Analisis del sistema operativo del departamento de contabilidad de la farmacia Iberia (Rep. Dom)

CAPITULO 1

Aspectos introductorios

1-1 ANTECEDENTES.

BREVE RESEÑA HISTORICA DE ALMACENES IBERIA S,R,L.

El 4 de mayo del año 1964 da inicio en san Pedro de Macorís un pequeño negocio que más tarde se convertiría en la plaza comercial más pujante de la región oriental, encabezada por el señor Fernando Rodríguez, quien con mucho esfuerzo ha visto día a día crecer su proyecto gracias al trabajo tesonero, la honradez y apertura para que los cambios puedan penetrar y ponerse en práctica en la empresa.

En el año 1968 llega a la compañía un complemento que vendría a fortalecer a Almacenes Iberia, es el señor Manuel Rodríguez, un hombre que al igual que Don Fernando, trabajador, entusiasta y sobre todo con un deseo de triunfar y dar lo mejor de sí mismo para alcanzar las metas que el mismo se había propuesto.

El éxito obtenido en san Pedro de Macorís, motiva a los señores Fernando Rodríguez y Manuel Rodríguez a explorar otros lugares, tales como hato mayor del Rey con Almacenes la Mayor en el año 1978, luego el 09 de noviembre del año 1992 llegan a una de las ciudades más pujante de la región este la romana. En el año 1994, Almacenes Iberia sigue avanzando, y unifica bajo un solo nombre las tiendas Almacenes Iberia C. Por A. En el 1999 lanza al mercado la tarjeta de crédito de la marca compartida Máster Card-Almacenes Iberia.

El origen de las técnicas contables es tan antiguo como la necesidad que tiene una persona de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos en la realización de las actividades comerciales.

Es preciso enfatizar que al hablar de actividades comerciales, debemos remontarnos a las primeras transacciones que existieron cuando el hombre empezó a satisfacer sus necesidades de alimento y vestido

Desde hace miles de años la contabilidad se ha adaptado a las necesidades informativas de las unidades económicas en las que opera. En la rudimentaria contabilidad de la cultura egipcia, donde solo era necesario un sistema basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones; posteriormente el creciente comercio y la Revolución Industrial, demandaron una necesidad de información mucho mayor, que se apoyaron en la partida doble, desarrollada por los pioneros de la contabilidad como Lucas Pacioli.

En la evolución de la contabilidad, la época de la teneduría de libros, se caracterizó por la mera conservación de los registros. Esta época dominó desde el inicio de la comercialización hasta la Era Industrial.

Desde el punto de vista de necesidades de los usuarios en la época del beneficio, pues se caracterizaba por la medición de activos e ingresos. Producto de la necesidad de la Revolución Industrial, esta época condujo al desarrollo de los Estados Financieros, siendo el beneficio neto el documento de información más importante que preparaban tanto para usuarios internos como externos.

El papel protagónico de la contabilidad de los años 30, se debió a la crisis financiera de las grandes empresas norteamericanas que trajo consigo fuertes problemas financieros en empresas más pequeñas, así como en individuos ocasionando una crisis generalizada que se originó en los Estados Unidos y tuvo repercusiones a nivel mundial; trayendo esto como consecuencia estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la contabilidad para evitar en el futuro la generación de nuevos problemas con tales dimensiones.

Es evidente que para los primeros años y antes de la vida republicana de nuestra nación, no existían abundantes registros contables y mucho menos tradición de vocación hacia la organización y superación de esta materia.

Actualmente, las empresas de cualquier tamaño (micro, pequeñas, medianas o grandes) y de diferente sector (industrial, comercial o de servicios), utilizan el sistema de contabilidad por áreas por considerarla como un sistema de obtener la eficacia en la información contable, es indispensable para la toma de decisiones ya que proporciona estadística de las actividades que se realizan dentro de la organización, teniendo como criterio la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de las áreas en las que se implementa éste sistema de información.

Este sistema de información contable apoya a la gestión a alcanzar los objetivos fijados por los directivos de la empresa, que contribuyen a optimizar el desempeño organizacional y mejorar su capacidad competitiva; aumentando los ingresos, la eficiencia y reduciendo costos. Para dirigir adecuadamente una empresa es necesario contar con una estructura departamental y una administración que establezca objetivos, dirigidos a medir resultados como a continuación se aprecia: Esta investigación tiene como objetivo analizar cómo alcanzar la eficacia del Departamento de contabilidad de La Farmacia de la Tienda Almacenes Iberia.

