Sistema Automatizado de amplio acceso a documentos no publicados (página 2)

El Trabajo de Diploma constituye la forma de culminación de los estudios en las Especialidades de Educación Superior, todo, Médico, Estomatólogo Tecnólogos de la Salud en régimen de residencia y Licenciatura están en la obligación de realizar, durante el tiempo señalado para sus estudios, un trabajo de investigación sobre un tema de la Especialidad que cursan, el tema seleccionado debe responder a las necesidades de investigación planteadas por el MINSAP que se reflejan en los planes temáticos aprobados en las distintas unidades de salud y facultades de Ciencias Médicas con el fin de adquirir experiencia en este tipo de tarea y profundizar en la metodología de realización de la Investigación Científica. Tiene carácter científico-docente generalizado del conjunto de toda preparación tanta teórico-práctica adquirida por el estudiante.3

Los documentos primarios no publicados en las ciencias médicas son importantes porque reflejan directamente los resultados de la práctica científica y posibilitan transmitir la información de forma inmediata. Estos documentos inéditos son de gran interés para los especialistas por la información contenidas en ellos, en el momentos de realizar sus trabajos personales deben consultar los elaborados por los compañeros que le antecedieron en el tema objeto estudio o en temas afines con el objetivo de evitar la duplicación de esfuerzos o de descubrir lo ya descubierto.4

El desarrollo de los sistemas automatizados de tratamientos de los datos en la actualidad se caracteriza por una gran atención hacia su estructura y almacenamiento, esto se explica ya que por medio de la construcción de estructuras óptimas de los datos, de las bases de datos, y por medio de la creación de los Sistemas de Gestión de Bases de datos, se puede lograr una alta rapidez y efectividad en el proceso de tratamiento de la información.5-6

Las exigencias de los usuarios respecto a sistemas de información mas flexibles y eficientes han obligado a dedicar una mayor atención a los datos y a su estructura buscándose una gestión más racional de la información en su conjunto, las bases de datos empiezan a ocupar un primer plano en las áreas de intereses de los informáticos y los usuarios.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos7-19

Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office . Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas.8-13

Todos los conceptos referentes a las bases de datos están hoy muy claros y definidos formalmente, al contrario que los de las bases de conocimiento. La tecnología de gestión de bases de datos se halla en una etapa muy madura. Las bases de datos han evolucionado durante los pasados 30 años desde sistemas de archivos rudimentarios hasta sistemas gestores de complejas estructuras de datos que ofrecen un gran número de posibilidades.

Las bases de datos surgen desde mediados de los años 1970; Codd propuso el modelo relacional, este ha marcado la línea de investigación por muchos años.9

Las bases de datos surgen justamente por la necesidad de obtener la información con más rapidez, más calidad, más relevancia y forma seleccionada.10

Los primeros programas que se realizaron poseían un conocimiento del lenguaje prácticamente nulo, y estaban limitados a un dominio muy concreto.

El primer paso para desarrollar tanto una base de datos como una base de conocimiento ha de ser la elección de un determinado modelo de datos. Esta elección repercutirá directamente en las características y posibilidades del sistema de información.11

La Biblioteca Médica Nacional (BMN) de la República de Cuba es parte del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (CNICM) ahora identificado con la marca comercial INFOMED, con la ayuda de las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones. No se trata de hacer perder su identidad ni sustituir los servicios tradicionales que siempre ha brindado, sino de mejorarlos incorporando muchas de las dimensiones de los servicios de documentación, que respondan a factores como la exigencia en cuanto a gran rapidez en las respuestas y suministro de los contenidos informativos según las necesidades de los usuarios.

Desde 1994 la BMN coordina SeCiMed (Catálogo Colectivo de Publicaciones Seriadas de Ciencias Médicas), insertado dentro del proyecto SeCS de BIREME, el cual incluye todas las colecciones de los países de la región de América Latina y el Caribe. Entre los valores añadidos de este catálogo figuran que las instituciones participantes pueden actualizar la base de datos en línea, tiene registradas las colecciones impresas y electrónicas suscritas para el dominio sld.cu y puede localizar automáticamente salidas de las referencias que aparecen en la base de datos MEDLINE. También salen a la luz las publicaciones Novedades, Bibliomed y su suplemento. La primera alerta las nuevas adquisiciones y la última contiene la compilación de referencias bibliográficas de apoyo a programas priorizados por el Ministerio de Salud Pública y temas de alta demanda. En 1998 la BMN se convirtió en centro coordinador nacional en el SNIS, del proyecto para compilar la bibliografía médica cubana, insertado dentro del proyecto LiLaCS de BIREME.

