Diseño de procedimientos para la ejecución de la auditoría de cumplimiento (página 2)

Partes: 1, 2

Técnicas de auditoría a emplear: De las oculares se utiliza la observación, la comparación o confrontación y el rastreo; de las documentales la comprobación, revisión analítica y el estudio general y de las escritas el análisis, cálculo, la conciliación y tabulación.

Una vez concluida la etapa de ejecución el grupo de auditores inicia la confección del informe con los resultados de la acción de control realizada, identificando las desviaciones de cumplimiento de mayor relevancia, las que fomentaran las bases para otorgar la calificación.

Paso # 1: Informe de auditoría El grupo de auditores, debe confeccionar un informe por escrito, en cual reflejen las deficiencias detectadas de control interno, las desviaciones de cumplimiento, así como las conclusiones y recomendaciones para mejorar la gestión del sujeto auditado. Su elaboración está a cargo del jefe de grupo, auditores y supervisor, debiendo remitirlo a los niveles superiores correspondientes para su revisión y aprobación.

El contenido del informe de una auditoría de cumplimiento, se expone en correspondencia con los objetivos de la misma, en forma clara, concisa, objetiva, oportuna y fácil de entender, evitando la repetición excesiva de vocablos y el empleo de términos ofensivos o vulgares; no se deben utilizar siglas o abreviaturas que no hayan sido declaradas previamente; salvo que sean muy conocidas, como las empleadas en las unidades de medidas. Se debe redactar en forma impersonal, emplear palabras comunes y de uso generalizado, así como utilizar adecuadamente los signos de puntuación, precisando, además, que la acción de control se desarrolló de conformidad con las Normas Cubanas de Auditoría y los procedimientos aprobados.

El jefe de grupo debe dividir el mencionado documento por secciones (objetivos o temas) para proporcionar al lector (auditado) una rápida ubicación del contenido de cada una de ellas. Todos los títulos se destacan en "negritas". En la comunicación de los incumplimientos, el grupo de auditores debe relatar en forma ordenada y objetiva los hechos evidenciados e incluir en el informe, como anexo, la responsabilidad administrativa funcional, identificando a las personas implicadas en los hechos.

Asimismo, el jefe de grupo y auditores verifican que todo lo que se consigne en el informe esté sustentado en los papeles de trabajo y que responde a hallazgos relevantes con evidencias suficientes y apropiadas. Y que la calificación otorgada este en correspondencia con las conclusiones derivadas de los resultados de la auditoría, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 8 de la Resolución No. 36, emitida el 9 de febrero de 2012 por la Contraloría General de la República de Cuba, o legislación vigente en el momento de la acción de control.

El informe, debe tener recomendaciones que establezcan acciones específicas, claras y posibles, para erradicar las causas de las deficiencias de control interno, y en las desviaciones de cumplimientos, además, deben propiciar la mejora de la gestión de la entidad; todas estarán dirigidas para su adopción, al máximo dirigente de la entidad o de ser el caso a otros cuadros o funcionarios que posean autoridad para orientar su aplicación.

Ver la NCA 1200-1 sobre la declaración de dicha responsabilidad y la NCA 1 200: "Informe de la auditoría", para conocer más sobre las pautas generales para la presentación del referido documento.

En caso de existir una responsabilidad penal, derivada de un presunto hecho delictivo, se confecciona un informe especial de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 248 del 25 de septiembre de 2007 del extinto Ministerio de Auditoría y Control; no obstante, la autora de la investigación propone que a tenor de lo indicado en la referida legislación se realice una fundamentación jurídica por el abogado o asesor jurídico del equipo de auditoría de cumplimiento, con el objetivo de que se logre una mejor comprensión de lo expresado en el Informe Especial (ver modelo para la fundamentación en el Anexo No. 6)

En dicha fundamentación se exponen los elementos, tanto objetivos como subjetivos, de las desviaciones identificadas, la que será previamente coordinada con la Fiscalía General de la República y/o sus sedes provinciales o municipales, y remitida a través del nivel correspondiente para el respectivo trámite; e iniciar las acciones legales. Esta fundamentación debe incluirse en la documentación de la acción de control.

