Activos fijos. Procedimientos de control y Contabilización en la Empresa Eléctrica de Villa Clara (página 2)

Procedimientos de control y Contabilización en la Empresa Eléctrica de Villa Clara

Al tratarse del sistema de la Unión Eléctrica las operaciones se realizan en moneda nacional y a otras entidades en moneda nacional y divisa.

MISIÓN

Generar, transmitir, distribuir y comercializar la energía eléctrica con eficiencia y de forma oportuna, para satisfacer a todos sus clientes, mediante el empleo de métodos y técnicas avanzadas, con un nivel de profesionalidad que garantice el éxito de los objetivos previstos.

VISIÓN

Brinda el servicio eléctrico para la plena satisfacción de todos sus clientes, combinando tecnología de punta con una fuerza de trabajo altamente profesional.Liderar en Cuba la calidad del servicio prestado a nuestros clientes al tener los menores índices de afectados, al ser lo mas rápidos y eficientes en atender nuestros reclamos, al brindar la mejor atención personalizada a nuestros clientes que garantice su bienestar y ser con nuestros esfuerzos los mejores.

Política de calidad, medioambiente y seguridad y salud

La Empresa Eléctrica de Villa Clara, con el propósito de lograr la satisfacción del cliente, trabaja en el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión para ofrecer de manera segura, estable y eficaz– los servicios de generación distribuida, transmisión, distribución y comercialización de la electricidad. Cuenta para esto con un Sistema de Gestión Integrado acorde con los requisitos de las normas NC-ISO 9001:2001, NC-ISO 14001:2004 y NC 18001:2005: Calidad, Medio Ambiente, y Seguridad y Salud en el Trabajo respectivamente, que le garantiza a la dirección la gestión de todas las dependencias.

Este Sistema de Gestión asegura el cumplimiento de los requisitos, la legislación vigente aplicable y otras regulaciones, procedimientos o normas que se requieran para garantizar las gestiones de seguridad y salud en el trabajo, ambiental y de calidad, así como la disminución de los riesgos laborales y de la contaminación ambiental.

Es esencial en el tema propuesto exponer la definición de Activos Fijos, su clasificación; establecer la existencia de los Activos Fijos Tangibles, las medidas generalmente aceptadas para su control y establecer los métodos para el cálculo de la depreciación; registrar la compra y baja así como faltantes y sobrantes de dichos activos; contabilizar la amortización de los Activos Fijos Intangibles y contemplar el registro de las inversiones materiales ejecutadas con terceros y con medios propios contribuyendo así a la formación de la disciplina laboral del futuro profesional, los hábitos y habilidades del contador, así como vincular los conocimientos adquiridos en la disciplina de la contabilidad con la realidad concreta de nuestra Empresa Eléctrica. Conociendo como se desarrolla en la práctica el proceso de registro y control de la actividad comercial seremos más capaces en nuestro actuar cotidiano.

CAPÍTULO 1.

Generalidades

Los activos fijos son aquellos activos de larga vida con una utilidad determinada tanto por su forma física (en el caso de los tangibles), como por los derechos especiales que poseen (en el caso de los intangibles).

La proporción del activo fijo con relación al capital de la entidad no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras).

Como todos sabemos, al pagar algún bien, cualquiera que este sea, que jamás haya sido utilizado, se debe desembolsar una cantidad mayor de dinero que si estuviésemos comprando un artículo de esos que llaman comúnmente "de segunda mano".

Esto es porque, al igual que todas las cosas en este mundo, los bienes materiales también se desgastan y al hacerlo, ya no funcionan correctamente como lo hacían al principio. Este hecho ocasiona que su valor se deteriore de la misma manera. Por lo que al final de su vida útil, es decir, cuando queremos deshacernos de él, lo que nos pagaría otra persona por adquirirlo sería sólo un porcentaje de lo que nosotros pagamos.

Sin embargo, esa cantidad que se va a recibir casi siempre es calculada de acuerdo a lo que cada dueño supone que su bien debe valer en ese momento, sin detenerse a pensar si en realidad está pidiendo la cantidad correcta o se encuentra en un error.

Con excepción de los terrenos, la mayoría de los activos fijos tienen una vida útil limitada ya sea por el desgaste resultante del uso, el deterioro físico causado por terremotos, incendios y otros siniestros, la pérdida de utilidad comparativa respecto de nuevos equipos y procesos o el agotamiento de su contenido.

Por ese motivo existe la depreciación contable, la cual nos ayuda a encontrar ese valor a través de ciertos métodos. Éstos nos brindan resultados exactos y que toman en cuenta todo lo necesario para que la cantidad a la que vamos a vender el bien sea la indicada.

Los cuatro métodos de depreciación más utilizados son:

El de la línea recta.

El de unidades producidas.

El de la suma de los dígitos de los años.

El del doble saldo decreciente.

El cómputo de la depreciación de un período debe ser coherente con el criterio utilizado para el bien depreciado, es decir, si este se incorpora al costo y nunca es revaluado, la depreciación se calcula sobre el costo original de adquisición, mientras que si existieron revalúos, debe computarse sobre los valores revaluados. Este cálculo deberá realizarse cada vez que se incorpore un bien ó mejora con el fin de establecer el nuevo importe a depreciar.

Por otro lado, debe considerarse el valor residual final ó valor recuperable que será el que tendrá el bien cuando se discontinúe su empleo y se calcula deduciendo del precio de venta los gastos necesarios para su venta, incluyendo los costos de desinstalación y desmantelamiento, si estos fueran necesarios.

