Control de las organizaciones no gubernamentales de desarrollo para la eficacia de la cooperación técnica internacional (página 3)

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2.5. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y técnicas de control enlazados entre si, con el objeto de evaluar la gestión institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.
SISTEMA DE CONTROL.
Proceso efectuado por los órganos directivos y el resto del personal de la Organización No Gubernamental de Desarrollo, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.
CONTROL INTERNO
Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo, administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.
PRINCIPIOS DE CONTROL
Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones de control de una Organización No Gubernamental de Desarrollo.
AMBIENTE DE CONTROL
Es el espacio, actividad, proceso, función u otro aspecto que abarca el Sistema de Control Interno
ÁMBITO DEL CONTROL
CLASES DE CONTROL INTERNO

Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos operacionales más que por lo financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información
CONTROL INTERNO OPERACIONAL
Tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad.
CONTROL INTERNO CONTABLE
VERIFICACIÓN INTERNA

Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas, control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos contables.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL

Está constituida por la estructura orgánica; las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de labores, asignación de responsabilidad y otros aspectos.
ORGANIZACIÓN
Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar la gestión institucional.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Los procesos son las diversas etapas que comprende el control. En cambio los procedimientos, son las técnicas y prácticas, que se aplican a la institución, actividades o funciones que se evalúan.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados de sus actividades (eficiencia o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican.
DESEMPEÑO DEL PERSONAL
SUPERVISIÓN PERMANENTE.

Comprende el conjunto de acciones para observar, examinar, inspeccionar las actividades del personal.

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión ), considera los siguientes componentes: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Vienen a ser las dependencias de la Organización No Gubernamental de Desarrollo responsables directas del control institucional: Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna y Auditoria Externa. Indirectamente forman parte del control la Asamblea General de Delegados, el Consejo de Administración, los Comités, la Gerencia y Jefaturas de las diversas áreas operativas.
ÓRGANOS DE CONTROL
Están conformadas por los departamentos, secciones y/o divisiones conformantes del órgano máximo del control.
DEPENDENCIAS DE CONTROL
OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Eficiencia y eficacia de las operaciones .
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

Según Koontz / O’Donnell[17], ya que los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto que éstos varían en nivel de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por definición, criterios sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.
ESTANDARES DE CONTROL
Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la planeación, organización dirección, coordinación e integración, ejecución e informes.
PROCESO DE CONTROL
Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que desarrolla las actividades de control
POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO
Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la optimización de la gestión.
ESTRATEGIAS DE CONTROL
Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos de control en el presente y en el corto plazo.
TÁCTICAS DE CONTROL
Delineación de las actividades de control de una Organización No Gubernamental de Desarrollo.
LINEAMIENTOS DE CONTROL
Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de control hasta determinar los resultados positivos o negativos
MÉTODOS DE CONTROL
Son las técnicas y prácticas que se aplican en las actividades de control realizadas por los órganos de control.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cédulas, libros, documentos, etc.
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Están constituídas por las normas generales y específicas de la institución.
HERRAMIENTAS DE CONTROL
Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados financieros.
MECANISMOS DE CONTROL
Vienen a ser las prácticas y pericias, dominios o destrezas en la utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades de control institucional.
TÉCNICAS DE CONTROL
Efecto de aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas en las actividades de control de una Organización No Gubernamental de Desarrollo.
ACCIONES DE CONTROL
Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una Organización No Gubernamental de Desarrollo.
ACCIONES DE CONTROL
La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la empresa y tomar las medidas oportunas y gestionarlos
RIESGOS DE CONTROL
La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las desviaciones. Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los objetivos deseados.
EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACIÓN
El control interno puede ayudar a que una Organización No Gubernamental de Desarrollo consiga sus objetivos, organización, administración, rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen puede ayudar a que una Organización No Gubernamental de Desarrollo llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.
LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO
LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas. El control interno no garantiza el éxito de una entidad. Incluso un control interno eficaz sólo puede "ayudar" a la consecución de los objetivos. Puede suministrar información para la dirección sobre el progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control interno no puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un buen gerente.

PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL EN LAS ONGD.

De acuerdo con Informe COSO [18] los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales.

El control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación del proceso en un momento dado.

