos como una de sus tareas más decisivas. Las decisiones sobre los Recursos Humanos que toma una empresa determinan su éxito, ya que sea que involucre a los directores ejecutivos o a empleados a nivel operativo. Administrar Recursos Humanos significa conquistar y mantener personas en la organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actitud positiva y favorable.
Es importante un esfuerzo coordinado de todo el personal para lograr una administración efectiva y para que la organización alcance los objetivos deseados.
Una organización funcional debe estar estructurada por un conjunto de cargos funcionales y jerárquicos a cuyas normas de comportamiento deben sujetarse todos sus miembros. Chiavenato (1999) expone:
El principio básico de esta forma de concebir una organización plantea que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportarán de modo racional, es decir, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos. En otras palabras, la formulación de un conjunto lógico de cargos funcionales y jerárquicos está basada en el principio de que los hombres funcionarán efectivamente de acuerdo con tal sistema racional.
La teoría clásica hizo demasiado énfasis en la organización formal; según Taylor y sus discípulos de la investigación científica, la organización debe basarse en la división del trabajo y, por consiguiente, en la especialización del trabajador; según Fayol y sus seguidores de la escuela anatómica, la organización debe preservar su totalidad, su integridad global. (p. 252) El primer intento de definir y establecer racionalmente los cargos y tareas desempeñadas por las personas se dio con la administración científica, aspecto en que Taylor fue pionero. Por lo mencionado hasta el momento, se desprende que para reclutar y seleccionar al personal apropiado para la empresa, el administrador debe establecer los requisitos y preparar descripciones de los trabajos que cada miembro del equipo deberá realizar. Para orientar al personal, el administrador debe contar con un manual de cargos, ya que esta herramienta puede ayudar al personal nuevo a familiarizarse con su trabajo y también será útil para relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la organización.
Ávila Química, S.A. representa una firma con 30 años de servicio ininterrumpido en Venezuela, representando a empresas líderes mundiales fabricantes de materia prima y productos para la industria química en general. La empresa basa la excelencia de su oferta corporativa en un servicio integral con asistencia e información técnica, precios competitivos y una continua mejora en la gestión y representación de los productos en beneficio de sus clientes, para incrementar, frente a un mercado cambiante, su productividad y sus ganancias. Su misión es proveer productos y servicios de calidad internacional a la industria que satisfagan plenamente las necesidades del cliente y contribuyan al crecimiento y prosperidad de todos los participantes.
A pesar que la calidad única de sus servicios reafirma su presencia en la competitiva comunidad química a lo largo de los años, Avila Química, S.A. no cuenta con un Manual de Cargos que le facilite reclutar y seleccionar adecuadamente su Recurso Humano, las contrataciones se hacen sin conocer realmente que tareas, deberes y responsabilidades tendrá el empleado dentro de la organización y se terminan definiendo a medida que van surgiendo nuevas necesidades en el cargo. Esto hace que la empresa pierda competitividad en el mercado ya subutiliza el talento que posee. Ante esta irregular situación se plantea la necesidad de diseñar un Manual de Cargos que facilite a Ávila Química, S.A. reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas de manera eficaz y eficiente mejorando aún más su productividad, calidad, rentabilidad y competitividad.
Objetivos Objetivo General "Diseñar un Manual de Cargos para la empresa Avila Química, S.A. que facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas."
Objetivos Específicos
- Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa en Ávila Química, S.A.
- Identificar y clasificar los lineamientos para el desarrollo de los prespuestos en la areas identificadas en Ávila Química, S.A.
Justificación del Problema La investigación que se plantea tendrá una importancia de primer orden, ya que dotará a la empresa de una herramienta técnica y moderna, de fácil manejo para la persona responsable de reclutar y seleccionar el personal necesario para cubrir las vacantes dentro de la organización, logrando así los objetivos de la empresa. A su vez este estudio permitirá revisar y/o estudiar las técnicas y novedades que se utilizan para estructurar las descripciones de cargos y los perfiles con la metodología a seguir. La Planificación de Recursos Humanos es el proceso de análisis de las necesidades de personal en una organización y el desarrollo de un programa que satisfaga esas necesidades. Implicará tener un manual de cargos que facilitará el proceso de reclutamiento, selección y contratación, definiendo cual es el perfil mínimo requerido y cual es la descripción detallada de todas las competencias, experiencias, funciones, nivel académico, etc. Ávila Química es una empresa venezolana que viene operando exitosamente desde 1970, se dedica al negocio de proveer productos químicos y servicios, generalmente en el área química, a la industria venezolana a través de representadas comerciales claves con empresas internacionales de prestigio.
Actualmente cuenta con una nómina de alrededor de 20 personas que funcionan en una estructura organizacional informal. Ella califica como una empresa típica familiar venezolana, que fue fundada y continúa siendo dirigida por su fundador e hijos. Su motivación al cambio de ser actualmente una organización estructurada informalmente a ser una empresa moderna y estructurada acorde al mercado y sus necesidades justifica esta investigación y se centra en aprovechar una necesaria reestructuración organizacional, que daría paso a una sinseración de cargos contratando al personal clave en todas las áreas de la empresa, así como aclarar el proceso de relevo generacional, para buscar también una mayor eficiencia operacional y hacerse mas competitivos ante un entorno que ofrece oportunidades de negocio que ellos mismos reconocen no estar aprovechando.