La depreciación de un año varía de acuerdo con el método seleccionado pero la depreciación total a lo largo de la vida útil del activo no puede ir más allá del valor de recuperación. Algunos métodos de depreciación dan como resultado un gasto mayor en los primeros años de vida del activo, lo cual repercute en las utilidades netas del periodo.

Los intangibles cuyo término de vida útil está limitado por ley, reglamento, contrato o por su misma naturaleza, se amortizan en un período no mayor a la vigencia establecida en el documento que los regula, mediante la aplicación como regla general, del método de línea recta.

Estos activos son vulnerables a perder su valor, por perder la capacidad para aportar beneficios a las operaciones futuras, por tanto, periódicamente tienen que someterse a una evaluación.

Si como resultado de la citada evaluación se determina que el intangible ha perdido su valor, el importe no amortizado se cancela, afectando el resultado del período en que esto ocurre. Además, cuando se determine que el término de vida del intangible ha cambiado, el importe no amortizado se amortizará durante el nuevo término de vida.

Los activos intangibles adquiridos por donaciones o adjudicaciones por los que no se haya entregado valor alguno, se valoran por estimación efectuada por peritos. Si se reconoce como Activo Fijo Intangible, cuando se ejerza la opción de compra, el valor reconocido del bien y su correspondiente amortización acumulada se dan de baja en las cuentas respectivas, pasando a formar parte del valor de los Activos Fijos Tangibles y de su Depreciación Acumulada.

SU CONTROL INTERNO

El tema de los Activos Fijos Tangibles sobre todo es muy común en todos los textos básicos de contabilidad. El tratamiento de la adquisición; del cálculo y registro de la depreciación; los mantenimientos y reparaciones corrientes y capitalizables; las bajas por inservibles, ventas o intercambios; así como las reglas de valoración y exposición en los estados financieros constituyen los núcleos básico e imprescindible en el estudio del tema.

Durante el período de ejecución de los trabajos de las Inversiones Materiales, es necesario cumplir con las siguientes medidas generalmente aceptadas de control interno.

• Las certificaciones de avance de obra emitidas por el constructor deben estar firmadas por el inversionista directo, como constancia de su aprobación a los trabajos reportados y a los precios establecidos.

• El inversionista debe revisar y aprobar todos los documentos por compras de materiales y equipos, por contratación de proyectos, asistencia técnica y otros gastos del proceso inversionista.

• Mensualmente deben certificarse los gastos incurridos en la ejecución de inversiones con medios propios, contabilizándose correctamente y efectuarse el registro a la cuenta Efectivo en Banco.

• Al concluirse las inversiones es preciso garantizar que se den de alta los Activos Fijos Tangibles o se informen los gastos que no se incorporen a estos para proceder a diferirlos.

Al adquirir el activo fijo se le dará entrada en nuestros libros a su valor de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra.

Para la revisión de este tema se debe seleccionar una muestra de al menos el 10 por ciento del total de equipos de transporte, electrodomésticos y medios de computación, para ello:

• 1. Efectuar verificación física (conteo).

• 2. Verificar la actualización de compras, altas, bajas y destino final, así como, nivel de aprobación (Anexo 4) de estas operaciones. Para las bajas, comprobar que cuenten con el dictamen técnico y si son de vehículos automotores, que cuenten con la aprobación del Registro de Vehículos.

• 3. Comprobar el retorno a la entidad de los equipos enviados a reparar.

Una planta de la fábrica no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación: Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc. En este grupo de Activos fijos intangibles tendremos aquellas cuentas que representan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa. Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc. Empleamos el nombre de amortización para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo. Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de parte de nuestro activo intangible nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperar nuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.

En el presente apartado se parte de los conceptos y conocimientos básicos comentados anteriormente, donde se pretende abordar las particularidades en la empresa estatal cubana, tomando en consideración la Empresa Eléctrica Provincial de Villa Clara en su forma de propiedad con relación al Estado y la adhesión a la legislación financiera, tributaria y contable vigente en Cuba.

La regulación fiscal vigente (Resolución 379/2003 del MFP) define las tasas (Anexo 2) máximas aplicables, al valor de adquisición de los bienes más los gastos en que se incurra para su instalación, para el cálculo de los gastos de depreciación a los efectos de su deducción de los ingresos brutos obtenidos. Para ello los clasifica en los siguientes grupos.

I – Edificaciones y otras construcciones.

II – Muebles, enseres y equipos de oficina.

III – Equipos no tecnológicos.

IV – Maquinaria en general.

V – Animales.

VI – Plantaciones agrícolas permanentes.

VII – Otros activos.

Por su parte, desde el punto de vista contable y de control la Resolución No. 10, de enero 18 de 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios establece que para el registro, control e identificación de los Activos Fijo Tangibles se utilicen submayores, clasificados en los siguientes grupos:

• Edificios y otras construcciones.

• Maquinas, equipos y medios de transporte.

• Muebles y otros objetos.

• Animales productivos y de trabajo.

• Plantaciones permanentes.

Dentro de los principios de control interno inherentes al subsistema de activos fijos cabe destacar, a modo de resumen, los referidos a: la disposición de un Acta de Responsabilidad Material (Anexo 5) por parte del responsable de cada área que tiene la custodia de los activos fijos; la adecuada disposición en el Área Contable de toda la información mínima indispensable de estos bienes, sistemáticamente actualizada, para la correcta identificación y verificación de la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente; la elaboración de los modelos de movimientos (Anexo 3) de los bienes por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.; la realización de chequeos periódicos y sistemáticos del 10 % de estos bienes hasta completar el 100 % en el año, y su chequeo total en caso de sustitución del responsable del área; la elaboración de los expedientes de faltantes ó sobrantes detectados y su correcta contabilización, con la aplicación de la responsabilidad material DL(249/07) cuando proceda. Del mismo modo resulta necesario el cálculo y el registro adecuado de la depreciación mensual a partir de las tasas (Anexo 2) de reposición definidas en las disposiciones financieras y tributarias vigentes, y su aporte al presupuesto cuando proceda; así como la correcta aprobación por los funcionarios autorizados de las bajas, ventas y traslados de estos bienes.

