Plan de Mejoras para la Información y Comunicación en las Aldeas Bolivarianas. Venezuela

Resumen

La presente investigación está centrada en la propuesta de un Plan de mejoras para el Sistema de Comunicación e Información, en las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi, del Estado Nueva Esparta y a su vez cumplir con uno de los requisitos de Post-grado para optar al título de Máster en Dirección Científica.

El ser humano se ha visto en la necesidad de expresar ideas, sentimientos, o de ponerse de acuerdo con los demás que lo rodean y para esto fue necesario desarrollar un lenguaje, sin importar la forma que adopte: oral, escrito o visual, utilizado para lograr una meta o unificar opiniones. De allí que La comunicación es un instrumento social tan importante, que sin esta herramienta se puede afirmar, que jamás se podría influir en las ideas, sentimientos o en las acciones de otras personas. El destino del hombre es afrontar y resolver problemas; y esto, como

es natural, es una obra de la comunicación. Tal hecho explica el porqué a quienes saben comunicarse se les da preferencia.

Para poder comprender mejor la importancia y necesidad de la comunicación se debe tomar en cuenta sus funciones. Entre las cuales está la informática, que tiene que ver con la transmisión y recepción de información; ésta ayuda a la formación de hábitos, habilidades y convicciones. Por tal razón la implementación de un Plan de mejoras de información y comunicación dentro de las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi ayudará al mejor funcionamiento comunicacional entre los que ahí laboran ya sea de forma vertical u horizontal.

Para el cumplimiento de este objetivo, se utilizaron técnicas y herramientas útiles y necesarias en la recopilación de información, tales como: Entrevistas y encuestas, avaladas por expertos, revisión de documental, entre otros. Para la presentación de los datos recopilados se expondrán en una Triangulación de datos.

Esta investigación también se sustenta socialmente en los avances de la sociedad actual, debido que se está viviendo la era de la información, en donde los medios de comunicación social bajo los efectos tecnológicos han ido cambiando. La comunicación hoy día ocupa un lugar predominante y es considerada un factor esencial en todas las organizaciones. Al convertirse la información en un elemento esencial los métodos de control y recuperación están cambiando y facilitando el acceso a ella como consecuencia de las innovaciones tecnológicas.

Introducción

La comunicación e información actualmente se percibe en las organizaciones modernas como una de las herramientas más importantes en el ejercicio de la gerencia, ya que permite mantener abierto los canales de entendimiento con el personal, así como verificar si la gestión gerencial se está realizando de forma efectiva.

Sin embargo, existen algunas organizaciones e instituciones educativas públicas y privadas donde aún predomina la burocracia comunicativa, en el caso de las instituciones educativas públicas prevalece un modelo clásico dentro de las teorías organizacionales, el proceso de comunicación que se utiliza es vertical – descendente, basado en la centralización de la toma de decisiones lo que conlleva a la poca interacción entre los miembros de la organización.

A pesar de esta perspectiva, la información y comunicación debe ser valorada como parte importante de las instituciones educativas. Ésta debe ser de calidad, que permita la comprensión de los mensajes entre las personas, es decir, tener claros los elementos que conforman el proceso de comunicación. Por ello, el principal rol de los gerentes, es coordinar haciendo uso de las mejores habilidades entre las que destacan la comunicación efectiva con el personal adscrito a la institución.

En este sentido, la comunicación e información cuando es efectiva en una organización educativa logra reducir los problemas y mejorar el ambiente de trabajo, partiendo de que los seres humanos son fundamentalmente sociales, por lo tanto necesitan interactuar con el mundo que los rodea.

El gerente de toda institución debe poseer las capacidades y actitudes que le permitan incorporar la comunicación como una de las herramientas fundamentales para las relaciones internas entre el personal, con el fin de que se desarrollen efectivamente las actividades tanto para beneficio de la institución como para quienes la integran.

Partiendo de estas ideas, la presente investigación tiene como objetivo inicial conocer sobre la comunicación e información que existe entre los coordinadores de las diferentes aldeas Bolivariana del Municipio Arismendi, La Asunción. Y de allí se pudo verificar la deficiencia y debilidad presente en la comunicación e información entre las aldeas, es decir el inadecuado uso de los canales comunicacionales empleados en la misma y a su vez posibilite el buen funcionamiento y feed-back entre todo el personal que ahí labora.

