Auditoría integral a la Terminal de Transportes S.A. (página 12)

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER

3.7.5 Hallazgo AdministrativoLa entidad no actuó con claridad y la atención debida en la elaboración de los términos de referencia, toda vez que no tuvo en cuenta la especificación que las láminas para señalización vertical deben cumplir según lo dispuesto en el Manual sobre Dispositivos para el Control de Tránsito en Calles y Carreteras del Ministerio de Obras Públicas y Transporte del año 2004, el cual exige que las señales se deben fabricar en lámina galvanizada.Por lo anterior, no se cumplió lo dispuesto en las Ley 80 de 1993 en su Artículo 24 numeral 5º, literales a) y c).El contratista ejecutó aproximadamente el 40% de las actividades contratadas; sin embargo, no terminó de ejecutar el contrato. La Terminal no efectuó pago alguno por ningún concepto derivado de este contrato.Luego de realizado el trámite respectivo para la declaratoria de caducidad del contrato, la entidad adelantó las gestiones y el proceso para contratar nuevamente este servicio. De esto se derivó el contrato OS-070-2007.Mediante Resolución No.11 de febrero 23 de 2007 la Terminal de Transporte resuelve declarar la caducidad del contrato por el incumplimiento parcial del contrato y por haber hecho caso omiso a los reiterados requerimientos que para el efecto realizó el interventor del contrato. En los antecedentes de esta resolución, entre otros, se presenta que según informe del interventor de octubre 11 de 2006, se había ejecutado el 50% del objeto del contrato.A través de oficio de 2 de marzo de 2007 Seguros Cóndor S.A. interpuso recurso de reposición contra la Resolución No.11 de 2007, por lo siguiente:a) Inexistencia de siniestro para la compañía: Se observó que en la parte resolutiva no se hizo mención alguna a la póliza cuya efectividad se pretende así como del valor que se persigue a título de indemnización. En la parte resolutiva no se dispone hacer efectiva la garantía expedida por Seguros Cóndor S.A., limitándose a declarar la caducidad del contrato TT-58-2006 y ordenar a que se notifique la resolución.b) Incumplimiento de la obligación del asegurado de asumir la carga de la prueba: El artículo 1077 del Código del Comercio le impone al asegurado la carga de la prueba, es decir, el deber legal de acreditar que el siniestro que se reclama efectivamente ocurrió, así como de determinar y demostrar plenamente la cuantía en que éste ha sido valorado.Con base en los anteriores argumentos, la Aseguradora solicitó la revocatoria en su totalidad del contenido de la Resolución No.11 de febrero 23 de 2007.El anterior recurso de reposición fue resuelto mediante Resolución No. 36 de mayo 3 de 2007 donde se resuelve modificar la parte resolutiva de la Resolución No.11 de febrero 23 de 2007, así:ARTÍCULO PRIMERO. Declarar la caducidad del Contrato TT-58-2006 celebrado entre la Terminal de Transporte S.A. y Yazmín Ramírez Acuña, ante el incumplimiento parcial del mismo. El monto del incumplimiento parcial asciende a $4.5 millones, de conformidad a la parte motiva de la presente resolución.PARÁGRAFO. Como consecuencia de la anterior declaración se procede a hacer efectiva la póliza única de seguro de cumplimiento que ampara el contrato TT-58-2006, en cuanto al amparo de cumplimiento por la suma de $904.200 m/cte. Con cargo a la póliza de seguro de cumplimiento a favor de entidades estatales número 300001475 de la Compañía de Seguros Generales Cóndor S.A., sin perjuicio del cobro del saldo restante de la obligación al contratista Yazmín Ramírez Acuña.

En la elaboración de los términos de referencia, no se tuvo en cuenta la especificación técnica vigente para las láminas de señalización vertical

El Líder del proyecto debe ser una persona idónea en el tema a contratar

ESPECIFICACIONES TECNICAS

Incluir las especificaciones técnicas mínimas requeridas por la normatividad vigente de acuerdo al proyecto a formular

todas las áreas

Normas Técnicas, Decretos

2007-11-01

2008-12-01

Especificaciones técnicas completas

Se investigan las normas vigentes de señalación vial para el proceso de contratación. Detec cuenta con personal Idóneo.