En adición a lo anterior, es diversa la documentación primaria que debe ser utilizada para el adecuado control y movimiento de Activos Fijos Tangibles y su Registro de Depreciación. Para cada uno de estos documentos se establecen los datos de uso obligatorio que deberán tener su diseño, así como las especificidades de su empleado que incluye su llenado, flujo informativo y archivo. Los costos incurridos en adaptaciones o mejoras de locales arrendados, se registran como Activos Fijos Intangibles y se amortizan durante el período de vigencia del contrato de arrendamiento, aún cuando el contrato pueda ser renovado, formando parte el importe de la amortización, del resultado del ejercicio económico.

CONTABILIDAD DE LOS ACTIVOS FIJOS.

En la Resolución 294 de 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios se norma, entre otros elementos contables, el Nomenclador de Cuentas (Anexo 6) que deberán utilizar de forma obligatoria todas las entidades cubanas. En relación a los Activos Fijos Tangible se establece el empleo de las siguientes cuentas, con el contenido que se describe:

Activos Fijos Tangibles:

Representan propiedades físicamente tangibles que han de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la entidad y que normalmente no se destinan a la venta. Estos Activos, con excepción del terreno y los animales productivos del ganado mayor, trasladan su valor paulatinamente, durante su vida útil, a la producción de bienes y a la prestación de servicios. En el caso de los animales productivos su valor se traslada de una sola vez, al final de su vida útil productiva. Incluyen entre otros, terrenos (cuando la legislación lo considere), plantaciones permanentes, animales productivos del ganado mayor, animales de trabajo, animales donados y de exposición, edificios y construcciones, maquinarias y equipos, equipos de transporte, muebles, enseres y equipos de oficina, equipos de laboratorio, obras museables, los yacimientos y desarrollos mineros y los fomentos y desarrollos forestales. Se registran por su valor de adquisición y los gastos de transportación y montaje, en los casos de los adquiridos y en los ejecutados con medios propios, se valoran de acuerdo con las disposiciones vigentes. Se debitan por las altas de los Activos Fijos ó por el valor de las reparaciones capitalizables; se acreditan por las bajas ó ventas de éstos.

Activos Fijos Intangibles:

Este grupo estará formado por aquellas cuentas que representan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa.

Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc.

Empleamos el nombre de Amortización para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.

Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de parte de nuestro activo intangible (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperar nuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.

Para algunas cuentas no se necesita explicación ya que la naturaleza de su contenido, o el título de las mismas se lo indicarán. Ejemplo:

Primas de seguro de vida – cobradas

Concesiones petroleras, Etc.

DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS

Estas cuentas se corresponden con la pérdida del valor que sufren los Activos Fijos Tangibles y que se registra en ellas (excepto los terrenos y animales productivos), debido al desgaste ocasionado por el uso normal o extraordinario durante los períodos que presten servicios o participen en la producción o a su obsolescencia tecnológica. Se acreditan por el importe de la depreciación para reposición correspondientes al período y se debitan por la depreciación acumulada en el momento de la baja de los Activos Fijos Tangibles o por las modificaciones de las tasas. (Anexo 2)

Adicionalmente se definen otras cuentas que son empleadas comúnmente en el tratamiento contable con los Activos Fijos Tangibles.

Estas cuentas son:

Pagos Anticipados del Proceso Inversionista

Reparaciones Generales en Proceso

Cuentas por Cobrar diversas del Proceso Inversionista

Cuentas por Pagar – Activos Fijos Tangibles

Cuentas por Pagar del Proceso Inversionista

Provisión para Reparaciones Generales (Opcional)

Otras Provisiones Operacionales

Recursos Recibidos

Por otra parte, en la misma normativa, se regula, para todas las entidades radicadas en el país, que los Activos Fijos Tangibles se valoran al precio de adquisición, o a su costo real de elaboración o de producción o, en su caso, por un valor equivalente cuando se reciban bienes de uso sin contraprestación monetaria. El precio de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, representado por el monto de efectivo entregado o su equivalente, más todos los gastos necesarios para colocarlos en el lugar y condiciones de uso, tales como fletes, seguros, derechos y gastos de importación y gastos de instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta. El costo real de elaboración o producción incluye los costos directos e indirectos, tales como materiales, mano de obra, administración de obra, planificación y otros gastos incurridos o que se ejecuten durante el período de producción, cuando ésta se realiza con medios propios de la entidad. Este período finaliza en el momento en que el bien está en condiciones de uso.

El valor de estos bienes se actualiza contablemente por el registro de la depreciación, cuando corresponda, incluyéndose el importe de la misma en el resultado del ejercicio económico. Los intereses por préstamos recibidos durante el período de construcción o instalación del activo pueden capitalizarse o considerarse como gastos del ejercicio económico; mientras que los que se incurren a partir de que el activo esté en condiciones de entrar en servicio no serán capitalizables, registrándose como gastos del período. Los bienes recibidos en donación sin que exista un valor de origen, deben ser contabilizados a un valor estimado que represente el desembolso que hubiera sido necesario efectuar para adquirirlos en las condiciones en que se reciben.

