Balance es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado. El balance se estructura a través de tres conceptos patrimoniales, el Activo, el Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos patrimoniales.
El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que dispone la entidad. El patrimonio neto muestra también la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.
CONCEPTO DE ESTADO DE RESULTADOS: Documentos contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.
Estado de Resultados, es el estado que suministra información de las causas que generaron el resultado atribuible al período sea bien este un resultado de utilidad o pérdida. Las partidas que lo conforman, suelen clasificarse en resultados ordinarios y extraordinarios, de modo de informar a los usuarios de Estados Contables la capacidad del ente emisor de generar utilidades en forma regular o no.
Clasificación de estados financieros
1.- Atendiendo La Importancia De La Misma:
• Básicos: Balance General, Estado De Resultados, Estado De Situación Financiera Contable,
• Secundarios.
2.- Atendiendo A La Información Que Presenta:
• Normales.
• Especiales.
3.- Atendiendo A La Fecha O Periodo A Que Se Refieren:
• Estáticos.
• Dinámicos.
• Estáticos- Dinámicos.
• Dinámicos- Estáticos.
4.- Atendiendo Al Grado De Informaron Que Proporciona:
• Sintéticos.
• Detallados.
5.- Atendiendo A La Forma De Presentación:
• Simples.
• Comparativos.
6.- Atendiendo Al Aspecto Formal Del Mismo:
• Elementos Numéricos.
• Elementos Descriptivos.
7.- Atendiendo Al Aspecto Material De La Misma:
• Cuerpo.
• Pie.
• Cabeza.
8.- Atendiendo A La Naturaleza De Las Cifras:
• Históricos.
• Reales.
• Actuales O Proyectados.
9.- Atendiendo A La Gerencia O Quienes Dirigen:
• De Compras.
• De Producción.
• De Finanzas.
• De Personal.
• De Ventas, Etc.
10.- Atendiendo A La Moneda:
• Nacionales.
• Extranjeros.
QUE SON LAS CUENTAS DE ORDEN Son todas aquellas cuentas que no afectan o modifican en las cuentas del balance, y va al pie del balance.
Cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en lo futuro.
Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar la diferencia que existe entre "valores reales" y "valores contingentes".
Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.
Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una "contingencia", la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN
• Valores ajenos.
• Valores contingentes.
• Cuentas de registro.
QUE ENTIENDES POR ETICA PROFESIONAL DE LAT: Conjunto de reglas o normas de conducta a que debe someterse un profesionista en el ejercicio de su actividad
Principios de contabilidad generalmente aceptados
EQUIDAD: Principio fundamental que debe orientar la acción del profesional contable en todo momento.
PARTIDA DOBLE: La ecuación contable está dada por los cambios que se dan tanto en el Activo como en el Pasivo, que son registrados por medio de la aplicación de sistemas contables para expresar los hechos económicos y jurídicos de la empresa de forma eficiente.
ENTE: Los estados financieros están referidos siempre a un ente. En el ente o empresa que produce Estados financieros.
BIENES ECONOMICOS: Se refiere a los activos que posee una empresa; estos son derechos de propiedad tangible e intangible, que sirven para realizar operaciones transaccionales.
PRINCIPIO MONETARIO: Para reflejar el patrimonio de una empresa mediante los estados financieros, es necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un precio a cada unidad.
EMPRESA EN MARCHA: Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el mercado, no debiendo interrumpir sus actividades, sino por el contrario deberá seguir operando de forma indefinida.
VALUACION AL COSTO: Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al costo de adquisición o producción, como concepto básico de valuación; así mismo, las fluctuaciones de la moneda común denominador, no deben incidir en alteraciones al principio expresado, sino que, se harán los ajustes necesarios a la expresión numeraria de los respectivos costos, por ejemplo ante un fenómeno inflacionario.
PERIODO: El estudio referente a los estados financieros debe de supeditarse a un periodo fiscal corto, esto nos dará un mejor panorama de la empresa y una consecuencia adecuada y oportuna toma de decisiones para el futuro de la empresa.
DEVENGADO: El principio de devengado está referido a los derechos y obligaciones que habrán de vencer en una fecha determinada dentro del ejercicio económico o a largo plazo, debiendo ser regularizados al cierre de dicho periodo.
OBJETIVIDAD: Las modificaciones en el inventario se deben registrar tal cual es la operación en los libros de contabilidad, para medirlos objetivamente en términos monetarios y así no hacer distorsiones en la realidad de los registros contables.
REALIZACION: Se debe considerar una compra o una venta como efectuada una vez realizada la operación económica con otros entes sociales u actividades económicas.
PRUDENCIA: Este principio es también llamado criterio conservador. Ante el hecho que el contador se encuentre entre dos o más caminos razonables a seguir, deberá optar por el que muestre la menor cifra de dos valores de activos relativos a un partida determinada; o ante el caso de registrar una operación la éste la hará de modo que la participación del propietario sea la menor posible.
UNIFORMIDAD: Este principio señala que las empresas al hacer uso de un método para la presentación de los estados financieros, deberán ser consecuentes con el mismo. Logrando uniformidad en la presentación de la información expuesta en los registros contables de un periodo a otro.
SIGNIFICACION O IMPORTANCIA RELATIVA: El contador deberá pasar por alto situaciones que no revistan demasiada importancia, aplicando el mejor criterio de acuerdo a las circunstancias teniendo en cuenta diversos factores, como el efecto relativo en el activo, pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones.
EXPOSICION: La información contable debe ser clara y comprensible para juzgar e interpretar los resultados de operación y la situación de la empresa.
CLASIFICACION DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
Postulado básico: Equidad.
Principios dados por el medio socio-económico.
Ente.
Bienes económicos.
Moneda común denominador.
Empresa en marcha.
Periodo.
Principios que hacen a las cualidades de la información.
Objetividad.
Prudencia.
Uniformidad.
Significación o importancia relativa.
Exposición.
Partida doble.
Principios de fondo o valuación.
Valuación al costo.
Devengado.
Realización.
Otros principios
Entidad:
Realización:
Período contable:
Valor histórico original:
Negocio en marcha:
Boletines del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMPC)
BOLETIN SERIE "A" PRINCIPIOS CONTABLES
Tiene como objetivo dejar establecido la estructura básica de la teoría de la contabilidad financiera, la cual es un técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica.
En este boletín se compone por varias clases de conceptos ordenados de acuerdo a su jerarquía las cuales son:
Principios: los principios de contabilidad son aceptados básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico.
Reglas particulares: son la especificación individual y concreta de los conceptos que integran los Estados Financieros. Se dividen en reglas de valuación y reglas de presentación, los primeros se refieren a la aplicación de los principios y la segunda al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los Estados Financieros.
Criterio Prudencial de Aplicación de las Reglas Particulares:
La medición o cuantificación contable no obedece a un modelo rígido, sino que requiere de la utilización de un criterio general para elegir entre alternativas que se presentan como equivalentes, tomando en cuenta los elementos de juicio disponible.
