Analisis del sistema operativo del departamento de contabilidad de la farmacia Iberia (Rep. Dom) (página 2)

El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios

De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales más modernos, la contabilidad es en sí un subsistema dentro del Sistema de Información de la Empresa, toma toda la información de una empresa referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información.

Contabilidad Directiva. Que engloba Contabilidad de costos o Contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, etc.

DEFINICION DE SISTEMAS DE CONTABILIDAD.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre

PROCESOS PARA ANALIZAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Elaborar informes.

Revisar el Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

Analizar los formularios para todas las operaciones.

Analizar los Informes: Estos están integrados por:

1- El Balance General

2- Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1- Estado de Costo Estimado

2- Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes

Revisar los Formularios: todas las formas impresas con la finalidad de recaudar información en las diferentes áreas de una empresa. Entre los principales formularios tenemos:

Facturas

Recibo

Conduce

Órdenes de compra

Otros, etc.

Toda operación debe ser respaldada por un comprobante o formulario que permita se auditado para un tercero y ver la contabilización y que sirva para conocer los diferentes datos.

Catálogo de Cuentas: todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de analizar un sistema de contabilidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

BALANCE GENERAL.

1- Activo

2- Pasivo

3- Capital

Esto permite conocer la situación económica de la empresa, las propiedades (activos existentes) así como las deudas (pasivo) que tiene con otros.

EL ACTIVO:

Se denomina así a todos los bienes, derechos, valores, que son propiedad de una persona física o moral.

• Como ejemplo tenemos:

• Dinero en Caja.

• Dinero en Bancos (En cuenta de cheques)

• Valores (Títulos como acciones, bonos),

• Terrenos

• Edificios.

• Maquinaria.

• Mobiliario, (escritorios, archivos, mesas)

• Equipo de cómputo, (computadora, Impresora, escáner, fax, copiadora, etc.)

• Equipo de transporte (vehículos).

• Herramientas.

• Gastos de Instalación, (Acondicionamiento de edificios, locales, oficinas, etc.)

• Gastos Pre-operativos, (Constitución de empresa, honorarios de profesionistas).

• Gastos Anticipados, (Primas de seguros pagadas por anticipado, Publicidad para un período de tiempo, etc.).

Activo Circulante. Se identifican como Activo Circulante los siguientes conceptos:

• Caja, (efectivo en billetes o monedas).

• Bancos, (Depósito en cuenta de cheques)

• Valores (en Bolsa, sociedades de inversión).

• Cuentas por Cobrar, (adeudos de clientes por ventas a crédito).

.Mercancía. (Generalmente se practica un inventario para saber al detalle el tipo de la misma, y verificar la existencia contra el registro que se lleve por ejemplo en una tarjeta de almacén

Activo Fijo: Son todos los bienes que sirven a la empresa para su funcionamiento, como son:

• Terreno,

• Edificio.

• Mobiliario.

• Equipo de Cómputo

Una característica del Activo Fijo es que sufre demérito o depreciación, ya sea por su uso, o por el simple paso del tiempo. La depreciación del Activo Fijo se le resta para obtener su valor en libros.

Sin embargo los terrenos no sufren la pérdida de valor, sino que al contrario por lo general se revalúan. Por ello se requiere separar el valor de un edificio en: Terreno y Construcciones. Las Construcciones sí se deprecian. Para el cálculo de la depreciación del Activo Fijo las autoridades fiscales publican los porcentajes aceptados

Otros Activos aunque son diversos, los más comunes son:

• Gastos Pre-operativos.

• Gastos de Instalación.

• Gastos Anticipados.

• Estos activos sufren lo que denomina amortización o aplicación.

En el caso de Gastos Pre-operativos, así como de Gastos de Instalación, también las autoridades fiscales publican los porcentajes autorizados. Referente a Seguros Anticipados, se van aplicando conforme el tiempo que cubre la póliza vaya transcurriendo.

