La Informática Aplicada a la Administración. Sistemas de Información de Recursos Humanos

Enviado por yovany

Introducción

Hoy en día es normal escuchar la afirmación ¡se esta en la sociedad de la información! Ello es así, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática. Para las Organizaciones, estas dinámicas en el Entorno, plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata.

En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, la velocidad, la flexibilidad y la conectividad están implicadas; como las Organizaciones "operan" con información, entonces ellas también son afectadas, ¿cómo hacer que los efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con que se cuente.

Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de información se ha enriquecido logrando desarrollos, como la Teoría de Redes, las Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Información Inteligentes.

"Administrar bien es administrar su futuro, y administrar su futuro es administrar información".

Hace más de medio siglo, dos futuristas muy diferentes, cada uno de los cuales intentaba predecir los efectos de la Revolución de la Información, pronosticaron sociedades muy diferentes.

En 1949 George Orwell concibió, en su novela "1984" (posteriormente llevada a la pantalla) un mundo opresor y ominoso, en el que el desarrollo de las comunicaciones bilaterales y la administración de la información nos empujarían inexorablemente hacia la esclavitud en manos de un gobierno burocrático todopoderoso. El estado sabría todo lo que se refiere a nuestras personas y al mismo tiempo limitaría la información que podríamos recibir a lo que el gobierno nos dejara ver en pantallas gigantes de televisión.

Vannevar Bush, un importante asesor científico del presidente de los Estados Unidos Roosevelt, pronosticó un futuro muy distinto. Bush, a diferencia de Orwell, se centró en la importancia de la tecnología de la información. Pronosticó una computadora personal a la que denominó "Memex", además de prever que la tecnología de la información nos liberaría del trabajo físico. Imaginó, con lo que resultaba para aquel entonces imposible, que las personas, armadas con sea avasallante tecnología de la información, podrían recoger, analizar y transmitir datos desde donde quisieran y dando rienda suelta a su creatividad.

Cuando finalmente llegó el año 1984, nos dimos cuenta que la realidad es más parecida a como la vio Bush que al planteamiento de Orwell.

Ahora bien, ¿Qué implicaciones tiene esto para aquellos que manejan la información de lo que sucede en la empresa?. ¿Cómo afecta toda esta tecnología de la información y sus múltiples tentáculos sus decisiones sobre que estrategias tomar y que acciones seguir?.

Durante muchos años los directivos han reconocido que la información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo existen muchas empresas donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente. No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que entraña la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones, desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar las decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo que abarca su recepción, elaboración, registro y transmisión.

Sistemas de Información/Comunicación

El Sistema de Información en la Empresa

Antes de comenzar a hablar de los sistemas de información es necesario reafirmar el concepto de "Sistema", que es el término más usado en el léxico técnico. Se habla de Sistemas Políticos, Económicos, Sociales, de Calidad y de muchos otros de los cuales la palabra nos dice poco pues es el adjetivo que la acompaña el que da la idea de lo que realmente se esta hablando o en que entorno se esta desarrollando.

Según Carnota el concepto de Sistemas Informativos "está en constante evolución" [Carnota, 1989], por eso es preferible analizarlo detalladamente, partiendo en primer lugar del concepto de Sistema

El diccionario WEBSTER el cual describe…. el sistema como un conjunto u observación de cosas relacionadas de tal manera que forman una unidad o un todo orgánico….. Conjunto de hechos, principios, reglas, etc, clasificados y ordenados de tal manera que muestran un plan lógico uniendo las diferentes partes….. un método o plan de clasificación u ordenación …… una forma establecida de hacer algo …. un método o un procedimiento….. otros diccionarios también describen ….. Conjunto de principios sobre una materia enlazados entre si formando un cuerpo de doctrinas…… conjunto ordenado de cosas que contribuyen a un fin…. como podemos ver toda las definiciones apuntan a conjunto y organización siendo su único antónimo desorganización.

El término de forma general se refiere a un conjunto de elementos o partes que interactúan entre sí, estrechamente relacionadas, funcionando como un todo y excediendo así la simple suma de sus partes individuales. Este criterio queda reforzado y ampliado por George Reynolds al decir que un sistema "es una colección de componentes los cuales están integrados para satisfacer un propósito común."

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Los sistemas están básicamente formados por subsistemas que interactuan entre si y con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior Bishop(1989) Fig 1.1. [ Bishop provee una sencilla ilustración de este aspecto: un coche es un sistema y el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de frenos cumple un aspecto de las tareas realizadas por el coche [Bishop, 1989]. Cada uno de los elementos de la figura 1.1 pudieran considerarse como subsistemas.]

