Manual de organización de una empresa petroquímica

1. Antecedentes de la administración.
2. Proceso de la administración.
3. Manual de organización de una empresa petroquímica.
4. Ejercicio práctico

CAPITULO I ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACION

REVOLUCION INDUSTRIAL

INTRODUCCIÓN

La revolucion industrial es el proceso que conduce a una sociedad desde una economia agrícola tradicional hasta otra caracterizada por procesos de producción mecanizados para fabricar bienes a gran escala. Este proceso se produce en didtintas epocas dependiendo de cada pais. Para los historiadores, el termino Revolucion Industrial es utilizado exclusivamente para comentar los cambios producidos en Inglaterra desde finales del siglo XVIII; para referirse a su expansion hacia otros paises a la industrializacio o desarrollo industrial de los mismos.

EXPERIENCIA BRITÁNICA

La primera Revolucion Industrial tuvo lugar en Reino Unido a finales del siglo XVIII; supuso una profunda transformación en la economia y sociedad británica. Los cambios mas inmediatos se produjeron en los orocesos de producción: que, como y donde se producían. El trabajo se translado de la fabricación de productos primarios a la de bienes manufacturados y servicios. El numero de productos manufacturados crecio de forma espectacular gracias al aumento de eficiencia técnica. En parte, el crecimiento de la productividad se produjo por la aplicación sitematica de nuevos conocimientos tecnológicos y gracias a una mayor experiencia productiva, que tambien favorecio la creación de grandes empresas en unas areas geograficas reducidas. Asi, la Revolucion Industrial tuvo como consecuencia una mayor urbanización y, por tanto, procesos migratorios desde las zonas rurales a las zonas urbanas.

Se puede afirmar que los cambios mas importantes afectaron a la organización del proceso productivo. Las fsbricas aumentaron en tamaño y modificaron su estructura organizativa. En general, la producción empezo a realizarse en grandes empresas o fabricas en vez de pequeños talleres domesticos y artesanales, y aumento la especialización laboral. Su desarrollo dependia de una utilización intensiva del capital y de las fabricas y maquinarias destinadas a aumentar la eficiencia productiva. La aparicion de nuevas maquinas y herramientas de trabajo especializadas permitio que los trabajadores produjeran mas bienes que antes y que la experiencia adquirida utilizando una maquina o herramienta aumantara la productividad y la tendencia hacia una mayor especialización en un proceso acumulativo.

La mayor especialización y la aplicación de bienes de capital a la produccio industrial creo nuevas clases sociales en funcion de quien contratara y tuviera la propiedad sobre los medios de producción. Los individuos propietarios de los medios de produccuion en los que invertían capital propio se denominaron empresarion. Cuando invierten capital en una empresa sin participar directamente en ella se denominan capitalistas.

Como la Revolucion Industrial se produjo por primara vez en Gran Bretaña,e ste pais se convirtió durante mucho tiempo en el primer productor de bienes industriales del mundo. Durante gran parte del siglo XVIII Londres fue el centro de una compleja red comercial que constituia la base de un creciente comeercio exportador fomentado po la industrialización. Los mercados de exportación proporcionaban una salida para los productos textiles y de otras industrias (como la siderurgia), cuya producción aumentaba rapidamente gracias a la aplicación de nuevas tecnologías. Los datos sugieren que la tasa de crecimiento de las exportaciones británicas se incrementaron de forma considerable a partir de la decada de 1780. la orientación exportadora y el aumento de la actividad comercial favorecieron aun mas el desarrollo de la economia: los ingrsos derivados de la exportaciones permitian a los productores británicos importar materias primas para crear productos industriales, los comerciantes que exportaban bienes adquirieron una importante experiencia que favorecio el crecimiento del comercio interior.

LA EXPANSION DEL PROCESO INDUSTRIALIZADOR

Gran Bretaña no fue el unico pais que experimento una Revolucion Industral, los estudiosos parecen estar de acuerdo en que Francia, Bélgica, Alemania y Estados Unidos experiemntaro procesos parecidos a mediados del siglo XIX; en Suecia y Japón se produjo a finales del siglo; en Rusia y en Canada a principios del siglo XX; en algunos paises de Latinoameraca, Oriente proximo, Asia central y parte de Africa a mediados del siglo XX.

Por ddefinion, la industrialización aumenta la renta per cápita nacional. Tambien implica cambios en la distric¿bucion de la misma, en las condiciones laborales y en los valores sociales, la Revolucion Industrial supuso, al principio, una reducción del poder adquisitivo de los trabajadores y uina perdida de la calidad de su nivel de vida. Mas tarde, se tradujo en un aumento de la calidad de vida de toda la población del pais industrializado. Estos aspectos siguen siendo objeto de estudio importantes de trabajos de investigación.

ESCUELAS DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

Debido alas diferentes ideas de los pioneros de la administración el estado del pensamiento administrativo, al terminar la Segunda Guerra Mundial, era algo caótico. Muchos de los estudios de la administración, durante la decada posterior a la guerra, trataron a traves de su obra, de poner algo de orden a la mas ade teorias que habian surgido. Desde entonces otros articilos escritos han tratado de añadir o aclarar nuevas perspectivas. En la ctualidad, el caso no esta aun terminado, pero si se analizan las obras estudiadas hasta ahora, podemos distinguir cuatro teorias o escuelas del pensamiento claramente discernibles.

1. Escuela tradicional. Se desarrollo de la observación sistematica de los hechos de la producción –investigacion y análisis de la operación del taller- .Aunque interesado en técnicas especificas tales como estudios de tiempo y movimientos, planeacion y control de la producción, distribución del equipo en la planta, incentivos de salarios, administración de personal e ingenieria humana, dicho enfoque esta fiemente basado en la teoria. Siendo al promera estructura de conceptos administrativos, ha servido bien a los administradores y ha provisto una base sonre la cual los estudiosos pueden construir y mejorar. Los que desarrollaron esta escuela son:

• Frederick W. Taylor: veia la administración como el proceso de obtener cosas hechas por pesonas operando independientemente o en grupos, y su enfoque al problema administrativo era directo y sencilloo, definir el problema, analizar la situación de trabajo en todos sus aspectos, aplicar técnicas cuantitativas a todos aquellos aspectos capaces de ser medidos, experimentar manteniendo todos los demas factores del trabajo constantes, exepto el que debia ser cambiado, desarrollar una guia derivada de las observaciones y finalmente probar la validez de dicha guia a traves de aplicaciones subsecuentes.
• Los Gilbreth: se les conoce por el desarrollo de sus reglas de la economia de movimiento, perticularmente los movimientos básicos d elas manos que ellos llamaron therbligs.
• Otros aportadores: economistas clásicos como Adam Smith, W. S. Jevons y James Mill.