En la antedicha NCA 1 200, se establece la forma y contenido del mencionado documento (ver estructura en la figura No. 4), no obstante, a lo indicado, en el informe de Auditoría de Cumplimiento el jefe de grupo, auditores y demás integrantes del grupo de trabajo, deben incluir:

Origen de la Auditoría de Cumplimiento (según plan, solicitud o denuncia)
Fundamento legal: hacer referencia a la legislación o autorización en que se base la acción de control.
Salvedades encontradas: Comentarios de las personas comprendidas en los hechos (de no haberse dado respuesta a la comunicación de las desviaciones de cumplimiento o de haber sido esta extemporánea, dicha circunstancia será expuesta en el informe de modo referencial), y la evaluación de los comentarios presentados.
Utilizar una sección o párrafo de énfasis, cuando el auditor considere que el lector no tendrá una adecuada comprensión de la realidad.
Desviaciones de la normativa aplicable y/o limitaciones, las que deben valorarse si implican falta de colaboración del sujeto controlado con el auditor o incorrecta custodia de la documentación.
Recomendaciones para que la entidad mejore en la gestión del cumplimiento de la legalidad.
Además, se debe señalar la calificación de la auditoría, que según lo legislado, puede ser:

Cumple: el auditor observa que se cumplen las disposiciones jurídicas y lo regulado en los documentos legales, inherentes a la actividad o tema sujeto a revisión o las deficiencias detectadas no son reiterativas y su efecto no pone en riesgo los objetivos y metas de la entidad.
Incumple: cuando no se cumplen las disposiciones jurídicas o lo regulado en los documentos legales inherentes a la actividad o tema sujeto a revisión, o las deficiencias detectadas relativas a los incumplimientos de esas disposiciones y documentos o parte de su contenido, son reiterativas y su efecto pone en riesgo los objetivos y metas de la entidad.

edu.red

Figura No. 4: Estructura de un informe de auditoría de cumplimiento.

Fuente: Elaboración propia Anexos al informe de una Auditoría de Cumplimiento:

Acta de Responsabilidad Administrativa Funcional.
Acta de Responsabilidad Penal.
Evaluación de los comentarios presentados por las personas comprendidas en los hechos.
Fundamentación Jurídica.

Paso # 2: Comunicación de los resultados.

Para este paso el grupo de auditores deben llevar a cabo lo estipulado en los incisos e), f) y j) relacionados en la NCA 330: "Comunicación a los directivos de asuntos importantes en el proceso de auditoría".

También realizan el seguimiento a la presentación, por el sujeto verificado, del plan de medidas, así como de las medidas disciplinarias propuestas y adoptadas con los responsables directos y colaterales de las deficiencias o desviaciones detectadas en la auditoría de cumplimiento, dentro de los plazos establecidos en el Anexo No. II de las NCA: Disposiciones Generales que regulan la actividad de Auditoría Interna y de las Sociedades Civiles de Servicio y otras Organizaciones que practican la auditoría independiente. Capítulo 3, Epígrafe 3.1, Incisos L) y M).

Una vez recibido el proyecto de las medidas disciplinarias el grupo de auditores debe hacer una valoración sobre las mismas y emitir los criterios pertinentes y hacérselos llegar al sujeto auditado dentro del término establecido para ello, igual proceder se emplea para el plan de medidas presentado por el sujeto auditado, y para las medidas disciplinarias adoptadas con los responsables directos y colaterales.

Aunque no estén definidos los límites entre las fases de la auditoría: Planeación, Ejecución, Informe y Seguimiento, es importante que el auditor reconozca su existencia y realice sus labores de acuerdo a cada una de ellas, lo que permite una revisión y supervisión adecuada desde el inicio hasta la aprobación del informe de la auditoría.

Ejemplo de un Programa a aplicar en una Auditoría de Cumplimiento

Objetivos Generales:

Comprobar si los procedimientos utilizados, en las materias a examinar, están apegadas a las leyes, normas, reglamentos y demás disposiciones legales, y si están siendo aplicados de manera efectiva y son apropiados para el logro sus objetivos.
Determinar el nivel de confiabilidad de los controles internos implementados por la entidad en los procesos, sistemas administrativos y de gestión, vinculados a las materias a revisar.
Identificación de posibles infracciones en el ordenamiento jurídico de las actuaciones administrativas, económicas o de otra índole realizadas por la entidad sujeto de control, de conformidad con la normatividad y reglamentos que la rigen.

Objetivos Específicos:

Verificar si cuentan con un auditor interno y un jurídico para un mejor desarrollo de sus funciones.
Constatar que cumplen con lo establecido en la Resolución No. 42/2002 de la Ministra de Justicia, referente a la confección y contenido del Expediente Legal de la entidad.
Cumplimiento de la contratación, situación de los cobros y pagos, facturación, conciliaciones, reclamaciones y demandas.
Análisis del cumplimiento de los planes y sus principales indicadores económicos productivos o de servicios en el primer trimestre del año 2015, causas de las desviaciones.
Verificar el cumplimiento de la aplicación de la Resolución No. 17/2014 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS).
Evaluar el sistema de captación, análisis y reporte de hechos de corrupción, así como el tratamiento que se le da a las quejas y denuncias.
Comprobar la efectividad del sistema de control interno implantado, asociado a los objetivos específicos.