La clasificación de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser sistemas sociales, económicos, biológicos, automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de clasificación, ellos tienen características comunes entre las que sobresalen:

Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.
Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de pequeños sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal.
Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a través del tiempo los usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas serán deseadas.
La retroalimentación y el control son esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentación es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.
El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y errores de estos.
La propia definición del alcance de sistema es importante: definiendo el alcance del sistema se definen sus límites, se especifican cuales subsistemas serán incluidos en el sistema. Su definición es esencial para el buen éxito de un estudio del sistema.

Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestión de los Recursos Humanos. Convirtiéndose a partir de este momento en el centro de análisis de la presente investigación.

Desarrollo de los sistemas de información

Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenia conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va más allá de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como "Computación", a partir de este momento los sistemas informativos que se resumían a Dato – Procesamiento – Información pasan a tomar un carácter mayor, formándose así un conjunto más amplio de elementos el cual se muestra en la (Fig. 1.2.)

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado [Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como "un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en información y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey, 1987].

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la organización.

El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información (TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para diseñar los SI.

El SI es un proceso de planificación diseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.

Otra definición posible de SI sería:

"Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recolección de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información que llegue al SI o la que parta de él, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarán a continuación (Fig. 1.2):

Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.

Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.

Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Figura. 1.2 Elementos de los sistemas de información modernos asistidos por computadoras.

El Sistema de Comunicación en la Empresa

La información no sólo debe ser generada, sino que también debe ser distribuida y diseminada, así como ser captada por los receptores, es decir la información debe circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la información circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La Comunicación será pues, la transferencia de la información entre dos o más miembros de la empresa, o de la empresa con el exterior y viceversa. No sólo el SC recoge la transmisión de la información, sino también el canal feedback, a través del cual se puede establecer la relación entre el emisor y el receptor del mensaje (diálogo). La comunicación constituye el vehículo y el SC el camino por donde actúa la información, para movilizar a los miembros de la organización, acercándolas más y transmitirles el sentimiento de pertenencia y participación, en el desarrollo de la empresa. La comunicación actúa como factor de motivación y movilización de los esfuerzos de los miembros de la empresa y también sirve para observar el comportamiento de las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo la información que ellas generan. La comunicación y el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la dirección de la empresa, transmita los mensajes oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando actitudes, hábitos etc. para realizar el proyecto empresarial, reafirmando la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la información y movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por los receptores.

La eficacia de la red del SC, depende de los medios técnicos y del comportamiento y formación de los miembros, en la relación como receptores-transmisores de la información. La eficacia de los receptores para comprender y tratar la información. El modo de diseñar la circulación de la información y los canales feedback. Los obstáculos que surgen para poseer una buena comunicación son: Técnicos y físicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de comprensión en el lenguaje o el contenido. Psicológicos, ligados a la retención de la información por parte del emisor y/o receptor, con la intención de mantener un poder respecto del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La resistencia de los directivos, a proporcionar toda la información a sus subordinados y establecer una comunicación con ellos, limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se debe principalmente, a que las fuentes de información de los directivos suelen ser orales, y se almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus datos en un dossier, así pues el directivo esta condenado por su propio SI a un dilema de delegación, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con información adecuada [Mintzberg].

Las Funciones del Sistema de Información

El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

Funciones de captación y recolección de datos.
Almacenamiento de la información
Tratamiento de la información
Distribución de la Información.

Captación y Recolección de Datos: Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.

Almacenamiento: Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.

El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.

Tratamiento de la Información: Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.

Distribución y Diseminación: Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa.

La Base de Datos como Estructura de los Datos de la Empresa.

Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la informática es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:

Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un único lugar la BD.
Evita duplicaciones, evitando equívocos, al no repetirse los datos.
Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del SI a lo largo del tiempo.
Proporciona un acceso fácil a los datos.

La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la información para toda la empresa.

Exige disciplina en el proceso de definición de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que se van a utilizar.
Ha incorporado una visión global única, del conjunto de datos de la empresa, en cuyo diseño participan todos los departamentos de forma consensuada.
Facilita la estructuración del SI, para poder ser accesible y comprensible por todas las personas de la organización.

La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos por el SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos, modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las áreas funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseño y creación de la BD que más se adecue a sus necesidades.

La BD le da un grado de centralización al SI, pues éste gira alrededor de la BD como núcleo central del cual parten las funciones del SI. Esta centralización de datos, contribuye a visionar la empresa, como un todo, de forma global, por ello se debe diseñar la estructura de la BD, su administración y uso de forma conjunta, acercando los datos de toda la empresa a aquellos que los necesitan, sin tener que ir a buscarlos a los distintos departamentos que integran la empresa, con una pérdida de tiempo innecesaria. Descentralización de la empresa a través de la BD.

