Actividades para la mejora del proceso de comunicación

Resumen

La comunicación puede definirse como un proceso a través del cual las personas intentan compartir significados mediante mensajes simbólicos. El trabajo investigativo desarrollado se basa en el proceso de comunicación y la importancia del mismo para un administrador. La actividad de la comunicación, se valora como la que ocupa la mayor parte del tiempo de trabajo de un administrador. Es abordado el tema del trabajo en equipo, como herramienta necesaria para los administradores para ser más eficientes al solucionar problemas y tomar decisiones. El estudio es realizado en la Filial Universitaria Municipal Santo Domingo, donde se establecen diferentes actividades de comunicación sobre la escucha y trabajo en equipo, para desarrollarlas fundamentalmente con el colectivo que dirige el proceso de universalización, ya que se debe entender que los administradores están en la posición de establecer normas de comportamiento y recompensar al colectivo por su capacidad de solucionar problemas. La práctica ha permitido conocer que aunque la FUM obtiene buenos resultados en el desempeño laboral, aún el colectivo de trabajadores no demuestra una cohesión en el trabajo en equipo para lograr una mayor eficiencia en la misión y visión de la organización. Se plantea como objetivo general; propuesta de actividades para la mejora del proceso de comunicación, fundamentalmente para el trabajo en equipo, en el colectivo que dirige el proceso de universalización de la FUM Santo Domingo.

Introducción

¿La comunicación es una ciencia o un arte?

Uno de los actos más cotidianos que realizan los seres humanos es la comunicación frecuente con los demás. Si pensamos en los medios de información y su gran desarrollo actual, podríamos hablar más bien de una tecnología. Cada una de estas suposiciones sobre la temática tendría su espacio en la comprensión de los procesos comunicativos, es por esto que la comunicación ha sido calificada como "una ciencia múltiple y dispersa", de reciente incorporación al campo científico, aunque con una larga historia, que se remonta a los momentos en que el ser humano fue consciente de su capacidad de comunicarse con otros.

¿Cómo entender la Comunicación?

Etimológicamente comunicarse proviene del latín commucare, que significa: establecer algo en común con alguien, compartir alguna apreciación, alguna idea, etc y de la raíz latina communis que quiere decir poner en común algo con otro. Es a su vez la raíz de comunión, de comunidad; términos que nos expresan algo que se comparte, se tiene, o se vive en común. De manera que la comunicación representa siempre un fenómeno donde participa más de uno, es por ende un concepto de grupo, algo imprescindible de tomar en consideración como punto de partida para abordar dicho proceso. Como podemos observar de una u otra manera el término comunicarse hace referencia al establecimiento de una cierta sintonía entre los sujetos implicados en el proceso.

Partimos de comprender a la comunicación como un proceso en el que se establece una relación sujeto-sujeto. Ello implica que las personas, los grupos, las organizaciones, se conviertan en los protagonistas de sus acciones comunicativas, no sólo porque entren en un intercambio informativo, sino porque participen más o menos activamente en la regulación de sus comportamientos.

Esto significa que cada actor ocupe realmente determinada posición; desempeñe alguna función; se autodetermine de una u otra manera; tome decisiones; seleccione los medios y recursos de expresión y de escucha; en un contexto interactivo en el que los otros actores están en condiciones de hacer otro tanto.

La interacción personal, sujeto- sujeto en la situación comunicativa grupal posibilita la confrontación de puntos de vistas diferentes y la configuración de un criterio compartido grupal, que no necesariamente conduce a la desaparición de los individuales, sino que debe coexistir con éstos.

Encontramos con mucha frecuencia expresiones como esta: "Fulano se expresa muy bien, habla muy bonito, es tremendo comunicador". En gran medida el hombre es el ser mas completo que existe sobre la tierra, porque dispone de esa herramienta maravillosa que es el lenguaje, como instrumento indispensable de su pensamiento transformador.

La sociedad se encarga de adiestrarnos en el arte de hablar. Durante los primeros meses de nuestras vidas, los padres se encargan de enseñarnos a hablar. Luego en la escuela nos enseñan a escribir y a leer. Muchas otras actividades escolares nos adiestran en expresar claramente nuestras ideas, perfeccionar nuestra expresión y a desenvolvernos ante un auditorio.

