Diseño de procedimientos para la ejecución de la auditoría de cumplimiento

Resultados del Diagnóstico

Al realizar el diagnóstico para identificar el estado actual de la auditoría en el territorio se emplearon métodos de nivel empírico, tales como: la observación científica (Anexo No. 3), entrevistas (Anexo No. 2) y encuestas (Anexo No. 1).

Como resultados de la aplicación de la guía de observación científica, se constató que:

• Los jefes de unidades, supervisores, jefes de grupo y auditores presentan un trato respetuoso y cordial para con los auditados, y muestran un adecuado aprovechamiento de la jornada laboral.

• El personal especializado es significativamente joven, aunque con experiencia, constatándose que los mismos se encuentran motivados y muestran interés por continuar adelante en la actividad de auditoría; no obstante, deben explotar más el uso de las tecnologías de la información en aras de agilizar y humanizar el trabajo que se lleve a cabo.

En entrevistas realizadas a cuatro funcionarios de la Contraloría Provincial Las Tunas y uno de la Sección de trabajo del municipio Jesús Menéndez, se obtuvo que:

• Aun cuando la Auditoría de Cumplimiento está identificada como un tipo de acción de control no están establecidos procedimientos para su ejecución.

• No cuentan con el sustento metodológico necesario sobre este tema, para capacitar a supervisores, jefes de grupo y auditores de la Unidad Organizativa ni del Sistema Nacional de Auditoría.

• Hasta la fecha, en la provincia no se ha efectuado este tipo de auditoría.

• En sentido general, solo conocen sobre el tema, la definición reflejada en las NCA y en el Reglamento de la Ley No. 107 emitidos, ambos por la Contraloría General de la República de Cuba.

• Consideran oportuno que se realicen auditorías de este tipo en el territorio, ya que estas pueden definir si las entidades cumplen con las leyes, regulaciones y otros requerimientos importantes para el logro de sus objetivos.

La encuesta fue aplicada a 52 auditores, y según su afiliación 29 pertenecen a la Contraloría Provincial, de ellos 24 radican en la provincia y 5 en la Sección de Trabajo con sede en el municipio de Jesús Menéndez; 5 son de la Unidad Central de Auditoría Interna del Consejo de la Administración Provincial de Las Tunas y 18 Auditores Internos de entidades de subordinación nacional.

Teniendo en cuenta la respuesta dada por los encuestados a la pregunta sobre los años de experiencia en la actividad de auditoría, se evidencia que la situación es favorable para la asimilación del sistema de procedimientos propuestos para realizar Auditorías de Cumplimiento, ya que respecto a la antigüedad y por ende experiencia de los mismos el 79 por ciento se encuentran entre 6 y 20 años, lo antes expuesto se ilustra en la Tabla siguiente.

Fuente: Encuestas efectuadas por la autora.

Referente a las respuestas proporcionadas a la pregunta de si conocen o no sobre Auditoría de Cumplimiento el 19 por ciento equivalentes a 10 auditores responden negativamente, al plantear no conocerla.

Al preguntarles si han leído algún documento sobre el tema, 30 de ellos, que representan un 58 por ciento afirman haber estudiado o por lo menos ver en que consiste según lo establecido en las Normas Cubanas de Auditoría.

Con relación a si tienen alguna documentación de cómo aplicar procedimientos para efectuar este tipo de acción de control, 49 de los encuestados, para un 94 por ciento, manifiestan no poseer documento, mientras que el 6 por ciento plantea que sí. No obstante, al indicar el documento mediante el cual alegan conocerlo, no lo hacen correctamente, debido a que exponen indicaciones o documentos que no se corresponden con el tema en cuestión, siendo estos:

• El 4 por ciento, equivalentes a 2 auditores, se refiere a un programa del extinto Ministerio de Auditoría y Control.

• Y 1 que representa el 2 por ciento, menciona las Normas Cubanas de Auditoría.

A la pregunta relacionada con las causas que limitan a los auditores para la posible ejecución de este tipo de acción de control, las más señaladas por los encuestados son las siguientes:

• Falta de conocimientos sobre este tipo de auditoría, mencionada por 41 auditores que representan el 79 por ciento.

• No existencia de un soporte metodológico para realizarlas, planteada por 35 de los encuestados que constituyen el 67 por ciento.

• Conocimientos escasos sobre este tipo de acción de control, expuesta por 27 auditores equivalentes al 52 por ciento.

• Dan la impresión de ser muy complejas, es referida por 5 encuestados que significan el 10 por ciento.