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a sus aspectos financieros son:
ENTIDAD: es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital coordinado por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los que fue creada. Se clasifican en 2: entidad con personalidad jurídica y entidades que no tienen personalidad jurídica.
ENTIDAD CON PERSONALIDAD JURIDICA PROPIA: Es aquella que es sujeta de derecho y obligaciones de conformidad con lo establecido en las leyes.
ENTIDAD QUE NO TIENE PERSONALIDAD JURIDICA PROPIA: Pueden ser las entidades consolidadas con el fideicomiso.
La contabilidad cuantifica en términos contables, monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan.
Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se considera por ella realizados:
A) cuando ha afectado transacciones con otros entes económicos.
B) Cundo ha tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes.
C) Cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de está.
PERIODO CONTABLE: La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos contables.
Las operaciones y eventos así como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren; por tanto cualquier información contable debe indicar claramente el periodo a que se refiere.
Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación son:
VALOR HISTORICO ORIGINAL: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según la cantidad de efectivo que se afecten o su equivalente de que ellos se hagan al momento en que se considere realizados contablemente.
NEGOCIO EN MARCHA: La entidad se presume en existencia permanente salvo especificación en contrario, por lo que las cifras de sus Estados Financieros representarán valores Históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos.
DUALIDAD ECONÓMICA:
Esta dualidad se constituye de:
• Los recursos de los que dispone la entidad para realización de sus fines.
• Las fuentes de dicho recursos, que a su vez son la especificación de los derechos que sobre los mismos existen considerados en su conjunto.
REVELACION SUFCICIENTE: La información contable presentada en los Estados Financieros debe contener e forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
REALIZACION: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicaron de los mismos principios y reglas particulares de cuantificación mediante la comparación de los Estados Financieros de la entidad, conocer sus evolución y mediante la comparación con Estados de otras entidades económicas, conocer su posición relativa.
IMPORTANCIA RELATIVA: La información que aparece en los Estados Financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información contable como para la información resultante de su operación.
BOLETIN SERIE "B" PRINCIPIOS RELATIVOS A ESTADOS FINANCIEROS EN GENERAL
1.- Objetivos de los Estados Financieros:
Los Estados Financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus operaciones y los cambios en la situación financiera por el periodo contable terminado en dicha fecha.
Los Estados Financieros son un medio de comunicar información y no son un fin que ya no persigue el tratar de convencer al elector de un cierto punto de vista y de validez de una posición.
4.- Estado de Cambio en la Situación Financiera.
Los objetivos de los Estados de Cambio en la Situación Financiera son:
• Resumir las actividades de una actividad económica en cuanto a financiamiento e inversión, mostrando la generación de recursos provenientes de las operaciones del periodo.
• Proporcionar información completa sobre los cambios en la situación financiera durante el periodo.
El Estado de Cambios en la Situación Financiera no puede reemplazar al Estado de Resultados ni al Balance General. Y su intención es el proporcionar información que dichos Estados no proporcionan.
El punto de partida para elaborar los Estados de Cambios en la Situación Financiera, lo constituye una Balance comparativo.
5.- Registro de Transacciones en Moneda Extranjera.
Reglas de presentación:
Cualquier restricción cambiaria o de otro tipo en relación alas monedas extranjeras involucradas en los Estados Financieros, debe revelarse claramente en el cuerpo de los mismos o en sus notas.
En el cuerpo de los Estados Financieros o a través de sus notas, debe revelarse el monto de los activos y pasivos monetarios en divisas extranjeras mostrando si la posición es larga, corta o nivelada, así como las bases de su registro fundamentalmente en cuanto al tipo de cambio utilizado.
En el caso de los Estado Financieros que vayan a circular en el extranjero, se debe señalar en su encabezado la moneda que están expresando. Así mismo en todos los casos en que se emitan Estados Financieros de entidades mexicanas en una moneda diferente al peso mexicano, se debe mencionar la moneda en que se ha formulado.
6.- Estados Financieros
Permanentes:
Definición en término:
Compañía tenedora: es la compañía propietaria del 25% o más de las acciones ordinarias de otra empresa.
Subsidiaria: es aquella compañía cuya mayoría de acciones ordinarias es propiedad de otra empresa.
Asociada: es una compañía de la cual otra empresa en propietaria de no menos del 25% y no mas del 50% de las acciones ordinarias en circulación.
Afiliadas: Son aquellas compañías que sin tener acciones, inversiones de importancia entre sí, tienen accionistas comunes.
Los Estados Financieros Consolidados: Son aquellos que presentan la Situación Financiera y resultados de operación de una entidad integrada por la compañía tenedora y subsidiaria y se formulan sustituyendo la inversión en acciones de compañías subsidiarias de la tenedora con activos y pasivos de aquellos y eliminando los saldos y las operaciones efectuadas entre las distintas compañías.
Los Estados Financieros Combinados: Son aquellos que presentan la situación financiera y resultados de operación de compañías afiliadas como si fueran una entidad independientemente de sus personalidades jurídicas, y se formulan sumando los Estado Financieros individuales de compañías afiliadas después de eliminar los saldos y transacciones.
9.- Información Financiera a Fechas Intermedias.
La información financiera a fechas intermedias cumplirá con el principio de revelación si contiene, como mínimo, los conceptos ya sea en forma ya sea en forma detallada o condensada, del Balance General, al Estado de Resultados y las notas que le son relativas.
La información financiera a fechas intermedias debe presentarse en forma comparativa, pudiendo adoptar, entre otras, las siguientes modalidades:
• El periodo en curso y aculado, comparativo con los mismos periodos del ejercicio anterior.
• El periodo en curso comparativo con el inmediato anterior.
• El periodo en curso comparativo con los acumulados del ejercicio.
10.- Reconocimiento de las Efectos de la Inflación en la Información Financiera
La inflación además de haberse prolongado en el tiempo, ha incrementado su intensidad, haciendo necesario hoy más que nunca, que la información financiera sea una herramienta útil para el usuario.
Desde que se creo la relevancia, la necesidad de reflejar los efectos de la inflación de los Estados Financieros, simultáneamente se ofrecieron como respuestas a nivel internacional, dos enfoques distintos:
• El método de ajustes por cambios en el nivel general de precios que consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional, utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales.
• El método de actualización de costos específicos, llamado también valores de reposición, el cual se funda en la medición de valores que generan en el presente, en lugar de valores provocados por intercambios realizados en el pasado.
11.- Estado de Flujo de Efectivo de los Estados Financieros en Base al Efectivo.
La finalidad del Estado de Cambios e la Situación Financiera en base a efectivo es presentar en forma condensada y comprensible, información sobre el manejo de efectivo por parte de la entidad durante el periodo determinado, y como consecuencia mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación financiera, para que los usuarios de los Estados Financieros puedan conocer y evaluar en forma conjunta con los otros Estados Básicos, la liquidez o solvencia de la entidad para efectos de la prevención y presentación de este estado, el concepto efectivo abarca acerca de las existencias de efectivo en caja y bancos, así como inversiones transitorias que se utilizan normalmente para invertir los existentes de efectivo con que cuenta la entidad.