1. Escuela del comportamiento.su razonamiento era que dado que el administrador logra que se hagan las cosas a traves de personas, el estudio de la administración deberia concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales. Los estudiosos del comportamiento se concentran en las motivaciones, dinamicas de grupo, relacionesd e grupo, etc. Los que desarrollaron esta escuela son:

• Hugo Munnsterberg: creo el campo de la psicología industrial aplicando sus técnicas de laboratorio para medir diferencias psicológicas entre individuos y empleados en situaciones de trabajo, y a traves de esto, abrio una nueva faceta de la administración ciemtifica – el estudio y la explicación científica de diferencias individuales-.
• Henry L. Gantt: demostro un interes casi emotivo por el trabajador como individuo y abogo por un enfoque humanitario.
• Elton Mayo: agrego una nueva dimension a los entonces existentes grupos administrativos – que para ser eficiente, el administrador debe reconocer y comprender al trabajador individual como persona con deseos, motivos, instintos, y objetivos personales que necesitan ser satisfechos-.
• Mary Prker Follet: enfatizaba que un hombre en su trabajo era motivaado por las mismas fuerzas que influian sobre sus tareas y diversiones fuera del trabajo y que el deber del administrador era armonizar y coordinar los esfuerzos del grupo – no forzar y manejar – .
• Oliver Sheldon: predico el énfasis subsecuente en el comportamiento humano a traves dde su concepto "el hombre es primero".
• Chester I. Barnard: su participación esta en su análisis lógico de la estructura organizacional y de la aplicación de conceptos sociologicoa a la administración.
• Aportadores contemporáneos: a esta creciente escuela del comportamiento, se pueden añadir a autores contemporáneos como Simon, Argyris, Selekaman y Leavitt.

1. Escuela del proceso administrativo. Construye una teoria de la administración alrededor del proceso involucrado en administrar; el establecimiento de una estructura conceptual y la identificación de los principios en los cuales se basa, esta escuela efectua el análisis de dicho proceso analizando las funciones del administrador: planear, organizar, integrar, dirigir y controlar. Sus principales seguidores son:

• Henri Fayol: fue el padre de esta corriente. Su original y perceptiva enumeración de las funciones administrativas todavía se lee como un tratado actual sobre la administración, y su clásico análisis de las funciones administrativas ha pasado la prueba del tiempo.
• James D. Mooney: concibio la idea de que la organización empleada por todos los grandes administradores era la misma, y procedio a probarlo. Lo que obtuvo fue un concepto de organización basado en procesos escalafonados, definiciones funcionales de puestos y coordinación fundamental.

1. Escuela cuantitativa. Tiene una creciente importancia desde la Segunda Guerra Mundial, es una de los mas fuertes desarrollos recientes en el continuum del pensamiento administrativo.

CAPITULO II PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN

PLANEACION

La planeacion consiste en fijar el curso concreto de accion que ha de seguirse, estableciendo los principios que habran de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y numeros necesarias para su realización..

Planear es importante como hacer, porque:

1. La eficiencia, obra de orden, no puede venir del acaso, de la improvisación.
2. Asi como en la parte dinamica la central es dirigir, en la mecanica el centro es planear: si administrar es "hacer a traves de otros", se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa accion habra de coordinarse.
3. El objetivo seria infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado integra y eficazmente.
4. Todo plan tiende a ser economico.
5. Todo control es imposible si no se compara con el plan previo.

ORGANIZACIÓN

Organización es la estruracion técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planos y objetivos señalados.

La organización toma en cuenta la creación de una estructura en la que se distingue claramente una jerarquia en diferentes niveles, exponiéndose con claridad las funciones de cada uno de los elementos que la forma. Ha de realizar como estan interrelacionados entre si.

En la organización quedan plasmados de manera final los detalles que se consideran en la planeacion respecto a como debe ser la empresa. Otro aspecto de la importancia de la organización es construir el punto de enlace entre los aspectos teóricos llamada mecánica administrativa, y los aspectos practicos llamados dinamica, entre lo que debe ser y lo que es.

Dada la diversidad de sociedades, es asi como encontramos de manera semejante igual numero de organizaciones, dentro de una sociedad se dan dos tipos de organización:

1. Organización formal. Es una estructura planeada que intenta de manera deliberada establecer un patron de relaciones entres sus componentes, el que conducira al logro eficaz del objetivo.
2. Organización informal. Comprende aquellos aspectos del sistema que no han sido formalmente planeados pero que surgen de forma espontanes en las actividades e interacciones de los participantes.

Es importante conocer los elementos que componen a la organización como elementos del proceso administrativo: a)jerarquias, b)funciones, c)obligaciones.

1. "La gerarquia designa en general la escala de las relaciones de subordinación que una superiores e inferiores en todo organismo".

Ls líneas de autoridad y responsabilidad de la empresa se producen a lo largo de los ejes, uno vertical y el otro horizontal como consecuencia lógica de la division del trabajo.

El desarrollo vertical de la empresa da origen a la cadena de mando y a las diferentes jerarquias con la correspondiente delegación de autoridad y responsabilidad en los diferentes niveles de mando.

La expanción orizontal de la estructura de la empresa se produce atraves de la división de la firma en área sde especialización, tales como el de venta, producción, etc. Cuando se produce esta divición de la empresa, se observa que aquelkas actividades que son homogeneas tienden ser agrupados dentro de departamentos individuales.

Es de fundamental importancia en el proceso organizativo, el analisis detallado de cada posición dentro de la empresa, asi tambien una descripción detallada de los requisitos del puesto. Esta descripción sera de gran ayuda más tarde cuando llegue el momento de seleccionar a la persona idonea para dicha posición. Entre los puntos a estudiar en una descripción adecuada estan las siguientes:

• La definición de autoridad y responsabilidad en una forma clara y precisa.
• El dejar claro a quien debe reportar y obedecer la persona que ocupe el puesto.
• El tipo de educación requerida para el puesto.

INTEGRACION

Es elprimer elemento dentro de la administracion que se considera como la fase dinamica, es decir pasamos de lo constructivo a lo operativo.

"Integrar es obtener los elmentos materiales y humanos que la organización y la planeacion señalen como necesarios para el adecuado funcionamiento d eun organismo social."

Aquello que ha sido establecido por la prevision, la planeacion y la organización, debera llevarse a cabo, de manera que la empresa debera en esta fase allegarse a los recursos humanos y materiales que reunan las caracteristicas que fueron especificadas previamente. De esta forma habra que hacer mencion de la integracion de las personasy de la integracion de las cosas.

"Los hambres que han de desempeñar cualquier funcion dentro de un organismo social deben buscarse siempre bajo el criterio de que reunan los requisitos minimos para desempeñarse adecuadamernte."

Este es el principio basico de la integracion,en el cual se ha de poner mucho enfasis al contratar a una parsona. Por sencillo que parezco, el hecho de no llevarlo a la practica, puede llevar al fracaso a una empresa, es sumamente importante conseguir "el hombre adecuado para el puesto adecuado" con esta aclaracion cabe decir que la persona en cuestion no debe estar por debajo de lo requerimientos, pero tambien es importante que no se encuentre por ariba de los mismos, los dos casos son indeseables, porque a la larga esto seguramente se revertira contra la empresa.