El control interno a implantarse debe constar de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las empresas. Los componentes son los siguientes:

ES la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona el Consejo de Administración
ENTORNO DEL CONTROL
Las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo así como todas las empresas se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones.
ACTIVIDADES DE CONTROL
En las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo, hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
SUPERVISIÓN

El sistema de control interno de una Organización No Gubernamental de Desarrollo requiere supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantienen el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas a una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberían ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la cooperativa y forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles "incorporados", se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

La responsabilidad de la implantación del control interno con todos estos componentes, no será suficiente para facilitar la gestión óptima de la cooperación internacional, por lo que se requiere un sistema de control interno que se aplique sobre la base de la existencia de documentos normativos que van a constituir los estándares para evaluar la programación, gestión y el control mismo de las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. En este sentido se propone la aplicación de los siguientes documentos normativos.

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CONSIDERANDOS:

Es necesario propender a que la entidad cuente con un sistema de control interno adecuado a las características de sus operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus Consejos de Administración y Consejo de Vigilancia y Oficina de Auditoria Interna cumplan adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de fiscalización y control, respectivamente.
El sistema de control interno debe permitir a la sociedad civil la oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos que enfrentan los programas, proyectos y actividades de las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo con recursos de la Cooperación Técnica Internacional, que corresponde a todos los peruanos.

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las áreas de la entidad.
ALCANCE
DEFINICIONES

Asamblea de Asociados.- Asamblea General de Asociados
Directivos.– Los Asociados integrantes de los órganos directivos.
Identificación y administración de riesgos.– Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.
Código Civil .- El Decreto Legislativo No. 295.
Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización funcional de las diferentes unidades de la entidad, así como las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.
Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la realización de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta.
Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y procedimientos para las identificación y administración de los riesgos que enfrenta la entidad.

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La entidad debe implementar un sistema de control interno eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características particulares.
Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.
El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:

Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de la entidad, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.
Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la empresa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.
Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la entidad. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la entidad, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.

El sistema de control interno involucra a los directivos, funcionarios y trabajadores que forman parte de la entidad, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza similar establecidas por la entidad.
El Consejo de Vigilancia y la Oficina de auditoria interna serán responsables de la evaluación permanente, del diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de control interno de la entidad. En ambos casos, dicha evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.
Las deficiencias del sistema de control interno, identificadas en cualquier unidad de la entidad deberán ser reportadas, oportuna y simultáneamente al Consejo de Vigilancia y al Consejo de Administración, para la adopción de las medidas necesarias para su pronta corrección.

DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y LA GERENCIA

El Consejo de administración como órgano responsable del funcionamiento administrativo de la entidad conforme lo establecido en las normas, es el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del control interno dentro de la entidad. Las responsabilidades mínimas del Consejo de Administración, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:

Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos y demás manuales de la empresa;
Adecuar de manera permanente los manuales antes citados a las operaciones y servicios que brinda la entidad, así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;
Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los riesgos que la entidad asume en el desarrollo de sus operaciones y actividades;
Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,
Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

El gerente, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la entidad tiene la responsabilidad de implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las disposiciones del Consejo de Administración. Para tal efecto, deberá dotar a la entidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos que permita la identificación y administración de los riesgos que asume la entidad en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

CONSEJO DE VIGILANCIA

Es el órgano fiscalizador de la entidad, asimismo es responsable en primera instancia del control de la institución, deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente Reglamento, siendo sus responsabilidades mínimas las siguientes:

Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia
Informar al Consejo de Administración sobre el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas
Evaluar permanentemente el desempeño de los auditores internos y externos, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del control interno.

DE LA ASAMBLEA DE ASOCIADOS

Es responsable del seguimiento de lo dispuesto en el presente reglamento, debiendo adoptar las medidas que se consideren pertinentes para su adecuado cumplimiento.

REGLAMENTO DE AUTOCONTROL INSTITUCIONAL

Resulta necesario establecer normas, que respetando la autonomía institucional, permitan lograr la eficiencia y eficacia de la entidad, mediante un control institucional adecuado.