En la misma medida en que se conforma la personalidad del sujeto a través de su vida, éste incorpora y elabora su propio arsenal de recursos comunicativos donde amplía o reduce las posibilidades de comunicación con los demás.

Paralelamente, el sujeto se hace más o menos capaz de interpretar y expresar la información en sus intercambios con los demás, mediante la asimilación de códigos no verbales. El sujeto desarrolla su habilidad para escuchar y aprender de la experiencia de los demás, al tiempo que se entrena en el arte de interactuar, mediante métodos y estilos de comunicación.

La persona es capaz de ampliar sus habilidades en el uso de sus recursos comunicativos. Unas personas se caracterizan por ser menos comunicativas que otras, lo que no depende sólo de la riqueza de su mundo interno, sino de su capacidad de aplicar eficientemente toda una variedad de medios.

Desde este ángulo del problema, consideramos a la comunicación como el intercambio subjetivo de puntos de vista, que dé lugar a otros nuevos, en la solución de las cuestiones que surgen en nuestra vida cotidiana.

Problemática:

Es necesario que el proceso de universalización cuente con un ambiente de interacción y diálogo sobre la base de concepciones de comunicación que propicien la mejora de la escucha y el trabajo en equipo lo cual tiene importante repercusión en los procesos sustantivos y en la formación de los estudiantes.

Objetivo general

Propuesta de actividades para la mejora del proceso de comunicación, fundamentalmente la escucha y el trabajo en equipo, en el colectivo que dirige el proceso de universalización de la FUM Santo Domingo.

Aportes de la investigación.

Los resultados de la investigación, teniendo en cuenta las características comunes e individuales del colectivo de la Filial Universitaria Municipal Santo Domingo, identifican como partes de un grupo de trabajo a cada miembro de la organización y permite que se apropien de habilidades comunicativas como herramientas de trabajo. Por tal razón se ha motivado la necesidad de elaborar actividades para la mejora del proceso de comunicación, basados en la escucha y el trabajo en equipo, desde los espacios formales e informales de intercambio. El tema resulta de interés para la organización y cuenta con la aprobación la dirección de la FUM.

Marco Teórico Referencial

1.1- Importancia de la comunicación:

La buena comunicación es importante para líderes, cuadros, dirigentes y administradores fundamentalmente por dos motivos. En primer lugar, la comunicación es el proceso mediante el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control. En segundo lugar, la comunicación es una actividad a la que los administradores le dedican una abrumadora cantidad de tiempo. Generalmente los administradores no permanecen solos por mucho tiempo en su puesto de trabajo planeando, organizando o analizando alternativas, ya que resulta cotidiano que pasen la mayor parte del tiempo en la comunicación personal, electrónica o telefónica con los subordinados, colegas, supervisores, proveedores y clientes o en otras actividades como son la elaboración o lectura de informes, documentos, etc.

Se puede afirmar que la comunicación es el torrente sanguíneo de una organización y que la mala utilización de la misma llega a producir daños significativos en la organización. No cabe duda que el tema de la comunicación se ha tornado complejo para un administrador en el presente, donde los avances tecnológicos precipitan y complican los medios de comunicación y el entorno inestable envía señales que cambian con velocidad, reflejando las modificaciones de los valores sociales y culturales.

En el contexto laboral lo que haga el individuo depende de sus motivaciones, las cuales se apoyan en el afecto, la afición, los sentimientos y el inevitable vínculo con sus actividades, su colectivo y su jefe; es el esfuerzo del subordinado integrante de la organización por preservar las relaciones interpersonales con quienes lo rodean y dirigen, condicionando la capacidad volitiva que conlleva al compromiso.

Muchas investigaciones relacionadas con el mundo del trabajo revelan razones que pueden sorprender, entre ellas se destaca que las personas no trabajan para la organización, sino en ella, lo que implica que es necesario establecer todos los canales informativos y de comunicación en todas las direcciones para motivar en cada individuo que el trabajo es lo que las personas y las organizaciones necesitan, logrando así el sentido de pertenencia pues las personas no se interesan por hacer algo únicamente porque se le ha dicho que lo hagan o se les remunera, ellas deben tener la convicción de que son útiles, necesarias, y poner el máximo de interés en hacer su labor lo mejor posible. Para lograr el compromiso de los trabajadores con la organización es ineludible el proceso de comunicación como herramienta en la Dirección, es necesario que los mismos estén ampliamente involucrados, esto constituye el estado deseado.