EL PASIVO:

Se llama así a todas las obligaciones que tiene una persona física o moral. Como ejemplo tenemos:

• Proveedores, (lo que se debe a quien abastece al negocio de insumos, mercancía, etc.)

• Acreedores, (lo que se debe a otras personas)

El Pasivo se sub-clasifica en:

Circulante: obligaciones de corto plazo, es decir hasta de un año.

Fijo: Obligaciones de Largo Plazo, o sea, con vencimiento mayor a un año.

Aunque existen otros tipos de pasivos requieren un trato especial, pues hay casos especiales que se presentan como:

Otros Pasivos.

Tal sucede con los intereses cobrados por anticipado cuando se financian ventas a crédito cobrando intereses a clientes. (Por lo que se consideran ingresos diferidos).

CAPITAL:

Se llama así a las aportaciones realizadas por el propietario, o por los socios de la empresa. También forman parte del capital exhibiciones pendientes, realizadas para fortalecer el capital del negocio. Así como las utilidades obtenidas.

Es la suma de las aportaciones realizadas por los dueños o socios, pudiendo ser en efectivo, valores, mercancía, etc. Que por otra parte dan origen al Activo del negocio.

El Capital a su vez puede estar formado por varios renglones, por ejemplo:

• Aportaciones adicionales.

• Resultados obtenidos que pueden ser utilidades o pérdidas

El Balance es un documento financiero que presenta la situación de un negocio o de una persona a cierta fecha. Generalmente se realiza a fin de año y en forma concreta al 31 de diciembre. Este documento consta de tres partes:

• Encabezado.

• Cuerpo.

• Pie

Encabezado: Se utiliza para anotar:

• Nombre de la empresa.

• Nombre del documento: Balance.

• Fecha de formulación: al 31 de diciembre del 2007.

Cuerpo del Balance: Se utiliza para presentar el Activo, Pasivo y Capital de una persona o empresa. Tanto el Activo como el Pasivo se sub clasifican para presentarse en el cuerpo del balance. El Activo se sub-clasifica en:

• Circulante.

• Fijo.

• Otros Activos

Estados financieros: son aquellos que presentan la situación de la empresa, entre estos tenemos El Balance General; El Estado de Resultado, etc. Los estados financieros resultan de la relación entre los rubros del activo que representan recursos líquidos y las deudas de la empresa a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidación del activo.

Control interno: que no es más que un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: Proteger los activos Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera Promover la eficiencia de las operaciones.

El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno Contable. Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos

ESTADO DE RESULTADO O DE GANANCIA O PERDIDA.

Este permite conocer la utilidad o pérdida de un negocio en un ejercicio. Cuantos ingresos (ventas) y cuantos egresos (gastos) se realizan durante el periodo. En las cuentas fundamentalmente se anotan los partidos débito y crédito para obtener un balance.

Manual de procedimiento: es la guía que explica cómo podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras.

EL ESTADO DE RESULTADOS

Al Estado de Resultados también se le conoce como Estado de Pérdidas y Ganancias. El Estado de Resultados es el resumen de todas las actividades realizadas durante el Período Contable. Está compuesto por:

Ventas Netas: son todas las ventas realizadas sean de contado o a crédito, menos los descuentos, bonificaciones o devoluciones que se dan en algunos productos.

Otros Ingresos: pueden ser, por ejemplo, el sueldo que recibe el Sr. Juan Buen Día porque trabaja en la fábrica.

Costos de Producción: se pueden presentar de diferentes formas, pero aquí se reportan por actividades del proceso productivo, esto con el objeto de poder compararlos con el presupuesto inicial de producción e ir monitoreando si los costos están dentro de lo esperado en cada actividad.

