Evaluación y propuesta control documentos, gestión patrimonial (página 2)

Las correspondencias enviadas y recibidas directamente en las plantillas del correo electrónico y consideradas oficiales según las normas establecidas, deben tramitarse a través de la Secretaria, Oficinista y/o Responsable del manejo de la correspondencia, quien la registra en el formato FERRO-5100 "Control Correspondencia Enviada" o formato FERRO-5101 "Control de Correspondencia Recibida".

6.4 EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS

• Todas las carpetas deben estar identificadas en la etiqueta como mínimo con el código y el nombre del asunto.

• Los archivos activos de la empresa deben contener una lista detallada de las carpetas que integran el mismo que se denomina "Índice de Archivo", en el cual se colocarán el tiempo de archivo (activo) y el período de retención (inactivo). Éste, podrá llevar, además, una carátula con el resumen de todos los subgrupos contenidos en el mismo, definiciones y/u informaciones que permitan manejar con eficiencia el archivo.

• El Índice de Archivo debe colocarse en la primera carpeta de la gaveta del archivo, no debe ser codificado y debe actualizarse según vigencia (permanece sólo el vigente). En caso que se requieran mantener las versiones anteriores u obsoletas, debe abrirse un asunto o carpeta para la conservación de los mismos previa identificación como material obsoleto.

• El Índice de Archivo debe ser impreso en su totalidad al momento de la revisión anual de los archivos o cuando sea necesario actualizarlo para incorporar o desincorporar carpetas y debe ser aprobado por el Jefe de la Unidad.

• El contenido de cada carpeta debe estar clasificado por asunto o materia y ordenado por fecha de recepción o por fecha de emisión de la correspondencia, colocando el último documento encima del anterior, a excepción de los cronológicos que deben ser ordenados por fecha de elaboración manteniendo la secuencia en la codificación. Cualquier otra excepción debe indicarse en el Índice de Archivos.

• Los archivos generales de la empresa deben estar clasificados por el tipo de información o asunto en donde los tres (03) primeros subgrupos son obligatorios, deben ser reflejados al principio de el Índice de Archivo no importando el orden en que sean colocados:

• Leyes, Decretos, etc.: en este subgrupo se incluye toda información que de una manera legisle, reglamente, regule o norme las funciones y actividades de la unidad administrativa. Se puede generar una Lista de Contenido para las carpetas que tengan más de un documento la cual se incluirá de primera en la carpeta y puede utilizarse como criterio de ordenamiento. Cuando exista un documento que amerite, de acuerdo a su relevancia, ser incluido en el Índice de Archivo, se le puede hacer una carpeta individual. En caso de no utilizar este subgrupo debe colocar "No Aplica".

• Correspondencia Recibida y Enviada: en el se incluyen todas las correspondencias cuyo contenido, tema, materia o asunto no este incluido en ninguno de los subgrupos en que esta dividido el archivo o trate de un asunto que no va tener mucha documentación o no se justifique la creación de una carpeta especial o subgrupo.

• Cronológicos: Incluye todas las carpetas de correspondencias (en el sentido amplio de la palabra) enviadas que se clasifican cronológicamente y se ordenan por el número de identificación o consecutivo. Se incluye en este subgrupo, la correspondencia enviada, los puntos de cuentas, resoluciones, faxes, facturas, formatos prenumerados, etc. Esta información no debe desincorporarse salvo por razones de espacio, cuidando de mantener activo al menos los dos últimos años más el vigente.

• En el caso que se requiera generar otros subgrupos, se sugiere pero no se restringe el uso ni se obliga a conservar el orden de los títulos que a continuación se mencionan:

• Informes, Reportes.

• Información Administrativa.

• Información Financiera.

• Inventario.

• Presupuesto, Proyectos.

• Personal.

• Comité, Comisiones.

• CVG y sus Empresas.

• Contratos y Asesorias.

• Proveedores.

• De ser necesario, se puede incluir en el Índice de Archivo, preferiblemente al final, una breve descripción del contenido de cada uno de los subgrupos a fin de facilitar la clasificación y ordenamiento de la información.

• El tiempo de archivo en los cronológicos debe ser permanente y en otras carpetas de cualquier subgrupo que se genera en el año en curso se le debe colocar un (01) año en tiempo archivo activo (siempre y cuando no tengan registros anteriores y se requiera evaluar el tiempo de permanecía en el archivo activo).

• En el Índice de Archivo los manuales existentes en las áreas no constituyen un subgrupo y no deben ser codificados de acuerdo a lo establecido en este procedimiento y se colocan al comienzo del mismo antes del primer subgrupo, indicando la ubicación del mismo.

• Cuando se requiera abrir una carpeta que sea continuación de otra existente, se debe identificar la carpeta con el código, asunto y debe colocar, adicionalmente, el año, número consecutivo o cualquier otro criterio correspondiente al mismo asunto que identifique el contenido de la carpeta (trimestre 1, 2, 3, 4; semana 1, 2, 3, etc.).

• Se debe mantener y conservar la documentación establecida en el artículo 44 del Código de Comercio.

• Las carpetas de los archivos específicos (en áreas donde aplique) deben estar codificadas de acuerdo con los requerimientos de cada área y se incluirán en la plantilla de Índice de Archivo, con excepción de los expedientes de compra ubicados en la Gerencia de Suministros, que lo controla a través del Sistema de Compras.

• El acceso al archivo activo o material documental en las unidades usuarias está permitido a la persona responsable y al Jefe de la Unidad; y en el caso de la Gerencia General de Comercialización y Ventas, además de la persona responsable, a los Coordinadores de Venta y de Mercado.

• Cuando se requiera desincorporar todos los registros de una carpeta de cualquier subgrupo del archivo activo para su envío al archivo inactivo y el asunto no sea necesario utilizarlo nuevamente, se debe identificar en el Índice de Archivo como carpeta desincorporada indicando la fecha de la desincorporación; el código no debe ser reutilizado. Se podrán reutilizar los códigos una vez que la Sección de Servicios de Oficina haya realizado la eliminación o destrucción de los documentos y enviado copia del acta al área usuaria involucrada.

