El estudio del lenguaje es complejo por demás, y desde cualquier ángulo que se le considere, presenta un campo vastísimo sin horizontes.(25)
Resumen
La palabra auditoría ha sido definida de forma muy concisa por los estudiosos, máxime hoy cuando este proceso ha rebasado el ámbito de la contabilidad. La definición propuesta en este trabajo pretende ampliar todas las facetas que implica el término, en consonancia con su empleo actual.
Aun para los lexicólogos, la definición exacta de cualquier palabra es difícil, máxime cuando se trata de una palabra técnica. Escuchar la palabra auditoría puede suscitar reacciones diversas. Hasta la palabra auditor, que es la persona capacitada para realizar una auditoría, es para algunos desconocida en el ámbito laboral. La persona consciente de su buen trabajo cotidiano reacciona con alegría ante una auditoría porque ésta constituye un reconocimiento moral de su trabajo ante los demás, y ello la estimula a trabajar cada vez mejor. El origen etimológico de la palabra es del latín, tiene que ver con la audición: las cuentas eran "oídas" en vez de ser examinadas como se hace en la actualidad.
Desde el mismo momento en que existió el comercio y la industria, se llevaron a cabo auditorías de algún tipo, si bien no en todos los lugares ni en los tiempos remotos se denominaban con este término. La auditoría, como técnica y como disciplina, se remonta a la Edad Media. La línea de desarrollo de la revisión de las cuentas y de la información financiera es casi paralela al desarrollo de las actividades económicas, así como a la evolución de la contabilidad y la necesidad de perfeccionar el control interno. Las causas principales que dieron origen a esta profesión son las siguientes: la necesidad de comprobar la honestidad de aquellos que administraban los bienes y dineros de otros, el deseo de los administradores de que su honradez quedase demostrada, y la falta de conocimientos en general, para rendir informe y cuentas de la gestión realizada.
La auditoría se circunscribía a contar con una opinión independiente que diera fe de la exactitud de la información financiera. En el año de 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa" Esta obra marcó un hito en la evolución de la auditoría. Hoy la palabra auditoría ha sobrepasado el marco de la contabilidad y se ha extendido a una amplia gama de esferas: Auditoría energética. Auditoría social. Auditoría de seguridad de sistemas de información. Auditoría de innovación. Auditoría política. Auditoría de accesibilidad. Auditoría de marca. Auditoría de código de aplicaciones.Auditoría Sox. Auditoría médica. Auditoría medioambiental. Auditoría de medios. Auditoría de gestión o rendimiento. Auditoría financiera o de estados financieros. Auditoría forense. Auditoría de cumplimiento. Auditoría fiscal. Auditoría de tecnologías de la información y las comunicaciones. Auditoría ambiental. Auditoría especial. Auditoría en material de protección radiológica. Auditoría tecnológica. Auditoría técnica y de calidad. Auditoría de proyecto. Auditoría médica. Auditoría a la seguridad y protección de la información oficial. Auditoría sobre la protección a las sustancias peligrosas. Auditoría contable. Auditorías del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud. Auditoría interna de la calidad. Auditorías del Sistema de Gestión de la Seguridad Industrial. Auditoría de la innovación y la tecnología de la empresa. Auditoría mercadotécnica. La definición de auditoría a secas (sin adjetivo ni complemento) debe aceptar el reto de abarcar todos los tipos de auditoría enumerados anteriormente, así como de otros que existen o puedan surgir en el ámbito de una actividad determinada. La Ley No. 107 de la Contraloría define con limitada exactitud esta palabra. Proponemos la siguiente definición de auditoría: Es el proceso realizado por personal independiente y competente, a instancia de un cliente, debidamente planeado y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos, consistente en la obtención y evaluación imparcial de evidencias, que permitan juzgar con seguridad razonable el grado de cumplimiento del control interno implantado, evaluar y precisar las causas, el impacto y los responsables de las deficiencias de este control, así como informar al cliente y otros interesados.
Desarrollo
Aun para los lexicólogos, la definición exacta de cualquier palabra es difícil, máxime cuando se trata de una palabra técnica. Los diccionarios ofrecen una definición más o menos aproximada, que no siempre es acertada o precisa. La literatura técnica adolece a menudo también de esta flaqueza.