BOLETIN SERIE "C" PRINCIPIOS APLICABLES O PARTIDAS O CONCEPTOS ESPECÍFICOS
C1.- Efectivo.
Por naturaleza el renglón de efectivo debe estar constituido por el total de moneda de curso legal o sus equivalentes, totales como:
• Giros Bancarios.
• Telegráficos.
• Postales.
• Moneda de Oro.
• Extranjeras.
• Depósitos Bancarios en Cuenta de Cheques, etc. Propiedad de una entidad económica.
Las exigencias en moneda extranjera o en oro, debe evaluarse al tipo de cambio bancario que este en vigor a la fecha de los Estados Financieros reflejando en sus resultados de operación, la utilidad o pérdida correspondiente.
C2.- Inversiones Temporales.
Son excedentes de efectivo que sobre pasan los requerimientos de operación de una compañía y son aplicados a las adquisición de valores negociables, de las no cotizables en bolsa o a depósitos bancarios a plazo, con el deseo de lograr un rendimiento hasta el momento en que estos recursos sean de mandados para cubrir las necesidades normales de la entidad. Los fondos creados por una entidad para un fin específico no caen dentro de este concepto.
Para efectos de este boletín únicamente se consideran como inversiones temporales en valores negociables, aquellos valores que se cotizan y operan regularmente en bolsa de valores.
C3.- Cuentas por Cobrar.
Las cuentas por Cobrar representan las cuentas exigibles originadas por las ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro tipo de concepto análogo.
Las cuentas por Cobrar pueden ser clasificadas como de exigencia inmediata a corto plazo y largo plazo. Se considera como cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de u plazo o mayor de un año posterior a la fecha del balance, con excepción de aquellos casos en el que el ciclo normal exceda de este periodo.
C4.- Inventarios.
El rubro de inventarios los constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancía o las refacciones para mantenimiento que consuman en el ciclo normal de operaciones y los que se utilizará en la construcción de inmuebles o en maquinaria no deben clasificarse como activo circulante.
C5.- Pagos Anticipados.
Los pagos anticipados representan una erogación efectuada por servicios que servirán para recibir bienes que van a ser consumibles en el uso exclusivo del negocio y cuyo propósito no es e de venderlos ni utilizarlos en le proceso productivo.
Es pagos anticipados en el activo intangible constituyen en la mayoría en los casos un bien en el que se otorga un derecho o privilegio.
Una cierta forma de pagos anticipados es lo opuesto a gastos acumulados para pagar que se componen de partidas cargadas a gastos aun no pagadas cuyos servicios o beneficios ya recibieron.
C6.- Inmuebles, Maquinaria y Equipo.
• Inmuebles planta y equipo son bienes tangibles que tienen por objeto:
• El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad.
• La producción de artículos para su venta o para el uso de la propiedad de la entidad.
• La prestación de servicios a la entidad a su clientela o al público en general.
La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlo en el uso normal de las operaciones de la entidad.
C8.- Intangibles.
Son aquellos activos nos circulantes que sin ser materiales o corpóreos son aprovechables en el negocio.
• Se distinguen dos clases de activos intangibles:
• Partidas que representan la utilización de servicios o el consumo de bienes pero que, en virtud de que se espera que producirá directamente ingresos específicos en el futuro, su aplicación o resultados como un gasto es diferida hasta el ejercicio en que dichos ingresos son obtenidos.
• Partida cuya naturaleza es de un bien incorpóreo, que implican un derecho o privilegio, y en algunos casos tiene la particularidad de poder reducir costos de producción, mejorar la calidad de un producto y promueve su aceptación en el mercado.
C9.- Pasivo.
El pasivo comprende obligaciones presentes provenientes de operaciones o transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancía o servicios, pérdidas o gastos ñeque se han incurrido, o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.
El pasivo se clasifica de acuerdo con su fecha de liquidación o vencimiento.
• Pasivo a corto plazo: es aquel cuya liquidación se producirá dentro de un año.
• Pasivo a largo plazo: esta representado por las deudas cuyo vencimiento sea posterior aun año, por el transcurso del tiempo llega a ser pagadero dentro de los próximos 12 meses.
C11.- Capital Contable.
El capital contable, representa la inversión de los accionistas o socios en una entidad consiste normalmente en las aportaciones, más las utilidades retenidas o menos las pérdidas acumuladas, más otro tipo de superávit en su caso.
Los principales conceptos incluidos en el capital contable son:
• Capital Social: esta representado por acciones o partes sociales que han sido emitidas a los accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad.
• Superávit Ganado: Esta representado por aquellas cantidades que han sido pagadas por los accionistas, en exceso al valor nominal.
• Superávit Donado: Esta representado por contribuciones en efectivo o en especie hecho por los accionistas o terceros.
C12.- Contingencias y Compromisos.
La contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias que involucra cierto grado de incertidumbre que puede resultar, a través de la consumación de una fecha futura, en la adquisición o al pérdida de una activo en el origen o cancelación de un pasivo y que generalmente trae como consecuencia una utilidad o una pérdida de acuerdo con el principio de realización debe intentarse la cuantificación contable en términos monetarios de la contingencias, para darles efectos en los Estados Financieros.
BOLETIN SERIE "D" TRATAMIENTO CONTABLE DE LA REMUNERACION AL PERSONAL.
A la contabilidad compete medir en unidades monetarias el monto de las remuneraciones al personal y aplicarlos a los periodos contables en que convenientemente se divide la vida de la entidad, identificándolas en el periodo que ocurre o se devengan, teniendo en cuenta como criterio básico que los costos y gastos que estas remuneraciones representan para la entidad deberán registrarse en forma paralela al ingreso que los originó, independientemente de la fecha en que se paguen.
La mayor parte de las remuneraciones que la entidad debe cubrir a su personal puede identificarse con toda claridad en un lapso determinado de duración menor al del periodo contable de la entidad y se cubren en efectivo, por lo que es relativamente sencillo asignar las erogaciones correspondientes a un periodo contable determinado.
La contabilización como costo o gasto de los sueldos y salarios normales asignables a periodos específicos y liquidables generalmente en términos de dichos periodos.
El uso cada vez más frecuente, por acuerdo entre la empresa y su personal o por disposición legal, de planes de remuneración diferida que depende del cumplimiento de ciertas condiciones como pueden ser los planes de pensiones en caso de retiro voluntario, las primas de antigüedad establecidas por las ley y otros tipos de compensaciones diferidas, así como la exigencia legal de cubrir indemnizaciones al personal en caso de despido en ciertas circunstancias, hacen necesario el estudio de las características de este otro tipo de remuneraciones al personal para poder cuantificarlos adecuadamente y asignarlos como costos y gastos de los periodos contables a que corresponden a fin de cumplir con el principio de periodo contable establecido en el Boletín del Esquema de la Teoría Básica de la Contabilidad Financiera.
Debe mencionarse en una nota sobre los estados Financieros lo siguiente:
• Explicación breve de la existencia y características del plan.
• Existencia o inexistencia de un fondo.