1.2- Proceso de comunicación.

Los elementos esenciales del proceso de comunicación definidos por John Kotter son, "el transmisor que envía un mensaje a través de los medios, a un receptor que responde".[1] En su forma simple, el esquema sería:

Los psicólogos han estudiado otras variables más complejas de la comunicación, como la disposición del receptor ante los argumentos unilaterales o bilaterales[2]la respuesta del receptor ante los aspectos superficiales,[3] y el hecho de que resulta más fácil convencer a las receptoras que a los receptores,[4]. A continuación se muestra un modelo del proceso de comunicación más complejo.

El principal reto de la comunicación es estructurarse de forma que todos los integrantes de la organización sepan como actuar para obtener la eficiencia organizacional. La comunicación empresarial, se encamina tanto a públicos internos, integrado por todos los trabajadores de las empresas, como a los públicos externos, conformados por el pueblo, los clientes, suministradores, competidores y por el resto de las instituciones gubernamentales o no gubernamentales que de una forma u otra se relacionan con la empresa

Dentro de las teorías administrativas y sus principales enfoques se encuentra la que tiene énfasis en las personas, como Teoría de las relaciones humanas, con los principales enfoques en la oganización informal y motivación, liderazgo, comunicación y dinámica de grupo.

1.3- Definición y características de la comunicación

La comunicación es un factor mucho más complejo hoy, así como su definición como tema de estudio. Se han encontrado múltiples definiciones a partir de estudios realizados, tomando como definición que la comunicación es el proceso mediante el cual las personas tratan de compartir un significado por medio de la transmisión de mensajes simbólicos.

Mintzberg[5]define el papel de la comunicación en tres roles administrativos:

El papel interpersonal, donde los administradores son líderes y representantes de su organización, interactuando con los subordinados, clientes, proveedores y colegas de la misma.

El papel informacional, donde los administradores buscan información de los colegas, subordinados y otros contactos personales sobre cualquier cosa que pudiera afectar su trabajo y responsabilidades, además de diseminar la información interesante o importante, proporcionando a todos los miembros de la organización y ajenos a la misma información referente a su unidad en general.

El papel decisional, donde los administradores realizan nuevos proyectos, solucionan conflictos y asignan recursos a los miembros y departamentos de su unidad. Algunas decisiones se tomarán en privado, pero se basará en la información recibida y a su vez deberán comunicarlas a otros.

Los Principios.

En la regulación del comportamiento comunicativo ejercen una función decisiva, un conjunto de principios que actúan como especie de modelos mentales que, una vez asumidos, diseñan un tanto automáticamente, la respuesta del sujeto en la situación comunicativa. Estos son:

• Relacionados con el respeto al criterio de los demás.

• Relacionados con la comprensión como fin. Primero comprender para después ser comprendido.

• Relacionados con una visión competitiva o cooperativa de la comunicación. Ganar-Ganar.

• Relacionados con la valoración de la calidad del punto de vista interactivo y del punto de vista personal. Dos cabezas piensan mejor que una.

1.4- La comunicación en la organización

Este proceso de intercambio, complejo y multifacético, regulado e intencional; es concebido por los autores marxistas como compuesto por tres elementos fundamentales

• La comunicación como función informativa, enfatizándose el aspecto del intercambio de información.

• La comunicación como proceso de regulación de la conducta, enfatizándose los aspectos interactivos y de influencia mutua entre los factores.

• La comunicación como proceso de percepción interpersonal, enfatizándose los aspectos afectivos de esta.

"Para el estratega lo más importante es localizar y definir el asunto crítico del problema más que descubrir la solución. Esto quiere decir que el primer paso del pensamiento estratégico es determinar cuál es el asunto crítico de la situación, es decir llegar al meollo del asunto"[6] Tsun Tzu

1.5- Problema social de la comunicación en la organización.

Con la comunicación se satisfacen importantes necesidades psicológicas: seguridad, aceptación, afecto y reconocimiento.

• En la comunicación interpersonal se encuentra una gran fuente de satisfacción, bienestar y gozo; pero también una gran fuente de tensiones y estrés que dan paso a la aparición de conflictos entre los individuos.

• Cuando dos o más personas tienen que realizar algo en conjunto, la posibilidad de que surja un conflicto es prácticamente inevitable.