A continuacion se realiza un resumen del proceso mediante el cual las empresas se allegan de recursos humanos.

Inicialmente se efectua el reclutamiento que tiene por objetro hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella, tanto haciendolos conocidos a la misma, como despertando en ellos el interes necesarios. Asi la empresa se ve se ve en la necesidad de recurrir a diversas fuentes de abastecimiento se recursos humanos, entre las mas frecuentes encontramos:

1. El sindicato, con excepción del caso de personal de confianza.
2. Las escuelas, estas pueden ser de diversos giros, según la necesidad.
3. Las agencias de colocaciones, para todos los casos.
4. Personal recomendado por los actuales trabajadores, para todos los casos.
5. La puerta de la calle, esto obedece al prestigio de la empresa, la gente acude libremente a solicitar empleo.

Una vez que los aspirantes entran en contacto con la empresa, se hace necesario llevar a cabo el siguiente paso, esto es realizar el proceso de selección, el cual tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos, aquellos que para cada puesto concreto sean los mas aptos, de acuerdo con el principio enunciado anteriormente.

En el desarrollo de este proceso se llevan una serie de actividades, que tienen por objeto adquirir la mayor informacion de los candidatos, con le fin de contar de contar con la mayor informacion posible respecto a ellos, iniciando con el llenado de la hoja de solicitud, en la cual se comprende desde sus datos generales, su preparacion academica, hasta sus experiencias en otras empresas, como son puestos ocupádos.

A partir de sta informacion se lleva a cobo una entrevista personal, a manera de tener un acercamiento con el candidato para observar su comportamiento, reacciones, presencia, y sobre todo la motivacion y aptitudes y conocimientos hacia el puesto. Posteriormente se somete a los candidatos a examenes escritos, tanto psicometrisos, como el de conocimientos teoricos y conocimientos practicos, de aspectos que el puesto requiere. Estos tres examenes resultan verdaderamente reveladores en cuanto a su personalidad y acervo teorico – practico que caracterizan el candidato, es importante sopesar un equilibrio entre estos tres aspectos, respecto a lo que el puesto requiere.

Por ultimo se debe practicar al candiadto un examne medico para constatar su estado de salud, algo que no se puede dejar pasar, ya que de ste depende mucho su desempeño en el trabajo.

La persona que resulte seleccionada,. Debera ser sometida a un proceso de acercamiento a la empresa conocido como introduccion, que tiene por objeto articualr y armonizar al nuevo elemnto al grupo social del que formara parte, en la forma mas rapida y adecuada. De hecho, este proceso es un antecedente a que el nuevo empleado inicie formalmente sus labores, para esto se lleva a cabo una introduccion general ala empresa, iniciando con el tramite de sus documentos incluido su contrato, prestaciones de parte de la empresa, recibe la bienvenida, ademas le son dadas a conocer de manera resumida las politicas y los reglamentos, a continuacion se lleva a cabo un recorrido por las instalaciones y se le presenta finalmente con su nuevo jefe y se le deja ahi. Ya ubicado en su departamento, el jefe lleva acabo una introduccion del nuevo empleado a su departamento o seccion, presentandolo con sus compañeros de trabajo, y de manera particular a continuaxcion se entra ya de lleno en los detalles propios del trabajo que ha de desarrollar.

Dentro de este elemto de integracion la ultima fase se conoce como desarrollo; este se lleva acabo una vez que el empleado ha sido contratado de manera definitiva, el desarrollo buscadesenvolver la cualidades innatas que cada persona tiene, para establecer su maxima realizacion posible.

DIRECCIÓN

La dirección es aquel elemnto de la administración en la que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de desiciones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultanea que se cumpla en la forma adecuada todas las ordenes emitidas.

En esta parte se realiza el logro de los objetivos, mediante la dirección como tal, esto implica materializar todo aquello que en un momento dado se inicio como una idea, la cual se plasmo en documentos y ahora corrsponde llevar a cabo en acciones que hagan posible el cumplimiento de esto. La direccione s la parte esencial de la administración, en la cual se deben subordinar y ordenar todos los demas elementos. Para lograr una buena dirección es necesario considerar las siguientes cuatro faes fundamentales:

1. Que se delgue autoridad
2. Que se ejerza esa autoridad, para lo cual deben precisarse sus tipos, elementos, etc.
3. Que se establezcan canales de comunicación a traves de los cuales se ejerza y se controlen sus resultados.
4. Que se supervise el ejercicio de autoridad en forma simultanea a la ejecución d elas ordenes.

CONTROL

Control es la medicion de los resultados actuales y pasados en relacion con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y foemular nuevos planes.

Es asi como se lleva un control entre lo planeado y lo logrado, de no existir una diferncia entre estos, nos encontramos en la posición de afirmar que los objetivos planteados en el proceso respectivo se han alcanzado. En caso contrario, a partir de las diferencias llevamos a cabo un proceso para indagar las causas que nos condujeron a estas y una vez identificadas poner en practica acciones correctivas, incluidas las modificaciones respectivas a los planes.

RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN

1.- Esta empresa deberá apegarse a los lineamientos establecidos en los boletines y circulantes emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Publicos y la Comicion Nacional de Valores.

2.- Cuando esta empresa se vea en la necesidad de diferir de las políticas contables, lo podra llevar a cabo previa autorización escrita de la dirección de contraloría.

3.- La aplicación de las políticas contables deberan ser uniforprme en la información mensual, trimestral y anual y estara sujeta a verificación por auditoria interna.

4.- La empresa debera dictaminar al cierre del ejercicio anual en diciembre, sus estados financieros a traves del auditor externo.

5.- Durante el desarrollo de la auditoria externa,cualquier salvedad que resultase en la empresa, debera ser autorizada por la dirección de contraloría, previamente a la emisión del dictamen correspondiente.

6.- La selección de los despachos de auditoria externa la llevara a cabo la dirección de contraloría, tomando en cuenta el punto de vista de la empresa.

7.- La empresa sera responsable por el establecimiento de sus propios sistemas contables y del control interno.

8.- Cuando se entregue información para usos internos, debera ser completa, incluira todos los estados financieros con la totalidad de los anexos.

9.- La aceptación de la información debera realizarse a travez de sistemas computarizados.

10.- Las correcciones en la información relativa a meses anteriores deberan presentarse como ajustes del mes en el que se registran y no modifican directamente los acumulados del mes anterior, presentando una nota explicativa a los estados financieros.

FASES PRINCIPALES

Para una organización contable de la empresa, es necesario hacer mencion del proceso administrativo que comprende cuatro fases: planeación, organización, dirección y control, considerando que planear es decir por anticipado lo que va hacerse mediante el establecimiento de objetivos y la determinación de actividades para alcanzarlos.