En cuanto a si habían recibido alguna capacitación sobre procedimientos para realizar Auditorías de Cumplimiento es de señalar que 50 de los encuestados que constituyen el 96 por ciento plantean no haber recibido capacitación dada a la novedad de este tipo de acción de control, lo que, atenta contra la calidad y profundidad en la revelación de los hallazgos en caso de efectuarse en lo adelante estas auditorías.

Sobre si se incluye en los planes de preparación temas concernientes a este tipo de acción de control el 100 por ciento de los encuestados manifiesta que no e igual por ciento declaran que le gustaría profundizar en el estudio sobre este tema, denotándose interés, motivación y a la vez la necesidad de los auditores por un sistema de procedimientos para auditorías de este tipo.

Del resultado de la evaluación del diagnóstico se elaboró un resumen, a partir del cual puede concluirse que la actividad de Auditoría en la coyuntura actual y en lo relacionado con el tema objeto de investigación presenta fortalezas y debilidades, confirmándose la necesidad de investigar sobre el tema, las que se ilustran mediante la siguiente tabla.

Partiendo de los resultados derivados del diagnóstico, la autora aplica el diseño de un procedimiento, al que se hace referencia en el epígrafe siguiente.

Procedimiento para la ejecución de Auditorías de Cumplimiento

Objetivo Proporcionar a los auditores del Sistema de Control y Supervisión Nacional una herramienta para la ejecución de la Auditoría de Cumplimiento.

Alcance Este procedimiento será aplicado por auditores de las Unidades Organizativas del Estado que constituyen el Sistema de Control y Supervisión Nacional, de acuerdo con su competencia funcional, a organismos, oficinas nacionales, empresas, dependencias o entidades nacionales de producción o prestación de servicios, unidades presupuestadas, personas naturales o jurídicas sujetas a una obligación tributaria generada en el territorio nacional que reciban, administren, custodien, usen o dispongan, por cualquier título o concepto fondos públicos, así como las empresas mixtas o asociaciones, cualquiera que sea su modalidad, a las que se hayan aportado fondos o recursos de ese mismo origen y que hayan pasado a integrar su patrimonio propio. Y las demás que se determinen por la EFS del país.

Responsabilidad El supervisor y el jefe de grupo deben velar por el cumplimiento del procedimiento propuesto, y los auditores actuantes garantizar su aplicación.

Base legal Se asume como referentes teóricos; la Ley No. 107 del 2009 de la Asamblea Nacional del Poder Popular, y las Resoluciones No. 36 del 2012 "Metodología para la evaluación y calificación de las auditorías", No. 60 del 2011 "Normas para el Sistema de Control Interno" y No. 340 del 2013 "Normas Cubanas de Auditoría", todas de la Contraloría General de la República de Cuba. Asimismo, se ha considerado como marco técnico de referencia las Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI, por sus siglas en inglés) emitidas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), específicamente la No. 4100 "Directrices para las Auditorías de Cumplimiento".

Estructura La Auditoría de Cumplimiento, es realizada en etapas similares a los otros tipos de auditoría, ya abordadas en el capítulo I. En esta investigación la estructura del procedimiento propuesto consta de cuatro fases y siete pasos, quedando como se muestra en la Figura 1, que para su mejor interpretación se definen sus objetivos, fuentes de información y técnicas de auditoría

Figura 1. Etapas del proceso de ejecución de la Auditoría de Cumplimiento.

Fuente: Elaboración propia El procedimiento diseñado está organizado de la siguiente forma:

Objetivo: Expone el fin o propósito de la etapa que se lleva a cabo.

Fuentes de información: Propone los documentos a solicitar para obtener la información necesaria respecto al tema o los temas que serán objeto de análisis en la acción de control a realizar.

Técnicas de auditoría a emplear: Brinda la selección de las técnicas de auditoría a utilizar para recopilar la información en la obtención de evidencias.

Procedimientos: Aborda el diseño del procedimiento a seguir con un proceso lógico y organizado, explicando cómo proceder en cada caso, qué documentos solicitar para el desarrollo de cada uno de los objetivos que dé respuesta al fin que se busca, así como los instrumentos a aplicar para la obtención de evidencias que pueden ser encuestas, entrevistas, entre otros. Además, se indican las regulaciones esenciales a estudiar en la realización de la auditoría.