Un plan de mejoras que retroalimente de una manera adecuada, y por ende permita conocer acuerdos, lineamientos, estatutos, entre otros, que repercute en el buen funcionamiento sin afectar a los docentes colaboradores, triunfadores y demás personal que labora en éstas, por este planteamiento surge la situación problemática la cual se puede expresar de la siguiente manera:

• Debilidad en el uso adecuado de los canales para lograr una eficiente información – comunicación entre los coordinadores de las Aldeas Bolivarianas, del Municipio Arismendi.

• Falta de claridad y preparación en las orientaciones que reciben los docentes asesores, lo que obstaculiza su ejecución y aplicación.

• Desconocimiento por parte de los docentes asesores de acuerdos, estatutos y lineamientos.

• Los mecanismos que utiliza el coordinador para comunicarse no responden a las necesidades educativas.

Problema de investigación: ¿Cómo mejorar la comunicación e información en las aldeas bolivarianas?

Idea a defender: La propuesta de un plan de acción para mejorar la información y comunicación en las aldeas bolivarianas, contribuirá al conocimiento oportuno de las tareas a desarrollar entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi para la toma de decisiones.

Objetivo general de la investigación consiste en Diseñar un Plan de acción con mejoras a la Información y Comunicación entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi, Estado Nueva Esparta.

Este objetivo general se desglosa en objetivos específicos como:

• Construir las bases teórico-metodológicas de la investigación, derivadas de la consulta y análisis de la literatura actualizada, centradas en los enfoques de información y comunicación.

• Desarrollar el plan de acción para mejorar la información y comunicación entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi. Estado Nueva Esparta.

• Validar el plan de acción para mejorar la información y comunicación.

La estructura del trabajo es la siguiente:

La introducción, donde se caracteriza la situación problemática y se fundamenta el problema de investigación a resolver.

Capítulo I: Marco teórico y referencial de la investigación.

Contiene el marco teórico referencial, resumido en el hilo conductor que lo organiza.

Capítulo II: Estructura propuesta de un plan de acción para mejorar la información y comunicación entre los coordinadores de las diferentes aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi.

Se diseña un Plan de acción, para mejorar la información y comunicación para las Aldeas Bolivarianas, del municipio Arismendi. Estado Nueva Esparta.

Capítulo III, Validación del Plan de acción para mejorar la información y comunicación entre las Aldeas Bolivarianas del Municipio Arismendi.

Se valida por el método de usuarios el plan de acción para mejorar la información y comunicación.

Culmina con un cuerpo de Conclusiones y Recomendaciones.

La relación de la bibliografía consultada y finalmente un grupo de Anexos, como complemento de los resultados obtenidos.

CAPÍTULO No. 1.

Marco Teórico y Referencial de la investigación

• Introducción al capítulo

La investigación tiene el propósito de contribuir con elementos de meditación y análisis que resalten la comunicación como pilar fundamental en el desarrollo de los procesos propios del quehacer universitario y así obtener mejor calidad en los procesos comunicacionales, por lo cual se conlleva a un plan de mejoras para Información y Comunicación relevante para el funcionamiento laboral.

1.2 Las Aldeas Bolivarianas como parte fundamental de la Misión Sucre

¿Qué es la Misión Sucre?

La Misión Sucre es un Plan Extraordinario del Gobierno venezolano, de carácter estratégico, no permanente, orientado a facilitar la incorporación y prosecución de estudios en la educación superior de todos los bachilleres y bachilleras que, a pesar de sus legítimas aspiraciones y el pleno derecho, no han sido admitidos o admitidas en ninguna institución de educación superior oficial, en correspondencia con el mandato constitucional de garantizar el derecho a la educación de todos los venezolanos y venezolanas

Objeto primordial de la Misión Sucre es conformar y consolidar una red de todas aquellas instancias, instituciones y factores vinculados a la educación superior, que resuelva el problema del cupo universitario, a través de la generación de nuevos espacios y creación de nuevas modalidades de estudios convencionales y no convencionales. La idea es propiciar la transformación de todas las prácticas obstaculizadoras, los métodos de selección y admisión excluyentes y de aquellas concepciones negadoras del derecho a la educación para todos y todas. Igualmente promover la reflexión, discusión, concepción e implantación de nuevos modelos, educativos universitarios, con base en los imperativos de la democracia participativa y protagónica el diálogo con los actores involucrados teniendo como referencia fundamental el proceso histórico, social, político y económico que vivimos.