La Contabilidad, como el principal sistema de información de la empresa, puede ser considerada como una secuencia de procesos:

• captación de hechos de naturaleza económico-financiera, apoyados en documentos, facturas, albaranes y otros; • ordenación, clasificación, representación de los anteriores hechos al objeto de sintetizarlos en informes mediante la agregación contable; esto es el método contable, siendo el objetivo final la obtención de información agregada y relevante transcrita en documentos que reciben la denominación genérica de estados contables;

• Comunicación y suministro de los estados contables elaborados por la empresa a favor de los demandantes de la información. Los diferentes usuarios, destinatarios de la información contenida en los estados contables, analizarán e interpretarán dicha información al objeto de tomar decisiones. Entre otros usuarios, se encuentran los analistas y la propia empresa emisora de la información, cuyas decisiones generarán nuevas líneas de actuación y, a su vez, nueva hecha que serán captados, produciéndose así un reciclaje Concepto y objeto del análisis de estados contables. El análisis e interpretación de estados contables consiste en aplicar diversas técnicas que hagan más fructífera la lectura de la información contenida en los estados contables; esto es, facilitar la toma de decisiones disminuyendo el grado de incertidumbre y, asimismo, emitir un diagnóstico. El objeto o propósito del análisis es formarse una opinión sobre diversos aspectos relacionados con la empresa, de acuerdo con los principales intereses de los diferentes agentes sociales actuales o potenciales que participan o deseen participar en la actividad empresarial de manera directa o indirecta. La información contable es utilizada por distintos usuarios y del interés particular de cada uno de ellos dependerá el enfoque que tendrá que efectuar el encargado de realizar el análisis.

Así Los acreedores y proveedores estarán interesados en la liquidez a corto plazo de la empresa; Los obligacionistas y prestamistas estarán interesados en la capacidad de pago de intereses periódicos y de devolución del principal de las deudas, grado de endeudamiento, solvencia etc.; Los accionistas, socios e inversores potenciales estarán interesados en conocer la rentabilidad financiera sobre los recursos propios, su propia rentabilidad, la política de dividendos, la estabilidad de las ganancias. Asimismo, en la capacidad de autogenerar recursos, autofinanciación y crecimiento; y, como conjunción de estas variables, el valor de la empresa, etc… Los trabajadores estarán interesados en conocer su contribución a la renta generada por la actividad empresarial; del valor José luis alfonso lópez © análisis estados contables 2001 13 añadido por la empresa, ¿qué parte se corresponde con los empleados? Estarán interesados, también, en la solvencia y en la capacidad de autogenerar recursos, La dirección estará interesada en, además de los aspectos anteriores, la rentabilidad económica de las inversiones, grado de cumplimiento de los objetivos establecidos, la eficacia en la asignación de recursos, el coste de los recursos financieros utilizados, maximizar el valor de la empresa, etc.; • Los auditores hacen determinadas comprobaciones en la realización de su trabajo al objeto de detectar supuestas anomalías; a título de ejemplo, a efectos de la evaluación de cobertura sobre clientes potencialmente morosos se calcula el periodo medio de cobro. Evaluación del principio de empresa en funcionamiento si la solvencia de la empresa en cuestión es débil; en caso de que existan problemas de liquidez a lo largo de un periodo dilatado de tiempo, peligra la continuidad de la empresa. Evaluación del endeudamiento, capacidad de autogenerar recursos financieros, etc… • Y, en representación de los anteriores agentes sociales, figuran los asesores y analistas de inversiones y financieros. Concretamente, según la opinión de Termes Carrero, R. (1991)2 los analistas financieros juegan un papel muy importante en el mercado de títulos-valores; no sólo examinan la información contable externa publicada por la empresa, también tratan de predecir beneficios por acción futuros, cotizaciones futuras, etc… • Otros agentes interesados en la marcha de la actividad empresarial: .. los clientes, al objeto de asegurarse el suministro de bienes o servicios por la empresa; y, cómo no, estarán interesados en la solvencia de la empresa para que no suspenda pagos.

Fuentes de información.