Etapa No. 1: Planeación de la Auditoría de Cumplimiento Es muy importante tener presente que la planeación es el momento primordial del proceso de auditoría, ya que de su resultado depende el alcance de los objetivos propuestos. En una Auditoría de Cumplimiento se debe tener presente el origen de la misma, que puede estar derivado de: denuncias formuladas, servicios de control efectuados, seguimiento de medidas correctivas, evaluación del Sistema de Control Interno, así como por pedidos de la alta dirección del país o indicaciones de la máxima entidad fiscalizadora, en el marco de sus atribuciones.

Objetivo: Definir los objetivos y el alcance de la auditoría, así como la estrategia a seguir para que la misma se lleve a cabo con calidad.

Fuentes de información: Documento legal que aprueba la constitución del sujeto a auditar, su objeto social, encargo estatal (y cuando proceda, sus modificaciones). Disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección y consultivos, Expediente de las Acciones de Control, Reglamento y Actas del Consejo de Dirección, Disposiciones que aprueban la plantilla de cargos (aprobada y cubierta), resoluciones de nombramientos de los principales directivos, Plan de Prevención de Riesgos, Organigrama, Reglamento orgánico y manual de funcionamiento, Estados financieros y sus notas, Balances de comprobación de saldos, nivel de centralización de la contabilidad; Declaración jurada de impuestos y si han sido multados por incumplimientos con el sistema tributario, Relación de los contratos económicos existentes con otras entidades, Demandas presentadas a los tribunales, Certificado de inscripción en el Registro de empresas y unidades presupuestadas y el de contribuyentes, Licencia o documento que apruebe operar cuentas bancarias por tipos de monedas, sucursal bancaria, Resolución que aprueba las firmas autorizadas necesarias para las transacciones y operaciones que lo requieran, Certificación actualizada de la inscripción en el Registro general de juristas de la República de Cuba del Asesor jurídico de la entidad, Certificado actualizado del o los Sistemas Contables Financieros utilizados,. Designación del jefe de la entidad y de los funcionarios del primer nivel de dirección; Reglamento Disciplinario Interno y Convenio Colectivo de Trabajo. Efectuar conversatorio con el Director (a) y demás especialistas responsabilizados con la materia que será objeto de verificación. Orden de trabajo, Objetivos de la auditoría, Conocimiento del sujeto a auditar y Legislaciones asociadas a la materia a examinar.

Técnicas de auditoría a emplear: De las técnicas verbales utilizar la entrevista; de las oculares la observación y revisión selectiva; de las documentales el estudio general; de las físicas la inspección y de las escritas el análisis, la conciliación y confirmación.

Paso #.1: Conocimiento del sujeto a auditar Un elemento importante de la planificación de una auditoría de cumplimiento es realizar una evaluación previa de la entidad y/o actividad que será comprobada, por ello antes de iniciar la acción de control en el terreno, se indaga con personal del Departamento de Atención al Sistema Territorial de Auditoría y Planificación de la Contraloría Provincial para conocer datos generales de la entidad tales como: nombre, dirección, código REEUP, subordinación, Número de Identificación Tributario, tipo de entidad y si han recibido acciones de control en el último año y los resultados obtenidos en ellas. Asimismo, el jefe de grupo o auditor designado por este, debe informarse en el área de Atención a la población sobre si se han formulado quejas, denuncias o anónimos contra cuadros o trabajadores de la entidad a auditar.

El estudio previo permitirá a los auditores actuantes reunir información relevante para familiarizarse con las actividades, procesos, procedimientos, riesgos y controles, así como identificar las leyes, regulaciones y áreas en las cuales habrá que poner más énfasis., así como usar el estudio existente del objeto social o encargo estatal del sujeto a comprobar. En casos específicos los auditores pueden utilizar los conocimientos adquiridos en el referido estudio para decidir si continuar con una auditoría es viable.

En este paso los auditores actuantes revisan, estudian y recopilan las normativas antes descritas; mediante la utilización de técnicas de auditoría, tales como observación, entrevista y análisis, para lograr un mejor conocimiento y entendimiento de la entidad, su entorno y la materia a examinar.

Otra vía a emplear para recopilar información sobre la actividad principal de la entidad objeto de investigación e identificar las normativas jurídicas por las cuales deben regirse, y si la materia a revisar está implementada, puede ser mediante encuestas a cuadros, funcionarios o demás trabajadores.

La infracción de leyes y regulaciones puede ocasionar que la entidad cese en sus operaciones, poner en cuestionamiento la continuidad de la misma o estar sujeta a sanciones judiciales transcendentales. Siendo importante que el grupo de auditoría logre un conocimiento general de la materia a examinar.