Los bienes adquiridos en moneda extranjera se registrarán en la moneda nacional, aplicándose el tipo de cambio vigente en la fecha de adquisición. Los activos recibidos sin costo alguno o a un costo inadecuado se valoran al precio vigente de adquisición y de no existir éste, por avalúo efectuado por peritos. Esta regla de valoración también es aplicable a los bienes recibidos como aportaciones de capital. Al adquirirse un lote sin especificar el precio que corresponde a cada uno de los Activos, el costo total del lote se distribuye entre los distintos bienes, sobre la base del valor de cada uno, determinado por el precio vigente o por avalúo efectuado por peritos.

En el caso de que se haya adquirido un bien como cobro a un deudor, el costo que se reconoce es aquel que se hubiere tenido que desembolsar para adquirirlo en el mercado, en la misma fecha en que se ha recibido el referido bien y si éste no existiese, por avalúo efectuado por peritos. La utilidad o pérdida generada forma parte del resultado del ejercicio económico.

Las Inversiones Materiales se valoran al costo de adquisición de los bienes contratados, más los gastos reales incurridos en el proceso inversionista.

Para las Reparaciones o Mejoras los gastos por adaptaciones o mejoras efectuadas a los Activos Fijos Tangibles, que incrementen la capacidad de producción, la eficiencia, prolonguen la vida útil o ayuden a reducir los costos operacionales futuros, aumentan el valor del Activo existente y por tanto se capitalizan en forma conjunta con el bien existente, o por separado en dependencia con la naturaleza de la operación realizada y del bien incorporado. En los casos en que al ejecutarse la adaptación o mejora sea necesaria la sustitución de partes, éstas se dan de baja, bien por su valor en Libros si existiese o por una estimación efectuada por peritos.

Para el estudio específico del registro contable de las operaciones con los Activos Fijos Tangible en las Empresas Estatales cubanas, el contenido se organizará en los siguientes aspectos:

• Adquisición de los Activos Fijos Tangibles.

• Cálculo y Registro de la Depreciación.

• El proceso inversionista.

• Reparaciones Generales (Capitalizables).

• Disposición de los Activos Fijos Tangibles por inservible.

• Sobrantes y faltantes de Activos Fijos Tangibles.

Los activos intangibles clasifican en el Balance General en el grupo de Activos Fijos, sin embargo no todos los activos que carecen de sustancia física clasifican como activos intangibles, por ejemplo las cuentas por cobrar, los pagos anticipados no tienen naturaleza física pero clasifican como Activo Circulante.

Las Normas Cubanas de Contabilidad establecen que los Activos Fijos Intangibles, se valoran a su costo de adquisición o a su costo real de desarrollo o producción. Dentro del costo se considerarán todos los gastos en que se incurra en su obtención. Cuando no exista contrapartida monetaria se valoran por la estimación que se efectúe por peritos.

El término amortización es la pérdida de valor que sufren los Activos Fijos Intangibles por el vencimiento del tiempo establecido como término de su usufructo. El asiento contable para registrar la amortización consiste en un débito a la cuenta de gasto que corresponda y un crédito a la cuenta Amortización de Activos Fijos Intangibles.

La cuenta Amortización de Activos Fijos Intangibles es una cuenta reguladora del activo y figura en el Balance General minorando el valor del activo. El método que generalmente se usa para el cálculo de la amortización es el de línea recta.

Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente entre el número de años que faltan para que caduque la misma y el resultado indicará la cuota de amortización. No obstante es importante que examinemos si el producto que produciremos o la explotación que realicemos tendrá el mismo éxito durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artículos y patentes tienen un éxito momentáneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares o mejores. En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de duración para amortizar el costo de la patente y realizarlo en los primeros años de vida de las depreciaciones.

ADQUISICION DE LOS AF.

Las Empresas Estatales cubanas pueden adquirir los Activos Fijos Tangibles por distintas vías, estas son:

• Traslados de otras empresas por reestructuración administrativa.

• Donaciones recibidas de instituciones y organismos nacionales o de entidades, organizaciones y gobiernos extranjeros, sin obligación de pago.

• Ejecución de un proceso inversionista por la compra de activos o su construcción. Estos casos deben estar contemplado en el Plan de Inversiones de la entidad, previa autorización de los organizamos competentes.

Las adquisiciones de los activos fijos intangibles como programas de informática (software), incluyen los programas en sí, su descripción y los materiales de apoyo de los sistemas y las aplicaciones informáticas que se espera utilizar durante más de un año. También abarcan la compra o el desarrollo de grandes bases de datos que la unidad espera utilizar durante más de un año. El software desarrollado internamente se valora según su costo de producción. La producción de nuevos originales para esparcimiento, literarios o artísticos suele realizarse por cuenta propia. En tales casos, puede ser difícil determinar su valor, que depende del valor presente de los rendimientos futuros que espera obtener el propietario.

En ausencia de otra información, puede ser necesario valorar la adquisición del original según su costo de producción. Las erogaciones en investigación y desarrollo, capacitación de personal, investigación de mercado y actividades similares se tratan como un gasto por uso de bienes y servicios, y no como adquisiciones de activos fijos intangibles, a pesar que algunas de ellas pueden generar beneficios durante más de un año.

En términos generales, las adquisiciones y disposiciones de existencias se registran al comprar, producir o adquirir de otra manera los productos, y las disposiciones (o retiros) de existencias se registran al vender, utilizar en la producción, transferir a una categoría diferente de existencias o ceder de otra manera los productos. Tanto las adiciones como los retiros se valoran al precio de mercado corriente vigente en el momento de la transacción.

REPARACIONES GENERALES

Al tratar los aspectos contables referente a las reparaciones de los Activos Fijos Tangible se debe recordar que existen dos tipos principales: Las reparaciones corrientes y las reparaciones generales.

