La teoría de sistemas

Capítulo extraído del libro:

La Organización Empresarial bajo enfoque de sistema,

ISBN-13:978-3-659-04325-3

ISBN-10:3659043257

EAN: 9783659043253

Instrumento teórico y metodológico elaborado bajo la teoría de sistema para la interpretación de la organización. Es un mapa conceptual que permite la comprensión y análisis de la realidad empresarial, especialmente de las PYMES, dirigido a estudiantes, profesionales, asesores, emprendedores y empresarios que requieren ofrecer soluciones de manera objetiva, idóneas, concretas y expeditas. El desarrollo de la obra ubica al lector desde una perspectiva totalizante de la organización, facilitando el diseño de estrategias funcionales y de negocio que potencian a su vez, la utilización de técnicas modernas que incrementen la eficiencia productiva y la penetración de sus productos.

Editorial Académica Española

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Posicionando el tema

Es necesario hacer una descripción y análisis de la Teoría General de Sistemas pues es esencial para comprender el enfoque, la operacionalidad y las relaciones con el entorno organizacional.

La Teoría de General de Sistemas es un marco conceptual y metodológico útil para interpretar la realidad desde una perspectiva totalizante, dinámica, interactiva, abordando la interpretación de cosa bajo estudio, a partir del rol que cumple en su entorno.

Es especialmente útil para interpretar y explicar situaciones de carácter social, tal como la organización, convirtiendo descripciones fenoménicas altamente discutibles, en explicaciones contextualizadas, causales, suficientemente objetivas y pertinentes, facilitando una respuesta rápida con soluciones acordes a los requerimientos del entorno, así como la necesaria efectividad de su desempeño.

La Teoría General de Sistemas (TGS) o simplemente Teoría de Sistemas es una conceptualización, que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, organizaciones, empresas o cualquier cosa estructurada para satisfacer necesidades presentes en su entorno, las cuales, se interpretan como sistemas, por lo que se encuentran en todas las partes constitutivas de la realidad.

Las estructuras, órganos, cuerpos, entidades, organizaciones, etc., están presentes en los distintos dominios de la naturaleza; por lo que dado su origen natural, son objeto de estudio de diferentes disciplinas académicas. Su concepción se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy (1901-1972), quien acuñó la denominación Teoría General de Sistemas, a mediados del siglo XX, apareciendo en el libro titulado: General System Theory. Foundations, Development, Applications, en el año 1968.

La TGS surgió por la necesidad de abordar científicamente la comprensión de las cosas concretas que conforman la realidad, a las cuales a partir de su enunciado, se estudian como sistema, los cuales son complejos, activos, realizan una serie de procesos y actividades a su interior así como, en continua y permanente interacción con su entorno. La concepción teórica de los sistemas es la resultante de la evolución de la ciencia generada por la acción de diversos y diferentes circunstancias que han actuado por largos periodos de tiempo.

Tradicionalmente desde tiempos remotos, el hombre interpreta la realidad separando y categorizando sus componentes. Con la TGS el abordaje interpretativo de la realidad se realiza a partir de su totalidad, a partir del rol que la cosa ejerce en el contexto donde se ha desarrollado.

Bertalanffy, analiza los organismos como un ente organizado y definido por leyes fundamentales de sistemas biológicos común a todos los niveles de organización a los cuales denomino: sistemas. Las vastas implicaciones de su concepción excedieron la biología, abarcando aspectos tan diferentes como la psicología, lo institucional, lo social, lo ecológico, empresarial, etc.

Basándonos en la Teoría General de Sistemas analizaremos la empresa haciendo una aplicación adecuada de la concepción de la teoría a partir del hecho de su pertinencia al entorno socioeconómico donde hace vida.

Con fines didácticos y prácticos en la formación del pensamiento científico deseamos dejar muy claramente establecida la diferencia entre teoría y realidad, pues tradicionalmente tienden a confundirse, una con la otra. La realidad es una cosa y otra la noción que de ella nos hacemos.

Realidad y Teoría

Antes de abordar el tema concreto de la Teoría de Sistemas; es necesario hacer cierta reflexión sobre el valor significativo de la teoría frente a la necesidad de interpretar la realidad. La teoría como instrumento cognoscitivo, es una propuesta descriptiva, normativa, explicativa y operativa sobre un campo o área específica del conocimiento, pero no es un reflejo de la realidad, sino una herramienta conceptual que nos permite dirigir el esfuerzo interpretativo con cierto orden y dirección específica, muy útil para la comprensión de la cosa bajo estudio.