El tiempo necesario a utilizar para llevar a cabo el estudio previo dependerán, entre otros factores: por el tamaño de la información existente, la complejidad de la materia o si es una nueva sobre la cual el auditor tiene poca información, o si se trata de un seguimiento en un tema que el auditor está bien instruido y ha ejecutado análisis anteriores.

Con la información derivada del estudio previo, se da inicio a la auditoría en el terreno, mediante reunión con los principales directivos y factores de las organizaciones políticas, de masas del centro y otras que por su interés se requiera convocar, donde se comunica el contenido de la Carta de presentación, o sea la materia a examinar, objetivos, alcance, deberes y derechos de los auditores y auditados, actualizándose aquellos aspectos que puedan haber cambiado.

A partir de la información reunida y el estudio previo efectuado, se procede a realizar la identificación de los riesgos y/o limitaciones, que conlleven al incumplimiento de leyes u otras normativas.

En una auditoría de cumplimiento el análisis de riesgos constituye una parte fundamental, debido a sus limitaciones inherentes, estas acciones de control, al igual que otros tipos de auditorías, no proporciona garantías absolutas de que se detectaran todos los casos de incumplimiento. No obstante, si esta se lleva a cabo obteniendo seguridad, incrementa la confianza de los auditados en la información que brinde el grupo de auditores y expertos, para ello, es importante y obligado entender la materia a examinar, obtener evidencias suficientes y apropiadas.

Entre las limitaciones inherentes a una auditoría de cumplimiento se encuentran:

• Discrecionalidad de la dirección a la hora de interpretar leyes y reglamentos.

• Comisión de errores humanos.

• Concepción impropia o funcionamiento ineficaz de los sistemas.

• Elusión de controles.

• Ocultación o retención de pruebas.

En una auditoría de cumplimiento los riesgos variarán en relación con la materia controlada, el análisis de los mismos es realizado a juicio profesional por el supervisor, jefe de grupo y el resto del grupo de trabajo de la auditoría, identificando los riesgos inherentes y de control de acuerdo con su prioridad en alto, medio y bajo. Para obtener mayor información sobre este aspecto estudiarse la NCA 500 establecida por la Contraloría General de la República de Cuba, mediante Resolución No. 340 del 11 de octubre de 2012.

La información que se obtenga en este estudio, también será útil en la elaboración del programa de auditoría y la realización de las acciones de seguimiento.

Paso # 2: Precisión de los objetivos y alcance de la auditoría En la ejecución de esta etapa intervienen el supervisor, el jefe de grupo, auditores y expertos, tal y como lo establece la NCA 410.

Los principios fundamentales de auditoría establecen que el auditor habrá de planificar sus tareas de manera tal que asegure una auditoría de alta calidad. En la planificación de una Auditoría de Cumplimiento, se asegurarán que se reúnen las condiciones previas para ejecutar la misma con eficacia, por lo que es necesario conocer la entidad auditada y las circunstancias que rodean la auditoría con el objetivo de disponer de un marco de referencia para la aplicación de su juicio profesional a lo largo de todo el proceso de auditoría.

Determinar cuáles serán los objetivos de la auditoría de cumplimiento y las materias a controlar, así como la información acerca de la misma constituye uno de los primeros pasos en la planificación y ejecución de una auditoría de cumplimiento. En la mayoría de los casos responderá a una decisión estratégica de la E.F.S, basada en la información obtenida en el estudio previo, aplicando el criterio profesional del auditor. Estos objetivos permiten orientar la ejecución de la acción de control en el terreno y de los resultados que se desean lograr en la misma. El Jefe de la Unidad Organizativa de Auditoría, el supervisor y el grupo de auditoría son los responsables de su cumplimiento.

Pueden clasificarse como generales y específicos. Los objetivos generales deben ser coherentes con los incluidos previamente para cada trabajo contenido en el Plan Anual de Auditoría y deben ser cumplidos por los funcionarios antes descritos, en la ejecución de la auditoría de cumplimiento a través de los objetivos específicos.

Una vez identificados y analizados los riesgos críticos y los controles claves asociados a la materia a controlar se definen los objetivos específicos (objetivos particulares que se pretende lograr en el trabajo), que se incorporarán por el jefe de grupo y supervisor en el programa para orientar la aplicación de las pruebas de auditoría.

