Evaluación y propuesta control documentos, gestión patrimonial

Resumen

La investigación realizada en C.V.G. FERROMINERA DEL ORINOCO, específicamente se desarrolló en la Coordinación General de Gestión Patrimonial y estuvo orientada hacia la evaluación de la situación actual del control de documentos y elaboración de propuesta de control centralizado de información d. Para ello se realizo un estudio de la situación actual con el fin de saber la problemática que presentaba. La metodología utilizada en el estudio fue un diseño del tipo descriptiva y toda la información se obtuvo a través de las técnicas de observaciones en Gestión Patrimonial. Los resultados obtenidos reflejan problemas en cuanto a la metodología empleada con el manejo de información utilizada en esta área, ya que no aplican ningún procedimiento de trabajo, hecho que puede ser mejorado para optimizar el trabajo.

Palabras Claves: Organización, información, procedimiento, metodologías, control y orden.

Introducción

FERROMINERA ORINOCO es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela, dedicada a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde se provee a una acería y cinco plantas de reducción directa y se exporta a diversos países ubicados en Europa, Asia y América Latina.

  Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas por año y una explotación constante en las minas a cielo abierto, ubicadas en el Estado Bolívar. Esta con una Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el océano Atlántico, que puede almacenar hasta 180 mil toneladas métricas de mineral, lo cual le permite una capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas. Esta empresa garantiza el crecimiento de la cadena productiva del acero y propiciando la generación de productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo endógeno del país.

La empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A. en su afán de explotar la industria del mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y competitividad para abastecer mercados nacionales e internacionales que resulten económicos y estratégicamente atractivos, ha venido desarrollando una política de sistemas y tecnología propiciando la instalación de tecnología de vanguardia que apoyen las estrategias de la empresa en procura de obtener el mejoramiento continuo de sus procesos productivos; ésto, a través de la implementación de sistemas de monitoreo, salas de control, automatización y despachos de cargas entre otros.

Hoy día se esta viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitan de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.

Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información se puede tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

En este trabajo se pretende estudiar la situación que presenta la Coordinación General de Gestión Patrimonial en cuanto al control de documentación, así mismo los métodos y sistemas que este departamento utiliza. De igual forma se evalúa la información que esta contiene, para ver si esta cumple con todo los procedimientos establecidos por la empresa, y también verificar si existe actualización de documentos (esto incluye , clasificación acorde a la propiedad de la información del índice de archivo, orden del contenido de la información almacenada en los archivo, vale decir que la información debe llevar un orden cronológico, al momento de ser archivada, también se estudia la metodología para el envió y recibo de la información de esta Coordinación )

Esta investigación es importante puesto que permitió conocer la situación problemática que estaba sucediendo, y gracias a ello se propuso nuevas técnicas de sistemas de control de documentación.

CAPÍTULO I

El problema

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

C.V.G FEROMINERA ORINOCO C.A.( Ferrominera) esta conformada por diferentes áreas funcionales, administrativas y operativas las cuales tiene como responsabilidad la explotación de la industria del mineral de hierro y derivados, para abastecer oportuna y suficientemente a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales que resulten económicos y estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y contribuir al desarrollo económico del país.

Dentro de la estructura funcional de Ferrominera se en encuentra la Coordinación General de Gestión Patrimonial (Gestión Patrimonial), encargada de asegurar la administración centralizada de activos, bienes inmuebles y participaciones de la empresa.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.

La Coordinación General de Gestión Patrimonial en la búsqueda de la mejora continua de todos sus procesos internos, se plantea una revisión y rediseño del sistema de control de documentos generados y recibidos en la Coordinación General de Gestión Patrimonial.

Trabajando todos los conceptos que tienen que ver con el orden de información, vale decir, mejorando la metodología de trabajo existente e incluso implantar los procesos y procedimientos necesarios.