La realidad está conformada por cosas, objetos, hechos, fenómenos y efectos que generan consecuencias sobre el Hombre y afectan de alguna manera su vida. Somos el único animal que posee la capacidad de hacerse una noción de la realidad. Como constructo lógico, la interpretación de la realidad se encuentra en función de la evolución misma de los signos y símbolos, mientras más elementos incorporemos al lenguaje y se desarrollen conceptos sobre los elementos que la constituyen el Hombre dispondrá de una noción de la realidad más elaborada, compleja, consistente y pertinente. Esto significa que la noción de la realidad es un constructo histórico, social, en continua elaboración. Por su origen es cultural, elaborado por el Hombre para el Hombre. Por su consistencia, la interpretación de la realidad es intangible, abstracta y vinculada con intereses socioeconómicos.

Los límites de mi lenguaje significan los límites de mi mundo. Los límites de mi mundo son los límites de mi lenguaje señala Wittgenstein (1991)[1] y la interpretación que hacemos del mundo real a través de signos abstractos y convencionales se considera conocimiento. Por lo tanto su desarrollo se encuentra en función del proceso evolutivo del Hombre, en la naturaleza y en sociedad.

Al ser histórica y cultural, la noción de la realidad ha estado comprometida más con la visión interesada de quienes imponen su interpretación, que con la realidad misma. Lo que ha conducido a una confusión cognoscitiva entre la noción teórica y la realidad, superponiendo una interpretación interesada sobre la estructura del pensamiento humano.

La realidad tangible, es mesurable, palpable, evidente se encuentra conformada por la naturaleza y sus componentes, la topografía, orografía, el medio ambiente, los fenómenos climáticos, accidentes naturales, la flora, la fauna, las condiciones ecológicas, los congéneres, sus acciones u omisiones, la comunidad, las agrupaciones, organizaciones, instituciones, partidos políticos, la sociedad, el arte, los oficios, los bienes elaborados, las estructuras, los objetos, los hechos, accidentes y materias primas, insumos, las máquinas, equipos, materiales, etc.

Entre los elementos intangibles que conforman la realidad se encuentra el mismo conocimiento humano determinado histórica y culturalmente, los hábitos y costumbres, la ciencia, la filosofía y los enfoques epistémicos, la moral, la racionalidad económica, lo normativo y legal, lo afectivo, lo político, los estereotipos sociales, la conducta, las ideas, las acciones u omisiones, la palabra y sus significados, los gestos, y cualquier otra expresión o conducta tangible, Todos aquellos fenómenos, actos, decisiones, acciones u omisiones que afectan al hombre y sus organizaciones de manera positiva o negativa, el estado, situación o circunstancias, así como todo aquello que está relacionado con la estructuración, formulación y operatividad lógica, que elabora el hombre para interpretar e intervenir intencionalmente en la realidad.

También forma parte de la realidad las condiciones inherentes a nuestro propio ser, el cuerpo, en el ámbito físico, fisiológico y psicológico, las necesidades, los deseos, aspiraciones, limitaciones, potencialidades, habilidades y capacitación que condicionan nuestro desempeño. Los aspectos psíquicos, efectivos y anímicos que determinan nuestra personalidad, así como las condiciones y circunstancias de índole social, que definen nuestra conducta individual y colectiva.

Allí, en esta mezcla de diversidad y diferencia de elementos que conforma la realidad, radica una de las dificultades de separar nuestra noción interpretativa y la realidad misma. Frecuentemente asociamos la realidad con nuestra apreciación, lo cual nos lleva a actuar bajo preceptos subjetivos e interesados. La posibilidad de cometer error al intervenir en la realidad es muy alta, sobrepasa el 50%. Pudiendo permitírselo el Hombre común en su cotidianidad, pero para el ejercicio profesional o cuando las decisiones afectan una comunidad entera, el margen de error podría inducir a cometer acciones irreparables.

En la realidad los hechos y fenómenos que nos afectan, se originan por una serie de causas concatenadas e interrelacionadas, las cuales percibimos a través de los sentidos. Al ser percibidas, le otorgamos la condición de existencia, además de valorarlas y apreciarlas, en principio por la forma como afecte nuestra existencia o el confort que disfrutamos, catalogándolos como buenos o malos. Al mismo nivel de importancia en cuanto a la afectación de nuestra apreciación, se encuentran nuestros intereses, necesidades, gustos, preferencias, influenciados por rol social que desempeñemos en el grupo social. Factores estos que le confieren a nuestra interpretación de la realidad, a un alto nivel de subjetividad.