Los objetivos de una auditoría de cumplimiento representan instrucciones a seguir, por el personal encargado de ejecutarla, limitan la recogida de información innecesaria y controlan el alcance, la metodología, tiempo y la naturaleza del trabajo a realizar, posibilitando obtener suficiente evidencia sobre la información correspondiente para fundamentar las conclusiones.

En la formulación de los mismos se debe cumplir con los siguientes principios:

• Ser enunciados como interrogantes o puntos a determinar.

• Eliminar términos abstractos o sin enfoque.

• Identificar al responsable de la actividad operativa.

• Delimitarlos para que consideren un alcance o metodología realista.

Cuando la auditoría de cumplimiento se refiera a leyes u otras resoluciones aplicables en materia presupuestaria, abarcará los ingresos y la financiación de la entidad, así como sus gastos.

La EFS, y en su defecto el Jefe de la Unidad Organizativa de Auditoría, supervisor o jefe de grupo de auditoría, delimitan el alcance o período que abarcara la acción de control; fijan cuál o cuáles serán las materias a examinar.

En este tipo de auditoría el auditor debe efectuar la revisión y evaluación de una muestra selectiva de las operaciones, procesos o actividades de la entidad, así como del uso y destino de los recursos materiales y financieros, por un período determinado y en cumplimiento de las leyes y regulaciones. Para ello debe utilizar el conocimiento existente sobre la actividad principal de la empresa e identificar las normativas por las cuales deben regirse y que tributan en lo fundamental al logro de los objetivos y metas de la entidad a auditar, ya que los criterios de este tipo de auditoría son las disposiciones legales, administrativas y normatividad tanto interna como externa, que regulan todas las operaciones y actividades de la entidad que se encuentran en fuentes tales como Constitución, Leyes Tributarias, Legislación Contable, Decretos Nacionales, Acuerdos, Leyes Cambiarias o de Aduanas, Resoluciones, Estatutos, Circulares, entre otras.

Al darle a conocer a la entidad controlada el alcance y los objetivos generales de la auditoría, el jefe de grupo debe explicar que estos pueden cambiar en dependencia de los hallazgos detectados, siempre que no se comprometa el resultado de alguna investigación solicitada por los niveles competentes, cumpliendo con lo indicado en la NCA 100.

Una vez definidos los objetivos y el alcance de la auditoría de cumplimiento, el auditor determinará la muestra objeto de verificación, sobre todo teniendo en cuenta que no se revisan todos los elementos de la materia a examinar. Para definir la muestra se puede emplear el muestreo no estadístico poniendo en práctica la pericia y juicio profesional, la selección de la misma será entonces al azar, asegurando que todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser elegidas.

El tamaño de la muestra estará en correspondencia con el nivel de operaciones del sujeto a auditar, y debe ser superior al 15 por ciento, pues tiene que ser representativa para disminuir el riesgo de detección.

En este paso es importante comprobar si el sujeto auditado tiene concebido en las acciones de autocontrol sobre el cumplimiento de la normativa o disposiciones establecidas, por las cuales deben regirse y que tributan en lo fundamental al logro de sus objetivos y metas, y si el resultado de su aplicación es analizado en el Comité de Prevención y Control y los Consejos de Dirección, así como si se les a conocer a los trabajadores.

Etapa No. 2: Programa de auditoría de cumplimiento Objetivo: Diseñar el programa a utilizar para el cumplimiento de los objetivos planteados. Fuentes de información: Conocimiento del sujeto a auditar, Objetivos generales y específicos de la auditoría y legislaciones asociadas a la materia a examinar.

Técnicas de auditoría a emplear: De las oculares la observación y revisión selectiva; de las documentales el estudio general y de las escritas el análisis.

Paso # 1: Precisiones sobre el programa Para la elaboración del programa a aplicar en dicha acción de control se deben tener en cuenta las principales normativas jurídicas que sean de obligatorio cumplimiento por la entidad audita, fundamentalmente las asociadas a la materia o los temas objetos de análisis; así como su vigencia para no errar en la calificación con la que se concluya la auditoría.

Este programa de auditoría tiene como propósito orientar el trabajo para darle cumplimiento a los objetivos de auditoría generales y específicos, el mismo debe ser aprobado antes de iniciar la ejecución en el terreno y puede ser modificado durante el transcurso del trabajo, dicho documento es confeccionado por el Jefe de Grupo, revisado por el Supervisor y aprobado por el Jefe de la Unidad Organizativa de Auditoría o por quien este designe.

En la formulación del programa para ejecutar Auditorías de Cumplimento el jefe de grupo debe:

• Establecer los objetivos de auditoría generales y específicos.