El Desarrollo de un Manual de Cargos para el reclutamiento de personal tendrá gran utilidad dentro de la empresa ya que orientará de manera asertiva la búsqueda de la persona adecuada a la hora de tener una vacante o iniciar la búsqueda de un cargo nuevo dentro de la organización, ya que en dichas descripciones se observarán los diferentes factores que influyen en la búsqueda de personal, basándose en el perfil y en las descripciones de cada cargo, por lo tanto servirá para agilizar la captación de personal dentro de la organización, permitirá que cada departamento conozca el personal con el que deberá contar al momento de tener una vacante o de necesitar un cargo nuevo apoyándose en el manual de descripciones de cargos.
Antecedentes de la Investigación En este capítulo se describirán por una parte algunas investigaciones realizadas sobre el mismo tópico en Venezuela, y por otra se analizará lo referente a las proposiciones teóricas que sustentan la investigación.
María Montilla y Luz Melis Martínez en el año 1995, en la Universidad Central de Venezuela, presentaron un trabajo de grado el cual llevó por nombre: " Propuesta de un Manual Descriptivo de Cargos para el Centro de Experimentación de Recursos Instruccionales de la Escuela de Educación de la Universidad Central de Venezuela".
Se planteó el siguiente problema: La nueva tecnología educativa promueve la idea de modernizar la educación universitaria en sus instituciones, docentes y estudiantes a través de programas de extensión y diseño de los recursos instruccionales de apoyo técnico docente utilizados en las menciones de la carrera de la Educación, especialmente la mención de Tecnología Educativa, así como las Unidades Administrativas de la Escuela de Educación, en las cuales se requiere tanto de personal especializado en el manejo de equipos instruccionales y materiales audiovisuales adecuados a las exigencias actuales de la educación.
La necesidad de darle un nuevo enfoque técnico científico a la educación impulsó la creación del Centro de Experimentación de Recursos Instruccionales como eje a la expansión de los proyectos de investigación docente y apoyo al estudiante con ciertos objetivos que han visto limitados en su ejecución debido a la carencia de personal que imposibilita el funcionamiento normal de la institución.
Por lo antes descrito se selecciona este tema con el propósito de comenzar a dar solución a este problema, el cual trata de la proposición de un manual. El escogido fue el Manual Descriptivo de Cargos que va a permitir la creación de nuevos cargos que se requieren para la ampliación de la estructura administrativa del Centro de Experimentación de Recursos Instruccionales. El objetivo general que plantearon las autoras fue diseñar un Manual de Cargos para el Centro de Experimentación de Recursos Instruccionales (C.E.R.I) de la Escuela de Educación de la Universidad Central de Venezuela y los objetivos específicos:
- Analizar la organización y el funcionamiento del Centro de Experimentación de Recursos Instruccionales.
- Determinar las funciones de cada una de las dependencias que integran la unidad.
- Determinar las funciones del personal que labora en cada entidad.
- Determinar las características de los cargos existentes.
- Determinar las exigencias y los requisitos de cada uno de los cargos a crearse para la Unidad Administrativa.
- Elaborar un organigrama ajustado a los nuevos cargos.
Las autoras concluyeron que el manual descriptivo de cargos serviría de apoyo a posteriores manuales que se pudieran elaborar en beneficio del centro, así como guía de orientación para ubicar correctamente a los funcionarios en sus actividades o tareas, clasificar a los empleados en su respectivo puesto, ampliar la estructura administrativa del centro, determinar con exactitud las exigencias adecuadas del aspirante a seleccionar, mejorar el funcionamiento administrativo del centro, y permitir al personal del centro desempeñar eficaz y cabalmente sus respectivas funciones.
En el año 1997, Dalila Prieto y Yamilet Ugueto, en la Universidad Central de Venezuela, presentaron un trabajo de grado que llevó por nombre: "Propuesta de un Manual Descriptivo de Cargos para el Personal del Departamento de Control de estudios de la Escuela de Educación". Las autoras plantearon el siguiente tema con el propósito de comenzar a dar solución a la necesidad que tiene el departamento de Control de Estudios de la Escuela de Educación, con respecto a un Manual de Descripción de Cargos del personal.
Este Manual Descriptivo de Cargos, le permitiría al departamento conocer las características, requerimientos y atribuciones que debe cumplir el personal para que de esta forma su labor sea más eficiente. Dada la importancia que tiene el personal de Control de Estudios, en cuanto al apoyo que les brinda tanto a los estudiantes, como a los docentes en el proceso institucional, este trabajo pretende colaborar en el mejoramiento de sus procesos administrativos. En tal sentido la investigación se orientará a proponer un Manual Descriptivo de Cargos. El objetivo general establecido por las autoras fue: Diseñar un Manual Descriptivo de Cargos, para el Departamento de Control de Estudios de la Escuela de Educación de la Universidad Central de Venezuela. Los objetivos específicos establecidos por la autora fueron:
- Analizar la organización y el funcionamiento del departamento de Control de Estudios.
- Determinar las funciones del personal que labora en el departamento de Control de estudios.
- Determinar las características de los Cargos Existentes.
- Determinar las exigencias y los requisitos de cada uno de los cargos a crearse en el departamento de Control de Estudios.