Directrices de la Misión Sucre: Concebida así la Misión Sucre se despliega de acuerdo a Movilización Social: Universalización: Las formas de ingreso a la educación superior han estado caracterizadas por la exclusión: asignación por dependencia de plantel, índice académico, pruebas de aptitud, mecanismos discrecionales, pruebas internas. La pretensión es que todo aquel que sea bachiller y desee ingresar y/o continuar estudios universitarios pueden incorporarse al sistema de educación superior. La idea es universalizar la educación superior a través de la desconcentración del sistema y la creación de nuevas modalidades alternativas y oportunidades de estudio, en todo el territorio nacional. Diferenciación en las trayectorias formativas: se busca adecuar las trayectorias formativas a las características y necesidades educativas de los participantes, lo cual implica el reconocimiento y valoración de competencias, conocimientos y experticias que todos los bachilleres han desarrollado previo a su ingreso a la educación superior, tanto como aquellas que pudieran desarrollarse paralelamente a la educación formal.

Innovación y Flexibilización Académica: Se pretende que los estudiantes participen por medio de la ampliación de la cobertura de planes y programas de estudio existentes y dispongan del adecuado apoyo académico en la medida de sus necesidades .Y además, la apertura hacia distintas modalidades de formación tales como: la presencial, la semipresencial, la educación a distancia y la no convencional.

Es necesario crear e incorporar otras modalidades que permitan y posibiliten la permanencia y prosecución de los participantes en los estudios superiores; en este sentido es posible introducir la propuesta estudios compartidos, y estudios multinstitucionales. Además, generar un desarrollo curricular flexible que permita la transdisciplinariedad en los estudios Universitarios.

Municipalización: la cual supone orientar la educación superior hacia lo regional, hacia lo local, tomando como punto de referencia la cultura específica de las poblaciones con sus necesidades, problemáticas, acervos, exigencias y potencialidades. Se trata de propiciar estudios superiores con pertinencia social, con sentido de arraigo y propósito, inmersos en geografías concretas pero con visión global, comprometidos con el impulso y la promoción del desarrollo endógeno y sustentable de cada una de las regiones, de manera que los espacios educativos se expandan a todos los ámbitos de la vida social y no se restrinjan a las aulas.

1.3 La Información, La Comunicación. Bases conceptuales y clasificación

Los sistemas de información gerenciales y las tecnologías de información han cambiado la forma en que operan las instituciones públicas en la República Bolivariana de Venezuela tanto a nivel nacional, regional ó local, esto se debe a la gran cantidad de información y procesos operativos que se deben automatizar, la cual deben suministrar una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas.

La administración debe disponer de una información, oportuna, fiable y definir su sistema de información adecuado a sus características, que generan datos documentos y reportes que sustenta los resultados de las actividades operativas, relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias con mecanismos de retroalimentación.

1.3.1. Comunicación: Definición

La comunicación es el proceso mediante el cual se transmite información de una entidad a otra. Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales. De acuerdo con Block (Citado en Trejo, 2006, p. s/n.) la comunicación es: "un proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprensión y acción."

Por otro lado, todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta, muchas veces determinado por el entorno en el cual se desenvuelve la conversación. En este sentido, la comunicación ha sido definida de diversas formas, adecuadas a las circunstancias en las cuales ésta se desarrolla.