• Determinar el alcance del trabajo.

• Identificar las fuentes de auditoría existentes, así como las materias o áreas a examinar.

• Establecer la naturaleza y extensión de las pruebas de auditoría requeridas.

• Incluir las metodologías a utilizar, como, por ejemplo; técnicas de auditoría asistida por computador o técnicas de muestreo.

Los aspectos recogidos en un programa para auditorías de cumplimiento pueden variar en cada entidad, lo que está en dependencia del o los objetivos de trabajo, nivel de complejidad, estructura de la entidad o actividad objeto de verificación y del grado de experiencia del personal de auditoría.

Paso # 2: Estructura de un programa de auditoría de cumplimiento Este paso tiene como propósito precisar la estructura del programa de auditoria para que el grupo de auditores actuantes pueda cumplimentar los objetivos propuestos, el mencionado documento debe contener los datos que se muestran en la figura No. 2.

Una vez confeccionado y aprobado el programa de auditoría, por los niveles correspondientes, antes de iniciarse la etapa de ejecución, el jefe de grupo conjuntamente con los auditores y el supervisor deben analizar los puntos a comprobar, para constatar que todos los integrantes del grupo entendieron cuál es la meta trazada para alcanzar los objetivos propuestos en la acción de control.

Figura No. 2: Estructura del programa de auditoría de cumplimiento.

Fuente: Elaboración propia Etapa No. 3: Ejecución y obtención de evidencia Objetivo: obtener las evidencias de auditoría que permitan sustentar los hallazgos detectados.

Fuentes de información: Leyes, regulaciones, procedimientos y otros documentos asociados a las materias que serán objeto de verificación.

Técnicas de auditoría a emplear: De las oculares se utiliza la observación y la comparación o confrontación, revisión selectiva y de ser necesario el rastreo; de las documentales la revisión analítica, comprobación, computación y el estudio general; de las físicas la inspección y de las escritas el análisis, la confirmación, conciliación, cálculo y la tabulación.

En esta fase se aplican pruebas sustantivas y de cumplimiento, se recopila evidencia suficiente y apropiada, se determinan los hallazgos de la auditoría y se notifican los resultados parciales de la misma.

Es importante que el auditor tenga presente que la administración es responsable de asegurar que las operaciones de la entidad se realicen de acuerdo con las leyes y regulaciones establecidas, las que pueden ayudar a la dirección en la previsión y revelación de incumplimientos. Por ello deben contratar asesores jurídicos que los apoyen en la vigilancia de las obligaciones legales, para su correcta ejecución, así como tener un compendio con las principales leyes que sean de acatamiento para la entidad.

Paso # 1: Papeles de trabajo (PT)

Todo PT constituye el sustento de los hallazgos y recomendaciones contenidos en los informes de auditoría, por tanto, deben ser suficientemente completos y detallados para lograr un entendimiento global de la auditoría.

En una auditoría de cumplimiento los PT pueden emitirse por los auditores en modelos impresos o en archivos electrónicos, los mismos deben contener verificaciones o seguimientos realizados de una operación o transacción a través de cada paso descrito mediante, legislación vigente sobre la materia controlada o procedimientos establecidos por el sujeto a auditar, para poder determinar si la información se procesa en la forma descripta y con el fin de detectar error o defecto en la descripción o aplicación realizada de los mismos. En los PT se detallarán todas las pruebas efectuadas y las conclusiones a las que se llegaron. Deben ser confeccionados con cuidado, con redacción clara y precisa; sin borrones, enmiendas o tachaduras; letra legible; sin errores matemáticos en los cálculos realizados; usar signo que identifica el tipo de moneda y doble rayas para los totales. Para más información sobre este aspecto ver la NCA 900: "Papeles de trabajo".

Para asegurar que éstos se puedan identificar fácilmente, deben contener claramente lo siguiente:

Figura 3. Estructura del PT para la ejecución de la Auditoría de Cumplimiento.

Fuente. Elaboración propia.

El encabezado del PT se divide en dos secciones (izquierda y derecha):

• En la sección izquierda se refleja en orden descendente: Nombre del sujeto a auditar; Asunto, materia o tema a auditar; Período auditado y Objetivo del PT.

• En la sección derecha se refleja en orden descendente: Número del papel de trabajo; Fechas de inicio y terminación y Firma o iniciales de quien los confeccionó.

