Las profundas reformas estructurales que ha experimentado nuestro sistema educacional, expresadas en políticas de regionalización, municipalización y/o privatización, con llevan la necesidad de incrementar, cuantitativamente y cualitativamente, los cuadros de administradores educacionales existentes, si se desea alcanzar en forma 6ptima los propósitos que se han tenido en vista al poner en marcha tales innovaciones.
Cuando se desea resolver con recursos insuficientes una espiral creciente de necesidades, se torna imperativo contar con administradores capaces de racionalizar y optimizar los medios existentes, sin sacrificar las metas esenciales de la educación.
Los nuevos Planes y Programas de Estudios para la Educación Básica y Media, puestos en vigencia mediante los Decretos Nº 4.002, de 1980, y
Nº 300, de 1981, respectivamente, y sus posteriores modificaciones, demandan del administrador una mentalidad abierta y renovada, más holística y flexible, y nuevas capacidades para operar las instancias directivas, ya en el nivel de la unidad básica escolar o en el nivel de los servicios regionales, provinciales o municipales de la educación.
No obstante los fundamentos expuestos, la mayor parte de ellos de validez permanente, no han existido en nuestro país, salvo en las últimas décadas, una preocupación sistemática por la formación de administradores educacionales. Se podría afirmar que la iniciativa de mayor envergadura, con propósitos bien definidos, correspondió al Proyecto de Formación de Administradores en Educación, más conocido como Proyecto CHI-29, puesto en marcha el año 1967, por esfuerzo conjunto del Ministerio de Educaci6n Pública, la UNESCO y el PNUD.
A partir de tal iniciativa, en la educación chilena se ha ido reforzando cada vez más la convicción de que sin la presencia de administradores idóneos, cualquiera política, plan o programa educacionales, no constituirán más que una hermosa declaración de buenas intenciones.
En los últimos años, el Servicio Educacional y las Universidades Chilenas han asumido una mayor responsabilidad en los delineamientos de programas conducentes a formar administradores educacionales y Magíster en Gestión Educacional en la USACH, con reconocimiento de la Universidad de EE.UU., a partir del año 2000.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1.1 Definir Administración y fundamentar la importancia de este proceso.
1.2 Explicar las funciones del proceso administrativo.
1.3 Describir las, características del Administrador del futuro.
Definiciones e importancia de la Administración
TOPICO 1. 1.
La Administración tiene actualmente una amplia aceptación y su difusión, desarrollo e importancia surgen de la necesidad misma.
Sabemos que las organizaciones se constituyen con recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, que requieren de alguna manera ser organizados e integrados con el objeto de lograr los fines que persigue la organización.
La Administración, denominada "ciencia llave,, de la civilización contemporánea, constituye uno de los medios más importantes de que dispone el hombre para poder satisfacer sus múltiples necesidades materiales y espirituales.
El Administrador -entendiéndose como tal a la persona que dirige el esfuerzo mancomunado de otras personas- es quien procura coordinar hábilmente muchas energías, a menudo conflictivas, en un organismo integrado, a fin de clue éste pueda operar como un sistema armonioso en pos de objetivos comunes.
Ya en el Módulo anterior se formuló un planteamiento sobre el desarrollo del pensamiento administrativo. Se presentaron las ideas básicas en que se centra la acción administrativa y se pudo establecer que ellas surgen de un conjunto de elementos socioculturales y político-econ6micos que, lejos de ser independientes, son sustancialmente complementarios. Esto nos explica que, en el día de hoy, la visión particular de cada escuela se ha cambiado por una visión amplia y clara, en donde se da como tónica la interdisciplinariedad de las escuelas: cada una de ellas aporta lo mejor de sí para que el administrador de hoy, utilizando sus capacidades pueda adoptar decisiones que faciliten la objetividad y el mejor logro de los resultados que se esperan de su gestión administrativa.
Probablemente esté surgiendo hoy un clamor general de renacimiento espiritual, reorientación de valores y nuevos ideales que sean metas orientadoras de la vida humana. En este sentido la administración sólo puede ser medio para lograr fines. Ello nos lleva a pensar que este renacimiento sólo es posible lograrlo si se es capaz de adaptarse a las circunstancias del presente. Esto último ha hecho estallar una revolución cultural sin precedente en la historia del hombre, lo cual exige imperiosamente, la adecuación de nuestras organizaciones a ella. Las relaciones sociales tienen su raíz constructiva en la integridad, pero cada vez el hombre ha de ser capaz de crear nuevas formas de integración para atender problemas mucho más grandes que demanda la situación en que nos involucra el
acelerado presente. Como lo expresa Urwick [3]
"El tubo de escape de un avión que cruza los cielos puede dibujar los mismos trozos que el clarión de un niño chirriando encima de la pizarra; pero antes de llegar a piloto el niño tiene que aprender coordinaciones. Y en el arte de la administración a duras penas sí llegamos a ser unos adolescentes".
La falta de capacidad administrativa sólo se puede remediar convenciendo a los administradores que se hagan capaces; esta capacidad es una especialidad, y esta habilidad no se puede comprar, se paga como dice Urwick [4]con la única moneda que es buena en este mercado:
" el estudio asiduo y pensar aún más asiduamente; el dominio de los principios intelectuales, reforzado con el verdadero examen de los problemas reales en los que el individuo tiene una verdadera responsabilidad".
Vemos a través de estas expresiones que en la administración se da un conjunto de normas, comportamientos y relaciones de grupos, comportamientos y relaciones de personas, búsqueda de productividad, juego de motivaciones y comunicaciones, uso de la experiencia, estudio y adopción de decisiones, aplicación de instrumentos matemáticos y estadísticos. Ello no implica que todas deban ser consideradas con igual grado de atención y en forma permanente a través del tiempo. Cada uno de los elementos adquiere preponderancia y trascendencia según la naturaleza y circunstancias en que está actuando la organización.
Las instituciones determinan en gran parte la clase de vida que la sociedad va a llevar y los administradores, como tales, determinan en gran parte la calidad de las instituciones. Por ello que éstos deben ser capaces de lograr fusionar con habilidad los medios con los fines, por eso que las nuevas concepciones administrativas ponen su mayor énfasis en el estudio de sus principios, mediante un enfoque humano de las actuaciones, puesto que el hombre es su denominador común.
En esta dirección, podemos decir que los administradores son todas aquellas personas que son responsables de lograr que se cumplan los objetivos predeterminados, mediante el esfuerzo y coordinación de otras personas, a través de un ambiente que permita la interacción de éstos. Este proceder administrativo, como todo proceder humano, es reflexivo y tiene una secuencia en el tiempo, que se puede expresar en el PREVER – PROVEER – ACTUAR. Ello nos lleva a pensar que para lograr los objetivos debemos encontrar un sistema lógico de relaciones en el actuar administrativo que de alguna manera manifieste la secuencia de: CONOCIMIENTO ACERCA DE LO QUE SE QUIERE LOGRAR, PRONOSTICAR SOBRE BASES HIPOTETICAS, PONER EN MARCHA LA REALIZACIÓN DE LA ACIÓN Y REALIZAR UN EXAMEN PARA VER SI SE HIZO TODO DE LA MEJOR MANERA.
