Administración para la producción (página 5)

Secretaria

?         Cumplir con su función de secretaria con su jefe inmediato

?         Atención a clientes

?         Llamadas a proveedores (presupuesto)

?         Dar información acerca de precios

?         Contestar llamadas y tomar recados

?         Elaboración de diversos escritos

Encargado de corrales

?         Hacer pedido de pastura

?         Entrega de pedido de pastura a becerros para su distribución

Chóferes

?         Transportar y distribuir alimentos

?         Cumplir con diversas comisiones

?         Recoger pedidos de fertilizantes, herbicidas, semillas, etc.

Tractorista

?         Supervisar maquinaria con que va a trabajar

?         Preparar terreno

?         Realizar siembras

?         Fertilización

?         Transportar silos y forrajes

?         Pedido de piezas para mantenimiento de maquinaria

?         Regadores

?         Suministrar riego al cultivo

?         Limpieza de canales

?         Control de irrigación

Velador

?         Vigilante nocturno (seguridad)

?         Celador (checar el celo en vacas)

2.2.6.      Herramientas de un  buen administrador

Son todos aquellos folletos, libros, carpetas, que de cualquier manera puedan canalizar en forma sistemática y ordenada los elementos administrativos de una empresa.

El contenido de los manuales depende directamente de los siguientes aspectos:

?         Tamaño de la empresa

?         Actividad que realiza

?         Fines que persigue la empresa

Manual de procedimientos: Conjunto de normas y reglas que especifican la manera de realizar actividades bien definidas en determinado trabajo.

Manual de bienvenida: Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información e instrucciones sobre historia, organización, políticas y todo lo que interesa conocer el empleado nuevo al momento de ingresar a la empresa. Es importante porque guía, orienta y transmite la información necesaria al nuevo empleado que ingresa a un organismo social, así mismo hace conocer en forma rápida y sencilla las funciones, labores, objetivos y metas que desempeña la empresa, bajo los parámetros y reglas en que se desenvuelve.

Controles administrativos: Función que realizan los directivos de la empresa con el fin de establecer, coordinar, administrar y evaluar adecuadamente las labores que desempeñan sus empleados.

Sistemas de evaluación: Conjunto de métodos o técnicas relacionados con la revisión metódica del rendimiento laboral de cada trabajador, teniendo en cuenta sus habilidades, responsabilidades y experiencias, entre otros.  

UNIDAD III

Integración, dirección y control en empresas agropecuarias

3.1.      INTEGRACIÓN

 3.1.1.    La integración en las empresas agropecuarias

Una vez que se ha programado lo que se pretende hacer y agrupadas las actividades, se procede al desarrollo de la tercera función administrativa la cual como su nombre lo indica consiste en "reunir las partes de una actividad para dar existencia al todo", principio lógico de toda actividad integradora. Esta función indica un movimiento de unión, es decir lograr el "todo" en la empresa agropecuaria

En cuanto al estudio relativo de la empresa agrícola y ganadera, por razones natural la integración agrícola se encuentra incluida en la integración material y en el caso de la actividad ganadera, se incluye la existencia de la integración animal o pecuaria que corresponde a "todo tipo de actividad que señale y favorezca la incorporación, producción y conservación de unidades animales".

3.1.2.    Importancia de la Integración

No es posible llevar a cabo una buena administración si la empresa no se encuentra debidamente integrada, la integración en administración es sinónimo de acción, de reunir a las personas para edificar una explotación desde el punto de vista material y se alcancen las metas diseñadas en la planeación, se aprovechan los cuadros organizados y se prepara la acción directriz del administrador.

3.1.3.    Tipos de Integración

En toda empresa  distinguimos generalmente tres tipos de integración:

?         Humana

?         Material

?         Técnico

La humana. Que es, ha sido y será siempre el recurso más importante de toda empresa, motivo y eje central de toda actividad administrativa.

La integración del recurso humano en la empresa es lograr la humanización de la organización y preparar el ejercicio de la dirección.

La administración de personal, las relaciones humanas, la administración por objetivos, la administración dinámica, etc. son técnicas que hacen posible estas finalidades.

Los recursos humanos son todas las personas que trabajan para un organismo, las habilidades que posee y su conocimiento práctico acerca del sistema de trabajo son de gran valor para los administradores.

Respecto a los recursos materiales abarcan todas aquellas cantidades de suministros e insumos que se usan directamente en la producción de bienes y servicios, en este rubro se incluyen los recursos financieros que representan las cantidades de dinero que los administradores utilizan a fin de adquirir los insumos indispensables.

El tercer tipo, o sea los recursos técnicos implican el uso de la tecnología ya que los administradores deben apoyarse en todo tipo de técnicas que mejoren la productividad.

3.1.4.    División de la Integración

La integración para su estudio se divide en cuatro actividades que denotan conductas, éstas deben ser alcanzadas y adoptadas a la personalidad del administrador por eso se dice que la integración y la dirección son funciones en las que se manejan actitudes conductuales, situaciones de carácter subjetivo en donde se demuestra el arte y personalidad del administrador. Estas actividades son:

3.1.4.1. Conjuntar

Es agrupar los esfuerzos para alcanzar la eficiencia de la explotación"

La integración representa la realización práctica de lo que se ha planeado y organizado, es decir la construcción del trabajo administrativo, en términos arquitectónicos y de ingeniería; la "obra negra" de la administración aplicada al sector rural. Al organizar una explotación debe conocerse a profundidad las funciones específicas del elemento humano y esto se logra si se entiende y se aplican las actividades a desarrollar en esta tercera función administrativa, tienen que agruparse en forma ágil y dinámica los recursos humanos entre ellos mismos y el uso conveniente de los recursos materiales para obtener con claridad el producto o los productos de todas las personas que laboren en el rancho o la granja.

 La integración es además la materialización de lo planeado y organizado y requiere como ya se señaló, de los equipos de trabajo que auxiliarán al administrador agropecuario para acercarle la información necesaria y tomar las mejores decisiones sobre actividades fundamentales de la empresa.

 Existe en la integración la necesidad de activar el uso de recursos económicos que permitan la adquisición inmediata y mediata de bienes materiales e insumos que apoyarán directamente el impulso de la empresa. Corresponde a la integración apoyar los cambios requeridos que se necesitan para que se acepten con tranquilidad y seriedad al aplicarse en la empresa esta metodología administrativa.