• El conflicto se ve como una regla y no como la excepción.

• En ello va a depender en gran medida, la postura que asuman los implicados: Retirarse, evadir, ventilar el problema.

• Adoptar una posición de pierde o gana, todo o nada.

• Discutir de manera negativa.

• Al menos tres formas de la comunicación son fuentes de incontables problemas y diferencias:

– La ofensiva,

– La defensiva

– La apática.

• Es importante, ante una situación conflictiva, el desarrollo de empatías.

La conducta adecuada es:

• 1. La colaboración,

• 2. El diálogo constructivo (la aceptación, la empatía y la congruencia.)

– La aceptación implica el respeto por la individualidad del otro.

– La empatía es ponerse en el lugar del otro.

– La congruencia es conveniencia, coherencia, relación, lógica, etc.

El principal reto de la comunicación es estructurarse de forma que todos los integrantes de la organización sepan como actuar para obtener la eficiencia organizacional.

La comunicación empresarial, se encamina tanto a públicos internos, integrado por todos los trabajadores de las empresas, como a los públicos externos, conformados por el pueblo, los clientes, suministradores, competidores y por el resto de las instituciones gubernamentales o no gubernamentales que de una forma u otra se relacionan con la empresa

1.6- Estilos de comunicación, a partir de las exigencias de la situación comunicativa.

Siempre que se dice algo, el mensaje contiene dos partes: lo que se dice, el contenido; y el cómo se dice, la forma que se manifiesta en el estilo.[7]

Utilizamos una clasificación de los estilos que los agrupa en cuatro grandes grupos que aparecen en la lectura que ofrecemos a continuación.

Estilos de comunicación: El funcionamiento del equipo se asienta en la interdependencia y ella se nutre de la comunicación entre sus miembros. Cada vez que usted dice algo, su mensaje contiene dos partes: lo que usted dice (el contenido), y como usted lo dice (el estilo).

El contenido es lo que se quiere decir y el estilo le dice a los demás cómo tomar su mensaje, si usted está bromeando, serio, bravo, complacido o presionado. El estilo abarca, tanto el aspecto visual -el lenguaje corporal no verbal- como el oral, que incluye el tono e inflexión de la voz, los que contienen las intenciones subyacentes. El estilo de su comunicación alinea a los demás a sus intenciones.

"Mantenga su mente en lo que se dice y sus ojos y oídos en cómo se dice."

La forma en que usted habla interfiere con lo que usted está tratando de decir.

La mayoría de las comunicaciones en el trabajo caen dentro de los cuatro estilos:

Estilo I – Conversación Breve

– Conversación de Taller

Estilo II- Conversación de Control

– Conversación de Pelea

– Conversación de Resentimiento

Estilo III– Conversación de Búsqueda

Estilo IV– Conversación Directa

1.7- El trabajo en equipo.

Uno de los mayores problemas que se presentan en todas las empresas es el unir a un conjunto de personas para que cumplan con un propósito organizacional. Todas ellas poseen necesidades, intereses, conocimientos, experiencias, expectativas y otra serie de motivaciones diferentes. La función del administrador es consolidar esta variedad de expectaciones en una misma de bien común y amalgamarlos en un equipo que sienta y viva el mismo horizonte soportado en un mecanismo de comunicación que fluya e irrigue todas las fibras del grupo.

Pero, ¿qué es trabajar en equipo? ¿En que se diferencia de trabajar en grupo? Trabajar en grupo es realizar las cosas con un jefe que dirige e indica qué se debe hacer, cómo lo debe hacer y para cuándo se deben entregar los resultados, donde sus integrantes hacen lo que se les indica de manera separada e individual. Para que las personas logren el éxito de sus tareas y cooperen con buena voluntad debe utilizarse el trabajo en equipo: "es un grupo de personas que trabajan para lograr una meta común". Sin embargo, esto es mucho más.

Visto el Equipo como sistema humano superior al grupo y a los individuos que lo integran en cuanto a su potencialidad para la toma de decisiones efectivas y eficientes en la Organización, la Autoexpresión en Equipo puede resultar un medio válido para desarrollar formas de cooperación y participación viables en los procesos de trabajo.