Sin lugar a dudas las tecnologías de información juegan un papel preponderante hoy en día en las organizaciones, pues facilitan el manejo de un sin número de datos a fin de obtener información oportuna, lo que Un estudio contable, tiene sus planes, organización, , niveles de coordinación y control correspondiente. También tiene sus metas, objetivos y misión, por tanto es necesario orientar todos los esfuerzos para lograr estos atributos.

Antecedentes del Tema.

Según Horngen Carles T., Harrison Walter T, Bamber Linda Smith en su obra Contabilidad 2003 cita –la Contabilidad como un sistema de información que mide las actividades de una empresa, procesa los datos hasta convertirlos en informes y comunica los resultados a los que toman decisiones.

Marnie Amneris Ruiz Y Yudith María Cedeño en su Trabajo de Monografía de grado para optar por el título de Licenciadas en Contabilidad del 2005, Opinan que para verificar que se llevan a cabo de manera eficiente las operaciones de la empresa mediante el Sistema de Contabilidad se han creado controles internos para optimizar la eficacia.

Arly Yolanda Perozo Gómez y Francis Santana Melo en su trabajo de Monografía realizada en la universidad Federico Henríquez y Carvajal en Agosto 2012 con el tema: Aportes de la tecnología del sistema de contabilidad de las empresas comerciales, Baños y Cerámicas La Opción S.R.L y Electro Inca en el Municipio de la Romana, Señalizan la evaluación de los aportes de la tecnología a los Sistema de Contabilidad.

1.2 Introducción

En el presente trabajo titulado " ANALISIS DEL SISTEMA OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA FARMACIA IBERIA. " perseguimos explicar la importancia del Centro Comercial desde su surgimiento para el desarrollo y mejoramiento de los niveles de vida del Municipio, al permitir intercambio de los bienes y servicios que necesitan los individuos para satisfacer sus necesidades de medicamentos

La contabilidad como un sistema de información, entre otros temas de importancia.

En actual marco en el que se desenvuelven las organizaciones económicas y teniendo en cuenta las tendencias que se vislumbran para el nuevo siglo necesitan de la información como un elemento esencial para la conducción empresarial.

La doctrina contable y la administración de empresas se han enriquecido con nuevos enfoques sobre la importancia de la información general y el rol de la información contable en particular.

Por otro lado, los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión. En las primeras etapas del desarrollo económico, las empresas se definían porque realizaban tareas repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina el personal sabía exactamente cuál era y seguiría siendo su misión.

De nada vale tener una adecuada organización y administración sin una gestión efectiva. Se deben lograr los objetivos y la misión de la empresa para decir que la empresa se enfoca en la eficacia.

Esta investigación de este análisis para alcanzar la eficacia en la Farmacia de Almacenes Iberia la gestión que existente de la obtención de los recursos financieros otorgando servicios de primera

La automatización, la informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir beneficios constantes, por encima de todas ellas.

La gestión se apoya y funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder lograr resultados. Con frecuencia se promocionan en la empresa a trabajadores competentes para asumir cargos de responsabilidad, pero si no se les recicla, seguirán trabajando como siempre.

El nuevo enfoque de gerencia consiste en la orientación de la empresa hacia el mercado, en donde ésta debe producir lo que pueda vender y no lo contrario; vender a toda costa lo que pueda producir. En este estudio la Farmacia de ALMACENES Iberia de Caracteriza por su amplia gama de medicamentos, Más aún, ante la perspectiva de un consumidor de menor poder adquisitivo, más selectivo, la empresa está obligada a adaptarse a la real necesidad del mercado, antes de perder al consumidor y/o usuario de bienes y/o servicios.

Aprender a trabajar en un mundo cada vez más interrelacionado caracterizado por cambios vertiginosos y contextos turbulentos. Es esta situación, lo que llevó a realizar la presente investigación, que tiene como objetivos fundamentales indagar sobre las prácticas que realiza la empresa en cuanto a contabilidad; así como también, proponer algunas estrategias orientadas hacia la mejora de la calidad, la competitividad y la excelencia empresarial.