Por otra parte se analizaran la factibilidad de digitalizar la factibilidad de digitalizar la información de Gestión Patrimonial con vía de mejorar los procesos de control de documentos

3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

La clasificación de la información contenida en el archivo no responde a un criterio especifico de propiedad, de igual forma buena parte de la información que se genera en Gestión Patrimonial no esta debidamente archivada, no existe práctica de trabajo en cuanto a una metodología de arreglo de la documentación en la coordinación, no se sigue exactamente el Procedimiento 850-P-22 en el proceso de archivar la información, que deberían seguir ya que este manual forma parte del reglamento de Ferrominera. Existe un deficiente control de la correspondencia enviada y recibida. Y no existe control de los Correos enviados y recibidos.

También el volumen de información contenido en el archivo es abundante y contundencia a crecer, la búsqueda de datos e información se vuelve tediosa, por tanto se hace necesario adoptar un método de clasificación y ordenación de la misma que permite su fácil acceso a los distintos usuarios.

Por otra parte, la información de la Coordinación General de Gestión Patrimonial no esta digitalizada lo que dificulta modernizar el referido departamento

4. JUSTIFICACIÓN

Esta investigación es importante ya que permite avanzar en el proceso de modernización de las metodologías de trabajo ligadas con el control documental de Gestión Patrimonial, ya que en principio se busca una nueva forma de clasificación de las propiedades de Gestión Patrimonial , y una forma mas adecuada de almacenaje de información también una optimización y mejora de sistema de control de documentos, de igual forma Se permitirá un orden de control en los documentos enviados y recibidos, aparte de un fácil y rápido acceso a la información que se desea

5. LIMITACIONES.

El espacio de trabajo donde se realiza el estudio del proyecto es pequeño y se encuentran muchas personas allí trabajando, lo que dificulta un poco la elaboración del proyecto, por otra parte limitado uso de las computadoras

6. DELIMITACIONES.

Elaborar una propuesta de organización de información en la Coordinación General de Gestión Patrimonial, la cual debe observar; Tipo de información y propiedades como elemento básico de organización. Así como también analizar la metodología empleada en el proceso de resguardo de información, revisión interna y externa los medios físicos disponibles para el almacenamiento de documentos. Y la factibilidad de información.

7. ALCANCES.

Este estudio, permite determinar la situación actual en que se encuentran los documentos de la Coordinación General de Gestión Patrimonial, por otra parte la reclasificación o rediseño del archivo en función de una clasificación de propiedad, así como realizar una propuesta para un diseño de sistema de control de la información, para fácil acceso, rápida búsqueda y mayor orden de los documentos encontrados. Y elaborar propuestas de digitalización de la documentación de Gestión Patrimonial

8. OBJETIVOS

En el presente trabajo se presentaron los objetivos siguientes:

8.1 OBJETIVO GENERAL

• Evaluar la situación actual del control de documentos y archivo de la Coordinación General de Gestión Patrimonial de C.V.G. FERROMINERA DEL ORINOCO.

• Elaborar una propuesta de un sistema de control centralizado de documentos.

• OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Evaluar la metodología y medios de trabajo utilizados en el sistema de control de documentos y archivo de la Coordinación General de Gestión Patrimonial.

• Elaborar un nuevo índice de archivo con base en los tipos de propiedades.

• Realizar un procedimiento de control de documentación recibidas y enviadas en la Coordinación General de Gestión Patrimonial.

• Elaborar propuesta de ampliación de capacidad del archivo existente

• Diseñar propuesta de una base de datos para la búsqueda rápida del índice de archivo en Excel.

• Formular propuesta de digitalización de documentos de la Coordinación General de Gestión Patrimonial

CAPÍTULO II

Marco empresarial

1. RESEÑA HISTORICA

1926 Descubrimiento del cerro El Pao. El señor Arturo Vera, quien tenía un fundo en Las Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra, brillante, dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar machetes.  Simón Piñero, empleado de la firma Boccardo y Cia. de Ciudad Bolívar, acompaña mas tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras suficientes para enviar a los Estados Unidos.

1933 La Bethlehem Steel Co. hace las primeras perforaciones y se constituye la Iron Mines Company of Venezuela.

1939 Como resultado del potencial ferrífero de la región, el ejecutivo decreta zona reservada para la exploración y explotación del mineral de hierro los distritos Piar y Roscio del Estado Bolívar y el Territorio Federal Delta Amacuro.

1945 La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la U.S. Steel, inicia la exploración al este del Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack C. Lake.