Actualmente la institución cuenta con 21 computadoras personales en función de los servicios de navegación por Internet, correo electrónico y catálogos en línea. Ello tuvo su antecedente en 1996 cuando con seis computadoras 286 se brindaban los servicios de correo electrónico y acceso en línea a la Biblioteca Nacional de Medicina de los Estados Unidos de América para consulta de su base de datos MEDLINE en ambiente textual. Este servicio brindó también la posibilidad de un acceso más rápido, a partir de un servidor remoto de discos compactos que mantuvo sistemáticamente los últimos cinco años de la base de datos MEDLINE y cerca de una decena de otras bases de datos, incluida LiLaCs. Asimismo dispuso de otro servidor para acceso a los catálogos en línea de libros, folletos, tesis y videos.

La introducción de computadoras en la biblioteca ha jugado un papel muy importante en el fomento de la investigación y en la aplicación de los logros de la Medicina en Cuba, pues permitió el desarrollo de un servicio público de acceso a las fuentes de información actualizada para los trabajadores de la salud en un momento en que las limitaciones económicas impiden la compra de literatura impresas, 12

CUBACIENCIA es una Base de Datos bibliográfica con resumen de autor que refleja la literatura científica y tecnológica cubana o sobre Cuba desde 1997 hasta la fecha. Cuenta con más de 43 000 registros, y está soportada en el Sistema de gestión Documanager.

Esta base de datos incluye, promueve e integra los logros y avances científicos–técnicos alcanzados en el país. Se actualiza mensualmente y resulta una fuente fundamental para desarrollar los servicios y productos informativos de alto valor añadido sobre una temática, en la que es posible buscar autores y sus afiliaciones, descriptores y palabras relevantes en el título (en español o en inglés) y otras combinaciones que se deseen. 13

MEDLINE – Base de datos de literatura internacional, producida por la US National Library of Medicine – NLM, que contiene referencias bibliográficas y resúmenes de más de 4000 revistas biomédicas publicadas en los Estados Unidos y en 70 otros países.

– Base de datos de Literatura Latinoamericana y del Caribe en Ciencias de la Salud, es una base de datos cooperativa del Sistema BIREME, comprende la literatura relativa a las Ciencias da Salud, publicada en los países de la Región, desde 1982. Contiene artículos de cerca de 670 revistas más conceptuadas del área de la salud.14

Bases de datos de Tesis Internacionales

Base de datos de las tesis doctorales TESEO leídas en las universidades españolas desde 1976. Lo más sencillo y lo que da mejores resultados es buscar una tesis de la que se conocen algunos datos. Más problemático es intentar encontrar las tesis de tal o cual tema, aunque el sistema permite introducir hasta tres descriptores (pinchando en la casilla índice). 15-16

  REDIAL-TESIS recoge en cada caso los siguientes elementos de información: Autor, Título, Año de lectura, Universidad donde se presentó, País al que pertenece la Universidad y, en algunos casos, traducción del título al castellano. Asimismo acompaña a los registros un campo MATERIAS de descriptores temáticos, identificadores y topónimos que permiten recuperar las tesis a partir del país, autores literarios o temas. La Base se actualiza una vez al año. 16-17

Como antecedente en nuestro centro tenemos el proyecto de automatización de la diplomante Raizaris Martínez Torres, donde se crearon Bases de datos para libros y publicaciones seriadas en nuestra biblioteca, alcanzando grandes éxitos en la práctica de nuestro trabajo para con el usuario.18

Luego de la descentralización de los fondos de la Biblioteca Medica del Centro Provincial de Información de Ciencias Medicas, las bibliotecarias de dicho centro se dieron la tarea de distribuir los Documentos no Publicados (Tesis) a todas las Unidades de la red de salud de nuestra Provincia, recibiendo la biblioteca del Hospital un gran cúmulo de estos documentos, lo que trajo como consecuencia una engorrosa tarea para las bibliotecarias de la unidad y un gran problema para los usuarios de la mismas ya que no podían obtener información de estos documentos con facilidad, claridad y rapidez, las búsquedas en el catalogo tradicional se convirtió en un problema ya que existía mucha demanda hacia estos documentos y existía un solo catalogo, además se podía recuperar la información solo por los campos de autor, titulo y materia , lo que nos ocasionó algunos problemas de retrazo , demora en la entrega de esta información y acompañado de el escaso o poco tiempo que poseen los profesionales para la revisión bibliografía , lo que ocasiono dificultades con el servicio.