Durante el contenido de este trabajo podemos encontrar, en el CAPITULO I tratar sobre los antecedentes, los contextos naturales como social, la justificación, el planteamiento del problema, los objetivos, los indicadores las variables y definiciones de Términos.

1.3 Contextos

1.3.1 Contexto Natural

Este estudio de Investigación se desarrollara en el marco geográfico que Corresponde a la Provincia la Romana.

De acuerdo con el censo de 2010, realizado por la antigua Oficina Nacional de Estadística, actual Instituto Nacional de Estadística, la población de la urbe asciende a 127 623 habitantes, excluyendo la población rural.

Esta cantidad es inferior a la empadronada en 2002, debido a la escisión administrativa que ocurrió en 2004, en la que el barrio de Villa Hermosa se convirtió en un municipio independiente. La población de la zona metropolitana de La Romana supera los 250.000 habitantes, por lo que es la tercera mayor aglomeración urbana de la República Dominicana, tras Santo Domingo y Santiago.

La ciudad debe su nombre a una antigua balanza romana de gran tamaño que en el siglo XVI servía para pesar las mercancías que transitaban por el puerto, muy importante en aquella época, y propiedad de una familia originaria de Roma.

Nuestra Investigación está limitada dentro de la Empresa Comercial Farmacia de Almacenes Iberia Dirección: Francisco Richiez 110, La Romana Teléfono:(809) 556-5898

1.3.2 Contexto SocialEl Grupo Social que vamos a interactuar, está conformado por Diez y ocho (18) empleados de los diferentes departamentos de la empresa en gestión los cuales son:

• El Gerente de Contabilidad

• Asistente de la gerencia de Contabilidad

• Auxiliares de Contabilidad

• Encargado de Compra

• Encargada de Facturación

• Auxiliar de Facturación

• Encargada de Ventas

• Diez Auxiliares de Ventas

• Planteamiento del Problema

Determinar los aspectos que deben analizarse para que incidan en la toma de decisiones que faciliten alcanzar eficiencia, eficacia mediante el Sistema de Contabilidad en la Farmacia de Almacenes Iberia.

Hoy en día siendo el Centro Comercial Farmacéutico, del municipio de La Romana, una de las empresas comerciales más dinámicas que ofrece al clientes bienes y servicios con atención, calidad y precios, que representa un valor superior a lo que le proporciona la competencia, se ve afectado por factores económicos que influyen en sus operaciones, entre lo que podemos citar Las Siguientes Preguntas

¿Producen efectos Las constantes variaciones en los precios de los artículos que dificulta mantener actualizado nuestro sistema de información disponible para efectuar las ventas de este Centro Comercial. ?

¿Cuáles fortalezas y debilidades existen en el sistema contable de la empresa?

¿Estará bien diseñado el catálogo de cuentas de esta empresa?

¿El Aumento de Volumen de Ventas en las horas nocturnas por los niveles de ingreso de los consumidores, se encuentran satisfechos por el modo del Servicio. ?

¿Las alzas en las facturaciones de los Medicamentos afecta el nivel de ingresos de la empresa. ?

1.5 justificación

En la actualidad la información contable es un mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos con los cuales cuentan. Lo que les permita tomar decisiones sobre puntos tan determinantes como son:

• Los precios a los cuales se debe vender.

• Los precios a los cuales les conviene comprar.

• La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.

• La situación financiera de la empresa.

Esta investigación es importante porque el análisis para Alcanzar la Eficiencia del Departamento de Contabilidad la interpretación de la información financiera y económica, permitirá tomar decisiones efectivas en cuanto a la planeación, organización, dirección y control empresarial; lo que repercutirá en la optimización de los recursos que gestiona la empresa.

La investigación se justifica en los términos siguientes: a) La relevancia social que tiene, por cuanto el estudio de la capacidad de los inventarios cabe destacar que en este centro comercial farmacéutico tienen el 97% de los medicamentos de costos calidad.

Por otra parte, como el estudio está inserto dentro de la línea de investigación "Las Ciencias Contables y Financieras, por lo tanto, el estudio servirá como marco de referencia para posteriores investigaciones en el área.

• OBJETIVOS

1.6.1 OBJETIVO GENERAL

• Analizar el sistema operativo del departamento de contabilidad de la Farmacia Iberia.

1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Destacar la importancia de los estados financieros en el proceso de toma de decisiones.