• Cuando se requiera eliminar o destruir una carpeta de cualquier subgrupo del archivo activo y no exista en el archivo inactivo información desincorporada de este mismo asunto, el código puede ser utilizado en otro asunto.

• Todo material que permanezca en el archivo activo, debe ser protegido en instalaciones adecuadas que lo proteja de cualquier daño, pérdida o deterioro.

• Para evitar que se archive algún material que no ha sido leído, revisado o tramitado, la o las personas a quienes les compete la acción, deben colocar sus iniciales o cualquier otra indicación en la primera página autorizando el archivo de la documentación, a excepción de la correspondencia por correo electrónico que no requiere para su archivo media firma, ni iniciales del Jefe inmediato.

7. ARCHIMOVIL

Es el lugar donde se almacena un conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones, el cual este puede ser manipulado por el personal, a través de palancas móviles y esté rueda, para su cómoda búsqueda de dicha información.

7.1 Funciones

• La principal función del archimovil consiste en la conservación de documentos, Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

• Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.

• Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

• También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo u oficina pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

8. SOFTWARE DE APLICACIÓN

Permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas más específicas, en cualquier campo de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre otros: Aplicaciones de automatización industrial, Aplicaciones ofimáticas, Software educativo, Software médico, Bases de datos, Videojuegos.

8.1 Formas

El software adopta varias formas en distintos momentos de su ciclo de vida:

• Código fuente: escrito por programadores. Contiene el conjunto de instrucciones destinadas a la computadora.

• Código objeto: resultado del uso de un compilador sobre el código fuente. Consiste en una traducción de éste último. El código objeto no es directamente inteligible por el ser humano, pero tampoco es directamente entendible por la computadora. Se trata de una representación intermedia del código fuente. Véase MSIL (Microsoft Intermediate Language)

• Código ejecutable: resultado de enlazar uno o varios fragmentos de código objeto. Constituye un archivo binario con un formato tal que el sistema operativo es capaz de cargarlo en la memoria de un ordenador, y proceder a su ejecución. El código ejecutable es directamente inteligible por la computadora.

8.2 El proceso de creación de software

El proceso de creación de software es materia de la ingeniería del software. Es un proceso complejo que involucra diversas tareas de gestión y desarrollo. Como resumen de las etapas para la creación de un software, se pueden mencionar:

• Análisis.

• Desarrollo.

• Construcción.

• Pruebas (unitarias e integradas).

• Paso a Producción.

9 DIGITALIZACIÓN

La digitalización es uno de los medios disponibles más adecuados para la preservación del documento original así como para su acceso y difusión. La microfilmación había sido hasta hace unos pocos años el único existente; sin embargo, las nuevas tecnologías han permitido el desarrollo de otros como la digitalización que está comenzando a desbancar al microfilm gracias a que supera sus limitaciones y ofrece nuevas ventajas en cuanto a control de la calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de navegación y al acceso al documento digitalizado. En un principio los proyectos de digitalización tenían un carácter de innovación y de prestigio que hoy en día, gracias al abaratamiento y a la implantación generalizada de ordenadores y periféricos en nuestra sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y abordables por muchos centros.

9.1 Concepto y características técnicas.

La digitalización consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de escaneo, y su posterior almacenamiento en un soporte óptico o magnético. Para ello la imagen original se transforma en las siguientes etapas:

– Muestreo: la imagen se divide en líneas horizontales y estas a su vez se descomponen en una serie de puntos o pixels.

– Cuantificación: a cada uno de estos puntos se le asigna un valor en función de la luminosidad o color de la imagen original.

A la unión de ambas etapas se le denomina digitalización, y el instrumento que realiza este proceso es el escáner o cámara digital. Existen dos parámetros que determinan el resultado de la digitalización:

• La resolución, número de puntos obtenidos por unidad de longitud.

• El número de niveles de grises en que se cuantifica la luminosidad del documento, o de colores en el caso de que se trate de un documento en color.

La selección y calibración, para ambos parámetros, de unos valores adecuados condiciona la calidad de las imágenes y las necesidades posteriores de espacio físico de almacenamiento. Las imágenes obtenidas mediante este proceso son de gran tamaño y ocupan demasiado espacio en memoria por lo que es necesario someterlas a algún algoritmo de compresión para facilitar su almacenamiento y su transmisión.

Teniendo en cuenta que uno de los objetivos fundamentales de la digitalización es el de la preservación y conservación del documento original, es imprescindible asegurar que éste no sufra daños durante este proceso; para ello será necesario utilizar el instrumento de escaneo más adecuado según el tipo de documento, así como los parámetros más indicados para optimizar la calidad de la imagen obtenida.

9.2 Proceso de Digitalización

El proceso de digitalización( ver figura 3) incluye los siguientes pasos;

9.2.1 Preparación de Documentos

• Manual

• Quitar ganchos, clips

• Reparar

• Desencuadernar

• Arreglar lotes

• Escaneo de Documentos

• Semiautomático (Manual),Automático

• Por lotes 50 -100 págs

• Genera Archivos pequeños

• Facil transporte

• Selección de hardware

• Parametros de calibración (brillo/contraste)

• Curvas de producción

• Inspección de Documentos

• Automático

• Legibilidad o calidad de la imagen

• Niveles de Resolución; 100 dpi Regular, 200 dpi Satisfactorio, 300 dpi Bueno ,400 dpi Excelente

• Retocar o maquillar la imagen

• Herramientas manipulación de imágenes

9.2.4 Indización de Documentos

• Manual/Automatico

• Crear los indices; Texto, Imagen y Ambos

• Datos identificación

• Palabras Claves

• Relaciones- Ref. cruzadas

• Grabación de Documentos

• Automático

• Magnéticos (temporal)

• CD-ROM

• Magneto Opticos

• Opticos

• Rockolas

• Servidores – Bases de datos Documentales

Figura 3 Proceso de digitalización

9.3 Tecnología Típica para digitalización

9.3.1 Software

• Aplicaciones para procesamiento de imágenes.

• Soft de Red.

• Indización de Documentos

• Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR)

9.3.2 Hardware

• Servidores de imágenes.

• Red.

• Pantallas.

• Escáner.

• Impresoras.

9.4 Ventajas de la Digitalización.

Entre las principales ventajas de la digitalización se encuentran:

• Oportunidad de orden y organización de la información

• Mejor uso de los recursos tecnologicos de la oficina

• Mejoras en el tiempo de trabajo

• Disponibilidad inmediata de la información

• Elevada capacidad de almacenamiento.

• Permite la copia de imágenes digitalizadas a alta velocidad y sin pérdida de calidad.

• Control de calidad durante la adquisición de la imagen digitalizada, por lo que hace posible la mejora de las imágenes con legibilidad reducida.

• Permite la automatización del servicio a usuarios y del proceso de copia.

• Posibilita el acceso en línea, a varios usuarios al mismo tiempo, sobre redes de comunicación, por ejemplo a través de Internet.

• Los equipos necesarios resultan populares y de bajo coste, tanto para consulta como para impresión.

• Permite la migración o refrescado de los datos almacenados sin pérdida.

• Permite la estabilidad y permanencia de las imágenes durante décadas.

• Coste de las imágenes similar al microfilm.

9.5 DESVENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN.

No obstante, a pesar de estas ventajas, la digitalización presenta algunos inconvenientes que, durante sus primeros años, hicieron plantearse a muchos responsables del diseño de proyectos de reproducción de documentos la conveniencia del empleo del microfilm o de la digitalización. Entre estas desventajas destacan:

• La perdurabilidad del soporte empleado para el almacenamiento de la imagen digital es escasa, puesto que la tecnología, de lectura y almacenamiento, se vuelve obsoleta rápidamente. Esto obliga a la migración o refrescado de los datos almacenados a un nuevo soporte y a la renovación de los equipos.

• El coste de la microfilmación era, por aquel entonces, menor y más estable que el de la digitalización. Hoy en día es una tecnología que se encuentra en continuo cambio, mejorando en capacidad tecnológica, calidad, rapidez y precios.

10. ARCHIVO INFORMÁTICO

Finalmente todos los expedientes, documentos e informenes de la Coordinación General de Gestión Patrimonial estarán contenidos en archivos informatico

Un archivo informático es un conjunto de información que se almacena en una computadora y puede ser identificado por su ruta completa. Los archivos informáticos se llaman así porque son los equivalentes informáticos de los archivos en tarjetas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los archivos informáticos facilitan una manera de organizar los recursos usados para almacenar permanentemente información dentro de una computadora.

La manera en que se agrupa la información en un archivo depende completamente de la persona que diseñe el archivo. Esto ha conducido a una gran cantidad de estructuras de archivo más o menos estandarizadas para todos los propósitos imaginables, desde los más simples a los más complejos. La mayoría de los archivos informáticos son usados por programas de computadora. Estos programas crean, modifican y borran archivos para su propio uso bajo demanda. Los programadores que crean los programas deciden que archivos necesitan, como se van a usar y (a menudo) sus nombres.

Los archivos de una computadora se pueden crear, mover, modificar, aumentar, reducir y borrar. En la mayoría de los casos, los programas de computadora que se ejecutan en la computadora se encargan de estas operaciones, pero el usuario de una computadora también puede manipular los archivos si es necesario. Por ejemplo, los archivos de Microsoft Office Word son normalmente creados y modificados por el programa Microsoft Word en respuesta a las órdenes del usuario, pero el usuario también puede mover, renombrar o borrar estos archivos directamente usando un programa gestor de archivos como Windows Explorer (en computadoras Windows).

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

El tipo de investigación desarrollado en el presente trabajo es descriptivo, ya que se pretende realizar un estudio de la situación actual que presenta la Coordinación General de la Gestión Patrimonial de C.V.G FERROMINERA ORINOCO.C.A, en cuanto al control de documentación que allí se maneja, así como también , proponer metodología de trabajo, para el personal encargado del manejo de esa información, generar una propuesta de trabajo que mejore el control, organización y resguardo de la información y/o de la documentación, todo ello con miras a obtener un archivo mas actualizado de los documentos presentes, mayor orden, fácil manejo y rapidez a la hora de buscar información. Y mejoras formas para la conservación de la información

La tipología a emplear permitió describir factores presentes en la problemática del control de documentación de la Coordinación General de Gestión Patrimonial , así como analizarlos e interpretarlos. La investigación se sustenta en observaciones que se realizaron a través de un estudio de campo.

2. POBLACIÓN Y MUESTRA

A fin de obtener información o datos que facilitaron la evaluación y análisis del control de documentación, se toma como población la empresa FERROMINERA DEL ORINOCO específicamente en la Coordinación General de Gestión Patrimonial y la muestra fue el archivo que allí se encontraba, así como el índice de dicho archivo, y la información contenida en el las carpetas de los archivo ya mencionados, metodologías de trabajo seguidas y necesidades de destacarlas.

3. INSTRUMENTOS Y TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

• Evaluación del sistema del archimovil como medio en si mismo como el medio fisico, para contener organizadamente la documentación de Gestión Patrimonial

• Revisión General de la Información existente en el archivo.

• Entrevistas informales: se efectuaron entrevistas no estructuradas y estructuradas al personal a fin de obtener información, opiniones, referencias y conocimientos del área de estudio.

• Revisión bibliografiíta que se refiere a la recopilación y análisis del material bibliográfico, así como en su pagina Web, en los diferentes sistemas de información de red interna (Intranet) y el Internet

4. MATERIALES A USAR

• RECURSO HUMANO

• Tutor Industrial

• Tutor Académico

• RECURSO TECNOLÓGICO

5 PROCEDIMIENTO

• Se consultó con las personas que laboran en la Coordinación General de Gestión Patrimonial registrando sugerencias y experiencia en el manejo de clasificación del archivo utilizado en Gestión Patrimonial

• Se evaluó el método de clasificación utilizado por la Coordinación General de Gestión Patrimonial, argumentando bajo el manual de normas y procedimiento 850-P-22, que la empresa exige.

• Se analizó ventajas y deventajas del modelo de archimovil utilizado en Gestión Patrimonial

• Se dispuso un flujograma que indica una metodología para el control de documentación, tanto para los documentos enviados como para los recibidos para que se a llevado por la secretaria Ejecutiva de la Coordinación General de Gestión Patrimonial

• Se presentó una base de datos para acceder a la información contenida en el archivo, para que la búsqueda de dicha información se ha mas rápida, y fácil de encontrar.

• Se propuso una nueva clasificación del índice de archivo, el cual agrupo de una manera mas clara la información allí contenida, siguiendo con el manual de norma y procedimiento 850-P-22

• Se planteo la selección y adopción de algunos software para digitalizar la información contenida en Gestión Patrimonial

CAPÍTULO V

Situación actual

1. LUGAR DONDE SE REALIZA EL ESTUDIO

En la Coordinación General de Gestión Patrimonial encargada de asegurar la administración centralizada de activos, bienes inmuebles y participaciones de la empresa, a fin de velar por la conservación y rentabilidad de los mismos, identificando y promoviendo alternativas de acción para la toma de decisiones.

2. ANÁLISIS DEL MÉTODO QUE SE LLEVA EN EL SISTEMA ACTUAL DE PROCESAMIENTO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE GESTIÓN PATRIMONIAL.

• Se observó:

• Buena parte de la información que se genera en gestión patrimonial no esta debidamente archivada.

• No existe práctica de trabajo en cuanto a una metodología de arreglo de la documentación en la coordinación.

• No se sigue exactamente el Procedimiento 850-P-22 en el proceso de archivar la información, es importante destacar, que existe una clasificación general, pero en algunos casos la información que contiene es diversa y no guarda relación con el contenido que se específica.

• En cuanto a la información de propiedad se observa que la misma no guarda un orden específico con respecto al tipo de propiedad al que pertenece, vale decir, se hace necesario reclasificar la misma.

• Deficiente control de la correspondencia enviada y recibida.

• No existe control de los Correos enviados y recibidos.

3. REVISIÓN DEL MEDIOS FÍSICOS EXISTENTE PARA EL ARREGLO DE LA INFORMACIÓN.

• El Archimóvil de la Gestión Patrimonial esta ubicado en lugar muy pequeño, por lo que el trabajo de archivo se hace incomodo, no obstante, hemos sido informados que esta ubicación es provisional en tanto se concluyan los trabajos de adecuación del espacio físico definitivo.

• En relación a la identificación General de Contenidos y a los elementos existentes en el archivador como medios para la ordenación de la información se observa lo siguiente:

• La identificación del área exterior del archivo es diferente a la identificación que existe internamente.

• No existe identificación en cada uno de los módulos de archivo, en relación con la documentación que efectivamente posee.

• Las Carpetas colgantes son débiles con relación al volumen de información que existe en algunos expedientes y las etiquetas y espacios destinados para ellas son muy pequeños, lo que obliga a un registro poco visible, resultando a veces impractico.

• El Volumen de información por expediente en algunos casos es muy grande lo que dificulta que la información contenida en ella se pueda sostener, ello esta ocasionando que parte de la misma no se conserve en su lugar.

• En buena parte de los expedientes existentes, no existe un orden específico de la información, el cual, debería tener, según el manual de normas y procedimiento (850-P-22), un orden cronológico.

• En general de información básica de la Coordinación General no esta digitalizada, por tanto, no se aprovecha en la oficina las ventajas tecnológicas existentes, vale decir, redes, computadores, escaner entre otros.

• No se observan controles del uso de los expedientes, vale decir, control de las carpetas y correspondencias prestadas.

• En los módulos de archivo, existe información sin archivar en los expedientes respectivos.

• No toda la documentación que existente tiene su expediente abierto.

• No existe registro de Planos.

• Los Planos existentes esta contenidos en algunas carpetas, otros están sueltos, otros doblados, otros en una manera que resulta insuficiente para contenerlos y controlarlos.

4. ESTUDIAR LAS METODOLOGÍAS DE TRABAJO

El personal encargado del control de documentación " La secretaria Ejecutiva" de Coordinación de Gestión Patrimonial no sigue una metodología de trabajo , lo que hace que la información se acumule propiciando al desorden de la información.

5. MANEJO DE SOFTWARE EXISTENTE EN EL COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN PATRIMONIAL

Actualmente la Coordinación General de Gestión Patrimonial, no cuenta con un software para el control de Documentos, por consiguiente la información de Gestión Patrimonial no esta digitalizada, por tanto, no se aprovecha en la oficina las ventajas tecnológicas existentes, vale decir, redes, computadores, escaner entre otros.

CAPÍTULO VI

Análisis de resultados

Debido a la situación actual de la Coordinación General de Gestión Patrimonial se presente las siguientes propuestas para solucionar los problemas existentes:1)Propuesta de seguir un procedimiento de trabajo para la situación actual y si se adopta al proceso de digitalización de la Coordinación General de Gestión Patrimonial; es decir se plantea unos flujogramas donde indica los pasos que deberían realizarse para el manejo de correspondencias tanto para enviar como para recibir documentos 2)Propuesta de método del control de documentación de Gestión patrimonial; aquí se presenta una nueva clasificación del índice de archivo , basándose en los criterios de propiedad de la empresa.3)Propuesta de ampliación de capacidad del archivo; aquí indica que archivo existente no es lo suficientemente espacioso para el gran volumen de información contenida en Gestión Patrimonial. 4)Propuesta de una base de datos del índice de archivo en Excel; este fue diseñado con el fin de tener una herramienta de una búsqueda rápida de la información contenida en el archivo de Gestión Patrimonial, a través de un Excel.5)Propuesta de digitalización de la Coordinación General de Gestión Patrimonial; aquí se plantea algunos software para digitalizar los documentos contenidos en Gestión Patrimonial, analizando ventajas y desventajas de la digitalización de la Coordinación. A continuación se explicara en detalle cada una de estas propuesta:

1 PROPUESTA PARA SEGUIR UN PROCEDIMIENTO DE TRABAJO PARA LA SITUACION ACTUAL Y SI SE ADOPTA AL PROCESO DE DIGITALIZACION DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE GESTION PATRIMONIAL

Se presenta un flujograma de trabajo que recogerá los pasos básicos para elaborar el mismo destinado al personal encargado del control de documentación para el manejo de correspondencia enviadas y recibidas en la Coordinación General de Gestión Patrimonial, donde nos indica mediante pasos como debe ejecutarse el manejo de la información.

Se muestra dos tipos de flujogramas uno para la situación actual presentada en Gestión Patrimonial, es decir, que aun no existe un software de digitalización y el otro donde se muestra cuando ya se incorpore un software o base de datos para digitalización de documentos.

Una de las ventajas de este procedimiento o conjuntos de pasos, es un mayor orden, cabe indicar que estos pasos deben realizarse diariamente para garantizar que el trabajo fluya eficazmente

Flujograma de control de documentos enviados y recibidos que se debe aplicar para la situación actual

Figura 4 Flujograma de correspondencia enviadas y recibidas en la situación actual

En cuanto se implemente la digitalización en la Coordinación General de Gestión Patrimonial, se debe seguir la siguiente metodología ( ver Figura 5)

Figura 5 Flujograma de correspondencia enviadas y recibidas en el proceso de digitalización

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DE CORRESPONDENCIAS ENVIADAS Y RECIBIDAS PARA SER APLICADO PARA SITUACIÓN ACTUAL

PARA CORRESPONDECIAS RECIBIDAS

• 1. La "Secretaria Ejecutiva" recibe "El Documento", lo sella, registra en control de "Correspondencia Recibidas",

• 2. Saca una copia y lo archiva en el expediente de "comunicaciones recibidas" 3

• 3. Entrega original al "Coordinador General" para la revisión y asignación del trabajo.

• 4. El "coordinador" analiza la documentación y la devuelve a la "Secretaria Ejecutiva" con la designación para la ejecución de los trabajos.

• 5. La "Secretaria Ejecutiva" recibe el original, saca copia del documento y lo entrega al personal designado para la ejecución del trabajo.

• 6. Luego lo devuelve y la secretaria abre y/o archiva el original en el expediente correspondiente

PARA CORRESPONDECIAS ENVIADAS

• 1. El originador prepara borrador de "Documento"El originador le envia un borrador del "Documento" a la "Secretaria Ejecutiva"

• 2. La "Secretaria Ejecutiva" revisa, codifica, verifica y prepara anexos, coloca en el formato correspondiente (ISO 9001)

• 3.  Imprime y remite al Coordinador General de Gestión Patrimonial para validación y firma

• 4. El Coordinador General firma y entrega "Documento" a la Secretaria Ejecutiva, quien saca tres copias, original y copia sellada la envía al destinatario, devuelve el recibido otra copia en el cronológico y la tercera copia va en el expediente del caso

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DE CORRESPONDENCIAS ENVIADAS Y RECIBIDAS PARA SER APLICADO EN EL PROCESO DE DIGITALIZACION

PARA CORRESPONDECIAS RECIBIDAS

• 1. La "Secretaria Ejecutiva" recibe "El Documento", lo sella, registra en control de "Correspondencia Recibidas",

• 2. Saca una copia y lo archiva en el expediente de "comunicaciones recibidas" Entrega original al "Coordinador General" para la revisión y asignación del trabajo el cual luego devuelve para expediente

• 3. El "coordinador" analiza la documentación y la devuelve a la "Secretaria Ejecutiva" con la designación para la ejecución de los trabajos.

• 4. La "Secretaria Ejecutiva" recibe, saca copia del documento y lo entrega al personal designado para la ejecución del trabajo, abre el expediente, escanea el original saca copia, luego archiva el original permanente, envía una copia al trabajador y envía digital al archivo-base de datos- expediente digital

PARA CORRESPONDECIAS ENVIADAS

• 1. El originador prepara borrador de Documento.

• 2. La "Secretaria Ejecutiva" revisa, codifica, verifica y prepara anexos, coloca en el formato correspondiente (ISO 9001) imprime y remite al Coordinador General de Gestión Patrimonial para validación y firma(para el correo se leva un control en otra carpeta identificando con código)

• 3. El Coordinador General, aprueba firma la comunicación y entrega "Documento" a la Secretaria Ejecutiva, escanea después de recibir, imprime y envía en físico y digital, luego archiva expediente físico y digital.

• 4. Escanear el documento e introducirlo en expediente Digital correspondiente en la computadora

2. PROPUESTA DE METODO DEL CONTROL DE DOCUMENTACION DE LA COORDINACION GENERAL DE GESTION PATRIMONIAL

De acuerdo a la investigación realizada se determino que es necesario reclasificar la información contenida en el archivo de La Coordinación General de Gestión Patrimonial tomando en cuenta la naturaleza de los bienes de propiedad de Ferrominera, ya no guardaba ningún criterio de ordenación en función de ello se determino que es imprescindible desarrollar:

2.1 Nueva clasificación del índice de archivo de Gestión Patrimonial

El índice de archivo de Gestión Patrimonial se clasificó de una forma más fácil de encontrar la información que se desea buscar. Para ello se realizo un estudio de todas las propiedades que tenia Gestión Patrimonial, analizando la información que contenida las carpetas y clasificándolo de una manera mas especifica siempre y cuando cumpla con el manual de normas y procedimientos 850-P-22, el cual se propuso un índice de archivo y basándose en el criterio de propiedad (ver anexo I)

• Organización del Archivo:

Esto contempla;

• Cambios de Códigos

Modificar los códigos actuales por los nuevos propuestos mencionados anteriormente, atendiendo una clasificación en función de la propiedad

• Identificación

Se debe identificar los expedientes con el código y descripción de su contenido.

De igual manera se debe mejorara la identificación de cada expediente en el archimovil, se determina que es necesario que cada tramo debe ser específicamente identificado y cada carpeta utilizada (ver anexo II)

2.2.3 Revisión y verificación del contenido de las carpetas

La información contenida dentro de las carpetas debe estar correctamente archivada de forma cronológicas, con un grosor de 4 cm. máximo para que no exceda el peso de las carpetas y estas no se rompan. De igual forma se recomienda revisar cada una de las carpetas para verificar si su contenido corresponde al de su titulo de carpeta y de esa manera ir ordenando el archivo.

3 PROPUESTA DE AMPLIACION DE CAPACIDAD DEL ARCHIVO EXISTENTE

Después de analizar la situación existente en la Coordinación General de Gestión se considera que el volumen de información es muy elevado sin contar que actualmente no se tiene el registro completo de todas las propiedades de la empresa, en estos momentos se trabaja con edificaciones, lo que hace prever que la dimensión del archivo actual es insuficiente para contener el volumen de información que requiere manejar Gestión Patrimonial a esos fines se estudia el proceso para el almacenamiento de información y se determino lo siguiente;

• No hay actualmente espacio físico ( instalación) suficiente para ampliar el archivo de la Coordinación General de Gestión Patrimonial

• Se hace necesario incorporar mas vagones al archimovil para garantizar la continuidad del archivo, mas sin embargo no hay espacio donde colocarlo

• Se requiere obtener otro espacio físico para la ampliación de la capacidad del archivo de Gestión Patrimonial, el cual puede venir dado por la recuperación del espacio físico identificado como "sala eléctrica" el cual esta ubicado en la zona cercana a la oficina de Gestión patrimonial en la cual se propone colocar dos archivos móviles (ver anexo III )

• Es factible diseñar para algunos tramos de la pared siempre y cuando la distribución del mobiliario lo permita, algún sistema de archivo que una vez que se determine el nuevo espacio se pueda utilizar para guardar respaldos de información digitalizada.

• Es posible instalar un archivo pequeño detrás de la puerta de entrada de la oficina de ventas y excedentes.

• Mudar a la Coordinación General de Gestión Patrimonial a un área mayor que permita no solo la mayor utilización de los espacios sino también el diseño de espacios para el archivo requeridos para Gestión Patrimonial

• Se requiere ordenar planos de la Coordinación General de Gestión Patrimonial, alcance no contemplado en este trabajo

4 PROPUESTA DE UNA BASE DE DATOS DEL INDICE DE ARCHIVO EN EXCEL

En preliminares se diseñó en Excel un pequeño sistema como herramienta que permite la búsqueda rápida de información contenida en el índice de archivo de la documentación de propiedades que posee la Coordinación General de Gestión Patrimonial.

Objetivos, características y funciones del sistema "Índice de archivo en Excel"

Objetivo;

Facilitar la búsqueda de expedientes de la Coordinación General de Gestión Patrimonial por criterio de propiedad.

Características:

• Contiene una pagina de bienvenida al sistema en Excel como presentación al cual se accede para entrar a la base de datos "Índice de archivo en Excel" (ver figura 6)

Figura 6 Página de bienvenida a la base de datos del índice de archivo de Gestión Patrimonial

• La segunda pagina contiene la siguiente información ( ver figura 5):

• Número; Cantidad de grupos en que se encuentra clasificado el índice de archivo

• Grupos; es la clase o clasificación de propiedad de la información de Gestión patrimonial el cual tiene que seguir el procedimiento 850-P-22 de Ferrominera

• Código; es el registro o numero de cada expediente dentro de la clasificación de los grupos

• Tiempo de archivo; es el tiempo el cual se almacena la información dentro del sistema puede ser activo (se debe seguir guardando el expediente) e inactivo (puede ser eliminado), mientras siga el procedimiento 850-P-22 de Ferrominera.

• Ubicación ; se refiere a la ubicación actual del expediente dentro del archimóvil

Figura 7: Características del "Índice de archivo en Excel"

Funciones de la base de datos "Índice de archivos en Excel"

Un ejemplo de búsqueda de información

1. Acceder a la pagina de bienvenida ( ver figura 4) luego colocar el Mouse el en recuadro PRESIONE AQUÍ PARA INGRESAR.

• 2. En seguida se muestra en lista todos los grupos y códigos del índice de archivo(ver figura 5)

• 3. Si se desea buscar un expediente conociendo sus características importantes, deberá colocarse en el recuadro que tiene por titulo GRUPO o DESCRIPCION y en la parte derecha de este se encentra una fecha que permite la búsqueda del grupo o descripción requerido( ejemplo leyes, decretos y cacetas oficiales) se puede buscar dicho grupo con solo colocar la primera inicial de la letra del grupo el cual desea, es decir colocar (L) y aparecerá todas las opciones con la letra (L) que contenga esta base de datos

• 4. De ese modo se resulta la búsqueda de información aparecerá de una forma mas fácil y luego de seleccionar el expediente requerido, aparecerá el código y la ubicación de esté en el archimovil, para rápidamente buscar la carpeta que contiene la información necesitada.

5 PROPUESTA DE DIGITALIZACIÓN DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE GESTION PATRIMONIAL

Analizando el flujo y volumen de información de Gestión Patrimonial se determino que es recomendable adoptar un proceso de digitalización de la información de esta unidad debido que mediante este medio se ofrecen ventajas para el trabajo entre las cuales destacan la más importante

• Ordenación de la información y documentos de la oficina

• Disponibilidad de información en línea

• Mejor uso de los recursos tecnológicos de la oficina

• Mejoras en el tiempo de trabajo

• Elevada capacidad de almacenamiento.

Propuesta de software para la digitalización de la documentación de la Coordinación General de Gestión Patrimonial:

• a) SCAV

• Software: SCAV

• Fabricante: NOVOSTIL

• País:Venezuela – Caracas

• Proveedor: Jorman Ponte

• Email: www.novostil.net

• Telefonos: +58-212-2668666 / 2646823 / 2679860 / 2679142

SCAV, Normaliza los procesos típicos de archivo al manejar y controlar cualquier tipo de documento: texto, archivos electrónicos, imágenes digitalizadas, voz, video, flujos de trabajo, páginas web, correo electrónico y acceso a internet. El usuario entra a una base de datos previamente configurada según las necesidades de la empresa, y a través de una barra de herramientas realiza la búsqueda de la información.

La facilidad de envío de correo electrónico es compatible con programas como el Exchange de Microsoft, Notes Mail y CC Mail de Lotus y Groupware de Novell. El envío de mensajes se realiza igual al del correo interno o cuando se enruta un documento. Adicionalmente, permite la integración con la Web.

Esta herramienta incluye un diccionario interno (Tesauro) para la validación de datos, y evitar información errónea en el sistema. Asimismo, permite el manejo de diferentes bases de datos como Oracle, Informix, SQLServer y Access, cuando no se requieren grandes bases de datos.

En el manejo de imágenes, los usuarios tienen acceso a sellos, logos, firmas, visualización de documentos y trabajar con detalles de los planos. La seguridad es una de las prioridades de esta herramienta. A través de una clave secreta, cada usuario entra al sistema y tiene acceso a su buzón de correo.

Por último, se implementaron módulos para el desarrollo de flujos de trabajo donde los usuarios manejan y administran los flujos de manera rápida y sencilla.

• Lenguaje que está desarrollado el SCAV

Las primeras versiones de D.O.S. fueron desarrolladas bajo el lenguaje CLIPPER, las versiones para Windows están desarrolladas bajo VISUAL BASIC y para las versiones de Internet/Intranet se usaron VB-script, ASP y Java Script entre otros.

• Tipo de archivo para bases de datos que usa el SCAV

El SCAV está diseñado para interactuar con cualquier manejador de base de datos comercial, las implementaciones más comunes se realizan sobre archivos de formato ACCESS (mdb) y MS-SQL Server, sin embargo está instalado también en ORACLE e Informix

• Formato de imágenes que utiliza el SCAV

El sistema maneja múltiples formatos de imágenes (TIFF, PCX, BMP, TIF2, JPG, WMF, DIB, GIF, etc. ) garantizando extraordinaria resolución y obtención de copias fieles de todos los documentos digitalizados. Constantemente se agrega cualquier formato comercial nuevo que surja en el mercado, garantizando una plataforma totalmente compatible con otros ambientes.

• Espacio las imágenes digitalizadas

El SCAV posee rutinas de compresión que permiten reducir el tamaño de las imágenes desde un 60% hasta un 92%, dependiendo de la densidad que posea la imagen (una fotografía es muy densa, una carta de cinco líneas es muy poco densa). En un archivo de documentación común en un gigabyte de espacio se pueden almacenar de 30.000 a 35.000 imágenes (cada hoja representa una imagen).

• Almacena la información en Compact Disk (C.D.) en el SCAV

El SCAV es capaz de manejar cualquier medio de almacenamiento disponible para computadores. Los medios más comunes son: Discos duros magnéticos, Discos Ópticos, Compact Disks (C.D.), Cintas, cartuchos, diskettes, etc.

• SCAV maneja Faxes

El sistema puede interactuar con servidores de faxes (Fax Server de Novell, por ejemplo), permitiendo la recepción y envió automático de faxes. Los faxes son manejados como un documento más.

El SCAV es capaz de operar en cualquier plataforma sobre la que opere cualquier versión de Windows. Debido a la enorme popularidad del Windows, casi todas las plataformas operativas para micros permiten operarlo, entre ellas se encuentran LINUX, OS/2, Novell, UNIX, etc.

Existen tres (3) versiones, las cuales son;

• SCAV Personal; está limitado a tres (3) usuarios y no posee Flujo de Trabajo

• SCAV Junior; está limitado a veinticinco (25) usuarios y no posee Flujo de Trabajo,

• SCAV Full; no posee limite de usuarios y tiene flujo de trabajo.

• El costo de este sofware para la aplicación en la Coordinación General de Gestión Patrimonial es de 33000000 Bs

• b) OnBase

• Software: OnBase

• Fabricante: Eniat

• País: Venezuela – Caracas

• Proveedor: Eniat

• Email: [email protected]

• Teléfonos: (58-212) 709-5600 – Fax: (58-212) 574-1605.

OnBase es un sistema integrado de la gerencia del documento (IDM) que combina la distribución de las capacidades, de la gerencia, de la proyección de imagen y del documento del workflow. OnBase maneja los procesos del negocio que organizan recíprocamente y que controlan documento dinámicamente.

• Funciones

– OnBase permite a organizaciones acelerar sus operaciones y compartir la información crítica con los empleados, los socios de negocio y los clientes.

– OnBase es totalmente configurable, abierto, scalable y modular.

– Es extremadamente fácil configurar permitir puestas en práctica más rápidas en días, coste total de reducción al mínimo de la adquisición y la inversión de vuelta de aceleración.

• Los módulos principales de OnBase son:

– FRÍO: Identifica, comprime automáticamente, los índices y los almacenes que todos los documentos generaron por informes y listados.

– Proyección de imagen del documento: Documentos del papel de convertidos en imágenes usando una variedad del formato mientras que está puesto en un índice automáticamente.

– EDMS: Almacena, maneja, revisa y controla los archivos del uso de ODBA, por ejemplo Microsoft Office (palabra, Excel, punto de la energía) o habitación elegante del loto, integrada totalmente.

• Aplicación:

Permite emular una sesión (5250, 3270, el ANSI y VT220) de OnBase con un anfitrión, apoyando este uso con imágenes.

Cliente: Interfaz de OnBase con el usuario. La búsqueda sofisticada, se recupera, revisión, impresión y la distribución de documentos se puede hacer de aquí.

Distribución de Documentos: Distribuye automáticamente la información a mil de receptores vía fax, E-mail, el CD, DVD o el WEB.

Algunas de las ventajas múltiples usando OnBase:

– Rápidamente y adaptación fácil.

– Disminución radical del uso de papel dentro de la organización, dando por resultado una reducción importante en las compras de papel y el tiempo perdido por los empleados que archivan, localizando, recuperando, fotocopiando y enviando documentos.

– Reducción del espacio físico para los bienes de consumos el almacenar del papel y de las máquinas y de las impresoras de la fotocopia.

– Los empleados tendrán más tiempo para hacer su trabajo.

– Las organizaciones serán más dinámicas y competitivas.

– La información pedida por los empleados, los clientes y los socios será obtenida.

– La información será más segura y confiable.

Cuadro 1

COMPARACIÓN ENTRE LOS SOFTWARE CON RELACION A SU CONTENIDO EN EL SISTEMA

Conclusiones

De acuerdo con lo analizado y estudiado en este trabajo se concluyó lo siguiente:

• 1. Se observó que buena parte de la información que se genera en gestión patrimonial no esta debidamente archivada.

• 2. No existe práctica de trabajo en cuanto a una metodología de arreglo de la documentación en la coordinación.

• 3. No se sigue exactamente el Procedimiento 850-P-22 en el proceso de archivar la información, es importante destacar, que existe una clasificación general, pero en algunos casos la información que contiene es diversa y no guarda relación con el contenido que se específica.

• 4. En cuanto a la información de propiedad se observa que la misma no guarda un orden específico con respecto al tipo de propiedad al que pertenece, vale decir, se hace necesario reclasificar la misma.

• 5. Deficiente control de la correspondencia enviada y recibida.

• 6. No existe control de los Correos enviados y recibidos.

• 7. En buena parte de los expedientes existentes, no existe un orden específico de la información, el cual, debería tener, según el manual de normas y procedimiento (850-P-22), un orden cronológico.

• 8. La información básica de la Coordinación General no esta digitalizada, por tanto, no se aprovecha en la oficina las ventajas tecnológicas existentes, vale decir, redes, computadores, escaner entre otros.

Recomendaciones

De acuerdo con lo analizado y estudiado en este trabajo se recomienda lo siguiente:

Es importante que el personal encargado del control de documentación cumpla con el procedimiento de correspondencia enviadas y recibidas en La Coordinación General de Gestión Patrimonial para obtener mejoras en el orden de expedientes y así obtener lograr avances en el en trabajo que se desempeña en esta área.

• 1. Se recomienda Ordenar la documentación y archivos de la Coordinación General de Gestión Patrimonial.

Se requiere obtener otro espacio físico para la ampliación de la capacidad del archivo de Gestión Patrimonial, el cual puede venir dado por la recuperación del espacio físico identificado como "sala eléctrica" el cual esta ubicado contigua a la oficina de Gestión patrimoniales el cual se propone colocar dos archivos móviles

Se recomienda una base de datos "índice de archivo" para la búsqueda de información de manera rápida lo cual facilita el trabajo

• 2. Se hace necesario implementar un proceso de digitalización de la información de esta unidad debido que mediante este medio se puede optimizar el trabajo.

Referencias bibliográficas

• Digitalización de documentos: [ Documento en línea ] Disponible en: http://www.iniziar.com/digitalizacion.html

• Generalidades de la empresa C.V.G FERROMINERA DEL ORINOCO: [Documento en línea ] Disponible en: www.ferrominera.com

• Manual de procedimiento 850-p-22 de C.VG. FERROMINERA ORINOCO

• ROJAS DE N., R. (1997). Orientaciones Prácticas para Elaboración de Informes de Investigación. (2da Ed.) UNEXPO. Vice – Rectorado Puerto Ordaz.

DEDICATORIA

Le dedico este trabajo A DIOS por ser lo más importante para mí y estar siempre presente en mi vida.

A Madre Miriam León (Ingeniero Eléctrico) y Mi Padre Enrique Arteaga (Ingeniero Metalúrgico) mis dos fuentes de inspiración que siempre me han cuidado y apoyado en todo momento de mi vida.

A mi hermanos Luís, Rosa y Nicolás por estar presentes en mi vida

A mi amor Diego Osorio ( Ingeniero Mecánico) con quien he compartido los mejores momentos que han transcurrido en mi vida y han sido de mucha de felicidad".

Andreina Arteaga

AGRADECIMIENTOS

Primero que todo a Dios, por estar viva, tener salud e inteligencia para poder lograr todo lo que yo desee para mí bien.

A mi Madre Miriam León por darme la vida, por ocuparse de mí estos 22 años de mi vida, por la tolerancia y amor que me brinda.

A mi Padre Enrique Arteaga por también darme la vida y por su apoyo incondicional en todo momento

A mis hermanos Luís, Nicolás y Rosita por estar presente.

A Diego Osorio, mi amor bello, por tu cariño, amor, paciencia, por compartir momentos de alegrías, por ayudarme cada vez que te necesite, por apoyarme en mis problemas, simplemente gracias por estar a mi lado.

A la señora Belkis Gimón por toda su ayuda y apoyo para la elaboración de este trabajo

A profesor Iván Turmero por su gran colaboración para la realización de este proyecto

A mis amigas Eliana, Anais, Elizabet, Iraima, Denelyn, y Alexandra por compartir buenos y no tan buenos momentos juntas

A la Señora Nancy por su apoyo en todo momento y a mis cuñis Maria Alejandra Osorio y Maria Eugenia Osorio por compartir buenos momentos

A mis compañeros de trabajo, Ahonelides, Yelitza, José, Rodolfo, Yomarys, Flor, Milagro, Catoní, Rene, Oreyana y Alicia por su ayuda prestada durante mi estadía en la empresa

¡A todos Gracias!

Andreina Arteaga

Autor:

Andreina Yuruaní Arteaga León

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

Fecha: Abril 2007