Plan de Mejoras para la Información y Comunicación en las Aldeas Bolivarianas. Venezuela (página 2)

El buen manejo de la comunicación interna y externa no depende únicamente de la gestión gerencial, sino de todas aquellas personas que intervienen en la institución y que persiguen un mismo objetivo, una visión compartida con el fin de establecer la confianza y la motivación en los empleados. La comunicación, representa una estrategia importante para el éxito de toda institución, y tener claro cuáles son los fines de la comunicación institucional u organizacional ya es un punto a favor de las competencias gerenciales. Sin embargo, se debe tomar en cuenta todos aquellos factores que puedan intervenir desfavorablemente en el desarrollo de la comunicación institucional, para fijar de una manera acertada los lineamientos que respondan a las necesidades comunicacionales de la organización.

1.3.8. Barreras de la Comunicación

Las barreras de la comunicación están representadas por todos aquellos factores que impiden la comunicación, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de misma. Es a partir de allí, donde el flujo de la comunicación, se transforma en un factor determinante para el triunfo o fracaso de las organizaciones. Éstas pueden ser: Barreras semánticas, Barreras fisiológicas, Barreras psicológicas, Barreras físicas y Barreras administrativas. Trejo ( ob.cit)

• Barreras semánticas: tienen que ver con el significado de las palabras; cuando no precisamos su sentido, éstas se prestan a diferentes interpretaciones y así el receptor no interpreta lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica.

• Barreras fisiológicas: son aquellas que impiden emitir o recibir con claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o del receptor. Tales defectos pueden afectar cualquiera de los sentidos, ya sea en forma total o parcial.

• Barreras psicológicas: hay muchos factores mentales que impiden aceptar o comprender una idea, algunos de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los demás sospecha o aversión, preocupación o emociones ajenas al trabajo, timidez, explicaciones insuficientes, sobre valoración de sí mismo.

Es importante resaltar, que todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o rechace las ideas que le han sido comunicadas. En ocasiones es necesario explicarle para convencerla. Algunas de las causas que contribuyen a formar barreras psicológicas son: uso de conocimientos precisos y detallados, Facilidad en el uso del lenguaje, maneras demasiado formales, apariencia física imponente e interrumpir a los demás cuando hablan

• Barreras físicas: la distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las interferencias en el radio o en el teléfono. Es preciso tratar de eliminarlas lo más posible, ya que las mismas están relacionadas directamente con el entorno o medio ambiente y el canal que se utilice para comunicar las ideas.

• Barreras administrativas: son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales. Para evitar que esto ocurra es indispensable: Aclarar anticipadamente las ideas, antes de comunicarla; Mostrar interés en la retroalimentación, para verificar si el mensaje se recibió bien o no, si la reacción del receptor es la deseada; Especificar la verdadera finalidad de la información a comunicar, entre otros. Trejo (ob.cit.)

Actualmente se hace referencia a la barrera tecnológica (tal es el caso de algunas instituciones educativas públicas) están relacionadas con la no existencia de las Tecnologías de la Información y Comunicación: Internet, Intranet restringiendo el campo de acción en el proceso comunicacional de la organización, limitando en ocasiones las relaciones internas y con el entorno, incluso las líneas de acción que permitan coordinar la comunicación institucional, aún más cuando se trata de organizaciones descentralizadas.

De acuerdo con Herrera, L., (2007) en el ser humano existen dos reacciones emocionales a la tecnología, denominados: Tecnófila y Tecnofobia. En el caso de la Tecnofobia, la autora refiere que se trata del "rechazo de una persona al uso de cualquier tecnología que, no habiéndola utilizado en la infancia, haya pasado a formar parte de su vida personal y profesional". Esta actitud que las personas tienen frente a la tecnología representa un aspecto negativo para los valores y la interacción social, ya que puede generar desigualdades entre quienes consideran que la tecnología mejorará el mundo y aquellos que ven a este fenómeno como una forma de descontrolar a la sociedad. (p. s/n)