• Analizar la fase del proceso de toma de decisiones.

• Establecer la importancia de un sistema de información eficiente para el desarrollo de las actividades gerenciales del Centro comercial .

• Reconocer las técnicas contables como una herramienta importante en las empresas comerciales.

• Destacar el rol de las finanzas y la gerencia moderna.

• Variables e Indicadores

• Variables

• Procedimientos Contables

• Análisis de la Eficacia de la Información Financiera

• Procedimientos de Auditorias operacionales

• Procedimientos de Auditorias de Servicios

• Eficiencias del Sistema de auto Surtido de Inventario

• Indicadores

• Sistema de Contabilidad

• Transparencia de la Información Financiera

• Realización de continuas auditorias de operativas

• Realización de continuas auditorias de Servicios

• Resurtidos de Inventarios automáticos.

• Términos.

La NIF A-5 (2009) establece que el objetivo general de la información financiera es ser útil para la toma de decisiones para los usuarios generales de la entidad y la información que es presentada a través de los estados financieros debe cumplir con las características cualitativas

Mencionadas en la NIF A-4 (2009). Por lo que es necesario definir los elementos más importantes que integran los estados financieros, logrando así la uniformidad de criterios en el reconocimiento contable de las transacciones y transformaciones internas que ha llevado a cabo la entidad, así como de otros eventos que la han afectado económicamente. Como se ha mencionado anteriormente, los estados financieros básicos son: balance, estado de resultados o en su caso de actividades, estado de variaciones en el capital o patrimonio contable y estado de flujo de efectivo o en su caso estado e cambios en la situación financiera y los elementos que lo forman se presentarán a continuación:

Los elementos que forman el balance son activos, pasivo y capital contable o patrimonio contable.

Activos, representan un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios y del que se esperan fundadamente, beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad. Los activos de una entidad pueden ser de diferentes tipos; efectivo y equivalentes, derechos a recibir efectivo o equivalentes, derechos a recibir bienes o servicios, bienes

Disponibles para la venta, o para su transformación y posterior venta, bienes destinados para su uso, o para su construcción y posterior uso, y aquellos que representan una participación en el capital contable o patrimonio contable de otras entidades. (NIF A-5, 2009)

Pasivos, es una obligación presente de la entidad, virtualmente ineludible, identificada, cuantificada en términos monetarios y que representa una disminución futura de beneficios económicos, derivada de operaciones ocurridas en el pasado que han afectado Económicamente a dicha entidad. Los pasivos de una entidad pueden ser obligaciones retransferir efectivo o equivalentes y/o obligaciones de transferir bienes o servicios y obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia entidad.

Capital contable o patrimonio contable, el concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y el de patrimonio contable por las entidades con propósitos no lucrativos. La NIF A 5 (2009) define el capital contable como el valor residual de los activos de la entidad una vez deducidos todos sus pasivos, es decir la ecuación contable, activos

Menos pasivos, es igual a capital contable.

El capital contable de las entidades lucrativas se clasifica de acuerdo con su origen, en1) capital contribuido, conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad; y 2)capital ganado, conformado por las utilidades y pérdidas integrales acumuladas, así como las reservas creadas por los propietarios de la entidad.

Por otro lado el patrimonio contable de las entidades con propósitos no lucrativos se clasifica de acuerdo con su grado de restricción, en

1) patrimonio restringido permanentemente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que no expiran con el paso del tiempo, y no pueden ser eliminadas por acciones de la administración.

2) patrimonio restringido temporalmente, cuyo uso por parte de la entidad, está limitado por disposiciones de los patrocinadores, que expiran con el paso del tiempo o porque se han cumplido los propósitos establecidos por dichos patrocinadores; y 3) patrimonio no restringido, el cual no tiene ningún tipo de restricción por parte de los patrocinadores, para que éste sea utilizado por parte de la entidad.

El estado de resultados es emitido por las entidades lucrativas y está integrado por ingresos, costos y gastos, así como utilidad o pérdida neta. Así mismo las entidades no lucrativas emiten el estado de actividades, el cual está integrado básicamente por los siguientes elementos: ingresos, costos y gastos, además de los cambios netos en el patrimonio contable.

Ingresos, un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.

Costos y Gastos, el costo y el gasto son decrementos de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con la intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en su capital ganado o patrimonio contable respectivamente.