• Referencia en su caso al cargo diferido representativo de los beneficios adquiridos dependientes de cargar a resultados y el método sistemático de amortización o ejercicios futuros.
• Descripción u efectos de hechos o situaciones que hayan afectado la comparabilidad de los Estados Financieros, como pueden ser cambios contables, cambios de las circunstancias que afecten los cálculos actuales u otros factores o bien la adopción de un nuevo plan por modificación del existente.
Primas de antigüedad por Retiro.
Debe mencionarse en una nota sobre los Estados Financieros si la entidad de acuerdo a su importancia relativa, a crecido e incrementado anualmente una provisión razonable totales de las primas de antigüedad por el retiro, legales, contractuales o voluntarios, se deben por su poca importancia solo los registros de importancia realmente se efectúan. Esta nota puede combinarse con los pagos por separación o muerte de los trabajadores
Si el monto anual de la provisión de los pagos, cargados de a los resultados del ejercicio es de importancia, deberá mencionarse por separado en el Estado de Resultados.
En el Estado de Cambios en la Situación Financiera el monto anua d la provisión deberá mostrarse como una obtención de recursos que no requieren uso del capital de trabajo.
El pasivo establece a corto plazo que deberá mostrarse como una aplicación de recursos.
En caso de que esta justificación haya quedado cubierta en un plan de pensiones y jubilaciones establecidas por la empresa esta situación debe registrarse en las notas sobre los Estado Financieros que describen el plan.
UNIDAD I.
Generalidades
1. CONTABILIDAD GENERAL: es aquella que tiene por objetivo, medula, registrar, controlar e informar respecto de la naturaleza y estado en que se encuentra la entidad
CONTABILIDAD DE COSTOS: es la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo.
CONTABILIDAD DE COSTOS INDUSTRIALES: es el campo relacionado con los costos de fabricación de los productos en las empresas manufactureras.
COSTOS COMERCIALES: es la rama de la contabilidad microeconmica que analiza las transacciones de la empresa como unidad jurídica económica frente a terceros.
COSTOS DE SERVICIOS: organización que produce un servicio mas que un bien tangible, como las firmas de contadores, publicos, firmas de abogados, casi todas no son lucrativas y son industrias.
2. DIFERENCIA EN LA DETERNMINACION DE LOS COSTOS DEL COMERCIANTE, DE LA INDUSTRIA Y DE SERVICIOS:
Costo de producción en la industria se integra de elementos operacionales de adquisición de materia prima hasta la transformación de esta en productos, además de la intervención de otros elementos como la mano de obra, los salarios, otros gastos. Lo anterior hace que el tratamiento contable para la industria sea más complejo
Costo el comerciante: el costo para los comerciantes es de inmediato, ya que este adquiere los artículos ya terminados para su venta. Por lo que queda claro que el comerciante sabe el costo de adquisición de forma automática, lo que hace que el tratamiento contable sea más sencillo.
Costos de servicios: La contabilidad de costos es muy compleja debido a que es muy variado y se producen hasta el momento de su consumo.
3. CONCEPTO DE COSTOS
Costo de inversión: costo de un bien que constituye e conjunto de esfuerzos y recursos invertidos con el fin de producir algo
Costo de desplazamiento o sustitución: se refiere al costo que esta representado por lo que ha sido sacrificado o desplazado para obtenerlo
Costo incurrido: es el que se refleja valores de inversión efectuados exclusivamente en un lapso
Costos fabriles y no fabriles: los costos fabriles sirven para determinar el valor de elaboración de los productos terminados, de los que están en proceso de transformación y de los vendidos.
El costo no fabril se aplica a todas las inversiones que no corresponden a la producción de algún artículo.
Costo total: toda inversión desde adquisición de materia prima, hasta su transformación en articulo o servicio, se integran por tres elementos que son:
Materias primas
Sueldos y salarios
Gastos indirectos de producción
Precio de venta: se determina agregándole o restándole al costo total el porciento de utilidad o pérdida.
Costo de adquisición de lo vendido y costo de producción de lo vendido: incluye: costo e adquisición, gasto de venta, gastos de administración, otros gastos, ISR y PTU
Costo unitario de producción. Es el valor de un artículo en particular. Sus elementos son: materia prima directa, labor directa, y gastos indirectos de producción. Este se clasifica en:
Cargos directos. Aquellos elementos identificables por su cantidad y valor en cada unidad producida: materia prima, salarios pagados.
Cargos indirectos. Aquellos que no se precisan por su monto y valor en cada unidad producida, o son de bajo valor: materiales, salarios no identificables, depreciaciones, gastos de mantenimiento, renta, luz, fuerza, etc.
Diferencia entre costo y gasto. El costo es la suma de lo gastado para producir algo; el gasto es la inversión que se efectúa, de forma directa o indirecta para la creación de un bien tangible, entonces el gasto es una parte del costo.
4. OBJETIVOS Y SUB OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS
Objetivo: el fin primordial es la determinación correcta del costo unitario
Subobjetivo: fijación de precio de venta, normas o políticas de operación o explotación, valuación de artículos terminados.
a) Control de las operaciones y de gastos. Para bajar costos, en eficiencia en el trabajo, substituyendo materiales, reduciendo gastos fijos y modificando los factores de superación.
b) Información amplia y oportuna. Para la toma de decisiones positiva, mediante informes de costos precisos, puntuales, claros y bien presentados.
c) Determinación correcta del costo unitario. Para decidir sobre la reducción de costos, controlar operaciones y gastos. Todo con el fin de llegar a:
• Fijación de los precios de venta
• Valuación de productos terminados
• Valuación de productos en proceso
• Determinación del costo de producción de lo vendido
• Establecimiento de normas y políticas de operación o explotación
• Obtención de indicativos para la planeación y control presupuestal.
5. EL VOLUMEN FISICO DE LA PRODUCCIÓN Y LOS COSTOS
El numero de unidades terminadas o de servicios rendidos en u tiempo dado por una entidad productora. Esta depende de la combinación de los factores que intervienen en la producción.
6. INFLUENCIA DE LOS CICLOS DE COSTOS
Ciclo. Periodo que abarca las fases de prosperidad y depresión. Su duración depende de la fase evolutiva.
Las fases de los ciclos son dos:
• Prosperidad o expansión
• Depresión o contracción
El ciclo inicia con la prosperidad y continúa con el clímax, después viene la depresión, y le sigue las crisis, más tarde viene la recuperación y con ella la prosperidad.
Repercusiones de la variabilidad de los ciclos en los costos:
1. Capacidad productiva no utilizada en época de depresión. Se deriva de la depresión, ya que por ella las fábricas limitan su producción, parando máquinas y generando desempleos. Esta situación crea inversiones inactivas en depreciación.
2. Cargos por depreciación de las máquinas durante la prosperidad.
3. Problemas de valuación de salidas de almacena y existencias de inventarios.
7. FABRICACION DE UN PRODUCTO Y UN PRODUCTO MULTPLE
Fabricación de un producto. La contabilización se simplifica el costo unitario de producción, es fácil determinar, acumulado los valores de los elementos del costo.