Para llevar a cabo el cumplimiento del objeto del análisis se ha de contar con diversas fuentes de información: • Balance de situación. • Cuenta de Pérdidas y Ganancias. • Memoria. • Estado de Orígenes y Aplicación de Fondos o Cuadro de Financiación. • Informe de Gestión. • Informe de Auditoría. Por lo general, la información elaborada y publicada por la empresa no es suficiente; el balance y la cuenta de resultados presentan ciertos defectos: El Balance como el estado contable que refleja en un momento dado la situación económico-financiera de la empresa, presenta diversas limitaciones a efectos de su utilización para el análisis:

Los componentes de inversión y financiación están expresados en saldos; poco o nada nos dice acerca de cómo se han llegado a dichos saldos.

La evaluación de la solvencia de una empresa a través de un balance suele ser difícil, ya que aquélla es un concepto dinámico y los componentes del balance son de naturaleza estática. * Para la elaboración y presentación del balance se ha de tener en cuenta la normativa contable, mercantil y fiscal que, a veces, por no decir con frecuencia, suelen interferir o desvirtuar la imagen fiel de la situación económico-financiera de la empresa; contemplemos la polémica respecto a los bienes en régimen de arrendamiento financiero o leasing, los efectos que puede provocar la inflación y las consecuencias que se derivan: inversiones infravaloradas beneficios nominales sobrevalorados, riesgo de descapitalización, etc..

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) propone a través de las Normas Internacionales Contables (NIC-IAS) que algunos inmovilizados figuren valorados al valor razonable (fair value). Respecto a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el concepto del beneficio es relativo; debido a la variedad de ajustes a practicar en la determinación del resultado del periodo, se duda de su utilidad a efectos de evaluar la rentabilidad económica y financiera de la empresa. Existen una serie de cargas de naturaleza interna cuya cuantificación no es clara: amortizaciones de inmovilizados, dotaciones a provisiones por depreciación de activos, etc.; al objeto de hacer comparaciones, con varios periodos y con otras empresas del sector, se ha de tener en cuenta el excedente constituido por la diferencia entre orígenes y aplicaciones corrientes, de explotación u ordinarios; y si nos ponemos rigurosos y estrictos, llegaríamos a que el verdadero excedente es el constituido por el flujo neto de tesorería por operaciones corrientes. Por ello, conviene elaborar el Estado de Flujos de Tesorería para paliar los defectos de la Cuenta de Resultados.

La necesidad de mayor o menor información adicional depende de los fines del análisis y el grado de profundidad requerido: a) Es importante saber quiénes son los administradores y que características presenta el accionariado. b) Con qué bancos opera la empresa; hay bancos de primera línea que seleccionan cuidadosamente a su clientela. c) Si existe una dependencia alta de algún proveedor de materias primas o mercaderías. d) Si el personal es altamente cualificado o fácilmente sustituible.

CICLO OPERATIVO Y CICLO CONTABLE

Cuando una persona (física o jurídica) toma la decisión de destinar parte de su patrimonio a iniciar una actividad comercial, con fines de lucro, está invirtiendo.

Su finalidad es que esa inversión le produzca un beneficio, es decir, se sea rentable.

Cuando la persona hace su aporte a una nueva organización que comienza a operar, se dice que se inicia la vida de la organización, y ese aporte es el primer acto de la misma. A partir de ese momento es necesario tomar decisiones, que se denominan "decisiones organizacionales", porque están vinculadas al desarrollo de la organización.

Estas decisiones pueden ser tomadas por los dueños (en organizaciones chicas) o ser delegadas en el o los administradores (en las organizaciones más grandes).

Dentro de las decisiones a adoptas están las llamadas "operativas". La organización irá desarrollando en el transcurso del tiempo diversas operaciones. En las empresas comerciales o de servicios esas operaciones típicas son:

COMPRAR – VENDER – COBRAR – PAGAR

y en las empresas manufactureras son:

COMPRAR –  FABRICAR – VENDER – COBRAR – PAGAR

 Al período en que se cumplen estas operaciones se lo llama CICLO OPERATIVO. 

Decíamos que el inicio de una organización o empresa es el momento en que el dueño o los dueños realizan el primer aporte de capital.

Con el aporte de capital comienza el CICLO CONTABLE hasta la fecha de cierre, a los 12 meses. A éste período de 12 meses se lo llama EJERCICIO ECONÓMICO.