Siempre se ha afirmado que cuatro ojos ven más que dos, y si lo hacen en la misma dirección, mucho mejor. Esto es que, más que las capacidades individuales, la unión de las competencias, las actitudes y las expectativas en torno a los objetivos comunes, la construcción de proyectos, propuestas y soluciones a los problemas, el trabajo en equipo propenderá por acciones más y mejor fortalecidas e integrales.

A esta definición debe agregarse un concepto bien importante: "SINERGIA. Un equipo es un grupo de personas que trabajan en forma sinérgica para lograr una meta común. Cuando las personas trabajan juntas como equipo, cada una se beneficia del conocimiento, trabajo y apoyo de los demás miembros, lo cual lleva a una mayor productividad que la que se lograría por cada persona que la que se lograría por cada persona que trabajara al máximo de su capacidad como individuo"

Un equipo no es casual pero si es causal. Los equipos a diferencia de los grupos son creados con el concepto de efectividad, y no sólo de eficiencia. Para que el equipo sea efectivo, debe asegurarse que cada elemento trabaje a su capacidad óptima y que cada uno colabore para lograr la sinergia que elevará su proyecto desde la plataforma de lanzamiento a su realización exitosa.

Desarrollo

2.1- El proceso de comunicación.

Introducción

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

¿Para qué nos comunicamos en el proceso de dirección?

La respuesta en esencia pudiera ser: Para intercambiar información y para construir una red de relaciones en la organización y hacia fuera de ésta.

Para comunicarnos bien necesitamos conocernos a nosotros mismos y a nuestro marco de referencia y ser capaces de valorar a otras personas. Solo entonces será posible encontrar las mejores formas para comunicarnos de forma efectiva.

2.2 Caracterización de la organización.

La Filial Universitaria Municipal de Santo Domingo se instituye en el curso 2002-2003 ubicándose la misma en el inmueble perteneciente a la Empresa Cultivos Varios Manacas donde radica la Unidad Docente que acoge al 4to año de Agronomía de la UCLV para realizar la práctica preprofesional.

En su inicio se abren dos carreras: Licenciatura en Derecho y Licenciatura en Psicología con una matrícula que no rebasó los 70 estudiantes y que eran provenientes de las fuentes de ingreso: Trabajadores Sociales, en su primera graduación, y cuadros de las organizaciones políticas del territorio. Posteriormente se abren otras carreras tales como: Licenciatura en Estudios Socioculturales, Licenciatura en Contabilidad y Finanzas y las ingenierías en Industrial, Agronomía y Agropecuaria, donde se insertan los estudiantes del Curso de Superación Integral para Jóvenes, la Tarea Álvaro Reinoso, entre otras fuentes.

En la actualidad cuenta con seis carreras, tres de ellas en el área de Humanidades y tres en el área de Ciencias Técnicas y Empresariales. Cuenta con una matrícula de 376 estudiantes en Continuidad de Estudios y 92 en Educación a Distancia para un total de 468 educandos y un claustro con 92 profesores, de ellos 18 a tiempo completo y 74 a tiempo parcial.

La estructura de dirección está compuesta por: Director CUM; tres Subdirectores Generales; cuatro Jefes de Departamento: Humanidades, Ingeniería, Contabilidad y Marxismo Historia, a quienes se le subordinan seis de coordinadores de carrera: Derecho, Psicología, Estudios Socioculturales, Industrial, Agronomía y Contabilidad. Brindan servicio en apoyo a la docencia: una administradora, una secretaria docente, una técnica en estadística, una técnica en expedientes, dos empleadas de servicio, una cocinera, cuatro CVP, un administrador de red, un técnico para el servicio del laboratorio de computación, una adiestrada en la carrera de Contabilidad, un obrero integral de mantenimiento, una técnica que atiende el punto de préstamo de Base Material de Estudio y una adiestrada que le auxilia en esta labor.

La FUM ofrece, además, servicios de postgrado a profesionales del territorio.

Propuesta de actividades

Introducción

Durante años el Proyecto Cambio Humano ha venido realizando entrenamientos grupales con el propósito de formar equipos de trabajo, perfeccionar la comunicación, incrementar las potencialidades de liderazgo personal, mejorar el aprendizaje, resolver conflictos. Las actividades que se muestran en la investigación pretenden implementar contenidos de dicho proyecto que contribuyen a la mejora del proceso de comunicación en la organización. Las actividades están concebidas fundamentalmente para ser utilizadas de apoyo a los cursos y talleres. No obstante puede ser empleado como material de lectura y consulta para el desarrollo personal independiente.