La problemática creada llevo a plantear el siguiente Problema científico: dificultad en la localización y demora en el servicio de entrega de los documentos no publicados.

Por lo que se plantea el siguiente objetivo: Elaborar una Base de datos para facilitar un amplio acceso a la información de documentos no publicados, a través de las nuevas tecnologías de la información en la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora y así perfeccionar la calidad del servicio.

Justificación del Problema

Con la elaboración de una base de datos que facilite y amplíe los campos de acceso a la información, y la automatización de los documentos no Publicados, se podrá acceder desde cualquier puesto de trabajo o departamento a través de la intranet del hospital para brindar un mejor servicio, mas rápido , mas eficiente, con mayor calidad en el menor tiempo posible y así ofrecer una mejor atención al usuario, De esta forma las diferentes tareas que se realizaban de forma manual, conjuntamente se incorporaran a una práctica informatizada con mayores acceso a la información recuperándose también por año de publicación, tutor, materia, número de entrada garantizando los servicios de información.

HIPÓTESIS

Si elaboramos una base de datos para facilitar y ampliar el acceso a los registros de los documentos no publicados, entonces se agilizará de búsqueda de los mismos.

Materiales y métodos

MATERIALES

Recursos Humanos

Técnica Bibliotecária: Liudmila Ayala LaO

Tarifa horária: 100 Horas

Costo total: $ 193.75

Lic. Esther mayor Guerra

Tarifa Horaria: 100 Horas

Costo Total: $ 218.75

Se realizó una investigación aplicada en la biblioteca Pablo Lafargue del Hospital Provincial Docente Saturnino Lora, con el objetivo de elaborar una Base de Datos para facilitar y ampliar los campos de búsquedas y acceso a los documentos no publicados (Tesis) y con el mismo brindar un servicio con más calidad a los usuarios. Se hicieron revisiones bibliográficas para buscar antecedentes de la aplicación de las TIC.

Se utilizó el programa "Microsoft Access", del paquete de Microsoft Office, versión 2003 por sus bondades como gestor de búsquedas.

Se utilizaron métodos teóricos, histórico-lógico empíricos y estadísticos

Teóricos

• Análisis – Síntesis: Se utilizó para procesar la información y determinar los elementos fundamentales del objetivo de estudio, para identificar los factores principales que intervienen en el estudio y sus características, para con el diagnóstico, analizar los resultados y elaborar el informe, se profundizo teóricamente en el análisis de la elaboración de un instrumento informativo que permitiera a los usuarios recibir toda la información necesaria sin necesidad de recurrir a consultar los catálogos manuales ubicados en la sala de lectura. Los catálogos digitales de tesis en bases de datos contienen todos los documentos que forman su colección, relacionados y organizados con una lógica coherente, para que puedan ser consultados por distintos usuarios y a través de diferentes aplicaciones. Obtener un buen diseño de una base de datos, implica realizar un buen análisis para definir la estructura adecuada y la relación que habrá entre los diferentes elementos. Para la creación de la base de datos AUTOTES, se han observado y analizado bibliotecas digitales de tesis ya desarrolladas o en vías de desarrollo. El estudio se ha llevado a cabo consultando sus respectivas páginas Web.

• Inducción – deducción: Se utilizó para la elaboración de la idea a defender y prever el resultado a obtenerse a partir del mismo.

• Histórico-Lógico : Se trabajo en los antecedentes de la investigación llevando una secuencia lógica , hacia donde queríamos trasladar la lector.

Empíricos

• Observación: Sirvió para recoger información mediante la percepción directa y elaborar ideas muy propias de los catálogos, además cómo funcionan actualmente, en la biblioteca y cómo responden además los usuarios a sistemas de este tipo donde se representan a menor escala

Estadísticos:

Para dar cumplimiento al objetivo de investigación, referido al diseño de la base de datos, se realizaron los pasos que se detallan a continuación:

Revisión bibliográfica de antecedentes de colecciones de tesis en base de datos.

Revisión del catálogo de tesis de la Maestría y otras instituciones que contienen tesis relacionadas con el tema de Salud Publica.