Un buen ejemplo sobre la reunión de esfuerzos y recursos es el de la "Preparación de la tierra" para el cultivo de una simiente, es un caso en el que se incluyen los tipos de integración humana y material.

La administración del recurso humano consiste en obtener, ubicar y desarrollar a los recursos humanos más idóneos para cada unidad orgánica de la empresa, con el propósito de satisfacer los intereses de quienes reciben un servicio o un producto, pero también satisfacer las aspiraciones económicas y sociales de quienes prestan el servicio. Por lo tanto los recursos humanos son por naturaleza los que representan una mayor complejidad en la administración, una consideración que ilustra esta complejidad es la de que los servicios personales se contratan a cambio de una remuneración, por lo tanto el salario es conocido y cuantificable, en cambio el rendimiento de la persona que va a laborar tanto cualitativo como cuantitativo no lo es y no se puede anticipar hasta observarse los resultados de su trabajo dependiendo además de sus conocimientos y habilidades, la adaptación de la persona hacia la empresa donde presta sus servicios son circunstancias que requieren de un sistema administrativo, racional e inducido.

Conjuntar los esfuerzos y los recursos es una de las conductas y actividades más importantes del administrador, ya que debe tener una gran habilidad en responder a las siguientes preguntas:

?         ¿Cuántas personas hacen falta?

?         ¿En dónde se deben buscar?

?         ¿Qué métodos puedo aplicar para inducir a los trabajadores al sistema de trabajo de la empresa?

?         ¿Qué procedimientos puedo aplicar para seleccionar al personal más adecuado?

En la empresa agrícola y ganadera es necesario ir diseñando un estudio detallado de los requerimientos básicos para cada puesto, u oficio de trabajo por cada tipo de empresa, para señalar las cualidades humanas que se requieren para realizarlo con éxito, la información que se tiene hasta la fecha es muy modesta o cuando existe en alguna empresa agrícola esta información se utiliza de manera interna y por ende no se publica. Por eso debe existir un compromiso entre los estudiosos de la administración agropecuaria, de dar a conocer e intercambiar experiencias de ese tipo que favorecen las condiciones laborales.

3.1.4.2. Seleccionar

Es la etapa en donde se escoge los mejores elementos humanos, materiales y recursos adecuados.

 Recordando que la integración es una función intermedia entre la organización y la cuarta función administrativa, la dirección debe en su etapa selectiva saber escoger los elementos humanos, materiales y en el caso de la empresa ganadera los recursos animales para asegurar en buen nivel el alcance de los objetivos inicialmente plasmados y ya decididos, el criterio selectivo lo va dando la adecuada organización en la estructuración y formación de los cuadros, renovándose cuando a los intereses de la empresa convengan.

 La selección o en su caso adaptación de los recursos representa para una explotación un renglón importante del cual dependerá el éxito o fracaso del administrador agropecuario.

 La integración de la organización agropecuaria es una etapa difícil en el desarrollo de la administración y sobre todo en ocasiones en que se tenga poca posibilidad de elección.

 Las labores a desarrollar en una explotación agropecuaria deben ser ocupadas por los mejores candidatos que hayan sido seleccionados, estableciendo de acuerdo con los recursos de cada empresa una serie de parámetros selectivos tales como; experiencia y capacidad del empleado, edad, escolaridad, recomendaciones, distancia de su hogar al rancho, etc.

Es importante señalar que para esta etapa del proceso administrativo agropecuario la selección debe darse en todos los elementos que conforman el proceso de integración material, duradera, de inversión fija, a largo plazo, etc.

 De acuerdo al número de recursos humanos que se tengan dependerá el grado de complejidad que se aplique en materia de administración de personal. El tipo de mano de obra en la empresa rural puede dividirse en: mano de obra calificada y no calificada, en el primer grupo se puede incluir al personal profesional y técnico como es el caso del Licenciado o Ingeniero en Administración Agropecuaria, el Médico Veterinario Zootecnista, Ingeniero Agrónomo, Agrícola y Forestal, Técnico Agrícola o Pecuario, etc., y en el segundo grupo a personas en general con pocos conocimientos o poca experiencia en las labores agrícolas y ganaderas.

 Algunos de los datos útiles para la contratación de empleados y trabajadores son:

?         Explotaciones que se dedican a la misma actividad.

?         Ejidos y pequeñas propiedades circunvecinas.

?         Anuncios de tipo comercial (ejem. periódicos, boletines, etc.)

?         Escuelas técnicas Agropecuarias, Asociaciones y Cooperativas, regionales agrícolas y ganaderas

?         Recomendaciones personales a nivel local y regional

?       Etapas de la selección

 Es importante acostumbrarse en la administración agropecuaria a establecer técnicas y métodos sobre administración de personal desde el inicio de la formación del equipo de trabajo con el objeto de dinamizar desde el principio la actividad productiva, sin olvidar el nivel de rusticidad socioeconómica que se requiere en la empresa de carácter rural.

 Puede definir se la selección de recursos humanos como el proceso de escoger al hombre adecuado para el cargo adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos más idóneos a los cargos existentes en la empresa, con el objeto de mantener o aumentar la eficiencia y el desempeño del personal.

En el caso de la empresa agrícola y ganadera hay mucho que hacer y desarrollar en el campo de la selección del personal, ya que por su rusticidad son pocos los productores que le otorgan la importancia que merece; por ello es obligación de los administradores de empresas agropecuarias promover métodos sencillos pero formales que mejoren las condiciones laborales y por ende los niveles de productividad en las explotaciones que están bajo su responsabilidad.

Siendo así, la selección intenta solucionar dos problemas básicos: La adecuación del hombre al cargo; y, la eficiencia del hombre en el cargo

Las exigencias de selección se basan en las especificaciones del puesto cuya finalidad es la de dar mayor objetividad y precisión a la selección del personal para desempeñar su labor. Como la selección es un sistema de comparación y toma de decisiones, necesariamente debe apoyarse en algún patrón o criterio para que tenga validez. Éste generalmente es extraído de algunas alternativas de información, que se señalan a continuación:

?         Análisis del cargo: La información de los requisitos y de las características que el ocupante debe poseer.

?         Análisis de solicitud del empleado: Consiste en la verificación de los datos contenidos en la solicitud.

?       Entrevista: Consiste en la plática del encargado de la selección y el que desea ocupar el puesto y una prueba para verificar si realmente puede realizar el trabajo.