El contenido sigue la lógica de un entrenamiento en comunicación interpersonal. En la realidad cada entrenamiento es diseñado por el propio grupo de participantes a partir de sus intereses y condiciones específicas en las que se desenvuelve.

Esperamos que la lectura sea de su agrado.

Actividad No. 1

Objetivo general: Propuesta de actividades para la mejora del proceso de comunicación, fundamentalmente la escucha y el trabajo en equipo, en el colectivo que dirige el proceso de universalización de la FUM Santo Domingo.

Objetivos:

• Resumir elementos importantes acerca del campo conceptual relacionado con el proceso de comunicación como herramienta en la Dirección y su influencia en la Evaluación Institucional.

Actividad No. 1: Generalidades.

Aplicación de la encuesta inicial (Anexo No. 1) (Anexo No. 2)

Actividad No 2: Presentación: "Descubriendo al otro".

Se forman dúos el azar. Se les da la misión de presentarse mutuamente ante el grupo. Tendrán quince minutos que les permitan sostener un diálogo inicial para intercambiar y conocerse mejor. Pasados los diez minutos cada quien presentará a su pareja por turnos.

Se les ofrece una guía de asuntos para orientar la búsqueda:

• Datos personales.

• Gustos, Aficiones, Hobbys,

Preferencias marcadas,

• Familia.

• Trabajo.

• Estudios.

• Amistades.

• Propósitos.

• Visión de Futuro.

• Valores.

• Principios.

• Destrezas, Habilidades.

• Costumbres.

Actividad No 3: Términos asociados a la Comunicación.

Objetivos del ejercicio:

Construir colectivamente un concepto de Comunicación.

Registrar, antes de comenzar los entrenamientos, cuál es la amplitud de las asociaciones que los participantes son capaces de ofrecer, cuál es la calidad de esas asociaciones, dando la posibilidad de utilizar esta información para comparar con otras aplicaciones posteriores y ser utilizadas como criterio de progreso del taller.

Realización del ejercicio:

El facilitador formula la siguiente consigna: "Expresen de una en una, las palabras que les evoca el término Comunicación".

Se van haciendo tantas rondas como sean necesarias en las que cada uno de los miembros del grupo deberá decir una palabra de cada vez, hasta que se agoten todos los vocablos con los que relacionan la comunicación. Cada una de las palabras van siendo registradas en la pizarra o en un papelógrafo.

Cuando el listado se da por terminado, el facilitador puede hacer un comentario reafirmando la relación de algunos de los términos señalados, que resulten más importantes en función de los objetivos del taller.

Actividad No 4- Comunicación Interpersonal:

"Intercambio de puntos de vista para la solución de las cuestiones de la vida cotidiana".

Esta definición, por sencilla que parezca, tiene la virtud de aportar lo que consideramos esencial en el proceso: el "punto de vista", como elemento integrador en cada sujeto, de la información interna y externa; la "cuestión", como factor central de la situación comunicativa, que aporta el contenido para la comunicación. El intercambio como calidad básica de la relación sujeto-sujeto en el proceso interactivo.

4.1- Cuestión:

Los propósitos de vida se concretan en unidades pequeñas de acción. "Las cuestiones son esas unidades simples de la actividad cotidiana. Los asuntos que deben ser resueltos sistemáticamente, con la participación de varias personas para el logro de los objetivos propuestos".

"La cuestión es el elemento central de la situación comunicativa generadora de contenido para la comunicación".

4.3- Punto de vista:

"El conjunto de conocimientos, percepciones, juicios, sentimientos, deseos, orientaciones de valor y otras formaciones estructuradas internamente en el sujeto, para configurar un criterio respecto a la cuestión".

CUESTIONARIO:

Cuando en su trabajo, su familia u otro contexto, surge un asunto o cuestión que precisa solución, generalmente: (Marque una sola de las tres alternativas siguientes)

• 1-  ___ Se forma un punto de vista propio antes de conversar con alguien.

• 2-  ___ Se forma un punto de vista propio y lo completa con la información

que brindan los demás.

• 3-  ___ Conforma su punto de vista en la interacción con los demás.