Identificar y separar cognoscitivamente la noción de realidad de la realidad misma, es sumamente importante científica y operativamente, pues se tiende a confundir la noción de ambos, tergiversando la orientación definitiva que toman nuestras decisiones y actos, debido a la subjetividad que nos formamos sobre la cosa.

Siendo la interpretación de la realidad tan susceptible a una interpretación sesgada por nuestras necesidades, gustos e intereses y valorada por el efecto que nos cause, la utilidad del conocimiento que de ella nos formulemos, radica en la rigurosidad con la cual abstraigamos las características y condiciones del objeto sobre el cual recae el estudio.

Todo aquello que conforme nuestra apreciación de la realidad, se encuentre esta en disertaciones, libros, textos, manuales, o en las mentes más connotadas de nuestros tiempos, no es más que teoría. Es necesario resaltar que su condición de teoría no le confiere una condición de minusvalía a sus contenidos, todo lo contrario. Su valor radica en ser un poderoso instrumento que nos permite ordenar, catalogar, validar e interpretar la realidad que abordemos. Lo que si tenemos que tener en cuenta es que sus conceptos, preceptos y contenidos no son para utilizarlos como un deber ser dogmatico ni un dictamen sobre la realidad, sino un instrumento teórico con el cual aproximarnos a una interpretación útil que nos permita intervenirla en función del hombre y sus necesidades.

Contrario a la objetividad, la confusión entre teoría y realidad, genera una interpretación orientada más con la valoración que de ella hagamos, que a una interpretación valida y útil. En otras palabras, la abstracción obtenida de la realidad viciada por la prevalencia de la teoría y nuestros intereses no se refiere a la cosa misma, sino a una interpretación sesgada e intencionada de ella.

En la introducción de su libro A Brief History of Time, Stephen Hawking (1942- ), dice al respecto:

Una teoría es un sistema lógico compuesto de observaciones, axiomas y postulados, que tienen como objetivo declarar bajo qué condiciones se desarrollarán ciertos supuestos, tomando como contexto una explicación del medio idóneo para que se desarrollen las predicciones. A raíz de éstas, se puede especular, deducir y/o postular mediante ciertas reglas o razonamientos, otros posibles hechos. … Una teoría es buena si satisface dos requerimientos: debe describir con precisión una extensa clase de observaciones sobre la base de un modelo que contenga sólo unos cuantos elementos arbitrarios, y debe realizar predicciones concretas acerca de los resultados de futuras observaciones.

Cualquier teoría física es siempre provisional, en el sentido que es sólo una hipótesis; nunca puede ser probada. No importa cuántas veces los resultados de los experimentos concuerden con alguna teoría, nunca se puede estar seguro de que la próxima vez el resultado no la contradirá. Por otro lado, se puede refutar una teoría con encontrar sólo una observación que esté en desacuerdo con las predicciones de la misma.

Las ideas anteriormente perfiladas sobre las teorías científicas suponen que somos seres racionales, libres para observar el universo como nos plazca y para extraer deducciones lógicas de lo que veamos. En tal esquema parece razonable suponer que podríamos continuar progresando indefinidamente, acercándonos cada vez más a las leyes que gobiernan el universo. Pero si realmente existiera una teoría unificada completa, ésta también determinaría presumiblemente nuestras acciones (Hawking, 1982)[2] El subrayado es nuestro

Hawking se refiere a las teorías físicas del mundo material, pleno de evidencias tangibles y mesurables, resaltando el hecho de lo hipotético de los postulados. En lo social, en un mundo donde prevalecen elementos intangibles, ponderados como verdad cualquier aseveración resultante de un proceso investigativo, es una temeridad en la cual se incurre frecuentemente. Totalmente de acuerdo con el autor citado en lo que se refiere a la permanente aproximación a la realidad, convirtiendo las tesis en hipótesis en una continua discusión entre noción y realidad, en un progresivo proceso dialéctico de interpretación.

Pretender asumir la teoría como realidad y pretender explicar cualquier situación como si se tratara de la realidad misma, es un error que conlleva a resultados inciertos. La teoría es un instrumento necesario y útil para el estudio de la realidad, nos permite aproximarnos a ella, con propiedad, orientando el camino interpretativo. El analista debe reconocer las divergencias entre la noción preconcebida y los elementos reales.

El procedimiento científico radica en ofrecer una interpretación válida y concreta de la realidad, pudiendo a partir de los fenómenos y hechos, así como apoyado en el instrumental teórico; suponer, presumir o elaborar hipótesis sobre las posibles causas que los determinan. Los resultados, debido a lo anteriormente expresado sobre el continuo proceso de formación del conocimiento, no pueden ser ponderados como verdades, pues esa no es su función.