Sin embargo, no debemos olvidar que las necesidades muchas veces exceden a los recursos que se disponen para satisfacerlas. Es decir, existen recursos limitados para satisfacer objetivos múltiples y alternativas. Por tanto, lo que se requiere es aumentar la eficiencia, aprovechando así los recursos de que se dispone, a veces escasos, de una manera integral.
Koontz y O'Donnell [5]dice que:
"La importancia de la administración no podría tener un mejor ejemplo que en el caso de muchos países subdesarrollados o en vías de desarrollo. Un estudio de este problema realizado en años recientes por economistas especializados, ha demostrado que el allegarse capital o tecnología no conduce al desarrollo. El factor limitativo en casi todo los casos ha sido la carencia de calidad y vigor por parte de los administradores".
En efecto, no basta la presencia de capital o de tecnología para encauzar el desarrollo. Y esta aseveración es válida tanto para las naciones, entendidas como macrosistemas, como para cualquier organización grande o pequeña. A menos que éstas utilicen racionalmente sus recursos humanos, coordinando adecuadamente sus habilidades y acciones, habrá ineficiencia y/o desperdicio en el uso óptimo de los recursos técnicos y financieros.
Hace ya varios siglos se maneja la, frase "EL ES LA MEDIDA DE TODAS LAS COSAS, después de DIOS. El elemento básico de la administración, ya vemos que es el hombre; pero este hombre es una personalidad dinámica y llena de recursos para colaborar amplia y efectivamente en el logro de los propósitos comunes, o para restringir su propia actuación y por lo tanto, debe crearse el clima propicio para que se integre al trabajo. Debe considerársele en su trabajo COMO UN SER HUMANO y esto constituye la base más importante de la ciencia de la administración.
El mundo de hoy es cambiante y las organizaciones han debido ajustarse al imperativo de nuevas normas y usos. El trabajo en equipo, las responsabilidades compartidas y escalonadas, la importancia conferida a las relaciones humanas y laborales, son las características dominantes de la administración moderna. Por ello es que debemos mirar a nuestra organización como un sólo cuerpo que avanza inexorablemente hacia el logro de los objetivos propuestos; impulsada por la potencia motivante generada por el administrador; recorriendo el camino de las fuerzas económicas, sociales y políticas del, momento; rodeada del panorama constituido por actitudes del personal de la organización y de quienes se les otorga el servicio.
Por consiguiente quien asume el rol de administrador debe ser capaz de visualizar las distintas partes que constituyen la organización y establecer como ellas se ensamblan, sincronizando sus actividades en un todo funcional eficaz. Tampoco debe perder de vista la relación de las influencias externas, las cuales de alguna manera gravitan en su éxito.
Es así como podemos establecer a través de este enfoque que el administrador asume responsabilidades frente a lo que se ha denominado LAS SEIS M :
Mano de obra (personas),
Moneda (dinero),
Materiales,
Maquinarias,
Mercados
y Minutos (tiempo).
Todos éstos son recursos comunes a cualquier organización y para administrarlos se requiere de ciertas funciones que se dan en el proceso administrativo, y de ciertas herramientas entre las cuales podemos mencionar:
objetivos, ética, políticas, estructura de la organización;
liderazgo, procedimientos y métodos,
descripción de puestos,
moral, normas, etc..
A través de estos planteamientos formulados, referidos a generalidades e importancia de la administración, nos vamos formando una idea de lo que es administración, o de lo que podemos entender por ella. Para completar esta visión es interesante conocer algunas definiciones de administración, de diferentes autores, para su análisis:
Definiciones de Administración
Administrar es la capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.
La administración es el trabajo de creación y mantención de ambientes en los cuales la gente puede cumplir (lograr, alcanzar o conseguir) las metas en forma eficiente y efectiva. Estos ambientes implican el uso de recursos humanos, financieros y materiales para el propósito de alcanzar metas. (Robert Albanese – 1975.)
La administración es el proceso mediante el cual los administradores crean, dirigen, mantienen y operan organizaciones tras propósitos, mediante esfuerzos humanos sistemáticos, coordinados y cooperativos. (Dalton Mc. Farland 1974.)
La administración es la coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planificación, organización, dirección y control en orden a obtener objetivos establecidos. (Henry Sisk – 1974.)
La administración es un proceso distintivo que consiste en la planeaci6n, organización, ejecución y control realizados para determinar y lograr los objetivos mediante el uso de gente y de recursos. (George Terry – 1973.)
La administración es el proceso de planeación, organización, asignación de personal, dirección y control de las actividades y del personal de una organización para lograr que sus objetivos puedan ser obtenidos. (Herbert Chruden – 1974.)
Sin negar el valor de cada una de estas definiciones, que destacan conceptos tales como : aplicación de esfuerzos humanos sistemáticos y cooperativos; logro de objetivos mediante el uso óptimo de la gente y de los recursos no humanos; etc.; lo invitamos a revisar la definición de R. Albanese que, a nuestro juicio, se ajusta a lo que debe ser el proceso administrativo en el ámbito escolar. En efecto, la Escuela es una organización de personas en misión de ayudar a la formación de otras personas. Lo fundamental en la organización escolar es saber crear y
mantener ambientes, en los cuales todos los recursos no humanos estén al servicio del pleno desarrollo de los recursos humanos.
Se obtiene que la teoría de la administración sea una sola, aun cuando varíen los campos de aplicación de esta teoría.
Quizás una de las manifestaciones, más interesantes, es aquélla que concibe la TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN como un gran árbol de donde, a partir de su ancho tronco, surgen las ramas que van dando origen a los distintos campos de aplicación y, a partir de ellas, surgen otras diversificaciones en las cuales se expresan las diferentes subdivisiones de los distintos campos de aplicación de la teoría administrativa. Este enfoque es conocido como la Teoría del Árbol.
EL ARBOL DE LA ADMINISTRACIÓN. ( Fortunato Bobadilla.[6]
Funciones del proceso administrativo
TOPICO 1.2.
Cada escuela o enfoque de la administración ha contribuido en mayor a menor grado el enriquecimiento de la ciencia de la administración. Pero aún no existe consenso respecto de cuántas y cuáles son las funciones y actividades del proceso administrativo. Por lo menos, todas aceptan que es un proceso.
