Auditoría integral a la Terminal de Transportes S.A. (página 9)

ORIGEN

PROCESO

AREA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE

DESCRIPCION DEL HALLAZGO U OBSERVACION

CAUSAS

ACCIONES CORRECTIVAS

NOMBRE DEL INDICADOR

META

RESPONSABLE (S) DE LA EJECUCION

RECURSOS

FECHA DE INICIO

FECHA DE TERMINACION

RESULTADO DEL INDICADOR – SEGUIMIENTO

AVANCE FISICO DE EJECUCION DE LAS METAS – SEGUIMIENTO

ANALISIS – SEGUIMIENTO

RANGO DE CUMPLIMIENTO O SEGUIMIENTO CONTRALORIA

 ESTADO DE LA ACCION (A= ABIERTA C= CERRADA) CONTRALORIA

Informe comunicado por la Contraloría de Bogotá, correspondiente a la gestión fiscal de 2006.

ESTADOS CONTABLES

GADMI

3.3.4.1.3. Hallazgo Administrativo En la visita realizada a las cajas para verificar el proceso de la venta de TUT en Cajas de Recaudo, se evidenció que aunque se cuenta con un sistema de niveles de seguridad adecuado, el control realizado mediante el procedimiento de arqueo de caja, a las cajas de recaudo, por parte de la Auditoría Interna del TT S.A. no fue realizado en forma periódica, por que sólo se realizaron en el 25% de los meses del año.

-Dentro de las funciones de la Tesorería de la terminal, no se encuentra definida la realización de arqueos de caja- Dentro de las funciones de la Auditoria Interna no se establece el número de arqueos de caja a realizar- Dentro de la normas reglamentarias para los procedimientos contables y de auditoria no se establece el número de arqueos de caja a realizar- Dentro del mapa de riesgos del proceso contable se establece la revisión diara del movimiento de las cajas de recaudos

– Desde el proceso financiero a través de la Tesorería se realizará 1 arqueo de cajas tanto de recaudos como de la principal una vez al mes.- Desde la Auditoria Interna se realizarán los arqueos que a su juicio considere establecer en el desarrollo normal de sus funciones- Desde la Revisoría Fiscal se realizarán los arqueos que a su juicio considere desarrollar en la ejecución de su contrato

Control de efectivo = No. De arqueos realizados / 12 meses

Realizar 2 arqueos entre los meses de noviembre y diciembre de 2007 y 12 arqueos en la vigencia del 2008

– Tesorera y revisión y seguimiento por la Jefe del Proceso Financiero- Auditoria Interna- Revisoría Fiscal

Personal

2007-11-01

2008-12-31

* Total arqueos / No. Arqueos programados

*16 arqueos realizados por la Auditoria* 11 arqueos realizados por Tesorería

100%

2.0

 Cerrada

3.3. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

GADMI

3.3.6.3.1. Hallazgo AdministrativoLa entidad realizó toma física de sus bienes a 31 de diciembre de 2006, como se observa en el informe de Almacén y Contabilidad con el cual se revisaron selectivamente los inventarios físicos de bienes de propiedad de la entidad, con el fin de verificar su existencia, , encontrándose lo siguiente:• Hay diferencia en los informes detallados de propiedad planta y equipo presentados en la cuenta anual, respecto a los saldos contables a 31 de diciembre de 2006, como se pudo evidenciar al comparar los saldos de los informes de inventarios con los saldos contables presentados en el balance general. • Se evidencio en la visita realizada al almacén general de la entidad el día 17 de septiembre de 2007, que el control de inventarios de activos fijos se lleva manualmente. El día 18 de septiembre del año en curso dicha observación se confirmó, ya que el señor almacenista informó, como consta en el acta de visita fiscal levantada por la Contraloría, que el inventario se lleva a esta forma a pesar de que el Software PCT entró en funcionamiento desde octubre de 2005 y a la fecha todavía este modulo no esta integrado

1. Para la primera observación la terminal cumple con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública en los numerales 2.2.4.3 Depreciación y 2.2.4.3.5 Método de Depreciación por linea recta, y para tal fin se emite un informe generado desde el proceso de sistemas para soportar la información detallada conforme lo solicita la norma.- El software de sigette no contemplaba la información detallada según normatividad vigente- El software adquirido de PCT se encuentra en implementación y análisis 2. Para la segunda observación correspondiente al inventario físico, el control de inventarios se lleva en excell teniendo en cuenta que el software de PCT esta en etapa de implementación y conciliación con el proceso contable – Adicionalmente el software no cuenta con un programa definido para el control de elementos de consumo controlado- En el alcance de la propuesta presentada por el proveedor no se ofrecía el informe consolidado para el control de elementos devolutivos y de consumo controlado, debido a que estos últimos se registran directamente al gasto y requería un desarrollo especial por encontrarse integrado al modulo contable. Por lo tanto el software solamente viene con el control de elementos devolutivos.