Las reparaciones corrientes y los mantenimientos tienen como objetivo mantener en forma óptima los Activo Fijo Tangible, los gasto incurridos en éstas se cargan a los gastos del período utilizándose la cuenta de Gastos Indirectos de Producción ó la cuenta de gastos de administración que corresponda.

En cambio, se consideran Reparaciones Capitales o Generales a los trabajos destinados a asegurar o restituir total o parcialmente la vida útil de los bienes de índole permanente, así como su eficiencia, llevados a cabo con medios propios o contratados con terceros.

Las reparaciones capitales se pueden ejecutar con medios propios o contratarse con una empresa especializada. Se registran al costo real los realizados con medios propios, y por el precio pactado las contratadas con terceros.

CUSTODIA DE LOS AFT

Cada responsable de área requiere poseer un documento (Anexo 5) en el que se haga constar todos y cada uno de los Activos Fijos en existencia y bajo su custodia debe tener la codificación, descripción, documento y fecha de movimiento.

Resulta indispensable que ese documento este identificado con el nombre de la entidad, el nombre del responsable del área correspondiente así como la fecha en que se habilita el modelo.

En ningún caso se permite por el responsable de la custodia de los AFT el movimiento de los mismos, de realizarse por el personal capacitado se registra en el modelo de control (Anexo 3) en su poder, comprobando que los datos se correspondan con el AFT objeto de movimiento y que aparece debidamente aprobado y autorizado.

CAPÍTULO 2.

Registro, control y funcionamiento contable de Activos fijos en la Empresa Eléctrica Provincial de Villa Clara

La Empresa Eléctrica Villa Clara ha mantenido su contabilidad confiable por 8 años consecutivos. Brinda el servicio eléctrico en la provincia Villa Clara a un total de 254 389 clientes, la misma tiene concebido realizar el balance de los Estados Financieros que también constituye una importante transformación para el sistema de trabajo actual.

La venta de energía eléctrica a todos los clientes se realiza aplicando las tarifas oficiales aprobadas por el Estado.

 En la Empresa Eléctrica de Villa Clara los Activos Fijos presentan un grupo de medidas para su preservación teniendo en cuenta que estos deben estar asegurados por un Modelo de control de los mismos. El jefe de cada una de las áreas presenta un acta de responsabilidad Material (Anexo 5) siendo el máximo responsable, en caso de ser varios los responsables se le adjunta un anexo llamado Responsabilidad Material Colectiva donde aparezca el nombre y apellidos, cargo que ocupa y firma de cada responsable. Anualmente, a principio de año, se confecciona un plan de chequeo del 10 %, en caso de un cambio del responsable se le realiza al área un chequeo del 100 % procediendo inmediatamente al cambio del acta de responsabilidad material (Anexo 5). En caso de algún movimiento interno dentro de cualquier área ya sea bajas, altas o traslados se ajusta la hoja de control y se le comunica al responsable para que sea de su conocimiento. En caso de que existan sobrantes y faltantes ya sea por la realización de un inventario físico o por otra circunstancia se inicia el expediente para la investigación de las causas de dicho sobrante o faltante considerándose un gasto no deducible, las pérdidas no cubiertas por el seguro motivadas por actitud negligente comprobada y determinada la responsabilidad material al responsable se le aplica el decreto ley 249/07 tomando en cuenta que al trabajador se le cobra en moneda nacional descontándosele mediante la nómina. Todos los modelos que se utilizan para el cuidado y control de los Activos Fijos se encuentran implantados en un sistema computarizado llamado SISCONT, estos modelos como dato obligatorio establecido por el MFP deben estar incluidos en los sistemas automatizados que se utilizan en el registro contable para un mejor control de estos medios, estos modelos deben contener dichos datos:

• Código, nombre de la entidad

• Centro de costo

• Numero de Inventario

• Numero de CNMB

• Descripción ( incluyendo tipo, modelo, marca y serie de los AF)

• Valor

• Fecha de puesta en explotación

• Fecha estimada de vida útil

• Tasa de amortización

• Depreciación anual y acumulada

Dichos modelos tienen que estar debidamente firmados, acuñados y con la fundamentación de la información de forma correcta. Cumpliéndose todos estos requisitos se puede afirmar que se ha logrado la preservación de los mismos.

CONTROL  FÍSICO

1.     Se controlan adecuadamente los medios básicos que se reciben por la Empresa a través de los Modelo Informe de Recepción (Modelo SC-2-04) y (Modelo SC-1-01) (Anexo3) para el control de los movimientos de los AFT en explotación, que se ajustan al modelaje establecido por MFP.

El control de los movimientos de los AFT se realiza según la siguiente estructura:

2.      Se encuentran establecida y se mantiene actualizada la responsabilidad material previa la firma de los responsables de Área en los Modelo "Control de Medios Básicos" (Modelo SC-1-07) y el acta firmada por el personal responsabilizado. (Anexo 5)

 3.      Son autorizados todos los "Movimientos de Medios Básicos" previamente a su ejecución y firmados por personal debidamente autorizado.

 COMPROBACIÓN FÍSICA

 1.      Efectuar una prueba física partiendo del control físico para confrontar con el control y señalar el resultado obtenido.

2.      Los conteos físicos:

 a)    Se efectúan en base a un plan.

b)    En caso de sustitución del responsable de su área.

c)     Se deja constancia del resultado en el Modelo "Control de Medios Básicos" (Modelo SC-1-07) o en algún otro documento.