Utilidad o pérdida neta, la utilidad neta es, el valor residual de los ingresos de una entidad lucrativa después de haber disminuido sus gastos relativos, presentados en el estado de resultados, siempre que estos últimos sean menores a dichos ingresos, durante un periodo contable. En caso contrario, es decir, cuando los gastos sean superiores a los ingresos, la resultante es una pérdida neta.

Cambio neto en el patrimonio contable, es la modificación del patrimonio contable de una entidad con propósitos no lucrativos, durante un periodo contable, originada por la generación de ingresos, costos y gastos, así como por las contribuciones patrimoniales recibidas.

Movimientos de propietarios, son cambios al capital contribuido o, en su caso, al capital ganado de una entidad, durante un periodo contable, derivados de las decisiones de sus propietarios, en relación con su inversión en dicha entidad.

Creación de reservas, representan una segregación de las utilidades netas acumuladas de la entidad, con fines específicos y creados por decisiones de sus propietarios.

Utilidad o pérdida integral, la utilidad integral es el incremento del capital ganado de una entidad lucrativa, durante un periodo contable, derivado de la utilidad o pérdida neta, más otras partidas integrales. En caso de determinarse un decremento del capital ganado en estos mismos términos, existe una pérdida integral.

Mariscal, Toussaint y Quesada (2007), mencionan que el estado de flujo de efectivo presenta información acerca de las entradas y salidas de efectivo de una entidad económica, clasificando estas como actividades de operación, financiamiento e inversión.

De operación, son los relacionados con las actividades que representan la principal fuente de ingresos para la entidad y que de ninguna manera representa actividades de inversión o financiamiento, las principales actividades se encuentran las siguientes: Cobros de efectivo por la venta de bienes y servicios, pagos en efectivo por la compra de bienes y servicios, cobros y pagos en efectivo para mantener la operación de la entidad.

De inversión, son los flujos de efectivo que se destinan a la adquisición de activos de larga duración o, en su caso, se obtienen de la disposición de los mismos y que generarán efectivo para la entidad en el mediano y largo plazo De financiamiento, son los flujos de efectivo que se obtienen o aplican como resultado de actividades relacionadas con acreedores financieros, o en su caso, con los propietarios de una entidad, muestra las capacidad de la entidad para cubrir sus obligaciones financieras y tratándose de entidades lucrativas, el reembolso o distribución a los propietarios, ejemplos de estas actividades son; obtención de efectivo por emisión de capital, préstamos y cualquier otra fuente de financiamiento diferente a la operativa, pagos en efectivo de las obligaciones financiera de la entidad así como pagos en efectivo por reembolso o distribución a los propietarios.

Es entonces pues que la estructura financiera de una entidad está representada por activos que vienen a ser por naturaleza las inversiones, pasivo y capital por naturaleza representan las fuentes de financiamiento.

Análisis de estados financieros

De acuerdo a Rubio P. (2007) el análisis de estados financieros es un proceso de selección,relación y evaluación de la información financiera, con el fin de evaluar la situación financiera actual y pasada de la empresa, así como los resultados de sus operaciones, con el objetivo básico de determinar fortalezas y debilidades sobre la situación financiera y los resultados de operación.

El proceso de análisis consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e instrumentos analíticos a los estados financieros para obtener una serie de medidas y relaciones que son significativas y útiles para la toma de decisiones. En consecuencia, la función esencial del análisis de los estados financieros, es convertir los datos en información útil, razón por la que el análisis de los estados financieros debe ser básicamente de soporte a la toma de decisiones. Además agrega que el analista, debe de tener un conocimiento completo de los estados financieros de la entidad económica que está analizando (estado de situación financiera, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera y estado de variaciones en el capital contable), además debe conocer las operaciones de la empresa, tales como, tecnología, recursos humanos, administración entre otros. Debe tomar en cuenta los aspectos del entorno económico, político y social y que afectan a la empresa.

Tipos de análisis

Ochoa S. (2009) menciona que para realizar el análisis de estados financieros se deberán considerar que existen dos tipos de análisis, el cuantitativo y cualitativo, mismos que deberán realizarse en forma conjunta para evaluar no solo los conceptos económicos, sino también, los aspectos de carácter cualitativo, obteniendo así más elementos para la toma de decisiones.