Ejemplo: supongamos que este ejercicio transcurre desde el 1ro. de enero de un año hasta el 31 de diciembre del mismo año. Ese período será el primer ejercicio económico. El 1ro. de enero del año siguiente comenzará el segundo ejercicio económico hasta el 31 de diciembre de ese año, y así sucesivamente. Pero no es necesario que el ejercicio deba extenderse desde el 1ro. de enero hasta el 31 de diciembre, puede ser entre cualquier otra fecha.

Son todas las transacciones que realiza la empresa con motivo de sus negocios. Podemos distinguir entre:

• Operaciones Ordinarias: son las habituales, por ejemplo: comprar, vender, cobrar, pagar.

• Operaciones Extraordinarias: son las no habituales, es decir, las que se realizan de vez en cuando. Por ejemplo comprar un edificio, vender una maquinaria, etc.

Operaciones de Compras

Las empresas compran bienes para distintas finalidades:

Operaciones de Ventas

Las empresas venden: 

Hay empresas que no venden productos materiales, sino que prestan servicios a otras personas y se denominan empresas de servicios. Ejemplos: peluquería, transporte de personas o mercaderías, seguro, etc. Estas empresas:

Operaciones de Cobros 

Operaciones de Pagos:

Las empresas pagan: 

En la vida de toda empresa u organización hay dos instancias o momentos claramente definidos:

• 1ra. Instancia: el de la iniciación de las operaciones de la empresa.

• 2da. Instancia: después de un período durante el cual la empresa ha realizado operaciones.

 Entonces:

• 1er. Momento: el PATRIMONIO NETO está constituido exclusivamente por el CAPITAL INICIAL aportado por el dueño o los propietarios.

PATRIMONIO NETO    =    CAPITAL INICIAL

• 2do. Momento: se llega a él cuando ese capital inicial se modifica por los resultados (pérdidas y ganancias) obtenidos como consecuencia de la gestión empresarial. Por lo tanto, cuando el Patrimonio Neto está formado NO solamente  por el capital inicial, sino que se le han sumado ganancias, o restado pérdidas, se denomina CAPITAL CONTABLE.

PATRIMONIO NETO    =    CAPITAL INICIAL    +    RESULTADO

El Patrimonio de una empresa u organización va sufriendo MODIFICACIONES durante el desarrollo de la misma, debido a las operaciones que realiza: compra, vende, paga, cobra. Para visualizar estas modificaciones utilizaremos una expresión matemática que se llama ECUACIÓN PATRIMONIAL. 

Abriendo el patrimonio: lo que tenéis (bienes y derechos a cobrar), menos lo que debes (deudas a pagar) es igual a tu patrimonio neto o capital:

ACTIVO    -    PASIVO    =    PATRIMONIO NETO

Lo que tenéis menos lo que debes, es igual al capital a eso le sumamos las ganancias y restamos las pérdidas:

ACTIVO    -    PASIVO    =    CAPITAL    +    INGRESOS    -    GASTOS 

INGRESOS    -    GASTOS    =    RESULTADOS, por lo tanto:

ACTIVO    -    PASIVO    =    CAPITAL    +    RESULTADOS 

Retomando la ecuación,

ACTIVO    -    PASIVO    =    CAPITAL    +    INGRESOS    -    GASTOS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Recibe las requisiciones de compras, es decir, atiende las peticiones en cuanto a inventario se refiere

Analiza detalladamente las fuentes de abastecimiento, tomando en cuenta todos los proveedores activos y potenciales con los cuales la empresa mantiene relaciones comerciales.

Envía las solicitudes de cotización, describiendo detalladamente los materiales que se desean adquirir a los proveedores que han sido preseleccionados por la empresa.

Recibe y analiza las cotizaciones de los proveedores, es decir, realiza un estudio riguroso de cada proveedor por separado en un formato que contendrá los siguientes elementos: Cantidad, precio unitario, precio total, calidad, tiempo de entrega y condiciones de pago.