OBJETO:

Regular el sistema y medios por los cuales la propia entidad debe mantener un activo control sobre su respectiva organización

BASE NORMATIVA

Código Civil
Estatuto institucional
Ley de Cooperación Técnica Internacional
Otras relacionadas

AUCONTROL INSTITUCIONAL

Es el sistema y medios que deben disponer la entidad, para mantener la eficiencia y eficacia de su gestión en armonía con el interés de sus asociados y de la comunidad en general

EFICIENCIA Y EFICACIA INSTITUCIONAL

EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia el mejor y más racional uso de los recursos humanos y materiales de que disponen estas organizaciones. En tal sentido, toda entidad debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea posible.

EFICACIA.- Se entiende por eficacia el logro de los objetivos propuestos por los asociados para el mejoramiento de su respectivo desarrollo personal y económico. En tal sentido, la entidad debe tener como objetivos aquellos formulados y reclamados por sus propios asociados, previo adecuado conocimiento de éstos a las condiciones en que opera la empresa.

ÓRGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL

El autocontrol institucional se realiza en forma integral sin perjuicio de las atribuciones que les corresponde a cada órgano según Ley.

Particularmente corresponde a: 1) La Asamblea de Asociados, 2) El Consejo de Administración, 3) Consejo de Vigilancia, 4) El gerente y la Oficina de auditoria interna

RESPONSABILIDADES

La Asamblea de Asociados es el órgano encargado de supervisar la eficacia de la empresa (logro de objetivos)
El Consejo de Administración es el órgano encargado de supervisar la eficiencia de la empresa (uso racional de los recursos).
El Consejo de Vigilancia y la Oficina de Auditoria Interna, son los órganos encargados de supervisar la legalidad de las acciones de la entidad, la veracidad de las informaciones proporcionadas a los asociados, a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los bienes de la entidad.

La Oficina de Auditoria interna debe realizar bajo responsabilidad arqueos de caja, valores y otros bienes, controles contables y legales permanentes y cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo de auditorías operativas, de gestión, sistemas, financieras e integrales.

Las técnicas que deberá aplicar el para cumplir sus responsabilidades, son las siguientes:

- Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.
- Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
- Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.
Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación
Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

REGLAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

ALCANCE

Las disposiciones del presente reglamento son aplicables a las dependencias de la entidad.

DEFINICIONES

Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser consideradas de manera permanente en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.
Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno.
Asamblea General: Asamblea General de Asociados .
Días: Días calendario.
Federación: La que corresponda.
Hechos significativos: Sucesos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus obligaciones con sus socios.
Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.
Código Civil. El Decreto Legislativo No. 295
Manual de Auditoría Interna: Documento que contiene las políticas, funciones, procedimientos y técnicas de auditoría utilizados para evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la entidad.
Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y alcance del programa de auditoría, cronograma y actividades programadas que se desarrollarán durante cada ejercicio económico
Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

2. RESPONSABILIDAD DE LA ASAMBLEA GENERAL Y DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

La Asamblea de Asociados, como autoridad suprema de la entidad y responsable en primera instancia del control de la misma, debe adoptar las acciones necesarias para que la Oficina de auditoria Interna realice las funciones de un adecuado seguimiento del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento. El Consejo de Administración es responsable de proporcionar los recursos y demás facilidades que resulten necesarias para el desarrollo de dichas funciones.

DE LA LABOR DE AUDITORÍA INTERNA

Los encargados de realizar la labor de auditoría interna de acuerdo con lo establecido, deberán tener la independencia suficiente para cumplir sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando para ello con todas las facultades necesarias para el logro de sus objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente separados de las funciones operativas y administrativas de la empresa.
Las funciones de auditoría interna son las siguientes:

Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia.
Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rige a la entidad.
Evaluar el funcionamiento de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la entidad para la seguridad de los mismos
Evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, planes de contingencia y demás normas internas de la entidad, así como proponer, de ser el caso, modificaciones a los mismos.
Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones por los auditores externos.
Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de Consejo de Administración, La Gerencia y el Consejo de Vigilancia; así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas
Realizar actividades no programadas cuando se considere conveniente o ante requerimiento de la Asamblea General o por sugerencia del Consejo de Administración o el Gerente.
Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas internas de la entidad, así como de aquellos documentos que determinen los órganos supervisores y de control
Comunicar al Consejo de administración y a los órganos supervisores y de control, de manera inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos, una vez concluidas las investigaciones correspondientes.
Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determinen los órganos supervisores y de control.
Los encargados de la labor de auditoría interna deben contar con una infraestructura adecuada, así como con recursos técnicos y logísticos de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, las mismas que deberán guardar relación con la magnitud y complejidad de las operaciones y estructura de la entidad. Los encargados de la labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias relacionadas a sus funciones.
Los procedimientos y técnicas de auditoría empleados por los encargados de la labor de auditoría interna deberán adecuarse a las disposiciones establecidas por las entidades estatales correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’S) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’S). Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de procedimientos de auditoría interna.
Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la función correspondiente, debiendo reunir los siguientes requisitos:

Tener título profesional y especialmente en materias afines a las funciones de la Unidad de Auditoría Interna;
Tener una experiencia no menor de dos (2) años en actividades de auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en sociedades civiles por un periodo no menos a dos (2) años, según corresponda;
No tener antecedentes penales;

No haber sido sancionado por la Federación u otra entidad supervisora o control;

Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, son responsables de cumplir con las obligaciones que se les asignan en el presente documento, así como de informar inmediata y simultáneamente cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus funciones e independencia. También deberán informar inmediata y directamente al Consejo de Vigilancia, al Consejo de Administración, de manera simultánea, los hechos significativos que hayan detectado en el curso de sus labores de auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto deberán constar en los Libros de Actas correspondientes.
La remoción del auditor responsable de la labor de auditoría interna deberá ser comunicada previamente a los órganos de supervisión y control indicando las razones que justifican tal medida

4.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de Vigilancia, debiendo remitirse a la Asamblea de Asociados y Consejo de Administración antes del 31 de diciembre del año previo. Dicho Plan deberá considerar, por lo menos los siguientes aspectos:

Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;
Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;
Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;
Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,
Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales requeridos para el cumplimiento del Plan.

El plan deberá considerar como actividades permanentes, cuando menos, las que se señalan a continuación:

Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados de las actividades que realiza la entidad.
Verificación del adecuado y oportuno registro contable de las transacciones que realiza la entidad.
Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la entidad, tanto individuales como globales;
Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del patrimonio efectivo;
Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;
Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y valorización de las inversiones realizadas por la entidad y su correspondiente constitución de provisiones;
Evaluación del nivel de reclamos presentados por los asociados de la entidad y del tratamiento otorgado;
Verificación de la actualización del padrón de asociados;
Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea de Asociados;
Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los diversos órganos
Las demás evaluaciones y los informes que las empresas deben realizar periódicamente conforme las disposiciones vigentes

6.-DE LOS INFORMES.

Los informes que se deriven de los exámenes realizados por los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de hechos significativos;
Objetivo y alcance de la evaluación;
Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;
Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la entidad, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la empresa;
Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;
Personal encargado del examen; y,
Fecha de inicio y término del examen.

REGLAMENTO DE AUDITORÍA EXTERNA

(Puede ser aplicable a la auditoria financiera y auditoria social)

CONSIDERANDOS:

Que, la labor de auditoría externa constituye un apoyo para la administración más eficiente y eficaz de la entidad, así como para la supervisión y control que el Consejo de Vigilancia y los órganos de supervisión y control respectivo deben realizar;

Que, es necesario formular las normas, para que las correspondientes Asambleas generales y Consejos de Vigilancia cumplan adecuadamente las facultades que respecto a las auditorias externas les son encomendadas en sus normas internas.

ALCANCE:

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a la entidad en general.

DEFINICIONES:

Para la aplicación del presente Reglamento deberán considerarse las siguientes definiciones:

Días: Días calendario.
Directivos: Los Asociados integrantes del Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia.
Órganos de supervisión y control: el que corresponda
Hechos significativos: Aquellos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de las obligaciones con sus asociados.
Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.
Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.
Sistema de información: Conjunto de políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la adecuada generación del flujo de información válida y confiable necesaria para la toma de decisiones internas y el suministro de información a terceros y autoridades competentes. Incluye los sistemas informáticos utilizados para el registro y generación del flujo de información.
Sociedades de auditoría: Sociedades de auditoría externa.

RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD:

OBLIGACIÓN DE CONTRATAR SOCIEDADES DE AUDITORÍA:

La entidad deberá contratar sociedades de auditoría de acuerdo a las disposiciones del presente Reglamento.