Después de haber realizado este proyecto, las autoras propusieron: De acuerdo a las fallas que presenta el personal de este departamento, en cuanto a la especificación de sus funciones, consideramos conveniente la elaboración de un Manual Descriptivo de Cargos el cual permitirá que se reubiquen los funcionarios en la denominación de cargo correspondiente.
Este instrumento está sujeto a modificaciones de acuerdo a las opiniones de especialistas en la materia. Pía Landaeta Pederson en el año 1999, en la Universidad Metropolitana, presentó un trabajo de grado el cual llevó por nombre "Análisis de Descripción de Cargos para Facilitar los Procesos de Reclutamiento y Selección y Asegurar una Selección Eficaz de Analistas en la Vicepresidencia de Contaduría en Corp Banca". Se planteó el siguiente problema: El 19 de Diciembre de 1996, Corp Group adquiere el Banco Consolidado y no es hasta el 27 de Octubre de 1997 que se origina Corp Banca. Como consecuencia de su privatización, la Organización se encuentra redefiniendo su estructura lo cual ha llevado a transformar sus funciones de alguna u otra manera.
El mayor problema que origina la reestructuración es la adaptación a los nuevos procesos y en algunos casos, a nuevas funciones dentro de los cargos como consecuencia de la necesidad, de la homogeneidad en los niveles jerárquicos de la estructura y el cumplimiento de los objetivos de la organización. Para lograr esto, la Vicepresidencia de Relaciones Industriales, está desarrollando distintos proyectos entre los cuales está el levantamiento de información de descripciones de cargos, como base para otros procesos de recursos humanos como el Reclutamiento y la Selección.
Siendo este el problema, la formulación del problema nos conllevaría a los siguiente: ¿Cómo se relacionan las Descripciones de Cargo (concretamente el Perfil del Cargo) con los procesos de Reclutamiento y Selección?.
Por ende la finalidad de esta pasantía larga es el levantamiento de información para las descripciones de cargo a un número determinado de analistas con el fin de analizar los resultados de la sección (Perfil del Cargo), lo cual es base para otros procesos de recursos humanos, en donde específicamente nos limitaremos al Reclutamiento y Selección hasta la fase que el Perfil del Cargo sea necesario.
El objetivo general establecido por la tutora fue recolectar la información necesaria para describir un cargo con sus responsabilidades y requerimientos, con el fin de analizar la utilidad de la sección del perfil del cargo para su aplicación en los Subsistemas de Reclutamiento y Selección.
Los objetivos específicos establecidos por la autora fueron:
- Conocer el proceso de análisis de cargos.
- Entrevistar a los ocupantes de los cargos de analistas de la Vicepresidencia de Contaduría para su respectiva análisis.
- Realizar el seguimiento para la corrección y validación de las descripciones de cargos, de los analistas de la Vicepresidencia de Contaduría, por parte del personal directivo.
- Determinar las relaciones de las descripciones de cargo, concretamente el Perfil del Cargo, de los analistas de la Vicepresidencia de Contaduría, con los datos recolectados.
Después de haber realizado el proyecto de pasantía larga con el fin de determinar la retroalimentación de las descripciones de cargo, específicamente del Perfil del cargo, en los subsistemas de Reclutamiento y Selección de Corp Banca, las conclusiones a las que llegó la autora fueron:
- De la muestra seleccionada de analistas junior, semisenior y senior, específicamente lo relacionado con el perfil del cargo, el cual constituye la base del estudio realizado, se puede concluir que las tres primeras variables: Nivel Educativo, Idioma Requerido y Experiencia fueron homogéneas para cada una de los niveles del cargo mencionados anteriormente. Esto a su vez responde a niveles establecidos dentro de la Institución que permiten diferenciar y establecer los requisitos indispensables que debe poseer la persona que opte interna o externamente por el cargo.
- En cuanto a las tres variables restantes: Conocimientos, Habilidades y Manejo de Equipos, los resultados fueron menos homogéneos. La razón de esto se debe a que, dentro de la Vicepresidencia de Contaduría existen diversas áreas y por consiguiente, estas variables varían de un departamento a otro. Igualmente, el nivel de complejidad o conductas esperadas cambian de acuerdo al nivel del cargo (junior, semisenior y senior). Por ejemplo, un analista junior analizará casos de menor complejidad que un analista semisenior, y este a su vez que un senior. En estos casos, estas capacidades son medidas a través de las pruebas psicotécnicas, en una parte que no involucra el Perfil del Cargo.
- Los resultados del Perfil del Cargo de los analistas junior, semisenior y senior fueron mayormente homogéneos, exceptuando algunos casos por existir diversas áreas dentro de la Vicepresidencia de contaduría.
- En Corp Banca el Perfil del Cargo retroalimenta el Reclutamiento tanto internamente (análisis de candidatos pertenecientes a la compañía) como externamente (llamado de personal por medio de la prensa, por ejemplo), definiendo los requisitos necesarios que deberá poseer el aspirante para un cargo determinado. El nivel educativo, idiomas, experiencia, conocimientos, habilidades y manejo de equipos, constituyen la información básica para hacer llamados para el reclutamiento tanto externo como interno (dependiendo del caso). Sólo para cargos muy específicos, cuyos niveles de complejidad así lo requieran pueden apoyarse en otros elementos contenidos en la Descripción de Cargos. Posteriormente, los aspirantes interesados procederán a enviar sus curriculum al departamento de Selección.