Los resultados de la selección traen una sensible economía a las empresas, al mismo tiempo que un incremento en la productividad, a través de:

?         Adecuación del hombre al cargo y consecuentemente satisfacción del personal con el empleo

?         Rapidez del nuevo empleado para ajustarse e integrarse a sus funciones.

?         Mejoramiento del potencial humano, mediante la elección de mejores candidatos

?         Mayor rendimiento y productividad por la capacidad del personal; y,

?         Mayor facilidad del personal para aprender las tareas propias del cargo.

3.1.4.3.  Capacitar

Es donde se canaliza las inquietudes a favor del desarrollo y la productividad empresarial a través de un sistema de capacitación.

Esta actividad abarca la actitud que debe observar el administrador agropecuario respecto a las interrelaciones personales de los empleados y trabajadores con el fin de canalizar las inquietudes y observaciones en favor del desarrollo empresarial, es la orientación y preparación para el ejercicio dinámico de la función directiva.

Una vez que se han seleccionado los recursos humanos es necesario capacitar en forma inteligente para que su actividad sea productiva desde el principio, es decir se tome en cuenta la inversión del tiempo que ocasiona la capacitación laboral.

La capacitación es vital en todos los niveles de cualquier empresa, tiene como propósito fundamental mejorar el rendimiento actual y futuro de la fuerza de trabajo, mediante la superación de conocimientos básicos, el perfeccionamiento de las habilidades específicas, la inducción y adecuación de las actividades a las personas o viceversa.

La capacitación no se puede aplicar con éxito, contando solamente con buenos deseos y nobles intenciones, sino que es menester diseñar y poner en práctica programas específicos, mismos que deben apoyarse en una clara determinación de necesidades. Existe por lo tanto, la urgente tarea de determinar áreas críticas de capacitación en cada empresa.

La capacitación por lo tanto tiene tres aspectos que son los siguientes:

El primero, saber de los conocimientos que tiene el seleccionado para poder capacitarlo en sus fallas e inquietudes.

El segundo, es el de adquirir los conocimientos necesarios para que el trabajo se realice con facilidad, rapidez y precisión.

Y el tercero, parte de la práctica y teoría que promueven ideas y hábitos en la formación del empleado, obrero o en el propio jefe, los hábitos morales, sociales o de trabajo deben involucrarse en la capacitación y son de mucha importancia para que el empleado sea decidido, leal y ordenado.

 Uno de los factores que más distraen la actividad productora en la empresa agropecuaria es la ausencia de un proceso continuo de capacitación.

El conocimiento de las labores de uso diario, quincenal, mensual, etc., tanto rutinario como eventuales da por resultado una mayor eficiencia en la administración de personal ya que permite la supervisión de las labores realizadas y la implementación oportuna de otras cuando se requieran.

Generalmente la mano de obra no calificada es el recurso común en administración agropecuaria y a través de ella se aplica la tecnología, por ello es necesario reiterar la importancia de la capacitación continua aunque se desarrolle a un nivel modesto.

En el caso de la capacitación relacionada con las medianas, grandes empresas y consorcios agropecuarios, se ha venido desarrollando una labor paulatina en el área específica de la administración agropecuaria, ya que los grupos corporativos agroindustriales se han dado cuenta de la necesidad de capacitar de manera formal a sus empleados y trabajadores, jefes de área o departamento, jefes de campo, encargados, responsables de grupo y personal operativo, pero es todavía muy pobre lo que se ha logrado al respecto, los directivos y propietarios se motivan y se convencen de la bondad de capacitar en administración, pero todavía son muy pocos los que la fomentan a pesar de que la actual situación socioeconómica ha obligado a todos los productores y agroindustriales a transformar y adecuar sus explotaciones en empresas más rentables por medio de los recursos tecnológicos, pero sobre todo por el uso de técnicas administrativas actualizadas y adaptadas a las condiciones de rusticidad en el medio rural. Esta es una labor de carácter permanente en todo tipo de empresas agropecuarias por quienes se dedican al fomento y desarrollo de la administración aplicada y sobre todo están convencidos de su bondad y utilidad.

3.1.4.4. Coordinación integradora

Es donde se promueve todo tipo de actividades que favorezcan a la integración en forma armónica"

Nuevamente la coordinación administrativa está presente en esta función central del proceso administrativo con el fin de favorecer todo tipo de actividades que auxilien en la articulación o formación de los cuadros.

La coordinación en la integración abarca la formación de equipos de trabajo con el objeto de que el desarrollo estructural sea congruente con los elementos humanos, con sus herramientas y áreas de actividad laboral.

 El análisis de los eventos requiere de la coordinación para evitar el empalma mien de funciones, problema común en la explotación agropecuaria, promoviendo el orden lógico de ocurrencia y agrupándose los elementos de trabajo en forma armónica.

 La coordinación integradora se ha venido analizando en el desarrollo de la tercera función administrativa; constituye el esfuerzo mental que todo administrador responsable debe alcanzar a través de conjuntar, seleccionar y capacitar a los empleados y trabajadores de la empresa.

 Recuérdese la diferencia de situaciones educativas y/o culturales que se manifiestan en el medio rural lo que hace más difícil la labor integradora del administrador.

Es necesario que las personas colaboren entre sí coordinando las respectivas acciones, sincronizándolas y repartiéndose el esfuerzo de la manera más idónea para conseguir el objetivo establecido.

 Sin la coordinación integradora los empleados y trabajadores perderían de vista su papel dentro de la empresa y empezarían a buscar sus propios intereses, la necesidad de la coordinación depende  la naturaleza de las tareas y su comunicación con las demás personas para lograr ejecutarlas, por esto se señala que es necesaria la coordinación para la consolidación de la empresa Para el éxito en sus operaciones una empresa (rancho, ejido, granja, etc.) depende de varios elementos sustentadores que provienen del medio ambiente. Requieren de empleados, obreros, de dinero, de materias primas, maquinaria y equipo etc., todo ello tendrá que operar en un ambiente dinámico.

 El sistema de coordinación presente en las funciones de organización, integración y dirección tiene un carácter permanente y continuo, está siempre ligado a la realidad adaptándose a las diversas exigencias y circunstancias que en este caso se suscitan en el esfuerzo de integración. La coordinación es el resultado de observar y encauzar con habilidad subjetiva el conjunto de acciones, de actitudes y del comportamiento conductual de quienes trabajan en una empresa agrícola. Al coordinar, un administrador desarrolla entre sus subordinados un esquema ordenado de esfuerzos de grupo.