Al referirnos a las definiciones de administración y al administrador, quedó de manifiesto la importancia que tiene la creación de ambientes adecuados que facilitan el logro de los objetivos; para ello es necesario usar algunas herramientas o funciones, las cuales deben estar claramente diferenciadas para que no se confunda la herramienta o función con el trabajo; como dice Robert Fulmer (18) 'nunca diríamos que el trabajo de un carpintero es su martillo". Esto nos lleva a establecer que las herramientas de la administración son las funciones administrativas, y éstas pueden usarse en cualquier trabajo que implique administrar, ya sea educación, investigación, ventas, producción, etc.. Fulmer (18) agrega que "las herramientas deben estar en buenas condiciones; pero las herramientas más finas del mundo no pueden hacer un artesano de un zoquete".
Pero, ¿cuáles son estas herramientas o funciones que ayudarán a clarificar el proceso administrativo?:
A) Ya en 1951, Tead Orway, en su obra "El Arte de la Administración", se refirió a diez etapas del proceso administrativo
1) Definir y fijar los propósitos, orientaciones, objetivos o fines de la organización.
2) Concebir y sancionar un plan global para la estructura de la organización.
3) Reclutar y organizar los elementos humanos necesarios para "llevar a cabo las tareas y llenar las estructura.
4) Proporcionar una clara delegación y distribución de autoridad y responsabilidad.
5 Dirigir y supervisar la marcha general de las actividades tal como han sido delegadas.
6) Asegurar una adecuada definición y estandarización de todas las posiciones de trabajo (cantidad y calidad de desempeños).
7) Asegurar la coordinación entre los trabajadores.
8) Asegurar una permanente estimulación y la necesaria energía de todo el personal.
9) Proveer una acuciosa evaluación del resultado en relación con propósitos y estándares establecidos.
10) Mirar adelante para anticipar hechos futuros (estudiar todo tipo de información y requerimientos tanto internos como externos).
B) Por su parte, G.Terry (52) en su obra "Principios de Administración", presenta un interesante análisis del proceso administrativo, partiendo de las funciones que desempeñan los administradores.
La Figura extractada del mencionado texto, muestra las discrepancias que existen entre los estudiosos de la administración y los profesionales que la practican, acerca de las funciones que comprende el proceso.
FIGURA Nº 2: FUNCIONES FUNDAMENTALES QUE FORMAN EL PROCESO
ADMINISTRATIVO. (Se indican cinco combinaciones: A, B, C, D, E) [7]
Se observan cinco combinaciones de las funciones
Fundamentales propuestas:
– Combinación A : planeamiento, organización, activación y
control.
– Combinación B : planeamiento, organización, motivación y
control.
– Combinación C : planeamiento, organización, selección de
personal, mando y control;
– Combinación D : planeamiento, organización, selección de
personal, mando, control, innovación y representación; y
– Combinación E : planeamiento, organización, motivación, control
y coordinación.
En todas las combinaciones hay tres funciones comunes planeamiento, organización y control.
C) Fortunato Bobadilla A. presenta el siguiente cuadro de las partes componentes del proceso administrativo, según distintos autores.
¿A qué se deben las discrepancias resultantes? ¿Se trata de un problema semántica, debido a la imprecisión con que se utilizan las palabras? ¿O es un problema de énfasis? Lo que para algunos constituye una función fundamental, para otros es sólo una parte de una función. Así, por ejemplo, para algunos la motivación o activación es parte de la función dirección; para otros, la selección de personal es parte de la función organización. Otros, en cambio, consideran funciones diferenciables a la motivación, la activación y la selección de personal.
Lo importante es destacar que el proceso administrativo es un todo coordinado, indivisible y armónico, en el cual cada función, cada actividad, debe estar relacionándose e incluyéndose con las demás.
De estas combinaciones tomaremos una posición, quizás sea una postura más, que mantendremos a lo largo de este curso. Por lo tanto, nosotros consideraremos la Administración como un proceso compuesto de cuatro funciones básicas:
Planificación – Organización – Dirección – Control
Es importante destacar que cada una de estas funciones lleva implícito el cumplimiento de una serie de actividades administrativas, donde el punto de partida del proceso es tener claramente definidos los objetivos, entendidos como los blancos de dirección hacia adonde apunta la razón de ser de la organización.
En la figura Nº 4 encuentra graficada esta concepción del proceso administrativo, la interrelación entre estas cuatro funciones, y las múltiples tareas o actividades administrativas insertas en cada una de ellas.
FIGURA Nº 3: FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Figura Nº 4. FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:
Recursos: Humanos, Materiales, Financieros, Tecnológicos.
El proceso se inicia con la función planificación, que es la base para proyectar el conjunto de actividades que nos llevará en una secuencia ordenada, hacia el logro de los objetivos.
La función organización provee el andamiaje o marco de trabajo, en el cual se realizarán las operaciones necesarias y en donde se ubicarán las personas que son capaces de efectuarías, disponiendo ellas de la autoridad pertinente para operar, como asimismo de los recursos necesarios.
La función dirección corresponde al motor que activa y coordina el accionar de la organización.
Finalmente, la función control verifica si las acciones se van cumpliendo de acuerdo a lo planificado, en vista a lograr los objetivos pre-establecidos.
Esta sistematización del proceso administrativo, de acuerdo a la figura presentada, responde más bien a fines conceptuales y didácticos que a una desagregación real y operacional.
"En efecto, las funciones administrativas ocurren con cierta flexibilidad, según sean los problemas que el administrador debe resolver. Tampoco debe entenderse que las funciones desaparecen en la misma secuencia en que se presenten; ellas se constituyen en elementos ordenadores de cada fase administrativa a resolver (Por ejemplo: la función control debe ser planificada, organizada, dirigida y también controlada). Cada proyecto, cada programa requiere de todas las funciones administrativas. Por otra parte, cada función permite analizar y comprender mejor las relaciones internas que unen todo el proceso.
Esta concepción moderna otorga a las funciones administrativas una naturaleza iterativa.
Cuando se crea una empresa, lo primordial es el planeamiento; luego se debe definir una estructura y organización; una vez puesta en marcha la estructura, es necesario dirigir la ejecución de las acciones previstas; y, obviamente, es imperativo el control. Sin duda el planeamiento afecta a la organización; a su vez, ésta influye en el control. Una función no cesa por completo antes de que comience otra; todas las funciones están entretejidas en una trama de relaciones e interacciones.
Mientras opera una empresa ya creada, será necesario planificar, organizar, conducir y controlar reiteradamente." T. Ostoíc (41) [8]
Por todo lo anterior, las funciones administrativas no se conciben en una secuencia rígida, sino más bien en una espiral reiterativa (Figura Nº 4)
Universalidad de las funciones y principios administrativos
Las funciones administrativas son esencialmente las mismas, cualquiera sea la magnitud de la empresa en que ellas se cumplen, cualquiera sea el nivel de la jerarquía organizacional en que el administrador se desempeña. No importa el tamaño de la organización, ni los objetivos que ella persigue, ni el rango que en ella se ocupa; en esencia, el administrador hace el mismo trabajo: planifica, organiza, motiva, comunica, toma decisiones, controla, etc. Gerentes, rectores de universidades, capataces, directores de colegios, obispos, comandantes de regimientos, jefes de servicios públicos, etc., todos necesitan' recurrir a las mismas funciones administrativas. Lo que varía, por supuesto, son las habilidades no administrativas, que exige cada tipo de empresa y cada cargo o puesto.