Es por ello, que desde el punto de vista institucional su enfoque se relaciona con las metas de la organización, tal es el caso de las instituciones educativas donde la comunicación es un camino para el aprendizaje, las interrelaciones del personal que forma parte de ella y una estrategia para el logro de los objetivos. Alcorta y Mantinian (2004) plantean que la comunicación institucional: "Es la disciplina que crea, coordina, planifica, y supervisa los objetivos comunicacionales respecto a los objetivos institucionales con los cuales conserva una estrecha relación, para lo cual identifica, de manera explícita, los ámbitos de aplicación interno y externo de la comunicación en la institución mediante el conocimiento de la misma a través de los elementos que la constituyen identidad, imagen, cultura, visión, misión, públicos" (p.21)

También hacen mención, que con ello se busca una forma de mantener informado a los públicos, controlar o dirigir situaciones de comunicación, de esta manera consolidar la identidad y la imagen institucional y fortalecer la cultura, elementos que contribuyen a fortalecer el ambiente de trabajo y las relaciones interpersonal dentro de la institución. Esto conlleva, a que mejoren su productividad, exista un desarrollo eficiente en la gestión gerencial, así como determinar las funciones de la comunicación como proceso, y una oportunidad de crecimiento organizacional, sin dejar a un lado el recurso humano quienes son el eje fundamental de toda empresa, en este caso el de las organizaciones educativas.

1.3.2. La Comunicación como categoría psicológica.

La organización aparece como un elemento objetivamente necesario en todos los procesos de la actividad humana, pero su necesidad es particularmente superior en aquellos procesos asociados al trabajo en grupo, la producción y la dirección. En toda organización los miembros interactúan en la ejecución del trabajo mediante la realización de actos comunicativos. Existen múltiples autores que trabajan el concepto de organización.

Se coincide con el criterio de H. Koontz (1994) quien plantea que "…existen cuatro elementos fundamentales a considerar, los cuales son: identificación y clasificación de actividades requeridas, agrupación de las actividades necesarias para lograr objetivos, asignación de cada agrupamiento a un administrador con autoridad necesaria para supervisarla, y que existan medidas para coordinar horizontal y verticalmente la estructura organizacional…". (p 31)

Según I. Montes (1990) "…las organizaciones no pueden existir sin comunicación, se puede afirmar con certeza que cada acto de comunicación influye de alguna manera en la organización…".

Es difícil llegar a una definición exacta de lo que es comunicación, existen muchos autores que al tratar el tema emiten la suya propia, por ejemplo: K. Davis (1991) señala que "…la comunicación es la transferencia de información y la comprensión de personas entre sí. Es la forma de llevar ideas, pensamientos, sentimientos y valores a los demás". (p.13)

Para S. Robins (1994) la comunicación es "…la transmisión de algo con sentido entre los miembros que componen un grupo. Es el único medio mediante el cual se expresan informaciones e ideas, es algo más que dar sentido, debe incluir tanto la transmisión como la comprensión del significado" p. (55).

Relacionado con lo anterior Bartoli A:(1997) considera que la comunicación "…es el acto de relación entre dos o más sujetos mediante el cual se evoca en común un significado".

1.3.3. Teoría del proceso comunicativo

Los elementos o factores de la comunicación humana son: fuente, emisor o codificador, código (reglas del signo, símbolo), mensaje primario (bajo un código), receptor o decodificador, canal, ruido (barreras o interferencias) y la retroalimentación o realimentación (feed-back, mensaje de retorno o mensaje secundario).

• Fuente: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario.

• Emisor o codificador: Es el punto (persona, organización) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder enviarlo de manera entendible -siempre que se maneje el mismo código entre el emisor y el receptor- al receptor.

• Receptor o decodificador: Es el punto (persona, organización) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe, lo almacena, e incluso da una respuesta, intercambiando los roles.

En este caso, donde un receptor o perceptor se transforma en emisor al producir y codificar un nuevo mensaje para ser enviado al ente emisor -ahora devenido en receptor- es donde se produce el feed-back o retroalimentación; y es lo que comúnmente sucede en cualquier comunicación interpersonal.

• Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos de un lenguaje que el emisor utilizará para transmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria y socialmente convenida ya que debe estar codificado de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo.

• Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información debidamente codificada.

• Canal: Es por donde se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor

• Referente: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje.

• Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.

• Interferencia, barrera o ruido: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo.

• Retroalimentación o realimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta) sea deseada o no.

