Sistema automatizado para la gestión de acuerdos como apoyo a toma de decisiones (página 2)

Los acuerdos que tributan a la realización de actividades, pueden ser tan variados como las mismas organizaciones y sus objetivos. No obstante, de manera general los acuerdos dicen mucho acerca de la estructura de una organización, siendo que, la manera en que agencian las actividades derivadas de los acuerdos depende de la estructura de la organización, en la mayor parte de los casos.

Sin lugar a duda una gestión automatizada de acuerdos puede ayudar a plasmar o contemplar en términos generales o específicos de lo que se debe cumplir, y no contando con una gestión eficaz y eficiente de los documentos de acuerdos será muy lento y escaso el éxito de una organización.

1.3.1 Estructura organizativa y actividades

Las características más comunes en las organizaciones, es el hecho de que presentan una estructura interna que las divide entorno a objetivos más específicos (STONER). Sin embargo, independientemente de que los objetivos de la organización sean el mismo, se hace imprescindible la separación de la entidad en áreas o grupos de trabajo, que se especialicen en determinadas tareas o atendiendo a determinados criterios. Tal es el caso de los diferentes departamentos, brigadas, escuadras, cuadrillas, claustros, consejos, sindicatos, secretariados, pelotones, y todo nombre que pueda adoptar un grupo de personas que forma parte de una organización. La representación de la estructura de una organización es una tarea muy compleja, dando origen a lo que se conoce como organigrama (STONER), para dar la idea como están posicionados los diferentes grupos de personas dentro de la entidad, y aun cuando esta forma de representación pudiera traer implicaciones psicológicas desfavorables para muchos de sus miembros, sigue siendo útil en su propósito (STRATEGOR, 1995).

Estos grupos en los que está dividida una organización, son muy interesantes en el sentido en que son exhaustivos y no excluyentes, es decir que la unión de sus miembros da como resultado el total de los integrantes de la organización, dado que cualquiera de ellos pertenece siempre a alguno de dichos grupos, y además que una persona pertenece o puede pertenecer a más de un grupo (STONER). Así por ejemplo, un trabajador de una brigada determinada puede pertenecer a su vez a una cuadrilla en específico, y un profesor además de pertenecer al claustro pertenece a un departamento, o un sindicato.

Otro aspecto interesante de los grupos, lo constituye el hecho de que, atendiendo a un criterio determinado tienen una estructura jerárquica, es decir que pertenecen siempre a otro grupo, o están formados por varios grupos. Y por lo general la influencia que puedan ejercer sus miembros en la toma de decisiones concernientes a la organización, depende de la naturaleza del tema de que se trate (STONER).

Como ejemplo pudiera tomarse a un grupo sindical y un grupo administrativo, cuyos miembros todos forman parte del grupo trabajadores. Desde la óptica de la asignación y administración de recursos, el grupo sindical se somete al grupo administrativo, pudiendo incluso no existir, pero si la cuestión a tratar es el cumplimiento de acuerdos entre la administración y los empleados, suele ser entonces que el grupo sindical tenga mayor peso en la toma de decisiones al respecto.

Al incluir el tema de las actividades a desplegar en cumplimiento de los acuerdos tomados, en este entramado complejo que se presenta al analizar a las organizaciones, con sus metas y objetivos, sus grupos exhaustivos y no excluyentes, y las estructuras jerárquicas de dichos grupos, se divisa un panorama más complicado aún. Y es que, estas divisiones administrativas, políticas, culturales o de otra índole, que pueden encontrarse dentro de una organización, también tienen sus objetivos y metas que cumplir, y en consecuencia tienen un plan o programa por el que regirse, que a su vez está compuesto por un resumen de actividades a desarrollar (STRATEGOR, 1995).

Luego entonces, al estar las actividades ligadas indisolublemente al individuo o a los grupos, y al tomar estos está estructura jerárquica, que se ordena en función de la cuestión de que se trate, pues resulta obvio que las actividades también tendrán una importancia dada en relación a otras, y por ende una prioridad. De manera que, en el caso en que coincidan varias actividades en el tiempo, por cualquier razón, se puede determinar la más importante al encontrar aquella que ha sido concebida a un individuo o grupo de mayor jerarquía, sin olvidar que la naturaleza de dicha jerarquía puede ser menos importante que aquella por la que se rige el individuo o grupo al cual se ha concebido la otra actividad.