Fabricación múltiple: la determinación del costo es mas compleja es necesario prorratear el monto de los elementos del costo entre la producción de cada producto.
8. LOS COSTOS CON RELACION CON LA ECLOGIA
La contabilidad ambiental es el reconocimiento y relevación de los efectos medio ambientales negativos en la práctica contable convencional.
UNIDAD II
Los sistemas de costos
1. INTRODUCCION
Los sistemas contables para determinar los costos de producción de un articulo en particular, no pueden estar ajenos a aquellos puntos de vista de la contabilidad, referentes a que esta debe adaptarse a la empresa que quiere decir que el sistema de costos de producción, que se implante deberá ajustarse a la forma de elaboración necesesidades de control de la industria en cuestión.
2. CONCEPTOS DE SISTEMA, PROCEDIMIENTO, MÉTODO, REGLA Y TÉCNICA
SISTEMA: es el conjunto de procedimientos y técnicas
PROCEDIMIENTOS: es el conjunto de métodos
METODO: es el conjunto de reglas
REGLA: es el conjunto de índices que hay que seguir
TECNICA: es la expresión de lo humano o de la actividad humana, son los medios para superar las dificultades es decir la aplicación de lo práctico
1. CLASIFICACIÓN DE COMERCIO, INDUSTRIA Y SERVICIO
La industria se clasifica en:
Industria extractiva. Es la que tiene por objeto obtener el producto de la propia naturaleza.
Industria de transformación. Es la que modifica las características físicas y/o químicas de la materia prima, mediante la adición o cambio de materiales, hasta obtener un producto manufacturado.
El comercio. Son intermediarios entre los productores y los consumidores de satisfactores.
4. PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES PRODUCTIVAS
A) Control por órdenes. Es aquel que se aplicas a las industrias que producen por lotes, realizan trabajo especiales, o sobre pedidos. Ej. Talleres de sastrería, astilleros, mueblerías, etc.
B) Procedimientos de control por clases. Este método es utilizado en industrias que producen múltiples artículos catalogados por clase, líneas, etc. Agrupa para calcular costo por clase.
Una clase es un grupo de productos similares en cuanto a su forma de elaboración, presentación y costo.
.El costo unitario por clase se determina dividiendo el costo total de la producción entre la cantidad producida de la misma clase.
C) Procedimiento de control por procesos. Es empleado en industrias cuya producción es continúa, en masa, uniforma, existiendo uno o varios procesos para la transformación del material.
Tipos de industrias que utilizan este proceso:
• Industrias cuya elaboración del producto se lleva en un solo proceso.
• Industrias que producen en más de un proceso.
Características
• Corriente de producción continúa, en masa.
• Transformación del material en uno o más procesos.
• Los costos se acumulan en el proceso a que corresponden.
• No se precisa en cada unidad elaborada la materia empleada
• El volumen de producción se cuantifica a través de medidas unitarias convencionales: kilómetro, litro, etc.
Procesos secuenciales. Procesos en que la transformación requiere etapas consecutivas, uno después de otro.
Procesos paralelos. La trasformación se realiza a través de dos o más procesos, simultáneos e independientes entre sí.
Pérdidas normales. Producción que se pierde por causas inherentes a la elaboración misma.
Pérdidas anormales. La que se produce por caso fortuito o fuerza mayor (huelga, incendio, etc.)
Producción defectuosa. Producción disminuida de calidad, por alguna anomalía en la transformación y no es corregible.
Producción averiada. Aquella producción defectuosa que puede ser corregida.
D) Procedimiento de control por operaciones. Se deriva del procedimiento por procesos, sólo que más analítico; es aplicable en aquellas industrias en las que el proceso puede ser susceptible de dividirse y entonces se denomina procedimiento por operaciones.
Los servicios. Son los que venden asesorías, asistencia, transportación, publicidad, implantación de sistemas, etc.
UNIDAD III
La contabilidad de costos industriales
1. INTRODUCCIÓN
La contabilidad de Costos Industriales sirve de registro analítico, control e información de las operaciones productivas, elaborándose un Estado de Costo de producción. La contabilidad de Costos es analítica, ya que tiene por objeto clasificar las diferentes erogaciones que intervienen en la producción, para posteriormente acomodarlas en forma tal que sea posible determinar el costo de la unidad producida.
2. ELEMENTOS DEL COSTO (GENERALIDADES)
1. Una empresa industrial, para fabricar un artículo, requiere un elemento que utilizará para transformarlo en un producto útil. A este primer elemento se le conoce con el nombre de "Materia Prima", comprende de todos aquellos materiales en estado natural, o elaborados por otras empresas, que a través de sucesivas transformaciones o combinaciones, dan lugar a un nuevo producto y distinto.
A dicho elemento del costo se le designa con el nombre de "Materia Prima Directa", cuando su valor y tactibilidad se identifican en el producto elaborado.
En muchos casos es difícil precisar cuando se trata de materias primas directas o indirectas, en virtud de que en algunas ocasiones, los materiales se incorporan al producto particularmente, pero hay otros en que por la naturaleza de los mismos se agrega en forma global, sobre todo tratándose de procesos continuos. Por lo tanto corresponde a cada empresa determinar, en su plan de costos en que forma va a considerar los materiales: como directos o indirectos.
2. El esfuerzo humano para realizar actividades tendientes a la transformación de materias primas en un producto terminado. A este segundo elemento se le denomina "Costo de Trabajo Directo" y otros nombres citados, formado por sueldos y salarios a obreros u operarios que intervienen en forma directa en la elaboración del producto.
3. Para producir un artículo requiere de un tercer elemento conocido con el nombre de "Gastos Indirectos de Producción", integrado por partidas que se aplican en forma general para toda la elaboración, como son: la renta, la depreciación, la luz y fuerza, los combustibles y lubricantes, etc.
Estos tipos de gastos, puede afirmarse que, son todos aquellos gastos que no es posible considerar como materia prima o labor directas, pero que son propios de la producción, los cuales comprenden el costo de algunos materiales complementarios de la materia prima directa, pero que por su naturaleza o por su escaso valor, se aplica en forma global a la elaboración del producto, y se les conoce como "Material Indirecto"
3. CATÁLOGO DE CUENTAS
1. Concepto
El catálogo de cuentas es la agrupación clasificada de las diversas operaciones en una empresa, a través de conceptos aplicados generalmente a cada una de las operaciones, y que en Contabilidad se conocen con el nombre de cuentas.
La elaboración de un Catálogo de Cuentas tiene los siguientes objetivos:
Facilitar la elaboración de estados financieros.
Estructurar el sistema contable implantado, incluyendo el Sistema de Costos, en el caso de las empresas industriales.
Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización.
En caso de auditoría, aligerar el auditor su labor.
En el caso del Administrador, tener una visión panorámica y familiarizarse con la Contabilidad.
Se hace necesario utilizar símbolos, letras o números, a efecto de simplificar el agrupamiento de los diversos conceptos que integran el Catálogo de Cuentas, y también facilitar su manejo, incluso su memorización.