Existen teorías y principios administrativos que describe o bien norman las funciones administrativas.
La teoría y los principios sirven de marco estructural a las ciencias.
Los principios son postulados o verdades fundamentales que intentan describir o explicar las relaciones entre dos o más variables. Cuando esta descripción o relación se expone en tal forma que indica lo que la persona deberá hacer, el principio se transforma en prescriptivo o normativo.
Los principios constituyen conocimientos probados; por consiguiente, el hecho de que sean comprendidos y aplicados, ahorra tener que aprenderlos por "propia experiencia (ensayo y error), y evita pérdida de tiempo y de esfuerzo.
Los principios tienen un valor universal, es decir son válidos para cualquier tipo de organización. Así por ejemplo, en cualquier empresa o en cualquier nivel jerárquico de una organización constituye error:
No respetar el principio de unidad de mando: hay costos y desventajas en el hecho de que una persona, para una misma tarea, dependa y reporte a más de un jefe;
Organizar sistemas de control sin basarlos en planes: si no se posee claridad acerca de las metas a alcanzar y de los caminos previstos para lograrlas, ¿cómo controlar el proceso y el resultado?. Tomislav Ostoic (411).[9]
El administrador educacional
TOPICO 1.3.
No existe área de la actividad humana más importante que la administración. Y la razón es obvia, vivimos en una civilización "acelerada" en la cual el esfuerzo mancomunado le da sentido a la sociedad. Por ello que la tarea central de la administración es lograr que las cosas se hagan mediante las personas. Pero, la eficiencia con la cual las personas trabajan para conseguir los objetivos propuestos, depende en gran medida de las personas que ejercen la función administrativa.
Peter Drucker afirma que no existen países desarrollados y países subdesarrollados, sino países que saben administrar la tecnología existente y sus recursos disponibles y potenciales, y países que aún no lo saben. Dicho en otros términos, existen países administrados y países subadministrados.
El trabajo del administrador en cualquier organización es esencialmente el mismo. Cuando es responsable por la actuación de sus subordinados, sólo puede alcanzar los resultados esperados si cuenta con la cooperación de éstos.
Nuestra era se caracteriza por la velocidad con que acontecen los hechos, hoy todos nosotros tenemos que pasar por varios ajustes rápidos, drásticos en algunos casos, si queremos acompañar el ritmo de estos cambios. La obsolescencia cultural es uno de los fantasmas que acecha a las organizaciones modernas.
Sir Julian Sorell Huxley dice que hemos pasado por varios sistemas dominantes: "primero dejamos la fase de búsqueda de comida para pasar a la organización de grupos y tribus para la caza. Después, hace unos diez mil años, desarrollamos la idea de cultivar cosas y de domesticar animales, asociados a rituales de fertilidad, a dioses y sacerdotes y a la erección de villas y poblados.
Hace unos cinco mil años, dimos un paso radical hacia la civilización con sociedades organizadas, sistemas comerciales, castas, profesiones, un sacerdocio culto conocedor de la escritura (u otra forma de comunicación no oral), llegando eventualmente a la creación de imperios.
El paso más decisivo, marcado por el Renacimiento hace menos de quinientos años, cuando cruzamos la puerta de la exploración geográfica histórica, religiosa, científica. Es el momento de la ciencia, basado en gobiernos seculares, en la idea de progreso centrada en el conocimiento y en la riqueza ascendente, trayendo consigo un sistema económico basado en la competencia, en la industrialización y, finalmente, el surgimiento del nacionalismo competitivo".
A partir del siglo pasado, surgieron las grandes organizaciones, cuyas ramificaciones se extienden a muchos países, transformándose en las multinacionales de hoy.
Estos profundos cambios tecnológicos, sociales, políticos, económicos demandaron y siguen exigiendo cambios radicales en las organizaciones, principalmente en la administración de las mismas.
De estas ideas se deduce que la administración no es una acción mecánica que depende de ciertos hábitos que deben ser superados o corregidos con miras a obtener el comportamiento correcto. Se puede enseñar lo que un administrador debe hacer, pero esto no lo capacita para hacerlo realmente en todas las organizaciones. Su éxito está relacionado con sus características de personalidad y el modo individual de actuar y el dominio específico que tenga de la organización que le corresponde administrar. Por eso, decimos que la eficacia del proceso administrativo requiere de un profesional plenamente idóneo.
Surge de inmediato la interrogante, ¿qué cualidades son las que posibilitan la idoneidad y competencia de este profesional?.
Por razones obvias, restringiremos el tratamiento de este complejo problema al ámbito del administrador educacional, y tomaremos por referencia cuatro condiciones básicas analizadas por
Carlos Pallán Figueroa, en su conferencia en el Primer Congreso Interamericano de Administración de la Educación, realizado en Brasilia, en 1979.
Estas condiciones básicas son:
a) una visión global del mundo en movimiento y de los macro-procesos que actúan en él;
b) una visión de los valores de la persona humana en su dimensión individual y social.
c) un amplio enfoque pan disciplinario y sistemático de las operaciones administrativas; y
d) conocimientos y habilidades específicas para el uso de la moderna tecnología aplicada a la administración.
La primera condición exige del administrador una cabal comprensión de la educación en todas sus relaciones y trascendencia con los demás procesos de la vida nacional; así el administrador estará consciente de cómo sus actos y decisiones afectan no tan sólo al sistema a su cargo sino también a otros procesos y organismos involucrados en la estrategia del desarrollo integral del país.
La segunda condición exige al administrador una clara concepción de la persona humana y de la sociedad, por sobre la realidad concreta de las personas que él dirige.
Esta realidad concreta es circunstancial; la otra, la primera, es permanente, independiente de eventualidades de tiempo, lugar, cantidad de personas a su cargo, o de jerarquía en que la dirección se ejerce. Esta visión del valor de la persona humana contribuye a que el, administrador comprenda que la eficacia es un fin instrumental de la administración y que las organizaciones educacionales han sido creadas para aumentar la calidad de vida.
La tercera condición exige del administrador una amplia visión teórica de todas las funciones del proceso administrativo planificación, organización, conducción y control), como asimismo de todas las instancias operacionales: diagnóstico, determinación de objetivos y políticas, elaboración de alternativas de acción, selección de estrategias delegación de funciones, coordinación, seguimiento, control, evaluación. De este modo, él sabrá adoptar decisiones con criterio sistemático, consciente de que el proceso administrativo es una unidad, en que cada función y operación específica dice relación con las anteriores y se proyecta en las siguientes.