El avance de las TI, con la aparición de los ordenadores personales PCs, y programas de tratamiento de datos incorporados (hojas de cálculo, BD…), lleva consigo la utilización por parte de los usuarios del SI, buscar soluciones por si mismos a través de la informática, pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas para tomar decisiones. La descentralización del SI a través de las nuevas TI, debe realizarse de acuerdo con el SI diseñado en la empresa, pero la utilización de herramientas o programas específicos, requiere el acceso de los usuarios a la BD para los procesos de cálculo y análisis, y no renunciar a la perspectiva global de la empresa que proporciona la BD, podrían llevar a conclusiones contradictorias con los objetivos. La BD, no impide que cada usuario disponga de datos específicos propios en sus PCs, pero no pertenecen a la BD del SI general, para evitar duplicidades, interferencias o inconsistencias.

La información que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada globalmente (infraestructura).

Control e Información. La Información como base del Sistema de Control.

Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.

Bishop plantea que: "Información es un término general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera o falsa"

En cuanto a dato, es más precisa la definición, los datos son información en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras palabras son representaciones de la información. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los datos son significativos en si y en relación con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil

George W. Reynolds define:

Dato: es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos.

El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él, utilizarlo. (Figura 1.3 )

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Figura 1.3 Resultado de la Observación

El dato es la imagen sobre algún soporte material de un fenómeno o proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa; todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiera realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance en el establecimiento de los sistemas de información y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles determinados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible.

Información: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.

En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor-procesador.

Según Reynolds los datos tienen las siguientes características: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la información del dato estas cinco características pueden ser aplicables a ellas.

En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:

Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.
Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión.
Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situación.
Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos.
Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.
Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.

Por tanto la información es aquel dato procesado para un nivel técnico o social a partir de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo así la base estadística para toda investigación.

La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o lo que está funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.

La información es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se desempeñan las empresas de hoy en día.

No es posible que hablemos de control sin hablar de información. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de información. El sistema de información que se diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores críticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar técnicas e información apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la información pretenden ayudar a cada administrador a llevar a cabo su función de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se hace necesario:

Evitar la información sobrante. Es común encontrar en las organizaciones de vez en cuando a alguien quejándose de la falta de información, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en la mayoría de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes volúmenes de información, mucha más de la necesitada y las personas no saben discernir entre lo que constituye información relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle atención a informaciones que no le son útiles, olvidando las que les son imprescindibles.
Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada información irrelevante e inútil. Si reciben más información de la que pueden utilizar en forma productiva, quizás pasen por alto la información sobre problemas graves.
Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.
Conseguir que la información sea lo más completa y exacta posible: la omisión de algún acontecimiento, puede llevar a una valoración errónea de la situación y, por tanto, a una decisión desafortunada e incompleta. Mientras más exacta sea una información, más calidad tendrá y podrá recurrirse a ella con más confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo, en general, el costo de obtener información aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva. Si una información de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la decisión, entonces no vale el costo extra.
Lograr que la información sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para intervenir. El momento oportuno dependerá de la situación. El dirigente no debe tener la información ni antes ni después de lo que la necesita, ya que una anticipación podría distraer su atención hacia cosas que no le son útiles en ese momento y una información tardía imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso.
La información ofrecida por un sistema de información debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.
Evitar la redundancia de la información. Aunque pueda parecer que la repetición de datos por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna información obtenida por dos o más fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad. En cambio al obtenerla mediante un emisor único este se siente comprometido a que sea la más veraz posible, pues de lo contrario será suya la responsabilidad de no tomar correctamente la decisión correspondiente
La información debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpecerían la labor del dirigente.
La información que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuántos son los niveles de inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la condición del personal de otros departamentos.
Lograr que la información vaya acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se utilizan los sistemas de información administrativa que están diseñados para ofrecer a los administradores la información relevante y oportuna para tomar decisiones óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de información casi en todas las categorías funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación estratégica. Además, en el entendido de que "la información es poder", los sistemas de información administrativa pueden representar un activo muy valioso. Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la función de los sistemas de información administrativa han creado el puesto de director de información, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general es responsable a final de cuentas de la organización entera.

Factores claves en los sistemas de información administrativa

Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información.

Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos.

La presión para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economía recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.
Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años.
Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar un gran número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión.

A finales de la década de los 80 y durante los años 90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía inaccesible para la formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes:

Gran variedad de formatos gráficos
Las teclas de función activadas por Mouse.
Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un asunto determinado.