Por otro lado, la tecnófila puede manifestarse de diferentes maneras que van desde un impulso irracional por adquirir todo aquello que está en la punta del avance tecnológico, hasta aquellos que han encontrado en las tecnologías una forma de resignificar un entorno vacío y carente de experiencias valiosas. Para Sáenz, E. (s/f) las nuevas tecnologías "han pasado a formar parte de las denominadas adicciones psicológicas o adicciones sin drogas", y sólo se relaciona con conductas descontroladas hacia el uso de la tecnología pero que en el ser humano genera satisfacción y placer, que en consecuencia puede provocar rompimiento en las relaciones humanas y organizacionales.

Sin embargo, el avance que ha adquirido la tecnología en el aspecto comunicacional es cada vez mayor, de alguna forma quienes están en ese mundo han mejorado sus habilidades interpersonales (Dobkin y Pace, 2003, p. 6). En el ámbito organizacional o institucional, se espera que los mensajes se transmitan e interpreten de forma simultánea, permitiendo que el flujo comunicacional sea más eficaz entre quienes integran la organización.

1.3.9. Comunicación Efectiva

La comunicación efectiva se da cuando a través de buenas destrezas y formas de comunicación, se logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. En ella, el transmisor y el receptor codifican de maneja exitosa el mensaje que se intercambia, es decir, que la comunicación fluye sin que existan algún tipo de barreras. Se considera que existe una comunicación efectiva, cuando se cumplen los siguientes elementos o características:

• El mensaje que se desea comunicar llega a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlos.

• La consecuencia de la comunicación es el cambio de la conducta esperado en el receptor.

• Cuando no es unilateral, sino que estimula la retroalimentación al mensaje enviado (mensaje de retorno), ya que es igualmente importante saber escuchar, como saber hablar.

• Cuando existe coherencia entre el lenguaje verbal y el corporal.

• Cuando se ha escogido el momento, las palabras y la actitud apropiada. (González, s/f, p. 2)

La comunicación efectiva contribuye a:

• Reducir los errores.

• Reducir el estrés físico y mental.

• Incrementar la motivación.

• Crear buenas relaciones impulsar el trabajo en equipo.

• Resolver los problemas de manera más rápida.

• Promover la creatividad y la productividad.

• Identificar y satisfacer los intereses de las partes.

• Mantener la atención disciplinadas hacia los problemas principales y evitar que las personas desvíen el interés de cosas esenciales para enfocarse en asuntos triviales.

1.3.10. La Comunicación Efectiva en las Organizaciones

La comunicación en las organizaciones es indispensable en todos sus niveles de funcionamiento, ya que es una herramienta estratégica al tener la responsabilidad de los mensajes y medios que se emplean los diversos actores que expresas decisiones, dan indicaciones, emiten juicios, entre otros. En este sentido, Rodríguez (2006) expresa lo siguiente la comunicación en las organizaciones es:

Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos. (p s/n)

La intención de comunicar o informar algo se constituye en el primer paso a seguir en la comunicación dentro de las organizaciones, seguido del contenido o sentido de las palabras escritas o habladas, o de los símbolos que posean un lenguaje claro y preciso, a fin de lograr que el mensaje sea comprendido efectivamente. La comunicación efectiva en las organizaciones, se vale de herramientas tales como:

• La Comunicación Interna: actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes originados por los diversos medios de comunicación, con el objetivo de proveer comunicación, unión, motivación.

• La Comunicación Externa: actos comunicativos dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.

• Las Relaciones Públicas: actividades y programas de comunicación creados para sostener buenas relaciones con los diferentes públicos de la organización.

• La Publicidad: mensajes emitidos a través de medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.

• La Publicidad Institucional: actividad de las relaciones públicas, que evoca en los públicos una imagen favorable de la organización.

En el proceso de comunicación dentro de las empresas u organizaciones, es imposible evadir que en ellas existe una diversidad de formas de relación entre quienes forman parte de las mismas, utilizando la motivación como parte importante de la acción efectiva de los integrantes de la organización, en función del logro competitivo y eficaz de las empresas.