3.2.             DIRECCIÓN

3.2.1.        La dirección en las empresas agropecuarias

 Cuarta función administrativa, en ella se manifiesta el arte de la administración, es la función síntesis de todo el proceso o técnica administrativa. Dirigir y ejecutar significa comenzar lo que antes estaba planeado y organizado. La dirección motiva, delega y orienta a las personas para que contribuyan a las metas organizacionales y de grupo, de manera que se logren los objetivos propuestos, y cuyo principal propósito es obtener alta productividad y rentabilidad.

La dirección es la acción en su mejor manifestación de la conducta humana, el administrador busca el bien común respetando los intereses legítimos de la empresa, deben concentrarse en lo que las personas hacen, cómo actúan, sus interrelaciones y saber cuál es la respuesta a ciertos eventos.

 La dirección de una empresa agropecuaria es un desafío al esfuerzo humano, el reto administrativo de saber convencer para trabajar mejor, en ella se manifiesta la posición y la convicción ideológica de la persona que dirige, por eso es una actividad difícil de ser medida o calificada sobre todo en el medio agropecuario debido a las múltiples influencias educacionales, culturales, religiosas y geográficas que se manifiestan en el medio rural. Dirigir significa que una persona (el director) influya favorablemente en su grupo o equipo de trabajo.

 EL director debe ser un líder para solucionar todos los contratiempos  laborales conociendo a su vez las principales características personales de sus subordinados entendiendo con profesionalismo la relación compleja que existe entre:

?         Patrón-Empleado

?         Administrador-Trabajador

?         Jefe-Subordinados

?         Mayordomo-Peones

?         Comisariato-Grupo ejidal

?         Coordinador-Miembros del grupo, etc.

Con el fin de lograr supervisar, motivar, incentivar y coordinar el elemento humano hacia la eficiencia productiva.

El mecanismo para que la dirección  sea eficaz y eficiente es  muy  complejo ya que se requieren además de habilidades profesionales características personales  que auxilian al mejor desempeño de esta función.

Cuando el administrador ejecuta una dirección positiva, las personas que laboran en la granja o empresa llevan a acabo sus labores con calidad y eficiencia; por tanto, todos los individuos deben ser tratados con respeto, no importa su posición en la organización, pues cada persona es única con marcadas diferencias en habilidades, aspiraciones, necesidades, potencialidades y conocimientos.

Gerencial y tener autoridad (liderar) no es mandar, ordenar o imponer, sino descubrir talentos mediante la capacidad física e intelectual de cada persona para sí delegar funciones.

3.2.2.        Importancia de la dirección

La dirección es importante porque es el elemento de la administración más real y humano. La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. De nada serviría contar con técnicas complicadas en cualquiera de los otros pasos del proceso administrativo, sino se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente y coinciden temporalmente con una buena dirección.

Es aquí donde se lucha con cosas y problemas, por lo mismo nos hallamos en la etapa de mayor rapidez, imprevisibilidad y explosividad, en donde un pequeño error puede ser a veces difícilmente reparable.

3.2.3.    Factores para ejercer una buena dirección.

Hay tres factores importantes para ejercer una buena dirección: motivación, liderazgo, y comunicación.

3.2.3.1. Motivación

Toda empresa (granja) debe motivar a sus empleados para que ellos desarrollen adecuadamente cada uno de sus trabajaos; es decir, que si los trabajadores tienen una razón o causa suficientemente fuerte para realizar alguna labor, pondrán su máximo potencial para contribuir de esta manera al logro de las metas fijadas.

Los administradores o propietarios de una empresa (agropecuaria, industrial, manufacturera, comercial, etc.) deben crear un clima o ambiente organizacional adecuado para el buen desempeño de las labores y propiciar la auto motivación en sus trabajadores, de modo que se facilite el logro de la metas tanto individuales como institucionales.

 Un individuo puede fijarse una meta y luchar por conseguirla, haciendo que todas sus actividades y acciones se encaminen en dirección a esa meta. Toda persona debe estar en disposición de aprender algo nuevo cada día, de aceptar retos, actualizarse y aplicar nuevos conocimientos en su trabajo, mejorar considerablemente su productividad y, a la vez, adquirir mayor experiencia, desarrollar mejor sus capacidades y de esta manera llegar a ser el mejor en su área.

 Motivar representa una influencia o impulso positivo sobre el empleado para inspirarle confianza en su trabajo. Uno de los elementos indispensables para el logro de los objetivos previamente trazados es encontrar o seleccionar la manera de influir sobre favorablemente sobre los demás mediante adecuadas técnicas  motivacionales, esto es lo que hace difícil algunas veces el ejercicio direccional.

Un elemento de alta incidencia motivacional que se puede ofrecer al empleado por su buen desempeño es el dinero en forma de salario, bonos, bonificaciones, acciones o cualquier otra forma que pueda elevar su nivel económico y social o que lo haga sentir con poder, dominio y autoridad. Las personas requieren el dinero para alcanzar un nivel de vida adecuado y suplir sus necesidades básicas. Por supuesto que, de acuerdo con el nivel de vida, las necesidades cambian y son diferentes para todos los individuos; por tanto, cuanto más alto sea el nivel de vida, más dinero se requiere para satisfacer esas necesidades.

Otro motivador posible es la participación. Las personas, al ser consultadas y escuchadas sus opiniones, se sienten reconocidas e importantes, lo cual mejora su desempeño laboral. Vale la pena anotar que las opiniones son un conocimiento valioso para el éxito de la empresa, pero el administrador, propietario o empresario quien toma la decisión final, que, por supuesto, será la más conveniente para el bien común.

Si el tamaño de la empresa permite asensos, se puede brindar un campo de acción suficiente para que el trabajador pueda realizarse como ser humano y también como miembro activo de la empresa y de una comunidad.

De acuerdo con la teoría de la motivación de grupos de trabajo, los factores siguientes, determinan la manera de cómo el individuo se relaciona con su grupo.

?         Oportunidad de contribuir: Es la medida en que la participación del individuo no está programada y tiene libertad para aportar su propia contribución al grupo.

?         Oportunidad de influir: Es la medida en que el supervisor o líder del grupo puede influir en el trabajador mediante el desarrollo de una relación satisfactoria entre superior y subordinados.