Una definición lexicológica o de diccionario es el significado del término en lenguaje común, lo más sencillo posible para llegar a la máxima audiencia. Una definición lexical es básicamente descriptiva, (informando del uso del término entre los hablantes de un idioma) y no prescriptiva, (que trata de señalar qué es lo "correcto" sin considerar el uso real que se hace del término). Las definiciones lexicológicas tienden a ser inclusivas, tratando de captar todo a lo que se aplica el término, por lo que a menudo resultan demasiado vagas para muchos propósitos.(14)
Intentaremos definir, es decir, exponer con claridad y exactitud las características específicas y diferenciadoras de la palabra auditoría, atendiendo a los siguientes requisitos de una definición científica (2):
El número de posibilidades de interpretación diferentes debe ser lo más reducido posible.
Sin embargo, una definición debe ser tan sencilla como sea posible.
Una definición no debe contener, si es posible, ninguna regla de excepción.
Asimismo, intentaremos en no caer en las siguientes falacias de definición (14):
Circularidad o tautología
Existe una denominación general para las dos primeras fuentes de errores: definición circular. Una definición circular no arroja luz alguna sobre el objeto o asunto sobre el que queremos obtener información.
Definir con un sinónimo
Una definición no es buena si simplemente nos da una palabra sinónima. Por ejemplo: supongamos que definimos la palabra virtud utilizando simplemente la palabra excelencia. Podría ser perfectamente real que todas las virtudes son excelencias, y que todas las excelencias son virtudes, pero la palabra excelencia por sí misma no es una buena definición de virtud. Uno siempre puede simplemente preguntar, "¿pero qué quiere decir excelencia?". Seguramente, si uno tiene una confusión básica sobre lo que significa virtud, entonces también tendrá una confusión filosóficamente básica con lo que quiere decir excelencia.
Definir con un cuasi-sinónimo
Una definición no es buena si utiliza un sinónimo muy cercano. Por ejemplo, supongamos que definimos bello como "poseedor de valor estético". Las palabras bello y estético tienen un significado muy cercano. Por lo que si uno tiene curiosidad por la belleza también tendrá curiosidad por la estética. Lo realmente útil es qué características generales poseen todos los objetos bellos, o todos los objetos que tienen valor estético.
Definiciones excesivamente amplias
Una definición es demasiado amplia si se aplica a cosas que no son parte de la extensión semántica de la palabra definida. Por ejemplo: Soltero: Varón no casado. A primera vista puede parecer buena, pero puede aplicarse a muchas cosas, por ejemplo, animales varones o bebés varones, que evidentemente no son solteros. Para corregir esta falacia hay que hacer más precisa la definición. En el caso de soltero podría ponerse "hombre adulto no casado".
Definiciones excesivamente precisas
Las definiciones pueden ser demasiado precisas, esto es, puede ser que excluyan cosas que deberían aplicarse al objeto definido. En este caso quedarían fuera miembros de la definición de la palabra. Por ejemplo: Mueble: objeto usado para sentarse. Por supuesto, algunos muebles no se utilizan para sentarse, como es el caso de las mesas. Por lo tanto, aunque algunos muebles sí que son para sentarse, no todos son para ello.
Oscuridad
Las definiciones pueden ser erróneas al utilizar un lenguaje oscuro, ambiguo o figurado. Supongamos que definimos Amor como "el estremecimiento insensible del alma". Esto no es de ninguna utilidad. Si nos dan una definición como esta tenemos derecho a preguntar: "¿Pero qué es el estremecimiento insensible del alma? ¿Cómo podemos reconocerlo? ¿Está el alma de Elena estremeciéndose insensiblemente ahora?". Las definiciones deben hacerse en un lenguaje llano, franco y sencillo para que puedan ser entendidas por las personas a las que se las ofrecemos.
Escuchar la palabra auditoría puede suscitar reacciones diversas: alegría, seguridad, pesadumbre, intranquilidad, nerviosismo o, sencillamente, indiferencia, en dependencia de los intereses y preocupaciones del receptor.
Hasta la palabra auditor, que es la persona capacitada para realizar una auditoría, es para algunos desconocida en el ámbito laboral. Al menos esa fue la impresión que recibimos en cierta ocasión cuando nos presentamos el primer día a cierta entidad para iniciar una auditoría, y la trabajadora que nos recibió inicialmente anunció a su jefe "llegaron los editores", lo que fue asumido humorísticamente, pero da qué pensar en este asunto sobre el desconocimiento de la palabra mal entendida, a menos que existan editores que visiten a una entidad.