Por consiguiente, el contenido de los mensajes y la forma de cómo éstos sean transmitidos repercute en la fase de reacción del receptor. De allí, la importancia de conocer el ambiente, el tipo de individuos, cuáles son sus intereses, entre otros, a fin de determinar el qué se va a decir, cómo se dirá y a través de qué medios se transmitirá el mensaje de forma más idónea y acertada. Es por ello que, la comunicación en las empresas: "depende de la importancia del mensaje a transmitir, la extensión y la distribución del grupo a quien se destina el mensaje y la eficacia inherente al medio o medios empleados" Breath (citado en Rosas, 2005, p. 04)

La persuasión es otro elemento para motivar la acción dentro de las organizaciones, y depende directamente de quienes tienen la responsabilidad de asumir el rol de emisor sea cual sea su cargo. En este sentido, debe saber comunicarse poniendo en ejercicio elementos como: la inteligencia, la educación y la claridad en la expresión, de allí surge la confianza que está directamente relacionada con los diferentes niveles de comunicación.

Tomando en cuenta que la persuasión es una herramienta que se utiliza para cambiar o transformar actitudes, conductas o percepciones, existe la necesidad de evaluarla. Al respecto Breath (citado en Rosas 2005) manifiesta lo siguiente:

• La comunicación se debe basar en realidades y conocimientos. Evite la evidencia falsa, distorsionada e irrelevante – Es necesario obtener la información más completa y verídica sobre lo que se va a comunicar e informar.

• Se debe contar con apoyo verbal. Evite la argumentación sin este apoyo – Dar argumentos sin pruebas o razones a través de ejemplos, testimonios o base para emitir opiniones, es generalizar, las cuales pueden conducir a malos entendidos por ser ambiguas y prestarse para ser interpretadas de diversas maneras.

• Ser auténtico. Evite presentarse como experto cuando no lo es – La falsedad, la mentira y la deshonestidad siempre será una falta de ética y una clara evidencia de ello es hablar de lo que no se sabe.

• Dar fe de lo que se dice y lo que se ha vivido. Evite las apelaciones a la emoción que no se sustentan por razones – Aunque son importantes para motivar a las personas a sentirse orgullosos de pertenecer a la organización y trabajo, respetar al prójimo, entre otros, se debe hacer con precaución y basado en hechos.

• Presentar las dos caras de la moneda. Evite omitir o distorsionar los efectos negativos de una propuesta – Presentar las bondades y debilidades del plan propuesto, así cada quien sabrá como colaborar cuando se requiera.

• Hay que ser conscientes de la complejidad de las relaciones humanas. Evite polarizar los asuntos o situaciones – Los asuntos humanos son muy complejos y no se les debería reducir a opciones predeterminadas.

• Recomiende lo que ha vivido y experimentado. Evite recomendar lo que no se crea Por cuanto la forma en que lo diga evidenciará en algún momento su falta de compromiso con lo que dice.

1.3.11. Funciones de la Comunicación Efectiva en las Organizaciones.

• Función descriptiva: investiga y expone el estado de los procesos comunicativos, o la concepción de las situaciones en los diferentes ámbitos de la organización.

• Función evaluadora: explica las razones por las cuales los diferentes ámbitos actúan de la manera en que lo hacen. Es la ponderación de los elementos que influyen en los procesos comunicacionales que se están produciendo.

• Función de desarrollo: analiza cómo reforzar aquello que ha sido evaluado como acertado y mejorar lo que fue considerado erróneo, y propone, además, la forma de realizarlo.

Tal es la importancia del grado comunicacional que debe existir en una empresa, que Stephen Covey, considera que una organización constituida por personas que practican los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva (ser proactivo; Empiece con un fin en la mente; Establezca primero lo primero; Pensar en ganar – ganar; Procure comprender y después ser comprendido; La sinergia, afile la sierra). Destaca entre sus múltiples características el contar con sistemas de información para mantenerse al tanto de las necesidades y puntos de vista de empleados, clientes, proveedores, accionistas y la comunidad donde operan. Así como propicia el intercambio de información y la cooperación entre los diferentes departamentos y/o unidades de la empresa.