Análisis cualitativo, el objetivo es complementar el análisis cuantitativo y considera lo siguiente:

1. Constitución de la sociedad e inicio de operaciones.

2. Socios (propietarios) y consejo directivo según corresponda.

3. Productos y/o servicios

4. Mercado y cobertura del mismo.

5. Proceso de producción y/o comercialización.

6. Factores políticos, económicos y sociales del entorno

Análisis cuantitativo, el objetivo de este análisis es hacer un estudio de los estados financieros históricos y proyectados de una entidad económica. Este análisis considera lo siguiente:

1. Análisis de la estructura financiera (activo, pasivo y capital)

2. Análisis de los resultados de la operación

3. Análisis de la generación de fondos y la utilización de los mismos

4. Análisis de la liquidez, rentabilidad, endeudamiento, cobertura y actividad operativa.

El propósito de este análisis es evaluar la eficiencia en la administración operativa y financiera de la empresa.

Métodos y técnicas de análisis

Los métodos y técnicas de análisis deberán aplicarse por analistas internos o externos a la entidad de tal manera que permitan obtener la suficiente información financiera y operativa y brindar así mayores elementos de juicio para la toma de decisiones de carácter financiero.

Método de Análisis Vertical

El método de análisis vertical se emplea para analizar estados financieros a una fecha determinada.

CAPITULO II

Marco teórico

TEORIAS CONCERNIENTES A LA CONTABILIDAD

La Contabilidad en sus diferentes aplicaciones, es una herramienta básica para el manejo correcto de los negocios. Hoy día los sistemas contables constituyen la parte toral de una empresa ya que esta permite conocer la situación financiera, información con la cual es posible determinar cuál será el paso a seguir dentro de nuestro negocio.

El uso eficiente de las diferentes aplicaciones de la contabilidad, deja al descubierto en cualquier momento, que inversiones podemos hacer, que inversión hemos hecho y cuando estamos ganando o perdiendo con las referidas inversiones.

En nuestros días la contabilidad aplicada de manera profesional o empírica, constituye uno de los pilares fundamentales aplicables en nuestras finanzas.

Con este ensayo pretendo resumir de forma práctica, las aplicaciones básicas de la contabilidad, esperando pueda ser utilizado como un manual de referencia fácil de comprender y representativo de lo que yo llamo el corazón del arte de contar. Se encuentran en este material diferentes referencias en cuanto a historia, personas notables en materia de contabilidad y ejemplos rápidos de aplicación.

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera. Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que rigen a los países y a las instituciones públicas y privadas.

CONCEPTO E IMPORTANCIA

Para definir a la Contabilidad, primero se revisarán los conceptos emitidos por ciertos tratadistas y estudiosos

Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados."

Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias de una empresa".

David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos".

Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos".

Enrique Flower Newton: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente".

Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de decisiones, por tanto la Contabilidad permite al Director Ejecutivo (Representante Legal), prever lo que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar oportunamente y de manera efectiva.

CAMPOS DE APLICACIÓN DE LA CONTABILIDAD.

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos. Existen campos especializados en el área contable de conformidad con los objetivos que cumplen, de tal manera que se puede hablar de:

Contabilidad De Costos: Según Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y Control de Costos, Editorial Diana, México, la Contabilidad de Costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la ejecución del trabajo. Se distingue de la contabilidad comercial y financiera en que, mientras la primera concentra su atención en productos individuales y grupos de actividades relativamente pequeñas, la última se sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y los estados de operación y utilidades.

Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Es aquella que sirve para registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General del Estado.

Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema Financiero Nacional, las mismas que están reguladas por la Superintendencia de Bancos.

Contabilidad De Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y reguladas por la Superintendencia de Cooperativas.

Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro y los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas exoneraciones en la Ley de Régimen Tributario.

Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo. Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como la Construcción,

Según Pacioli las anotaciones en el libro Diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra por (el Debe del asiento) y la otra con la palabra a (el haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación sólo describe los usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del Mayor.

Estas eran efectuadas bajo las normas de la partida doble la cual Paccioli aseguraba que el solo enseñaba lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes, la partida doble asegura que por cada aumento del activo en el debe hay una disminución en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así mismo habiendo una disminución en las cuentas del activo dentro del debe hay un aumento en las cuentas del pasivo y capital dentro del haber, así efectuándose las normas de la partida doble.