La entidad deberá convocar a las sociedades de auditoría externa y comunicar al órgano de supervisión y control, la relación de las sociedades de auditoría que hayan presentado sus propuestas técnicas y económicas, adjuntando la correspondiente constancia de inscripción y habilitación vigente en el registro correspondiente. El Consejo de Vigilancia propondrá la terna de sociedades de auditoria contratables que haya preseleccionado al Consejo de Administración conforme a los procedimientos establecidos.

Una copia del contrato suscrito entre la entidad y la sociedad de auditoría deberá ser remitida al órganos supervisor y de control correspondiente dentro de los diez (10) días siguientes a su suscripción. La documentación que sustente el cumplimiento de los requisitos de contratación referidos e el artículo deberá estar a disposición de los órganos de la entidad y del órgano supervisor y de control respectivo.

REQUISITOS PARA LA CONTRATACIÓN:

La entidad sólo podrá contratar los servicios de sociedades de auditoría que cumplan con los siguientes requisitos, los mismos que serán extensivos, en lo pertinente, a los socios de dichas sociedades.

Contar con inscripción y habilitación vigente en el registro correspondiente;
Contar con la experiencia, infraestructura, recursos humanos y técnicos adecuados al volumen y complejidad de las operaciones que realiza la entidad;
No haber sido objeto de observación por parte de del órganos supervisor y de control respectivo;
No haber sido sancionadas por algún organismo por la realización de trabajos no satisfactorios;
No tener vinculación por riesgo único de acuerdo a la normatividad emitida por las entidades de control, con directivos, gerentes o funcionarios principales de la entidad, ni ser asociado de la entidad; y,
Otras que señale la entidad de control a pedido de la Federación.

CONTENIDO DE LOS CONTRATOS:

Los contratos suscritos con las sociedades de auditoría deberán contener los siguientes aspectos:

El inicio de los exámenes de auditoría externa se deberá realizar a más tardar sesenta (60) días antes del cierre del ejercicio económico correspondiente;
Alcance y contenido mínimo de los informes de las sociedades de auditoría, conforme con las disposiciones del presente Reglamento y demás normas complementarias que emitan los órganos de supervisión y control respectivos;
Declaración de la sociedad de auditoría, de sus socios y de cada uno de los miembros del equipo que auditará a la entidad, de conocer y aceptar las obligaciones y responsabilidades establecidas por la normatividad vigente sobre la realización de la auditoría externa, la confidencialidad de la información obtenida y los requerimientos de rotación;
Plazo de entrega de los informes;
Obligación de la sociedad de auditoría de poner a disposición de las entidades de supervisión y control los papeles de trabajo y demás documentación de respaldo de los informes que emita;
Obligación de la sociedad de auditoría de poner a disposición de los órganos de supervisión y control, simultáneamente a su presentación al Consejo de Administración y Consejo de Vigilancia de la entidad , copia de los informes que se emitan en cumplimiento del presente reglamento;
Cláusula de penalidad que sancione pecuniariamente el retraso en la presentación de los informes, respecto a los plazos establecidos por la normatividad vigente, cuyo monto será deducido de los honorarios de la sociedad;
Relación de todos los integrantes del equipo auditor, especificando aquellos contratados con carácter temporal y/o permanente señalando su experiencia, nivel profesional, tiempo que lleva auditando a la ONGD. y las responsabilidades de cada uno de ellos;
Compromiso de la sociedad de auditoría de no reemplazar al socio; gerente o auditor encargados de la auditoría sin autorización de la entidad; y.
Participación en reuniones de trabajo, según corresponda, con los órganos de supervisión y control, el Consejo de Administración y/o Consejo de Vigilancia de la entidad.

RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD EN LOS EXÁMENES DE AUDITORÍA EXTERNA:

El Consejo de Administración y la Gerencia son directamente responsables de proporcionar a la sociedad de auditoría contratada, la información y facilidades necesarias para que ésta pueda realizar su labor de manera adecuada, independiente y oportuna.

