Auditoría integral a la Terminal de Transportes S.A. (página 11)

3.5. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN AMBIENTAL

GOPER

3.5.4. Hallazgo AdministrativoEn la respuesta a la pregunta 26, en el Formato CB-0501 sobre la Evaluación de la Gestión Ambiental Institucional Nivel Interno, la entidad sólo relaciona a los lodos contaminados con aguas residuales como residuos peligrosos, faltando informar sobre las acciones de la entidad para el manejo de elementos considerados también como residuos peligrosos como son: tonner desocupados, balastros, cartuchos de tintas para impresoras.

La Terminal no entregó los balastros desmontados a la empresa autorizada para su disposición

Incluir el numeral de residuos peligrosos (balastros) en el PIGA, desarrollando un protocolo para la entrega de los balastros retirados a la empresa autorizada

Residuos peligrosos – Balastros

Entrega de los balastros desmontados a la empresa autorizada

GERENCIA DE OPERACIONES ING AMBIENTAL

HACER CONVENIO/ACUERDO CON LA EMPRESA AUTORIZADA

2007-12-01

2008-12-01

Balastros entregados / Balastros desmontados

Actualmente se esta gestionando el convenio para la entrega de los balastros y actualizar el protocolo. Levantamiento control de advertencia por la Contraloría de Bogotá, el día 6-08-09, con el radicado ER3197

20%

2.0

Cerrada

3.5. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN AMBIENTAL

GOPER

3.5.5. Hallazgo AdministrativoLa entidad no informa en el Formato CB-0501 sobre la Evaluación de la Gestión Ambiental Institucional Nivel Interno para cada tipo de residuo (papel, cartón, vidrio, plástico, metales y otros) dentro del programa para reciclar o reutilizar residuos sólidos, la cantidad mensual producida, el % de cantidad a reciclaje, la cantidad a reutilización en kg/mes, la cantidad a reutilización en %, la ganancia económica.

La Terminal no diligenció esta información ya que para esta fecha no contaba con la información de cantidad total de residuos sólidos que llegan a la bodega donde se realiza la separación,

Cuando se diligencie la información en el formato de evaluación de la gestión ambiental nivel interno se verificará que todas las casillas queden consignadas

diligenciamiento completo del formato

Diligenciar completamente el formato

GERENCIA DE OPERACIONES ING AMBIENTAL

FORMATOS

2007-01-01

2008-01-31

100 % la información consignada

Se Diligencio la información completa en el formato CB-0501

100%

2.0

 Cerrada

3.5. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN AMBIENTAL

GOPER

3.5.5. Hallazgo AdministrativoLa entidad no informa en el Formato CB-0501 sobre la Evaluación de la Gestión Ambiental Institucional Nivel Interno para cada tipo de residuo (papel, cartón, vidrio, plástico, metales y otros) dentro del programa para reciclar o reutilizar residuos sólidos, la cantidad mensual producida, el % de cantidad a reciclaje, la cantidad a reutilización en kg/mes, la cantidad a reutilización en %, la ganancia económica.

La Terminal no diligenció esta información ya que para esta fecha no contaba con la información de cantidad total de residuos sólidos que llegan a la bodega donde se realiza la separación,

Generar los formatos para determinar dentro del programa para reciclar o reutilizar residuos sólidos, la cantidad mensual producida, el % de cantidad a reciclaje, la cantidad a reutilización en kg/mes, la cantidad a reutilización en %, la ganancia económica.

diligenciamiento completo del formato

Diligenciar completamente el formato

GERENCIA DE OPERACIONES ING AMBIENTAL

FORMATOS

2007-01-01

2008-01-31

100 % la información consignada

Se Diligencio la información completa en el formato CB-0501

100%

2.0

 Cerrada

3.6. EVALUACIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

GADMI – DESIS

3.6.1.1. Hallazgo AdministrativoEn el año 2006 el sistema de información (PCT) se trabajó en paralelo con el sistema anterior llamado SIGETT, mientras se iba migrando la información total al sistema de PCT. Por lo tanto el área de Bienes y cartera no se encuentra todavía en línea, pues se esta en proceso de desarrollo, debilitando de manera significativa la efectividad, eficiencia y productividad en los procesos a desarrollar en la Terminal de Transporte S.A.