Aunque se superó la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptación surgió un nuevo obstáculo aún más complicado. El Directivo se percató que el nuevo enfoque del ordenador personal podría solventar el tipo de problemas e interrogantes de carácter ejecutivo que requerían una agregación de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto fundamental en la actualidad: cómo preservar la filosofía del (Fácil de usar) necesarias para animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologías y, al mismo tiempo, introducir una infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnología asociadas con las exigentes necesidades de información del directivo.

En términos sencillos, un Sistema de Información Administrativa proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de la toma de decisiones del directivo, El Sistema de Información Administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar apropiadamente los conceptos de información y tecnología integrados. Los elementos ideales incluyen:

Criterios de acción ejecutiva global en la empresa.
Tecnologías integradas, indivisible al directivo.
Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de tecnologías de información en la empresa.
Interfaz gráfica simple.
Información Integrada.
Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales como la disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio pos venta, son también algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Información Administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser, en muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

Recursos Humanos como sistema en el contexto empresarial.

La Administración de Recursos Humanos como todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988).

Estos pueden relacionarse como:

Subsistema de provisión de RH: que incluye la investigación del mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y selección.
Subsistema de aplicación de los RH: que incluye la descripción y análisis de puestos o de cargos y la evaluación del desempeño.
Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la compensación o administración de salarios, los beneficios sociales e higiene y seguridad del trabajo.
Subsistema de desarrollo de los RH: que incluye el entrenamiento y desarrollo de personal así como el desarrollo organizacional.
Subsistema de control de los RH: que incluye la recolección de datos y su tratamiento, informes y auditoria de recursos humanos.

A este último subsistema es al que dedicaremos toda nuestra atención en el presente trabajo.

Esos subsistemas tienen carácter contingencial o situacional, es decir, varían de acuerdo con la organización y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.

La interrelación entre estos subsistemas no significa que sigan obligatoriamente la secuencia mostrada, pero la presencia de un cambio en alguno de ellos sí afecta al resto de los subsistemas aunque no en igual dirección y magnitud.

Siempre debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas partes de una organización pueda desempeñar su responsabilidad de línea en relación al personal. Mientras mayor sea la organización y más descentralizada sea su estructura, mayor será la necesidad de control respecto de recursos humanos.

El control es un sistema automático que mantiene un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales y permite la debida regulación del proceso.

La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la información que los gerentes reciben.

Se hace necesario un sistema integrado de recolección procesamiento, almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que tanto las recolecciones y servicios de staff, como las decisiones de línea, sean las más adecuadas a cada situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos y Sistemas de Información de Recursos Humanos.

El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de gran importancia en la actualidad que requiere de su estudio y análisis. Este desarrollo lleva consigo una informatización de su sistema en sí, para brindar un trabajo más cómodo y eficiente. Un ejemplo de esta informatización la encontramos en el Sistema de Información.

El Sistema de Información de Recursos Humanos (Anexo 2) ha de proveer las bases para la toma de decisiones actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible para el proceso de acción y de los subsistemas. Ha pasado ha de ser un proceso de datos a gestionar la información.

Esta evolución se explica de la siguiente manera: El Sistema de Información es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, que ínter unidos generan informaciones necesarias para la toma de decisiones.

En el proceso de datos – información – conocimiento, intervienen los elementos, entre los que están, la información y los datos, y los elementos de soporte (hardware y software); los objetivos, que consisten en proporcionar información que facilite la toma de decisiones; y las funciones.

La estructura y funciones del sistema de Información de Recursos Humanos coinciden con la de un sistema de información en general, salvo que aquí se maneja la información preferentemente sobre la función o subsistema de los Recursos Humanos.

Un sistema de Información de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:

Bancos de Datos de Recursos Humanos.
Reclutamiento y selección de personal.
Entrenamiento y desarrollo de personal.
Evaluación del desempeño.
Administrador de salarios.
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadísticas de personal.
Higiene y seguridad.
Respectivas jefaturas.

Este sistema es la red generalmente basada en el computador que contiene uno o más sistemas operacionales, y que permite el suministro de datos sobresalientes para la toma de una decisión, y para la implantación de cambios. Los parámetros deben estar siempre listos a ser modificados y el sistema debe ser capaz de responder a cambios, para suministrar informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a la administración. El sistema de información de recursos humanos es un sistema parcialmente abierto que engloba ciertos tipos de flujo de información importantes dentro de una organización empresarial.

Con el advenimiento de la computadora personal, el ejecutivo pasó a tener más tiempo para pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando las informaciones deseadas.

La Información en el área de personal.