En el cuerpo del PT el auditor muestra la evidencia suficiente y apropiada de los aspectos revisados y que sustentan la calificación de la acción ejecutada. También se refleja el cuño o firma del jefe de grupo y del supervisor y la fecha de revisión, así como las referencias cruzadas para otros PT de soporte, la fuente de información, procedimientos utilizados para el logro de los objetivos propuestos y conclusiones derivadas de los resultados de la verificación realizada.

En la parte inferior del PT (pie) se identifican como leyenda la descripción de las marcas de auditoría, de las abreviaturas o simbologías utilizadas por los auditores y su significado, además se pueden reflejar las referencias cruzadas, así como notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún concepto asentado en el cuerpo del PT, con el fin de aclarar o ampliar información o señalar situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control interno.

Paso # 2: Valoración de la evidencia Para la ejecución de la auditoría de cumplimiento el auditor aplica y documenta el programa de auditoría con la finalidad de obtener evidencias, las que deben ser evaluadas por cada auditor con el propósito de reducir el riesgo de la auditoría y que sirva de sustento a las conclusiones. Dicha valoración consiste en el empleo del juicio y suspicacia profesional del auditor para determinar si la evidencia derivada del trabajo realizado es suficiente, competente, relevante y apropiada, considerando los elementos que fundamenten o impugnen la información de la o las temáticas revisadas.

Una auditoría de cumplimiento, aun cuando sea debidamente planeada por el jefe de grupo y el supervisor, está sujeta al riesgo de que algunas violaciones o incumplimientos de importancia no sean encontradas, debido a factores tales como:

• La presencia de diversas legislaciones relacionadas con operaciones de la entidad que no son capturadas por los sistemas de contabilidad y de control interno.

• Conducta que tiene la intención de esconder el quebrantamiento, como complicidad, falsificación, falta intencional de registro de documentos o manifestaciones erróneas hechas intencionalmente al auditor.

Por lo antes expuesto, el grupo de auditores deberá obtener evidencia suficiente y apropiada sobre el cumplimiento de las leyes y regulaciones que le son aplicables a la entidad. Si en el transcurso de la acción de control el grupo de auditores se topase con situaciones que los estimulen a pensar en la existencia de irregularidades significativas que estén derivadas de fraudes o errores, se deben ampliar los procedimientos, técnicas e instrumentos a emplear.

Como resultado de la investigación llevada a cabo dándole respuesta a los puntos del programa de auditoría, el grupo de auditores identifican, redactan y dan a conocer las desviaciones de cumplimiento, evaluando las acotaciones dadas por las personas vinculadas en los hechos detectados.

Las desviaciones detectadas por cada auditor constituyen el resultado del trabajo realizado por medio del cual se obtiene la evidencia de auditoría suficiente y apropiada que fundamenta la conclusión del auditor, estableciéndose el grado de cumplimiento de las normativas aplicables a la entidad, así como de las disposiciones internas y de los requisitos contractuales. Y de ser el caso, se señalan las irregularidades existentes de control interno, detallando los incumplimientos, incluyendo las causas y consecuencias que inciden en ello y sus responsables.

Cuando el auditor descubre inobservancia de normativas redacta el incumplimiento, empleando una redacción entendible y sencilla, cuyo contenido se explica en forma objetiva, concreta y concisa; además debe verificar que los hallazgos cumplen con sus cuatro atributos, siendo estos: la condición, el criterio, el efecto y la causa, detallados sus conceptos en la NCA 700: "Evidencia y hallazgos de la auditoría".

Por otra parte, si en la ejecución de la acción de control el auditor necesita ocupar documentación u otros medios que contengan información, debe utilizar un Acta de Ocupación, cuyo formato se puede ver en la NCA 700-1. Y para la devolución de los mismos debe hacerlo utilizando un Acta de Devolución, según lo establece la NCA 700-2. Igualmente, si fuera preciso dejar constancia escrita de las declaraciones que ante el auditor realicen los trabajadores, funcionarios, directivos del sujeto a auditar u otro personal que tenga relación con los hallazgos de auditoría se utiliza el documento indicado para ello en la NCA 590-1, siendo este el Acta de Declaración.

Oportunamente el jefe de grupo le da a conocer al titular de la entidad la fecha propuesta para informar los resultados parciales, con el objetivo que este coordine el local donde se efectuara la reunión y cite a los trabajadores de las áreas abarcadas en las materias auditadas, así como al personal de las organizaciones políticas, de masas, y otras que por su interés se requiera ser convocadas; señalando las desviaciones de cumplimiento y otras deficiencias detectadas. La notificación de estos resultados se realiza de forma escrita mediante acta firmada por las partes. Ver formato en la NCA 330-1: "Acta de notificación de resultados parciales y final de la auditoría".