El procedimiento científico es aplicable por cualquier persona, de hecho, lo hacemos continuamente. Desde que el hombre tomó conciencia del lenguaje, puede elaborar una interpretación de la realidad, elaborando supuestos sobre la situación que lo afecta y reta. Comprueba su supuesta explicación utilizando quizás, medios poco idóneos, pero obteniendo una explicación, no necesariamente pertinente, pero que le es útil. Esto nos lleva a enunciar otra de las ventajas de la rigurosa aplicación del proceso científico, la reducción de tiempo de respuesta y de recursos, en la obtención de una explicación útil y válida, de las causas que determinan los hechos, así como de una interpretación de mayor pertinencia a la realidad misma.

Lentamente pero de manera progresiva e inexorablemente, la interacción con la realidad ha contribuido indiscutiblemente a la construcción del conocimiento que actualmente disponemos, prevaleciendo especialmente, la praxis como mecanismo de construcción y validación, pues el valor de la interpretación de la realidad es poder operara en ella con cierto éxito. Por lo tanto, la teoría que nos antecede es fundamental para reinterpretar la realidad, pero no la debemos confundir con ella, pues de esa manera atávica, frenamos el desarrollo del conocimiento sobre cualquier tema.

Es necesario resaltar que la interpretación del mundo real, por más rigurosa que sea, se encuentra sujeta a los límites que nos impone la evolución de los elementos materiales y conceptuales con los que contamos.

La teoría constituye un cuerpo conceptual de los aspectos fundamentales para abordar el análisis concreto de una realidad. El hombre cuenta con una enorme herencia de información y conocimientos sobre la vida y determinadas áreas del saber. La teoría consta de una abstracción sistematizada y actualizada de la realidad en referencia, elaborada en una permanente y continua aproximación a la realidad, a partir de su razón de ser, de los aspectos fenomenológicos que la conforman, de una descripción de las relaciones entre los elementos que la constituyen y de los factores que la afectan, determinan y condicionan (Gutierrez, 1999)[3]

Insistimos en que hacer una separación clara entre realidad y teoría es de gran importancia y utilidad, especialmente en el ámbito académico, pues permite aproximarnos a una nueva interpretación, contribuyendo de este modo, en el avance del conocimiento, potenciando además, la capacidad para intervenirla con un alto nivel de efectividad y con una reducción efectiva de recursos.

Si bien es cierto que la interpretación de la realidad es una abstracción limitada por los instrumentos físicos y conceptuales con los que se aborda, mientras se realice con la mayor objetividad posible, el poder de negociación que se alcanza al momento de intervenirla se incrementa. Esto quiere decir que la realidad y las personas que en ella participan, tenderán a mantener el status quo resistiéndose al cambio. La nueva interpretación, para que sea útil, debe incluir el reconocimiento de las trabas que se opondrían a su aplicación y establecer mecanismos para reducir la oposición. Es necesario aclarar que esto no debe contemplar el uso de medios coercitivos ni violentos para imponer las nuevas concepciones, sino que reconociendo el poder de negociación del investigador, éste debe utilizar mecanismos lógicos y estratégicos para su aplicación.

Cualquier actividad que el hombre realice en su medio ambiente natural, – tal como cazar, cultivar, regar, incendiar- para posteriormente organizar, producir, ahorrar, apropiar, acumular, etc.; tiene el efecto de intervenir, modificar, alterar, cambiar, etc., la realidad física o social donde se desenvuelve. La interpretación objetiva del contexto concreto donde se interviene, incrementa el poder para alcanzar sus objetivos.

Al limitar la compresión de la realidad utilizando interpretaciones pre-elaboradas y prejuicios propios, reducimos la capacidad para enfrentar sustancialmente su intervención. Quizás sea mucho más aceptado el nuevo planteamiento, pues se encuentra en sintonía con la estructura del pensamiento lógico imperante, pero no tenderá a modificar la situación problema que afecta a la realidad.

La apreciación de la realidad obtenida en contextos, situaciones, condiciones y momentos diferentes al nuestro, permite incrementar el arsenal teórico de la humanidad, pero su utilización como única interpretación valida, limita el abordaje investigativo de situaciones.

Al asumir los avances científicos como instrumentos conceptuales para abordar la interpretación de la realidad, adecuándolos a las condiciones físico- culturales, hacemos que tanto la observación realizada como el mismo instrumental teórico, se nutran, se validen y se actualicen, mediante el proceso de investigación.