La cuarta condición conduce a superar la creencia que ha existido en el sentido de que para desempeñarse en cargos de responsabilidad administrativa basta la capacidad y experiencia en materias pedagógicas. Simón Romero Lozano (46)[10] sostiene que "los administradores deben disponer de conocimientos y dominio de técnicas específicas de administración, así como estar familiarizado con los conceptos de disciplinas como la ciencia política, la sociología y la economía". Todos ellos, además, deberían estar familiarizados con los principios y las técnicas de la planificación."
El administrador en posesión de estas características estará en condiciones de resolver deficiencias y disfunciones que se presentan en el sistema educacional. Podrá generar mejoramientos e innovaciones de procesos y podrá sacudiese de la ciega adopción de paradigmas o modelos foráneos, promoviendo investigaciones y experimentaciones de modelos administrativos para nuestra realidad, en función de nuestra concepción del hombre y de la sociedad". Tomislav Ostoic (41)[11]
Se predice que el administrador del mañana probablemente pasará cuando menos un día por semana en estudios de tiempo completo. Es interesante el dato que expresa que en EE.UU. las empresas gastan alrededor de diecisiete mil millones de dólares anuales para educar a su personal (ello equivale a la tercera parte de lo que se gasta en las escuelas públicas y privadas de esa nación).
El futuro pertenece a aquellos que sé preparan para él. Si la educación es a futuro, ¿por qué no prepararse para que su, administración cree los ambientes que se requieren en el futuro? Como lo señala Robert Fulmer (18)[12] "un proverbio chino familiar dice: todas las flores de todas las mañanas, están en las semillas de hoy". El futuro del futuro ciertamente está en el presente. Por ello que el administrador del futuro debe ser capaz de usar lo mejor del pasado para hacer el futuro mejor.
Naturaleza e importancia de la planificación
TOPICO 2.1.
La planificación se centra en la creencia de que se puede mejorar el futuro si somos capaces de una intervención activa actual. Como decía Fulmer (18)[13] "el futuro del futuro es el presente". El Futuro no tiene Futuro si hoy no empezamos a hacer lo que vislumbramos para el Mañana. Por ello que toda organización intenta especificar con la mayor claridad lo que posee para ir preparando lo que desea.
Dicen que la Sabiduría es la habilidad de ver con mucha anticipación las consecuencias de las acciones actuales, es decir, la Sabiduría tiene gran preocupación por el futuro y el sabio trata de controlarlo, a diferencia del vidente que sólo trata de predecirlo.
Como dice Ackoff (1) [14]"la planeación es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es un instrumento que usa el hombre Sabio; más cuando lo manejan personas que no lo son, a menudo se convierte en un ritual incongruente que proporciona, por un rato, paz a la conciencia, pero no el futuro que se busca".
Es difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con la necesidad de planificar las organizaciones, aunque se da por descontada que es una de las actividades intelectuales más arduas y complejas que enfrenta el hombre.
Se podría afirmar que la planificación es la "función madre" del proceso administrativo. Es la tarea principal de la administración, debe ocurrir antes de cualquier otra función administrativa, ella determina la necesidad de esas funciones. Se dice que si no hay planificación, no hay nada que organizar, nada que dirigir y nada que controlar.
La planeación siempre implica el futuro, es obvio que no podemos planear las acciones ya realizadas, por ello que su punto de partida es la claridad de objetivos de la organización, es decir QUE y PARA QUE queremos planear. Si esto no está claro, no importa el camino que tomemos, igualmente llegaremos a cualquier parte.
En general, podemos decir que la planificación debe estar inserta en la problemática que la comunidad social enfrenta. En una visión amplia, y generalizando, podemos decir que la sociedad tiene como grandes problemas:
el PROBLEMA POLITICO, entendido como la selección y/o jerarquización de los objetivos básicos de la comunidad, según una escala de valores sociales, éticos y económicos.
el PROBLEMA ECONOMICO, es decir, la adecuación de recursos escasos y de uso alternativo ante fines múltiples y jerarquizables.
La solución de estos problemas, da por resultado una jerarquización de objetivos económicos, que al intentar alcanzarlos nos llevará al PROBLEMA TECNICO, que se caracteriza por la adecuación de recursos para lograr objetivos determinados.
Es en esta óptica donde nuestras necesidades, previsiones, decisiones y programaciones se vinculan con nuestra apreciación de la posición en que nos hallamos en el momento de formular la planificación y en la que queremos colocarnos una vez llevado a buen término la misma.
De hecho, si una organización no es creada para lograr algún objetivo, por medio de planeamiento, nada estaría justificando su creación y mantenimiento. Es decir, la planeación es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlos. Es evidente entonces, que la planeaci6n es un proceso de toma de decisiones. Hay que decir lo que se va a hacer y cómo se va a realizar antes de que ello se ejecute.
Por otra parte, debemos pensar que la planeaci6n es un conjunto de decisiones interdependientes, ya que el efecto de cada decisión influye o afecta a las otras decisiones que se requieran.
Ackoff (1)[15] dice que: "Lo más complejo de la planeación se deriva de las interrelaciones de las decisiones, más que de las decisiones mismas".
Todo ello lleva implícita la idea que la planeación se dirige hacia la producción de uno o más estados de futuro deseado, y éstos no ocurrirán a menos que se haga algo, en el presente, para que ocurran.
Sin planificación, la consecución de los objetivos de la organización se convierte en algo casual y las decisiones a su vez, en elecciones esporádicas y descoordinadas, carentes de todo sentido.
De allí que, podemos justificar la planificación, como una necesidad de las organizaciones, porque ella busca:
Reducir la incertidumbre frente a los cambios y la angustia hacia el futuro;
Concentrar la atención y la acción en el logro de los objetivos propuestos;
Propiciar una operación económica, el hecho de concentrar la atención en los objetivos provoca reducir los costos; es decir, buscar el mayor beneficio con el menor costo;
Facilitar el control, el saber lo que se quiere hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo hará, permite organizar las acciones para encontrar la máxima eficiencia organizacional.
En consecuencia, podemos afirmar que la planificación es una responsabilidad continua de todos los directivos (quienes -tienen gente a su cargo), y su problema mayor consiste en encontrar formas de integrar a todos", escapando del tradicional esquema de una unidad separada de planeación o bien como una actividad esporádica que generalmente se asocia con las crisis o problemas de la organización.
FILOSOFIA DE ESTRATEGIAS DE PLANIFICACION.
La planeación incluye la selección entre diversos cursos alternativos futuros de acción, pero junto a ello, las demás funciones administrativas deben reflejarlas. Además, sabemos que esta función no se pone en práctica en el vacío, la buena planeación debe considerar la naturaleza del medio ambiente futuro en el cual las decisiones y acciones de la planeación habrán de ponerse en acción.