Fuera del ejemplo enunciado anteriormente, los trabajadores que, sobre todo, tienen responsabilidad con los recursos de su organización, no desconocen que la realización de una auditoría podría develar desde inconscientes errores leves hasta los más graves, cometidos para obtener provechos personales y, por consiguiente, en este último extremo podrían verse hasta implicados en causas penales. De ahí las diversas reacciones ya referidas.
Pero la persona consciente de su buen trabajo cotidiano reacciona con alegría ante una auditoría porque ésta constituye un reconocimiento moral de su trabajo ante los demás, y ello la estimula a trabajar cada vez mejor. Esto es lo que finalmente se persigue con la auditoría, y es la meta tanto para los auditores como para todo trabajador.
El origen etimológico de la palabra es del latín: según la Enciclopedia Wikipedia(14), del verbo latino "Audire", que significa "oír", y según el Manual del Auditor(20), del sustantivo "auditorius". Como quiera, su origen tiene que ver con la audición, cuando pocas personas sabían leer y las cuentas eran "oídas" en vez de ser examinadas como se hace en la actualidad, aunque ya hoy resulta absurdo realizar una revisión de cuentas "de oídas", como en los tiempos pretéritos. Al contrario: lo que un auditor oye y no tiene forma de demostrar ante un tercero, es igual a nada. Aunque las declaraciones verbales de los auditados deben tomarse en cuenta por el auditor, éstas tienen que asentarse por escrito o complementarse mediante otras pruebas (evidencias).
Desde el mismo momento en que existió el comercio y la industria, se llevaron a cabo auditorías de algún tipo, si bien no en todos los lugares ni en los tiempos remotos se denominaban con este término.
En la Antigüedad, un papiro egipcio refiere que en el año 254 a.C, Apolonios, ministro de finanzas del faraón Ptolomeo II Filadelfo (308 – 246 a.C), contrariado por haberse pagado de su caja siete talentos de plata sin su autorización, ordenó que fuesen comprobadas las cuentas de Aristeos, uno de los tesoreros, y las del mayordomo Artemidoro. Esta orden la hizo extensiva a Zenón, administrador de todos sus intereses y jefe de contabilidad, para que preparase sus cuentas para ser inspeccionadas por Python, banquero del estado.(13)
Si analizamos el ejemplo anterior, se aprecia dos cualidades fundamentales del auditor: la capacidad profesional y la independencia, ya que el faraón designa a un banquero, instruido en el manejo de las cuentas (capacidad profesional), y persona no sólo ajena a la entidad auditada (casa del faraón), sino responsable de una institución interesada en revelar el monto real del efectivo (independencia). Hoy en día estas cualidades están presentes en las normas de auditoría internacionales.
En la historia de Egipto, un personaje muy ligado a los faraones, el Gran Visir, estaba encargado de vigilar y controlar al Tesorero Principal en sus labores de recaudación y aplicación del dinero, por lo que puede asumirse que el Gran Visir es una especie de antecedente histórico de los auditores actuales ya que revisaba las cuentas a fin de comprobar su apego a las normas dictadas por el faraón.(24)
La auditoría, como técnica y como disciplina, se remonta a la Edad Media, un período histórico muy definido en el devenir de la humanidad, caracterizado por ser una época de oscurantismo, de paralización del desarrollo y con características muy particulares en cuanto al aspecto social.
La necesidad de dinero para sufragar la vida de la realeza y la nobleza, sus castillos y moradas, sus séquitos y ejércitos, hizo que se establecieran impuestos al pueblo, uno de los cuales fue el popular y conocido diezmo, que consistía en el pago de una décima parte de los bienes que se poseyeran o se produjeran. Pero al igual que en los tiempos actuales, los que pagaban impuestos buscaban vías para evadirlos o reducirlos, por lo que se daban a la tarea de esconder, disimular o trasladar sus pertenencias y haberes.
Pero, también al igual que hoy, los encargados de recaudar los impuestos conocían o intuían de argucias, desviaciones y evasiones. Al ser ellos conocidos por el pueblo, decidieron enviar a otros servidores de los señores feudales para que, disfrazados o disimulados, oyesen murmuraciones, cuentos e historias que permitiesen descubrir a los evasores y recaudar así mayores impuestos. A éstos se les conocía como "auditores" o personas que oían y luego delataban o descubrían a los trasgresores o malhechores ante los recaudadores.