La administración de personal enfrenta desafíos múltiples en su labor. El principal desafío consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su efectividad y su eficiencia. Lograr esos objetivos requiere que los departamentos de personal se organicen de manera adecuada. Para este fin se necesita una información adecuada de dicho personal.

Esta información tiene como objetivos básicos, gestionar los volúmenes de información, rapidez y exactitud, facilitar las tomas de decisiones, en este objetivo son de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la filosofía abierta, y el conectar capacidades con conocimientos.

Tiene como ventajas:

Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad en tiempo y en personal.
Respecto a la información: minimizar la información en material impreso.

Existen límites en la información, los que traen consigo algunos fallos en el Sistema de Información de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden mencionar:

Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.
Metas y objetivos pocos claros.
Resuelve problemas equivocados.
Escasa involucración del usuario.
Falta de expertos en informática.
Expectativas poco realistas.
Falta de flexibilidad y adaptabilidad.

El éxito en los sistemas de información de Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del sistema, que requerirá una correcta comunicación entre usuarios y personal informático.

El éxito del departamento de personal en su labor de asesoría y ayuda depende de su capacidad de mantener siempre consciente de sus objetivos específicos y de los objetivos de la organización.

Conclusiones

En este trabajo se brinda una revisión de los sistemas informativos viéndose el desarrollo de los mismos durante la historia de la vida del hombre, así como las partes que lo componen. También se puede ver la diferencia entre los conceptos de información y dato, en conjunto con la importancia que tiene la información.
Los sistemas informativos proveen a la empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de decisiones.
Una vía óptima para automatizar los sistemas de información lo constituyen los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), específicamente aquellos que siguen el modelo relacional por sus ventajas en cuanto a diseño, almacenamiento y mantenimiento
Se realizó una revisión de los diferentes subsistemas que conforman la Administración de los Recursos Humanos, Centrando la misma en el Subsistema de Control de los Recursos Humanos, y dentro de él en el Sistema de Información.

BIBLIOGRAFIA

Koontz, Harol. 1995. Administración: Una perspectiva global. Editora McGraw Hill. 745p
Senn, James. 1990. Sistema de Información para la Administración. Editorial Limusa. 450p
Machado Noa, Noyla. 1993. Procedimiento para el análisis de Sistemas de Información Administrativa. Informe de Investigación Terminada. UCLV. 25p
La Administración y los Sistemas Modernos de Información. http://www.monografias.com.
Navarro, Carlisle Angulo, Diana García, Ana Luisa. Desarrollo del Sistema de Información Administrativa. http://www.monografias.com
F. Rockart, John. 2002. Un Sistema de Información de Gestión: Los factores críticos para el éxito.
Villanueva, Pedro Pablo. 1998. La Informática y la Entidad. Editorial de Ciencias Sociales, LaHabana. 133p
S. Lee, Barry. 1995. Analicemos antes de Informatizar. Editorial Deusto.214p
Bishop, P [1989] "Computing Science", octubre
Carnota, Orlando y Villanueva, Pedro [1989] "Proyección de Sistemas Automatizados de Dirección" La Habana, Pueblo y Educación
Greenwood, W.T. [1978] "Teoría de decisiones y sistemas de información. Introducción a la toma de decisiones administrativas". México, Editorial Trillas.
http://www.geocities.com/utn_util/monograf/frame.htm. Angel Rivera Sanz. Análisis y diseño de sistemas.
Kroenke, David M. Procesamiento de bases de datos. Fundamentos, diseño e instrumentación. 5ta edición, Prentice Hall, 1996.
Lucey, T. [1987] "Management information systems" -Sed- GB:DP Publications LTD
Mayor Vázquez, Mario [1998] "SQL Básico. Lenguaje Estructurado de búsqueda para usuarios finales, Referencias a ACCESS" CEPES – Universidad de La Habana.
Núñez Ponce, R. [1994] "Importancia de la informática en la gestión del ingeniero industrial". Revista Ingeniería Industrial (Perú) No. 10
Poolet, Michelle A. How to Choose a Primary Key. SQL Server Magazine, Number 2, April 1999.
Pressmam, Roger. [1992] "Ingeniería del Software. Un enfoque práctico". 3ra edición. Ed. McGraw-Hill Vol 1 y 2
Reynols, G.W. [1993] "Information systems for Managers"
Rodolfo A. Diéguez H. Documentación de sistemas.
/trabajos6/dosi/dosi
Solutions for Remote Data Access. Microsoft Developer Network. Microsoft Corporation. 1998.

Datos del Autor

Ing. Yovany Morales Cordero

Ingeniero en Informática

Jefe Departamento Informática y Comunicaciones

Banco Popular de Ahorro. Villa Clara. Cuba.