Al utilizar la teoría como instrumento sujeto a modificaciones y adaptaciones, pierde el carácter prescriptor para convertirse una herramienta útil y práctica con la que interpretar la realidad desde una perspectiva concreta y material.

Es necesario resaltar que un desarrollo teórico metodológico cualquiera, es un marco instrumental referencial pero no un deber ser al cual la realidad deba parecerse, el cual nos permite describir y explicar algunos de sus aspectos específicos. Tampoco es una concepción pre-elaborada, sino una referencia concreta de la que echar mano, para describir y valorar la dinámica, funcionalidad y estructura de la realidad institucional bajo análisis.

La simple observación de la realidad nos determina una apreciación sesgada, parcial y subjetiva, construida por los fenómenos más accesibles, que estimulan nuestros sentidos, pero no informa directamente sobre las posibles causas que generan lo que nos es obvio y aparente, así como tampoco los agentes ni procesos que los producen; únicamente nos informan de lo que nos afecta y sus consecuencias.

Para poder incrementar la capacidad de intervención en la realidad se requiere disponer de un conocimiento teórico pertinente que nos ofrezca y permita elaborar una descripción y explicación causal de las circunstancias que la afectan. El conocimiento previo sobre situaciones similares anteriores, constituye para el analista, el soporte teórico que puede permitir orientar su esfuerzo investigativo.

El proceso interpretativo no necesariamente es estructurado ni riguroso. Lo realizamos diariamente, cuando enfrentamos cotidianamente, circunstancias que nos afectan. Pero cuando la importancia y envergadura de la situación problema lo amerita, recurrimos a una investigación intencionada, lógica y rigurosa, con la cual disponer de una explicación lo más objetivamente posible de las causas que lo determinan, permitiendo intervenir la realidad, con mayor posibilidad de éxito, reduciendo el posible efecto nocivo, la resistencia al cambio, etc.

La interpretación de la realidad es una noción de Ser y Estar de las cosas que rodean y afectan al hombre, está conformada por todos los objetos, hechos, fenómenos y los efectos que éstos ejercen sobre el entorno natural, social y/o actúan sobre los individuos de manera directa o indirectamente.

En el ámbito natural existen efectos intangibles que pueden comprobarse y medirse tales como el calor, el frío, la luz, el sonido, volumen, masa, ubicación espacial, así como los efectos que causan. En el ámbito cultural, existen efectos intangibles que, aunque sean imperceptibles, tales como la actitud, la exclusión, el resentimiento, el amor, etc., afectan al hombre y su desempeño, y son de muy difícil medición, pero generan una determinada conducta o respuesta actitudinal. Aunque sean intangibles, a través de sus efectos pueden ser mesurables y evidenciarse de manera indirecta por la respuesta individual o colectiva.

La noción de la realidad también está determinada por las condiciones físicas, emocionales, afectivas, deseos, limitaciones, potencialidades, habilidades de las personas, así como también los aspectos psicológicos y sociales que definen la conducta, sus necesidades y aspiraciones personales.

Siendo la realidad independiente de la concepción teórica, ésta constituye un cuerpo conceptual que ayuda a describir y explicar la situación real que se aborda, permitiendo que se obtenga una interpretación de manera más expedita, pero no la determina ni condiciona. Toda elaboración interpretativa, por más exhaustiva y rigurosa que sea, es una abstracción sistematizada y actualizada de la realidad, que forma parte del proceso de abordaje continuo y permanente con el cual describir y explicarla, para poder actuar intencionalmente en ella, para así obtener los mayores beneficios individuales o colectivos posibles.

Las teorías son producto de un proceso continuo de formación de la ciencia. Son en esencia instrumentos lógicos y formales que permiten organizar y proyectar el conocimiento para ser utilizado, transformado, ampliado o desechado en subsecuentes interpretaciones de la realidad. El desarrollo del saber humano es un proceso permanente, continuo y creciente de interpretaciones cada día más elaboradas y pertinentes a la realidad misma. En la misma medida que desarrolla interpretación de su mundo, se desarrolla a sí mismo y viceversa, en un proceso dialectico, social y ecológico de formación.

La Teoría General de Sistemas, es un instrumento de gran utilidad para abordar desde una perspectiva relacional, dinámica e interactiva, una diversidad de cosas y situaciones de diversa índole y naturaleza. Más que un cuerpo teórico es un mapa conceptual, que permite integrar otras teorías para la comprensión de las estructuras, interacciones y situaciones que conforman la realidad del objeto de estudio.