1. – Durante la vigencia del 2007 se realizará la respectiva conciliación de saldos con contabilidad- Se realizaran los ajustes correspondientes a que haya lugar- Se integrará el procedimiento de depreciación de bienes muebles a partir de enero del 2008 2. Durante la conciliación del inventario físico para la vigencia del 2007 se actualizará la información de los elementos devolutivos en el software de PCT y se continuará haciendo el control en excell para los elementos de consumo controlado.

1. Análisis del 100% de la información = revisión 100% de los activos registrados en PCT/ el 100% de los activos registrados en base de datos Sistemas2. Inventario Físico bienes devolutivos = toma del 100% de la muestra/los inventarios individuales registrados en PCT- Inventario Físico bienes de consumo controlado = toma del 100% de la muestra/ los inventarios individuales registrados en Excell

1. Integración total del modulo de Almacén a Contabilidad 2. Control de Inventario de elementos devolutivos a través de PCT

1, Técnicos Administrativos III de Almacén y de Contabilidad, revisión y aprobación por parte del Contador 2. Técnico Administrativo III de Almacén, revisión y aprobación por parte de la Gerencia Administrativa y Financiera

– Personal– Tecnológico

ºº

º

* Modulo de almacén integrado

Reuniones con PCT para el acuerdo de verificación de la información.

50%

2.0

 Cerrada

3.3. EVALUACIÓN A LOS ESTADOS CONTABLES

GADMI

3.3.6.3.1. Hallazgo AdministrativoLa entidad realizó toma física de sus bienes a 31 de diciembre de 2006, como se observa en el informe de Almacén y Contabilidad con el cual se revisaron selectivamente los inventarios físicos de bienes de propiedad de la entidad, con el fin de verificar su existencia, , encontrándose lo siguiente:• Hay diferencia en los informes detallados de propiedad planta y equipo presentados en la cuenta anual, respecto a los saldos contables a 31 de diciembre de 2006, como se pudo evidenciar al comparar los saldos de los informes de inventarios con los saldos contables presentados en el balance general. • Se evidencio en la visita realizada al almacén general de la entidad el día 17 de septiembre de 2007, que el control de inventarios de activos fijos se lleva manualmente. El día 18 de septiembre del año en curso dicha observación se confirmó, ya que el señor almacenista informó, como consta en el acta de visita fiscal levantada por la Contraloría, que el inventario se lleva a esta forma a pesar de que el Software PCT entró en funcionamiento desde octubre de 2005 y a la fecha todavía este modulo no esta integrado

1. Para la primera observación la terminal cumple con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública en los numerales 2.2.4.3 Depreciación y 2.2.4.3.5 Método de Depreciación por línea recta, y para tal fin se emite un informe generado desde el proceso de sistemas para soportar la información detallada conforme lo solicita la norma.- El software de sigette no contemplaba la información detallada según normatividad vigente- El software adquirido de PCT se encuentra en implementación y análisis 2. Para la segunda observación correspondiente al inventario físico, el control de inventarios se lleva en excell teniendo en cuenta que el software de PCT esta en etapa de implementación y conciliación con el proceso contable – Adicionalmente el software no cuenta con un programa definido para el control de elementos de consumo controlado- En el alcance de la propuesta presentada por el proveedor no se ofrecía el informe consolidado para el control de elementos devolutivos y de consumo controlado, debido a que estos últimos se registran directamente al gasto y requería un desarrollo especial por encontrarse integrado al modulo contable. Por lo tanto el software solamente viene con el control de elementos devolutivos.

1. – Durante la vigencia del 2007 se realizará la respectiva conciliación de saldos con contabilidad- Se realizaran los ajustes correspondientes a que haya lugar- Se integrará el procedimiento de depreciación de bienes muebles a partir de enero del 2008 2. Durante la conciliación del inventario físico para la vigencia del 2007 se actualizará la información de los elementos devolutivos en el software de PCT y se continuará haciendo el control en excell para los elementos de consumo controlado.