Asimismo, es responsabilidad de dichos órganos velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente Reglamento y conformar un archivo que contenga los antecedentes y respuestas a los pedidos de información que efectúe la sociedad de auditoría

CONOCIMIENTO DE INFORMES POR PARTE DE LA ENTIDAD:

El Consejo de Administración deberá tomar conocimiento de todos los informes de la sociedad de auditoría y disponer la adopción de las medidas correctivas necesarias.

La recepción y toma de conocimiento por el Consejo de Administración de los informes de la sociedades de auditoría deberá constar en el Libro de Actas respectivo.

Asimismo, el dictamen de los estados financieros deberá ser de conocimiento de la Asamblea General de Asociados, conjuntamente con la memoria anual de la institución.

Simultáneamente a la presentación al Consejo de Administración, la sociedad de auditoría también deberá presentar al Consejo de Vigilancia los informes referidos en los párrafos anteriores.

INFORMACIÓN A LOS ÓRGANOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL:

La entidad debe poner en conocimiento de los órganos de supervisión y control, dentro de los diez (10) días de su ocurrencia, la siguiente información:

Incumplimiento de las obligaciones contractuales de las sociedades de auditoría, así como de ser el caso, la resolución de los contratos celebrados con las sociedades de auditoría, por incumplimiento de dichas sociedades; y,
La aplicación de la penalidad indicada en el presente reglamento.
Asimismo, la entidad deberá informar previa y documentadamente a los órganos de supervisión y control sobre las razones que motiven el cambio de sociedad de auditoría externa después de firmado el contrato respectivo.

RESPONSABILIDADES DE LAS SOCIEDADES DE AUDITORIA:

REQUISITOS DE ROTACIÓN DEL SOCIO Y DEL EQUIPO AUDITOR:

La sociedad de auditoría bajo su responsabilidad tiene la obligación de rotar al socio responsable de emitir opinión y a todos los integrantes del equipo después de tres (3) años de haber realizado labores de auditoría en la misma entidad. Una vez concluido el referido plazo máximo deberá transcurrir un período de, por lo menos, dos (2) años para que cualquiera de dichas personas pueda volver a auditar a la entidad.

Para efecto de lo indicado en el párrafo anterior, el período de tres (3) años es acumulativo, aún cuando los integrantes del equipo auditor hayan formado parte de otra sociedad de auditoría.

EXÁMENES APLICABLES A LA ENTIDAD:

Las sociedades de auditoría deberán evaluar la razonabilidad de los estados financieros y el funcionamiento integral del sistema de control interno.

En caso las sociedades de auditoría identifiquen problemas que no permitan la realización de los exámenes de manera adecuada, deberán comunicarlo de inmediato a los órganos supervisores y de control e indicar en los respectivos informes las razones que impidieron dicha evaluación.

DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

El dictamen de los estados financieros deberá contener la opinión de la sociedad de auditoría respecto de la razonabilidad del contenido de dichos estados en todos sus aspectos, de acuerdo con las disposiciones emitidas por el organismo de supervisión y control y, en caso de existir situaciones no previstas en dichas normas, por lo dispuesto en las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s) oficializadas por el Consejo Normativo de Contabilidad.

Si hubiera calificaciones al dictamen, éstas deberán estar claramente identificadas y, cuando corresponda cuantificadas dentro del mismo.

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS:

La sociedad de auditoría deberá comprobar que la entidad cumplan con revelar en las "Notas a los estados financieros" información cuya revelación es requerida por normas emitidas por el organismo de supervisión y control respectivo y por las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC’s).

INFORME SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

El informe sobre el sistema de control interno deberá considerar, por lo menos, lo siguiente:

Evaluación del cumplimiento y eficacia del sistema de control interno, el que deberá consignar el detalle de las deficiencias encontradas, análisis de su origen y sugerencias para superarlas;
Evaluación de las políticas y procedimientos para la identificación de riesgos, de acuerdo con las disposiciones establecidas por el organismo de control correspondiente;
Evaluación de los sistemas de información de la entidad que incluya, entre otros, el flujo de información en los niveles internos de la entidad para su adecuada gestión, y la revisión selectiva de la validez de los datos contenidos en la información complementaria a los estados financieros (anexos y reportes), según las normas vigentes sobre la materia;
Evaluación de los mecanismos de seguridad y existencia de planes de contingencia por parte de la entidad para enfrentar situaciones de riesgo que impliquen pérdida de información o daño de los equipos computarizados utilizados, así como de los demás activos; y,
Grado de cumplimiento de las observaciones formuladas por los órganos de supervisión y control y por las sociedades de auditoría correspondiente a los últimos ejercicios.