De manera que, las actividades también pueden coincidir en el tiempo, y atendiendo a determinados elementos tienen una prioridad, en función de la cual se escoge cual resulta más importante realizar. Esto es, dando por sentado que los grupos de personas pueden realizar una tarea a la vez.

1.4 Problemática de la gestión automatizada de acuerdos

Si bien la realización de las actividades derivadas de los acuerdos tomados en las reuniones de una organización es un asunto vital en el funcionamiento de la misma, el proceso de cumplimiento de dichas actividades derivadas de los acuerdos tomados no es menos importante. Lo que sucede es que, para concebir un conjunto de tareas que encausen a la organización por el camino del cumplimiento de sus metas y objetivos, se debe tener en cuenta la estructura que tiene dicha entidad, y las variadas formas jerárquicas que pueden presentar un individuo o grupos en los que está dividida, atendiendo a los variados criterios de ordenación que pueden existir, ausencia de definiciones detalladas de las funciones de cada división estructural, facultades y funciones de los directivos y de las unidades organizativas que conforman la razón de ser de la institución no definidas en un documento oficial, si propone un sistema capaz de adaptar a los cambios y variaciones de cargos, que dada a su viable flexibilidad se puede acoplar a cualquier movimiento en la organización, sin perdidas de evidencia y la información que contienen los acuerdos a fin de garantizar que el flujo de información sea el adecuado y se eviten la distorsión de la misma.

1.5 Notificación de las tareas

En organizaciones relativamente pequeñas, este proceso puede considerarse más bien sencillo, es decir que avisarles a las personas sobre las tareas que deben desarrollar en un período de tiempo puede no significar una complejidad adicional. Quizás este método, alejándonos un poco del sentido técnico, sea el hecho de que son muy propicios para que las personas intercambien entre ellas, ayudando así a mantener el espíritu de equipo.

El problema surgiría en organizaciones con un número considerable de miembros.

Ya sea la organización grande o pequeña, la notificación de las tareas se hace más o menos de la misma manera. Se convocan a todos los interesados a participar en reuniones donde se toman en su mayoría acuerdos entre otros aspectos a tratar, se orientan tareas que deben ser realizadas en un período de tiempo. Por supuesto que teniendo en cuenta todo lo anteriormente expuesto acerca de la estructura de la organización y de los grupos por los que está compuesta.

1.5.1 Automatización de notificación de tareas

Una solución a esta problemática sería la automatización del proceso de notificación. Es decir, un sistema que reemplace en buena medida a las personas encargadas de notificar a otras sobre el cumplimiento de una o varias tareas. De esa manera que la automatización de notificación a las personas en el período de tiempo de cumplimiento de una o varias tareas, es muy eficiente en el sentido en que se sabe con seguridad que los interesados están debidamente informados para el cumplimiento de las tareas y que esas llevan un control memorial de todas las modificaciones y actividades hechas con base en las mismas de modo que se eviten manipulaciones por razones amigables o personales, y un posible control interno caso sea necesario aclarar o justificar un evento dado. Por otra parte, en las reuniones son muy propicias para debatir acerca del cumplimiento o no cumplimiento de tareas asignadas con anterioridad. En realidad las posibilidades de un sistema así pudieran ir más allá, pudiera servir como una especie de recordatorio, de las tareas que han sido acordadas y el tiempo establecido, la misma pudiera convertirse en una tarea más sencilla, en cuanto a que el sistema pudiera alertar inmediatamente el acercamiento al plazo establecido para el cumplimiento de un acuerdo.

1.6 Herramientas para automatizar notificaciones

En el mercado actual de software, existen un grupo de herramientas que resuelven esta problemática, sin embargo las soluciones planteadas por estas herramientas son sólo parciales, puesto que no tienen en cuenta algunas de las funcionalidades requeridas. Una buena parte de estos sistemas se limitan a la creación personalizada de calendarios, donde cada jornada se puede relacionar con un grupo de tareas a realizar, lo cual es muy parecido a una simple agenda personal, este es el caso de Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Outlook 2007.