100%

2.0

 Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN

3.7.6 Hallazgo AdministrativoSe observa que la entidad no actuó con la atención debida al presentar información incongruente en las dos (2) resoluciones expedidas con ocasión de la declaratoria de caducidad del Contrato No. TT-58 de 2006, evidenciándose la falta de cuidado en la revisión y presentación de dicha información que sirvió de base como antecedente para la expedición de la Resolución No.11 de febrero 23 de 2007, toda vez que en el informe de interventores de octubre 11 de 2006, comunica que el contratista había ejecutado el 50% del objeto del contrato; sin embargo, posteriormente en la Resolución No.36 de mayo 3 de 2007 se informa que el porcentaje de ejecución es del 37.9%.Teniendo en cuenta lo anterior, la Terminal incumplió la Ley 80 de 1993 en su Artículo 4, numeral 6, y Artículo 24, numeral 7. CONTRATO OS-070-2007:Objeto: Suministro e instalación de señalización para el módulo de excretas ubicado en la Terminal de Transporte.Valor: $6.49 millones.Proceso: Contratación directa.Contratista: Maria Melier Abril de Cortés.Producto esperado: Señales y avisos para identificación y ubicación del módulo de excretas dentro de la zona operativa de la Terminal. Fecha de iniciación: Julio 5 de 2007.Plazo: 15 días hábiles. Fecha de terminación: Julio 27 de 2007.CONTRATO TT-63-2004Contratista: TRANSFORM ECOSKANDIA.Objeto: Realizar los estudios de consultoría para determinar el sistema de tratamiento de aguas residuales captadas por el módulo de excretas del Terminal de Transporte de Bogotá, que garantice el cumplimiento de la normatividad vigente del DAMA con relación a los vertimientos de origen doméstico.Valor del contrato: $8.7 millones.Forma de pago: Un primer pago del 40% del valor del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de ejecución. Un pago final del 60% del valor del contrato, previa entrega del informe final, certificación de cumplimiento y recibo a satisfacción de lso estudios expedido por el interventor del contrato.El contrato inicia el 31 de enero de 2005 y termina el 24 de febrero del mismo año. El acta de liquidación se suscribe el 15 de junio de 2005. En ésta se relacionan dos pagos por valor total de $8.7 millones. Para junio de 2005 la entidad ya contaba con los estudios y diseños del módulo de excretas y la planta de tratamiento, por lo que adelantó la contratación de la obra para la construcción de estos, mediante la Licitación de Obra Pública TT-LP-05-2004.

Diferencia entre informe de interventor y ejecución real por falta de revisión detallada de los documentos

revisión permanente de los documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS

REVISON DOCUMENTAL

ANALISTA III

ELEMENTOS DE OFICINA Y COMPUTADOR

2007-11-06

2008-12-31

DOCUMENTOS REVISADOS/ DOCUMENTOS OBLIGATORIOS

se revisaron todas las carpetas de los contratos y se verificó la suscripción de todos los documentos

100%

1.0

 Parcialmente

Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN GOPER

3.7.7 Hallazgo AdministrativoNo actuó con la atención debida la entidad en el Contrato TT-63 de 2004, al revelar el Equipo Auditor incongruencia en los términos de referencia del proyecto entre el Objeto del Proyecto y la Descripción del Problema a resolver, aspectos fundamentales de los términos de referencia consignados en la Formulación del Proyecto.El Objeto del proyecto presentó "Estudio de consultoría para determinar el sistema de tratamiento de las aguas residuales captadas por el módulo de excretas del Terminal de Transporte de Bogotá" (el subrayado es nuestro); mientras que en la descripción del problema a resolver, en su último párrafo se selecciona de antemano el sistema de tratamiento, cuando presenta: "Una vez realizado el diseño de la planta por el sistema de láminas filtrantes, se contará con un proyecto completo y viable técnicamente para su construcción."(El subrayado es nuestro). Este Equipo Auditor se pregunta ¿por qué si el objeto del proyecto es "determinar el sistema de tratamiento de aguas residuales captadas por el módulo de excretas…", inexplicablemente, en la descripción del problema, se selecciona al presentar el sistema de láminas filtrantes? Es tan evidente dicha inconsistencia que de cinco (5) cotizaciones presentadas, H&F, DEPURAR LTDA, Medina Rivera, Universidad Nacional, Transform Ecoskandia, sólo ésta última presentó el sistema de láminas filtrantes. De otra parte, todas las firmas presentaron una metodología para determinar el sistema de tratamiento de aguas residuales iniciando con la determinación del caudal y la caracterización de las aguas residuales para tener parámetros reales de referencia. Es decir, las propuestas fueron consecuentes con el objeto del proyecto. Esta Auditoría se pregunta entonces, ¿por qué, si desde un comienzo la entidad tenía claridad que la mejor alternativa era el sistema de láminas filtrantes, no se especificó dentro del mismo objeto del proyecto?No se respetó lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 en su Artículo 24 DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, numeral 5º, literales a), b), c) y e).

Uso de términos inadecuados para formular el objeto del proyecto e inconsistencia en la redacción del problema a resolver frente al objeto contratado

Se evaluará con mayor detalle la terminología empleada para designar el objeto de los proyectos con el animo de que estos no generen confusión ni interpretaciones disímiles.