1. Análisis del 100% de la información = revisión 100% de los activos registrados en PCT/ el 100% de los activos registrados en base de datos Sistemas2. Inventario Físico bienes devolutivos = toma del 100% de la muestra/los inventarios individuales registrados en PCT- Inventario Físico bienes de consumo controlado = toma del 100% de la muestra/ los inventarios individuales registrados en Excell

1. Integración total del modulo de Almacén a Contabilidad 2. Control de Inventario de elementos devolutivos a través de PCT

1, Técnicos Administrativos III de Almacén y de Contabilidad, revisión y aprobación por parte del Contador 2. Técnico Administrativo III de Almacén, revisión y aprobación por parte de la Gerencia Administrativa y Financiera

– Personal- Tecnológico

2007-11-15

2007-12-31

* Control de devolutivos de PCT en funcionamiento

Reuniones con PCT para el acuerdo de verificación de la información.

50%

2.0

 Cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN

3.4.1.1. Hallazgo AdministrativoLa entidad no ha exigido la ejecución oportuna del objeto contratado toda vez que se han presentado incumplimientos del Consultor ACI Proyectos S.A. y de la Universidad Nacional de Colombia como ente interventor de esa consultoría, durante el desarrollo del proyecto. Lo anteriormente observado se evidencia en los informes de interventoría presentados por la firma PAYC a la Terminal de Transporte en donde se verifica su control y seguimiento técnico, financiero, legal y ambiental al Contrato TT-80 de 2006. Para el caso específico del Informe Mensual de Interventoría No. 08 presentado a la entidad en septiembre 19 de 2007, PAYC, en el Numeral 11, en lo clasificado como de URGENTE SOLUCIÓN, presenta lo siguiente:Igualmente, en este mismo informe de interventoría, se observa que en el numeral 12. Comentarios y Recomendaciones Principales, en el subnumeral 3, PAYC presenta: "La Terminal de Transporte debe solicitar urgente a ACI y a la Universidad Nacional la entrega definitiva del proyecto revisado y debidamente aprobado ya que esto está generando atrasos en la obra y además se está dando a CONCONCRETO la posibilidad de que justifique las prórrogas que solicite en caso de necesitarlas así como también de una reclamación económica por los gastos administrativos que la demora en la ejecución de la obra pueda ocasionar. CONCONCRETO ha manifestado en los Comités de Obra que las actividades involucradas con diseños pendientes de entrega por parte de ACI empiezan a ejecutarse dentro del programa a partir del momento en que le entreguen los diseños correspondientes y que en dado caso hará uso de estas demoras para solicitar una ampliación del plazo en caso de ser necesario."

La evaluación de los diseños por parte de la terminal se llevo a cabo en desarrollo de la etapa preconstructiva establecida en la ejecución del contrato de obra, teniendo en cuenta que la terminal no cuenta con un equipo de especialistas; habida consideración que tanto la interventoría del diseño, el área técnica de la curaduria urbana y el desarrollo del procedimiento licitatorio no arrojaron observaciones sobre el particular.

* convocar al diseñador y a la interventoría a reuniones para resolver las inconsistencias que se presentaron sobre los diseños

* Acompañamiento del diseñador en futuros proyectos durante la formulación de los pliegos de obra y la etapa preconstructiva

VERIFICACION DE COMPROMISOS

Lograr los diseños 100% ajustados a los requerimientos de la obra

SECRETARIA GENERAL GERENCIA DE OPERACIONES

COMUNICACIONALES HUMANOS GARANTIAS

2007-02-01

2008-03-30

Respuestas satisfactorias del diseñador / Observaciones al diseño

se efectuaron reuniones con la empresa aci y la u. Nal para la liquidación bilateral del contrato, informando los presuntos perjuicios generados por el incumplimiento del contrato de consultoría

90%

2.0

1.02.02

 cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

GOPER -SEGEN

3.4.1.2. Hallazgo AdministrativoPara el Equipo Auditor y para la Contraloría resulta contrario a una rigurosa planeación e igualmente paradójico frente a la experiencia de la Terminal de Transporte S.A., la evidencia de cinco (5) adendos introducidos a los términos de referencia respecto de la Licitación Pública TT-LP-01-2006 para la construcción por el sistema de precios unitarios con fórmula de reajuste de la primera etapa de la Terminal Satélite del Sur en Bogotá D.C., así como de los dos (2) adicionales y tres (3) otrosís al contrato derivado. En armonía con la misión de este órgano de control de precaver la mejor utilización de los recursos del Distrito, es pertinente dejar claro que tal situación expresa una no conformidad con los cuidados que deben tener los administradores cuando se trata de tan importantes cuantías en el proceso licitatorio.Se observa que la entidad decide dar apertura a la Licitación Pública TT-LP-01-2006, cuando todavía no se tenía la claridad y la precisión de algunos aspectos del proceso licitatorio relativos a sus características, los parámetros de admisibilidad, valoración, rechazo y calificación de las propuestas. Lo anterior dio lugar a que durante éste proceso la entidad, atendiendo las observaciones de los proponentes, haya tenido que expedir cinco (5) adendos para corregir, complementar, aclarar, adicionar y precisar el contenidos de éstos. (Se omite la trascripción total del hallazgo por razones de espacio. Esta parte relaciona de forma detallada los cinco adendos y sus contenidos)