Sistemas de Clasificación
Entre los sistemas más comunes para agrupar las cuentas en catálogos, se encuentran los siguientes:
Sistema numérico
Sistema decimal
Sistema alfabético
Sistema nemónico o nemotécnico
Sistema combinado
Sistema Numérico
Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros; así por ejemplo, se tiene el grupo de Activo Circulante.
Caja
Bancos
Clientes, etcétera
Sistema Decimal
Consiste en agrupar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros, y a su vez cada grupo subdividirlo en diez conceptos como máximo, y así sucesivamente.
Sistema Alfabético
Se utilizan las letras del alfabeto asignando una a cada cuenta, pero antes creando grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.
Sistema nemónico o nemotécnico
Se utilizan las letras iniciales de los grupos y subgrupos, pero en el caso de que existieran dos grupos o dos conceptos con la misma letra inicial, se empleará además de la primera letra, otra que le sirva de distinción y que forme parte del nombre de la cuenta para facilitar su identificación
Sistema Combinado
Es en el que se utilizan dos o más sistemas de los citados; ejemplo: el decimal y el alfabético (el decimal para las cuentas de posición financiera y el alfabético para las cuentas de resultados) además lógicamente puede haber otras muchas combinaciones.
4. PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA INDUSTRIAL
En una empresa industrial los estados financieros que se elaboran, o que esencialmente se deben elaborar, son:
1. De Posición Financiera (Balance General)
2. Estado de Resultados (Pérdidas y Ganancias)
3. Estado Conjunto de Costos de Producción y Costo de Producción de lo Vendido
4. Estado de Origen y Aplicación de Recursos
Estos estados se clasifican como:
a) Estéticos
b) Dinámicos
Los estáticos se refieren a una fecha determinada; de los enlistados, el único de ésta naturaleza, es De Posición Financiera (Balance General).
Los dinámicos se refieren a un periodo determinado, y los tres últimos son de éste tipo.
Actualmente se sugiere un cambio, que es el de reunir en uno solo los Estados de Costo de Producción de lo Vendido, y Costo de Producción; dicho Estado se nombrará como Estado Conjunto de Costo de Producción y Costo de Producción de lo Vendido.
El Estado de Origen y Aplicación de Recursos, no se labora en la mayoría de las empresas, por ser poco conocido, y quizá no estar enterados los directivos y administradores de las utilidades que reporta.
Además de estos estados existen otros, que se pueden clasificar como secundarios; entre los que se encuentran los estados comparativos de los cuatro enumerados, y algunos otros como el de Movimiento de las Cuentas de Capital Contable.
Para las empresas fabriles, por su forma de operar, o sea la elaboración de un artículo producido, es necesaria la formulación de un estado que muestre el costo de lo invertido en la fabricación, este documento, se conoce con el nombre de Estado de Costo de Producción.
El Estado de Costo de Producción, en términos generales, está formado por dos partes:
1. De los elementos del costo incurrido.
a) Materia Prima Directa
b) Costo Directo del Trabajo
c) Gastos Indirectos de Fabricación
2.De la existencia inicial y final de producción inconclusa, llamada producción en proceso.
Por lo tanto, si a los costos incurridos se les suma el inventario inicial de producción en proceso, se sabrá el costo total de fabricación del periodo y si a este costo se le resta el valor de la producción en proceso, se tendrá el costo de producción de los artículos terminados en ese lapso.
Además existe un estado correlativo del anterior, que muestra el costo de producción de los artículos que se han vendido en un periodo determinado.
PRESENTACIÓN EN LOS PRINCIPALES ESTADO FINANCIEROS DE UNA INDUSTRIA, DE LAS CUENTAS DE COSTOS Y CONEXAS
Consultando el catálogo de cuentas, se podrá verificar que la cuentas sujetas a estudio, en el Estado de Posición Financiera, pertenece al rubro de inventarios, en particular, y al de "Inversiones a menos de un año" (activo circulante) en general, por lo tanto, bastará recordar las reglas de presentación de la "inversiones a menos de un año" para lograr conocer las aplicaciones a los inventarios, las básicas son:
a) A este renglón pertenecen todas las inversiones a menos de un año, es decir aquellas cuyo movimiento es constante, menos de un año, y que coadyuvan principalmente a que la empresa logre sus objetivos.
b) Los renglones de las "inversiones a menos de un año" se clasifican según su grado de disponibilidad, o sea según la mayor facilidad para convertirse en efectivo.
Por lo tanto se puede concluir que la presentación propuesta en el catálogo de cuentas es la adecuada, pues es más fácil vender un artículo terminado que otro que aún está en proceso.
Habrá casos especiales de mercancías de poco o nulo movimiento, conocidas como "mercancías mulas", que por su naturaleza distinta, deberán separarse en un rubro específico que indique sus características o inclusive reclasificarse y presentarles en el capítulo de "inversiones a más de un año"
Por otra parte, estos inventarios se distinguen de los de maquinarias e instalaciones, en que los primeros se integran por artículos (terminados o en proceso) que por sí mismo forman el objeto principal de la Empresa, que es la venta de ellos, en tanto que los segundos ayudan a los primeros a lograrlo, y su permanencia en la Entidad generalmente es a largo plazo.
Respecto al "Estado de Resultados", la cuenta sobresaliente, en cuanto a su importancia deductiva es "Costo de Producción de lo Vendido" tan así es, que dar lugar a un estado adicional donde se analiza su integración, dicho documento es el "Estado Conjunto de Costo de Producción y Costo de Producción de lo vendido", donde aparecen las siguientes cuentas; "Inventario de Producción en Proceso" e "Inventario de Materias Primas" que también se encuentran en el "De posición Financiera", puesto que es un estado-resumen.
UNIDAD IV
Control y contabilización de los elementos del costo
1. Materiales (Materia Prima).
a) Generalidades
Las materias primas representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refiere a su valor con respecto a la inversión total en el producto, cuanto por la naturaleza propia del artículo elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo; esto quiere decir, que sin materias primas no puede lograrse la obtención de un artículo.
b)Control y Contabilización
Las materias primas están bajo la siguiente presentación:
• Como material en el Almacén de Materias Primas
• Como material en Proceso de Transformación
• Como material convertido en producto terminado
El primer y tercer aspecto, presentan a los materiales en forma estática y el segundo, en forma dinámica.
El control de las materias primas requiere de la intervención, cuando menos, de los siguientes departamentos:
• De Compras
• De Almacén de Materiales
• De Producción
• De Contabilidad
a) Departamentos de Compras.- Llámese departamento, sección u otro nombre más modesto, según la importancia de la empresa, quien tiene a su cargo el abastecimiento de los materiales que le sean solicitados
En tal virtud deberá estar organizado para conocer las fuentes de abastecimiento, o sea los proveedores, a fin de obtener las mejores condiciones. Esto implica un récord de proveedores y cotizaciones.
Es importante la eficiente intervención de este departamento, porque de él depende en cierta forma que la fabricación no sufra paralizaciones o demoras.
b) Departamento de Almacén de Materiales.- Este departamento se encarga de la guarda y custodia de los materiales, que normalmente representa una inversión cuantiosa que requiere un personal tan responsable como lo puede ser el cajero de la empresa, y, además, conocedor de los materiales que están a su cuidado, para evitar errores en la suministración de los mismos, que pueden perjudicar la producción.