* EL PROCESO DE IMPLEMENTACION SE ESTABLECIÒ POR ETAPAS, POR TAL RAZON NO SE INICIO AUN LA IMPLEMENTACION DEL MODELO DE B Y C

* ACELERAR LA IMPLEMENTACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL MODULO

MODULO B Y C

MODULO DE IMPLEMENTACION

DEPARTAMENTO DE BIENES Y CARTERA DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

SOFTWARE

2008-01-01

2008-09-30

MODULO EN FUNCIONAMIENTO

Reuniones con PCT para el acuerdo de verificación de la información.

50%

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER

3.7.1 Hallazgo AdministrativoEl Equipo de Auditoría evidencia que después de más de quince (15) meses de operación del sistema -éste entró en operación el 17 de julio de 2006- no se ha conseguido que la planta de tratamiento remueva todos los parámetros, faltando por cumplir todavía el relacionado con los Compuestos Fenólicos en las concentraciones exigidas por la Resolución 1074 de 1997 del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente – DAMA, en la cual se establecen estándares ambientales en materia de vertimientos.Lo afirmado arriba preocupa a este ente de control más aún cuando la entidad desde un principio en sus informes a la Contraloría sobre el Módulo de Excretas y Planta de Tratamiento ha informado que: "El pasado 17 julio de 2006, entró en operación y funcionamiento en la Terminal de Transporte de Bogotá el primer modulo de excretas y la planta de tratamiento del país, para dar manejo a las aguas residuales descargadas por los buses que tienen servicio de baño." Complementaria a las evaluaciones anteriores mencionadas, el Equipo Auditor en desarrollo al seguimiento del control de advertencia, evaluó, entre otros, los siguientes contratos:CONTRATO TT-050-2005, CONVENIO CONV-008-2005, CONTRATO TT-058-2006

No se incluyó en el contrato de diseño de la planta (TT-63-2003) la remoción de compuestos fenolicos.

Contratación de servicios para adición de bacteria que remueva compuestos fenolicos.

Cumplimiento de la resolución 1074 de 1997 para compuestos fenolicos

cumplimiento de la norma: 0,2 mg/litro

GERENCIA DE OPERACIONES

ORDEN DE SERVICIO

2007-08-01

2007-12-31

Remoción de los compuestos fenolicos de acuerdo con la norma

la concentración de los compuestos fenolicos es de 0.16 mg/L, cumpliendo con los estandares establecidos. La planta es efectiva en el tratamiento y desactivación de los parámetros de los compuestos fenolicos.

100%

2.0

Cerrada 

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN – GOPER

3.7.2 Hallazgo AdministrativoConsidera este ente de control que la entidad actuó con desatención en la valoración de las propuestas toda vez que se seleccionó una firma que no cumplía con los términos de referencia representados en el formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, específicamente lo relativo a la forma de pago especificada en un pago del 100%, cuando la proponente solicitaba un anticipo del 50%.Por lo anterior, se incumplió lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 en el Artículo 24, numeral 8, y Artículo 29.

*No corresponde la información del formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, versus, el contrato y la propuesta presentada por el oferente * Falta de revisión detallada de documentos

Generar lista de chequeo de la información contenida en el Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, respecto a la propuesta y contrato.