1.3.4. Funciones de la Comunicación

Actualmente, vivimos en un tiempo en que la comunicación está en una etapa de grandes avances; pero debemos comprender que no es algo inventado en este siglo ni en el anterior. Su importancia radica, en la determinación de las relaciones interpersonales de cualquier organización educativa, fundamentada en el desarrollo de la gestión gerencial o directiva de la institución. En este sentido, la comunicación como proceso tiene diversas funciones que van de acuerdo al sentido del mensaje, entre las cuales se encuentran:

• Informativa: La comunicación consiste en compartir significados, es la razón de ser de este proceso. La comunicación es simbólica, los sonidos, las palabras, los gestos, y los números son una aproximación de lo que se quiere comunicar, es decir sólo una representación aproximada de las cosas, fenómenos y relaciones a que se refiere y ello introduce también deformaciones y complicaciones en el proceso.

La comunicación facilita la información que necesitan las personas y grupos para hacer, dar información, recibir información, informar estrategias, tomar decisiones, actualizarse científico y técnicamente al transmitir los datos para identificar y evaluar opciones o alternativas, obtener conocimiento y cumplir lo establecido. Con la función informativa en el trabajo se obtiene conocimiento, se da y recibe información y se actualizan las personas cognitivamente.

• Afectiva: En la comunicación el lenguaje tiene sentido y palabra, no es sólo lo que se dice, sino como se dice. La función afectiva transmite y recepciona las emociones, los sentimientos y vivencias que dan satisfacción o insatisfacción de necesidades. Esta función posibilita expresar y percibir vivencias afectivas (emociones, sentimientos, deseos), de carácter consciente como inconsciente a través de la comunicación no verbal fundamentalmente y la comunicación verbal.

Por el peso en la comunicación de la función afectiva hay que darle un tratamiento adecuado, porque satisface las necesidades afectivas, sociales y espirituales proporcionando un escape para la expresión emocional y los sentimientos.

• Regulativa: La función regulativa tiene normas y valores de la sociedad y de la organización. Esta función está asociada con el control y regulación de las personas sobre la cultura que posee, nivel cultural, las motivaciones y los proyectos de vida y pueden estimular la interacción, el intercambio, el comportamiento de las personas, la participación, la reflexión y en ocasiones pueden inhibir la conducta.

La comunicación tiene como fin divulgar las estrategias, objetivos, procesos, funciones, tareas, roles, intereses, cumplir responsabilidades y autoridad, regular el comportamiento de los demás cuando se ejercen influencias sobre otras personas y viceversa, ya sea a través de órdenes, sugerencias, instrucciones, expectativas, al posibilitar que la conducta pueda dirigirse y ajustarse a determinados propósitos.

• La función reguladora -como es controlar el trabajo y revisar la marcha del mismo- también permite orientar sobre algún aspecto que esté realizado incorrectamente. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el cumplimiento por parte de los colaboradores y que permiten canalizar sus inquietudes según el nivel correspondiente. (Zayas, P., s/f, p. 14 – 17)

En el ámbito institucional, las funciones de la comunicación contribuyen a "las operaciones centrales internas y externas, definir a la organización o la orientación del producto, informar al público interno y externo y socializar a los individuos en la organización" (Cess y Van Riel, citado en Alcorta y Mantinian, ob. cit, p.62). Las mismas, se modifican en correspondencia a las necesidades de la institución para corresponder a las estrategias comunicacionales de la organización, de esta manera los mensajes y/o la información guarde coherencia con los elementos que intervienen en ella como por ejemplo: el entorno, los objetivos, metas, visión y misión, las relaciones entre personal que hace vida en la institución (docentes colaborador, coordinadores, estudiantes), y éstos a su vez pueden determinar la forma de gerencial la organización y de gestionar la comunicación.

1.3.5. Formas de Comunicación

La comunicación se presenta, de infinitas maneras a lo largo de toda nuestra vida. Es la forma de entendernos, tanto emitiendo como de recibiendo mensajes ya sean orales, visuales, escritos, a través de símbolos, sonidos, gestos, entre otros. De esta forma, la misma se puede clasificar en comunicación verbal y no verbal.

La comunicación verbal puede realizarse de dos formas: oral: a través de signos orales y palabras habladas o escrita, por medio de la representación gráfica de signos. Hay múltiples formas de comunicación, incluso los gritos, silbidos, llantos y risas pueden expresar diferentes situaciones anímicas y son una de las formas más primarias de la comunicación entre los seres humanos.