1947 Folke Kihlstedt y Victor Paulik, exploran y obtienen el título del Cerro la Parida, nombre cambiado en 1948 por el de Cerro Bolívar.   Exploran igualmente los Cerros Rondón y Arimagua.

1949 Se funda la Orinoco Mining Company, subsidiaria de la U.S. Steel Corporation, de los Estados Unidos. El señor Mack C. Lake es designado como su primer presidente.

1950 El 24 de julio, el primer tren cargado de mineral efectúa el recorrido entre El Pao y Palúa.

1954 Se inauguran las operaciones de la Orinoco Mining Co.  El 9 de enero zarpa el buque Tosca con el primer cargamento comercial de mineral de hierro con destino a Fairless Works (U.S.A).  Ese año se exportan 3 millones de toneladas.

1968 Se inicia la construcción de la planta de briquetas de la Orinoco Mining Company.

1975 El 1ro. de enero queda nacionalizada la industria del hierro en Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque Tyne Ore con una carga de 17.417 toneladas de mineral de hierro con destino a Estados Unidos, el primer embarque después de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye formalmente la C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A.

1976 C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus operaciones como empresa responsable de la explotación y aprovechamiento del mineral de hierro en todo el territorio nacional.

1977 a 2006 ha cerrado operaciones de extracción en el Pao y se mantiene en Cd Piar, continua las mismas exportaciones a los despachos a trabes de trenes a distintas empresas como SIDOR, CONSIGUA, MATESI, OPCO, entre otras

2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones, Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro; y Puerto Ordaz, donde se encuentran la planta de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas, muelles y oficinas principales.( ver figura 1)

Figura 1: Mapa de ubicación de C.V.G FERROMINERA DEL ORINOCO.C.A

3 MISION

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., empresa del Estado Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de la industria del mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para abastecer oportuna y suficientemente a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales que resulten económicos y estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y contribuir al desarrollo económico del país.

4. VISION

Ser una empresa que satisface y responde oportunamente a las necesidades del mercado siderúrgico mundial, creando valor para el accionista, calidad de vida para sus trabajadores y bienestar para la comunidad.

5. VALORES

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., está comprometida con el desarrollo integral, humanista y sustentable del país, como actor fundamental del sector siderúrgico nacional, fortaleciendo este liderazgo en el trabajo, calidad, competitividad y responsabilidad, soportado en un personal cuyas actuaciones están regidas en estricto apego a la disciplina, honestidad, ética y respeto.

• TRABAJO: Realización eficiente y productiva de nuestras tareas y acciones, así como el trabajo     en equipo, la colaboración e iniciativa, son factores claves que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, a satisfacer las necesidades de nuestros clientes,  mejorar la calidad de vida de nuestra familia y desarrollo de la región y el país.

• RESPETO: Promovemos el mantenimiento de excelentes relaciones interpersonales hacia nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores e integrantes de las comunidades donde operamos, dentro de un marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos correspondientes.

• CALIDAD: Nuestro trabajo tiene que realizarse para obtener productos que cumplan con los requisitos de nuestros clientes internos y externos.

• COMPETITIVIDAD: Nuestra gestión debe ser de calidad, a fin de desarrollar ventajas ante nuestros competidores y mantenernos como un proveedor de mineral de hierro seguro y confiable.   La superación y formación del personal son elementos fundamentales que contribuyen a mejorar la competitividad de la empresa.

• RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: Comprometidos a cumplir con los deberes y obligaciones que nos exigen el trabajo y la misión de la empresa, con la palabra dada, con las normas y acuerdos establecidos, con la conservación del medio ambiente donde actuamos, con las obligaciones que tenemos con las comunidades donde se realizan nuestras operaciones, la región y el país.

• HONESTIDAD: Referencia moral para nuestras actuaciones en el trabajo, vida  familiar y social.

• ÉTICA: Las actividades se realizan con estricto apego a principios y valores morales, lo cual modela nuestra actuación ante el accionista, trabajadores, clientes, sindicato, proveedores, familia y comunidad.