Una vez dado a conocer los resultados parciales el grupo de auditoría procede a devolver, la documentación original proporcionada para la realización del trabajo, incluyendo la que ampara las desviaciones de cumplimiento, al funcionario o trabajador responsable de la entidad que la proporcionó, asegurándose antes, de tener copias legalizadas de las que sustentan los incumplimientos. En el caso que dicho funcionario o trabajador sea responsable directo de las desviaciones detectadas, la documentación será despachada con el máximo dirigente de la entidad para resguardar la evidencia, y si este último también está involucrado buscar otra variante que permita salvaguardar la información.

En este tipo de auditoría, para las desviaciones de cumplimiento detectadas, los responsables deben mostrar comentarios o acotaciones (ver Anexo No. 4) para ser valoradas por el personal que participó en la acción de control. Los comentarios se presentan, por escrito, por cada una de las personas incluidas en el Acta informativa de los resultados parciales como responsables de las desviaciones de cumplimiento, y de ser el caso, adjuntan la documentación pertinente. La entrega del mencionado documento no debe exceder los diez (10) días hábiles posteriores a la discusión de la referida acta, precisándose que, si a su vencimiento no se ha recibido respuesta, tal situación debe constar en el informe conjuntamente con los hechos imputados.

Una vez recibidas las acotaciones o pruebas se evalúan, por el grupo de auditores, especialista jurídico de la Unidad Organizativa y experto que participó en la acción de control, de forma exhaustiva, sensata e imparcial; dejando constancia documental de la valoración realizada, en el expediente de la acción de control, para ello se propone por la autora de la investigación una proforma o modelo para ser llenado por el jefe de grupo (ver Anexo No. 5). La evaluación debe redactarse en tercera persona, siendo esta revisada por el supervisor y aprobada por el jefe de la Unidad Organizativa o del departamento. Cada desviación se evalúa y asienta por separado.

Si al realizar la evaluación de las acotaciones (ver Anexo No. 4) entregadas por las personas comprendidas (ver Anexo No. 4) en los hechos comunicados, se decide desestimar la desviación, dicha conclusión es incluida en la última línea de la citada evaluación en forma sustentada; y si, por el contrario, no existen cambios en las desviaciones de cumplimiento, entonces se incluyen estas últimas en el informe de auditoría, especificando la responsabilidad administrativa funcional o penal (ver Anexo No. 4), según corresponda.

Y en los casos, que existan incumplimientos y no se den a conocer por las personas responsables de las desviaciones las causas o no se realicen las acotaciones pertinentes, también se señala en el informe de auditoría.

Si como resultado de la evaluación de las acotaciones se hace necesario obtener más evidencias o corroborar información, el grupo de auditores puede volver a la entidad controlada, previa aprobación del jefe de la unidad organizativa encargada de la acción de control. Al terminar la presentación y evaluación, de las aclaraciones o pruebas, se lleva inmediatamente toda la información obtenida a la etapa de elaboración del informe de auditoría.

De ser necesario, el Grupo de auditoría puede contar con la participación de una persona natural o jurídica que posee habilidades, conocimiento y experiencia en un campo particular distinto al de la contabilidad y la auditoría, conocidos como expertos. Los informes técnicos que emitan deben estar respaldados por evidencia suficiente y apropiada, ya que esos resultados son utilizados para respaldar las opiniones o conclusiones del informe de auditoría, los que también tributan a la calificación de la acción de control realizada.

Etapa No. 4: Resultados de la auditoría de cumplimiento Objetivo: Enunciar de forma escrita los resultados a los cuales arriba el auditor. Comunicar los resultados finales obtenidos en la auditoría de cumplimiento. Valorar y exponer criterios del proyecto de medidas disciplinarias a adoptar por el sujeto auditado, así como, el plan de medidas y las disciplinarias aplicadas a los responsables directos y colaterales.

Fuentes de información: Actas de las informaciones parciales con los resúmenes de las materias revisadas, papeles de trabajo con las evidencias suficientes y apropiadas, así como evaluaciones de las acotaciones presentadas por los responsables de las desviaciones de cumplimientos detectadas. Propuestas de medidas disciplinarias a los responsables directos o colaterales, plan de medidas para erradicar las deficiencias o desviaciones, medidas disciplinarias aplicadas e informe de auditoría.