Asimismo, la comunicación escrita también puede variar (ideogramas, jeroglíficos, alfabetos, siglas, cartas, correos electrónicos, mensajes de texto, entre otros). Desde la escritura primitiva ideográfica y jeroglífica, tan difíciles de entender por nosotros; hasta la fonética silábica y alfabética, más conocida, hay una evolución importante desde el crecimiento acelerado de la tecnología de la comunicación.

En cuanto a la comunicación no verbal, ésta se realiza a través de multitud de signos tales como: imágenes sensoriales (visuales, auditivas, olfativas), sonidos, gestos, movimientos corporales. De acuerdo al trabajo desarrollado por algunos investigadores entre el sesenta y el setenta por ciento de lo que comunicamos lo hacemos mediante el lenguaje no verbal, ya que en incluso cuando hablamos realizamos gestos que afirman el mensaje a transmitir. Dentro de las características de la comunicación están:

• Mantiene una relación con la comunicación verbal, pues suelen emplearse juntas.

• En muchas ocasiones actúa como reguladora del proceso de comunicación, contribuyendo a ampliar o reducir el significado del mensaje.

• Los sistemas de comunicación no verbal varían según las cultura

• Generalmente, cumple mayor número de funciones que el verbal, pues lo acompaña, completa, modifica o sustituye en ocasiones. (Comunicación Verbal y No Verbal. [Artículo en línea], s/f)

• En las organizaciones, la información tomando en cuenta la forma y los medios que se utilice para comunicarla permite: estructurar, planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos, convirtiéndose en un instrumento de retroalimentación para la evolución y el control de la organización. Actúa como puente de unión entre el ambiente y la organización, disminuyendo significativamente la inseguridad laboral, y mejora las relaciones entre el personal que integra a la organización. De acuerdo a lo expuesto Sayago, L. (s/f) propone diversas formas de comunicación en las instituciones:

• Comunicación Escrita: Es clara, precisa, completa y correcta; se califica como información de primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una mejor comprensión en la información. Esta puede darse a través de:

• Carta: es el medio más usado dentro de la organización para las personas ausentes, en la cual se comunica alguna cosa de interés personal o grupal.

• Memorando: es el medio más usado, que lleva como objetivo el recordar mensajes o información con referencia a instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro de la organización.

• Carteleras: son calificadas como un factor clave en la organización, allí se suele manejar información a través de otros medios sobre actividades de motivación o mensajes de interés general para los empleados y directivos, algo muy importante para que éstas funcionen, se debe tener en cuenta su ubicación; es decir la empresa establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo de personal.

• Revista: es una forma de comunicación tradicional más común y con mayor aceptación dentro de la empresa, en la cual se propicia la participación activa de todas las actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines a la comunicación; en las revistas se consigna la realidad de la organización.

• Periódico: envuelve un área de conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la información.

• Boletín: es un medio de comunicación donde se maneja información especializada para los públicos internos y externos de la organización.

• Comunicación Masiva: Es la comunicación permanente que genera mensajes y noticias de manera específica, coherente, directa y sincera, para los públicos internos y externos de la organización. Esta se da por medio de:

• Entrevista: es uno de los medios más utilizados dentro de la organización para la selección del personal; en otros casos la entrevista es empleada como un instrumento preliminar para estructurar la comunicación interna; ahí se puede aplicar una conversación específica para determinar los elementos que pueden intervenir en los problemas que aquejan a la organización en ese ámbito.

• Reuniones: se puede definir como una comunicación directa, donde intervienen más de dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los integrantes de la organización, donde se retroalimentan, se transfiere información de interés general y lo más importante se toman decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el beneficio de la organización.

• Circuito cerrado de televisión y radio: medios de comunicación que tiene como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de información suele desarrollares en la comunicación no verbal.

Tomando en cuenta los canales de comunicación que se utilicen en las organizaciones ésta puede fluir vertical u horizontalmente, formal e informal, ascendente y descendente.

1.3.6. Comunicación Organizacional.

En cuanto al nivel de Comunicación Institucional u organizacional, Bonilla, (2003), sostiene "que es la comunicación que se establece para dar a conocer la información de la organización en cuanto a políticas, objetivos, lineamientos de trabajo y toda la información que permite el funcionamiento de la organización, tanto la interna para el colectivo laboral como para el público externo con que se relaciona.(p.52).