El punto de partida de nuestro cuerpo teórico es material, evidente y mesurable, abordando el estudio de la PYME a partir de las necesidades y requerimientos de su entorno socioeconómico, permitiendo elaborar presunciones o hipótesis sobre las causas que determinan la situación problema que motiva el estudio.

Al apoyar nuestro constructo en la Teoría General de Sistemas, le conferimos la condición de mapa conceptual y metódico que considera a la PYME como un sistema interactivo, abierto, a partir de determinar cuáles son sus productos, a quienes les genera satisfacción y cómo los producen. Este método interpretativo de la realidad organizacional, permite una investigación totalizante, dinámica y operacional.

Al contar con un punto de referencia concreto, además de apreciar el desempeño total de la organización, sus estructuras, funcionamiento y de evaluar su rendimiento, podemos presumir las razones o causas que pudieran estar generando un determinado comportamiento del sistema, característica ésta, que le confiere una connotación que va mucho más allá de la técnica administrativa, asumiendo el análisis un carácter científico.

Los conceptos que utilizamos tienen su originen en las teorías administrativas más recientes, que hemos ubicado en un enfoque de sistemas para examinar la PYME venezolana; de manera que se ensamblen y orquesten desde una perspectiva totalizante.

La elaboración conceptual tiene un enfoque, una teoría y técnicas diversas que permiten la elaboración de explicaciones sustentadas en evidencias materiales, contribuyendo así con la formulación de hipótesis comprobables y además elaborar propuestas sustentadas con bases reales y concretas.

La Teoría General de Sistemas

Como mencionamos anteriormente, la Teoría General de Sistemas es un marco conceptual y metodológico útil para interpretar la realidad desde una perspectiva totalizante, dinámica, interactiva; abordando el estudio de cosa a partir del rol que cumple en su entorno.

Los sistemas son elaboraciones teóricas que nos permiten interpretar las cosas y hasta construirlas bajo los preceptos de marco conceptual.

La Teoría General de Sistemas (TGS) o Teoría de Sistemas o Enfoque de Sistemas es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que son objeto tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX. http://es.wikipedia.org/wiki/Ciencia_de_Sistemas[4](Subrayado es nuestro)

Un sistema real es una entidad material formada por partes organizadas (o sus componentes) que interactúan entre sí de manera que las propiedades del conjunto, sin contradecirlas, no pueden deducirse por completo de las propiedades de las partes…Los sistemas reales intercambian con su entorno energía, información y, en la mayor parte de los casos, también materia. Una célula, un ser vivo, la Biosfera o la Tierra entera son ejemplos de sistemas naturales. El concepto se aplica también a sistemas humanos o sociales, como a la sociedad entera, a la administración de un Estado, un ejército o una empresa. O a una lengua, que es un sistema conceptual complejo en cuya aparición y evolución participan la biología y la cultura. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema [5](Subrayado nuestro)

Nuestra elaboración parte por determinar el rol que cumple el sistema en su entorno como punto de partida para estudiar y evaluar su constitución y funcionamiento interno, así como su interacción con el contexto donde actúa. Es especialmente útil para interpretar y explicar situaciones de carácter social, convirtiendo descripciones fenoménicas altamente discutibles en explicaciones contextualizadas, causales, objetivas y pertinentes, suficientemente referenciadas, para facilitando una respuesta rápida o soluciones acordes con los requerimientos de la organización y la necesaria efectividad de su desempeño.

Es relevante no confundir teoría con realidad, ya que nuestro objetivo es no establecer preceptos y condiciones previamente definidas y aplicables a los supuestos sistemas empresariales sino todo lo contrario. Determinamos primero cuáles son las condiciones que determinan su existencia y a partir de allí, se elabora la interpretación de su totalidad. Lo que queremos resaltar es que, por ejemplo, una universidad no existe porque tenga profesores, alumnos y sede, sino porque cumple un rol educativo con tales o cuales características, por lo tanto sus elementos integrantes deben estar en función de ese determinante.

La aplicación de nuestro instrumental teórico, se inicia al determinar el límite o razón de ser de la sistema como punto real y concreto, desde donde parte el análisis, lo que permite relacionar, evaluar los elementos que la constituyen, su estructura organizativa, así como abordar el estudio de los diferentes fenómenos, hechos y efectos que describen la situación problema que justifica el estudio situacional.

Otro aspecto importante a resaltar en nuestro marco teórico es que al asumir la cosa como un sistema, partimos de la premisa de que no existe para sí, sino que su existencia es justificada por el rol que juega en su entorno; generalmente por la satisfacción de una o varias necesidades presentes en él.