6. POLITICAS DE LA EMPRESA

Dentro del marco que guía la gestión en todos los niveles de la organización, FERROMINERA ORINOCO  ha definido e implantado sus políticas en materia de Calidad, Comercial, Operaciones, Ambiente,  Personal, Prevención y Control de Riesgos, Financiera, Administrativa, Tributaria, de Compras y Sistemas y Tecnología,  para asegurar la satisfacción de sus clientes, la preservación de la salud de sus trabajadores y del medio ambiente.

6.1 POLÍTICA DE CALIDAD

Extraer, Procesar y Suministrar Mineral de Hierro cumpliendo con los requisitos acordados con nuestros clientes y mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la calidad de la organización.

6.2 POLÍTICA DE COMERCIAL

Mantener una óptima relación con sus clientes, basada en la equidad y la cooperación, en procura del beneficio mutuo y en un marco de buena voluntad, respeto y consideración entre las partes.

6.3 POLÍTICA DE OPERACIONES

Realizar sus procesos de producción considerando el óptimo aprovechamiento de los recursos y cumpliendo los requisitos de calidad, cantidad y oportunidad comprometidos, en un marco de alta consideración hacia los trabajadores, el medio ambiente y las instalaciones de producción.

6.4 POLÍTICA AMBIENTAL

La conservación del medio ambiente es una necesidad básica y en tal sentido

asume los siguientes compromisos:

• Extraer, procesar y suministrar mineral de hierro en forma sustentable y con un desempeño responsable, promoviendo el equilibrio entre sus actividades de minería a cielo abierto y el ambiente circundante, incluidas las comunidades vecinas.

• Adoptar un Sistema de Gestión Ambiental siguiendo lineamientos de la Corporación Venezolana de Guayana.

• Asegurar un adecuado desempeño ambiental por parte de nuestros proveedores de bienes y servicios.

• Realizar y apoyar la cooperación, el entrenamiento y la motivación ambiental en las partes interesadas de la organización a fin de adoptar prácticas compatibles con la prevención y el control de la contaminación.

• Promover acciones cónsonas con la naturaleza y magnitud de aspectos e impactos ambientales identificados y asegurar niveles de la calidad ambiental exigidos en las regulaciones vigentes.

• Promover la incorporación de la variable ambiental en los nuevos proyectos que desarrolla la empresa.

6.5 POLÍTICA DE PERSONAL

Disponer del recurso humano requerido, tanto en calidad como en cantidad, para el logro de sus objetivos estratégicos, propiciando las condiciones necesarias para mantener el personal idóneo  a través de:

• La formación y desarrollo de las competencias requeridas,

• La administración de la compensación y beneficios de acuerdo a las políticas corporativas,

• La adecuación de la estructura organizacional.

6.6 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Mantener un ambiente laboral apropiado, ofreciendo las condiciones y factores de seguridad y salud ocupacional donde, trabajadores, contratistas y visitantes, desempeñen sus actividades de forma productiva y responsable, mejorando continuamente la gestión dentro del marco legal vigente.

6.7 POLÍTICA FINANCIERA

Asegurar la captación, disponibilidad y administración de los recursos monetarios, de manera eficiente, necesarios para el desarrollo de sus actividades; así como también para impulsar oportunidades de crecimiento y competitividad de la organización que a su vez generen bienestar a todos sus componentes

• POLÍTICA ADMINISTRATIVA

Asegurar que todos los procesos administrativos de la empresa se realicen de manera transparente, eficiente y efectiva, en procura de apoyar los procesos del negocio, en un marco de alta cooperación con los entes internos y externos involucrados.

6.9 POLÍTICA TRIBUTARIA

Mantener una adecuada planificación y control tributario, que garantice la solvencia de la empresa dentro del marco jurídico vigente.

6.10 POLÍTICA DE COMPRAS

Mantener una relación de mutuo beneficio con sus proveedores dentro de las normativas legales vigentes, en un marco de alta transparencia en el proceso, en procura de las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la entrega de bienes y servicios.

6.11 POLÍTICA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA

Propiciar la instalación  de los sistemas de información y las tecnologías informáticas de vanguardia que sean de utilidad para el negocio, apoyando las estrategias de la empresa en procura de obtener ventajas competitivas y potenciar el mejoramiento continúo de sus procesos.