?         Oportunidad de interactuar: Es la medida en que el individuo puede actuar recíprocamente con los otros miembros del grupo en el aspecto social como el laborar.

Mientras mayores sean las posibilidades de contribuir, influir e interactuar, mayores serán las posibilidades de que el grupo desarrolle para sus miembros una estructura y motivación que les proporcione mayor satisfacción y les induzca a mejorar su productividad.

3.2.3.2.  Liderazgo

Es la parte integral de nuestro diario vivir. Es tan utilizado que se supone que existe un entendimiento común sobre su significado.

 Un administrador debe saber liderar y dirigir. Dirigir es ejecutar, tomar decisiones, lograr, tener responsabilidad y también conducir. Liderar es influir en las actividades de un grupo hacia la fijación y obtención de objetivos.

 Un gerente o administrador debe ejercer autoridad sin abusar del poder, pero manteniendo un liderazgo basado, sobre todo, en espíritu de disciplina, esfuerzo, solidaridad y compromiso con los objetivos de la empresa, creando un ambiente organizacional propicio para el progreso y abierto al cambio, donde se recompensen los logros individuales y se sancionen la deslealtad y la incompetencia.

 Esta función de dirigir adquiere gran importancia para el administrador de cada finca, ya que, dependiendo de su capacidad de liderazgo y compromiso, mantendrá un clima de confianza, colaboración, solidaridad y compromiso de los trabajadores y, de esta manera, se alcanzarán las metas tanto personales como institucionales.

 Un líder cuenta con sus rasgos innatos, por lo tanto se puede afirmar que un líder NACE, no SE HACE, es así que los investigadores que se han dedicado a la búsqueda de rasgos mensurables de los líderes nos muestran dos enfoques:

?         Comparar los atributos de quienes se han destacado como líderes con los que no lo han hecho.

?         Comprobar los rasgos de los líderes eficaces con los de los líderes ineficaces.

 3.2.3.3.  Comunicación

Se ha definido como la "transmisión de información o de órdenes entre los elementos y niveles de estructura de una organización". La comunicación permite unir todas las partes y elementos  que componen una organización e impulsar a la gente hacia determinada acción.

Las funciones de la comunicación en la organización son las siguientes:

?         Permite transmitir información y conocimientos de persona a persona.

?         Sirve para motivar y dirigir a la gente hacia la acción.

?         Es el medio que puede contribuir para ajustar y moldear actitudes, con el propósito de persuadir, convencer e influir en el comportamiento de la gente.

?         Ayuda a orientar a la gente hacia su medio ambiente físico y social.

 La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de la empresa (granja), debido a que integra las funciones administrativas. En una empresa debe haber comunicación constante respecto a las diferentes actividades que se realizan y ésta deber ser clara precisa, concisa, oportuna y directa.

En el proceso de la comunicación hay tres elementos:

?         Emisor: Es la persona que emite un mensaje según criterios de acción, de modo que pueda ser entendido tanto por él como el por el receptor.

?         Canal: Es el medio que se utiliza para emitir el mensaje y puede ser oral o escrito. Se pueden utilizar dos o más canales, por ejemplo, el aire, la línea telefónica,  el papel, etc.

?         Receptor:   Recibe el mensaje, lo descifra y lo pone en ejecución. El entendimiento está en la mente del emisor y del receptor.

Un sistema adecuado de comunicación simplifica, facilita y agiliza el desempeño labora; así mismo, permite dar órdenes, instrucciones, transmitir ideas, informes, resultados y experiencias, de manera que sean emitidas en el sitio adecuado y también en el momento oportuno y recibidas por la persona adecuada.

Sugerencias para mejorar la comunicación.

?           Utilizar palabras y frases sencillas. No diga "implemente una unidad de helicicultura" diga: Realice un proyecto de caracoles.

?           Utilizar palabras cortas y conocidas. No diga Vacune los semovientes, diga: Vacune el ganado.

?           Utilizar pronombres personales siempre que sea necesario. No diga, ¿porqué no cercarían ayer el potrero?. Diga "Juan ¿porqué no cercó el potrero?.

?           Utilizar gráficas, ilustraciones y ejemplos. Emplear ayudas didácticas y/o audiovisuales para aclarar explicaciones o aclaraciones, ya sean verbales o escritas.

?           Evitar palabras innecesarias. No diga: saque las gallinas del corral para afuera, diga: Saque las gallinas. 

3.3.            CONTROL

3.3.1.        El control en las empresas agropecuarias

Es la última función del proceso administrativo. No se puede pensar en la función de control sin considerar previamente las otras funciones de planeación, organización, integración y dirección. El proceso administrativo es un "todo" articulado e integrado.

El control consiste en la acción de comprobar los resultados alcanzados para garantizar que los planes se llevaron a cabo en la forma prevista. Es la actividad que analiza el desarrollo de las actividades anteriores que estructuran el proceso administrativo.

Controlar es supervisar y evaluar el funcionamiento de la empresa (granja) y dirigirlo hacia metas predeterminadas. Mediante el control se comprueba si los trabajos se realizaron de acuerdo con los planes, es decir, si se cumplió lo que se determinó durante la planeación de la finca. Por medio del control se mide, se corrige, se recomienda y también se revisan procedimientos para asegurarse de que estén cumpliéndose los objetivos de la empresa y los planes trazados para alcanzarlos; es decir, se verifica lo planeado frente a lo ejecutado.

El control detecta las fallas de la planeación; si hay desviaciones de objetivos, debe implementar los correctivos precisos.

Para que exista control debe existir una estructura organizacional con manual de funciones y de procedimientos (organización).

3.3.2.        Importancia del control

El control es de vital importancia dado que:

?         Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

?         Se aplica a todo: a las personas y a los actos.

?         Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

?         Localiza a los sectores responsables de la administración desde el momento que se establecen medidas correctivas.

?         Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse e proceso de planeación.

?         Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

3.3.3.        Objetivos del Control

El control se efectúa con el fin de:

?           Verificar los procesos en los que está trabajándose.

?           Corregir cualquier imprevisto o desviación en los planes.

?           Ayudar a quienes tienen dificultades en la realización de labores.

?           Lograr que los objetivos se cumplan con éxito.

?           Facilitar las laborees del administrador y trabajador.

¿Por qué se requiere un buen control dentro de  la empresa.

?           Porque el mejor de los planes se puede desviar o no cumplirse en su totalidad.