Actividad No 5:

Ejercicio: Localización de las disfunciones:

Se trata de un ejercicio que puede ser realizado en la propia sesión o como ejercicio práctico orientado para la reflexión individual posterior. Consiste en seguir los pasos que se relacionan a continuación:

• Piense en la última discusión acalorada que usted haya tenido en los últimos días.

• Trate de reproducirla mentalmente de la manera más detallada posible.

• Intente identificar en qué partes del mapa de la competencia estuvieron localizadas sus principales dificultades.

• Intente identificar ahora en qué partes del mapa estuvieron localizadas las principales dificultades de su interlocutor.

• Haga un análisis comparativo y piense en las medidas que pudieran haber tomado AMBOS para evitar la discusión.

Una comunicación positiva implica evitar: Burlas, Sarcasmos, Amenazas, Reproches, Culpar o agredir a otros, Crean resentimientos, Daño a su autoestima.

Propicia: La obtención de satisfacción, Bienestar psicológico, Disminución del estrés.

Costos de una pobre comunicación: Tener que perder tiempo, Surgimiento de conflictos, Reclamaciones, Alto nivel de frustración, Baja eficiencia, Perdida de oportunidades

Actitudes que facilitan o bloquean la comunicación

Facilitan (apoyan)

1. Descriptiva

2. Interés en la comunicación

3. Espontánea

4. Empalica

5. Igualitaria

6. Flexible

7. Provisoria

8. Orientada al problema

9. Especifica

10. Buscar precisiones

11. Indagatoria

12. De colaboración

Bloquean (obstruyen)

1. Evaluativa

2. De control

3. Manipuladora

4. De neutralidad

5. De superioridad

6. De inflexibilidad

7. Definitiva

8. Orientada a las personas

9. Generalizadora

10. Defensiva

11. Culpabilidad

12. Amenazadora

Actividad No 6: Trabajo en equipo

Aplicar ejercicio de autoconocimiento (Anexo No. 4)

¿Qué es un grupo?

Es una asociación de personas, unidas por una actividad común y que están en comunicación directa personal.

Podemos decir además, que es la unión de dos ó más personas que interactúan e influyen en otras para lograr un propósito común.

Concepto de grupo

En términos psicológicos, un grupo es un cierto numero de personas que actúan recíprocamente entre si, que son conscientes psicológicamente de ellos mismos y que se perciben como grupo. Edgar Shein

Ventajas del trabajo en grupo.

• Se comparten opiniones.

• Se estimula la creatividad.

• Se compromete al colectivo.

• Surgen más propuestas para solucionar problemas.

• Mayor volumen de conocimiento.

• Solucionar problemas en grupos, aumenta la posisbilidad de solucionarlos exitosamente.

Desventajas

• Pueden surgir opiniones impuestas.

• Pueden dejar de plantearse ideas valiosas.

• Predominan los asertivos y dominates.

• Se limitan las alternativas, existe tendencia a enfocar lo tradicional.

• Los miembros del grupo se sienten víctimas del criterio del grupo.

Para cambiar el concepto de grupo a equipo, deberá cambiarse la actitud de las personas, ésta es la clave del éxito. Cuando usted como administrador actúa como facilitador (coordinador o líder) no como jefe, las personas empiezan a sentirse y luego a actuar como miembros del equipo. La integración de su equipo requiere planeación cuidadosa. Ningún equipo puede surgir por sí mismo; usted debe trabajar con los empleados para comunicar y explicar algunos factores:

– Cómo espera que trabajen,

– En que difiere el nuevo método de funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados,

– Dónde pueden solicitar ayuda,

– Cómo funcionará el nuevo equipo al trabajo.

Lo anterior plantea una nueva manera de manejar las relaciones y los problemas conforme ocurran. En lugar de tomar decisiones arbitrarias, anime a los miembros de su equipo a buscar soluciones a los problemas y a ejecutar soluciones. Comunique, guíe y facilite, no sólo dirija el trabajo de su equipo

"La comunicación en la organización, juega el papel de la sangre en el cuerpo humano, viaja y deja su información en cada célula de la empresa."

Características de los equipos

Los equipos eficientes presentan una serie de propiedades, que se presentan a continuación:

– Mutua interacción o mancomunidad con un reconocimiento mutuo integral;

– Metas y motivos comunes que permite aunar esfuerzos;

– Conformación de normas de comportamiento que establece límites de interacción para sus relaciones personales y laborales que permita contribuir el logro de los objetivos;

– Establecimiento de roles que posibilita diversos patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las características personales y profesionales de cada uno.