7. PROCESO DE PRODUCCION

La producción del mineral de hierro, se realiza en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los cuales se elaboran tomando como base  la cantidad y calidad de las reservas y la demanda exigida por los clientes. Para la evaluación de recursos, planificación y diseño de la secuencia de excavación en las minas se utilizan sistemas computarizados.

Los procesos involucrados en la explotación del mineral son: 

• EXPLORACIÓN

El paso inicial en la explotación del mineral de hierro consiste en la prospección y exploración de los yacimientos, con el propósito de identificar la cantidad de recursos   así como sus características físicas y químicas.                     

7.2 PERFORACIÓN

Esta operación se realiza con 4 taladros eléctricos rotativos que perforan huecos con brocas entre 0,11 m  y 0,31 m de diámetro a profundidades de 17,5m y patrones de perforación de 7mx12m y 10mx12m lo que permite bancos efectivos de explotación de 15 m de altura. 

7.3 VOLADURA

Se utiliza como explosivo el ANFO, sustancia compuesta por 94% de nitrato de amonio, mezclado con 6% de gasoil y el ANFOAL compuesto por 87% de  nitrato de amonio, 3% de   gasoil y 10% de aluminio metálico.  

• EXCAVACIÓN:

Una vez fracturado el mineral por efecto de la voladura, es removido por palas eléctricas desde los frentes de producción. Se cuenta con 5 palas eléctricas con baldes de 10,70 m3 y 3  con baldes de 7,6 m3. 

• ACARREO

Se cuenta con 22 camiones de 90 t de capacidad que se encargan de acarrear el mineral para depositarlo en vagones góndola ubicados en las plataformas o muelles de carga. El suministro de mineral de hierro  a la Planta de Trituración Los Barrancos se realiza con camiones de 170 t. 

8 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, C.A. (ver figura 2)

Figura 2; Esquema de la organización de la empresa C.V.G FERROMINERA del ORINOCO

9 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA EL ESTUDIO

La Coordinación General de Gestión Patrimonial cuyo objetivo es de asegurar la administración centralizada de activos, bienes inmuebles y participaciones de la empresa, a fin de velar por la conservación y rentabilidad de los mismos, identificando y promoviendo alternativas de acción para la toma de decisiones.

CAPÍTULO III

Marco teórico

1. ORGANIZACIÓN

La organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue, cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

2. INFORMACIÓN

Es un conjunto ordenado de datos los cuales son manejados según la necesidad del usuario, para que un conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar lugar a información, primero se debe guardar lógicamente en archivos.

2.1 FLUJO DE INFORMACIÓN

El flujo de información es el movimiento de información entre departamentos e individuos dentro de una organización y entre una organización y su entorno

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En el cual el equipo computacional es el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, que está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

• Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

• Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

• Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

4. METODOLOGÍAS DE TRABAJO

 La metodología de trabajo consiste en planificar y ejecutar un proyecto que beneficie a la empresa y guíe al equipo de profesionales para que los esfuerzos sean aprovechados al máximo, esta pueden incluir; análisis preliminar, diseño, codificación, puesta en mantenimiento y evolución

5. PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es la secuencia de acciones relacionadas entre sí, que ordenadas en forma lógica permite cumplir un fin u objetivo predeterminado.

6. PROCEDIMIENTO 850-P-22 DE FERROMINERA

El procedimiento 850-P-22 de Ferrominera nos establece que los documentos pueden ser; las correspondencia enviadas, recibidas y los correos electrónicos y deben estar ordenados de la siguiente manera:

6.1 LA CODIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

• El código para identificar la correspondencia generada en forma manual elaborada por Presidencia (Nivel I), las Gerencias Generales y Gerencias Staff (Nivel II), Gerencias (Nivel III), Superintendencias y Departamentos (Nivel IV), Jefaturas de Áreas y Jefaturas de Sección (Nivel V) que componen la estructura organizativa de la empresa está conformado por cuatro letras que identifican la unidad administrativa, cuatro dígitos consecutivos y dos dígitos que indican el año en curso, de la manera siguiente:

XXXX-9999/AA; donde

XXXX: Combinación de cuatro letras que identifican la unidad administrativa. Ejemplos:

PREG: Presidencia – Oficina Ciudad Guayana.