En España, aparece esta figura en la creación de la Generalidad de Cataluña por parte de las Cortes catalanas de 1358, donde nombra "oidores de cuentas" para controlar las cuentas de los diputados.(14)
A partir del siglo XVII, el feudalismo se debilita. Se desarrolla la clase burguesa controlando la banca, el seguro, el tráfico marítimo, los mercados y la incipiente industria, contraponiendo su poderío económico a la hegemonía feudal, terminando por derrotar al feudalismo, y comienza así una era de gran desarrollo en las actividades comerciales e industriales, se entroniza la división del trabajo, surgen los trabajadores asalariados, se realizan descubrimientos científicos, nacen los inventores y crecen las ciudades y al propio tiempo evoluciona la auditoría, denominada también Contaduría Pública.
George Watson fue el primer contador que ofreció al público sus servicios como auditor, en el año 1645, en Escocia. Aunque se desconoce la fecha exacta en que comenzó a ejercer la contaduría pública, se supo que durante muchos años desempeñó cargos de tesorero, cajero y contador del Banco de Escocia, donde sin duda adquirió la experiencia y prácticas que le llevaron a ofrecer sus servicios al público.
Por lo antes expuesto, puede afirmarse que la línea de desarrollo de la revisión de las cuentas y de la información financiera es casi paralela al desarrollo de las actividades económicas (industria, comercio y otras), así como a la evolución de la contabilidad y la necesidad de perfeccionar el control interno.
Las causas principales que dieron origen a esta profesión son las siguientes: (26)
La necesidad de comprobar la honestidad de aquellos que administraban los bienes y dineros de otros.
El deseo de los administradores de que su honradez quedase demostrada.
La falta de conocimientos en general, para rendir informe y cuentas de la gestión realizada.
Las primeras auditorías fueron revisiones meticulosas de los registros para determinar si cada operación había sido asentada en la cuenta apropiada y por el importe correcto.
El propósito fundamental de estas primeras auditorías era detectar desfalcos y determinar si las personas en posiciones de confianza estaban actuando e informando de manera responsable. Estaban encaminadas a asegurar al propietario de un negocio que sus empleados estaban llevando correctamente las cuentas, que existían todos los bienes y se encontraban valorados apropiadamente. (11)
Más adelante, al intentar obtener dinero prestado, el propietario podía utilizar el balance general para mostrar a un banquero que el negocio tenía los suficientes recursos para garantizar el préstamo. Los banqueros, por su parte, con frecuencia exigían que una tercera persona, suficientemente capacitada, confirmara la exactitud del balance general.
En Inglaterra, país que protagonizó la Revolución Industrial en Europa (1750 – 1914), se constituyeron grandes compañías por acciones y, consecuentemente, es donde la Contaduría Pública surge con más pujanza.
La auditoría como profesión fue reconocida por primera vez bajo la Ley Británica de Sociedades Anónimas de 1862 creciendo de esta forma en Inglaterra hasta aproximadamente 1905 y su principal objetivo entonces era la detección del fraude.(12)
La contabilidad como profesión fue introducida por los británicos en Norteamérica en la segunda mitad del siglo XIX, los contadores norteamericanos adoptaron la forma de auditar y los procedimientos de llevar a cabo la revisión de los informes financieros de los británicos. Estas auditorías eran llevadas a cabo fundamentalmente en entidades de capitales individuales.
A partir del año 1900, con el surgimiento de las corporaciones, surge la necesidad de auditar sus estados financieros de las corporaciones y sobre el 1917, aparecen en las leyes el establecimiento de la certificación de los mismos.
Durante mucho tiempo, y hasta bien entrado el Siglo XX, la palabra auditoría sólo era entendible y aceptable dentro de la contabilidad, por lo que decir auditoría implicaba únicamente lo contable y por ende, su ejercicio era privativo de los contadores de aquel entonces.(24)
Hasta aquí el desarrollo de la auditoría se circunscribía a contar con una opinión independiente que diera fe de la exactitud de la información financiera. Por ello, el concepto enunciado por diferentes autores es con este enfoque.
Ejemplos de conceptos de auditoría limitados a la información financiera:
"Es un examen sistemático de los libros y anotaciones contables de una corporación, sociedad o comerciante con objeto de: a) comprobar ciertas situaciones de hecho, b) descubrir o prevenir fraudes, c) ofrecer opinión o juicio sobre materias consultadas y d) informar al cliente. (1)
"Es la comprobación científica y sistemática de los libros de cuentas, comprobantes y otros registros financieros y legales de un individuo, firma o corporación, con el objeto de determinar la exactitud e integridad de la contabilidad, mostrar la verdadera situación financiera y las operaciones, y certificar los estados que se rindan"(2).