Aspectos a verificar: Parte constitutiva y Funcional:

Verificar si el auditor interno y el jurista están inscriptos en los registros correspondientes y si consta en el expediente laboral de ambos la certificación actualizada correspondiente.
Revisar que el Expediente Legal de la entidad, contenga la información y documentación jurídica básica de la entidad a tenor de lo establecido en la legislación vigente, tales como:

Identificación de la entidad:

Nombre de la Entidad, código y dirección;

b)órgano, organismo o institución a la que se subordina; c)actividad que desarrolla (objeto social o encargo estatal); d)cantidad de entidades subordinadas (cuando proceda); e)plantilla aprobada y cubierta (de esta última especificar, cantidad de hombres y mujeres, así como por tipo de categoría ocupacional).

Documentación jurídica básica:

Documentos autorizante y constitutivo o de creación de la entidad
designación del jefe de la entidad y de los funcionarios del primer nivel de dirección de la entidad;
licencias, permisos y demás autorizaciones comerciales, bancarias, tributarias, entre otras, que requiere la entidad para la realización de su actividad económica;
reglamento del consejo de dirección (comprobando su funcionamiento legal mediante las actas y los acuerdos adoptados);
reglamento disciplinario interno y convenio colectivo de trabajo.

Actividad comercial y contractual:

Indagar principales clientes y proveedores de la entidad, así como contratos suscritos y dictamen del contrato por el Asesor Jurídico de la entidad auditada (cuando proceda).
Constatar que el contrato firmado por las personas facultadas para ello, esté actualizado y cumpla con lo establecido en la legislación vigente, priorizando aquellos relacionados a su objeto social o encargo estatal aprobado;
Revisar niveles de cuentas por cobrar y pagar, de existir vencidas las causas; evidencia documental de las gestiones de cobro realizadas, convenios de pago, reclamaciones, demanda ante el Tribunal Provincial competente (y de existir, el estado del proceso); y en las cuentas por pagar (de ser el caso), comprobar el cumplimiento por parte de la entidad auditada, de las sentencias dictadas por el Tribunal competente.
Comprobar la correspondencia de los productos o servicios contratados y recibidos, con lo recepcionado o vendido a terceros; (siempre que sea posible verificar el destino final dado a los recursos).
Verificar y confirmar los pagos realizados o recibidos de terceros (mediante confirmaciones con clientes y proveedores).

Elementos laborales:

Constatar existencia, control y contenido de los Contratos de Trabajo (en el caso de relaciones formalizadas mediante designación, verificar la Resolución o Escrito de Nombramiento), fundamentalmente del Auditor Interno y el Asesor o Especialista Jurídico.
Comprobar la existencia y control de los Expedientes Laborales de los trabajadores.
Verificar si cuentan con el Convenio Colectivo de Trabajo y si su contenido se ajusta a lo indicado al respecto, en la legislación vigente.
Revisar composición y funcionamiento, de existir, del Órgano de Justicia Laboral de Base.
Investigar si han aplicado medidas disciplinarias a trabajadores, funcionarios y cuadros, así como los procesos de respuesta a reclamaciones de las mismas, cuando se hayan suscitado.
Revisar si han aplicado responsabilidad material, de ser positivo, verificar si fueron fijadas al amparo de la legislación vigente.

Planes e indicadores económicos:

Verificar el cumplimiento de los planes y sus principales indicadores económicos productivos o de servicios en el primer trimestre del año 2015, y evaluar las causas de las posibles desviaciones con respecto al Plan e igual período del año anterior, significando los Directivos, Límites y Otros indicadores.

Aplicación de la forma de pago por rendimiento económico:

Verificar si los directivos y especialistas responsabilizados con la aplicación de los sistemas de pago conocen y aplican la Resolución No. 17/2014 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS). (aplicar entrevistas y/o encuestas)
Comprobar si en el diseño del sistema de pago por rendimiento aprobado por el jefe máximo de la entidad facultada, se tuvo en cuenta los aspectos siguientes:

Objetivos a alcanzar.
Indicadores a cumplir y período de evaluación de los indicadores.
Salario base de cálculo.
Formación y distribución del salario.
Autoridades facultadas para certificar el cumplimiento de los indicadores.
Autoridades facultadas para aprobar la distribución del salario y período de evaluación y control del sistema en los Consejos de Dirección.