La organización es la enumeración y determinación de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa y se logra mediante la definición de relaciones jerárquicas entre ejecutivos de las unidades administrativas y el establecimiento de comunicaciones en sentido horizontal y vertical dentro de la empresa.

Las fases dinamica esta representada por la dirección, en la que se relacionan las expedicviones de ordenes a efectuar, encaminadas a lograr la máxima eficiencia dentro de la estructura y formación de la empresa.

El control ejerce la vigilancia sobre los efectos realizados en las tres fases anteriores, investiga las anormalidades con rapidez para ejercer el control necesario de acuerdo a lo planeado, tanto en los problemas técnicos como en los humanos.

La organización contable, esta ubicada dentro del control, ya que este nos dice como estan siendo ejecutadas las acciones; cuando y como, de acuerdo a los planes donde tenemos como resultado los informes, comparaciones, costos y presupuestos.

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO

Para una mejor compresión de los factores que intervienen en control interno de las empresas, a continuación se presentan los elementos que forman parte del mismo.

1. "Los elementos del control interno en que interviene la organización son:

   1.- Dirección, que asume la responsabilidad de la política general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo.

   2.- Coordinación, que adapte las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa a un todo homogéneo armonico; que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad.

   3.- División de labores, que defina claramente la independencia de las funciones de la operación, custodia y registro. El principiuo basico del control interno es, en este aspecto, que ningun departamento debe tener acceso a los registros contables en que se controla su propia operación. Bajo el mismo principio, el departamento de contabilidfad no debe de tener funciones de operación o de custodia, sino concretarse al registro correcto de datos, verificando sus respectivas autorizaciones y evidencias de controles aplicables, asi como la presentación de los informes y análisis que requiera la dirección para controlar adecuadamente las operaciones de la empresa.

   El principio de división de funciones impide que aquellos de quienes depende la realización de determinada operación, pueden influir en la forma que ha de adoptar su registro o en la la posesion de los vienes involucrados en la operación. Bajo este principio, una misma transacción debe pasar por diversas manos, independientes entre si.

   4.- Asignación de responsabilidades, que establezca con claridad los nombramientos dentro de la empresa, su jerarquia y delegue facultades de autorización congruentes con la responsabilidades asignadas. El principio fundamental en este aspecto consiste en que no se realise transacción alguna sin la aprobación de alguien específicamente autorizado para ello. Debe, entodo caso, existir constancia de esta aprobación, con la posible excepcion de actividades rutinarias de menor importancia en que la aprobación claramente pueda entenderse como tacita.

2. Organización

   La existencia de control interno no se demuestra solo con una adecuada organización, pues es necesario que sus principio se apliquen en las practicas mediante procedimientos que garantisen la solidez de la organización.

   1.- Planeacion y Sistematizacion. Es deseable encontrar en uso un instructivo general o una serie de instructivos sobre funciones de dirección y coordinación, la división de labores, el sistema de autorizaciones y fijación de responsabilidades.

   Estos instructivos usualmente asumen la forma de manuales de procedimiento y tienen por objetivo asegurar el cumplimiento, por parte del personal, con las practicas que dan efecto a las políticas de la empresa, uniformar los procedimientos, reducir rrores y abreviar el periodo de entrenamiento del personal y eliminar o reducir el numero de ordenes verbales y de decisiones apresuradas.

   Por ejemplo: en el aspecto concreto de la contabilidad, la planacion y sistematizacion exigen almenos un catalogo de cuentas con su respectivo instructivo, sino una grafica del tramite contables a las formas, registros e informes contables.

   2.- Registros y Fornas. Un buen sistema de control interno debe procurar procedimientos adecuados para el registro completo y correcto de activos, pasivos, productos y gastos.

   3.- Informes. Desde el punto de vista de la vigilancia sobre las actividades de la empresa y sobre el personal encargado de realizarlas, el elemento mas importante de control es la información interna. En este sentido, desde luego, no basta la preparación periodística de informes internos, sino un sentido cuidadoso por personas por capacidad para juzgarlos y autoridad suficiente para tomar decisiones y corregir deficiencias.

   Los informes contables constituyen este aspecto un elemento muy importante del control interno desde la preparación de balances mensuales, hasta las hojas de distribución de adeudos de clientes por antigüedad o dos obligaciones por vencimientos.

3. Procedimientos

   Por solida que sea la organización de la empresa y adecuados los procedimientos implantados, el sistema de control interno no puede cumplir su objetivo si las actividades diarias de la empresa no estan continuamente en menos de personal idóneo.

   Los elementos de esta area que intervienen en el control interno son:

   1.- Entrenamiento. Mientras mejores programas de entrenamiento se encuentra en vigor, mas apto sera el personal encargado de los diversos aspectos del negocio. El mayor grado de control interno logrado permitira la identificación clara de las funciones y responsabilidades de cada empleado, asi como la reducción de ineficiencia u desperdicio.

   2.- Eficiencia. Después del entrenamiento, la eficiencia dependera del juicio personal aplicado a cada actividad. El interes del negocio por medir y alentar la eficiencia constituye un coadyuvante de control interno.

   3.- Moralidad. Es obvio que la moralidad del personal es una de las columnas sobre las que descansa la estrucura del control interno. Los requisitos de admisión y el constante interes de los directivos por el comportamiento del personal son, en efecto, ayudas importantes al control. Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben de ser obligatorios hasta dopnde lo permitan las necesidades del negocio.

   4.- Retribución. Es indudable que un personal retribuido adecuadamente se preste a realizar los propósitos de la empresa con entusiasmo y concentra mayor atención a cumplir con eficiencia que en hacer planes para desfalcar el negocio. Los sistemas de retribución al personal, planes de incentivos y permisos, penciones por vejez y oportunidad que se le brinda para plantear sus sugestiones y problemas personales constituyen elementos importantes de control interno.

4. Personal.
5. Supervisión.

Como ha quedado dicho, no es unicamente necesario el diseño de una buena organización, sino también la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervicion se ejerse en diferentes niveles, por diferentes funcionarios y empleados y en formas directa e indirecta.

Una buena planeacion y sistematizacion de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite la supervicion casi automatica de los diversos asperctos del control interno".

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE

Los objetivos de la organización contable estan representados por la fluidez que debe existir en la información hacia el centro del registro, lo cual se logra por medio de la captación de las operaciones, su clacificacion homogénea y el registro del misma en forma cuantitativa y concentrada.

La organización se logra planeando antes de actuar, haciendo lo que se planeo y verificando que lo hecho fue correcto y con resultados satisfactorios para alcanzar el fin planeado.

Para organizar hay que lograr la coordinación e interpretación de las actividades para que mediante una Adecuada ejecución y supervicion obtengamos el objetivo deseado que nos permita ejercer el control.