Johnson, Kast y Rosenzweig, definen el sistema de la siguiente manera:

… es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo unitario… En el sentido más amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común (Johnson, 1983: 1)[6]

Esta definición establece que los elementos integrantes del sistema, se seleccionan con base al objetivo común para conformar un cuerpo unitario y coherente con él. El objetivo fundamental de la cosa en este caso una organización, surge del rol que esta cumple en su entorno, no para sí misma, tampoco para realizar procesos aislados, sino integrados y orquestado con su logro. Ejemplo: la respiración no se satisface a sí misma ni a los órganos que la realizan, sino que está integrada en la oxigenación de un organismo que a su vez mantiene alimentado y sano al aparato que lo realiza.

Siendo así, el objetivo que define el rol que cumple la cosa en su entorno le determina su misión, estableciendo la naturaleza, cantidad y calidad de los elementos que la integran. Define también, la lógica de las diferentes formas de combinación e interrelación de sus componentes, amalgamados en los distintos los procesos y funciones que son necesarios para generar los productos y servicios requeridos por el contexto.

Para cada cosa existe una definición exacta de elementos que la componen y una funcionalidad específica que garantiza una respuesta adecuada bajo la forma de productos tangibles o intangibles, con los cuales, satisfacer la necesidad que lo justifican y validan en la relación de intercambio con su entorno.

Estas consideraciones previas nos conducen a definir el sistema como un conjunto organizado y combinado de elementos que conforman un todo unitario que interactúan armónicamente entre sí, para desempeñar el rol que le confiere su entorno, en función de la necesidad que lo justifica.

En el mundo social, las organizaciones que el hombre y el colectivo generan, pueden ser interpretadas como sistemas, al asumir que justifican su existencia en la satisfacción de necesidades y expectativas presentes en su entorno social, produciendo bienes tangibles o intangibles.

Durante la elaboración de los productos, el sistema transforma una cuota parte de su energía, en la elaboración del bien o en la prestación del servicio. En los productos se plasman y almacenan diferentes tipos de energías bajo diversas formas, tales como la fuerza laboral, la electricidad, los combustibles, etc.; acumuladas en la tecnología y en los diversos insumos y materias primas que son transformados así como, la energía transformada directamente en la producción. Toda esta diversidad energética contentiva se puede uniformar a través del equivalente monetario.

Como veremos detalladamente más adelante, la energía no se crea ni pierde sino que se transforma. Los diversos tipos de energía del sistema empresarial se insumen en los productos y servicios, almacenando en sí mismos, una cuota parte de energía total empleada por el sistema.

Al momento del intercambio que realiza la organización con su entorno, el producto o servicio es transferido a quien lo requiera, a través del mecanismo de intercambio establecido. La energía contenida en el producto es liberada utilizando el equivalente en producto, en trabajo o en dinero. El intercambio puede tomar otras formas además de la tradicional compra venta, en el caso de empresas públicas u oficiales, el gobierno transfiere a la institución como forma de retribución por su utilidad social, la energía en carácter de presupuesto.

La capacidad que tiene el sistema para satisfacer los requerimientos de su entorno depende de su eficiencia productiva y de la respuesta adaptativa que tenga éste, a los cambios que se producen en su entorno.

El sistema tiene un reducido nivel de adaptación, pues opera entre los límites establecidos por la necesidad que lo justifica; a pesar de ello, de no ajustarse a los nuevos requerimientos, actuaría como un sistema cerrado, lo cual le conduciría a un proceso entrópico, hasta su posible desaparición.

Cuando los elementos constitutivos se utilicen para producir otro tipo de producto, diferente al del sistema precedente u original, este desaparece para dar paso a uno nuevo, con una misión distinta. No son los accionistas ni los elementos que lo constituyen lo que definen a la empresa, es el producto que genera, el mercado que atiende y el modelo productivo empleado, lo que determina su razón de ser, su misión.

Resumiendo, para interpretar una organización como sistema, partimos de la premisa de que ésta satisface plenamente al menos, una necesidad en su entorno, lo cual le determina su razón de ser o misión, los elementos que la constituyen y su dinámica interna, permitiendo la Teoría General de Sistema, interpretarla en toda su complejidad, dinámica y riqueza relacional, confiriendo a su análisis, objetividad y concreción.