GGOP: Gerencia General de Operaciones.

GEPL: Gerencia de Planificación Corporativa.

APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz adscrito a la Gerencia de Calidad.

PLMI: Jefatura de Área Planificación y Desarrollo de Mina.

9999: Número consecutivo comenzando cada año desde el 0001.

AA: Año en curso. Ejemplo: 03 (año 2003).

• El código para identificar las carpetas del archivo de las unidades de los distintos niveles que componen la estructura organizativa de la empresa, está conformado por cuatro letras que identifican la unidad administrativa, dos dígitos que identifican el subgrupo y dos dígitos que identifican la carpeta, de la manera siguiente:

XXXX-SS-CC; donde

XXXX: Combinación de cuatro letras que identifican la unidad administrativa. Ejemplos:

PREG: Presidencia – Oficina Ciudad Guayana.

GGOP: Gerencia General de Operaciones.

GEPL: Gerencia de Planificación Corporativa.

APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz adscrito a la Gerencia de Calidad.

PLMI: Jefatura de Área Planificación y Desarrollo de Mina.

SS: Número consecutivo que indica el subgrupo al cual pertenece la carpeta o asunto.

CC: Número consecutivo que indica el número de la carpeta dentro del subgrupo.

• Las unidades administrativas que por motivos organizativos, cambien de adscripción, nivel y/o denominación, al igual que aquellas unidades nuevas, deben solicitar al Departamento de Gestión Organizacional la identificación de la unidad a fin de dar cumplimiento a las normas anteriormente descritas.

• Las excepciones en la codificación de la correspondencia relativa a las cuatro letras que identifican la unidad administrativa y a la naturaleza del cargo serán tramitadas a través del Departamento de Gestión Organizacional.

6.2 DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

• El código de la correspondencia tal como circular, memorando, fax y correspondencia externa es un consecutivo y debe ser registrado en el formato FERRO-5100 "Control de Correspondencia Enviada".

• El código de identificación y la fecha deben escribirse en el mismo momento en que se elabora la comunicación, no es conveniente usar sellos para la fecha o para el código de identificación.

• En caso de que se elabore una correspondencia y se decida no enviarla se anula el código, tanto en el formato de control como en el cronológico, incluyendo una página con el número de la correspondencia y la indicación de anulado en el espacio correspondiente en la carpeta.

• Los formatos prenumerados que sean anulados y que por razones legales, es necesaria su conservación en los registros de la empresa, se archivan en el número correspondiente al original y todas las copias que componen el juego, engrapadas en la mitad y con la palabra anulada en todas las hojas.

• Las correspondencias tales como: circular, memorando, fax y correspondencia externa deben ser elaboradas de acuerdo a los estándares anexos y debe tener como obligatorias (02) copias, una para la carpeta del cronológico y otra para la carpeta del asunto, con excepción de las correspondencias generadas por la Gerencia General de Proyecto y Construcción que se rigen por lo establecido en el procedimiento 871-P-08" Intercambio de Comunicaciones".

• En las correspondencias no debe indicarse que se está enviando copia al archivo o cronológico. Sólo si el caso lo amerita, se debe colocar al final de la correspondencia en el lado inferior izquierdo, la identificación de la carpeta en el archivo, antes de las iniciales de las personas que han preparado la correspondencia.

• Toda correspondencia debe estar redactada en forma clara y de fácil comprensión, debe tratar en lo posible un solo asunto para facilitar su clasificación y archivo. No debe tener borrones, tachaduras o enmiendas.

• Toda correspondencia debe contener al margen izquierdo al final del contexto las iniciales de las personas que han preparado la correspondencia, máximo tres (3) personas y de acuerdo a lo siguiente:

• Si quien firma también redacta, se colocan sólo las iniciales de la secretaria en minúscula y sin diagonal. Ejemplo: ml.

• Si quien firma no redacta, sino una tercera persona, se colocan las iniciales en mayúscula del redactor separado por la diagonal de quien transcribe en minúscula. Ejemplo: LAM/ml.

• Si quien mecanografía también redactó; se colocan sus iniciales en mayúsculas sin diagonal. Ejemplo: ML.

• Se pueden utilizar hasta tres (3) letras como iniciales de cada una de las personas reseñadas, para mejor identificación.