El logro de una buena organización contable no es fundada en los sistemas y metodos de registro, sino en el flujo de la información que debe existir; por eso, el organizador antes de iniciar sus proyectos para la organización contable de una empresa, debe ocuparse de la información necesaria para su registro contable.

Debe existir un adecuado control de las operaciones que realiza una empresa atraves de sus departamentos, dejándose establecida la base de que todas las operaciones deben informarse al departamento de contabilidad para fines de registro.

La importancia de la información desde el punto de vista contable, radica en recibir la información necesaria mediante el establecimiento de metodos a seguir para el registro de la información recibida.

Los hechos economicos se registran estableciéndose las relaciones de causa efecto por medio de la contabilizacion de las operaciones, que consta en determinar cuantitativamente cuales cuantas resultaron afectadas.

A traves de documentos Inter. Y externa son captadas las operaciones que realiza una empresa, sirviendo de base para su registro en libros, lo cual nos sirve para comprobar, justificar e informar sobre el movimiento de valores realizado.

Según el sistema de registro contable que se tenga implantado sera la documentación comprobatoria que se emplee, procurando usar la externa de ser posible y la documentación comprobatoria o de soporte para controlar y registrar las operaciones.

CAPITULO III MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA PETROQUÍMICA

a) ASPECTOS ESPECIFICOS DE LA EMPRESA

CARACTERISTICAS DE LA QUÍMICA

La química es una rame de las ciencias físicas, estrechamente relacionadas con la fisisca y que se extiende a variass disciplinas, desde la Astronomia hasta la Zoología. Debido a ello, ha sido estudiada durante siglos, aunque la era de la química moderna data problamente desde 1800, cuando empezaron a descubrirse sus principios.

Toda nuestra civilización descansa sobre bases químicas por una parte, la investigación química ha producido gases altamente toxicos, explosivos potenetes, bombas atomicas o nucleares y otros agentes mortales de destrucción, de los que el mundo civilizado ha conocido sus terribles efectos. Pero por otra parte la química ayuda poderosamente a nuestro sustento, como es al fabricar abonos artificiales y productos quimicaos que incrementan la cantidad y calidad de los alimentos asi como su conservación y su utilización; hacen mas facil y agradable la vida al proporcionar mataeriales yt productos de constrccion, comunicación y transporet, y en la fabricación de numerosos utensilios de uso comun.

Corrientemente se distinguen en la Química las siguientes subdivisiones:

1. Química general. Puede definirse en terminos generales como el estudio de la composición, propiedades y cambios de la materia.
2. Química inorgánica. Es aquella rama de la química que estudia todas las substancias que no contiene carboana, mas algunas terrosas o semejantes a rocas que contienen este elemento.
3. Química organica. Que estudis principalmente la composición, propiedades y cambios de las substancias que contienen el elemto carbono.
4. Química analítica. Se dedica básicamente ala dedterminacion de la composición química de las substancias.
5. Química física. Que estudia la relacion entre la materia y la energia.
6. Química técnica. Describe los procedimientos industriales de obtención de las substancias, tanto en lo que corresponde alas operaciones generales de los mismos procesos unitarios (Ingenieria Química) como en lo que respecta a cada industria en particular (Química Industrial).
7. Química biológica o bioquímica. Es la ciencia que estsa relacionada con la composición y estructura de las susbsatncias que se encuentran en los istemas vivos y las reacciones químicas que tienen lugar en los sistemas

Dentro de las clasificaciones anteriores nuestra empresa se encuentra en la de Química Organica, la cual e muy util en sus diferentes procesos de fabricación, ya que a traves de estos se derivan una gran variedad de productos quimicaos utiles psrs el desarrollo economico del pais.

EL PETROLEO

Definición

El petroleo es un compuesto de hidrocarburos, es decir una combinación de carbonos e hidrógenos exclusivamente.

Elementos químicos del petroleo crudo

Al anilizar petroleos de diversas procedencias, puede decir que lo forman los siguientes elementos:

Carbono………………………………….76 a 86 %

Hidrógeno……………………………….10 a 14 %

Características

1.- Se encuentra en el subsuelo.

2.- Asume los tres estados fisicos de la materia.

3.- Su color varia entre el ambar y el negro.

4.- Su densidad es menor que la del agua.

5.- En su estado gaseoso es inodoro, incoloro e insípido, puede allarse solo o mezclado con el petroleo liqido.

6.- En el subsuelo se encuentra encima de una capa de agua, hallándose en la parte superior de una capa de gas.

7.- Las rocas en que se encuentra el petroleo son diversas edades geológicas.

Generalidades

El petroleo ha sido empleado desde hace muchos siglos; en la biblia aparece con el nombre de betun mineral combustible; los babilonios y los asirios lo emplaban para alumbrado y como cemento para sus construcciones. Los arabes y ebreos para usos medicinales, los egeipcios para embalsamientos en pinturas en muros de tumbas, los chinos fueron los primeros en utilizar el gas natural para alumbrado y como elemento de guerra. Marco Polo habla de su uso en Georgia, en Rusia en el siglo XIII.

En Baku Rusia, en el mar Caspio, los manantiales de petroleo y gases servian para mantener fuego que consideraban sagrado , ardio hasta 1880 año en que fue apegado.

Los indios de America lo empleaban para empermeabilizar canoas, en México los totonacas lo recogían para utilizarlo como medicina o incienso; algunas tribus de la costa del golfo lo masticaban para limpiar y blanquear sus dentaduras.

Amado Argand, invento una lampara en 1784; Antonio Quiquet hizo modificaciones a la lampara y le puso su nombre, con esta lampara se introdujo un nuevo uso al petroleo.

En Estados Unidos, se estudio la formade obtener el petroleo en liquido para hacer arder sus lamparas; Samuel M. Kier, vendia petroleo embotellado que curaba los padecimientos tanto de seres humanos como de animales; en Fialadelfia consulto a un químico y regreso a destilar petroleo, convirtiéndose asi, en el precursor de la refinación en America.

En 1855 Benjamin Sillima Jr., químico estadounidense, concluyo su estudio sobre la refinación del petroleo, basándose en la destilación fraccionada, metodo emplado en nuestros dias.

"Actualmente los principales paises productores del petroleo a nivel mundial son los siguientes:

• Arabia Saudita.
• Canada.
• Egipto.
• Emiratos Arabes Unidos.
• Estados Unidos.
• Indonesia.
• Iran.
• Irak.
• Kuwait.
• Libia.
• México.
• Nigeria.
• Noruega.
• Reino Unido.
• Republica Popular China.
• U.R.S.S.
• Venezuela.

Ocupando Mexico el cuarto lugar entre todos estos paises."

En 1987, el mercado petrolero internacional mostro una relativa estabilidad a pesar de la incertidumbre creada por la guerra Iran- Irak y el desplome del dólar en los circulos financieros internacionales a fines de año.

Se formo el petroleo según una teoria ampliamente apoyada, los restos de incontables animales y bejetales marinos pequeños, cayeron al fondo oceanico, donde los cubrio el lodo.