INFORMES COMPLEMENTARIOS:

Las sociedades de auditoría deberán evaluar los siguientes aspectos:

Evaluación de la programación y gestión de la cooperación técnica internacional. El informe deberá contener el resultado de la evaluación de los aspectos siguientes: Programas, Proyectos, metas, objetivos, etc
Cumplimiento de la constitución de las provisiones requeridas por las disposiciones legales;
Refinanciación de créditos, clasificación y la suficiencia de sus provisiones conforme a las normas emitidas por el organismo de control, consignándose aquellos créditos con refinanciaciones periódicas o que merezcan observaciones;
Políticas y procedimientos de seguimiento de la cooperación técnica internacional.
Procedimientos adoptados para los bienes adjudicados y los recibidos en pago de deudas;
Sobre otros aspectos trascendentes de la entidad
Ponderación por riesgo de los activos y créditos contingentes efectuada por la entidad, de acuerdo a las normas sobre la materia; e,
Evaluación de Inversiones autorizadas.
Evaluación de la cartera de inversiones, que se realizará sobre la base de una muestra que comprenderá como mínimo el cincuenta por ciento (50%) del monto total de la cartera, e incorporará por lo menos los aspectos siguientes:

Verificación de la valorización de las inversiones;
Verificación del adecuado registro contable;
Cumplimiento de la constitución de la provisión por fluctuación de valores;
Cumplimiento de la política de inversiones y de las políticas y procedimientos respecto a la administración de riesgos de mercado en que incurre la entidad; y,
Concentración de las inversiones en grupos socio/económicos.

PLAZOS DE PRESENTACIÓN DE INFORMES:

La fecha límite de presentación del informe sobre la evaluación del sistema de control interno de la entidad es el 20 de diciembre del año correspondiente al ejercicio que se audita.

La fecha límite de presentación del dictamen sobre los estados financieros, así como los informes complementarios es el último día hábil de febrero del año siguiente al del ejercicio auditado.

INFORMACIÓN DE HECHOS SIGNIFICATIVOS:

Las sociedades de auditoría tienen la obligación de comunicar por escrito dentro de los tres (3) días de haber tomado conocimiento, los hechos significativos que detecten en el proceso de auditoría a la entidad, sin perjuicio de su comunicación a los órganos competentes de la entidad e incluirlos en los informes correspondientes.

RESPONSABILIDAD DE LAS SOCIEDADES DE AUDITORIA:

Las sociedades de auditoría asumen plena responsabilidad por los informes que emitan y que no revelen apropiadamente las situaciones que demuestren la falta de solvencia, insuficiencia patrimonial y/o acentuada debilidad financiera o económica de la entidad a la fecha del examen.

APLICACIÓN SUPLETORIA DE NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORÍA:

Los exámenes que las sociedades de auditoría realicen de acuerdo con lo dispuesto en el presente Reglamento serán efectuadas aplicando las disposiciones señaladas por el organismo de control respectivo o, en su defecto, por lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA’s) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’s).

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN EL DICTAMEN Y LOS INFORMES:

Las sociedades de auditoría deberán conservar la documentación que sustente los informes emitidos, provenientes de los exámenes efectuados, por u periodo de hasta diez (10) años posteriores al ejercicio auditado.

RESPONSABILIDAD DE LOS ORGANOS DE SUPERVISION Y CONTRO FACULTADES :

El trabajo de la Auditoria externa puede ser motivo de evaluación por los órganos supervisores y de control, mediante la contratación de una sociedad de auditoría distinta o ampliar el alcance de la auditoría realizada, cuando:

Los resultados de los exámenes de auditoría realizados no cumplan con lo dispuesto en el presente Reglamento, o no sean satisfactorios a su criterio.

Se requiera la realización de exámenes complementarios a los establecidos en el presente reglamento

Asimismo, podrán requerir en los casos que considere conveniente, la realización de auditorías externas a la entidad que se encuentren por debajo del nivel de activos totales señalados en las respectivas normas.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

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