LISTA DE CHEQUEO DEL CONTRATO

Toda la información de la formulación y soportes debe ser consistente

LIDER DEL PROYECTO

FORMATOS

2007-11-01

2008-12-01

No. de listas de chequeo/ No. de contratos

Se revisó y ajustó el formato de formulación de proyectos. En comité de contratación y Comité de Compras se hace la verificación de la información contenida en el mismo

100%

2.0

Cerrada 

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN – GOPER

3.7.2 Hallazgo AdministrativoConsidera este ente de control que la entidad actuó con desatención en la valoración de las propuestas toda vez que se seleccionó una firma que no cumplía con los términos de referencia representados en el formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, específicamente lo relativo a la forma de pago especificada en un pago del 100%, cuando la proponente solicitaba un anticipo del 50%.Por lo anterior, se incumplió lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 en el Artículo 24, numeral 8, y Artículo 29.

*No corresponde la información del formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, versus, el contrato y la propuesta presentada por el oferente * Falta de revisión detallada de documentos

Divulgar y aclarar el procedimiento de formulación de proyecto

DIVULGACION

100% LIDERES CAPACITADOS

SECRETARÍA GENERAL GERENCIA DE PLANEACION

PROCEDIMIENTO

2008-01-01

2008-03-30

Total capacitados / Total lideres

La Secretaría General hizo la Divulgación del nuevo formato y su alcance

100%

2.0

 Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER

3.7.3 Hallazgo AdministrativoSe observa que la entidad actuó con desatención en la evaluación de las propuestas al desestimar la propuesta de la firma Paulo César Yáñez, aduciendo un argumento que no estaba estipulado en las condiciones previas según lo indicado en el formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto. Por lo anterior, no se cumplió lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 en su Artículo 24, numeral 8 y el Artículo 29.

* En el formato Código GCC-401 denominado Formulación y Justificación Básica de Proyecto, no se consignó como motivo de rechazo de la propuesta la antigüedad menor a un año de la firma proponente.* Falta de revisión detallada de documentos

Definir los alcances para el rechazo de propuestas de menor cuantía

CRITERIOS DE RECHAZO DE PROPUESTAS PARA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTIA

Toda la información de la formulación y soportes debe ser consistente

LIDER DEL PROYECTO

PROCEDIMIENTO

2007-11-01

2008-12-01

Requisitos exigidos /requisitos consignados en el formato de formulación básica

Solo se procede a desestimar una propuesta si el criterio es consistente y se encuentra consignado en la formulación. Se cumple con los procedimientos de la Ley 80 de 1993.

100%

2.0

 Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN – GOPER

3.7.4 Hallazgo AdministrativoObserva esta auditoría que la entidad actuó con desatención en la valoración de las propuestas, toda vez que en el cuadro comparativo que sirvió de base de éste ejercicio, no se presentan las firmas, nombres y cargos de los funcionarios que participaron ni la fecha respectiva. Por lo anterior, no se cumplió lo dispuesto en las Ley 80 de 1993 en su Artículo 24 numeral 8.

FALTA DE REVISIÓN DETALLADA DE LOS DOCUMENTOS

REVISIÓN PERMANTENTE DE LOS DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISON DOCUMENTAL

ANALISTA III

ELEMENTOS DE OFICINA Y COMPUTADOR

2007-11-06

2008-12-31

DOCUMENTOS REVISADOS/ DOCUMENTOS OBLIGATORIOS

Documentos con nombres, cargos y firmas de los responsables de los procesos. Se cumple con los procesos documentales.