Con el tiempo se acumularon muchas capas de lodo y restos vegetales y animales.

Estos sedimentos se vieron sometidos a una gran presion y calor, y con frecuencia eran estrujados y reformados a medida que se desplazaban la corteza terrestre. Gradualmente, fueron convertidos en estratos de roca sedimentaria.

Los restos vegetales y animales que contenian se transformaron en petroleo y gas natural.

En los años de 1950, con el proceso de obtención de aromáticos (benceno, tolueno, xilenos), mediante la formación de hidrocarburos naftenicos y parafinicos con catalizadores de platino y de los metodos de purificación por extracción con solventes, tal proceso con el de desintegración de hidrocarburos saturados para producir olefinas (etileno, propileno y butanos), dio lugar a lo que se conoce como Industria de Refinación Petroquímica o Refinería Química.

El desarrollo de la Idustria Petroquímica en los ultimos años a sido sorprendente, de tal manera que nuestra sociedad actual satisface sus necesidades basicas y secundarias a partir de productos de consumo derivados del petroleo.

Puede predecirse que en el futuro, el hombre estara mas ligado a la petroquímica y al uso de sus productos, que deberan de satisfacer muchas de sus necesidades como son: habitación, vestido, salud diversión, educación y alimentación.

LA PETROQUÍMICA

La industria petroquímica es una actividad fundamental para la economia de los paises desarrollados y para los paises como México en vias de desarrollo. Los volúmenes masivos de produccion químicos a un presio considerablemente mas bajo, que el que se obtiene utilizando en su elaboración otras materias primas naturales menos abundantes.

Su importancia es tambien asociada a las gran aplicacxion que tienen todos sus productos, ya que prácticamente se usan en tadas las actividades del hombre como son: Agricultura, habitación, alimentos, medicinas, vestidos, etc.

Antecedentes historicos

La petroquímica, prácticamente se inicia con la produccion de alcohol isopropilico, a partir del propileno obtenido del gas residual de refinerías en 1923.

En la decada de 1930, la petroquímica se limitaba a producir alcoholes y cetonas que fueron usados como solvente durante la segunda Guerra Mundial, se inicio la epoca de los polimeros sintéticos y la sustitución de productos naturales por sintéticos tales como: lana, algodón, fibras, aceites para pinturas, etc.

Un desarrollo importante fue en 1940 el de reformacion de gas natural con vapor de agua que produce hidrógeno en cantidades industriales, lo hizo posible el desarrollo de los fertilizantes nitrogenados.

PROCESO DE FABRICACIÓN

Dentro de esta Industria Petroquímica, analizaremos en forma genérica lo que constituye su proceso de fabricación, que en primer termino diremos que es industria dedficada a la produccion de materias primas industriales, derivadas del oxido de etileno, oxido de propileno y estireno.

Su produccion principal es la fabricación de glicoles y polioles, por lo que respecta a los glicoles diremos que son aquellos compuestos que en su molécula poseen dos veces la funcion de alcohol, excepcionales entre los productos naturales son en casi su totalidad sintéticos.

Su nombre oficial: CH3 – CHOH – CH2OH = 1.2 Propanodiol

El nombre de glicol fue compuesto por Wurtz, quien fue el primero en preparar el termino mas sencillo, el etanodiol o etilenguicol (e incluso sencillamente glicol), y el glicerol "trialcohol".

Dentro de su produccion se lleva a cabo a traves del proceso continuo que nos dice, que es aquel en donde se alimentan reactivos a un sistema, sufren cambios dando productos en fortma simultanea y sin interrupcion de la secuencia de operación.

Por lo que respecta a lo polioles, diremos que son compuestos que contienen varias funciones, no obstante, los polioles propiamente dichos empiezan a partir de los tetraoles, ya que a los dioles se les llama glicoles y a los tricoles gliceroles.

Entre ellos se encuentran numerosos productos naturales, la mayoria de los cuales responden a la formula:

CH2OH – (CHOH)N2 – CH2OH (ITOLES)

En esta produccion de polioles se utiliza el proceso descontinuo, el cual es de caracter intermitente y en el que ni entran ni salen del sistema ninguna corriente continua de materia prima durante su proceso.

Esta empresa lleva acabo una trayectoria de expansión y7 crecimiento constante instalando nuevas y modernas plantas, dándonos la posibilidad de ofrecer mayor variedad de productos, de incrementar nuestros volúmenes de oferta para satisfacer plenamente los requerimientos del mercado Nacional y establecer una corriente permanente de exportaciones.

"Actualmente esta empresa cuenta con una capacidad instalada de 135,000 toneladas por año, lo cual le permite producir mas de 200 productos destinados a 300 clientes, tanto a nivel Nacional, como Internacional".

b) ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y FUNCIONES DEPARTAMENTALES DE LA EMPRESA.

Dentro de este apartado trataremos lo referente a la organización de nuestra empresa.

Siendo la organización como la estructura técnica de las relaciones que deben de exitir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Los organigramas concisten en hojas o cartulinas en las que cada puesto de un jefe se representa por un cuadro que encierra el nombre de este pouesto, representándose, por la union de cuadoros mediante lineas, los canales de autoridad y responsabilidad.

Los organismos pueden ser verticales, horizontales, circulares y escalares.

Nuestra empresa se ubica dentro de los organismos verticales, donde cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lineas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad.

Las ventajas que tiene son:

A). Son los mas usados y, por lo mismo, fácilmente comprendibles.

B). Indican en forma objetiva las jerarquias del personal.

A continuación se muestra el organigrama para una empresa Petroquímica.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEPARTAMENTALES

En cuanto a este punto mostramos los niveles de organización para una empresa Petroquímica, ya que el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada linea, determina los niveles jerárquicos.

Por lo que respecta a la descripción de las funciopnes departamentales, diremos que es el ultimo paso dentro de la organización. Una ves establicidos los diversos departamentos y niveles jerárquicos, es la definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo, lo quie comúnmente se le conoce con el nombre de puesto.

Dentro de la descripción de funciones para esta empresa esta integrada por lo siguiente:

A). Encabezado o identificación.

B). Descripción genérica y la descripción especifica, dode se detalla cada paso de la operación.

C). A quien se reporta la información, y

D). Localizacion del puesto.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

La asamblea general de accionistas es el organo supremo de la sociedad y como tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos los actos y operaciones de la sociedad y sus reluciones seran cumplidas por el Consejo de Administración; su ubicación se localiza en Monterrey, Nuevo Leon.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración de la sociedad estara a cargo de uno o varios mandatarios temporalesy revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad; su ubicación se localiza en Monterrey, Nuevo Leon.

DIRECCIÓN GENERAL

El director general tiene como responsabilidad dirigir, asi como recabar la información que muestre el trabajo desarrollado poir las direcciones de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente al Consejo de Administración.