1.4. La información. Definición

La información es aquella que está constituida por un grupo de datos que han sido previamente supervisados y ordenados, y que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o ente. La información está destinada a permitir resolver problemas y tomar decisiones, debido que toda ella es de aprovechamiento racional y hace que sea base de conocimiento. Lucey (1987. P. 45)

Por lo tanto, otra perspectiva indica que la información es un recurso que otorga significado o sentido a la realidad, porque posee códigos y conjuntos de datos, que dan origen a los modelos de pensamiento humano.

Existen diversas especies que se comunican a través de la transmisión de información para su supervivencia; la diferencia para los seres humanos radica en la capacidad que tiene el hombre para armar códigos y símbolos con significados complejos, que conforman el lenguaje común para la convivencia de la sociedad.

Todos los datos son percibidos a través de los sentidos y cuando éstos se integran, terminan por generar la información que se necesita para producir el conocimiento.

1.4.1 Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Un sistema de información gerencial (SIG), según Lucey (1987):

Es una herramienta informática con la finalidad de informar y comunicar de forma apropiada a los directivos de todos los niveles de una organización para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables. (p.185).

Los SIG son una colección de sistemas que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. La información es la base del funcionamiento de toda la organización, mientras mejor sea la información en una organización, ésta podrá administrar mejor sus recursos, la información es ventaja competitiva, permite tomar decisiones efectivas respecto al devenir de la organización, el sistema de información gerencial permite el establecimiento de los indicadores de gestión.

Rufasto (2002) señala la importancia de contar con un sistema de inteligencia de información, el cual define como "…sistema de obtención y registro de datos relevantes para las actividades de nuestra empresa…" (p.34); así se recalca la necesidad de contar con un excelente equipo de inteligencia de la información. Es por ello que si la organización lleva cabo sus tareas apoyándose en la tecnología de información, sus procesos serán más rápidos y confiables. La información resultante tiene mayor movilidad, accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras relevan a los empleados de numerosas actividades repetitivas y aburridas, permitiéndoles aprovechar mejor su tiempo actividades que agregan más valor.

Según Waterfield & Ramsing (1998), un SIG es una "Serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieran." (p. 4), esta última parte, es la principal característica del sistema de información, tiene que llegar a los usuarios, caso contrario una adecuada recolección y procesamiento de datos de nada servirá si no llega a las manos de quien la solicita en el tiempo establecido.

Un sistema de información no implica solamente el uso de un programa de computadora y la capacitación para el mismo, implican la comunicación entre las personas sobre situaciones que afectan el trabajo y el desempeño de los miembros de la organización.

Todas las funciones gerenciales como lo son la planeación, organización, dirección y control son necesarios para un buen desempeño organizacional, en especial la planeación y el control son necesarios los sistemas de información gerencial en las organizaciones. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

• Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

• Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

• Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

• Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

Actualmente la alta gerencia de una organización está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas.

Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha con llevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Considerando el inmenso volumen, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas

Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos.

En resumen el funcionamiento de un buen Sistema de información y Comunicación debe estar diseñado en concordancia con las características, necesidades y naturalezas de las entidades, así como de acuerdo con los requerimientos establecidos para la información oficial contable y estadística, es flexible al cambio, puede estar total o parcialmente automatizado, provee información para la toma de decisiones, cuenta con mecanismo de retroalimentación y de seguridad para la entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de la información facilitando y garantizando su transparencia. El flujo informativo circula en todos los niveles de la organización ascendente, descendente, transversal y horizontal.