Selecciona el mejor proveedor que cumpla con mayor cantidad de especificaciones, resultante del análisis anteriormente efectuado.

DEPARTAMENTO DE ALMACEN DE MATERIALES

Recibe del Departamento de Compras una copia de cada pedido efectuado.

Entrega al encargado de control de existencias la documentación.

Entrega al auxiliar del Almacén la mercancía comprada para que los acomode en los respectivos estantes, cada uno identificado por renglón

Registra las entradas y salidas en tarjetas de existencia.

Indica al Supervisor del Almacén sobre la carencia de algunos productos. Coloca los medicamentos en sus respectivos lugares de almacenamiento.

Transporta y entrega la mercancía a la farmacia solicitante.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

Supervisa el trabajo de cada vendedor.

Solventa de la mejor manera cualquier problema que se presente con un cliente determinado.

Planifica el trabajo de ventas.

Coordina reuniones y visitas a los clientes.

Estudia el mercado de trabajo.

Realiza el pronóstico de ventas por mes.

Lleva el acumulado diario de las ventas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Envía los cheques a los proveedores, una vez que los materiales solicitados sean entregados.

Se encarga del papeleo interno para dar entrada en el inventario a las nuevas mercancías solicitadas a los proveedores.

Comprueba los asientos y las sumas en las facturas y registra los detalles financieros de las operaciones.

Retiene el pago de los proveedores, cuando la mercancía adquirida está sujeta, antes de ser aceptada, a inspección y prueba.

Recibe información por parte del Departamento de Compras, en caso de que la mercancía aceptada esté defectuosa y el departamento de compras haya negociado con el proveedor alguna rebaja.

DEPARTAMENTO DE MERCANCIA

Recibe y revisar el pedido, para constatar que cumpla cabalmente con las especificaciones estipuladas en la orden de compra.

Descarga La mercancía adquirida.

Transporta la mercancía comprada hasta el departamento de almacén, para su respectivo almacenamiento.

Revisa las condiciones de la mercancía adquiridos. En caso de que, parte de ella, esté dañada, notifica de inmediato al Departamento de Compras para iniciar las rebajas con el proveedor.

Notifica al Departamento de Compras, en caso de que la mercancía comprada esté en buenas condiciones para que pueda pagarse la factura.

6. DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE:

a) Trasladar a quien necesite ejecutar todas y cada una de las actividades relacionadas con el medio externo a la empresa

b) Transportar a cada una de las farmacias el despacho diario de las fallas de mercancías

7. DEPARTAMENTO DE GERENCIA:

Pareciera ser tarea sencilla, pero es donde se vigila el normal funcionamiento y cumplimiento de las labores de cada una de los departamentos anteriormente mencionados, es decir esta es el caudal, donde desembocan todos y cada uno de los por menores, para ser canalizados y efectuar la toma de decisiones que el caso amerite.

DEPARTAMENTO LEGAL

a) Revisa las cláusulas de los Contratos, puesto que todas las órdenes de compras son contratos legales. Este procedimiento es realizado por un abogado.

b) Proporciona asesoría legal al agente de compras, cuando este realice sus actividades contractuales (determinación de precios, mermas en el recibo, manejo de las ofertas, entre otros).

c) Proporciona asesoría legal, cuando algunas compras que va a efectuar la Empresa requiera de un contrato especial.

DEPARTAMENTO DE INVENTARIO

Proporciona y mantiene una rotación de inventario que permita la continuidad operativa de la empresa.

Desarrolla proveedores competentes.

Mejora la posición competitiva de la empresa.

Alcanza las mejoras relacionadas con los otros Departamentos de la Empresa.

Racionaliza los costos de la administración.

