Teorificacion de la auditoria financiera gubernamental aplicable en las municipalidades del Perú (página 4)
Enviado por DOMINGO HERNANDEZ CELIS
El contador público en el ejercicio de la auditoría independiente asume las siguientes responsabilidades: i) Ante terceros: Pues los estados financieros auditados son utilizados por un sinnúmero de usuarios de distintos intereses, quienes utilizan la información contenida en ellos; ii) Ante los accionistas: Pues ellos son los principales interesados en conocer el rendimiento de su inversión, a fin de tomar adecuadamente sus decisiones; iii) Ante la profesión: Pues es el responsable que los usuarios continúen creyendo en la profesión del contador público independiente. A fin de comprender rápidamente el contenido de un Dictamen de auditoría, podemos decir que este está dividido en tres párrafos: Párrafo Introductorio; Párrafo del Alcance del Trabajo; Párrafo de la Opinión. En el Dictamen de auditoría se expone una dicotomía de responsabilidades, por un lado la del auditor independiente y por el otro la de la gerencia de la empresa auditada. Así en el Párrafo introductorio considera el siguiente texto: Los estados financieros son responsabilidad de la Gerencia de la Compañía. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre dichos estados financieros basados en nuestra auditoría. Como podemos ver, el Dictamen de auditoría indica una declaración de que los estados financieros y sus notas son de total responsabilidad de la Gerencia de la Compañía, y que la responsabilidad del auditor independiente es expresar una opinión sobre dichos estados financieros.
El dictamen describe la naturaleza del trabajo de auditoría, y se compromete con el lector del dictamen, indicándole que los estados financieros auditados y su dictamen contienen la información suficiente para que puedan ser correctamente interpretados; es decir, que no contienen errores importantes. Así en el Párrafo del Alcance del Trabajo dice: "Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con el objeto de lograr con razonable grado de certeza de que los estados financieros están exentos de errores significativos." Adicionalmente, en el mismo párrafo indica que el auditor realizó su examen en base a: "… comprobaciones selectivas de evidencias que respaldan los importes y las revelaciones en los estados financieros.". Esto no debe entenderse como una salvaguarda del auditor, sino una exposición de cómo realizó su trabajo, pues, en el mismo párrafo concluye que con su trabajo se fundamenta la opinión que dará a continuación, por lo cual dice: "Consideramos que nuestra auditoría constituye una base razonable para fundamentar nuestra opinión."
Basado en el trabajo realizado explicado anteriormente, el auditor emite su opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros en un documento llamado Dictamen, donde a menos indique lo contrario en un párrafo especial llamado calificatorio pondrá el siguiente texto: "En nuestra opinión, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente en todos sus aspectos significativos la situación financiera de la Compañía ABC al 31 de diciembre, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados.". Como se puede ver en este párrafo se incluye claramente la opinión del auditor, respecto a los estados financieros, siendo lo declarado en este párrafo de total y única responsabilidad del auditor independiente. Por todo lo descrito anteriormente, es importante que la Alta Dirección de una Empresa al momento de seleccionar a los auditores que examinarán sus estados financieros, seleccione al más adecuado; porque su Dictamen dará una alta confiabilidad a sus estados financieros y una alta credibilidad a la Gerencia General que es la responsable de la emisión de los mismos.
RECOMENDACIONES PARA UNA AUDITORÍA DE CALIDAD:
Las recomendaciones de auditoría constituyen las medidas sugeridas a las autoridades de las Municipalidades Distritales, orientadas a promover la superación de las observaciones o hallazgos emergentes de la evaluación de la gestión. Las recomendaciones serán dirigidas a los funcionarios públicos que tengan competencia para disponer su aplicación. El informe auditoria debe contener recomendaciones constructivas que, fundamentadas en los hallazgos y conclusiones correspondientes, propicien la adopción de correctivos que posibiliten mejorar significativamente la gestión y/o el desempeño de los funcionarios y servidores públicos, con énfasis en el logro de los objetivos, metas y programas de la entidad auditada dentro de parámetros de economía, eficiencia y eficacia. Las recomendaciones deben estar encaminadas a superar las causas de los problemas observados, se referirán a acciones específicas y estarán dirigidas a quienes corresponde emprender esas acciones. Además, es necesario que las medidas que se recomienden sean factibles de implantar y que su costo corresponda a los beneficios esperados. Las recomendaciones deberán contener la descripción de cursos de acción para optimizar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, sectoriales y nacionales. Al formular las recomendaciones se enfatizará en precisar las medidas necesarias para la acción correctiva, aplicando criterios de oportunidad, de acuerdo a la naturaleza de las observaciones. Se incluirán recomendaciones para que se cumplan las leyes y reglamentos aplicables y se mejoren los controles internos cuando sean significativos los casos de incumplimiento y las deficiencias de control observadas. También se deberán incluir en este rubro las recomendaciones significativas determinadas en auditorías anteriores que no se hayan corregido y estén relacionadas con los objetivos del examen.
ACCIONES CORRECTIVAS:
Las acciones correctivas se inician como reacción a las causas que han dado lugar a una no conformidad o problema que ha ocurrido, y por lo tanto ha originado desajustes en el desarrollo de algún proceso. Las acciones preventivas se inician como prevención de un problema que se intuye puede ocurrir en el futuro. Sin embargo, ni las acciones correctivas ni las acciones preventivas se deben asociar con el tratamiento de una no conformidad en concreto puesto que éste únicamente decide la solución a adoptar para resolver un caso concreto; sin intervenir en las causas que lo motivaron. La implantación de acciones correctivas y preventivas, constituye una de las claves para que el sistema de gestión de calidad vaya evolucionando hacia cuotas de efectividad superiores en el desarrollo de los procesos, de ahí la importancia de que quede registrada la información relativa a las mismas para poder enjuiciar su adecuación en el futuro.
La implantación de una acción correctiva o preventiva puede ser un proceso más o menos largo en el tiempo -según la complejidad de las causas analizadas-, por lo que junto a su determinación será importante realizar un seguimiento periódico de la evolución de las distintas medidas adoptadas y asignar las correspondientes responsabilidades. Es importante matizar que, para cada causa detectada, se deberá planificar la implantación de una acción correctiva/preventiva. El análisis de las causas, y asignación de responsabilidades para la implantación de acciones correctivas y preventivas la realiza el grupo coordinador de calidad en sus reuniones ordinarias, o bien el coordinador de calidad por iniciativa propia o mandato del equipo directivo del nombre del centro. Cuando se inicia la apertura de una acción correctiva / preventiva se estima un plazo previsto para el cierre de la acción, período tras el cual analizará la eficacia de los resultados conseguidos con la acción propuesta. Si debido al seguimiento de la aplicación de las medidas correctivas o preventivas procediera se podrá decidir ampliar el plazo concedido para el cierre. La aplicación de acciones correctivas y preventivas suele propiciar un cambio en los métodos de actuación en distintos procesos desarrollados por la empresa. Estos cambios deberán ser recogidos por los documentos que corresponda de la estructura documental.
ACCIONES DE CONTROL:
En el marco del control, todo se inicia con una acción de control sobre cualquier aspecto institucional. Sobre esa base los auditores determinan los hallazgos, los mismos que son comunicados a los Jefes responsables de las dependencias. Si dichos hallazgos no fueron convincentes para los auditores, entonces se informan a través de conclusiones, observaciones y sus respectivas recomendaciones; y, es allí donde comienza el proceso de implementación de medidas correctivas. Los responsables de la gestión analizan las recomendaciones, toman decisiones y concretan las medidas correctivas. Luego, los auditores realizan el seguimiento a sus recomendaciones, para verificar si los responsables de la gestión han realizado las medidas correctivas necesarias; en uno y otro caso da como resultado otro Informe; y así, sucesivamente. De acuerdo con la Norma de auditoria Gubernamental (NAGU). 3.60: Comunicación de hallazgos de auditoría; durante el proceso de la auditoría, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su evaluación y consideración en el informe correspondiente.
AUDITORÍA EFICIENTE Y EFECTIVA:
Para realizar una auditoría eficiente y efectiva, el auditor debe obtener un apropiado entendimiento de la estructura de control interno de la entidad examinada. El grado de confianza que pueda tener el auditor sobre el sistema de control interno de una entidad depende de muchos factores, dentro de los cuales, se incluye al ambiente de control, el diseño y operación del sistema de contabilidad y los procedimientos de control. Durante el desarrollo de la auditoría el auditor puede detectar asuntos importantes relativos a la estructura de control interno de la entidad que deberían ser informados. Tales asuntos se denominan "Hallazgos de Auditoría" aunque, generalmente, se les identifica como debilidades materiales o importantes, errores o irregularidades y, también como condiciones reportables. Los hallazgos de auditoría en la auditoría, se definen como asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión, deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa a la institución.
HALLAZGOS DE AUDITORÍA:
Los hallazgos de auditoría pueden referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno, la gestión institucional, la información financiera, etc. Son elementos del hallazgo de auditoría la: Condición: constituida por la situación actual o "lo que es"; Criterio: representado por la norma o la unidad de medida que se compara con la condición o "lo que debe ser"; Causa: razón o las razones por la que ocurrió la condición; Efecto: consecuencia o impacto posible pasado o futuro (cuando sea aplicable). La comunicación de hallazgos de auditoría es el proceso mediante el cual, el auditor encargado hace conocer a los funcionarios responsables de la entidad auditada, a fin de que en un plazo previamente fijado presenten sus comentarios o aclaraciones debidamente documentadas, para su evaluación oportuna y consideración en el informe. Su propósito es proporcionar información útil y oportuna, en torno a asuntos importantes que posibilite recomendar, en su momento, la necesidad de efectuar mejoras en las operaciones y en el sistema de control interno de la entidad. Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas, como consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Tan pronto como sea desarrollado un hallazgo de auditoría, el auditor encargado debe comunicar a los funcionarios responsables de la entidad examinada, con el objeto de: obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgos presentados; facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas. Una vez evaluada la información proporcionada y tan pronto reúna los elementos suficientes que evidencien las presuntas deficiencias o irregularidades, el auditor encargado procederá a formular los hallazgos de auditoría. En base a ellos, cursará los respectivos oficios de comunicación, teniendo en consideración lo siguiente: a) reserva b) materialidad o importancia c) hallazgos vinculados a la participación y competencia personal de su destinatario; d) recepción acreditada. El plazo para la recepción de las aclaraciones o comentarios, requiere ser establecido teniendo en cuenta las particularidades de cada hallazgo de auditoría, tales como: la naturaleza de la materia bajo análisis; b) el alcance del examen; y, c) si la persona a la que debe dirigirse la comunicación no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos. Para la presentación de las aclaraciones o comentarios, en el oficio de comunicación de los hallazgos de auditoría, el auditor encargado indicará un plazo de respuesta de hasta cinco (3) días hábiles. Para las ampliaciones de plazo que soliciten los funcionarios debe considerarse los aspectos siguientes: procede su otorgamiento por una sola vez, siempre y cuando lo solicite la persona receptora de la comunicación sustentadamente por escrito, antes del vencimiento del plazo; si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada, el auditor encargado, en coordinación con el supervisor y el nivel gerencial correspondiente, pueden otorgar una ampliación extraordinaria de diez (5) días útiles; se entiende que la solicitud de prórroga ordinaria ha sido aceptada a su recepción, salvo denegación expresa, contándose el término en días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo; los límites al plazo para la presentación de aclaraciones o comentarios, no excederán de diez (10) o quince (15) días hábiles, respectivamente. Cuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a la persona que debe recibir la comunicación, procederá a citarla mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La publicación debe ser efectuada por tres días hábiles consecutivos. Cuando la persona que debe recibir una comunicación se encuentra en el extranjero, se procederá a efectuar la notificación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. Los asuntos de menor importancia que no justifiquen su inclusión en el informe, pero que el auditor considera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedimientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación, deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente.
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS:
La comunicación escrita sobre hallazgos de auditoría con funcionarios responsables de la entidad auditada, es parte sustancial de los procedimientos de auditoría. La comunicación mediante oficio incluyendo la información sobre los hallazgos de auditoría, tiene el objeto de requerir el punto de vista de la entidad; sin embargo, tales esfuerzos deben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsables de la entidad en los niveles medios y bajos, especialmente, en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un número importante de hallazgos de auditoría para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad. La discusión de los hallazgos antes de elaborar el borrador del informe, debe dar como resultado documentos más completos y menos susceptibles de ser refutados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de manera que el informe final se encuentre listo dentro de los plazos previstos. La conferencia final es realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de auditoría al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada, en forma oral y por escrito, mediante oficio, la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de esta conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de auditoría que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables de las situaciones identificadas. La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase ejecución y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, cual es el informe de auditoría.
Los hallazgos de auditoría deben documentarse en el memorando de conclusiones. Este documento reúne los aspectos más significativos de la auditoría. Es una buena práctica iniciar la preparación del memorándum de conclusiones, al desarrollarse las primeras decisiones, debido a lo cual al concluir la auditoría estará terminado. El memorándum de conclusiones es un documento interno que describe los asuntos siguientes: la confirmación de que los papeles de trabajo fueron revisados; las conclusiones con respecto a si los estados financieros carecen de errores e irregularidades de importancia relativa; el tratamiento y solución de asuntos contables y de auditoría que sean significativos y extraordinarios; la discusión de los hallazgos de auditoría, con relación a los objetivos de la auditoría; las conclusiones sobre si la evidencia de auditoría obtenida es suficiente y apropiada para formarse una opinión de auditoría; una evaluación de la presentación de los estados financieros. El memorando de conclusiones también debe revelar si las responsabilidades de todos los miembros del equipo de auditoría se han cumplido. Asimismo, es necesario incluir una conclusión con relación a lo adecuado de los papeles de trabajo para sustentar el informe de auditoría sobre los estados financieros y, su adherencia a las normas de auditoría gubernamental emitidas por la Contraloría General. Este documento debe ser firmado por el Supervisor y el Jefe de Equipo y fechado, antes de la emisión del informe de auditoría. Antes de retirarse de la entidad examinada el auditor debe asegurarse que ha cumplido todos los aspectos procedimentales prescritos por la normatividad vigente. Entre ellos, deberá prestar especial atención a la obtención de la "carta de representación" y asegurarse que los archivos de papeles de trabajo de la auditoría estén completos. El retiro del equipo de auditoría de la entidad debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad auditada, con lo cual se dará por terminado el trabajo. El término de la auditoría debe darse a conocer por escrito.
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA:
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una auditoría de alta calidad y debe estar basado tanto en el conocimiento de la actividad que desarrolla la entidad a examinar como de las disposiciones legales que la afectan. La planificación de una auditoría implica desarrollar una estrategia general para su conducción a fin d asegurar que el auditor tenga un cabal conocimiento comprensión de las actividades, sistemas de control información y disposiciones legales aplicables a la entidad; que le permitan evaluar el nivel de riesgo d auditoría así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
La planificación de la auditoría debe incluir la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad a examinar, en relación a los objetivos, metas y programas previstos.
La información que necesita el auditor para planificar la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. En determinados casos se puede realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo de campo. El estudio preliminar constituye un método de apoyo eficaz para seleccionar las áreas específicas donde se va a practicar la auditoría y para obtener información que habrá de utilizarse en la planificación. Es un proceso que permite conseguir rápidamente información sobre la organización, programas, actividades y funciones de la entidad, aunque sin someterla a una verificación detallada.
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA:
El trabajo del auditor debe ser adecuadamente planeado a fin de asegurar la realización de una auditoría de calidad, debe estar basado en el conocimiento de las actividades que ejecuta la entidad a examinar, así como el análisis del entorno en que se desarrolla, el tipo de auditoría a efectuarse y las disposiciones legales vigentes y aplicables. El planeamiento de una auditoría implica la preparación de una estrategia general para su conducción, con la finalidad de asegurar que el auditor tenga o actualice su conocimiento y comprensión del entorno en que se desarrolla la entidad, las principales actividades que ejecuta, la estructura de control interno y disposiciones legales aplicables que le permitan evaluar el nivel de riesgo de auditoría, así como determinar las áreas críticas, potenciales hallazgos y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar.
El planeamiento de la auditoría también debe incluir la revisión de la información relacionada con la gestión de la entidad a examinar, con relación a los objetivos, metas y programas previstos en el período bajo examen; así como el seguimiento de la implementación de las recomendaciones efectuadas como resultados de las observaciones formuladas con anterioridad.
La información que necesita el auditor para el planeamiento de la auditoría varía de acuerdo con los objetivos de la misma y con las áreas de la entidad sujeta a examen.
El planeamiento se inicia a partir de la evaluación de la información que contiene el archivo permanente y debe continuar con la ejecución de un programa de actividades en las instalaciones de las áreas de la entidad que permita completar la información necesaria para la mejor comprensión y conocimiento de sus principales objetivos, funciones, estructura de control interno, procesos, bienes y/o servicios producidos, recursos utilizados y sistemas administrativos.
PROGRAMAS DE AUDITORIA
Para cada auditoría gubernamental deben prepararse programas específicos que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados y oportunidad de su aplicación, así como el personal encargado de su desarrollo. Los programas de auditoría comprenden una relación ordenada de procedimientos a ser aplicados en el proceso de la auditoría, que permitan obtener las evidencias competentes y suficientes para alcanzar el logro de los objetivos establecidos. Se desarrollan a partir del conocimiento de la entidad y sus sistemas. El auditor se apoya en este conocimiento para establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar. Su flexibilidad debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes que a juicio del auditor encargado y supervisor se consideren pertinentes durante el curso de la auditoría.
ARCHIVO PERMANENTE
Para cada entidad sujeta a control se debe implantar, organizar y mantener actualizado el archivo permanente. El Archivo Permanente esta conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de información de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes, básicamente relacionada con:
1) Ley orgánica de la entidad y normas legales que regulan su funcionamiento
2) Organigrama aprobado
3) Reglamento de Organización y Funciones – ROF aprobado
4) Manual de Organización y Funciones – MOF aprobado
5) Manual de Procedimientos aprobado
6) Flujogramas de las principales actividades de la entidad
7) Plan Operativo Institucional
8) Presupuesto institucional, incluyendo modificaciones y evaluaciones
9) Estados financieros
10) Informes de auditoría
11) Denuncias
12) Plan Anual de Control, incluyendo reprogramaciones
13) Informe de evaluación del Plan Anual
14) Resumen de las decisiones mas importantes adoptadas por la Alta Dirección
15) Resoluciones y Directivas emitidas por la entidad
16) Convenios y Contratos trascendentes.
ACTIVIDAD: Grupo de tareas que forman parte de los requerimientos de un puesto o de un proceso.
ACTIVOS: Constituyen todas las cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal.
ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA: Conjunto de decisiones y operaciones que emanan de las autoridades administrativas cuando se ocupan, mediante el ejercicio de su potestad de mando, de cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos y hacer efectivos los derechos e intereses legalmente reconocidos a los administrados.
AUDITOR INTERNO: Persona que realiza las labores de auditor que forma parte de la estructura orgánica de la entidad objeto de la misma.
AUDITORIA INTERNA: Actividad de evaluación independiente, dentro de una organización, destinada a la revisión de las operaciones contables, financieras y administrativas de una entidad, de las políticas, planes y procedimientos que utiliza, de los controles establecidos en ella y del sistema de información vigente, con el propósito de asesorar y efectuar recomendaciones a los más altos niveles de la dirección.
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Son los documentos de origen interno y externo, los cuales resumen las operaciones financieras, económicas y sociales del ente público y sirven de fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. Se elaboran con base en los documentos soporte, su codificación se hará de acuerdo con el catálogo de cuentas del ente público.
CONTABILIDAD: Sistema de registro ordenado y sistemático de todas las transacciones de una entidad con el fin de estructurar y presentar estados financieros que muestren los resultados de un período y su estado económico en una fecha determinada.
CONTROL CONTABLE: Proceso mediante el cual la administración asegura la incorporación de todos los registros de las operaciones financieras, la correcta cuantificación de los activos, pasivos y patrimonio y la confiabilidad de la información contable.
CONTROL POSTERIOR: Control que le corresponde ejercer a la Contraloría General de la República, consiste en la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos.
CONTROL PREVIO: Examen anticipado a la ejecución de las transacciones u operaciones, los actos y documentos que las originan o respaldan, para comprobar el cumplimiento de las normas, leyes, reglamentaciones y procedimientos establecidos.
CONTROL SELECTIVO: En desarrollo del control fiscal es la selección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo.
CULTURA DE CONTROL: Es el conjunto de presunciones básicas que desarrolla un grupo dado, a medida que va aprendiendo a enfrentarse con sus problemas de adaptación externa e integración interna, y que han ejercido la suficiente influencia como para que puedan considerarse v lidas y en consecuencia puedan enseñarse a los nuevos miembros de una organización, como el modo correcto de percibir, pensar, sentir y actuar y que estos puedan reforzarlos.
EFICACIA: Grado con el que se logran de manera oportuna los resultados esperados, en relación con los objetivos y metas.
EFICIENCIA: Relación entre resultados y uso de recursos disponibles. En otras palabras es la maximización de resultados (productividad) con el mejor uso de recursos.
ENTORNO: Todos aquellos factores externos positivos o negativos que rodean una entidad y que influyen en su comportamiento.
ESTADOS FINANCIEROS: Son producto del proceso contable y en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, est n orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujo de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios.
ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO: Patrones contra los cuales se evalúa el desempeño del empleado.
ESTRATEGIAS: Se refiere a tácticas sobre como lograr los objetivos propuestos; por consiguiente se refleja en planes, programas y proyectos. Opciones o maneras elegidas por la entidad para utilizar sus recursos y dirigir los esfuerzos hacia el logro de los objetivos, considerando sus propias fortalezas y debilidades y las oportunidades y amenazas que caracterizan su entorno.
FORTALEZAS: Conjunto de cualidades hacia el interior de una organización, representadas en la disponibilidad de recursos humanos, físicos y axiológicos, que puedan ser puestos al servicio del cumplimiento de la nación.
FUNCIÓN: Grupo de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la dependencia. También puede definirse como la parte de un proceso. Por ejemplo, la función de planeación, la función de control interno.
GESTIÓN: Proceso que desarrolla actividades productivas con el fin de generar rendimientos de los factores que en l intervienen. Diligencia que conduce al logro de un negocio o satisfacción de un deseo.
LIBROS DE CONTABILIDAD: Documento donde se realiza los registros de las operaciones, que forman parte integral de la contabilidad pública, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.
MANUAL DE FUNCIONES: Instrumento a través del cual se establecen las funciones y requisitos de los empleos que conforman la planta de personal de cada entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento básico que describe la manera como se hace o se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujo de operación, controles, políticas y normatividad aplicables en cada caso particular.
MISIÓN: Formulación de un propósito duradero que distingue a la entidad de otras y le confiere identidad. Incorpora las estrategias, revela su principal producto y las necesidades de la población objetivo a quien se debe satisfacer. Unificar a la institución en torno a su razón de ser y al logro de sus objetivos y metas. Describe sus valores y prioridades. Expresa el verdadero sentido de la institución proyectando a la vez una imagen clara de sus actividades esenciales. Es la razón de ser de una entidad, rea o unidad para el cabal cumplimiento de una labor asignada de acuerdo a las normas legales, administrativas y/o instrucciones emanadas de funcionarios autorizados para impartirlas. Define el alcance y finalidad de la institución, determina las prioridades, valores y creencias de sus directivos. Describe la razón de la existencia institucional.
NORMAS DE AUDITORIA: Conceptos básicos de aceptación general que se deben observar en la aplicación de las técnicas de auditoría.
OBJETIVO: Resultado que una entidad o institución aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión. Es una descripción de resultados que deben ser alcanzados. Finalidad a la que se orientan las acciones de un plan, programa, subprograma o proyecto. El objetivo debe ser de amplio alcance organizacional, enfocado a lograr resultados realistas y posibles. Debe ser un reto, claro y definido, en el corto, mediano y largo plazo y tener capacidad para ser priorizado. Los objetivos deben ser comprendidos por todos los miembros del grupo de quienes se espera contribuyan a lograrlos. Define lo que se pretende hacer. Est n directamente relacionados con la misión, visión y valores.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD: Constituyen las reglas de procedimiento, conceptos básicos y pautas generales que orientan e ilustran el proceso contable, para el an lisis e interpretación de la información relativa a los asuntos y actividades del ente público.
PROCEDIMIENTO: Sistema, m todo o forma de llevar a cabo una actuación, solucionar un problema o alcanzar un resultado correcto.
PROCESO: En general, cualquier conjunto o secuencia de operaciones o actuaciones destinadas a la obtención de un determinado resultado.
PROCESO CONTABLE: Es un sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie de datos de tipo financiero y económico, y que suministra información para tomar decisiones de tipo económico.
RIESGO: Probabilidad de ocurrencia de un hecho no deseado o eventualidad que pueda afectar las actividades, operaciones, procesos y en general el resultado esperado.
SEGUIMIENTO: Observación posterior a las recomendaciones o asesor a brindada por la Oficina de Control Interno al ente público, con el fin de asegurar el adecuado cumplimiento de correctivos.
SISTEMA: Conjunto de principios reunidos entre si, de modo que formen un cuerpo de doctrina. Sucesión de elementos que ordenadamente relacionados y secuencialmente dispuestos contribuyen en un todo al logro de fines determinados.
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA: Conjunto integrado de procesos automatizados, de base contable, el cual tiene como propósito obtener, procesar y revelar la información del nivel central nacional, que consolidada con el nivel territorial, posibilitar la interpretación de la situación económica y social del sector público.
SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA: Es el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones, recursos y actividades desarrollados por los entes públicos, generan la información necesaria para la toma de decisiones de la administración pública.
SISTEMA PRESUPUESTAL: Es el conjunto e integración de los programas del plan de inversión y las fuentes de recursos del plan financiero que ejecutar el gobernante, durante el período para el cual fue elegido. Está constituido por un plan financiero a dos o m s a os de plazo, por un plan operativo anual de inversiones y por el Presupuesto Anual.
TRANSFERENCIAS: Erogaciones que efectúa el ente público, de acuerdo con la asignación establecida en el presupuesto, que no exigen contraprestación en bienes o servicios.
VISIÓN: Es la descripción de como se ver a la Institución si se llevan a cabo con éxito sus estrategias de desarrollo y alcanza su mayor potencial. Al interior de esta descripción se deben encontrar la misión, las estrategias básicas, los criterios de desempeño, las más importantes normas para la toma de decisiones y los estándares ticos y técnicos que se esperan de todos los funcionarios.
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Autor:
Dr. Domingo Hernandez Celis
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