LA CONTABILIDAD

La contabilidad es el idioma de negocios. Su propósito es recolectar la información necesaria para la toma de decisiones económicas. Se trata de un sistema de información mediante el cual se recolecta, clasifica, resume y se informa de las operaciones cuantificables en dinero que realiza una persona o una empresa.

La contabilidad es una herramienta de control que indica en cuales actividades se están utilizando los fondos y el costo de producir un producto o artículo. En proyectos de inversión la contabilidad ayuda a verificar que los gastos y ganancias se están realizando de acuerdo con el presupuesto establecido. De todos los reportes contables que se producen, hay dos de suma importancia para la toma de decisiones.

1. El Balance General permite conocer la situación económica de la empresa, las propiedades (Activos) existentes así como las deudas (Pasivos) que tiene con otros.

2. El Estado de Resultados permite conocer la utilidad o pérdida de un ejercicio, cuantos Ingresos (Ventas) y cuantos Egresos (Gastos) se realizaron durante el período

Las características de los estados financieros son:

Comprensibilidad: Quien los prepara debe conocer el negocio para presentar los datos de una manera muy clara.

Relevancia: Dado que esta información influye en la toma de decisiones, se deben incluir todo dato relevante.

Confiabilidad: Deben tener la menor cantidad de errores u omisiones posibles y deben poder ser verificados con documentos de respaldo.

Comparabilidad: Deben prepararse de tal forma que se pueda hacer una comparación entre períodos.

Los libros de contabilidad: son aquellos en los que se anotan de manera definitiva las informaciones que aportan los formularios

Los Diarios: en los cuales se registran cronológicamente las informaciones, esto es, el registro diario de las operaciones

El mayor general: aquel que recoge las informaciones que previamente se anotan en el diario.

Existen otros libros como por ejemplo el de inventario que contiene una relación detallada de las existencias finales listas para las ventas valoradas al costo. El departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se clasifican, se registran e interpreta toda la información financiera, que mediante el mecanismo de control interno serán recibidas.

CICLOS CONTABLES

El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente; el más usado es el anual. Los procedimientos del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para mostrar finalmente la información financiera de una empresa.

Sabiendo que una empresa de capital está compuesta por varios socios y que sus ingresos provienen de las ventas de mercancías o servicios es preciso definir entonces que es un diario y que es un mayor. El diario es el libro en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera anotación.

Entre las características de un diario podemos mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama referencia que es donde se anota el número o código que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas seguidas donde aparecerá un auxiliar, el débito y el crédito; en el auxiliar se anota el importe de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará el importe que se carga, y en el crédito el importe que se acredita.

El mayor es un libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los débitos y créditos que se realizaron en el diario. Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento débito, se registran los datos en el lado izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha, la fecha, en la columna de referencia, el número de la página donde se tomó el asiento, en la columna de valores el importe del débito.

El diario cumple tres funciones útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor existiría el serio peligro de omitir el débito o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. En el diario los débitos y los créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores; en segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además el diario ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico, proporcionando así una historia cronológica de las operaciones de una empresa

REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

La base del sistema contable es la partida doble. Es decir, por cada transacción financiera se registra una entrada y una salida en las cuentas.

El Contador las registra en el Libro Diario que es como UNA HOJA ELECTRONICA.

Al final del día se totalizan las dos columnas de debe y haber (entradas y salidas) para verificar que están cuadrados los registros. Estas transacciones del libro diario se deben trasladar a un Libro Mayor que es un resumen de los movimientos por cada una de las cuentas contables existentes. Los registros en el Libro Mayor se llevan en una cuenta "T" donde el lado izquierdo es el debe (entradas) y el derecho el haber (salidas). Aquí se trasladan todos los movimientos del Libro Diario y al final del mes se totaliza.

Con los saldos (Totales) de cada cuenta se trabaja para obtener los Estados Financieros

Actualización

TIPOS DE CONTABILIDAD

Según los tipos de usuarios (Externos-Internos), pueden ser:

1. Contabilidad financiera. Da la información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, Administraciones Públicas, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensión por todos. Se trata de dar constancia a los ratios de la Competitividad, Rentabilidad y Productividad para poderles dar utilidad en la actividad de la organización.

Es una Técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados, el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.