Elaboración de una base de datos (AUTOTES) como soporte digital de los datos de las tesis.

Para el diseño de la base de datos, se siguieron las etapas del ciclo de vida de las operaciones de las bases de datos.

Paso 1

Definición del sistema. Se analizaron las propuestas del trabajo a realizar

Paso 2.

Recolección y Análisis de los Requisitos. Se recogieron y analizaron los requerimientos de los usuarios y de las áreas de aplicación.

Paso 3.

Diseño de la base de datos .A partir del análisis realizado de búsqueda y los atributos requeridos para la misma, se diseñó la estructura de la base de datos AUTOTES, introduciendo los campos, descripciones y tipos de campos necesarios.

Paso 4.

Selección del Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD). Se selecciona este Sistema Gestor por la gran posibilidad que proporciona de almacenar, gestionar y recuperar información.

Paso 5.

Diseño de aplicación. Se diseñara la aplicación AUTOTES programándose las diferentes opciones de la base de datos: la entrada/edición de la información, los informes de salida, los filtros para búsquedas y las consultas.

Paso 6.

Consultas de la Base de datos: Se realizaran consultas por los campos de las Especialidades, para facilitar las búsquedas por este campo.

Paso 7

Prototipo. Se construirá el prototipo de la aplicación que permitirá a los diseñadores y al usuario probar lógicamente el sistema.

Paso 8.

Prueba .Se probara y validara la aplicación con los requisitos especificados por los usuarios.

Paso 9.

Implementación

La aplicación AUTOTES se implementara en el punto de presencia de la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora a pesar de no estar incomparadas todas a la base de datos.

Consideraciones éticas

La actividad que precisa la generación de actividad científica implica un reto diario para el profesional de la información, debido al significado generado por la sociedad del conocimiento existente, que deben lidiar constantemente con el uso de las tecnologías y la satisfacción del usuario.

Primeramente se les comunico a los usuarios que se estaba realizando una base de datos para registrar todos los documentos no publicados (tesis) con la finalidad de una investigación para un informe final, tomándose en cuenta los principios éticos de los trabajadores de la información y que la misma serviría para facilitar y agilizar el proceso de búsqueda de estos documentos.

El Problema no esta en el desarrollo in situ, porque esto implicaría retroceder arcaicamente, sino en comprender e interpretar los nuevos fenómenos que surgen producto del desarrollo, así como enmarcarlos contextualmente en cada disciplina del que hacer científico, para propiciar un espacio de acuerdos y manejos basados en los deberes éticos, incluyen desde la utilización de un artefacto hasta la entrega de nuevos productos y servicios para la sociedad.

Técnicas y procedimientos

• De Recolección de la Información

Se realizó una amplia y extensa revisión bibliográfica del tema en la biblioteca del departamento de Maestrías del ISCM facultad No. 1 a través de las bases de datos LILACS, MEDLINE y GOOGLE, así como información recibida a través del correo electrónico por INFOMED Santiago, se utilizaron libros de texto acorde a la materia en la biblioteca del Hospital, revisión de literatura en la biblioteca de la Universidad de Oriente, sede Mella.

• De Procesamiento y Análisis de la Información

Una vez recogida la información de forma manual se procedió a su procesamiento de forma computarizada. Los datos fueron almacenados en un ordenador Pentium IV, se utilizaron los programas Microsoft Word, Microsoft Access versión 2003.

Análisis y discusión de resultados

CARACTERIZACION DE LA BIBLIOTECA

La biblioteca Pablo Lafargue¨ del Hospital Provincial Saturnino Lora, se encuentra ubicada en el sexto piso, la misma cuenta con una sala de lectura, un salón de reuniones, una sala de referencias, un almacén para los fondos y un departamento informático.

Sus fondos están constituidos fundamentalmente por libros y revistas, folletos, obras de referencia, tesis y literatura en CD-ROM.

Actualmente la obtención de la información se realiza de forma manual resultando un trabajo arduo y tedioso que dificulta brindar cualquier tipo de información, no acorde en muchas ocasiones con la rapidez, confiabilidad y seguridad que debe contener la misma.

Se elaboró una base de datos en Microsoft Access del paquete de Microsoft Office, versión 2003 para la automatización de los Documentos no publicados de la Biblioteca Pablo Lafargue del Hospital Provincial Docente "Saturnino Lora".