CAPITULO III

Metodología

III. Tipo de Metodología Utilizada en la Investigación:

La metodología utilizada en este trabajo de investigación está basada: en el ANALISIS DEL SISTEMA OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA FARMACIA IBERIA

Está sustentada en los métodos siguientes: Método Analítico: el mismo consiste en descomponer todos y cada una de sus partes, tratando de describir las causas, naturaleza y efectos del fenómeno, enfatizando en cada uno de los elementos. El análisis es la observación y examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar, hacer analogías, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas teorías.

Método Inductivo: consiste en observar los fenómenos y hechos particulares que han venido ocurriendo en los últimos tiempos, el cual nos llevó a tomar notas, explicar y diseñar el sistema que regirá la empresa, así como los formularios necesarios para cada transacción operacional y financiera de la misma.

Método Deductivo: Con este método garantizamos la verdad de sus conclusiones, analizando informaciones tomadas como buenas y veraces.

3.1. Universo:

El universo en torno al cual gira nuestra investigación, es en la Farmacia de Almacenes Iberia, la cual se encuentra ubicada en La Provincia de La Romana.

3.2. Muestra:

De nuestro universo de estudio tomamos como muestra a diez empleados del Departamento de Contabilidad, está conformado por Diez y ocho (18) empleados de los diferentes departamentos de la empresa en gestión los cuales son:

• El Gerente de Contabilidad

• Asistente de la gerencia de Contabilidad

• Auxiliares de Contabilidad

• Encargado de Compra

• Encargada de Facturación

• Auxiliar de Facturación

• Encargada de Ventas

• Diez Auxiliares de Ventas

3.3. Límites y Alcances:

Límites:

En nuestra investigación no encontramos limitaciones significativas salvo algunas dificultades para la obtención de las informaciones, debido a que son confidenciales, esto trajo como consecuencia un poco de atraso en la presentación de los datos.

Alcances:

Como alcance tenemos; que las informaciones recibidas fueron suficientes para lograr nuestro objetivo principal.

3.4. Técnicas e Instrumentos de Investigación:

6.5.1. Técnicas:

Dentro de las técnicas utilizadas escogimos la lectura de libros y documentos, relacionados directamente con el tema a tratar, entrevistas a empleados de la Gerencia y de los departamentos de contabilidad, créditos y cuentas por cobrar, procedimientos operacionales y ventas.

3.5. Instrumentos de Investigación:

Realizamos una búsqueda selectiva de informaciones para la obtención de lo referente a nuestro tema, utilizando como instrumentos para facilitar dicho informe los siguientes: Formularios, libros, folletos, computadora, fotocopiadora, entre otros.

3.6. Técnicas e instrumentos de recolección de datos:

Dentro de las técnicas de recolección de datos, utilizamos: la observación, el examen crítico, la descomposición, la ordenación y la clasificación.

CAPITULO IV:

Presentacion y analisis de los datos

4.1 Organigrama De Almacenes Iberia

4.2. Análisis de la encuesta realizada en la empresa Farmacia de Almacenes Iberia de La Romana, SRL.

Nuestra investigación fue realizada mediante encuesta o entrevista de manera individual dentro de nuestro universo de estudio la cual arrojo los siguientes resultados:

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

• Fuente: Cuadro #1

De acuerdo a la tabla y al gráfico, la gran mayoría de los encargados de departamentos están acuerdo a que afectan los ingresos la operatividad.

Por lo cual el servicio es el unos de los generadores de ingresos y todos deben tener el mismo sentido comun.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro #2

Según al grafico cada uno de los entrevistados asegura que si están por tandas establecidas por políticas de la empresa.

Sin la observación de las horas de mayor volumen de ventas.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#3

De acuerdo a la tabla y al gráfico, la gran mayoría de los encargados de departamentos están capacitados para dicho cargo pero a la vez entendemos que los responsable del almacén (que es el lugar donde se encuentra radicado nuestra problemática no está capacitado para el cargo).