Delega a la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Ventas y Mercadoctecnia, Dirección de Operaciones y Dirección Administrativa Finanzas; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del personal, su principal funcion es de proveer los recursos humanos de la empresa, asi como el control administrativo de este y le reporta al director general delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección, evaluación y control administrativo del personal; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.

DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y VENTAS

Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la empresa va a estar girando atraves de investigaciones para dar aconocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al director general y delega hacia su Gerencia de Mercadoctecnia y gerentes de ventas por linea de producto; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.

DIRECCIÓN DE OPERACIONES

Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual reporta al director general y delega hacia abajo, al gerente de operación y Gerencia Técnica; su ubicación se localiza en Planta.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS

Es funcion de esta Dirección, el control administrativo, teniendo como base la planeacion, dirección y organización, ya que estos elementos llevándose a cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Dirección reporta al directoe general y delega responsabilidad hacia gerentes de sistema, contralor general, gerente de compras y gerente de credito y cobranzas; su ubicación se localiza en Oficinas Generales.

GERENCIA DE OPERACIONES

Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos, le reporta directamente al director de operaciones y delega responsabilidades en sus superintendentes de produccion, mantenimiento, distribución y almacenes; su ubicación se localiza en Planta.

GERENCIA TÉCNICA

Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al director de operaciones y a su ves delega a sus jefaturas de Control de Calidad, Seguridad Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.

SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES

Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto terminado de produccion, ademas la distribución de productos al cliente, asi como del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y mantenimiento. Reporta directamente alk gerente de operaciones y delega a sus jefaturas de Almacen de Insumos, de Almacen de Producto Terminado, Logística y de Control y Programación de la Produccion; su ubicación esta en Planta.

SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO

En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipós e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de produccion de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y delega hacia sus jefaturas de Mantenimiento Electrico, Mantenimiento Mecanico, Instrumentación y Servicios Generales; su ubicación se localiza en Planta.

SUPERINTENDENCIA DE PRODUCCION

Tiene como responsabilidad la fabricación de los diferentes productos que se elaboran en las diferentes secciones, asi como vigilar sus procesos, custodia del equipo, reporta directamente al gerente de operaciones, delega a sus jefaturas de secciones continuas y discontinuas; su ubicación es localiza en Planta.

JEFE DE ALMACEN DE INSUMOS

Es el responsable de la adquisición de materia prima que se consume en planta, para la elaboración de los productos que se elaboran con una orden de produccion, ademas abastece de refaciones y equipo que se solicita, para lograr una mayor eficiencia de las plantas. Reporta directamente a la superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidad a sus supervisores en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO

Tiene como responsabilidad el almacen de producto terminado, donde es receptor de lkos diferentes productos de planta, a su vez surte productos como materia prima para produccion.

Tiene bajo su custodia el manejo de los tanques de almacenamiento, y es encargado de elaborar inventarios mensuales, para el buen manejo de los productos de control de inventarios. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidad hacia sus supervisores en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE LOGÍSTICA

Coordina los pedidos qiue recibe del Departamento de vetas, para su distribución de producto terminado hacia los clientes.

Contrata el transporte adecuado para el envio de los productos a su destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION

Tiene como responsabilidad elaborar un programa de produccion, en base al pronostico de ventas, para elaborar los productos en planta.

Solicita las cantidades requeridas de materia prima, tambien programa los productos de refabricación, es lazo de union entre el área de ventas.

Controla la produccion de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control de administración de estadísticas y se reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delkega responsabilidades hacia su supervisor o analista de programación; su ubicación se localiza en Planta.

c) APLICACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

En primer termino daremos a conocer en forma clara y precisa de los elementos que una empresa debe tener siempre presentes para el inicio de sus operaciones.

1.- CATALOGO DE CUENTAS

Consiste en una lista ordenada y pormenorizada de las cuentas que se han utilizar en el registro de las operaciones de una empresa.

El diseño del catalogo de cuentas debe efectuarse con todo cuidado, debiendo contener las cuentas necesarias para controlar todos los valores y operaciones requeridas.

2.- INSTRUCTIVO AL "CATALOGO DE CUENTAS"

Es un documento en el que se detallan los movimientos y saldos de cada una de las cuentas contenidas e3n el catalogo.

Se puede elaborar de diversas formas, siendo las mas comunes la descripción continua y atraves de cuentas "T".

3.- GUIA CONTABILIZADORA

Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro de las operaciones mas importantes realizadas por una empresa.

Su propósito fundamental consiste en facilitar lo masd que sea posible el registro de operaciones, evitando al máximo las consultas constantes con el contador.

4.- ESTABLECIMIENTO EN FORMAS O REGISTROS

La documentación de una empresa puede ser de carácter interno, externo y mixto, Por tanto, al diseñar las formas de control, registro e información, debera de tenerse encuenta la clase de información a procesar.

La documentaciuon es de suma importancia dentro de la empresa, ya que a travez de ella se coordinan los hechos y operaciones que se dan dentroi de la misma o por otros entes economicos.

Sus fines principales son los siguientes:

a). Captación y control de las operaciones.

b). Comprobación de las operaciones.

c). Justificación de las operaciones, y

d). Contabilizacion y registro de las operaciones una vez visto lo anterior

d) EJERCICIO PRACTICO

Toda empresa industrial tiene como actividad esencial la producción de bienes, cuyas operaciones deberan estar controladas por un sistema de costoss, siendo este un medio para la obtención de valores unitarios de fabricación.

En el presente apartado veremos de una manera simple y sencilla el desarrollo de un ejercicio practico, donde se podra apreciar el sistema de registro contable adoptado por la empresa.

En primer termino diremos que la técnica para valuar las operaciones productivas ebn nuestro caso practico, se emplea la técnica de Costos Historicos o Reales, que son aquellos que se obtienen después de que el producto ha sido manufacturado..

Se maneja también la técnica de Costos Predeterminados, los cuales se calculan antes de hacerse o de terminarse el producto; y según sean las bases que utilizen para su calculo, se dividen en costos estimados y costos estandar.

Debe tomarse en cuenta que los procedimientos básicos para el control de las operaciones productivas son ordenes de producción y procesos productivod, los que incluso pueden adptarse y emplearse combinados de acuerdo con sus necesidades y formas de producción d la entidad economica en perticular.

La valuación en cuanto las salidas de almacem, se maneja a traves de la técnica de Ultima entradas, Primeras salidas (UEPS), que consiste en valuar las aslidas de almacen utilizando los precios de las ultimas entradas, hasta agotar las existencias cuya entrada es mas reciente. Solo se refier al registro, no al movimiento fisico.