El Sistema

Los seres humanos somos los únicos organismos vivos capaces de concienciar las necesidades que nos afectan, poniendo expresamente nuestra voluntad e intencionalidad en solventarlas. Para ello, interviene la naturaleza bien sea recolectando, cazando, pastoreando, sembrando o cosechando. Para lo cual, expresamente establece acuerdos entre sus congéneres, se organiza, selecciona y crea instrumentos que le son necesarios para ejecutar las actividades requerida, tratando de obtener, en el menor tiempo posible la mayor cantidad de producto.

El tipo de organización social (partida de caza, ejército, iglesia, comuna, etc.), así como los instrumentos utilizados, depende del tipo de requerimiento que se tenga. Esto conduce a que se seleccione o elabore el instrumental físico, así como la estructura social idónea a la necesidad a solventar. Durante el proceso de conformación de la organización como de elaboración y ensayo del instrumental, se obtiene un conocimiento adicional que mejora su desempeño, se acumula y se transmite a su descendencia. En base al éxito alcanzado y ajustes necesarios, la organización social tiende a perpetuarse y desarrollarse dentro de los parámetros de satisfacción de la necesidad que la origina.

Esta lógica organizacional le confiere al sistema su razón de ser o misión, la cual es una definición lógica que surge del rol que ejerce en su entorno. No es una simple declaración de voluntad principista, sino el reconocimiento expreso de su objetivo fundamental, en cuanto a la satisfacción de la necesidad presente en su entorno.

Los sistemas pueden operan sin ni siquiera tener, sus integrantes conciencia explícita de su razón de ser. Operan de manera cotidiana, simplemente por su capacidad inherente de satisfacer la necesidad que los originó y recibiendo automáticamente la retroalimentación energética, desde su entorno. Siendo la razón de ser o misión la declaración expresa de su relación con el entorno, explicitarla se convierte en el elemento organizador fundamental.

Un sistema es más que la suma de sus partes, al responder a la regla que le confiere su misión, la cual actúa como el límite que determina la selección y comportamiento de los elementos que lo constituyen, siendo además, la guía fundamental de su comportamiento interno y su desempeño contextual.

La misión define el qué y cómo se integran sus elementos constitutivos, cómo ocurren las relaciones entre ellos y hasta permite presumir el resultado final de su conducta. Entre la misión, sus componentes, la estructura y funcionamiento del sistema, existe una relación de interdependencia o correlación biunívoca y recíproca, que indica que uno existe en función del otro, tanto en cantidad como en calidad de sus componentes. La misión es la regla general que determina el todo del sistema, desde su existencia, hasta su resultado final.

En términos generales, todos los elementos integrantes de un sistema -en principio- forman parte de su entorno, de donde son elegidos en virtud de la regla fundamental de selección. Queremos significar con esto, que la misión se comporta como una razón lógica que determina la selecciona de elementos humanos, materiales y de capital, separándolos de su contexto, ordenándolos y orquestándolos. Fuera del ordenamiento conferido por la misión, éstos vuelven a asumir su condición original; pudiendo ser reordenados nuevamente, bajo la misma u otra razón lógica.

La organización está culturalmente acotada social e históricamente; insumiendo, especialmente con el recurso humano, la idiosincrasia, la ética, costumbres, hábitos, formas apreciativas de la realidad, su escala de valoración, etc., lo que confiere una imagen o personalidad que la distingue de otras con una misión similar.

La organización se comporta normalmente como un sistema abierto. Desde la gestación de la idea de creación, responde a las exigencias de su entorno, pues para justificar su existir debe satisface la necesidad del entorno. Partiendo de este principio, se evalúa la efectividad y eficiencia del sistema, pudiendo ser considerado como cerrado si, puntualmente no responde a su entorno y se encuentra inmerso en un proceso entrópico.

La condición normal del sistema es la permanente comunicación e interacción energética con su entorno. Cuando se modifique las aspiraciones de la población de como satisfacer una necesidad o surja una innovación en la forma de satisfacerla, pude llevar a la empresa a comportarse como un sistema cerrado, sino es capaz de responder antes estos estímulos y adaptarse a las nuevas exigencias.

Cualquier actividad humana tiende a obtener la mayor cantidad de bienes en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo, para así poder satisfacer su necesidad y ahorrar para momentos de escases. Esta característica ha permitido a la civilización su avance a través del tiempo libre más allá del necesario para sobrevivir, el ahorro, la acumulación y conocimiento suficiente sobre la realidad donde participa. Es inherente al ser humano obtener bienes y saberes por encima del esfuerzo invertido. El sistema organizacional, sea cual fuere su misión, al ser expresión de la acción humana, recoge esta característica, haciéndola suya