 3.      Los faltantes y sobrantes detectados en los conteos físicos son objeto de verificación y contabilización,  se elaboran y aprueban los expedientes de ajuste y cancelación en el término establecido; se aplica la responsabilidad material (Decreto Ley No. 249/07)

 La empresa utiliza el SISCONT como sistema contable, el mismo es un programa automatizado que permite integrar diferentes subsistemas contables como el de Nómina, Cobros y pagos, Contabilidad, Activos Fijos, Inventarios, etc.

Esta empresa tiene como peculiaridad el registro de una contabilidad que se encarga de todo lo referente a los ingresos por la venta de electricidad denominado SISCONT Unión y otro que se encarga de registrar todas los demás operaciones denominado SISCONT OBE. Existe una Unidad de Servicio en Santa Clara que presta algunos servicios contables al resto de las unidades de la empresa.

Existen Unidades Empresariales de Base(UEB) en cada municipio, las mismas realizan balances económicos de forma independiente, los cuales se consolidan al finalizar el mes, realizando un único balance consolidado a nivel de empresa.

Los activos fijos son los bienes y derechos adquiridos, recibidos en donación o elaborados por la empresa que tienen una larga vida y su adquisición se realiza con el propósito de utilizarlos en la actividad que desarrolla la empresa y no para ser vendidos. Se clasifican en Tangibles e Intangibles.

En aquellos casos en que la duración del activo y sus características no sean suficientes para definir su clasificación como Activo Fijo Tangible o como útil o herramienta, se tomará como criterio adicional el que su valor exceda a 100 pesos.

Al constituirse una entidad empresarial estatal, el Estado a través de los órganos y organismos correspondientes le asigna los activos que requiere para iniciar sus operaciones. El procedimiento contable se realiza de acuerdo:

1- Todos los AFT están controlados en el sistema automatizado (Anexo 1).

 2- Mensualmente se cuadran los saldos del Módulo de AFT entre las cuentas de la contabilidad, es decir las cuentas de AFT (240, 241, étc.) y las de depreciación (375, 376, étc.)

Se encuentra asignada la función de registro y control contable de los AFT a una (o varias) personas en el Área de Contabilidad:

• 1- Se encuentra actualizado el registro y control contable de los movimientos de AFT (altas, bajas,  traslados, etc.)

2- Se aplican las tasas (Anexo 2) de depreciación oficiales vigentes establecidas por el MFP.

3- Se Mantiene actualizado el registro y control contable de las inversiones en proceso por objetos de obra y componentes de cada inversión.

4- Se Registra contablemente en las cuentas del Activo Fijo Tangible las inversiones terminadas, según las certificaciones por objeto de obras terminadas.

Los AFT se dividen en tecnológicos y comunes:

Dentro de los activos tecnológicos aciertan los que se encuentran directamente relacionados con la generación o la distribución de energía eléctrica, mientras que en los comunes clasifican los demás activos que se ponen en explotación para la actividad de prestación del servicio a la Unión Eléctrica.

La guía para el control de los medios básicos tecnológicos y comunes por grupos es la siguiente:

• 10. Edificios

• 20. Otras construcciones. Conductos y conductores soterrados. Líneas aéreas.

• 30. Máquinas y Equipos Energéticos. Máquinas y equipos para producir, transformar y rectificar la energía eléctrica.

• 40. Máquina y Equipos productivos.

• 50. Aparatos y Equipos técnicos especiales. Aparatos para medir cantidades de magnitudes eléctricas.

• 60. Medios y equipos de transportes.

• 70. Muebles y Otros Objetos.

Los medios básicos tecnológicos de la actividad eléctrica se encuentran en los grupos:

• 20. Otras construcciones.

• 30. Máquinas y Equipos energéticos.

• 50. Aparatos y Equipos Técnicos Especiales.

• 60. Medios y Equipos de transportes.

La Depreciación se calcula de acuerdo a las tasas (Anexo 2) establecidas en la Resolución 379/2003.

FUNCIONAMIENTO CONTABLE

A continuación se describen los principales asientos contables que se realizan en está Empresa. En el subsistema de AFT la fuente de financiamiento que se utiliza para la adquisición de AFT es la Depreciación Acumulada.

Compra de AFT a Crédito

Pago del AFT

Compra de AFT a Contado

Recepción de AFT traspasado de otro establecimiento de la propia Empresa.

Acumulación de la Depreciación

Baja de AFT

Traslado de AFT

Conclusiones

Al haber finalizado con la elaboración de este trabajo sobre Activos Fijos con sus procedimientos de control y contabilización, podemos concluir que la Empresa Eléctrica Villa Clara, en perfeccionamiento empresarial, lleva una estructura centralizada que permite el control eficiente y eficaz de los activos que posee.

Con la creación de sus UEB como áreas de responsabilidad garantiza la confiabilidad de la contabilidad y el control estricto a mayores niveles de detalle.

Existe en la entidad un registro contable aceptable y adecuado para las operaciones relacionadas con los activos fijos en correspondencia con las normas y procedimientos establecidos por el sistema nacional de contabilidad.

Existe un alto grado de automatización de información para regir todos los procedimientos contables relacionados con la actividad objeto de estudio.

Recomendaciones

Mantener el funcionamiento actual ya que se cumple con lo dispuesto por el MFP sobre el registro y control de los AFT.

Exigir el máximo control de los activos, así como sus cuentas y ajustes necesarios para una mayor contribución y reordenamiento empresarial.

Controlar que el análisis y estructura de la Empresa Eléctrica de Villa Clara se nutran de un perfeccionamiento que se haga más viable a partir del desempeño profesional que se tenga en estos controles de base.