La compañía Industrial Petroquímica, S.A de C.V., inicia sus operaciones en el mes de enera de 1990, con los siguientes valores:

DEBE HABER

Caja $ 5,000,000

Bancos 200.000.000

Almacen de productos terminados 3.1828.000

Maquinaria y equipo 50.000.000

Equipo de computo 50.000.000

Equipo de transporte 80.000.000

Proveedores $ 50.000.000

Docs. por pagar 40.000.000

Acreedores diversos 30.000.000

Capital social 265.000.000

En el almacen de productos terminados, se tiene una existencia al 311289 de 73,000 kgs., siendo su distribución la siguiente:

15000 kgs Pluracol P-2010

22000 kgs Pluronic L-61

20000 kgs Pluracol GP-3030

16000 kgss Pluracol GP-443

Para la solucion de este ejercicio no subicaremos en los siguientes datos, con los que la empresa podra determinar el costo unitario del producto.

1. Estructura del producto:

• Su capacidad instalada sera de 5000000 kgs anuales.
• Para la producción de los diferentes productos, se requiere de las siguientes materias primas:

* glicerina 0.05 kgs

* potasa caustica 0.10 kgs

* oxido de propileno 0.40 kgs

* oxido de etileno 0.40 kgs

* mano de obra 0.10 por kg

* materiales indirectos 20% de mat. Directos.

1. Glicerina $ 600.00 kg

   Potasa caustica 550.00

   Oxido de propileno 300.00

   Oxido de etileno 250.00

   Mano de obra 700.00 por hora

2. Se elaboro un estudio de mercado. Para la compra de materias primas, obteniéndose las cotizaciones mas favorables que a continuación se mencionan:

   Gastos de administración y ventas $ 156122268.00 anuales

3. Los costos estrcuturales o fijos que se consideran necesarios para la determinación del costo unitario son:
4. El precio de venta para los productos es de 60% de utilidad sobre el costo unitario.
5. Las operaciones del mes fueron las siguientes:

1. Compra de materia prima el dia 3 de enero de 1990.

No. Concepto Proveedor Remision Importe unitario

1 3000kg de glicerina Mariano Salgado 405 $650.00

2 200kg de potasa Mariano Salgado 127 $600.00

3 20000kg de oxido PEMEX 3030 $350.00

de propileno

4 40000 kg de oxido PEMEX 3031 $300.00

de etileno

b) El dia 10 de enero de 1990nuestras salidas del almacen de materia prima hacia el departamento de producción son las siguientes:

No. Concepto Vale de salida No.

1 2000kg de glicerina 1

2 100kg de potasa 2

3 10000kg de oxido de propileno 3

4 20000kg de oxido de etileno 4

c) Expedimos los sigientes cheques para el pago a nuestros proveedores:

Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe

15/01/90 1500 Mariano Salgado Fact.1230 $22425000

20/01/90 1550 Mariano salgado Fact. 1300 138000

25/01/90 725 PEMEX Fact. 2010 805000

31/01/90 730 PEMEX Fact. 2030 13800000

d)Efectuamos ventas a nuestros clientes a credito.

No. Fecha Concepto Factura Cliente Importe (c/IVA)

1 20/01/90 10000kg de pluracol 120 Pfizer S.A de C.V $13432000

2 22/01/90 19000kg de pluronic 125 Resistol S.A de C.V 25520800

3 24/01/90 16000kg de pluracol 127 Dupont S.A de C.V 21491200

4 26/01/90 14000kg de pluracol 130 Celanese mexicana 18804800

1. Fecha Cheque No. Concepto A favor Importe

   31/01/90 1600 Sueldos Internac. SNC $2500000

   31/01/90 1600 Salarios Internac. SNC $2777143

   31/01/90 740 Honorarios C.P José Diaz 650000

2. Se expiden los siguientes cheques para el pago de la nomina y honorarios del mes de enero.

   Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe

   10/01/90 760 Telmex S.A de C.V Telefono $50000 + IVA

   12/01/90 765 Telmex S.A de C.V Teles 50000 + IVA

   15/01/90 770 Papeleria pliego Art. de esc . 450000 + IVA

   20/01/90 780 Decoraciones tollocan Mant. Ofic.. 550000 + IVA

3. Se efectuan gastos en el departamento de administración:

   Fecha Cheque No. A favor Concepto Importe

   13/01/90 1650 Transportes Estrada Fletes y acarreos $1000000 + IVA

   18/01/90 1660 Telmex S.A de C.V Telefono 100000 + IVA

4. Se efectuan gastos en el departamento de ventas:

   Fecha Concepto Nombre del cliente Importe

   21/01/90 Pago parcial Fact.120 Pfizer S.A de C.V $9402400

   23/01/90 Pago parcial Fact.125 Resistol S.A de C.V 20416640

   25/01/90 Pago total Fact.127 Dupont S.A de C.V 21491200

   27/01/90 Pago total Fact. 130 Celanese Mex. S.A de C.V 18804800

5. Se efctuan pagos por nuestro clientes en forma parcial y total:

   Nombre del activo fijo Valor del activo

   Maquinaria y equipo $ 50000000.00

   Equipo de computo $ 50000000.00

   Equipo de transporte $ 80000000.00

   NOTA: La orden de producción del mes fue por 59000kgs la cual se termino totalmente de la siguiente manera:

   10000 kgs de Pluracol P-2010

   19000 kgs de Pluronic L-61

   10600 kgs de pluracol GP-3030

   14000 kgs de pluracol GP-443

6. Se tienen los siguientes valores de activos fijos para el calculo de la depreciación correspondiente al mes de enero de 1990.
7. Se elaboran estados financieros y ajustes necesarios para la solucion del ejercicio, de una forma adecuada y correcta.

Hoja de costos unitarios

Materiales directos:

Glicerina 0.05 kgs a $600.00 c/u $30.00

Potasa caustica 0.10 kgs a $550.00 c/u $55.00

Oxido de propileno 0.40 kgs a $300.00 c/u $120.00

Oxido de etileno 0.40 kgs a $250.00 c/u $100.00

T = $305.00

Mano de obra 0.10 hrs a $700.00 T = $70.00

Cargos indirectos

20$ sobre M.D T = $61.00

Costo de Producción $436.00

Costo de distribución

Administración y ventas $156122268.00/5000000kgs $31.2º

Costo total unitario $ 467.20

Presentamos a continuación el procedimiento para el calculo del precio de venta d elos productos, el cual ae determina agregándole o restándole al costo total el porciento de utilidad o perdida probable.

Se tiene que el costo total unitario para los productos es de $467.20.

En el precio de venta para los productos se tendra un 60% de utilidad; resumiéndose en lo siguiente:

Ventas 100%

Costo 40%

Utilidad 60%

Por medio de una regla de tres se obtiene la utilidad que se deriva de lass ventas menos el costo.

40%

X 60%

X = (467.20) (0.60) = 280.32 = 700.80

1. 0.40

Utilidad = $ 700.80

Por lo anterior se tiene lo siguiente:

Ventas = $ 1168.00

Costo = 467.20

Utilidad = 700.80

Por lo tanto el precio de venta para los productos sera de $ 1168.00

 Emilia Luna

Rep. Dominicana….