"Es la rama de la ciencia de la contabilidad que tiene por objeto la revisión, comprobación, examen, estudio y análisis de los libros de contabilidad y documentos de cualquier tipo de organización empleando método y artes propios, con la finalidad de exponer los hechos y situaciones económicas y financieras" (13)
"Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso" (11)
"Auditar es el proceso de acumular y evaluar evidencias, realizado por una persona independiente y competente acerca de la información cuantificable de una entidad económica específica, con el propósito de determinar e informar el grado de correspondencia existente entre la información cuantificable y los criterios establecidos" (15)
La auditoría es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado. Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente para designar a la auditoría externa de estados financieros que es una auditoría realizada por un profesional experto en contabilidad de los libros y registros contables de una entidad para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables. (14)
En el año de 1935, James O. McKinsey sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable." (16). Esta obra marcó un hito en la evolución de la auditoría, al pasar de un objeto puramente contable a todos aquellos que tengan que ver con la optimización de la gestión.
Hoy la palabra auditoría ha sobrepasado el marco de la contabilidad y se ha extendido a una amplia gama de esferas. La enciclopedia Wikipedia, por ejemplo, contiene definiciones de los siguientes tipos de auditoría, además de la "auditoría contable"(14):
Auditoría energética: es una inspección, estudio y análisis de los flujos de energía en un edificio, proceso o sistema con el objetivo de comprender la energía dinámica del sistema bajo estudio.
Auditoría social: constituye el proceso que una empresa u organización realiza, con ánimo de presentar balance de su acción social y el comportamiento ético de la empresa u organización, en relación a sus objetivos y a los de terceros (personas físicas o jurídicas) directa o indirectamente implicados.
Auditoría de seguridad de sistemas de información: análisis y gestión de sistemas para identificar y posteriormente corregir las diversas vulnerabilidades que pudieran presentarse en una revisión exhaustiva de las estaciones de trabajo, redes de comunicaciones o servidores.
Auditoría de innovación: proceso de obtención información sobre la situación actual de la empresa frente a la innovación.
Auditoría política: revisión sistemática de los procesos y actividades, orientadas ideológicamente, de toma de decisiones de un grupo para la consecución de unos objetivos, en beneficio de todos.
Auditoría de accesibilidad: revisión de la accesibilidad de un sitio web por parte de un experto.
Auditoría de marca: metodología para medir el valor de una marca.
Auditoría de código de aplicaciones: proceso de revisar el código de una aplicación para encontrar errores en tiempo de diseño.
Auditoría Sox: revisión practicada a las firmas de auditoría de las compañías que cotizan en bolsa, de acuerdo a lo prescripto por la ley Sarbanes-Oxley.
Auditoría médica: es la revisión sistemática y educativa para procurar que el enfermo reciba la mejor atención médica posible, y su objetivo específico es elevar su calidad.
Auditoría medioambiental: persigue cuantificar los logros y la posición medioambiental de una organización.
Auditoría de medios: permite conocer toda la información publicada por los medios de comunicación referido a la temática de interés de cada cliente, tanto de su propia marca o empresa como de sus competidores o acerca de mercados o empresas que deseen evaluar.
Este listado de definiciones de auditoría según la actividad objeto de verificación puede ser tan extenso como las diferentes actividades que se puedan enumerar.
En el Reglamento de la Ley No. 107 de la Contraloría(8), se establecen los siguientes tipos de auditoría, de acuerdo con los objetivos fundamentales que se persigan:
Auditoría de gestión o rendimiento: consiste en el examen y evaluación de la gestión de un órgano, organismo, entidad, programa, proyecto, proceso o actividad, para establecer el grado de economía, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeño en la planificación, control y uso de los recursos y en la conservación y preservación del medio ambiente, así como para comprobar la observancia de las disposiciones que le son aplicables.
Esta es la de mayor alcance en cuanto los objetos de verificación; abarca los demás tipos de auditoría. También se le ha denominado "administrativa", "administrativa funcional", "integral", "operacional", "operativa", "gerencial", "comprehensiva", "de desempeño", y "de las 3 E".