Otras características de los equipos eficientes según Rudolph F. Verderger en su libro ¡Comunícate! son:

– Buen ambiente de trabajo que empieza con la disposición de los asientos que fomenta una participación plena, donde los integrantes puedan obtener una integración completa;

– Un número óptimo de miembros, que depende de la naturaleza de la tarea y de la necesidad de asegurar una buena interacción;

– La cohesión referida en mantener unido del grupo en cuanto a la comunicación actualizada, la similitud de intereses y necesidades (homogeneidad), a las necesidades interpersonales de afecto, , inclusión y control;

– El compromiso con la tarea y con el grupo;

– Las reglas del grupo o principios de conducta establecidos o percibidos para dirigir el deber del grupo;

– El consenso que se refiere a la toma de decisiones producto de la reflexión, interacción y acuerdo total;

– La preparación de los temas de trabajo y discusión, los cuales deben ser compartidos y comunicados con anticipación con un alto grado de calidad en la información.

Conforme a las condiciones actuales de competitividad en las organizaciones en un mundo globalizado, los equipos de trabajo presentan las siguientes ventajas que se pueden adicionar a las características anteriores:

– Genera motivación en los colaboradores que lo hacen más comprometido con la organización;

– Incrementa los niveles de productividad gracias a la sinergia aportadas por sus colaboradores y sus competencias individuales;

– Aumento de la satisfacción de los colaboradores gracias a que la interacción personal facilita el logro de la necesidad de afiliación de los miembros;

– Facilita la comunicación dado que se crean dependencias interpersonales por funciones y sus responsabilidades;

– Se desarrollan habilidades de trabajo múltiple debido a que se comparten entrenamientos y prácticas en el mismo espacio físico o virtual;

– Permite la flexibilidad organizacional ya que los equipos se enfocan en los procesos con una visión holística de la empresa.

Aplicar ejercicio de autoconocimiento (Anexo No. 5)

Roles de los integrantes de los equipos

Los estudiosos del comportamiento identifican dos tipos fundamentales de papeles que se representan en los grupos con producción: los encargados de la misión o labor que permite al grupo alcanzar su meta, y los del mantenimiento que pertenecen a las conductas del grupo que los mantiene unidos en su logro.

Papeles de labor. Entre estos se encuentran los que corresponde a las personas que ofrecen información u opinión sobre el contenido del trabajo. los buscadores de información, que tratan de buscarla en los otros, los analistas que indagan el contenido y razonamiento implícito en el trabajo; los coordinadores que mantienen al grupo sobre el camino; y los anotadores los cuales toman notas detalladas para mantener registros sobre las decisiones del grupo.

Papeles de mantenimiento. Son los que ayudan a que el grupo trabaje ininterrumpidamente como unidad. Estos son los partidarios que responden de manera oral, o no verbal, cuando se tocan buenos puntos; los reparadores de tensiones que reconocen cuando el proceso se estanca o cuando el grupo está agotado y que con sus "apuntes" mejoran el espíritu de los integrantes; los armonistas que unen al grupo cuando se presentan polarizaciones en las opiniones; los moderadores que ayudan a mantener los canales de comunicación abiertos y en equilibrio en la participación de los integrantes.

Otros papeles pueden afectar la eficiencia del grupo y se consideran PAPELES NEGATIVOS. Estos son: los agresores que buscan fortalecer su propio nivel al criticar casi todo y culpar a otros ante dificultades del equipo; los bromistas se caracterizan por interrumpir para bromear o ridiculizar; los separatistas que se apartan del grupo, se retractan de sus opiniones o son indiferentes; los monopolistas que quieren disponer todo el tiempo del uso de la palabra dando impresión de su conocimiento.

Establecimiento de metas en equipo

Uno de los estilos de administración participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez ejecutarán los procedimientos de control necesarios para el alcance de las metas.

Para lograr efectividad en éste proceso, se sugiere:

– Participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeación;

– Explicar los principales puntos del plan general;

– Asignar los aspectos particulares del plan a los integrantes que más conocen o que más experiencia tienen para que lideren la labor;

– Solicitar que cada persona describa como encaja en el plan general;