Al estructurar un medio ambiente que permita el eficaz desenvolvimiento de los componentes de la organización, la tarea esencial es observar que los propósitos y objetivos, y los métodos para alcanzarlos, sean claramente entendidos. Los miembros deben estar informados de qué es lo que se espera que ellas logren. De allí que la planeación implique una innovación administrativa.
La planeación, supone la existencia de alternativas, implica optar por ellas, aunque el futuro exacto rara vez pueda ser predicho, porque factores externos pueden interferir con los planes mejor trazados. El cambio y el crecimiento traen riesgos, sobre todo en nuestra época donde la influencia económica, social,
tecnológica y política, se convierten en bases para la supervivencia de las organizaciones. La planeación tiene por tarea minimizar el riesgo y aprovechar, con eficiencia las oportunidades.
Para planear bien, la planeación debe llevarse a cabo inserta en un contexto de teorías, principios y técnicas. Junto a ello, quien realiza la planificación, posee por acción de su experiencia una forma de encarar el futuro de su organización.
A través del estudio de estas actitudes, conceptos y filosofías, han resultado, hasta el momento, tres puntos de vista dominantes, no excluyentes, de lo que podríamos llamar estrategias de la planeación. Ellas son:
Planeación Satisfaciente,
Planeación óptima,
Planeación Adaptativa.
Planeación Satisfaciente: el término "Satisfaciente" fue acuñado por Herbert Simon, a través del cual designa los esfuerzos por alcanzar cierto nivel de satisfacción, pero no necesariamente de excederlo. Este nivel queda establecido por quien toma la decisión.
El planificador de este tipo, fija ante todo los objetivos y las metas, pero éstas no las fija tan altas como sea posible, sino que lo suficientemente altas, y sólo tendrá que revisarlas si resultan inaccesibles. Para alcanzar los objetivos y las metas busca sólo un medio aceptable y factible, no necesariamente es el mejor.
Lo normal es que se interesen más por identificar las deficiencias pasadas, producidas por las políticas vigentes, que por aprovechar oportunidades futuras. En cierto sentido, esta planeaci6n encara el futuro, mediando el pasado.
El recurso que más preocupa es el dinero; suponen que si disponen de éste, los otros recursos se pueden adquirir en el momento que se requieran.
Por otra parte evitan los cambios de estructura, porque éstos a menudo acarrean controversias.
Normalmente, manejan un sólo pronóstico del futuro, pero éste pareciera ser para ellos una realidad, de allí que su esquema de planificación se centre en lo que se denomina PLANES DE PUNTO. Según ellos, "es mejor elaborar un plan factible, aunque no sea óptimo, que un plan óptimo que no sea factible,' Ackoff (1)[16]
Como se aprecia, no suele producir cambios sustanciales a los ya existentes; es más bien una planificación conservadora que busca más la mantención de la organización, o su supervivencia, que su desarrollo y crecimiento.
Dada estas características, es que requiere menos tiempo, dinero y medios técnicos que las que exigen otros tipos de planificaciones, de aquí su gran atractivo.
Planeación óptima: Se hace un esfuerzo por superar la planeación anterior, ya no basta lo suficiente, sino que se aspira a lo mejor posible.
Este enfoque óptimo de la planeación tiene su base en el desarrollo y aplicación de modelos matemáticos.
Los modelos, son la representación de los sistemas que se utilizan para este propósito. Pueden ser representaciones físicas, representaciones gráficas o representaciones simbólicas.
El uso de los modelos simbólicos, enfoca el proceso de toma de decisiones, por ello varían grandemente en tamaño, condición y complejidad, pero todos tienen la misma estructura fundamental; podemos representarlos por la siguiente fórmula:
R= f (Vc , Vnc)
El rendimiento del sistema es igual a una relación que es función de variables controladas (Vc ) y variables no controladas(v nc).
La medida del rendimiento de un sistema es la que el ejecutivo o directivo trata de maximizar o minimizar, es decir, optimizar. Sin un criterio explícito para evaluar las Prácticas o políticas alternativas ¿Cómo se puede saber que se está rindiendo como es debido?
Las variables controladas son la que pueden manipular quien toma las decisiones, por ejemplo, en la educación el tamaño y ubicación de las escuelas, la cantidad de dinero invertido en las necesidades y requerimientos de los establecimientos.
Las variables no controladas, son las que no puede manipular o escapan a su ámbito de decisión, pero que influyen en el rendimiento del sistema, por ejemplo, las innovaciones tecnológicas, las preferencias de los usuarios, el clima.
Junto a ello, se debe tener presente una o más declaraciones simbólicas en las que se expresan con precisión los límites del control del ejecutivo que toma las decisiones.
Los valores óptimos de las variables controladas se buscan por medio de la simulación (experimento realizado sobre el modelo de un sistema) o por medio del análisis deductivo (por ejemplo, análisis matemático). En estas últimas décadas, las computadoras han sido un valioso aporte para que el ejecutivo pueda manejar modelos de tal complejidad que difícilmente podrían ser realizados y analizados a mano.
El planificador optimizador trata de plantear los objetivos y metas de la organización en términos cuantitativos y de combinarlos en una medida única de rendimiento para toda la organización.
El éxito de este planificador depende de cuán completa y fielmente puedan ser sus modelos, ser la representación de su organización v su sistema, y de qué manera él puede deducir las soluciones del modelo, una vez que éste se ha elaborado.
Muchas veces, el modelo debe ser construido por partes, pero algunas de estas partes por su complejidad, no pueden ser modeladas, lo cual limita la aplicación del modelo en algunos aspectos del sistema global de la organización.
En general, podemos decir, siguiendo a Ackoff que el "optimizador trata de:
a) Minimizar los recursos que se necesitan para obtener un nivel específico de rendimiento.
b) Maximizar el rendimiento que se puede conseguir con recursos disponibles (o que se espera que lo sean), ó
c) Tener el mejor equilibrio entre los costos (recursos consumidos) los beneficios (resultados)".
Este tipo de planeación descansa básicamente en la atención que merece la motivación de los individuos, ya que esta planeación exige un mayor grado de comprensión de la conducta de una organización. Un plan nunca puede ser mecanizado para su realización, por tanto requiere de la buena voluntad y de la
cooperación de los individuos y grupos de la organización.
Planeación Adaptativa: llamada también innovadora, es más bien una aspiración que una realización. Centra su atención en tres elementos básicos, que son los pilares que la sustentan:
a) Se basa en la creencia de que el valor principal de la planeación no descansa en los planes que se producen, sino en el proceso de producirlos. Se deduce entonces que la planeación efectiva no puede hacerse para una organización, sino que debe hacerse por los ejecutivos que están a cargo de la organización.
b) El principal objetivo de la planeación debiera ser la proyección de una organización y de un sistema de administración que minimice la futura necesidad de una planeación retrospectiva (encaminada a corregir las deficiencias producidas por decisiones hechas anteriormente.) El objetivo es crear un futuro deseado (planeación prospectiva.)
c) Se requiere un tipo distinto de planeación para el futuro deseado, dependiendo si éste es del tipo de certidumbre, del tipo de incertidumbre o del tipo de ignorancias.