Auditoría financiera o de estados financieros: consiste en el examen y evaluación de los documentos, operaciones, registros y estados financieros de la entidad, para determinar si estos reflejan, razonablemente, su situación financiera y los resultados de sus operaciones, así como el cumplimiento de las disposiciones económico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a su gestión y evaluar el control interno.
Auditoría forense: consiste en la investigación y verificación de información, operaciones, actividades y otras, para reunir y presentar el soporte técnico que sustente presuntos hechos delictivos y de corrupción administrativa.
Auditoría de cumplimiento: es la comprobación, evaluación y examen que se realiza con el objetivo de verificar el cumplimiento de las disposiciones jurídicas, reglamentarias, estatutarias y de procedimientos inherentes a la actividad sujeta a revisión, vinculando la eficacia de la norma en relación con los objetivos y metas de la entidad.
Auditoría fiscal: consiste en el examen de las operaciones a las que están obligadas las personas jurídicas o naturales con obligaciones al fisco, tributarias y no tributarias, con el objetivo de determinar si se efectúan en la cuantía que corresponda, dentro de los plazos y formas establecidas y proceder conforme a derecho.
Auditoría de tecnologías de la información y las comunicaciones: consiste en el examen de las políticas, procedimientos y utilización de los recursos informáticos, así como de la confiabilidad y validez de la información, la efectividad de los controles, aplicaciones, sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informática.
Auditoría ambiental: es el proceso para verificar el uso, administración, protección, preservación del medio ambiente y de los recursos naturales, con el objetivo de evaluar el cumplimiento de las normas y principios que rigen su control y, cuando proceda, cuantificar el impacto por el deterioro ocasionado o que pueda producirse.
Auditoría especial: consiste en la verificación y análisis de temas específicos en entidades, actividades de interés nacional o territorial, programas, proyectos y otros asuntos. Cuando se requiera, se aplica con enfoque de proceso y participan uno o varios sujetos.
Asimismo existen otros tipos de auditoría reguladas por otros documentos legislativos cubanos, los cuales se citan:
Auditoría en material de protección radiológica(6)
Auditoría tecnológica(5)
Auditoría técnica y de calidad: referida en un gran número de resoluciones del MICONS y el MIC, como un servicio dentro del objeto social aprobado a las entidades que se les subordinan.(17,18)
Auditoría de proyecto.(14)
Auditoría médica: (22)
Auditoría a la seguridad y protección de la información oficial: (7).
Auditoría sobre la protección a las sustancias peligrosas. (19)
Auditoría contable: (21)
Auditorías del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud: (9,23)
Auditoría interna de la calidad: (9)
Auditorías del Sistema de Gestión de la Seguridad Industrial: (9)
Auditoría de la innovación y la tecnología de la empresa: (9)
Auditoría mercadotécnica: (9)
La definición de auditoría a secas (sin adjetivo ni complemento) debe aceptar el reto de abarcar todos los tipos de auditoría enumerados anteriormente, así como de otros que existen o puedan surgir en el ámbito de una actividad determinada.
En nuestra opinión la Ley No. 107 de la Contraloría(3), define con limitada exactitud esta palabra, así:
"Proceso sistemático, realizado de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en actos jurídicos o de carácter técnico, económico, administrativo u otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos."
Esta definición abarca cualquier acto (no sólo el de carácter técnico – económico) y, por consiguiente, todas las definiciones de tipos de auditorías enunciadas anteriormente están comprendidas en esta definición.
Pero se queda corta ya que la auditoría no sólo debe determinar las desviaciones, sino precisar y declarar los responsables directos y colaterales de las mismas, y además concluye con un informe a los interesados (internos o ajenos a la organización), y posteriormente con acciones de seguimiento para verificar el cumplimiento de las medidas adoptadas para corregir las desviaciones.
Puede alegarse que estas omisiones de la precitada definición de auditoría están incluidas tácitamente en la expresión "de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos", pero las evidencias son parte de las normas también y se incluyeron en la definición.
Por otra parte, la independencia y capacidad profesional son normas importantes y tampoco se explicitan en la definición antedicha.
Un elemento común de cualquier auditoría, independientemente del objeto de la actividad a que se refiera, es el control.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Asociado a la definición de control anteriormente reseñada, se desarrolló la de control interno que, a la par de la auditoría, inicialmente se ideó como un instrumento del propietario o propietarios de un negocio para evitar desfalcos, y se limitaba al área contable. Pero a partir de la publicación en 1992 del llamado "Informe COSO", esta definición rebasó el marco contable y se extendió a todas las áreas funcionales de la organización.