100%

2.0

 Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER

3.7.5 Hallazgo AdministrativoLa entidad no actuó con claridad y la atención debida en la elaboración de los términos de referencia, toda vez que no tuvo en cuenta la especificación que las láminas para señalización vertical deben cumplir según lo dispuesto en el Manual sobre Dispositivos para el Control de Tránsito en Calles y Carreteras del Ministerio de Obras Públicas y Transporte del año 2004, el cual exige que las señales se deben fabricar en lámina galvanizada.Por lo anterior, no se cumplió lo dispuesto en las Ley 80 de 1993 en su Artículo 24 numeral 5º, literales a) y c).El contratista ejecutó aproximadamente el 40% de las actividades contratadas; sin embargo, no terminó de ejecutar el contrato. La Terminal no efectuó pago alguno por ningú concepto derivado de este contrato.Luego de realizado el trámite respectivo para la declaratoria de caducidad del contrato, la entidad adelantó las gestiones y el proceso para contratar nuevamente este servicio. De esto se derivó el contrato OS-070-2007.Mediante Resolución No.11 de febrero 23 de 2007 la Terminal de Transporte resuelve declarar la caducidad del contrato por el incumplimiento parcial del contrato y por haber hecho caso omiso a los reiterados requerimientos que para el efecto realizó el interventor del contrato. En los antecedentes de esta resolución, entre otros, se presenta que según informe del interventor de octubre 11 de 2006, se había ejecutado el 50% del objeto del contrato.A través de oficio de 2 de marzo de 2007 Seguros Cóndor S.A. interpuso recurso de reposición contra la Resolución No.11 de 2007, por lo siguiente:a) Inexistencia de siniestro para la compañía: Se observó que en la parte resolutiva no se hizo mención alguna a la póliza cuya efectividad se pretende así como del valor que se persigue a título de indemnización. En la parte resolutiva no se dispone hacer efectiva la garantía expedida por Seguros Cóndor S.A., limitándose a declarar la caducidad del contrato TT-58-2006 y ordenar a que se notifique la resolución.b) Incumplimiento de la obligación del asegurado de asumir la carga de la prueba: El artículo 1077 del Código del Comercio le impone al asegurado la carga de la prueba, es decir, el deber legal de acreditar que el siniestro que se reclama efectivamente ocurrió, así como de determinar y demostrar plenamente la cuantía en que éste ha sido valorado.Con base en los anteriores argumentos, la Aseguradora solicitó la revocatoria en su totalidad del contenido de la Resolución No.11 de febrero 23 de 2007.El anterior recurso de reposición fue resuelto mediante Resolución No. 36 de mayo 3 de 2007 donde se resuelve modificar la parte resolutiva de la Resolución No.11 de febrero 23 de 2007, así:ARTÍCULO PRIMERO. Declarar la caducidad del Contrato TT-58-2006 celebrado entre la Terminal de Transporte S.A. y Yazmín Ramírez Acuña, ante el incumplimiento parcial del mismo. El monto del incumplimiento parcial asciende a $4.5 millones, de conformidad a la parte motiva de la presente resolución.PARÁGRAFO. Como consecuencia de la anterior declaración se procede a hacer efectiva la póliza única de seguro de cumplimiento que ampara el contrato TT-58-2006, en cuanto al amparo de cumplimiento por la suma de $904.200 m/cte. Con cargo a la póliza de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales número 300001475 de la Compañía de Seguros Generales Cóndor S.A., sin perjuicio del cobro del saldo restante de la obligación al contratista Yazmín Ramírez Acuña.

En la elaboración de los términos de referencia, no se tuvo en cuenta la especificación técnica vigente para las láminas de señalización vertical

Definir a través de un formato para tal fin, las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución del proyecto de acuerdo con la normativa vigente.

ESPECIFICACIONES TECNICAS

Incluir las especificaciones técnicas mínimas requeridas por la normatividad vigente de acuerdo al proyecto a formular

todas las áreas

Normas Técnicas, Decretos

2007-11-01

2008-12-01

Especificaciones técnicas completas

Se investigan las normas vigentes de señalación vial para el proceso de contratación. Se cumple la RESOLUCIÓN 1050 DE 2004."Por la cual se adopta el Manual de Señalización Vial – Dispositivos para la Regulación del Tránsito en Calles, Carreteras y Ciclorrutas de Colombia, de conformidad con los artículos 5°, 113, 115 y el parágrafo del artículo 101 de la Ley 769 del 6 de agosto de 2002".

100%

2.0

 Cerrada