Outlook es una herramienta realmente eficiente, sin embargo no alcanza a resolver todas las cuestiones que se han descrito, básicamente es una agenda electrónica que permite a los usuarios planificarse tareas durante un período determinado, formando así un calendario. Permite además que los miembros de un equipo compartan sus calendarios unos con otros, ya sea por medio de correos electrónicos o mediante la web. También permite comparar los calendarios de varias personas, con el objetivo de encontrar automáticamente el tiempo libre que estas tengan (Microsoft corporation, 2003). Si se ha encontrado con éxito este intervalo de tiempo, la persona a cargo de concertar la reunión puede, notificar a los interesados acerca del nuevo evento que tendrá lugar. El inconveniente principal que presenta Outlook, independientemente de toda la gama de funcionalidades que presenta, es que tampoco concibe a la organización como un conglomerado de grupos de personas, que pueden pertenecer a uno o a varios grupos a la vez. Por otra parte, el sistema de avisos depende de un servidor de Exchange, que lo hace dependiente de este programa (Microsoft corporation, 2003). Además, aun cuando los usuarios tienen amplias posibilidades de intercambiar sus calendarios desde cualquier lugar, tienen que encontrarse en una computadora que tenga el sistema instalado previamente.

Estos inconvenientes comentados, dejan a Outlook en una posición poco favorable puesto que resuelve nuestra problemática sólo de manera parcial. Aunque Outlook sea una herramienta de carácter organizacional bastante enriquecido.

1.7 Sistemas automatizados existentes vinculados al campo de acción

Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema. El software va a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea. Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o programas informáticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no son utilizados por nadie. Por lo tanto, antes de implantar el modelo de gestión, es necesario crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito. Hoy en día no se concibe ninguna actividad administrativa sin la utilización de las tecnologías informáticas.

1.7.1 Gestión de contenido empresarial (Enterprise Content Managemnet, ECM)

Son un conjunto de tecnologías utilizadas para capturar, gestionar, guardar, entregar y conservar la información que sustentan los procesos de negocio y empresariales. Tras una reflexión de la definición recogida del autor alemán Ulrich Kampffmeyer, se puede decir de forma resumida que es un sistema gestor de sitos web, portales e intranets que integra herramientas necesarias para crear, gestionar (editar e inserir) contenidos en tiempo real, sin la necesidad de programación de código, cuyo objetivo es de estructurar y facilitar creación, administración, distribución, publicación y disponibilidad de la información, haciendo el uso de las tecnologías web de gestión de contenido empresarial para una mayor calidad, un aumento en la funcionalidad y ventajas para los usuarios. No sólo es el caso de algunos sectores en particular pero también en una visión integradora de la gestión de contenido empresarial (ECM).Y, también pueden ser vistos como sinónimo de estrategia.

Su mayor característica es la grande cuantidad de funcionalidades presentes. Algunos programas ECM: Nuxeo3 y Alfresco4.

1.7.2 Alfresco

Alfresco es un programa estadounidense de código abierto licencia (GPL) para la gestión del contenido y documentación empresarial. El objetivo de la empresa responsable del proyecto es desarrollar software de alta calidad produciéndolo con las aportaciones de los usuarios a un costo bajo. La licencia es gratuita y su desarrollo es 100% código abierto, pero el uso de la versión completa (Alfresco Entreprise Edition) exige la contratación de un servicio de mantenimiento. También se puede elegir instalar la versión de la comunidad (Alfresco Labs) que no requiere contratar ningún servicio adicional, pero necesita constantes actualizaciones, y carece de certificados de uso.

El programa está dividido en diferentes soluciones, ofrece Gestión de Contenido (ECM y CMS), Gestión Documental, Colaboración, Gestión de Información, Gestión de Expedientes, Gestión de Imágenes, y Repositorio Alfresco JSR 170.

Amenazas:

ü Altos Costes de mantenimiento. La versión gratuita no es estable.

ü Numerosas opciones y posibilidades que podrían desorientar al usuario final.

ü El software es complejo de modificar sin el permiso de partners certificados.

ü Su mantenimiento en una organización es complejo a largo plazo. Debilidades:

ü Los tiempos de respuesta y los servicios que ofrece el programa dependen de las suscripciones hechas (costes de mantenimiento).

ü No ofrece soluciones documentación largo plazo.

ü Hay que implementar la norma ISAD G u otras, por cuenta propia.

ü Demasiadas opciones y posibilidades para un usuario que busque plataformas más prácticas.