- Sherman Jr. Y Bohlander (1994) explican que para reclutar personal se requiere tener información de los conocimientos, habilidades, educación y experiencia que requiere el cargo. Como se puede ver, la sección del Perfil del Cargo contiene esta información, sirviendo entonces como base para el Reclutamiento tanto interno como externo. Sólo le añadimos a lo expuesto por Sherman Jr. Y Bohlander, los idiomas requeridos y el manejo de equipos.
- Posteriormente, el Perfil del Cargo retroalimenta a la Selección en Corp Banca de la siguiente manera: Luego de haber revisado los curriculum enviados, se llaman a las personas que cubren los requerimientos del Perfil. Después, se testifica que el Perfil del Cargo y el aspirante sean realmente compatibles, en una primera entrevista con el departamento de Selección. Finalmente el Perfil del Cargo es utilizado para llevar a cabo una parte de las pruebas psicotécnicas. Por ejemplo, con el Perfil de base, se examinan los idiomas (si se requiere), los conocimientos, las habilidades y el manejo de equipos (si es necesario). Es hasta este punto donde el Perfil del Cargo es tomado en cuenta, ya que en la fase posterior correspondiente a la entrevista con el supervisor, esta no es necesaria.
- Chiavenato (1997) expone que las descripciones de cargo permiten "Determinar el Perfil ideal del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas adecuadas, como base para la selección de personal" (p.252). Es entonces, el Perfil del Cargo específicamente, el cual se encuentra en la Descripción de Cargos, el que contiene la información requerida para una parte del proceso de Selección.
- En tal sentido se puede comprobar que el Perfil del Cargo de las Descripciones realizadas en Corp Banca, sí retroalimentan los subsistemas de Reclutamiento y Selección.
- Este proyecto de análisis de cargos en todas las áreas de Corp Banca, revierte gran importancia para la Vicepresidencia de Relaciones Industriales ya que retroalimentan en gran manera a numerosos procesos de la institución en su proceso de reestructuración. En general este proyecto le propicia a Corp Banca el intercambio de ideas entre los supervisores y subordinados ayudándoles a mejorar su conocimiento en cuanto a lo que se espera de cada posición o puesto. Como menciona Howell (1979), cualquier aspecto de recursos humanos depende de la descripción de puestos. Por ejemplo, en el caso de los subsistemas (Reclutamiento y Selección), sin la descripción de cargos no se podría ni reclutar ni seleccionar a los empleados de una manera efectiva.
10. Los conceptos de cargo, puesto, análisis y descripción de cargos se manejan en Corp Banca de la siguiente manera: Los términos cargo y puesto se diferencian como mencionamos anteriormente en el marco teórico, reafirmado por el autor Miner (1977), la cantidad de puestos es el número total de empleados en la Institución y los cargos el título de uno o varios puestos. Por ejemplo, si hay 10 analistas en una organización, entonces existen 10 puestos. El cargo es solamente 1, el de analista. Aún así, en el caso del análisis de los cargos en la Vicepresidencia de Contaduría, si había por ejemplo 3 analistas senior que ejecutaban la misma función, con sólo analizar 1 era suficiente. El análisis es el proceso de compilación de información acerca de los cargos y la descripción de cargos es el escrito final de toda esta recopilación. 11. Como un marco amplio para finalizar este trabajo, se puede decir que las Descripciones de Cargo son la base para un sinnúmero de procesos dentro de la empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos. Las Descripciones de Cargo son un aporte invalorable para llevar a cabo exitosamente los objetivos de una empresa. Mas aún, cuando en la actualidad, el personal directivo de las compañías busca cada vez mas la perfección en sus procesos y la superioridad frente a la competencia.
El Sr. Alexis Chacón, fundador y actual Presidente de Ávila Química, S.A. inició sus actividades en este mercado, a mediados de los años 60 como vendedor en Connell Bross Inc., corporación química líder internacional, donde trabajó durante seis años ininterrumpidos en diferentes áreas, esto le dio un profundo crecimiento y experiencia en el ramo y es la base principal de la empresa. Se retira de Connell Bross Inc. y en el año 1970 decide fundar Ávila Química S.A., convirtiéndola en una de las mejores empresas de su clase, con reputación a nivel nacional e internacional.
Debido a su carácter familiar, posteriormente se incorpora a la empresa el Sr. Alejandro Chacón Espinoza, hijo del fundador y actual Gerente General de la misma, quien contaba con varios años de experiencia en diferentes empresas como Petróleos de Venezuela y Monaca (Alimentos), inyectando sangre joven y nuevas ideas que sin duda ayudó al buen desarrollo de los planes de la empresa.
Ávila Química S.A. representa una firma con 30 años de servicios ininterrumpidos, representando a empresas líderes mundiales, fabricantes de materia prima y productos para la industria química. Sin embargo, a través de los años, la actividad de venta local como distribuidores exclusivos se ha venido incrementando. La empresa cubre eficientemente todo el país y las industrias de pinturas, tintas, papel, vidrio, petroquímica, plásticos, detergentes, tenerías, textil, etc. Que se cuentan entre sus principales clientes. Esta importante cartera de representaciones hace que los clientes vean en Ávila Química, S.A. la solución a muchas de sus necesidades, logrando así llenar un campo escasamente satisfecho en el mercado. La empresa basa la excelencia de su oferta corporativa en un servicio integral con asistencia e información técnica, precios competitivos y una continua mejora en la gestión y representación de los productos en beneficio de sus clientes, para incrementar, frente a un mercado cambiante, su productividad y sus ganancias. Ávila Química, S.A. cuenta con profesionales altamente calificados, capaces de detectar rápidamente los problemas y diseñar estrategias innovadoras para afrontarlos. La calidad única de sus servicios se debe al dinámico enfoque hacia las oportunidades y desafíos de los mercados emergentes de la región, y reafirma su presencia en la competitiva comunidad química a lo largo de los años.