?           Para vigilar los cambios en el medio ambiente, ya que las alteraciones pueden afectar la producción.

?           Porque se debe estar al tanto de los cambios en la cultura de los trabajadores (cambios de hábitos, religión, necesidades, etc.)

?           Por la necesidad de delegar funciones.

?           Por la necesidad de hacer trabajos en equipo.

Para efectuar un adecuado control debe planearse a futuro, de este modo, los administradores tienen mayor oportunidad para prever desviaciones en los planes y así tomar medidas a tiempo.

Cuanto mayor sea la calidad de las personas que trabajan en la empresa, menor será la necesidad de controles directos (selección de personal). El control existe porque la mayoría de los seres humanos cometen errores y con frecuencia no reaccionan ante las equivocaciones. Cuánto más preparadas estén las personas, más fácil podrán percibir las desviaciones de los planes y tomar medidas correctivas a tiempo.

La tarea de control es asegurarse que los planes funciones así como fueron pensados; entonces, cuanto más claros, completos e integrados sean esos planes y cuanto mejor estén diseñadas las técnicas de control para seguirlos, más eficientes serán.

En una finca se deben controlar todas y cada una de las actividades que se realicen; por ejemplo:

?         Los gastos en que se incurren

?         El tiempo de cada tarea

?         El cumplimiento de los trabajos

?         La cantidad y calidad de cada cosecha.

?         El manejo del dinero

?         La compra y el uso de los productos agropecuarios.

?         El desempeño del personal

?         El mantenimiento y el manejo de las máquinas, los equipos y las herramientas.

El control se justifica sólo si las desviaciones experimentales en los planes se corrigen por medio de la planeación, organización, integración y dirección adecuados.

3.3.4.        Instrumentos del control

Estas son medidas que permiten hacer una revisión y evaluación de las diferentes áreas de una empresa, así como las unidades de producción de una finca, con el fin de detectar y corregir posibles errores y desviaciones que se pueden presentar en determinados momentos. Algunos instrumentos de control son:

?         Programa de trabajo

?         Estados financieros presupuestados, inventarios, registros.

?         Tableros de mando, como cronogramas de actividades por semana o mes.

?         Normas y estándares. Las normas son parámetros para las personas realicen una actividad específica, y los estándares indican hasta qué punto pueden salirse de los parámetros. Por ejemplo, si se debe hacer el ordeño diariamente a las 5H00 a.m. y a las 16H00, se está dando una norma; el estándar para esta norma sería que se puede hacer el ordeño entre las 5H00 a.m. y 5:30 a.m.  y entre las 16H00 y 16H30. Como se observa, el estándar corresponde a un lapso de tiempo de media hora.

?         Sistemas de información y comunicación (aviso previo a los trabajadores y a los colaboradores de los cambios y orientarlos.

?         Inspección periódica y sistemática en (verificación de los procedimientos espontáneos).

Lo importante no es implementar muchos controles, puesto que a pesar de contar con ellos se puede perder el control. Este es efectivo en la medida en que se logra cambiar la conducta de quienes se pretende controlar (los trabajadores), carece de sentido cuando se limita a buscar errores ya producir informes Para ejercer el control se necesita personal bien capacitado con disposición y mentalidad positiva, generoso con todos los intereses del colectivo empresarial, es decir, que beneficie a todas las personas que laboran en la empresa.

El control interno es de gran importancia, pues sin su existencia, ya sea en mayor o menor grado, las gestiones administrativas y las productivas se realizadas por las empresas (sean agropecuarias, industriales o manufacturas, entre otras) se tornan ineficientes y pueden generar resultados negativos. Con un efectivo sistema de control interno se garantiza el buen desempeño de las actividades, y a la vez, se consolida la empresa (granja).

El control interno debe ser un facilitador del proceso administrativo y no un obstaculizador del mismo. Por tanto, se debe propender crear conciencia entre los trabajadores de la empresa, de modo que se genere un cambio de actitud del propio individuo, orientado hacia el correcto desempeño de sus actividades.

El trabajo del administración implica interrelacionar los aspectos de planificación, selección, toma de decisiones, liderazgo y control del trabajo realizado; solo la realización de dichas labores garantiza mantener la empresa o proyecto en dirección al cumplimiento de los objetivos y según los métodos y las estrategias propuestos para ello.

Solo si el objetivo de la granja es claro y se han establecido estándares de desempeño, resulta efectivo el control.

3.3.5.        Etapas del control

El control para su estudio se divide en cinco sub funciones o etapas administrativas:

?         Comprobar: Actividad administrativa del control que sugiere y asesora al administrador a verificar con la capacidad suficiente que los planes  se llevaron a cabo en la forma inicialmente prevista en la planeación. En la empresa agropecuaria como ya se señaló existen dos o más tipos de mecanismos de comprobación; los de tipo operativo que determinan o justifican las acciones de los empleados y las actividades desarrolladas de acuerdo al tamaño y dimensiones de la explotación y pueden ser desde técnicas completas de programación y control hasta el reporte diario o rutinario de actividades de los empleados, etc. El   mecanismo de comprobación económica o financiera dentro de los que destacan el balance general, estado de pérdidas y ganancias, pólizas de ingresos y egresos y otros.

 Es conveniente recordar que en las empresas agrícola y ganadera, es necesario verificar las actividades por periodo o ciclo productivo o bien por producción semanal, quincenal, mensual, etc., destacando el registro de ingresos y egresos, costo de la producción, análisis de presupuestos de producción.

?         Evaluar: En esta sub función administrativa se debe justificar satisfactoriamente las acciones que hayan sido autorizadas y que se efectuaron en el momento propicio de una actividad agrícola o ganadera.

Todo tipo de evaluación tiene que observar la justificación de las acciones que fueron autorizadas a través de un análisis minucioso de las herramientas de control utilizadas, por lo que es conveniente desarrollar un registro completo de las actividades ejecutadas en comparación con las que inicialmente fueron planeadas.

Por medio del control el administrador puede verificar que los recursos de la empresa son aplicados mediante una racionalización y una sistematización, para así lograr la consecución de los objetivos del organismo. Por tanto controlar las actividades de la empresa, consiste en analizar las causas de sus resultados, sobre todo los relevantes, corrigiendo aquellos cuya influencia es negativa y manteniendo a la empresa consciente de la forma en la que actúa la realidad sobre ella.