1.7.3 Nuxeo

Nuxeo es un programa inglés de código abierto destinado al ECM (Entreprise Content Management). Tiene dos productos diferenciados: la gestión documental, y la gestión de contenidos orientada a la publicación web, ambos se pueden compartir en la misma aplicación. El gestor documental (Nuxeo DM) ofrece un ambiente colaborativo, escalable, y multifuncional. Y además tiene en cuenta la gestión del Archivo, con el cumplimiento de los requisitos Moreq. Su lenguaje de programación está basado en JAVA, y su uso requiere navegador web. Existen versiones de NuxeoDM para Windows, Linux y Mac.

Amenazas:

ü La instalación en Windows retrasa los procesos.

ü Carece de equipo de desarrolladores o partners en cuba.

Debilidades:

ü Dificultades para encontrar soporte técnico si fuera necesario.

ü Hay que desarrollar e implementar la normal SAD G u otras, por cuenta propia.

Ante las amenazas y debilidades encontradas para la implementación y uso de estos sistemas hace que estos sean descartados, aunque sean herramientas realmente potentes.

1.8 Análisis del sistema propuesto

No obstante la existencia de una amplia gama de software que comparten similares objetivos, se encuentran diferencias significativas con la propuesta realizada en el presente, sobre todo en los aspectos de flexibilidad y simplicidad. El sistema debe ser capaz de adaptarse a nuevos cambios y variaciones dentro de la entidad, asimilando de manera estable cualquier modificación que se realice, tanto en la estructura de la organización, como en la composición y naturaleza de los grupos de personas. Por otra parte, el sistema propuesto debe ser capaz notificar automáticamente el plazos de una o varias tareas a cumplir en un periodo dado ante la proximidad de tiempo de cumplimiento de la misma, ya sea que esta notificación esté dirigida a una persona o a un equipo completo. Una característica vital, sería la de estar disponible todo el tiempo, y desde cualquier lugar de la organización, entiéndase computadora, sin que exija del usuario recursos excepcionales, como la instalación de un programa en específico, dígase navegador de internet, cliente de correos, actualizaciones de sistemas operativos etc. De manera general el sistema debe superar las limitaciones o inconveniencia que presentan las herramientas antes descritas, ya a la vez incorporar las características más interesantes que ellas presentan. Si bien puede ser que esto no sea posible en una primera versión, sentar las bases para su implementación en versiones sucesivas.

1.9 Apoyo a toma de decisiones

EPHEN y COULTER (1996, p. 126), enfatizan que "la Situación ideal para la toma de decisiones es la de seguridad, o sea, el administrador puede tomar decisiones precisas, pues el resultado de cada alternativa es conocido".

La generación de los documentos de acuerdos propicia información que apoya el proceso de toma de decisiones.

Ante lo expuesto, se puede decir que la toma de decisión está directamente relacionada al potencial informativo del sistema de Información de una organización, y este debe ser lo más útil posible en la generación de mejor información de auxilio para el gestor.

1.10 Conclusión

En el desarrollo de este trabajo se exponen diferentes aspectos que son importantes confrontar para poder introducirse en el tema de esta investigación. Además se hizo un análisis de los sistemas asociados a la temática y se pudo concluir que no son aplicables al caso que se estudia, pues no satisface de forma más simplificada los requerimientos de la organización en causa.

Cuando una organización cuenta con un sistema automatizado para la gestión de acuerdos y haciendo el buen uso del mismo puede crear una estructura organizacional sólida, agregando beneficios en la gestión tanto de la organización como en la toma de decisiones.

El sistema automatizado para la gestión de acuerdos posibilita un acompañamiento rutinario en la organización, garantiendo la generación rápida y precisa de la información, agilizando el proceso de toma de decisiones.

Un sistema automatizado para la gestión de acuerdos proporciona una estructuración de gestión diferenciada, resultando en ventajas competitivas en relación a las demás organizaciones.

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NOTAS:

1 Nombre que se le da a las aplicaciones que son utilizadas a través de internet, estas requieren de una red.

2 (ISO 15489-1:2006)International Organization for Standardization.

3 http://www.nuxeo.com/

4 http://www.alfresco.com/

Autor:

Ing. Jackson Lisângeles Afonso Santiago

Universidad de Matanzas

"Camilo Cienfuegos"

Facultad de Ciencias Económicas e Informática

Matanzas, Cuba 2014