El Objeto Social de la compañía es la fabricación directa o indirecta para sí y / u otros de productos o sustancias químicas, la compra, venta y distribución de productos o sustancias químicas, todas las actividades inherentes a la industria química que sean necesarias para el cumplimiento de sus objetos, y cualquiera otra actividad lícita inherente a la consecución de ese objeto.
Su Misión es proveer productos y servicios de calidad internacional a la industria que satisfagan plenamente las necesidades del cliente, y contribuyan al crecimiento y prosperidad de todos los participantes.
Su Visión es consolidar y fortalecer su posición como un canal preferido de suministro de productos y servicios apoyado en recursos humanos altamente calificados y tecnología de punta.
Ávila Química, S.A., es una Sociedad Anónima registrada el 19 de Agosto de 1970, inscrita en el Registro Mercantil II bajo el número 25, Tomo 80-A, en la Circunscripción Judicial del Distrito Federal y Estado Miranda que cuenta con un Capital Social de Ciento Cuarenta Millones de Bolívares (140.000.000,00) totalmente pagado y 100% privado nacional.
Estructura Organizacional Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta el futuro.
La estructura organizacional se divide de la organización. Por lo tanto, Stoner, Freeman y Gilbert (1996) sostienen que "la estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización." (p.345). De manera similar, Robbins (1996) expone que "una estructura organizacional define cómo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos." (p.550) Una estructura organizacional ideal es aquella que proporciona el máximo de organización e integración de esfuerzos a la vez que estimula la autonomía esencial en las divisiones, departamentos, unidades, etc.
Organización Quiroga (1999) propone una definición bastante completa de una organización: "Es la función que consiste en buscar los medios que son necesarios poner en práctica para determinar el grado de eficiencia del órgano administrativo, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse al medio ambiente". (p.11). Chiavenato (1999) define que "la organización administrativa que agrupa las actividades necesarias para realizar lo planeado". (p.245). Las organizaciones son muy variables, según el grado de su estructuración pueden ser formales e informales. Yoder (1981) establece que "la organización formal, es la que aparece trazada en los diagramas de organización. Es la estructura formalmente establecida por los administradores, quienes definen las tareas que deben ser ejecutadas y asignan responsabilidades para su ejecución". (p.116). Según Chiavenato (1999) "una organización informal es aquella que emerge espontánea entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al desempeñarse en sus cargos." (p.235).
División del Trabajo Un objetivo importante de la organización es el de lograr efectividad a través de la división del trabajo. Por lo tanto. La división del trabajo para Stoner, Freeman y Gilbert (1996) "es descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de la tarea en general." (p.347). Para Quiroga (1999) "la división del trabajo es un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las personas y las unidades orgánicas de una organización." (p.181). La sociedad ha descubierto que los objetivos se pueden lograr si lo que hay para hacer se reparte entre todos sus miembros. Una vez que se han identificado y dividido las tareas individuales, es necesario combinarlas en grupos. Esto se lleva a cabo mediante el proceso que se conoce con el nombre de departamentalización, que "es agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tienen una relación lógica."
Jerarquización Aunque la departamentalización sirve como base para agrupar los trabajos, sigue existiendo la necesidad de determinar como se incluirán estos en cada grupo. La vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización. Chiavenato (1999) define que "jerarquizar es una manera de clasificar las cosas, de estereotiparlas, con el fin de manejarlas con mayor facilidad. Cuanto más se utilice la Jerarquización en el proceso decisorio, serán menos las alternativas de solución diferentes." (p.38). La base para las descripciones de puestos se encuentra en la división y en la departamentalización del trabajo. Si se identifican funciones para cada persona, la organización facilitará el dominio de las operaciones y obtendrá a menudo una eficiencia mayor.
Gestión de los Recursos Humanos La Gestión de Recursos Humanos comprende las actividades encaminadas a obtener y coordinar los recursos humanos de una organización. La consideración del recurso Humano como uno de los factores determinantes de la competitividad de las empresas ha conducido a la incorporación de dicho recurso al proceso de análisis estratégico. Las estrategias formuladas por las empresas deben ser congruentes y estar soportadas por los recursos humanos que posee. Por tanto, la empresa necesita conocer cuales son las fuerzas y debilidades en términos de su recurso humano, para en base a dicha información decidir los cursos de acción que son posibles.
Importancia de la Gestión de Recursos Humanos La década de los años 90 ha marcado huellas significativas de cambio en los departamentos de recursos humanos. Ha sido testigo de ciertas tendencias que tendrán repercusiones en las empresas. La gran competitividad y fluctuaciones del entorno económico actual, la rápida evolución de la mano de obra, la mayor diversidad de la fuerza laboral son algunas de las cuestiones que se han traducido en aportaciones críticas del departamento de recursos humanos para el éxito de la organización. Para que las organizaciones no sólo se limiten a sobrevivir, sino que tengan éxito durante la próxima década, los departamentos de recursos humanos tendrán que hacer frente a esta difícil tarea con empuje y dinamismo.