Constatar, si se certificaron los indicadores directivos, y que el pago de salario en la etapa objeto de la acción, se realizó en correspondencia con sus niveles de cumplimiento y que no se deterioró el gasto de salario por peso de valor de agregado bruto planificado para el período.
Investigar si se han efectuado pagos a los trabajadores sin respaldo productivo, y de existir, cuantificar los daños económicos ocasionados a la entidad.

Análisis de los hechos delictivos y de corrupción, y tratamiento a quejas y denuncias:

Indagar si han ocurrido hechos delictivos o de corrupción, así como si han recibido quejas y/o denuncias, comprobar los análisis realizados por la entidad.
Verificar que existe y funciona el sistema para la detección, captación, análisis y reporte de hechos de corrupción, a partir de la implementación de la Resolución No. 409/2011 emitida por la Contraloría General de la República referente a: "Procedimiento para la información sobre los actos de corrupción administrativa".
Hacer una comparación de los hechos delictivos con relación al primer trimestre del año 2015 con igual periodo del 2014 y determinar si aumentan o disminuyen. En caso de existir aumento determinar el porqué.
Comprobar que tanto los hechos delictivos como de corrupción son analizados en el Consejo de Dirección, siendo realizado el análisis de la responsabilidad colateral. Y si los hechos de corrupción son reportados oportunamente al nivel de dirección correspondiente.
Evaluar si la aplicación y cumplimiento de las medidas disciplinarias aplicadas a los responsables directos y colaterales, están en correspondencia con la gravedad de los hechos.
En cuanto a las quejas y denuncias indagar si tienen establecido un procedimiento para su atención y trámite, de ser así verificar su cumplimiento.

Aspectos Generales

Según las verificaciones realizadas, cuantificar los daños o perjuicios económicos que se determinen.
Evaluar la efectividad de las medidas contenidas en el Plan de Prevención de Riesgos relacionadas con las materias objeto de verificación.

Anexos

Anexo No. 1: Guía de encuesta aplicada a los auditores.

La presente encuesta sobre la Auditoría de Cumplimiento aportará al maestrante en Contabilidad Gerencial adquirir una información valiosa en su investigación, por lo que se requiere de su seriedad al dar respuesta a las interrogantes planteadas.

Afiliación del Auditor: CGR UCAI Otra ¿Cuál?_ Nivel de Subordinación: Nacional Local Cuestionario

¿Años de experiencia en la actividad de auditoría?

¿Conoce que es la Auditoría de Cumplimiento?

Si No_

¿Ha leído algún documento sobre el tema en cuestión?

Si No_ 1. ¿Tiene alguna documentación de cómo aplicar los procedimientos para su ejecución? Si No De ser positiva la respuesta ¿cuál?

¿Marque con una X las causas que limitan a los auditores para la posible ejecución de este tipo de Acción de Control?

Dan la sensación de ser complejas Falta de conocimientos sobre este tipo de auditoría Inexistencia de un sustento metodológico para realizar esta Acción de Control Conocimientos escasos sobre este tipo de auditoría Otras causas:

¿Usted ha recibido alguna capacitación sobre procedimientos de cómo ejecutar estas auditorías?

Si No_

¿Incluyen en los planes de capacitación temas referidos a este tipo de auditoría?

Si No_

¿Le gustaría profundizar en el estudio de cómo ejecutar Auditorías de Cumplimiento?

Si No_ Anexo No. 2: Guía de entrevista aplicada a los funcionarios.

¿Conoce los procedimientos para ejecutar los diferentes tipos de auditoría? ¿Cuales?
¿Cuenta la Unidad Organizativa con procedimiento establecido para la ejecución de Auditoría de Cumplimiento?
¿Ha participado usted en alguna acción de control de este tipo?
¿En las capacitaciones de los supervisores, jefes de grupo y auditores, incluyen aspectos relacionados con este tipo de auditoría?
¿Considera necesario la realización de este tipo de auditoría?

Anexo No. 3: Guía de Observación. Objeto de observación: Calidad de las auditorías en la Contraloría Provincial Las Tunas y la Sección de trabajo del municipio Jesús Menéndez.

Objetivos:

Comportamiento de los jefes de unidades, supervisores, jefes de grupo y auditores.
Desempeño de los supervisores, jefes de grupo y auditores en las acciones de control.
Desarrollo del trabajo en la ejecución de auditorías. Números de observadores: cuatro.

Tiempo total: 5 meses Frecuencia: dos veces por semana en días elegidos al azar. Tipo de observación: de campo Anexo No. 4: Glosario de Términos para la Auditoría de Cumplimiento.

No.