• Cuando se elabore una correspondencia que va firmada por una persona de un nivel de superior jerarquía del que la redactó, se debe:

• Colocar como código de la correspondencia el número de referencia de la unidad de mayor jerarquía y como referencia cruzada, colocar en el lado inferior izquierdo, antes de las iniciales de elaboración, el número de referencia de la unidad redactora.

• Registrarse en el formato FERRO-5100 "Control de Correspondencia Enviada" de ambas unidades.

• Archivarse en el cronológico de ambas unidades; quedando como obligatoria la copia del asunto sólo para la unidad que redactó la correspondencia.

• La correspondencia generada en forma manual debe contener lugar de origen y fecha completa, en el correo electrónico se genera automáticamente la fecha completa.

• Las circulares para delegación de autoridad deben indicar la fecha de inicio y terminación de la misma. A excepción de aquellos casos en que los motivos de ausencias no permitan colocar una fecha de conclusión. Al alcanzar la fecha de término, la delegación queda inmediatamente sin efecto. En caso de que el titular regrese antes de la fecha pautada, debe emitirse una circular de revocatoria aprobada por los mismos niveles que autorizaron la delegación.

• Las circulares para Nombramiento deben indicar la fecha de inicio del nombramiento, el nombre de la persona y el cargo que ocupará.

• Cuando se requiera enviar copia de una correspondencia a tercera(s) persona(s):

• En caso de correspondencia interna se debe señalar el nombre y cargo a quien fue enviada, a fin de que el destinatario esté informado a quien se le envió la(s) copia(s), antes de las iniciales de identificación.

• En caso de correspondencia externa el envío de las copias puede reflejarse en el original de la correspondencia, en aquellos casos en que sea estrictamente necesario.

• Cuando se requiera enviar una correspondencia oficial a una persona, la cual tenga un cargo común dentro de una unidad, se debe personalizar colocando primero el nombre de la persona y a continuación el cargo que corresponde.

• Toda correspondencia oficial que requiera ser enviada a una persona en particular y no al cargo, puede ser elaborada colocando solamente el nombre del destinatario.

• Toda correspondencia que contenga páginas de continuación debe tener el código de identificación y número de página en la parte superior derecha de la misma de acuerdo al siguiente ejemplo: GECA-0100/03

• El control de la correspondencia recibida en el caso de la Gerencia General de Comercialización y Ventas, Gerencia de Comercialización y Gerencia de Ventas se realizará al final de procesada la misma.

• Las correspondencias que requieran señal de recepción deben entregarse personalmente a la Unidad Receptora.

• Los formatos de controles de la correspondencia se pueden llevar en forma manual o en medios electrónicos y deben estar incluidos en el Índice de Archivo Los formatos son: FERRO-5120 "Control de Informes y Presentaciones", FERRO-5100 "Control Correspondencia Enviada", FERRO-5101 "Control de Correspondencia Recibida", FERRO-5140 "Control de Agenda de Reuniones", FERRO-5142 "Control de Resoluciones", y FERRO- 5149 "Control de Puntos de Cuenta".

• La correspondencia confidencial debe ser abierta por el Jefe de la Unidad excepto cuando esté autorizada la Secretaria, Oficinista y/o Responsables del manejo de la correspondencia.

• La correspondencia elaborada en papel puede ser enviada a través del correo electrónico como archivo adjunto, utilizando el scanner, en cuyo caso el correo electrónico no es considerado como correspondencia. Por tanto debe imprimirse el archivo electrónico de la correspondencia para la(s) carpeta(s) correspondiente(s). Las correspondencias enviadas de esta manera no requieren el envío adicional por otros medios, como por ejemplo: Fax o papel.

6.3 CORRESPONDENCIA OFICIAL POR EL CORREO ELECTRÓNICO

• Las correspondencias elaboradas en las plantillas del correo electrónico deben considerarse oficiales si:

• El emisor del correo es el Jefe de la Unidad remitente o persona a quien este autorice y el contenido del mismo constituye una solicitud de trámite a realizar por la unidad receptora.

• El Jefe de la Unidad receptora, sin importar el remitente, considere la comunicación como oficial.