Por consiguiente, la creciente importancia de los recursos humanos se debe a varias tendencias y crisis de la sociedad en general, y del mundo laboral en particular. A esto se añade el reconocimiento de que la gestión de los recursos humanos puede influir de manera importante en los objetivos de la organización. Con vista a bosquejar los acontecimientos principales que han influido en la creciente importancia de la gestión de los recursos humanos, Dolan, Schuler y Valle, (1999) han determinado seis tendencias y crisis fundamentales:
(a) Aumento de la competencia; (b) Los costos y ventajas relacionados con el uso de los recursos humanos; (c) La crisis de productividad; (d) El aumento del ritmo y complejidad de los cambios sociales, culturales, normativos, demográficos y educacionales; (e) Los síntomas de las alteraciones en el funcionamiento de los lugares de trabajo; y (f) Las tendencias para la próxima década. (p.12).
Definición de Cargo Según Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1990) definen un cargo como: Una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización. (p.79). Bryan Livy citado por Chiavenato (1990) "define un cargo como la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama." (p.46).
Descripción de Cargos Según Chiavenato (1999) la descripción del cargo es: Un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como lo hace), los objetivos del cargo (por que lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y responsabilidades que comprende. (p.331).
Análisis de Cargos Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en relación con los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante. El análisis de cargos pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para evaluar y clasificar los cargos, con el propósito de compararlos. Chiavenato (1990) define el análisis de cargos como "el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño." (p.276)
Estructura del Análisis de Cargos La estructura del análisis de cargos se refiere a cuatro aspectos o factores de especificaciones, que comprenden:
- Requisitos intelectuales que debe poseer el empleado para desempeñar el cargo de manera adecuada.
- Requisitos físicos, se refieren al esfuerzo físico y mental que necesita el empleado.
- Responsabilidades implícitas, tienen que ver con las responsabilidades por la supervisión de subordinados, material, herramientas o equipos que utilizan.
- Condiciones de trabajo, se refieren a las condiciones ambientales y riesgos a los que se expone el empleado que puedan condicionar su productividad y rendimiento en sus funciones.
Modelos Teóricos de Descripción de Cargos Existen diferentes modelos teóricos para la descripción de cargos, a pesar de que los autores consultados coinciden en que no hay un formato estándar ya que pueden variar en forma considerable de una organización a otra.
Según Chiavenato (1999) la descripción y análisis de cargos abarca los siguientes aspectos:
- Intrínsecos: Nombre del cargo, posición del cargo en el organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión y comunicaciones colaterales) y contenido del cargo (tareas o funciones diarias, semanales, mensuales anuales y esporádicas).
- Extrínsecos: Requisitos intelectuales (instrucción básica, experiencia, iniciativa y aptitudes necesarias), requisitos físicos (esfuerzo físico, concentración y constitución física), responsabilidades implícitas 8por supervisión de personal, materiales y equipos, métodos y procesos, dinero, títulos, valores o documentos, información confidencial y seguridad de terceros) y condiciones de trabajo (ambiente de trabajo y riesgos inherentes). (p.333).
Según Flippo (1983) el proceso de análisis y descripción de empleos, abarca básicamente la siguiente información de los hechos existentes y pertinentes al empleo:
- Identificación del trabajo.
- Resumen del trabajo.
- Deberes a ser desarrollados.
- Supervisión dada y recibida.
- Relación con otros empleos.
- Máquinas, herramientas y otros materiales.
- Condiciones de trabajo.
- Definición de los términos más usuales.
- Comentarios adicionales que tienden a clarificar las categorías antes mencionadas. (p.94).
Chruden y Sherman dividen la información en dos categorías:
- Descripción del puesto: Identificación (esta sección mediante el título del puesto y otros datos de identificación ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la organización), resumen (esta sección, que a veces recibe el nombre de descripción genérica, sirve para proporcionar un resumen que deberá ser suficiente para identificar y diferenciar las obligaciones de ese con los demás puestos) y deberes (los deberes y responsabilidades principales del puesto son cubiertos por declaraciones breves que indican: lo que hace el trabajador, como lo hace y por que lo hace.
- Especificación del puesto: Requerimientos y habilidades (requerimientos educacionales, experiencia, conocimientos específicos, personalidad, responsabilidad y habilidad manual) y requerimientos físicos (esfuerzo físico, condiciones de trabajo y riesgos ocupacionales. (p.48).
Reclutamiento y Selección de Personal Una vez que se han definido los puestos en la organización, se debe planificar las vacantes para el puesto y decidir como serán cubiertas. Seguidamente se debe desarrollar un directorio de los candidatos calificados para los puestos, candidatos que tengan las aptitudes y capacidades para desempeñarlos satisfactoriamente. Chiavenato (1999) expone una definición bastante completa de reclutamiento: Es un conjunto de técnicas y procedimientos orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización. En esencia, es un sistema de información mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos humanos las oportunidades de empleo que pretende llenar. (p.208). Una de las tareas gerenciales más importantes en cuanto a la selección de personal, es encontrar a la persona correcta para el puesto indicado y contratarla. La selección de personal es importante por tres razones. Primero, el desempeño del gerente dependerá, en parte, del desempeño de los empleados. Segundo, una selección eficiente es importante debido al costo que tiene el reclutar y contratar empleados. Tercero, una buena selección es importante debido a las implicaciones legales de hacerla de manera negligente.