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, se trabajó con las bases de datos bibliográficas. Estas solo contienen un representante de la fuente primaria, que permite localizarla, este registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, Tutor, Especialidad, materia, año de realización, número de entrada, lugar donde se realizó y título de Documentos no Publicados (Tesis).

Es más factible presentarle al usuario un resultado eficaz cuando la estrategia de búsqueda se apoya en un tesauro, porque la elaboración se hace a través del lenguaje utilizado por la base de datos a la cual se accedería.20

El desarrollo de la Base de Datos atravesará por dos procesos que convienen diferenciar y en las que resulta muy importante determinar cuales son los aspectos esenciales que pueden decidir el éxito de cada una de ellas y por lo tanto de la misma Base de Datos.

Los Procesos son:

I-Proceso.

-Elaborar una Base de Datos para ampliar los campos de búsquedas y acceso de los documentos no publicados de la biblioteca y así hacer más rápida la localización de los mismos.

II-Proceso.

–Introducción de datos de la colección de documentos no publicados a la Base de Datos.

-Puesta en marcha y acceso al sistema automatizado.

La Base de Datos deberá proporcionar información acerca de cualquier Tesis que se conozca: su autor, titulo, tutor, especialidad, materia, año de publicación, número de entrada, así como el lugar de realización de la misma.

Documentos no Publicados.

Campos y descripción de los mismos

1-Autor: Se refiere al autor de la Tesis

2-Tutor: Se refiere al que tutoría la Tesis.

3-Titulo: Se refiere al titulo completo de las Tesis.

4-Especialidad: Titulo de la especialidad que defenderá el graduado, se tomara de la portada.

5-Lugar de Publicación: Procedencia de la tesis, se toma de la portada.

6-Año: Año en que se realizo la tesis, se toma de la portada.

7-Materia: Se refiere a la materia principal o terminó que representa el contenido del documento.

8-Numero de entrada: Números que se la dan a las tesis al entrar a la colección de la biblioteca.

La base de datos tendrá una serie de características:

Flexibilidad: Debe permitir la entrada de nuevos registros relacionado con los documentos no publicados recibidos en la unidad. Y eliminación de registros que se descarten o extravíen.

Agilidad: Permite la consulta de selección de una manera lógica.

Operatividad: Fácil manejo de la base de datos.

Seguridad: Limitación para el acceso a la bases de datos.

Con la Base de Datos AUTOTES no pretendemos desplazar a los catálogos en fichas, debido a que en ocasiones no tenemos cominucación y existen fallas eléctricas y falta de conexión, estamos concientes que la base de datos permitirá una búsqueda mas concretizada y una recuperación mas exhaustiva y pertinente de información; ya que no podemos acceder por cualquier campo de acceso en las fichas catalográficas pues estas no recogen todos los datos necesarios para la recuperación de la información.

Si se desea mantener la Base de datos con optima efectividad se propone:

• Mantener la Base de datos al día.

• No desperdiciar el tiempo del usuario.

• La base de datos es usada por todos los usuarios de la red y

• Será actualizada por las bibliotecarias para evitar errores y eliminaciones de registros por partes de los usuario.

Concepción acerca del servicio que brindara la Base de datos.

La elaboración y puesta en práctica de la base de datos AUTOTES se acomete por necesidad, motivación e interés de la biblioteca. La misma posibilitara la actualización periódicamente de los registros, en el primer proceso la base de datos será utilizada por las bibliotecarias, ya que se le debe completar la entrada a todos los documentos no publicados de la biblioteca, cuando estén incorporados todos los documentos estas serán usadas por los usuarios desde los puestos de servicios automatizados de la biblioteca o sus diferentes departamentos y puestos de trabajo.

Pasos a seguir para la elaboración de la Base de Datos AUTOTES

Paso 1

Definición del sistema. Se analizaron las propuestas del trabajo a realizar y los recursos necesarios para ello, partiendo de la necesidad de elaborar una base de datos que ampliara los campos de acceso y búsqueda de los datos de las tesis ubicadas en la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora para realizar búsquedas eficientes. En esta etapa se especifica el ámbito de la aplicación de la base de datos, la Biblioteca, así como se determinaron quiénes serían los usuarios finales de la misma.

Paso 2.

Recolección y Análisis de los Requisitos. Se recogieron y analizaron los requerimientos de los usuarios y de las áreas de aplicación. Esta información se recuperó de varias formas:

• Mediante la observación del funcionamiento del área de la biblioteca dedicada a las tesis.