El almacenista tendrá por mira principal el orden y la clasificación dentro de su departamento, debiendo distribuir los artículos que tiene a su cuidado de tal manera que puedan localizarse rápidamente, y ser preparados para facilitar el recuento físico.
c) Departamento de Producción.- Es aquél departamento que realiza las operaciones de transformación.
Si el departamento de producción es el que efectúa las operaciones productivas, y si uno de sus importantes elementos es la materia prima, luego entonces intervendrá en procurar su mejor aprovechamiento y transformación para el máximo rendimiento.
d) Departamento de Contabilidad.- Este departamento representa la parte controladora, registradora e informativa del movimiento de la empresa, y en particular de las materias primas en todas sus fases, para el control de la materia prima se requieren registros o auxiliares que permiten el oportuno asiento del movimiento de esos artículos.
El control contable de las diferentes etapas y por las cuales pasan los materiales. Se llevan a través de las siguientes cuentas:
• Almacén de Materias Primas
• Producción en Proceso; también conocida con otros nombres como manufactura en proceso, o, simplemente, producción.
• Almacén de Productos Terminados
• Almacén de Productos Semiterminados, o Semielaborados
Almacén de Materias Primas
Su saldo será deudor, e indicará el monto de los inversionistas de materias primas.
El mayor auxiliar podrá utilizarse por medio de tarjetas u hojas sueltas debiendo ser la suma de los auxiliares igual a la de la cuenta del libro mayor.
En algunas empresas se acostumbra utilizar por duplicado el auxiliar del almacén de materiales. En el propio almacén únicamente base de unidades y en contabilidad por unidades y valores; la ventaja del doble manejo es que se puede verificar en cualquier momento el auxiliar relativo a determinada materia prima, confrontando los datos de almacenista con los de contabilidad, lo que permite efectuar con mayor facilidad y orden en la comprobación física.
Esta forma de trabajo implica, desde luego un doble esfuerzo, pero es conveniente por el control que ejerce, facilitando la oportuna localización de errores, lo que representa cierto freno para las sustracciones y las pérdidas.
PRODUCCIÓN EN PROCESO
Nota:
En este caso se hace referencia a una cuenta transitoria controladora de las operaciones productivas, que quedaría saldada, por lo tanto, sólo por presentación en el Estado de Posición Financiera (Balance). Se está desviando su saldo a una cuenta que podría denominarse Inventario de Producción en Proceso.
En caso de desear utilizar la cuenta reproducción en Proceso como cuenta liquidadora, no se cargaría del inventario inicial de producción en proceso ni se abonaría por el importe del inventario final de producción en proceso, entonces dicha cuenta tendrá un saldo deudor y representará el valor de la producción en proceso, formando parte de dicho saldo de las inversiones a corto plazo (menos de un año) en el renglón de "inventarios".
ALMACÉN DE PRODUCTOS TERMINADOS
Nota:
Su saldo, siempre deudor, representará el importe de la existencia de los artículos terminados al costo. En este caso se utiliza esta cuenta como liquidadora.
En el caso de que, por presentación en el Documento de Posición Financiera (Balance) se traspase su saldo a una cuenta llamada Inventario de Artículos Terminados, entonces también deberá cargársele el importe del inventario inicial de artículos terminados; con los anterior se ocupa la cuenta de Almacén de Productos Terminados como cuenta Transitoria para el control de los artículos terminados.
ALMACÉN DE PRODUCTOS SEMIELABORADOS
Su saldo será deudor y mostrará el monto del inventario de productos semielaborados.
El auxiliar se manejará igual que el de productos terminados.
2. Control y contabilización de las materias primas
Se sujeta la contabilización de las materias primas a diversos trámites, que hacen necesaria la utilización de varias formas.
A) SOLICITUD DE COMPRA
El almacenista formula la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorización del Superintendente, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo.
La aprobación del Superintendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la producción, y así, es el Almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mínimo o le falta poco para ello, procurará recabar la aprobación ara que se surta con toda oportunidad la mercancía, porque de lo contrario podrá sobrevenir la paralización d la producción.
La solicitud de compra deberá hacerse cuando menos en tres tantos:
a) El original para el Departamento de Compras.
b) El duplicado para el Departamento de Contabilidad.
c) El triplicado para el propio Almacenista
B) PEDIDO
Al recibir el Departamento de Compras la solicitud, procederá desde luego formular el pedido correspondiente, presentando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter urgente.
El pedido se hará el proveedor que mejores precios y condiciones otorgue considerando el factor puntualidad.
El pedido puede formularse en los siguientes tantos:
a) Original al Proveedor
b) Duplicado al Almacenista
c) Triplicado para Contabilidad
d) Cuadriplicado para el propio Departamento de Compras.
No terminará la función del Departamento de Compras hasta que el pedido haya sido surtido, esto quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el Jefe de Departamento de Compras hasta que el proveedor lo haya surtido.
C) RECEPCIÓN
Esta función corresponde al almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe el proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:
1. Confrontando las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado.
2. Deberá revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad.
De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, al almacenista pondrá un sello con los siguientes datos:
Fecha de recepción _________________________ No. de Entrada _____________________________ Calidad ___________________________________ Observaciones _____________________________ Firma del Almacenista________________________ |
D) GUARDA
Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el almacenista deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento.
El control de los materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la podrá llevarse en la propia bodega a base en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en Contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores.
E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
Estas se operan en diferente forma, según la época en que se hizo la devolución:
a) Devoluciones Inmediatas
Cuando al estarse recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego aquellas que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista hará la anotación en el original y copia de remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de éste, recibo de la devolución en las propias remisiones.
b) Devoluciones Posteriores
Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerde la devolución en cuatro tantos:
Original al proveedor
Duplicado para el Departamento de Compras
Triplicado para el Departamento de Contabilidad
Cuadriplicado para el propio Almacén
Al hacer la devolución, firmará, a la hora de la entrega, de recibido, el representante del proveedor y, de entregado, el almacenista
F) VALUACIÓN DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACÉN
El almacenista formulará diariamente un "Resumen de Entradas al Almacén de Materiales", con los siguientes tantos
a) Original a Contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores.
b) Duplicado al Departamento de Compras para su conocimiento.
c) Triplicado, que quedará en poder del Almacenista, con el cual dará movimiento al auxiliar respectivo.
La forma en cuestión será llenada por el Almacenista en lo relativo a unidades, dejando que Contabilidad llene las columnas correspondientes a valores.
G) SUMISTRO DE MATERIALES
Esta se efectuará contra vales o requisiciones formulados por el jefe del departamento respectivo, autorizados por el Superintendente o Jefe de Producción.
La Requisición por lo menos se formulará por triplicado, para los usos siguientes:
a) Original para Contabilidad
b) Duplicado para el Jefe de Producción o Jefe del Departamento solicitante.
c) Triplicado para el propio almacén, para hacer el movimiento en las tarjetas a base de unidades.