El éxito final de una organización laboral depende de sus empleados, entonces la tarea de la selección inicial es uno de los procesos de toma de decisiones más importantes de las que se deben encargar los empleadores. La esencia de la tarea es examinar las cualidades de las personas sobre quienes no se tiene un conocimiento personal y seleccionar a los que parezcan ser potencialmente adecuados para obtener el empleo dentro de la organización.
Los métodos fallidos de selección, que no son reconocidos, se multiplican y pueden producir un incalculable desperdicio de tiempo, esfuerzos, dinero y otros recursos al tratar inútilmente de remediar los síntomas en vez de las causas. La organización, entonces, puede fracasar en lograra sus objetivos; los empleados pueden sufrir gran variedad de formas de mala administración; la comunicación puede ser inadecuada; podría haber conflictos y moral baja; ausentismo; los cambios y la enfermedad pueden aumentar y conducir a pérdidas de empleados ya capacitados y, en consecuencia, a repetición en el adiestramiento y reclutamiento de nuevos empleados.
Políticas de Reclutamiento y Selección Las políticas surgen en función de la racionalidad, de la filosofía y de la cultura organizacional. Las políticas de recursos humanos se refieren a la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales.
En cuanto a las políticas de reclutamiento y selección, Chiavenato (1999) establece: Cada organización pone en práctica la política que más convenga a su filosofía y a sus necesidades, él sugiere que estas políticas deben abarcar los siguientes aspectos: (a) Donde reclutar (fuentes de reclutamiento dentro y fuera de la organización), como y en que condiciones reclutar (técnicas de reclutamiento preferidas por la organización para entrar en el mercado de los recursos humanos) los recursos humanos que la organización requiera. (b) Criterios de selección de recursos humanos y patrones de calidad para la admisión, en cuanto se refiere a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y capacidad de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos que existe en la organización. (c) Como integrara con rapidez y eficacia a los nuevos miembros en el ambiente interno de la organización. (p.118).
Definición de Manual Quiroga (1999) define que "un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo." (p.161).
Definición de Manual de Cargos
Un manual de cargos es aquel que expone con detalle la descripción de los cargos y la relación existente entre ellos. Explica la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los integrantes de la empresa.
Objetivos de un Manual de Cargos El Manual de Cargos permite alcanzar los siguientes objetivos:
- Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
- Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.
- Servir de base en la calificación de méritos y la evaluación de puestos.
- Precisar las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
- Propiciar la uniformidad en el trabajo.
- Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
- Sirve de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, ya que facilita su incorporación a las distintas unidades.
- Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos.
Tipo de Investigación El tipo de investigación que regirá esta tesis de grado será el de Proyecto Factible. Al respecto el Manual de Trabajos de Grado de Maestría y Tesis Doctorales de la Universidad Experimental Pedagógica Experimental libertador (1990) define esta investigación como: La elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de campo, o en una investigación tipo documental; y puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. (p. 7). Los objetivos planteados en el estudio permiten desarrollar un manual de descripción de cargos respondiendo al análisis que se le hiciera a los problemas planteados por Ávila Química, S.A.
Técnicas de Recolección de Datos Las técnicas que se utilizaron para obtener la información de cada unidad en función de los objetivos de la investigación fueron:
La Observación Mediante la observación directa se logró reconocer datos de interés para la investigación, por conductas y procedimientos repetidos y empíricos, anotando las mismas respuestas. Se logró tener una mejor idea sobre las tareas realizadas por cada persona, las condiciones y el área donde se desempeña el trabajo.
El Fichaje Mediante la utilización de la ficha como instrumento se logró la extracción de aspectos de interés para la investigación, ordenando y clasificando los datos a estudiar, previa consulta de textos especializados y otras investigaciones en el área, recopilando formatos, etc.
Procedimientos para lograr los Objetivos Objetivo 1: Identificar las áreas que conforman la estructura organizativa en Ávila Química, S.A. y sus necesidades. Para identificar las áreas que conforman la estructura organizativa en Ávila Química, S.A. y sus necesidades, se revisó y actualizó el organigrama de la empresa identificando claramente los diferentes niveles jerárquicos y la relación supervisor – subordinado de cada una de las gerencias. Objetivo 2: Identificar y clasificar las necesidades de cada cargo en Ávila Química, S.A. Para Identificar y clasificar las necesidades de cada cargo en Ávila Química, S.A., se analizó la información recopilada mediante las técnicas de observación y fichaje sobre la estructura organizativa, posteriormente se procedió a elaborar las necesidades de 20 cargos diferentes que rigen el manual. Objetivo 3: Establecer las tareas y responsabilidades de cada una de las áreas de Ávila Química, S.A. Para establecer las tareas y responsabilidades de cada una de las áreas de Ávila Química, S.A., después de haber identificado las necesidades de los cargos requeridos para el funcionamiento eficaz de la empresa, en cada cargo se delimitaron y definieron claramente todos las tareas y responsabilidades de cada empleado, para que estos supieran claramente cuáles son sus deberes con la empresa. Objetivo 4: Garantizar que el cargo sea ocupado por la persona con las competencias mínimas requeridas para lograr los objetivos de Ávila Química, S.A. Para garantizar que el cargo sea ocupado por la persona con las competencias mínimas requeridas para lograr los objetivos de Ávila Química, S.A., es necesario que la empresa logre poner en practica este Manual de Descripción de Cargos, en virtud de que las autoras están seguras que si así lo hacen, lograran contratar el personal adecuado con los requisitos necesarios para el cargo identificado. Objetivo 5: Facilitar el proceso de selección, reclutamiento y contratación de recursos humanos en Ávila Química, S.A. Para facilitar el proceso de selección, reclutamiento y contratación de recursos humanos en Ávila Química, S.A., se elaboraron las descripciones de los cargos acordes a las necesidades de la empresa revisando las nuevas técnicas en el desarrollo de descripciones de cargos de acuerdo a las experiencias de otras empresas.