TÉRMINOS

SIGNIFICADO

Evidencia

Es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión y sustenta el informe de auditoría.

Suficiente: Medida cuantitativa, referida a la cantidad de evidencia obtenida.

Apropiada: Medida cualitativa, referida a la relevancia, fiabilidad y legalmente valida.

Desviación de Cumplimiento

Actos u omisiones que denotan la inobservancia de la normativa aplicable o disposiciones internas.

Materia a examinar

Constituye el objeto o tema central donde se concentran los esfuerzos de la auditoría. Podrá estar referida a un proceso, componente de Control Interno, legislación, transacción u operación. Puede revestir formas muy distintas y características muy diversas; de orden cualitativa o cuantitativa, debiendo ser identificable y mensurable a partir de criterios establecidos.

Está conformada por las áreas críticas y los riesgos significativos advertidos en las entidades, así como las presuntas irregularidades sujetas a verificación.

Comentarios o acotaciones por las personas comprendidas en los hechos

Son las respuestas brindadas a la comunicación de las desviaciones de cumplimiento, por el personal comprendido en la observación, las mismas que han sido evaluadas y expresan la opinión respecto de ellas, remitiendo su desarrollo a un apéndice del informe.

No.

TÉRMINOS

SIGNIFICADO

Evaluación de los comentarios presentados por las personas comprendidas en los hechos

Es el resultado del análisis y evaluación efectuado a los comentarios y documentación presentada por las personas comprendidas en los hechos, respecto de ras desviaciones comunicadas.

Personas comprendidas en los hechos

Persona natural o jurídica que tiene participación directa o indirecta en los hechos materia de la observación.

Responsabilidad Administrativa Funcional

Es aquella en la que incurren los dirigentes, funcionarios y trabajadores por haber contravenido el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o extinguido el vínculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de control.

Y cuando en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron una gestión deficiente.

Responsabilidad Penal

Es aquella en la que incurren los funcionarios o servidores públicos que en ejercicio de sus funciones han efectuado un acto u omisión tipificado como delito.

Anexo No. 5: Modelo de Evaluación de los comentarios presentados por las personas comprendidas en los hechos.

Nombre del sujeto a auditar:

PT No.

Tema o materia de que se trate:

Fecha

Período auditado:

Objetivo del PT:

Firma

EVALUACIÓN DE LOS COMENTARIOS PRESENTADOS POR LAS PERSONAS COMPRENDIDAS EN LOS HECHOS Auditoría de Cumplimiento a: No. Orden de Trabajo: Dirección del sujeto a auditar: Municipio: Provincia: Fecha del documento que presentó los comentarios: Descripción de la desviación de cumplimiento Nº :

Nombre, apellidos y cargo del responsable; Fecha en que ocupó el cargo (inicio y terminación): (continua al dorso)

Nombre del sujeto a auditar:

PT No.

Tema o materia de que se trate:

Fecha

Período auditado:

Objetivo del PT:

Firma

Número del documento de los comentarios presentados: PT No._ Síntesis del comentario presentado:

Evaluación realizada por el grupo de auditores:

Nombre, apellidos (izquierda), cargo (centro) y firma (derecha) de cada uno de los miembros de grupo de auditores:

Revisado por: Aprobado por: Supervisor Jefe Dpto. o Unidad Organizativa Anexo N. 6: Modelo de Fundamentación Jurídica con relevancia penal

Nombre del sujeto a auditar:

PT No.

Tema o materia de que se trate:

Fecha

Período auditado:

Objetivo del PT:

Firma

FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA CON RELEVANCIA PENAL Auditoría de Cumplimiento a: No. Orden de Trabajo: Período: Dirección del sujeto a auditar: _ Municipio: Provincia:

DESCRIPCIÓN DE LA RELEVANCIA PENAL

Desviación de cumplimiento Nº [Número consignado en el informe]: Breve descripción de la desviación o deficiencia detectada:

TIPO PENAL

Propuesta de calificación y tipificación del delito amparado en el código penal:

Sujetos activos: Otros participes: Relación funcional entre sujetos activos y otros participes:

(continua al dorso)

Nombre del sujeto a auditar:

PT No.

Tema o materia de que se trate:

Fecha

Período auditado:

Objetivo del PT:

Firma

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL DELITO

Descripción de la modalidad delictiva:

. SUJETOS ACTIVOS Y OTROS

Descripción de las personas activas y otros participes comprendidos en los hechos, que incluye la relación causal de cada persona:

Sujetos activos:

Otros participes:

Relación: _

Nombres, apellidos y firma del Abogado o Jurídico Nº del registro:

Autor:

Partes: 1, 2

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