?         Valorar: El administrador dedicado a la actividad agropecuaria debe apoyarse en esta sub función para saber afrontar tendencias y posibles resultados de cualquier nivel que se susciten en las actividades anteriormente desarrolladas.

Cuando en una explotación agrícola o ganadera se valora una actividad u operación debe forzosamente aceptarse la responsabilidad de los actos autorizados, es decir, afrontar las tendencias de los resultados ya que para adoptar medidas correctivas se requiere de la máxima responsabilidad administrativa con el fin de asegurar el cumplimiento presente y futuro de los programas seleccionados en su oportunidad.

Indiscutiblemente el valorar representa una medición de cada una de las actividades bajo la responsabilidad directa del administrador y de su equipo de trabajo.

Todo proceso administrativo y sus funciones concretas están relacionados directa e indirectamente con el control. La planeación fija las normas, la organización promueve el orden estructural, la integración facilita la formación del grupo, la dirección da vida al proceso y el resultado es un adecuado sistema de control.

Los administradores han reconocido que los únicos problemas que pueden solucionar son los que pueden ver, y que, no los pueden controlar a menos que se den cuenta a tiempo.

?         Corregir: En esta actividad administrativa se sugiere que se discutan con amplitud y en reuniones de trabajo los resultados que se obtuvieron, no obstante que algunos hallan resultado con carácter o valor negativos ya que le servirá al administrador y a los empleados en general para renovar mejores criterios y conocer a fondo las limitaciones de la empresa.

La operación de los medios de control y la concentración de datos involucra un procedimiento específico, corregir significa en administración agropecuaria el saber confrontar los planes con los resultados involucrando datos fidedignos.

 Saber corregir las desviaciones de los planes es parte de la responsabilidad directa de un administrador; trascendente actividad que pocas veces se demuestra en el medio rural o campesino. Al corregir las desviaciones de los planes que se suscitan en las tres funciones previas al control (organización, integración y dirección), se mejora notablemente y con mayor seguridad.

Para una máxima efectividad, la corrección de la desviación deberá ir acompañada por una responsabilidad fija e individual. Hacer responsable a un individuo por su trabajo es uno de los mejores medios de lograr lo esperado.

?         Evitar: Ultima en el estudio de las actividades que se desarrollan en lo que se ha denominado Proceso Administrativo, sub función administrativa que orienta sobre las desviaciones o fallas en el desarrollo de las funciones administrativas y prepara nuevas alternativas para la futura planeación.

Se reconoce que este tipo de actividad administrativa tiene mucho de subjetivismo pero toda acción administrativa la decide y ejecuta el ser humano. Ejercer el control es calcular con objetividad los éxitos y los errores, lo positivo y lo negativo a través de la conducta humana del administrador y subordinados.

Evitar desviaciones de los planes requiere de encuestas ágiles y dinámicas diseñadas de acuerdo a las necesidades y tamaño de la empresa.

El sistema de control tiene como finalidad asegurar que el organismo actúe conscientemente, es decir que conozca las causas de sus fallas y de sus éxitos, evitando las primeras en la medida en que sea posible y aprovechando los segundos a través de la búsqueda de condiciones, más favorables para desarrollar su actividad de modo sostenido.

3.3.6.        El Buen Administrador

Las funciones administrativas o gestión de la empresa implica una integración de los aspectos operativos y organizacionales con los de planeación y proyección de la empresa al futuro, cimentando su actividad y proponiendo siempre la maximización de los recursos, según un enfoque de eficiencia y calidad en cada una de las fases de producción. Esto implica no sólo obtener buenas cosechas o disminuir los costos de la cría de animales, también involucra la satisfacción de las personas que forman el equipo de trabajo y, además, el respeto por el entorno.

Para lograr estos resultados, la gestión de la empresa debe integrar factores como:

?           Visión empresarial: qué es bueno para la empresa, cómo y cuándo deben emprenderse nuevos proyectos.

?           Conocimiento del negocio: etapas del negocio, tendencias actuales y futuras.

?           Reconocimiento y promoción del potencial humano: reconocer y apoyar el buen desempeño laboral, involucrar a los trabajadores en el desarrollo de la empresa.

?           Estructuración de la empresa: conocer los recursos, la infraestructura, las explotaciones, el capital disponible y el personal de que dispone la empresa, para mejorar los procesos de manera permanente.

?           Planificación de las tareas: fijar actividades con el tiempo necesario para realizarlas.

?           Evaluación y seguimiento constantes. Cumplir los tiempos establecidos para cada actividad y evaluar el proceso.

?           Capacidad de aprendizaje de las experiencias: la revisión, el análisis y corrección de las prácticas hasta ahora implementadas, servirá para agilizar y mejorar los procesos en el futuro.

"EN  RESUMEN…PARA SER UN EMPRESARIO EXITOSO, HAY QUE SABER GENERAR OPCIONES, ELEGIR BIEN LAS ALTERNATIVAS E INTEGRARLAS EN FORMA ORDENADA A LA EMPRESA"

UNIDAD IV

Estadística descriptiva

4.1.             ELEMENTOS BÁSICOS DE ESTADÍSTICA

Con el término de estadística nos referimos a la técnica de recolección, representación, organización, análisis e interpretación de un conjunto de datos; la estadística cumple dos funciones principales.

a)       Análisis Descriptivo, en forma cuantitativa de las características observadas en el fenómeno.

b)      La Inferencia Estadística o Inducción, lográndose generalizaciones      para un grupo mayor denominado población, partiendo de un grupo menor llamado muestra.

4.1.1.        Población

Es un Conjunto de Medidas o el recuento  de todos los elementos o individuos que presentan una característica común.  El término Población se usa para denotar el conjunto de elementos del cual se extrae la muestra.

Los elementos que integran la población o la muestra pueden corresponder a personas, animales, objetos; además, el elemento puede ser una entidad simple (un estudiante) o una entidad compleja (un curso) y se denomina unidad investigada, a la estadística no le interesa el elemento en sí, si no su característica.

4.1.2.        Muestra

Se define como un conjunto de medidas o el recuento de una parte de los elementos pertenecientes a una población; los elementos se deben seleccionar aleatoriamente,  o sea que todos los elementos que componen la población tienen la misma posibilidad de ser seleccionados. Para que una muestra sea representativa de la población, se requiere que las unidades sean seleccionadas al azar, ya sea utilizando el sorteo, las tablas de números aleatorios, la selección sistemática o cualquier otro método que sea al azar.