* El proceso de construcción de terminales no es un proyecto frecuente, lo que genera muchas inquietudes en los proponentes* el tipo de proceso licitatorio no incluyó limites máximos y mínimos para los ítems que conformaban los términos de referencia

* revisión por el comité de contratación de futuros proyectos similares * consolidación del comité de planeacion de terminales satélites * apoyo de entidades distritales y nacionales en el proceso* incluir en proyectos similares limites de precios superiores e inferiores

Topes de precios de contratación

* reunión de preparación de términos de referencia* incluir en las licitaciones que aplique limites superiores e inferiores

sec general lideres de proyecto

equipos de oficina personal lideres de proyecto

2007-11-01

2008-12-31

* Proyecto de Términos analizado en Comité de Contratación con la inclusión de límites superiores e inferiores

Se adelanta a la fecha en diferentes procesos. Se cumple con los estipulado

100%

2.0

Cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN

3.4.1.3. Hallazgo AdministrativoSe observa que algunos formatos para avalar y hacer solicitudes en la formulación del proyecto no son firmados por los responsables de estas acreditaciones con lo cual, en la práctica, no se está respondiendo por el proceso. Son los casos del Aval Técnico que no es firmado por el Subdirector del Proyecto por parte de la firma ACI, Proyectos S.A., del Formato sobre Concepto Técnico Interventoría que no es firmado por el Gerente de Operaciones y Formato Solicitud de Contratación que tampoco lo suscribe el Gerente de Operaciones de la entidad. Así mismo, llama la atención que a pesar de la falencia mencionado anteriormente, la entidad continúe con los trámites siguientes como si los anteriores se hubiesen realizado debidamente.

Por algún error involuntario no fueron firmados los formatos del Aval Técnico por el Subdirector del Proyecto por parte de la firma ACI, Proyectos S.A., el Formato sobre Concepto Técnico Interventoría y Solicitud de Contratación por el Gerente de Operaciones de la entidad.

Suscribir los formatos por parte de ACI proyectos S.A. y el Gerente de Operaciones de la Terminal

Suscripción de los formatos pendientes

Suscribir el Aval Técnico por el Subdirector del Proyecto de la firma ACI, Proyectos S.A., el Concepto Técnico Interventoría, la Solicitud de Contratación por el Gerente de Operaciones de la entidad.

GERENCIA DE OPERACIONES, SECRETARÍA GENERAL

PERSONAL DOCUMENTOS

2007-11-01

2007-12-01

No. de formatos faltantes/ de firma/ No. de formatos observados

Se revisaron todas las carpetas de los contratos y se verificó la suscripción de todos los documentos

100%

2.0

 Cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN

3.4.1.3. Hallazgo AdministrativoSe observa que algunos formatos para avalar y hacer solicitudes en la formulación del proyecto no son firmados por los responsables de estas acreditaciones con lo cual, en la práctica, no se está respondiendo por el proceso. Son los casos del Aval Técnico que no es firmado por el Subdirector del Proyecto por parte de la firma ACI, Proyectos S.A., del Formato sobre Concepto Técnico Interventoría que no es firmado por el Gerente de Operaciones y Formato Solicitud de Contratación que tampoco lo suscribe el Gerente de Operaciones de la entidad. Así mismo, llama la atención que a pesar de la falencia mencionado anteriormente, la entidad continúe con los trámites siguientes como si los anteriores se hubiesen realizado debidamente.

Por algún error involuntario no fueron firmados los formatos del Aval Técnico por el Subdirector del Proyecto por parte de la firma ACI, Proyectos S.A., el Formato sobre Concepto Técnico Interventoría y Solicitud de Contratación por el Gerente de Operaciones de la entidad.