Son los procesos de comunicación que se dan en una organización o institución, a partir de la labor de un especialista en esa área. Traza políticas de comunicación para lograr buenas relaciones de trabajo que tributen a la eficacia y eficiencia de la institución.

La Comunicación masiva global, "es la comunicación de masas; la cual tiene por fuente una organización formal (institucional) y como emisor un comunicador profesional, que establece una relación unidireccional y pocas veces interactiva con el receptor…]"(Ob.cit) (pag.12)

No obstante, es necesario aclarar que según los autores precitados, para que existan estos niveles comunicacionales, hay incidencias de factores interviniente en el proceso comunicativo, entre las cuales vale citar a: el número de personas que intervienen, la proximidad física, la inmediatez con la que recibimos una respuesta del interlocutor, es decir, la inmediatez de la retroalimentación y los canales sensoriales que participan en el proceso.

Es necesario no perder de vista que la comunicación no siempre es eficaz, sino que en ocasiones aparecen algunos obstáculos que conspiran contra ella, éstos actúan como barreras, llevando incluso a extorsionar o darle un significado distinto o incorrecto al mensaje, por lo que en la teoría de la información se presupone la presencia del "Ruido" para cuando existen algunas dificultades en la Comunicación, definiéndose como." todo lo que altera el mensaje e impide que éste llegue correcta y fielmente al destinatario, todo lo que perturba la comunicación, la obstaculiza, la interfiere o la distorsiona.

1.3.7. Flujo de la Comunicación en la Organización

Los flujos de la comunicación en una organización se producen a través de redes formales, en la que se sigue el camino trazado por la relación de los roles definidos en el organigrama, y redes informales, que surgen al interior de la organización, sin planificación y al margen de los conductos oficiales. De acuerdo a lo manifestado en la investigación realizada por Fuenmayor (2008) la comunicación en las organizaciones puede fluir vertical (ascendente y descendente) u horizontalmente:

• DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones, Van desde gerente, supervisor, empleados, obreros, técnicos, entre otros.

• ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma opuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporciona retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la misma.

Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

• LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos. (p s/n)

En la comunicación horizontal, existe intercambio lateral de mensajes, entre personas que se encuentran a un nivel semejante dentro de la organización, y los mensajes están en relación con la tarea o con factores humanos (coordinación, participación en la información, solución de problemas o arreglo de conflictos).

Por otro lado, Alcorta y Mantinian (ob. cit) establecen que en las instituciones la comunicación se divide en interna y externa, y que además se puede considerar en el ámbito público y privado, el primero se relaciona con las organizaciones sin fines de lucro, pertenecientes al estado o a la sociedad (ministerios, instituciones educativas: universidades, escuelas, entre otras), el segundo hace referencia a las empresas que tienen un fin mercantilista y de negociación.

Sin embargo, aun existiendo tales diferencias, la comunicación se encuentra inmersa en el ámbito laboral de estos sectores, en el que se ve involucrado el comportamiento y la conducta de las personas. Según lo expuesto por las autoras, la comunicación institucional se presenta de la siguiente manera:

• Comunicación Interna: son actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes que se originan a través de los diversos medios de comunicación empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las metas establecidas por la organización. Además abarca dos factores fundamentales:

• Una función operativa, cuantitativa, que asegura el tratamiento, la difusión y el flujo óptimo de la información en la empresa; es la gestión de los sistemas de información, dentro de la institución.

• Una función de "estímulo", cualitativa, que anima, completa o cortocircuita las redes anteriores y que se está más dispuesto a confiar a prestatarios externos. (p. 38)

Dichas factores son esenciales para la institución, ya que permiten no sólo para afianzar la identidad corporativa, sino para transmitir autoridad y lograr la cooperación del personal en el desarrollo de las tareas y responsabilidades en el trabajo, fortaleciendo de esta manera el contacto interpersonal, mejorar el entendimiento para el logro de las metas y objetivos de la organización.

• Comunicación Externa: referida a todas aquellas comunicaciones que están dirigidas a sus públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización. Ésta se logra a través de la: "armonización de los intereses de la institución con los de sus públicos externos, será la que permitirá el logro de los objetivos de ambos y a través de ello la consecución del desarrollo nacional" (p.40)