• Se revisaron los documentos sobre todo aquello que se utiliza para recoger o visualizar la información.

Se tomaron en cuenta las preguntas mas frecuentes del servicio de referencia., que registraron en el catalogo factográfico de la biblioteca en este periodo, entre ellas fueron:

1-Necesidad de revisar todas las tesis de una especialidad y un año determinado.

2-Búsqueda de todas las tesis que ha tutorado un profesor en específico.

3-Necesidad de revisar tesis de una Especialidad.

Se utilizó la experiencia adquirida en el diseño de la automatización de los libros y revistas. Parte de este trabajo es una adecuación de experiencias anteriores de investigaciones referidas a almacenamiento de tesis digitales y temas relacionados. Tienen un importante papel, el resultado que se obtiene del trabajo de investigación realizado con un grupo de participantes Se tomaron en cuenta las preguntas del catálogo factográfico de algunos profesionales que acudieron en busca de Tesis y no se les pudo dar solución inmediata, los mismo presentaban problemas porque buscaban por campos que no se recogen en la catalogación de estas fichas manuales y por esta forma era que poseíamos los documentos.

En los momentos que se solicitaba esta información no nos encontrábamos en condiciones de dar respuestas inmediatas por la cantidad de tesis que poseíamos y estaban organizadas alfabéticamente por autor.

Para el diseño de la base de datos AUTOTES se requirió de la aplicación de los conocimientos adquiridos en la especialidad de Informática e información durante la formación como futuros profesionales de la Gestión de información y del uso de las Nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones.

Paso 3.

Diseño de la base de datos .A partir del análisis realizado de búsqueda y los atributos requeridos para la misma, se diseñó la estructura de la base de datos AUTOTES, la cual se muestra a continuación en la tabla 1

Tabla 1. Estructura de la base de datos AUTOTES

Fuente: Elaboración Propia

Paso 4.

Selección del Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD).

Se plantea el modelo de una solución tentativa, que resulta al unir la estructura de la base de datos seleccionada en la etapa anterior con el planteamiento de requisitos del sistema. Se seleccionó el programa a utilizar para crear la aplicación que sirviera de interfaces entre la base de datos y el usuario final, en este caso se seleccionó la herramienta Microsoft Access del paquete ofimática Microsoft Office 2003, excelente gestor de búsquedas.

Paso 5.

Diseño de aplicación. Se diseñó la aplicación AUTOTES programándose las diferentes opciones de la base de datos: la entrada/edición de la información, los informes de salida, los filtros para búsquedas y las consultas.

La captación de la información se hizo mediante un formulario de entrada donde se recogen los datos de los autor, tutor, título, especialidad, año de publicación, lugar de publicación, número de entrada, materia y son almacenados en los campos correspondientes (figura 1).

Figura 1: Vista del Formulario Tesis.

Para minimizar la posibilidad de error en la introducción de los datos, se predeterminaron los valores de las entradas; de esta forma, el usuario al posicionarse en un campo, puede desplazarse y seleccionar el valor que corresponda, así se garantiza una homogeneidad en los datos, aspecto que es vital para una recuperación eficiente de la información, la cual puede realizarse mediante filtros según criterio del usuario.

El uso de palabras clave o terminología médica en el campo de materia fue fundamental, esto no es más que una palabra o una combinación de palabras con las que los motores de búsquedas clasifican la información en la base de datos, constituye una fortaleza para la búsqueda en AUTOTES.

Estas palabras clave, cuando están adecuadamente seleccionadas, son las mismas que seleccionan los usuarios para encontrar la información de su interés.

Se extrajeron las palabras clave de cada tesis recuperada y se incluyeron en la base de datos, consultando el DesC. Se analizaron las mismas según frecuencia de aparición porque en la práctica no es posible posicionarlas todas, dándole preferencia a unos conceptos sobre otros.

Se diseñó un informe de salida que brinda un catálogo de tesis por orden alfabético del apellido del autor para visualizar o imprimir (figura 2).

Figura 2: Vista del informe de tesis.

Paso 6.

Consultas de la Base de datos:

Se realizo consultas por los nombres de las diferentes especialidades que se encontraban registradas en la base de datos para que los usuarios pudieran buscar por las especialidades a fines que deseaban revisar, esto se ejecuto con el propósito de hacerle la búsqueda más rápida y eficiente al usuario, brindándole además otros datos referentes al documento que se desea consultar (Autor , Especialidad y Titulo del documento) (figura 3)

Figura: 3 Vista de las consultas por Especialidades.