Verificar que el formato para la Formulación Básica de Proyectos contenga todas las firmas

Verificación de la formulación básica de los proyectos

Todas las formulaciones básicas de los proyectos deben incluir todas las firmas

LIDERES DE PROYECTO, SECRETARIA GENERAL

FORMATOS

2007-12-01

2008-12-31

FORMULACIONES FIRMADAS/PROYECTOS FORMULADOS

Se revisaron todas las carpetas de los contratos y se verificó la suscripción de todos los documentos

100%

2.0

 cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN GEPYC

3.4.2.1 Hallazgo Administrativo • Contrato TT – 39 – 2006• Contratista – Vigilancia y Seguridad Limitada VICE Ltda. A folio 1.130 del tomo V se encuentra formato de evaluación de proveedores en la cual se cita erróneamente el contrato TT – 22 – 2.007, siendo lo correcto el TT – 39 de 2.006. A folio 1.131 aparece equivocado el número del contrato y el contenido del documento, en cuanto a fecha de iniciación tiene 1º de mayo de 2.007 y la vigencia de las pólizas también son de otro contrato. Se tiene como fecha de terminación la del 30 de abril del 2.008. A renglón seguido se da como terminado en contradicción con la fecha antes citada, por lo que se denota falta de cuidado en el manejo de la información y la inserción de la documentación en el tomo V, lo que conlleva a señalar la ocurrencia de hallazgo administrativo. También se encontró que los últimos folios del cuaderno V no contienen la firma de quien elabora, revisa y aprueba el escrito. El contenido del contrato TT – 39 – 2.007 consta de 1.132 folios.

ERROR EN EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS

REVISIÓN PERMANTENTE DE LOS DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISON DOCUMENTAL

ANALISTA III

ELEMENTOS DE OFICINA Y COMPUTADOR

2007-11-06

2008-12-31

documentos revisados/ documentos obligatorios

se revisaron todas las carpetas de los contratos y se verificó la suscripción de todos los documentos

100%

2.0

 cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN GEPYC

3.4.2.1 Hallazgo Administrativo • Contrato TT – 39 – 2006• Contratista – Vigilancia y Seguridad Limitada VICE Ltda. A folio 1.130 del tomo V se encuentra formato de evaluación de proveedores en la cual se cita erróneamente el contrato TT – 22 – 2.007, siendo lo correcto el TT – 39 de 2.006. A folio 1.131 aparece equivocado el número del contrato y el contenido del documento, en cuanto a fecha de iniciación tiene 1º de mayo de 2.007 y la vigencia de las pólizas también son de otro contrato. Se tiene como fecha de terminación la del 30 de abril del 2.008. A renglón seguido se da como terminado en contradicción con la fecha antes citada, por lo que se denota falta de cuidado en el manejo de la información y la inserción de la documentación en el tomo V, lo que conlleva a señalar la ocurrencia de hallazgo administrativo. También se encontró que los últimos folios del cuaderno V no contienen la firma de quien elabora, revisa y aprueba el escrito. El contenido del contrato TT – 39 – 2.007 consta de 1.132 folios.

Los espacios mencionados son de control del Sistema de Gestión de Calidad

Incluir en el formato la anotación de original firmado y espacio del S.G.C.

Actualización

100 % de los formatos actualizados

Proceso de Calidad

ELEMENTOS DE OFICINA Y COMPUTADOR

2007-11-06

2008-03-01

FORMATOS ACTUALIZADOS / TOTAL FORMATOS

se actualizo toda la documentación con la especificación del uso de los pies de página

100%

2.0

 Cerrada

3.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

SEGEN – GEPYC

3.4.2.2 Hallazgo Administrativo• Contrato de Prestación de Servicios No. TT – 59 – 2.006• Contratista – G Y G Mateas y Ordóñez S en C.Se tiene como fecha de terminación el 17 de septiembre de 2.007, pero en los diferentes informes de interventores (folios 382, 339, 407, 418, 435, 445, 460, 467), aparece erróneamente como fecha de terminación el 17 de septiembre de 2.006, induciendo a confusión con el error cometido en forma reiterativa, de donde se deduce falta de cuidado en el manejo de la información lo que conlleva a señalar la ocurrencia de hallazgo administrativo. También se encontró que los últimos folios del tomo 2 no contienen la firma de quien elabora, revisa y aprueba el escrito. El contenido del contrato TT – 59 – 2.007 consta de 472 folios.

FALTA DE REVISIÓN DETALLADA DE LOS DOCUMENTOS

REVISIÓN PERMANTENTE DE LOS DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISON DOCUMENTAL

ANALISTA III

ELEMENTOS DE OFICINA Y COMPUTADOR

2007-11-06

2008-12-31

DOCUMENTOS REVISADOS/ DOCUMENTOS OBLIGATORIOS

se revisaron todas las carpetas de los contratos y se verificó la suscripción de todos los documentos

100%

0.0

abierta