1.4.2. Situación del proceso de información y comunicación en las Aldeas Bolivarianas.

Las organizaciones no pueden existir sin comunicación, de ahí que se puede afirmar con certeza que cada acto de comunicación influye de alguna manera en la misma. Según Bartoli A. (1997.p.35). Partiendo de enunciado en las dos Aldeas Bolivarianas existentes en el Municipio Arismendi, del Estado Nueva, se observa muchas debilidades en el proceso comunicativo entre: El coordinador Aldea Juan Cancio Rodríguez y coordinador Aldea Luisa Cáceres de Arismendi, docentes colaboradores de ambas aldeas y coordinadores de las mismas y por ende esta situación llega hasta las y los triunfadores de cada una de los programas (PNFE) y carreras que ahí se imparten. Es decir comunicación horizontal y descendente.

Todo esto origina que la transmisión de información y comunicación con sentido entre las personas que integran las aldeas bolivarianas de este municipio carezcan de una buena, eficaz, veraz y oportuna información y comunicación obviando que ésta es el único medio mediante el cual se expresan informaciones e ideas de acuerdos, lineamientos y directrices emanadas desde la sede principal de la Misión Sucre Nueva Esparta, así como también información desde el nivel central y de ahí a los coordinadores de aldeas.

Relacionado con lo anterior, el mismo actor considera que la comunicación "…es el acto de relación entre dos o más sujetos mediante el cual se evoca en común un significado".

R. David (1997) plantea una distinción útil entre dos tipos de comunicación: la eficaz y la buena. La comunicación eficaz se da cuando el emisor logra del receptor los resultados deseados. En ella su objetivo es influir en el receptor para conseguir la influencia que quiere. La buena comunicación se efectúa cuando la comprensión del receptor coincide con el significado que el emisor desea transmitir. En la buena comunicación la comprensión es la meta que se alcanza.

Según estos planteamientos carecen de todo uso, aplicabilidad, manejo y puesta en práctica es estas dos Aldeas Municipales de Arismendi.

Muchos han sido los contratiempos que se han generado por la debilidad en la información y comunicación, en reiteradas oportunidades en que se han realizado reuniones entre los coordinadores y docentes colaboradores se ha tocado este punto pues las situaciones confusas que ha originado repercute de manera directa en el buen desarrollo institucional de éstas.

Conclusiones parciales del capítulo I

• La comunicación como parte fundamental de toda sociedad que siempre es dinámica económica, política, social y cultural en todo el mundo le exige a las instituciones de educación superior, el adoptar un proceso reorganización comunicacional e informativo cuyos principales objetivos deben dirigirse a establecer una organización funcional eficaz y eficiente que simplifique la toma de decisiones y mejore los procesos de seguimiento, evaluación y control de comunicación por una parte de todos los entres que en ella hagan vida; y por la otra, también repercute en el ámbito académico, con el establecimiento de un efectivo sistema de evaluación y seguimiento.

• Existen diferentes autores que han propuesto enfoques metodológicos para mejorar la comunicación e información dentro de las instituciones, basada en procesos y estudios de gran utilidad para el mejoramiento continúo de las mismas debido a que la eficiencia de ella depende del buen funcionamiento de sus líneas de comunicación e información.

• A nivel mundial las Instituciones de Educación Superior han adoptado fundamentalmente modelos comunicativos dirigidos a la evaluación de la calidad para lograr la competitividad internacional, sin embargo, la gestión universitaria demanda cada vez más el empleo de propuestas metodológicas dirigidas no sólo al control y la evaluación administrativo, sino, en un enfoque más integrador, donde la comunicación e información cumpliría un papel importante dentro la organización.

• En la actualidad los centros de educación superior como en gran parte de organizaciones en nuestro país no existe un monitoreo continúo de los procesos que se desarrollan sino que se va a los resultados que se obtienen, tal vez por lo difícil, aunque no imposible, que resulta llegar a identificar los integrantes que actúan tanto vertical como horizontalmente que se desarrollan en un centro educacional superior.

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Waterfield & Ramsing (1998). Administración de sistemas de información. Editor Alfaomega. México

Autor:

Profa: Luisa Teresa Luna Figueroa

TESIS PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN DIRECCION

Porlamar, mayo 2014