Anexos

UN HISTÓRICO DE LA CUENTA DE ACTIVO FIJO (ANEXO 1)

TASAS 2007 (ANEXO 2)

Tasas de Amortización

Sistema Tributario

Resolución No 33 de 1995

Modificada por Res #379 del 2003

Ministerio de Finanzas y Precios

Código Descripción Tasa Máxima %

GRUPO 1 EDIFICIOS

SUBGRUPO 110 EDIFICIOS PROD.Y NO PRODUCTIVOS.

1101 Edificios con estructuras de muros de carga

ladrillos, bloques, piedras, etc.) 3

1102 Edificios de estructura de hormigón vertido

1103 Edificio de estructura de hormigón prefabricado. 3

1104 Edificios de hormigón ligero (Siporex) 3

1105 Edificios de estructuras metálicas 3

1106 Edificios de estructura de madera 6

1107 Edificios de otros materiales 3

** 1107 Paneles desmontables de plástico, fibra de vidrio, con armazones de metal u otros materiales 5

1108 Edificios de estructuras especiales 3

** 1108 Silos para almacenaje 6

1109 Otros edificios 3

SUBGRUPO 120 EDIFICIOS PARA VIVIENDAS.

1201 Edificios con estructura de muros de carga 3

(ladrillos, bloques, piedras, etc.)

1202 Edificios de estructura de hormigón vertido 3

1203 Edificios de estructura de hormigón prefabricado. 3

1204 Edificios de estructura de madera 6

GRUPO 2 OTRAS CONSTRUCCIONES

SUBGRUPO 210 CONST. PARA LA PROD. INDUSTRIAL.

2101 Construcciones mineras subterráneas (1)

2102 Construcciones mineras a cielo abierto (1)

2103 Castilletes de extracción (1)

2104 Construcciones productivas soterradas 3

2106 Torres y sist. de enfriamiento (para los equipos interiores de éstos) 3

2107 Chimeneas 3

2108 Construcciones industriales varias 3

2109 Otras construcciones para la prod.industrial. 3

SUBGRUPO 220 CONSTRUCC. AGROPE. Y FORESTALES.

2201 Sistemas de drenajes 3

(1) La tasa de amortización que se aplicará será la que resulte de dividir el valor del activo fijo entre la reserva del mineral estimado. Si cambia el valor del activo fijo por nuevas instalaciones, variará la tasa de amortización.

2202 Sistemas de riego

2204 Construcciones para la piscicultura 3

2205 Const. espec. para otras producc. animal: 3

Corrales rústicos

Corrales de hormigón, madera dura o hierro

Otras

2206 Const. especiales para la prod. agrícola 3

2207 Const. para producir materia orgánica 3

2209 Otras const. agropecuarias y forestales 3

SUBGRUPO 230 EMBALSES Y DEPOSITOS.

2301 Embalses abiertos 3

** 2301 Tanques 6

2302 Embalses y depósitos cubiertos 3

2303 Depósitos y embalses subterráneos 3

2304 Pozos y const. de colección de agua 3

2305 Depósitos en la supef. del terreno con

adaptaciones de tipo constructivo 3

2306 Depósitos sobre el terreno (para fines

productivos, vea 4501) (tanques) 3

De maderas

Otros

SUBGRUPO 240 CONST. PARA EL TRANSPORTE.

2401 Carreteras, caminos y superficies paviment. 3

2402 Caminos y otras superficies sin pavimentar 3

2403 Andenes, parques, rampas, terraplenes y muros 3

2405 Túneles 3

2406 Puentes y alcantarillas: 6

De madera

De acero, acero y hormigón u hormigón

Otros puentes y alcantarillas

2407 Transbordador y plataforma giratoria (inclu- 3

yendo la instalación)

2408 Construc.para vía de grúa de transporte 3

SUBGRUPO 250 CONSTRUC.FLUVIALES Y MARITIMAS.

2501 Construcciones para la conducción de afluen-

tes y efluentes 3

2502 Regulaciones de los cauces de los ríos y

mejoras en zonas marmitas y terrestres 3

2503 Presas 3

2504 Micropresas 3

2505 Diques 6

2507 Construc. portuarias (exc. edif y camin) 6

2509 Otras construcciones fluvia. y marit. draga. 3

SUBGRUPO 260 CONSTRUCCIONES PARA SERV.COMUN.

2601 Explanaciones (espacios públicos) 3

2602 Instal. para iluminación y protección 3

2603 Cercados (exc. Construc.para la agricultura) 3

Cercados y muros

Cercados de madera y otros

2604 Jardines y parques 3

2607 Construcc. terrest. para potabil. de agua 3

2608 Construcc. terrest.para tratam. de residual. 3

SUBGRUPO 270 CONST.PARA EDUC.CIENCIA CULTURA

Y DEPORTES.

2703 Construcc. para actividades culturales 3

2705 Construcc. para entretenimiento publico 3

SUBGRUPO 280 CONDUCTOS Y CONDUCTORES SOTE-

RRADOS.

2801 Tuberias sin presión 3

2802 Tubería a presión 3

Tuberias de oleoductos

Otras tuberias a presión

2803 Conductos de cables alta tensión + de 1kv 3

2804 Conductos de cables baja tensión – de 1kv 3

2805 Cables de alta tensión 3

2806 Cables de baja tensión 3

2807 Conductos y/o cables para comunicaciones 3

2808 Cámaras 3

2809 Canales cond. y túneles de hormigón para

uso tecnológicos 3

SUBGRUPO 285 INSTALAC. INTERNAS DE DISTRIB.