Análisis e Interpretación de Datos Los datos fueron analizados luego de haberse estudiado y revisado la información recopilada. La información obtenida fue clasificada manualmente, los datos obtenidos se presentaran en el manual de descripción de cargos y en los objetivos que se deben alcanzar por el mismo.
7. Manual De Cargos Para Avila Química, S.A.
Propuesta del Manual Después de analizar la problemática de Ávila Química, S.A. en cuanto al proceso de contratación de personal se pudo observar que las mismas se hacen sin tener ningún criterio, sin conocer realmente que tareas, deberes y responsabilidades tendrá el empleado dentro de la organización. Con el propósito de solventar esta situación se propone diseñar un Manual de Cargos que permita a la empresa reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para cumplir eficazmente los objetivos de la organización.
Objetivos del Manual
- Fijar los lineamientos básicos para la elaboración de la Descripción y Perfil de Cargos que posee Ávila Química, S.A.
- Enumerar cada una de las tareas, funciones y/o actividades implicadas en cada cargo.
- Establecer los requisitos necesarios para desempeñar cada uno de los cargos.
- Proporcionar a los niveles gerenciales un patrón de medida uniforme, para asegurar un alto grado de objetividad en el reclutamiento y selección de personal.
- Dotar a Ávila Química, S.A. de una herramienta técnica que recopile todos los cargos vigentes en la empresa.
Justificación del Manual La elaboración del Manual de Cargos será de gran utilidad dentro de la empresa para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada cargo.
Ventajas del Manual
- Facilita el proceso de reclutamiento y selección de personal.
- Precisa las funciones encomendadas a cada cargo, para deslindar responsabilidades
- Evita duplicaciones y detecta omisiones.
- Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo evitando repetir instrucciones sobre lo que tiene que hacer el empleado.
Alcance del Manual Aplica a todos los cargos existentes en la empresa.
Procedimiento para la Codificación de Cargos Se codificó la descripción y perfil de cargo según la Estructura Organizativa de la siguiente manera: MDC-XXXX MDC = Manual de Descripción de Cargos XXXX = Código Numérico
Código Numérico Gerencia – Departamento
- Gerencia General
- Gerencia de Finanzas
- Gerencia de Ventas
- Gerencia de Mercadeo
Salvedades del Manual Las autoras de esta investigación presentan las siguientes salvedades de acuerdo a las exigencias de la empresa:
- El encabezado de las paginas debe llevar el logo de la empresa con los colores que la identifican, titulo del manual y el recuadro que identifique a las personas encargadas de su elaboración y revisión.
- El contenido del manual debe estar dividido en dos columnas, ubicando los títulos en la columna izquierda y substitutos y contenido de los mismos en la columna derecha.
- Cada departamento debe estar separado por una portada que lo identifique y diferencie de los demás departamentos.
- Las funciones deben estar enumeradas en orden aleatorio.
Autor:
T.S.U. Barbara Esparza Jurado Edad: 28 T.S.U. Patricia Vasquez Caballero Edad: 30 Tutor: Lic. Kiancy Pérez De Orjuela
Año: 2001 (Tesis presentada como requisito parcial para optar el grado de Tecnico Superior Universitario en Administracion Mencion Gerencia) Titulo sugerido: Diseño de un manual de cargos para la empresa Avila Quimica, S.A. que facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias minimas requeridas
Resumen Debido a la importancia que tiene una buena planificación de recursos humanos dentro de una organización y en vista de que la empresa Avila Química, S.A. no tiene ningún tipo de lineamiento para llevar a cabo la contratación de personal se planteó la necesidad de elaborar un Manual de Cargos que facilite reclutar y seleccionar los candidatos con las competencias mínimas requeridas para cumplir eficazmente con los objetivos de la organización. La metodología adoptada se inició al analizar los datos recopilados. A través de la observación directa se logró tener una clara idea sobre las tareas realizadas por cada persona, las condiciones y el área donde se desempeña el trabajo, posteriormente a través del fichaje se ordenaron y clasificaron los datos recopilados, los cuales se presentaron en el manual de descripción de cargos y en los objetivos que se deben alcanzar por el mismo. Después de culminar esta investigación se pudo llegar a la conclusión de que es muy importante que la empresa logre poner en práctica este Manual de Descripción de Cargos ya que esta herramienta permitirá dar respuesta a la problemática de Avila Química, S.A. en cuanto al proceso de reclutamiento y contratación de su recurso humano.