Paso 7

Prototipo. Se construyó el prototipo de la aplicación que permitió a los diseñadores y al usuario probar lógicamente el sistema. En el caso de AUTOTES, este prototipo fue presentado por la autora y tutora en la Jornada por el Día del Bibliotecario realizada en el anfiteatro # 12 del Instituto Superior de Ciencias Medicas Medicina # 2, y fue analizado conjuntamente con especialistas de la biblioteca con vistas a implementar dicha aplicación en la biblioteca.

Paso 8.

Prueba .Se probó y validó la aplicación con los requisitos especificados por los usuarios. Para ello se introdujeron datos reales. Una vez almacenados, los datos fueron sometidos a procesos de recuperación para detectar los errores posibles y solucionar su corrección posteriormente.

Paso 9.

Implementación

La aplicación AUTOTES ya está implementada en el punto de presencia de la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora a pesar de no estar incomparados todos los Documentos no Publicados (Tesis) a la base de datos, por la existencia de limitaciones en cuanto a la recuperación de las tesis. Una vez que la aplicación esté implementada completamente los usuarios del sistema accederán a la base de datos asegurándose del correcto funcionamiento de la misma, teniendo a su disposición cuanta información necesiten. También deberán cerciorarse que el acceso a los datos sea cómodo, práctico, seguro y que se han eliminado, en la medida de lo posible, las posibilidades de error. (Figura 4)

Figura: 4 Vista de la página principal de la base de datos AUTOtes

Resultados

Con la elaboración de la Base de Datos AUTOTES se obtuvieron los siguientes resultados:

La base de datos AUTOTES cuenta con un total de 180 registros hasta la fecha, en los cuales están almacenados los datos de las tesis, la misma nos sirvió para facilitar y agilizar el servicio de búsquedas de estos documentos en la biblioteca del Hospital Provincial Saturnino Lora.

Otro resultado que se obtuvo de la base de datos AUTOTES, es el comportamiento de las tesis recuperadas según el título obtenido al graduarse. Se considera que este comportamiento, donde la mayoría de los graduados poseen el título de Especialistas, se corresponde con la existencia en la disciplina donde las investigaciones de tesis son encaminadas en este sentido.

El acceso a la información contenida en esta base de datos puede hacerse usando palabras clave, permitiendo así realizar filtros según el criterio de búsqueda del usuario, lo cual constituye una buena estrategia de búsqueda en la obtención de los resultados esperados.

La base de datos brinda como salida un informe o reporte en formato de catálogo, el cual contiene las referencias de los trabajos de tesis que están almacenados. Este informe puede ser visualizado en la pantalla o puede ser impreso, facilitando así el trabajo del personal de la biblioteca a la hora de acceder a esta información.

Aportes principales de la tesis

• La Biblioteca del Hospital provincial Saturnino Lora por primera vez, dispone de una base de datos de tesis de los profesionales de la salud que han concluido sus estudios de postgrado en temas afines a su especialidad, ofreciendo a los usuarios, un registro seguro con intercambios de información eficientes.

• La existencia de la base de datos AUTOTES, constituye una herramienta para la investigación, pues brinda la panorámica de lo que se ha investigado en la rama de la Salud.

Conclusiones

• La elaboración de la base de datos AUTOTES surge como un nuevo servicio de recursos electrónicos dentro de la Biblioteca del hospital Provincial Saturnino Lora brindando al usuario rapidez en el acceso y consulta, además de ofrecer el acceso a todos los campos, característica ausente en las fichas de los catálogos de tesis impresas.

• La base de datos diseñada establece sólidas bases para la cooperación e intercambio entre centros especializados pues permite la visibilidad de las tesis e investigaciones en esta disciplina.

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Autor:

Téc. Liudmila Ayala Lao

Asesora: Lic. Esther Mayor Guerra

Trabajo para optar por el Título de Licenciada Tecnóloga en Gestión de la Información en Salud.

2009

¨Año del 50 Aniversario del Triunfo de la Revolución.¨

INSTITUTO SUPERIOR DE CIENCIAS MÉDICAS

FACULTAD DE TECNOLOGÍA DE LA SALUD

DR. JUAN MANUEL PAEZ INCHAUSTI

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN