Módulo o sistema SAP

Introducción

Las siglas SAP corresponden a Sistemas, aplicaciones y productos para el proceso de datos. SAP es la mayor compañía de software de Europa, y la quinta en el mundo. Es líder en aplicaciones de gestión empresarial en entornos cliente/servidor con una facturación en 1998 de 52,78 millones de Euros (8.783 millones de Pesetas).

En España está presente desde 1987, con una plantilla de 200 profesionales repartidos en Madrid, Barcelona y Bilbao, pero fue fundada en 1972 por cuatro antiguos empleados de IBM en Alemania. Se ha convertido en una empresa líder, con más de 19.300 empleados y una experiencia demostrada en más de 10.000 empresas repartidas en más de 40 países y, éste es uno de los factores clave de su éxito, con una visión de futuro que le permite situarse en la vanguardia de los avances tecnológicos gracias a sus inversiones en investigación y desarrollo (aproximadamente un 20% de los ingresos).

SAP tiene una política de alianzas que da lugar a la existencia de partners. Gran parte del éxito que ha logrado se debe a la estrecha colaboración entre SAP y sus socios tecnológicos y de hardware, de consultoría y de productos complementarios. Los partners son empresas de todos los sectores que no pertenecen a SAP, pero que trabajan junto a ella, ofreciendo así una ayuda conjunta muy completa. Estos partners están divididos en cuatro bloques: consultarías, hardware, tecnológicos y software complementario. Otro de los factores de la consolidación de SAP es su continuo contacto con las empresas en las que implanta sus programas, trabajando en sus sugerencias y necesidades y ofreciendo no sólo el mejor software empresarial, sino un apoyo constante por parte del TeamSap.

Además de estas soluciones estándares, el ambiente de desarrollo de SAP y su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades comerciales. El amplio rango de servicios que ofrece el sistema, sin embargo, es solamente una de las causas del éxito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de sistema abierto, construcción de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales estándares.

El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la información es almacenada, está disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de información.

Sistema o módulo SAP

• Sistema o Módulo SAP

SAP (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos), con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial en el mundo. Como empresa, comercializa un conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de negocios, entre ellas mySAP Business Suite, que provee soluciones escalables que permiten mejorar continuamente, con más de 1.000 procesos de negocio consideradas las mejores prácticas empresariales.

SAP es considerada como el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Con 12 millones de usuarios, 100.600 instalaciones, y más de 1.500 socios, es la compañía más grande de software Inter-empresa. A finales de 2005, SAP empleaba a 35.873 personas (fuente empleados) en más de 50 países y sus ingresos anuales fueron de 8.513 millones de euros (fuente ingresos).

• Historia

SAP fue fundada en 1972 en la Ciudad de Mannheim, Alemania, por antiguos empleados de IBM (Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner) bajo el nombre de "SAP Systemanalyse und Programmentwicklung". El nombre fue tomado de la división en la que trabajaban en IBM.

SAP desarrolló un sistema de administración de materiales. Posteriormente el sistema de administración de materiales se convirtió en un paquete estándar, que se financió con los beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros módulos de los que se llamo el sistema R, que producto de un nuevo desarrollo, se renombró R/1 seguido de sus sucesores R/2 y R/3.

Después de haber dominado el mercado, la empresa afronta una mayor competencia de Microsoft e IBM. En marzo de 2004 cambió su enfoque de negocio en favor de crear la "plataforma" que desarrolla y utiliza, la nueva versión de su software NetWeaver..

Es en este punto donde SAP se encuentra enfrentado con Microsoft e IBM, en lo que se conoce como "la guerra de las plataformas". Microsoft ha desarrollado una plataforma basada en la Web llamada .NET, mientras IBM ha desarrollado otra llamada WebSphere.

A comienzos de 2004 sostuvo conversaciones con Microsoft sobre una posible fusión. Las empresas dijeron que las conversaciones finalizaron sin un acuerdo. Sin embargo, a comienzos del 2006 fue anunciada una alianza muy importante entre SAP y Microsoft para integrar las aplicaciones ERP de SAP con las de Office de Microsoft bajo el nombre de proyecto "Duet".

La compra de SAP por parte de Microsoft hubiera sido uno de los acuerdos más grandes en la historia de la industria del software, dado el valor de mercado de la alemana, de más de 55.000 millones de euros (junio 2004).

SAP ha conquistado clientes de forma consistente para aumentar la cuota del mercado global entre sus cuatro principales competidores a un 55% a fines de 2004, desde un 48% dos años antes. La participación combinada de Oracle y PeopleSoft declinó de un 29% a un 23%.

Productos

SAP trabaja en el sector de software de planificación de recursos empresariales (o ERP por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning). El principal producto de la compañía es R/3, en el que la R significa procesamiento en tiempo real y el número 3 se refiere a las tres capas de la arquitectura de proceso: bases de datos, servidor de aplicaciones y cliente. El predecesor de R/3 fue R/2.

Otros productos de SAP son APO (Advanced Planner and Optimizer), BW (Business Information Warehouse), Customer Relationship Management (CRM), SRM (Supplier Relationship Management), Human Resource Management Systems (EHRMS), Product Lifecycle Management (PLM), KW (Knowledge Warehouse) RE (Real Estate), FI/CO (Financial Accounting/Controlling).

SAP también ofrece una nueva plataforma tecnológica denominada SAP NetWeaver. Esta plataforma tecnológica convierte a SAP en un programa Web-enabled, lo que significa que estaría totalmente preparado para trabajar con él mediante la web, se puede trabajar con SAP mediante cualquier navegador de Internet si se tienen los componentes apropiados de SAP NetWeaver (SAP Portals).

Aunque sus principales aplicaciones están destinadas a grandes empresas, SAP también se dirige a la pequeña y mediana empresa con productos como SAP Business One y mySAP All-in-one.

SAP cuenta también con verticales y microverticales. Las verticales son conocidas también como IS o Industry Solution y son SAP orientados a diversas industrias, como por ejemplo periódicos, mineras, cías. de telecomunicaciones. Las microverticales son SAP que atienden a industrias específicas, como por ejemplo: empresas agroexportadoras, piscifactorías, etc. Las Verticales son desarrolladas por SAP y las microverticales por los socios de SAP.

En muchos casos la adopción de SAP por las empresas se hace mediante la contratación de consultoras especializadas.

¿Qué es SAP?

SAP es el líder mundial en soluciones de negocio. En la actualidad, más de 29,800 clientes, localizados en más de 120 países, operan más de 10,600 instalaciones de SAP®, desde soluciones que responden a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporativos y multinacionales.

SAP México y Centroamérica con más de 11 años de experiencia y liderazgo en el mercado, y más de 870 clientes en la región, permite a las empresas de todos los tamaños y de cualquier industria, ser más competitivas y rentables, eficientar sus procesos de negocio y reducir sus costos, a través de la innovación tecnológica.

El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos. EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos.

La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial -sean grandes o pequeñas- en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales.

• Objetivos Del Sistema SAP

SAP ha definido los objetivos de la como los siguientes:

– Satisfacción de la clientela

– Realización de beneficios

– Crecimiento

– Satisfacción de los empleados

• SAP: Características

Las principales características de SAP son:

• Información "on-line"

Esta característica significa que la información se encuentra disponible al momento, sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas.

• Jerarquía de la información

Esta forma de organizar la información permite obtener informes desde diferentes vistas.

• Integración

Esta es la característica más destacable de SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos de SAP que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

La integración en SAP se logra a través de la puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por la alimentación de una base de datos común.

Por lo tanto, debemos tener en cuenta que toda la información que introducimos en SAP repercutirá, al momento, a todos los demás usuarios con acceso a la misma. Este hecho implica que la información siempre debe estar actualizada, debe ser completa y debe ser correcta.

Módulos del sistema SAP

• Finanzas (FI)

• Controlling (CO)

• Gestión de materiales (MM)

• Ventas y distribución (SD)

• Recursos Humanos (HR)

• Business Intelligence (BI)

• ABAP

Finanzas (FI)

El módulo FI satisface todas las necesidades internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funcionalidades son las siguientes:

Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio del registro por documentos

Flujo de datos abierto e integrado, asegurado por actualizaciones automáticas

Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del libro Mayor

Preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas

La integración de FI con otros módulos asegura que se reflejen exactamente los movimientos logísticos de mercancías (tales como las entradas y salidas de mercaderías) en las actualizaciones de contabilidad basadas en valor.

El área funcional FI comprende los siguientes subcomponentes:

Libro Mayor (FI-GL)

Cuentas a pagar (FI-AP)

Cuentas a cobrar (FI-AR)

Contabilidad bancaria (FI-BL)

Activos fijos (FI-AA)

Control presupuestario (FI-FM)

Gestión de viajes (FI-TV)

• Controlling (CO)

El módulo CO proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Esto implica registrar tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados.

Además de documentar sucesos reales, la tarea principal del Controlling es la planificación. Puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos de plan. La determinación de dichas desviaciones permite controlar flujos empresariales.

Las cuentas de explotación, como la que corresponde al cálculo del margen de cobertura, se utilizan para controlar la rentabilidad de áreas concretas de una organización y de la organización completa.

Los siguientes son subcomponentes del área funcional CO:

Contabilidad de clases de costo (CO-OM-CEL)

Contabilidad de centros de costo (CO-OM-CCA)

Contabilidad de costos por procesos (CO-OM-ABC)

Órdenes CO (CO-OM-OPA)

Controlling de costos del producto (CO-PC)

Cuenta de resultados (CO-PA)

Contabilidad de centros de beneficio (EC-PCA)

• Gestión de materiales (MM)

El módulo MM se integra completamente a las otras áreas funcionales de SAP y da soporte a todas las fases de gestión de materiales: planificación de necesidades y control, compras, entrada de mercaderías, gestión de stocks y verificación de facturas.

Los subcomponentes más importantes son los siguientes:

Planificación de necesidades sobre consumo (MM-CBP): La función principal es la de supervisar stocks y crear automáticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y de fabricación.

Compras (MM-PUR): Las tareas incluyen aprovisionamiento externo de materiales y servicios, determinación de posibles fuentes de aprovisionamiento, supervisión de entregas y pagos a los proveedores.

Gestión de servicios (MM-SRV): Ofrece soporte al ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de pedidos y la aceptación de servicios, así como el proceso de verificación de facturas.

• Ventas y distribución (SD)

Dentro del área logística, el módulo SD o Comercial incluye los siguientes subcomponentes y funcionalidades:

Funciones básicas (SD-BF): Comprende la determinación de precio y condiciones, verificación de disponibilidad, gestión de créditos y de riesgos, determinación de material, determinación de mensajes, determinación de impuestos y determinación de cuentas.

Ventas (SD-SLS): Diferentes operaciones comerciales se basan en documentos de ventas definidos en el sistema: consultas y ofertas de cliente, pedidos de cliente, contratos marco y reclamaciones. Algunos activan de forma automática la creación de documentos de entrega y de facturación posteriores.

Facturación (SD-BIL): Representa la etapa de tratamiento final de una operación comercial. La información sobre la facturación está disponible en cada una de las instancias de gestión de pedidos y de entregas.

Comercio exterior / Aduanas (SD-FT): Permite gestionar procesos de exportación e importación, identificar automáticamente los requisitos de autorización, simplificar la gestión de informes con procedimientos automáticos para completar declaraciones, determinar qué productos estarán sujetos a un régimen de preferencia.

• Recursos humanos (HR)

El módulo HR comprende distintos procesos como la planificación de recursos necesarios, el reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la liquidación de haberes, el desarrollo del personal y la capacitación.

Los principales subcomponentes son los siguientes:

Gestión de personal (PA): Centraliza las actividades relacionadas con los recursos humanos y contribuye a las tareas de planificación. Incluye el proceso de contratación de personal y ofrece un marco flexible para crear y gestionar paquetes de beneficios diseñados especialmente.

Gestión de tiempos (PT): Contempla los procesos que implican la planificación, registro y valoración del trabajo interno y externo realizado por los empleados, así como los tiempos de ausentismo. Proporciona información a otros procesos empresariales tales como la determinación de costos de personal y la creación de facturas.

Cálculo de nómina (PY): Se utilizar para calcular la remuneración de cada empleado. Consta, además, de una serie de procesos derivados de la legislación de cada país, en términos de beneficios sociales, seguridad laboral y asistencia médica.

• Business Intelligence (BI)

El componente SAP Business Intelligence (SAP BI) ofrece las funcionalidades necesarias para una perfecta integración de la información en toda la empresa. Permite identificar y analizar datos de fuentes dispares, para tomar decisiones acertadas.

Las funcionalidades clave incluyen:

Data Warehousing: Permite construir almacenes de datos, modelos de negocio y una arquitectura de la información acordes con la estructura de la empresa, y administrar datos de fuentes diversas.

Inteligencia de negocios: Permite acceder a información y presentar datos, buscar patrones e identificar excepciones, a través de procesamiento analítico, data mining y alertas.

Insight de negocios: Permite crear informes para análisis, dar respaldo a decisiones en todo nivel y ofrecer aplicaciones de inteligencia de negocios a través de Internet y dispositivos móviles.

Capacidades de gestión y medición: Permite monitorear los progresos, ofrecer plantillas de informes, garantizar datos coherentes y colaborar en la toma de decisiones.

• ABAP

SAP está construido con el lenguaje de programación ABAP (siglas de Advanced Business Application Programming). Aunque los consultores no necesitan dominarlo, ya que el desarrollo de las aplicaciones corre por cuenta de los programadores, sí se valora que tengan nociones básicas. Al incorporar un entorno de programación, SAP permite ampliar la funcionalidad proporcionada en el estándar.

ABAP es un lenguaje de programación orientada a objetos y tiene como características principales las siguientes:

Está basado en la programación estructura

Es un lenguaje interpretado y no compilado, aunque se pueden generar versiones compiladas

Se utiliza para desarrollar dos tipos de programas: los que se ejecutan en modo reporting y los que se ejecutan en modo diálogo; existen sentencias que permiten conmutar entre los dos modos

Está dirigido por eventos

Está integrado por completo en el sistema SAP R/3

Está preparado para que sea multi-idioma

Incorpora elementos que permiten declarar datos, elementos de control interno, elementos operacionales y acceso a bases de datos

SAP también ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales de acuerdo con los cambios de las TI. SAP ayuda a sus clientes "a dirigirlos durante dichas transiciones, de los entornos de min (SAP R/2 ®) a los de cliente-servidor (SAP R/3 ®) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los servicios (ESA)". Asimismo, ofrece estrategias de resistencia al cambio en los sistemas de soluciones de negocios pues se involucra en los procesos de capacitación de los usuarios finales del sistema.

¿Quienes necesitan SAP?

Las aplicaciones de administración de negocios tradicionales no responden a las necesidades cambiantes de las pequeñas y medianas empresas. Pérdidas de información, procesos de negocio no integrados, y toma de decisiones estratégicas tardías, son las consecuencias de no contar con una solución confiable e integrada.

El resultado: Oportunidades de mercado perdidas, esfuerzo desperdiciado y ineficiencias costosas.

Usuarios idóneos de SAP Business One

Empresas con sistemas aislados que no operan en tiempo real.

Negocios cuyos reportes financieros, de ventas o de inventario son lentos, poco confiables y nada estratégicos.

PYMES que no satisfacen los requerimientos de sus clientes y quieren mejor planeación así como mejor relación con clientesy proveedores.

Beneficios

• Fácil uso

• Navegación Intuitiva.

• Ambiente Microsoft Windows.

• Herramientas simples de personalización.

• Fácil de Implementar y Mantener

• Rápido de implementar y personalizar.

• Funcionalidad robusta y seguridad de clase mundial.

• Fácil evolución a soluciones mas completas o sofisticadas, según las necesidades de crecimiento de su empresa.

• Mayores ventas y rentabilidad

• Característica de Gestión de Oportunidades y Ventas.

• Monitoreo en el desempeño de ventas.

• Herramientas de monitoreo de compras.

• Análisis de rentabilidad.

• Reducción de costos administrativos

• Ingreso racionalizado de datos.

• Tareas automatizadas.

• Reducción de costos en papeleria.

• Mejor comprensión y control del negocio

• Reportes integrales.

• Fácil acceso a datos críticos del negocio en tiempo real.

• Múltiples herramientas de análisis.

Diferenciadores

Funcionalidad nativa de CRM

Integra todas las ventas, soporte y procesos de cara al cliente con todas las funciones relevantes a través de la compañía.

Poderosas herramientas de reporte

Crea los informes de gran alcance para áreas clave de la empresa, ventas, contabilidad, inventarios, estados financieros y ventas, flujo de liquidez, entra en contacto con los resúmenes, contabilidad, la acción del almacén, estados financieros, precios y la actividad del cliente.

Flexible, poderosa y fácil de parametrizar

Es la única solución que provee a los usuarios la libertad para agregar fácilmente campos, cambiar formas, y personaliza preguntas e informes.

Poderosa interfaz de consulta

Mediante la tecnología exclusiva de SAP Business One "Arrastre y Relacione" (Drag &Relate TM), obtiene una completa visibilidad sobre las operaciones,obtiene instantáneamente las relaciones entre las áreas claves del negocio. Si necesita información a detalle, usted puede simplemente arrastrar esa información desde un área y colocarla en otra, todo en un solo movimiento.

Funcionalidad Multimoneda y Multilenguaje

El sistema de contabilidad puede escribir cada transacción simultáneamente en tres diferentes tipos de monedas: moneda local, moneda con la que se efectuará la transacción y Euros, para la generación sencilla de reportes en cualquier moneda mundial.

Requerimientos

• 1. Servidor

Windows 2000 – 2003 Server.

Pentium 4 a 1.5 Ghz.

1 Gb en RAM.

2 Gb de espacio en disco.

• 2. Cliente

Windows 2000, XP Pro ó Terminal Service.

Pentium 3 a 750 Mhz.

512 Mb en RAM.

500 Mb de espacio en disco.

• 3. Bases de Datos

Microsoft SQL Server 2000 SP3.

SYBASE.

• 4. Drive para CD ROM

X24 o superior.

Módulos SAP R/3

El sistema SAP se ofrece en dos versiones, según la plataforma en que se quiera implantar: SAP R/2 para Mainframes y SAP R/3 para Cliente/Servidor. En estas líneas nos centraremos en la versión SAP R/3.

SAP R/3 es un sistema informático que gestiona todas las áreas funcionales de la empresa. Está organizado en un conjunto de módulos de software cliente/servidor a tres niveles, al que se le añade un módulo de "Workflow" para la optimización y la reingeniería de los procesos de negocio. El sistema SAP se basa en el concepto de combinar todas las actividades de negocio y los procesos técnicos de una empresa en una solución informática simple, integrada, robusta y fiable y en tiempo real. Además soporta e implanta soluciones inmediatas a todos los cambios que la organización se plantee.

La globalización del sistema SAP R/3 es total ya que dispone de versiones en múltiples lenguajes : es capaz de trabajar en entornos de empresa multinacionales, soportando muchos idiomas y respondiendo a la flexibilidad necesaria de las monedas específicas de cada país así como de los requerimientos de la legislación fiscal (planes de cuentas, prácticas comerciales, legislación laboral, etc…). SAP R/3 está totalmente preparado para afrontar el próximo milenio, y también soporta el EURO, futura moneda única europea.

• COMPONENTES DE SAP R/3

El sistema SAP R/3 es un sofisticado y completo sistema informático empaquetado de enorme robustez. Provee una serie variada de soluciones de negocio para cada área de la organización. SAP ha desarrollado una amplia librería de procesos de negocio predefinidos que abarcan todos los requerimientos del software funcional. Además, constantemente nuevos procesos de negocio y tecnologías se ponen a disposición de los clientes, facilitándoles las soluciones empresariales de último nivel tecnológico. Este hecho permite que SAP R/3 satisfaga constantemente la cambiante demanda del mercado.

Provee de herramientas de desarrollo totalmente probadas. Las compañías pueden desarrollar programas a medida de sus necesidades e integrarlos dentro del sistema R/3.

Veamos que nos aporta SAP R/3. Básicamente está compuesto por los tres pilares imprescindibles para obtener una gestión integral de los recursos de la empresa:

Gestión Financiera: coordinan todos los aspectos de la contabilidad financiera, la gestión de inversiones y control de gestión:

Contabilidad financiera:

• Libro mayor de contabilidad.

• Cuentas a cobrar y a pagar.

• Contabilidad de inmovilizado.

Control de gestión:

• Control de gastos generales.

• Gestión de costes ABC.

• Control de costes de productos.

• Análisis de rentabilidad.

Gestión de inversiones.

Gestión de Tesorería:

• Gestión de efectivo.

• Gestión de riesgos de mercado.

• Gestión de fondos.

Logística:

• Ventas y distribución.

• Planificación y Control de producción.

• Planificación de producción.

• Gestión de materiales

• Gestión de mantenimiento y servicios

Recursos Humanos:

• Administración de personal.

• Datos maestros.

• Gestión de tiempos y control de presencia.

• Nómina.

• Gestión de gastos de viaje.

• Administración de salarios.

• Selección de personal.

• Gestión de beneficios.

• Desarrollo de personal.

• Planificación y organización de Recursos Humanos.

• Calificaciones y requerimientos.

• Planificación de carreras, sucesiones y potenciales.

• Gestión de formación y eventos.

• Planificación de costes.

• Planificación de turnos y capacidades.

• Sistema integro de información de Recursos Humanos.

• Internet e Intranet.

• Workflow.

• Automatización de flujos y tareas e información a través de la organización empresarial.

En definitiva, se puede afirmarse que SAP R/3 cubre todas las áreas funcionales de la empresa. Además, se están desarrollando las llamadas Soluciones Industriales. Estas son aplicaciones específicas para sectores de negocio y permiten ofrecer soluciones más verticales para:

• Compañías fabricantes y distribuidoras de productos petrolíferos.

• Laboratorios Farmacéuticos.

• Publishing.

• Retail.

• Alimentación.

• Telecomunicaciones

• Sector Público.

• Empresas Constructoras

• Publicidad

• Hospitales

• etc …

Estructura Cliente/Servidor De SAP R/3

SAP R/3 trabaja en plataforma Cliente/Servidor de 3 niveles, en los que los servidores de base de datos, de aplicaciones y de presentación están preparados para la integración total con Internet e Intranets. Cualquier navegador de Internet puede servir como una alternativa al interfase de usuario para las aplicaciones de empresa R/3, abriendo nuevas vías de negocio para los clientes.(ver mySap.com, La estrategia de negocio de SAP en Internet)

Tal como vamos diciendo, SAP R/3 trabaja bajo una arquitectura cliente/servidor principalmente de tres niveles distintos. Entre estos tres niveles podemos distinguir:

• Nivel de presentación: En este primer nivel las estaciones de trabajo y ordenadores personales se conectan al nivel de aplicación. Estos presentan y hacen accesible la información y los procesos al usuario. Este nivel esta presente en diferentes plataformas como UNIX, OS/2 y Windows, siendo esta última la más popular

• Nivel aplicación: En el Servidor de aplicaciones se encuentra el kernel de SAP. Se encuentra conectado al servidor de Base de Datos, y para cada departamento de la empresa, carga y ejecuta los programas y aplicaciones. Da pues los servicios necesarios al primer nivel, el nivel de presentación o de usuarios.

• Nivel Datos: El Servidor de Base de Datos es un ordenador central que gestiona todas las funciones de base de datos tales como actualización, consulta y otros bajo la solicitud del nivel de aplicación. Es habitual que tenga instalado Oracle, aunque también puede trabajar perfectamente con Informix, Microsoft SQL Server, DB2, etc…

La arquitectura Cliente/Servidor permite que las organizaciones obtengan un óptimo uso de sus recursos informáticos. De esta forma pueden disfrutar de todas las ventajas que las nuevas y mas avanzadas tecnologías de hardware van ofreciendo, así como la posibilidad de adaptar los procedimientos de negocio a los nuevos requerimientos que el mercado establece.

Características del sistema R/3

SAP R/3® ha tenido tanto éxito debido a que combina unas características únicas que son ideales a la hora de trabajar en gestión empresarial.

SAP es muy flexible. Permite agilizar las tareas diarias de cualquier empresa independientemente del sector y del país en que trabaje, de su tamaño (si bien es cierto que parece estar dirigido más bien a grandes empresas) y de otros factores que pueden suponer un problema con otro software.

Otro aspecto importante es que es altamente integrado: supera las limitaciones jerárquicas y funcionales típicas de la empresa. Todo está integrado en un mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos los departamentos y áreas funcionales, permitiendo a cada empleado disponer de toda la información necesaria en todo momento. Así, no solo actualiza la información en tiempo real (importantísima característica de SAP que constituye una enorme ventaja), sino que además basta con introducir los datos una sola vez, puesto que es el sistema se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto de los módulos o programas.

Así la interconexión entre centrales, oficinas, centros de producción, etc. queda asegurada. Antes de los sistemas SAP, todas las operaciones podían hacerse, en cada departamento, oficina, fábrica…. con sus programas específicos para cada una (software para la gestión de materiales, software para controlar salarios, ventas, compras, etc. y cada uno de ellos trabajando con sus propios protocolos, con su propia información, adaptados para hardware distinto, sin conectar ni compartir información) con lo que se trabajaba el doble: los datos que se repiten en diversas áreas se manejan varias veces (por ejemplo, en el almacén y en la administración) y, al no estar interconectados, (aunque exista una red interna, los diversos programas podrían trabajar con formatos, datos, máquinas incompatibles) es necesario que alguien se dedique a pasar la información de unos a otros, perdiendo un tiempo que se podría dedicar a mejorar la estrategia.

Imaginemos por ejemplo una fábrica de sillas metálicas, con su almacén de piezas, maquinaria, oficinas, muelle de carga para los camiones, oficinas, salas de reuniones etc. La empresa tendrá personal de almacén, conductores, operarios de maquinaria, encargados, jefe de personal, administrativos, comerciales, jefe de ventas, jefe de administración, gerente, y puede ser una pequeña empresa (tendrá mucho menos personal e instalaciones) o una gran empresa (más camiones, más personal etc.), o no ser un fábrica, sino un empresa de servicios, (en lugar de operarios podría tener dependientes), para el caso es lo mismo. En nuestra fábrica se genera y se necesita información constantemente: entrada de mercancías y materias primas, necesidades de barras metálicas y tornillos, presupuestos que piden los clientes, albaranes de venta, notas de consumo de gasoil, vencimientos de pedidos, pagarés que nos entregan los clientes, letras que firmamos a proveedores, facturas de acreedores, balances que hay que presentar en el Registro Mercantil, etc. etc. Y toda esta información la suministran personas de la empresa (el administrativo del almacén que solicita materias primas, el contable que pasa los apuntes, los vendedores que introducen los pedidos etc.) y la solicitan también (el Jefe de Administración quiere ver algunos mayores, el comercial la forma de pago de algún cliente etc.). SAP R/3® evita que se repita innecesariamente la información (los datos que introduzca uno no hace falta que los introduzca otro, aunque sea de otra sección) y asegura que si en nuestra fábrica de Berlín se fabrica una silla, en ese mismo momento, nuestra sucursal en Albacete sabe que tiene una silla más que podría vender.

SAP es también abierto. Fue fue diseñado como un producto integrado, pero existe la posibilidad de instalar sólo parte del software (los módulos pueden utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso según sus necesidades. Permite además la comunicación con terceros (clientes o proveedores de su empresa que no sean SAP AG y sus partners).

Es asimismo moderno y universal. SAP R/3® está preparado para el euro (especialmente importante para empresas que trabajan en Europa con la implantación de la moneda única en 1999), incorporando un programa para la conversión capaz de trabajar con diferentes tipos de cambio (funcionalidad multidivisa). Además, con SAP no hay necesidad de estar pendiente de qué pasará en la empresa el 1 de enero del 2000, ya que el sistema trabaja con años de 4 dígitos. Otra ventaja es que está directamente conectado a Internet y preparado para el comercio electrónico. Así la World Wide Web (www) puede servir como una interfase de usuario alternativa para las aplicaciones de empresa R/3, abriendo nuevas vías de negocio para los clientes.

Por otro lado, SAP R/3® opera en EE.UU, Asia o África con igual eficacia gracias a las versiones existentes en 24 lenguas (incluido chino, kanji y cirílico) y a las 39 versiones específicas para países que permiten trabajar con diferentes monedas, impuestos y normativas fiscales. Y todo esto asegurando una perfecta interrelación entre ellas. La universalidad de SAP R/3 no consiste sólo en la adaptabilidad a monedas, lenguajes o leyes, sino que es capaz de satisfacer las necesidades tanto de empresas pequeñas y medianas (más del 50% de las instalaciones, por ejemplo, Grupo Árbol Producciones S.A.) como de grandes multinacionales (Mercedes Benz o Microsoft) y empresas de cualquier sector (aerospacial y defensa, automoción, banca y seguros, bienes de consumo, gestión sanitaria, ingeniería y construcción, petróleo y gas…).

SAP R/3® tiene además otras ventajas. Ofrece algo más que soluciones informáticas. Las aplicaciones también enlazan sus procesos empresariales con los de sus clientes y proveedores, permitiendo integrar a los bancos y otras empresas colaboradoras (incluyendo el ya mencionado TeamSap®. y sus partners con una disponibilidad de 24 h diarias de atención al cliente) dentro de las comunicaciones internas (a nivel nacional e internacional).

Ofrece también la posibilidad de escoger entre más de 100 escenarios y 1000 procesos empresariales ya confeccionados en numerosos sectores industriales, permitiendo beneficiarse de los modelos empresariales de las empresas líderes. SAP ha desarrollado una amplia librería de procesos de negocio predefinidos que abarcan cada requerimiento de software funcional. Nuevos procesos de negocio y tecnologías se ponen a disposición de los clientes regularmente, facilitándoles soluciones empresariales al último nivel tecnológico, lo que les permite satisfacer la siempre cambiante demanda del mercado.

Dispone aismismo de sistemas EIS y de alerta temprana como son EarlyWatch y GoingLive Cheks que ayudan a detectar y corregir (incluye procesos de toma de decisiones) los problemas (como valores umbrales críticos) antes de que afecten a las operaciones.

SAP es infinitamente ampliable: es posible diseñar software específico en varios lenguajes de programación.