2851 Distribución interna de vapor 3

2852 Distribución interna de agua 3

2853 Distribución interna de otros líquidos 3

2854 Distribución interna de aire 3

2855 Distribución interna de otros gases 3

2857 Distribución interna de electricidad 3

Interna

Externa

2858 Transmisiones mecánicas dentro de la fáb. 3

SUBGRUPO 290 LINEAS AEREAS

2901 Líneas de transmisión eléctricas 3

2902 Líneas de subtransmisión y distribuc.pri-

maria eléctrica de 1 a 33 kv 3

2903 Líneas de distribuc. secundaria (110-1000v) 3

2904 Cables aéreos eléctricos * 3

2905 Líneas de comunicaciones 3

2906 Sistemas de radiación para radio y TV. 3

2909 Red de líneas de trole de FFCC eléctrico 3

GRUPO 3 MAQUINAS Y EQUIPOS ENERGETICOS

SUBGRUPO 310 MAQUINAS Y EQUIPOS PARA COMPRI-

MIR Y MOVER FLUIDOS

3101 Compresores y la estación de compresores 6

3102 Bombas de vacío 6

3103 Equipos de técnica de aire 6

3104 Equipos de refrigeración y congelación id. 6

3105 Bombas 6

3106 Estaciones de bombeo(eqs.e instal.separad.) 6

3107 Cabezal de mando 6

3108 Equipos para depurar aguas residuales 6

SUBGRUPO 330 MAQUINAS Y EQUIPOS PARA ENERGIA

TERMICA

3301 Calderas industriales 6

3302 Calderas centrales de servicios 6

3303 Intercambiadores de calor 6

3305 Aparatos caloríficos y estaciones de calent. 6

3306 Equipos para mover el bagazo u otro combust.

sólido (sólo equipos individuales) 6

3307 Horno combustión excepto de carbón 6

3308 Equipos trat. agua aliment. y enfriamiento 6

SUBGRUPO 340 MAQUINAS Y EQU. PARA PRODUCIR,

TRANSFORMAR Y RECTIF. LA ENERGIA ELECTRICA

3401 Generadores 6

3402 Convertidores 6

3403 Transformadores 6

3404 Acumuladores y elementos galvánicos 6

3405 Rectificadores de corriente 6

3406 Condensadores est ticos y compresores 6

3407 Equi.en las centrales eléct. subest. líneas 6

Protecciones (cod. 3407111 a 3407119)

Otros activos fijos clasi. cod. 3407

• 3408 Grupos electrógenos de comb. inter. y vapor 6

Plantas eléctricas motor diesel y vapor

Otras Plantas eléctricas

• 3409 Válvulas 6

SUBGRUPO 350 EQUIP. PARA PROD. Y PROC. GASES

(APARTE DE LOS EQUIPOS PARA LA EXTRACCION)

3501 Equipos para gasificar los comb. sólidos 6

3502 Equipos para separac. de los gases atmósfer. 6

3503 Equipos para proces. gases combustibles 6

SUBGRUPO 360 MAQUINAS DE PROPULSION ACCIO-

NADAS POR ENERGIA NO ELECTRICA

3601 Motores de pistón de vapor,incl.locomóviles 6

3602 Turbinas de vapor 6

3603 Turbinas de gas incl. los recambiadores 6

3604 Turbina de gas 6

3605 Motores de comb. interna y sistemas anexos 6

3606 Motores neumáticos 6

3609 Otros 6

SUBGRUPO 370 MOTORES ELECTRICOS

3701 Motores eléctricos de corriente directa 6

3702 Motores eléctricos de corrien.alt.monofas. 6

3703 Motores eléctricos de corriente alt.trifás. 6

3704 Motores eléctricos de corrien.alt.multifas 6

3705 Motores eléctricos especiales 6

GRUPO 4 MAQUINAS Y EQUIPOS PRODUCTIVOS

SUBGRUPO 410 MAQUINAS Y EQUIPOS PARA EXTRAER

Y TRANSFORMAR TIERRAS Y MINERALES Y PARA MOVI-

MIENTOS DE TIERRA

4101 Dragas y excavadoras: excavadoras operación

Dragas 6

Excavadoras

4102 Rellenadoras de tierra en minas a cielo a-

bierto y maq. extracc. turba, sal y otros

minerales 6

4103 Otros equipos para el movimiento de tierra 6

4104 Máquinas y equipos para minas 6

4105 Winches de extracción con accesorios 6

4106 Equipos de perforación 6

4107 Máquinas y equipos esp.p/ extracc.petróleo

y gases naturales 6

4108 Equipos plantas clasif. y plantas beneficio 6

4109 Equipos especiales en la extr. de minerales 6

SUBGRUPO 420 MAQUINAS Y EQUIPOS PARA PRODU-

CIR Y TRANSF. METALES Y PLASTICOS

4201 Hornos e instalaciones para hornos 6

4202 Eq. e instal.p/ prep. materiales a moldeo 6

4203 Maq. y equipos para la conformación metales 6

4204 Maq. y equipos para el maquinado de metales 6

4205 Maq. y equipos para el acabado 6

4206 Maq. y eq. electrón.y mec de precis.optica 6

4207 Maq. eq. p/ prod. ensamb. de partes, piezas-

y eq. electrónicos 6

4208 Maq. eq. p/ prepar. mat. aux. fab. env. met. 6

4209 Maq. eq. esp. p/ fab.carroc.de veh. transp. 6

SUBGRUPO 430 MAQUINAS Y EQ. P/ FABRIC.DE MA-

TER. CONST.,P/ CERAMICA, VIDRIO Y CONSTRUC.

4301 Maq. p/ transf. de materias primas 6

4302 Maq. p/ mezclar y amasar mat. primas 6

4303 Moldes, maq. eq. p/ moldear mat. de const. 6

4304 Equipos para moldear cer micas 6