4.1.3.        Características

Corresponden a ciertos rasgos, cualidades o propiedades que poseen los elementos que constituyen la población o la muestra; algunas características son medibles y se describen numéricamente denominándose características (caracteres) cuantitativos; otros se expresan mediante palabras o atributos o no son medibles a estos se denomina características (caracteres) cualitativos o simplemente atributos.

4.1.4.        Parámetros

Son todas aquellas medidas que describen numéricamente la característica de una población; también se denomina valor verdadero, ya que una característica poblacional tendrá un solo parámetro (media, proporción, varianza, etc.). Sin embargo una población puede tener varias características y por lo tanto varios parámetros.

4.2.             OBJETO E IMPORTANCIA DE LA ESTADÍSTICA

Como se ha manifestado, la Estadística trata de interpretar los datos obtenidos de la observación de un fenómeno que se produce en los numerosos elementos de un conjunto, de modo de dar una apreciación correcta de dicho fenómeno.

Desde la más remota antigüedad los pueblos hicieron uso de una estadística rudimentaria, pues en todos ellos se hicieron censos de población, de propiedades, recopilación de datos para establecer la situación financiera del estado, inventarios de bienes, controles de nacimientos, etc…

"De ahí el nombre de Estadística, que tiene la misma acepción que en el lenguaje corriente, dado que estadística significa disciplina que estudia todo lo perteneciente al Estado"

Únicamente a fines del siglo XVII se organiza la Estadística como una rama de la matemática aplicada y alcanza su verdadero desarrollo en el Siglo XVIII, cuando se une con el cálculo de probabilidad que le sirve de base y permite su aplicación en la mayoría de estudios sean estos, demográficos, ciencias económicas, sociales, en biología, astronomía, meteorología, psicología, comercio e industria, entre otros.

4.3.         CLASIFICACIÓN DE LA ESTADÍSTICA

Los estadísticos la han agrupado en dos categorías generales: estadística descriptiva  e inferencial. La primera, se ocupa del análisis y representación de hechos y cosas dando explicación a sus diferentes partes, pero sin extraer conclusiones que se puedan generalizar a un todo; y la segunda, extrae de la muestra conclusiones válidas que una vez ensayadas y analizadas, proporcionan ciertas características a la población.

4.3.1.        Estadística descriptiva

Consiste en:

?         Recolectar datos, relacionados con el problema a través de cuestionarios, entrevistas, informes, reportes, memorias, etc…

?         Análisis de datos, tomando en cuenta diferentes factores.

?         Diferenciación de datos (procedencia, lugar de residencia, etc..).

?         Clasificación y tabulación de datos, mediante la ordenación en tablas.

?         Determinación de los valores numéricos, correspondientes a la población.

?         Representación gráfica.

Los métodos hacen referencia a tres:

?         Método Analítico, analiza los datos una vez que se a recogido y tabulado la a información. Generalmente el análisis de datos dependerá de la complejidad del diseño o adecuación de la encuesta

?         Método Matemático, como se ha visto todos los datos deben entrar en una escala de medición generalmente por medio de fórmulas matemáticas, las mismas que pueden ser; nominales (porcentajes, razones y proporciones), ordinales (mediana y moda), de intervalo (media aritmética), de proporción (media geométrica), entre otras que a lo largo del curso la iremos considerando.

?         Método Gráfico; una vez realizada la tabulación de datos, para una mejor interpretación, se realiza la presentación de datos, por medio de gráficas estadísticas como: diagrama de barras, polígono de frecuencias, histogramas, pastel, entre otras.

?      Métodos tabulares para organizar conjuntos de datos

Se señaló que la connotación de la palabra Estadística está relacionada con la colección de grandes conjuntos de datos con un fin determinado, se mencionó además que una vez obtenidos los datos el problema que surge inmediatamente, es el de interpretar correctamente los mismos. Lo anterior nos indica la necesidad de disponer de métodos que nos permitan organizar y presentar las observaciones de tal forma que los aspectos más sobresalientes de la misma sean rápidos y fácilmente aprehensibles. Los métodos empleados deberán poseer características que nos faciliten alcanzar los objetivos mencionados. Entre las propiedades que podemos anotar se tienen:

?         Que proporcionen la máxima información contenida en los datos en forma rápida y fácil de visualizar.

?         Que posean sencillez operativa.

?         Que permitan presentar los datos de una manera estética.

Los métodos para describir conjuntos de datos integran la Estadística Descriptiva y se pueden categorizar en: métodos tabulares, gráficos y numéricos. En este estudio nos referiremos sólo a algunos métodos tabulares y gráficos, los cuales poseen las características anotadas y son útiles no sólo desde el punto de vista descriptivo, sino que además, sugieren ideas y conceptos que servirán como punto de apoyo a la Estadística Inferencial.

Es bastante común que en muchos reportes, ya sean científicos, de negocios o de administración pública, así como en revistas y periódicos, los datos se presenten por medio de tablas. La que sobresale por su sencillez y claridad es aquella que consta únicamente de dos encabezados (columnas) y que se ilustra con el siguiente ejemplo:

Ejemplo:

A continuación se presenta en forma tabular el número de estudiantes de los diferentes centros de apoyo de la carrera en Administración y Producción Agropecuaria, durante el año de 2003.

Número de estudiantes de los diferentes centros de apoyo de la carrera en Administración y Producción Agropecuaria, durante el año de 2003

Este arreglo nos permite visualizar fácilmente las características de los datos. Así podemos observar que entre los Centros de apoyo, el que tiene más estudiantes en el 2003, fue el Centro de Apoyo de Loja, y el que menos estudiantes tiene es el Centro de Apoyo de Santo Domingo.

?      Frecuencia

Para analizar los datos estadísticos es necesario comenzar por disponerlos sistemáticamente en forma adecuada.  Hay varias maneras de efectuar el ordenamiento de los datos, los cuales reciben el nombre de distribución de frecuencias.  Las clases se agrupan por orden de magnitud y se escogen de tal manera que un mismo dato no se ubique en clases diferentes.

Ejemplos:

Calificaciones obtenidas por los 56 alumnos del Cuarto Módulo de la Carrera de Administración y Producción Agropecuaria:

Calificaciones de los 56 alumnos

  Número de ovinos de  Granjas Experimentales de la Provincia de Loja.