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#4

Como el grafico muestra todo el universo de estudio indica que existe mucha relación entre el Depto. de compras y ventas y el Departamentos de almacén e Inventarios.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia

Fuente: Cuadro#5

Según nuestro interrogante este grafico refleja que la frecuencia que da el mayor porcentaje de los pedidos es mensualmente la cual es la más indicada para tener y llevar un mayor control pero según el encardo de compra existen pedidos que se realizan de manera diaria esto refleja que no se tienen un control de las salidas de algunos productos que con lleva a realizar diariamente algunos pedidos.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia

Fuente: Cuadro#6

Los modelos más conocidos a la hora de realizar los inventarios son los modelos probabilístico y determinantico el 83% de los encuetados arrojan que el modelo que se utiliza dentro de la organización es el modelo probabilístico modelo de muestra de datos dentro de un conjunto; el 17% considero que otros.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#7

La respuesta a este pregunta nuestro grafico arroja que el 100% de los encuestados están de acuerdo con que existen políticas de calidad para el manejo de medicamentos

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#8

Al igual que la pregunta anterior la muestra de nuestra Investigación arroja que el 100% de los encuestados están de acuerdo con que existen técnicas de control.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#9

Este grafico nos da un punto importante que refleja las causas de nuestra problemática el100% de los encentados indican que la mayoría de los productos están codificados y estandarizados pero hay un 17% de ellos que responde que hay algunos que no están debidamente codificados y estandarizados.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#10

De acuerdo al grafico el 50% de los encuestados indican que las consecuencias de la gestión de inventario se deben a la mala organización reflejando que la mayoría está de acuerdo, mientras que el 30% asegura que no (si analizamos bien quienes dicen que no, son los responsables de mantener el orden) pero el otro grupo quienes serían más objetivos en dar esta respuesta indican que tal vez, siendo así 17% reflejando así que exista una probabilidad de desorden.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

Fuente: Cuadro#13

De acuerdo al grafico el 100% de los encuestados aseguran que los procedimientos de logística y distribución de la información son buenos y Viables para la toma de decisiones.

Fuente: Entrevista realizada en la empresa almacenes Iberia.

CAPITULO V:

Conclusiones y recomendaciones

5.1 Conclusión

A lo largo de la presente Investigación sobre el análisis de la Farmacia en almacenes Iberia hemos encontrado que al paso de los años ha logrado mantener su posicionamiento sobre la mente del consumidor, a pesar de tanta competitividad y amenaza en el mercado. Además en dicha empresa se logró incrementar la asistencia y una fidelización más objetiva con los clientes, utilizando herramientas básicas, rápidas y precisas.

Se recopiló todo los documentos fuente sobre la información de la farmacia como facturas de compras y de ventas y las cuentas por pagar a proveedores. Se elaboró el plan y el manual de cuentas acorde con la necesidad de la( farmacia que sirve de base al procesamiento contable.

5.2.1 RECOMENDACIONES; Seguir con los registros de compras y ventas ya que estos registros le( permiten conocer cuánto compro y cuanto vendió al final de cada mes. Mantener la utilización del plan y el manual en el que constan las listas de cuentas ordenadas metódicamente de acuerdo a la necesidad de la farmacia y que sirve de base al procesamiento contable.

5.2.2 Se debe concientizar a todos los empleados para que puedan entender que la calidad del servicio que se brinda afecta de manera directa los ingresos de la empresa y que depende de cada uno darle un buen uso a las políticas de servicio.

5.2.3 Se debe capacitar a todo el personal, no importa el grado jerárquico que ocupa y así se estará trabajando para ejercer un sistema operativo que cumpla con todos los estándares establecidos.

5.2.4 Analizar cada una de las partes que afecta de manera negativa la productividad y seguir mejorando día a día el sistema de organización para poder seguir con las operaciones y obtener los resultados esperados en cada ano de gestión.

Bibliografía

Este trabajo está basado mayormente en investigaciones de campo dentro de la ciudad de La Romana y teniendo como principal fuente, Farmacia Iberia y la red de internet de forma parcial, al Igual que las consultas de libros de contabilidad y trabajos que van de acorde al tema de contabilidad.

ALMACENES IBERIA

INTERNET

Autor:

Bienvenido Bacilio Jacin.