Formulación de objetos de contratos claros y coherentes con el servicio contratado

Designar el objeto del contrato acorde a la formulación.

Lideres de proyecto

HUMANOS

2007-08-01

2007-12-31

VERIFICACION EN 100% DE LOS CONTRATOS

SE VERIFICAN LOS CONTRATOS EN UN 100%. LOS PROYECTOS SON EVALUADOS Y VERIFICADOS EN LOS RESPECTIVOS COMITES DE CONTRATACIÓN.

100%

1.0

2.0

Parcialmente 

Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER -SEGEN

3.7.8 Hallazgo Administrativo

En el Contrato TT-63 de 2004 la entidad optó, sin un estudio de factibilidad previo que lo demostrara, que el mejor sistema de tratamiento desde el punto de vista ambiental, técnico y económico, era el de las láminas filtrantes.A pesar de que el Objeto del proyecto del Formato de Formulación del Proyecto se presentó como "Estudio de consultoría para determinar el sistema de tratamiento de las aguas residuales captadas por el módulo de excretas del Terminal de Transporte de Bogotá" y como tal hacía creer al lector desprevenido que se refería a un estudio de factibilidad para definir el sistema de tratamiento más conveniente, no lo fue así, toda vez que la entidad seleccionó a la firma Transform Ecoskandia con su sistema de láminas filtrantes como la mejor alternativa de tratamiento de aguas residuales para el Terminal de Transporte de Bogotá.Este Equipo Auditor al analizar la descripción del problema a resolver, en su último párrafo evidencia que se selecciona de antemano el sistema de tratamiento, cuando presenta: "Una vez realizado el diseño de la planta por el sistema de láminas filtrantes, se contará con un proyecto completo y viable técnicamente para su construcción." Esta Auditoría se pregunta ¿cuál fue el verdadero propósito del líder del proyecto de presentar como objeto del proyecto "determinar el sistema de tratamiento de aguas residuales captadas por el módulo de excretas…"; mientras, en la descripción del problema, se selecciona el sistema de láminas filtrantes? No se puede aceptar de manera alguna que la valoración de unas cotizaciones pueda remplazar el estudio de factibilidad que garantizara la selección del sistema de tratamiento más adecuado y conveniente desde el punto de vista técnico, económico y ambiental.De igual forma, no se puede admitir que el diseño arquitectónico existente del módulo de excretas realizado por la arquitecta Piedad Olivar bajo el contrato E-35 de 2001, presentado entre otros aspectos en la descripción del problema de la formulación del proyecto, pueda sustituir el estudio de factibilidad requerido. Dicho estudio de factibilidad, en primera instancia, debía entregar los criterios técnicos, económicos y ambientales, para seleccionar la alternativa más viable. Finalmente el estudio debería presentar el diseño de la planta de tratamiento, el ajuste con el diseño existente, la visita al sitio preciso donde se proyectó la construcción del módulo, los manuales de mantenimiento y funcionamiento con sus costos respectivos. De la Ley 80 de 1993 la entidad no cumplió lo estipulado en su Artículo 25 numeral 12 y Artículo 26, numeral 3.

Informamos que la entidad si realizó un estudio previo para evaluar los diferentes sistemas de tratamiento para aguas residuales que ofrecía el mercado,

Diseñar formatos para la elaboración de la factibilidad del proyecto teniendo en cuenta las tecnologías disponibles en el mercado

Establecer criterios de factibilidad para la evaluación de proyectos

Definir para las diferentes contratos criterios de factibilidad para la evaluación antes de invitar los oferentes a presentar sus propuestas

SECRETARIA GENERAL GERENCIA DE PLANEACION

PERSONAL , EQUIPOS DE COMPUTO

2007-11-01

2008-03-01

INSTRUCTIVO DE FACTIBILIDAD ELABORADO Y DIVULGADO

Se continúan los estudios de factibilidad para los proyectos.

100%

2.0

Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

GOPER

3.7.9 Hallazgo AdministrativoLa entidad no actuó con la atención debida cuando previo a la suscripción del contrato TT-63 de 2004 concluye en observaciones del cuadro comparativo que reposa a folio 16 de la carpeta del contrato, que la firma Transform Ecoskandia ofrece técnicamente la mejor solución para el correcto funcionamiento del módulo de excretas, toda vez que no es consistente la comparación, teniendo en cuenta que la otra propuesta, es decir, la de la Universidad Nacional, contemplaba, tal como lo pedía el objeto de la Formulación del Proyecto entregado por la Terminal de Transporte, como finalidad un estudio que llevaría a la identificación de una alternativa de tratamiento más apropiada para el cumplimiento de la Resolución 1074 de 1997. Se concluye que no se respetó lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, Artículo 24, numeral 5, literal b) y numeral 8.