Para el primer tipo (certidumbre) se requiere una planeación comprometida, va que se relaciona con aquellos aspectos del futuro sobre los que tenemos una seguridad virtual. Ello lleva implícita la necesidad de la actualización continua de las estimaciones de lo que es inevitable o invariable. Como dice Ackoff (1)[17] "la prudencia indica que para alcanzar el objetivo deseado, no se deben contraer los compromisos antes de lo indispensable".
Cuando el futuro es incierto, entonces es aconsejable una planeación contingente, es decir, preparar un plan para cada posibilidad para así poder aprovechar rápidamente las, oportunidades que se presenten cuando se decida el futura. Es decir, abarcar todas las posibilidades anticipadamente, porque el tiempo es esencial en cuanto una posibilidad se convierte en realidad.
Cuando ignoramos el futuro, es decir, cuando enfrentamos aspectos que no podemos prever, por ejemplo catástrofes políticas, económicas, naturales o los avances tecnológicos, entonces debemos pensar una planeación relativa. Esta planeación busca el diseño de una organización y de un sistema para administrarla que pueda detectar fácilmente las desviaciones de la meta asignada y reaccionar ante ella en forma efectiva.
"La adaptación de hecho, es una respuesta a un cambio que reduce real o potencialmente la eficiencia de la conducta de un sistema, una respuesta que evita que ocurra tal reducción. El cambio puede ser interno (dentro del sistema) o externo (en su ambiente), por ejemplo, un cambio en el personal ejecutivo que reduzca la eficiencia, corporativa, sería un estimulo interno; pero un cambio en la política de precios de un competidor, sería un estímulo externo" (Ackoff) (1).[18]
Las reacciones adaptativa, pueden ser pasivas, el sistema cambia su conducta mejorando su rendimiento en un medio cambiante; o bien puede ser activa; el sistema cambia su ambiente de manera que su propia conducta presente o futura sea más eficiente. Ambos tipos de reacciones pueden combinarse.
El pensamiento adaptativo no es nuevo, pero sí la planeación de adaptación; quienes la usen y la apliquen con mayor eficacia, probablemente desarrollarán y explotarán mejor las potencialidades de sus organizaciones.
Ackoff (1) enfatiza que lo mejor que podemos hacer hoy, es una combinación de estos enfoques, ya que éste no es el único campo donde es necesario combinar tanto el sentido común, como los métodos científicos; lo mismo que la tecnología y el criterio. "Aunque es más fácil para los ejecutivos la planeación satisfaciente, es muy difícil para los especialistas en las ciencias administrativas realizar una planeaci6n adaptable sin la participación de los ejecutivos".
Contenido de la planificación
TOPICO 2.2.
CONCEPTO Y RELACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN CON LAS OTRAS FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
La Administración fue definida en el Módulo anterior como "un proceso destinado a crear un ambiente humano, en el cual la adecuada utilización de todos los recursos, humanos y no humanos, permita alcanzar los objetivos pre-establecidos". De aquí surge lo esencial de la planificación y los elementos bases que permiten estructurar un concepto que acerque al administrador a tener con claridad meridiana el alcance de este termino y también sus limitaciones.
Sin embargo, a través de la historia de la administración, no se ha podido aún tener un concepto único de ella.
Cada estudioso ha inclinado su concepto de acuerdo a las circunstancias en que se desenvuelve o las presiones de su época.
Veremos algunas ideas planteadas por ellos a través del tiempo; aunque podemos destacar que a partir de Fayol, hay dos conceptos que siempre incluyen, consciente o inconscientemente, los estudiosos de la administración al referirse a la planificación:
a) Evaluar el futuro
b) Proveerse para él.
Henry Fayol, utiliza el término PREVOYANCE, previsión o prevención, al referirse a la planificación como la esencia de la administración y, en este sentido, se está viendo hacia adelante.
Billy E. Goetz, expresa que planear es básicamente elegir y que la planeación surge cuando se descubre la existencia de un curso de acción diferente.
Russell Ackoff dice: "la planeación es un proceso que supone la elaboración y la evaluación de cada parte de un conjunto interrelacionado con decisiones antes de que se inicie una acción, en una situación en la que se crea que a menos que se emprenda tal acción, no es probable que ocurra el estado futuro que se desea y que, si se adopta la acción apropiada, aumentará la probabilidad de obtener un resultado favorable". (1)[19]
Harold Koontz y Cyril O'Donnell hablan de la primacía y lo penetrante de la planeación. Al respecto dicen: "tiene que preceder a cualquier otra función básica de la administración y debe infiltrarse a través de toda la extensión de la administración, desde arriba hasta abajo". (25)[20]
Podemos decir que la planificación es en esencia decidir por adelantado, con clara precisión, QUE HACER, COMO, CUANDO y QUIEN HA DE HACERLO.
Planificar es anticipar, es proyectar un curso de acción; desde este punto de vista, es una conducta humana muy amplia.
La planificación normalmente implica los siguientes pasos:
a) Reconocimiento de la necesidad de actuación,
b) Investigación y análisis, es decir, estudiar los hechos que interactúan en la situación presente de modo que ayuden a identificar las posibles alternativas y se recopile información, así como las ventajas y desventajas de aplicarlas,
c) Propuesta de actuación, entendida como uno o más modos de actuar, o sea, establecer diferentes cursos de acción,
d) Decisión, es decir, una clara determinación del camino de actuación a seguir, o sea, el plan concreto de acción.
Los planes solos no hacen que una organización tenga éxito. Se requiere la puesta en marcha de las demás funciones administrativas; la organización, la dirección y el control, también están establecidas hacia el logro de los objetivos organizacionales, lógicamente la planeación las precede. Aunque ya sabemos que, en la practica, todas ellas se interrelacionan como un sistema de acción, la planeación es única por cuanto establece los objetivos necesarios para todo el esfuerzo del grupo. Por otra parte, todas las funciones administrativas deben planearse si han de ser eficaces.
Como podemos apreciar, la planificación es una función de todos los administradores, aunque el carácter y la amplitud variará según la autoridad y la naturaleza de las políticas y los planes delineados por sus superiores.