Según la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República de Cuba(24), "el control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas".
Según la Ley No. 107(3), el control interno persigue los objetivos siguientes:
proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito;
asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda;
c) garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal;
d) cumplir con el ordenamiento jurídico;
Finalmente, sobre la base de todo lo expuesto anteriormente, proponemos la siguiente definición de auditoría:
Es el proceso realizado por personal independiente y competente, a instancia de un cliente, debidamente planeado y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos, consistente en la obtención y evaluación imparcial de evidencias, que permitan juzgar con seguridad razonable el grado de cumplimiento del control interno implantado, evaluar y precisar las causas, el impacto y los responsables de las deficiencias de este control, así como informar al cliente y otros interesados.
Las características de esta definición se analizan y comentan seguidamente:
Es un proceso, es decir un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado.
Realizado por personal independiente y competente: esta es la primera norma de auditoría y constituye el sine qua non de este proceso. La frase entraña la experiencia, nivel de escolaridad, superación continua, desinterés, actitud mental independiente, libre de prejuicios y de cualquier limitación o factor que afecte la imparcialidad.
A instancia de un cliente: la auditoría se inicia al amparo de una orden que responde al interés de algún cliente.
De conformidad con las normas y procedimientos establecidos: Las normas constituyen guías para controlar la calidad de la auditoría, están claramente establecidas y no se permite desviación alguna de las mismas; se agrupan en: normas sobre los atributos personales, normas de ejecución del trabajo, y normas sobre el informe. Los procedimientos describen el conjunto de técnicas aplicadas y deben ser adaptados por los auditores en cada auditoría específica, de acuerdo con los criterios profesionales de los mismos.
Obtención y evaluación imparcial de evidencias: lo que significa acumular pruebas que sustenten el informe, de manera objetiva (sin interés personal). Comprende tanto las evidencias externas como las emitidas por el propio auditado, así como los papeles de trabajo elaborados por el auditor.
Comprobar con seguridad razonable: Revisar o analizar los actos, con el fin de confirmar o corroborar su veracidad, existencia o exactitud. No puede existir seguridad total por la existencia de riesgos de auditoría, debido a la aplicación de técnicas de muestreo.
Juzgar el grado de cumplimiento del control interno implantado: teniendo el nuevo enfoque conceptual del control interno, se incluyen todas las actividades de la organización, no sólo la financiera.
Evaluar y precisar las causas, el impacto y los responsables de los incumplimientos derivados de las deficiencias de este control: La auditoría debe identificar las causas de las deficiencias y sus consecuencias, cuantificando éstas siempre que sea posible. Mediante una declaración de responsabilidad administrativa, que se anexa al informe, se precisan los responsables de las deficiencias detectadas, tanto los directos como los que tienen responsabilidad colateral o indirecta.
Informar al cliente y a otros interesados: El informe o dictamen es finalmente la única evidencia que se ha realizado la auditoría; por la calidad del mismo se juzga todo el trabajo ejecutado. El cliente es quien solicita la auditoría, y otros interesados pueden ser: máximo dirigente de la entidad auditada o nivel superior (si no es el cliente), el banco, acreedores, etcétera.
En nuestra definición se intenta abarcar las principales etapas o actividades del proceso, cuya denominación y cantidad varía según la fuente.
Las fases de la auditoría, según Cook y Winkle (Auditoría, capítulo I), son tres: 1) conocimiento del negocio, 2) obtención de evidencias y 3) informe. Según Raúl de Armas García (Manual para el estudio de la Auditoría de Gestión), son tres fases: planeación, 2) ejecución e (3) informe. Según el folleto "Guía metodológica para la realización de la auditoría de gestión" (Oficina Nacional de Auditoría, septiembre de 1998), la auditoría tiene 5 etapas: 1) exploración y examen preliminar, 2) planeamiento, 3) ejecución, 4) informe y 5) seguimiento. Ni el MAC (Ministerio de Auditoría y Control) ni hasta hoy la Contraloría han definido estas fases o etapas, si bien en el Manual del Auditor del MAC, capítulo VI Supervisión: "Una supervisión y un control adecuados de la auditoría son necesarios en todos los casos y en todas las etapas del trabajo, desde la exploración hasta la emisión del informe…", y menciona luego 4 etapas: exploración, planeamiento, ejecución e informe final.
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