La formulación del proyecto no fue consistente con la evaluación de las propuestas, toda vez que no se rechazó la oferta de la Universidad Nacional, la cual no cumplía con el objeto solicitado

Reevaluar los formatos de Invitación a Cotizar

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS PARA MENOR CUANTIA

Todas las evaluaciones de las propuestas para menor cuantía deben ser consistentes con la invitación a ofertar, la propuesta presentada y el objeto solicitado

todas las áreas

Norma Iso 9001

2007-12-01

2008-12-31

VERIFICACION EN EL 100% DE LOS PROYECTOS

Se verifica el 100% de los contratos en cuanto a la concordancia de la invitación a ofertar, la propuesta y el objeto contractual.

100%

2.0

Cerrada

3.7. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES ADOPTADAS FRENTE A LOS CONTROLES DE ADVERTENCIA.

SEGEN

3.7.10 Hallazgo AdministrativoEn la etapa precontractual del Contrato TT-63 de 2004, se evidenció que en los términos de referencia para la contratación de los diseños de la planta de tratamiento no se estipularon todos los parámetros requeridos en la Resolución 1079 de 1997, en especial su artículo 3º sobre relativo a que todo vertimiento de residuos líquidos a la red de alcantarillado público y/o a un cuerpo de agua, deberá cumplir con los estándares allí establecidos que para este caso faltó el de DQO5, Compuestos Fenólicos, Mercurio, Plomo, Plata y Aforo de Caudal. Lo anterior originó que se presentaran propuestas sin estos parámetros lo cual, posteriormente, dio lugar a que se construyera una planta de tratamiento con falencias, como el hecho que a la fecha no se pueda remover los Compuestos Fenólicos en la concentraciones que lo pide la Resolución 1074 de 1997. Este requerimiento no fue tenido en cuenta en los términos de referencia del contrato mencionado anteriormente el cual se refería a "realizar los estudios de consultoría para determinar el sistema de tratamiento de aguas residuales captadas por el módulo de excretas del Terminal de Transporte de Bogotá, que garantice la normatividad vigente del DAMA con relación a los vertimientos de origen doméstico" toda vez que en las obligaciones específicas presentadas en 1. Caracterización de los vertimientos se presentan como parámetros exigidos sólo: DBO, DQO, Grasas y Aceites, Sólidos sedimentables, Sólidos Suspendidos Totales y PH. Como se observa, faltó incluir un parámetro fundamental como es el relativo a fenoles. Lo anterior es reiterado en el numeral 3 de los mismos términos de referencia sobre parámetros del agua tratada.Lo exigido en la Resolución 1074 de 1997, es evidentemente consecuente y ratificado con el Requerimiento de la Subdirección Ambiental del Departamento Técnico Administrativo del Medio Ambiente DAMA con radicado 2006ER4486 de 4 de diciembre de 2006, dirigido a la Terminal de Transporte donde para la planta de tratamiento de excretas, entre otros aspectos, solicita: "La caracterización del efluente deberá contener los parámetros: DBO, DQO5, Sólidos Suspendidos Totales, Tenso Activos (SAAM), Aceites y Grasas, Sólidos Sedimentables, PH, Temperatura, Compuestos Fenólicos, Mercurio, Plomo, Plata y aforo de Caudal."Por lo anterior, la entidad para compensar dicha limitación congénita de la planta de tratamiento y después de haber obtenido caracterizaciones que no cumplían la Resolución 1079 de 1997 el parámetro relativo a Compuestos Fenólicos, efectúa el Contrato TT-OS-072 de 2007 con TRANSFORM ECOSKANDIA, por valor de $2.1 millones, cuyo objeto es el mantenimiento y remoción de fenoles en la planta de tratamiento de aguas residuales del módulo de excretas.Se observa que no se respetó lo dispuesto por la Ley 80 de 1993, Artículo24, numeral 5, literales c) y e).

No se estableció en la formulación del proyecto el parámetro para remover los fenoles.

Se realizaran estudios de mercado definiendo criterios de evaluación que contemplen la totalidad de parámetros que exigen las normas ambientales.

Establecer criterios de evaluación acorde a las normas ambientales vigentes.

Cumplimiento de las normas ambientales vigentes.

GERENCIA DE OPERACIONES

PERSONAL , EQUIPOS DE COMPUTO

2007-11-01

2008-12-01

VERIFICACION EN EL 100% DE LOS PROYECTOS

Se trabjan las especificaciones ambientales con los líderes de los proyectos según la normatividad ambiental vigente

100%

2.0

Cerrada