Podemos graficar la planificación como fundamento de la administración, utilizando el siguiente diagrama que presentan Koontz y O'Donnell: (Figura Nº 5)
FIGURA Nº 5 LA PLANIFICACIÓN COMO FUNDAMENTO DE LA ADMINISTRACIÓN
CONSIDERACIONES BASICAS PARA ESTRUCTURAR UNA PLANIFICACION
La planificación, cualquiera sea el campo o ámbito en que ella se realice, debe contener o llevar intrínsecamente, una serie de consideraciones básicas que permitan a quien es responsable de su realización enmarcarse dentro dé ciertos principios que lo ayuden a hacer de la planificación un elemento realmente fundamental de la administración de la organización.
Entre estos elementos claves de la planificación, podríamos mencionar los siguientes:
Racionalidad: Entendida como la necesidad de que los planes respondan a la realidad del medio ambiente, es decir, que se programe el más eficiente empleo de los escasos recursos disponibles y que tanto los recursos humanos, no humanos y tecnológicos sean adecuados y se subordinen a los objetivos perseguidos.
Universalidad: Es decir que abarque todos los niveles y todos los sectores en donde se aplique y prever sus consecuencias hasta donde sea posible.
Coherencia: Para un mismo propósito debe existir un sólo programa de acción, plan que naturalmente puede ser dividido en partes, y éstas deben estar debidamente integradas y conformando un todo armónico para la consecución de los objetivos. En el fondo, no deben existir incompatibilidades entre las partes componentes de un plan.
Continuidad: La gestión administrativa se debe efectuar ininterrumpidamente. La guía que proporciona la planificación a la organización, debe ser continua, permanente. Cumplido un plan se formula el siguiente, o bien, se elimina el año que se cumplió y se agrega uno nuevo al final, circunstancias cambiantes con que se puede encontrar la organización en el futuro. Esto no implica que el plan haya sido mal formulado.
Elasticidad: Una buena. concepción de un plan, debe dar margen a posibles cambios debido a causas no controladas, es decir, deben ser capaces de amoldarse sin menoscabo de sus líneas básicas, a las circunstancias cambiantes con que se puede encontrar la organización en el futuro. Esto no implica que el plan haya sido mal formulado.
Precisión: Los variados elementos que contienen los planes deben ser definidos con claridad meridiana.
Real: Los planes no deben representar metas inalcanzables, ni considerar medios que serían muy difíciles de contar.
La planificación es la culminación de una compleja labor de elaboración y es, a su vez, el punto de partida de una nueva etapa que tiene por finalidad el cumplimiento, dentro de los plazos estipulados, de los objetivos pre-establecidos, por ello que toda planificación debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:
Contribución al objetivo, razón de ser de la organización.
Carácter penetrante, contempla todas y cada una de las actividades de 'La organización.
Eficiencia, con un mínimo de consecuencias no deseadas y con resultados económicas mejores que los costos.
Economía, el beneficio que se obtiene al planificar debe ser mayor que el valor de realizarlas.
Oportuna y adecuada a la situación y objetivos de la organización.
PARTES DE LA PLANIFICACIÓN.
Frecuentemente se presenta la discusión entre la táctica y la estrategia de la planeación, pero rara vez se hace la distinción entre ellas. La verdad que estos conceptos tienen una diferencia más relativa que absoluta, ya que lo que para unos es la planeación estratégica, para otros es planeación táctica, o viceversa. Nosotros trataremos de clarificar esta sutil diferencia, estableciendo que la planeación estratégica se centra sobre decisiones de efectos duraderos y difícilmente reversibles, es en el fondo una planeación a largo plazo, y por ello tiene una perspectiva bastante amplia. Lleva implícita la formulación de objetivos tanto como la selección de 105 medios para alcanzarlos.
En cambio, la planeación táctica se centra en períodos más cortos Y preferentemente da más relevancia a la selección de medios cuales permitan el logro de los objetivos específicos pues sin embargo ambos tipos de planeación son necesarios, se complementan; al decir de Ackoff: "Son como las caras de una moneda, podemos verlas separadas, se pueden discutirse – separadas, pero en la realidad no las podemos separar. Por ejemplo un plan estratégico para una unidad, puede ser táctico desde el punto de vista divisional".(I)
También estamos conscientes que la planeación debe ser un proceso continuo, por lo tanto debemos reconocer que ningún plan es definitivo; está siempre sujeto a revisión. Ello nos lleva a presentar las partes que deberían componer una planificación con el fin de obtener un orden, más en sentido metodológico y de tipo práctico que por otra razón.
En este sentido debemos tener claridad de fines, de medios, de recursos, de procedimientos para tomar decisiones y como organizarlos, y de la forma de prever y detectar los errores o las fallas de la planificación con el fin de prevenirlos y corregirlos sobre una base de continuidad.
Autor:
Prof. Carlos Emilio Maurin Fernández
Prof. De Filosofía y Magíster en Educación Esp. Gestión
[1] H. Meregaga y,R.N. de:, Luca, Seminario Regional sobre Formación de Administradores y Supervisores de Educación, Buenos Aires. 1977.
[2] Dr. Ralph Rands. De la Universidad de Oregón; Primer Encuentro de Especialistas en Administración Educacional de la Universidades Chilenas; Concepción, 1984.
[3] URWICK, L. "Los elementos de la Administración, Herreros Hnos." México 1961
[4] op, cit. ant.
[5] KONTZ, Harold . O´DONNEL, Ciryil. "Curso de Administración Moderna". Edit. Mc Graw, Hill S.A., Colombia 1982.
[6] BOBADILLA, Fortutato. La teoría del Cubo y los Campos de Aplicación de la teoría Administrativa. Universidad de Chile, Santiago 1975.
[7] TERRY, George. Principios de Administración, p. 7., Compañía Edit. Continental, México 1963.
[8] OSTOIC, Tomislav. "Administración Educacional". PROED. Universidad del Norte 1984.
[9] Tomislav Ostoic p 411. . "Diseño de un modelo de evaluación y calificación de desempeño académico para la Universidad del Norte" Tesis Grado), universidad del Norte, Arica, 1980.
[10] ROMERO L., Simón "El planteamiento de la educación" Edit. Universitaria, Santiago 1974.
[11] OSTIC, Tomislaw. "Diseño de un modelo de evaluación y calificación de desempeño académico para la Universidad del Norte" Tesis Grado), universidad del Norte, Arica, 1980.
[12] FULMER, Robert. "Administración Moderna", Editorial Diana, México 1980.
[13] Op.cit.
[14] ACKOFF, Russell. "Un Concepto de Planeación de Empresas", Editorial Limusa, México 1979.
[15] ACKOF, Russell. "Un concepto de Planeación de Empresas", Editorial Limusa, México 1979.
[16] Op.Cit. ant.
[17] Op.Cit. ant.
[18] Op,cit. p.1.
[19] Op,Cit,ant.
[20] KOONTS, Harold. O´DONNEL, Cyril. "Curso de Administración Moderna." Edit. Mc.Graw Hill S.A., Franklin, N.Y. U.S.A. 1980.
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