El original del valle llega a Contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este departamento donde se hace la valuación, de acuerdo con la técnica que se tenga establecida.
H) VALUACIÓN DE SALIDAS DE ALMACÉN
Las técnicas más conocidas, o adecuadas a nuestro medio, para la "Valuación de Salidas de Almacén", son:
Precio Promedio
Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Precio Fijo o Estándar
Precio de Reposición o de Mercado
a) Precio Promedio
Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas, con que se obtiene un costo unitario promedio, o también se puede obtener sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes.
Los precios promedio pueden ser constantes o periódicos.
Son periódicos, cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo, y puede ser semanal, decenal, quincenal, etcétera.
Son constantes, cuando cada entrada origina la obtención inmediata del precio promedio para determinados periodos, estimándose que las fluctuaciones son de poca cuantía.
Esta técnica no es recomendable en época de inflación
b) Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
Esta técnica consiste en valuar las salidas de almacén utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar las existencias cuya entrada es más reciente. Sólo que se refiere al registro, no al movimiento físico.
De acuerdo con lo anterior, las existencias quedan valuadas a los precios mas antiguos y concordando con el pensamiento conservador. Se recomienda esta técnica cuando los precios van hacia el alza, en el ciclo de prosperidad, inflación.
c) Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Esta técnica es el reverso del anterior, valuándose las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continúan, y así sucesivamente. Esta técnica se cita por lo conocida que es, mas no resulta aplicable al ciclo económico de inflación.
d) Precio Fijo o Estándar
Cuando las fluctuaciones en los precios de adquisición son mínimas, ya se hacia arriba o hacia abajo, o bien que haya continuas diferencias, pero pequeñas, es recomendable utilizar para valuar las salidas del almacén de materias, la técnica de precio fijo o estándar, para la cual se investiga el precios mas apegado a la realidad, a fin de aplicarlo.
Esta técnica tiene como ventaja la felicidad de su operación, y como desventaja, que obliga efectuar un asiento al final del periodo, por la diferencia que resulta al ajustar la existencia final del periodo al precio fijo establecido, o que se vaya a establecer.
Dicho ajuste origina un asiento de cargo o abono a una cuenta que se podría llamar Ajuste de Existencia al Almacén, a Precio Fijo, con cargo o abono al Almacén de Materiales.
La cuenta de ajuste se saldrá contra el Costo de Producción, Costo de Producción de lo Vendido, o por Pérdidas y Ganancias.
e) Precio de Reposición o de Mercado (Aplicable en época de inflación)
Esta técnica consiste en valuar los cargos al costo de producción, por las salidas de almacén, a los precios de reposición de dichos materiales; lo cual obliga naturalmente a utilizar una cuenta que podría llamarse Reserva para Reposición de Inventarios, siendo de "Obligaciones con los Accionistas" (Capital Contable); por lo tanto, se presentará en el Estado de Posición Financiera (Balance) dentro de ese grupo, la diferencia entre la valuación de los abonos de la cuenta "Almacén de Materias Primas" y el cargo a los costos, se registra en la reserva mencionada.
Esta técnica satisface los problemas de valuación de inventarios cuando los precios van en constante alza, porque permite que la producción absorba costos actuales que son altos y, por lo mismo, dicha técnica va de acuerdo con la siguiente premisa del Principio del Periodo Contable: "Aplicar a los Ingresos Actuales sus Costos Correspondientes", y lo que es más importante, va de acuerdo también con la premisa del Pensamiento Conservador: "Valuar los inventarios a precio de costo o de mercado, el que sea inferior"
Fiscalmente esta técnica no es permitida, y por lo mismo, en las declaraciones se restará el importe de la "reserva", al "Costo de Producción de lo Vendido", ya que como es sabido solo son aceptables para efectos fiscales las siguientes técnicas de valuación de inventarios:
Primeras Entradas, Primeras Salidas
Últimas Entradas, Primeras Salidas
Precio Promedio
I) INVENTARIOS
Se parte de la base que se tiene implantado el Sistema de Inventario Perpetuo o Constante para el control de mercancías, y por lo tanto, existen auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material, e incluso puede utilizarse control doble, o sea que el Almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y Contabilidad, otro con unidades y valores.
En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes, confrontando las tarjetas contra las existencias físicas de determinado grupo de materiales, hasta lograr que en el transcurso del ejercicio puedan comprobarse, por este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas.
Sin embargo, es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento físico (que pueda traer como consecuencia la paralización de las actividades de la empresa); ese inventario deberá compararse con la existencia que refleja el auxiliar respectivo, originando naturalmente diferencias que provocarán ajustes serán mínimos si durante el año se ha hecho la confrontación o verificación mencionada. Incluso el inventario puede hacerse por pruebas selectivas.
a) Preparación del Inventario Físico
Es conveniente, y en muchos casos, indispensable procurar ciertas medidas antes de dirigirse al recuento físico de los inventarios; entre otras, se sugieren las siguientes:
1. Planeación del "Torre de Inventario Físico".
2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse.
3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse.
4. Se acomodarán las existencias de tal manera, que los materiales de cierto tipo o clase estén en un solo lugar.
5. Si es posible, se prepararán listas con los nombres de los materiales, escritos a máquina, en original y dos copias; una de las copias servirá para que por parejas, se anoten los resultados físicos, una persona contando, midiendo o pesando, y otra anotando.
6. Los borradores del inventario se pasarán a los originales con la mayor claridad posible, evitando tachaduras.
7. Se pondrán separados, y deberán inventariarse en igual forma, los materiales a vistas, en depósito, en comisión, etcétera, es decir, las existencias que no sean propiedad de la empresa.
8. Se procurará no recibir en época de inventario algún material de los proveedores, si se recibe, no integrarlo al mismo.
9. No se despachará, para consumo u otro objeto, matearla en época de inventario, y de hacerlo, se controlará la salida.
10. Las hojas de inventarios contendrá básicamente los siguientes datos: fecha, número o clave del artículo, nombre, unidades, cantidad contada, cantidad según tarjetas auxiliares, diferencia de más, diferencia de menos según inventario, precio, valor, según auxiliar, valor del inventario, diferencia de más o menos según inventario.
El recuento de existencias y comparación con los auxiliares correspondientes, permite hacer una clasificación del inventario respecto al grado de aprovechamiento o utilización en la producción, clasificando dicho recuento en los grupos siguientes:
a) Material de movimiento constante.
b) Material de movimiento lento.
c) Material inmovilizado
La cuantificación de los grupos anteriores servirá para mostrar a la dirección de la empresa la forma de la inversión en existencia, de donde se obtendrán conclusiones en beneficio de la mejor marcha de la Entidad.
La clasificación citada es básica para la ablución de los inventarios, ya que pueden no tener igual valor aquellas materias primas inmovilizadas en el ejercicio, que las de movimiento constante, puesto que las del tercer grupo, quizá necesariamente deberán ser castigados en su monto, por obsolescencia, creando para el efecto la "cuenta" que se estime pertinente.
b) Rotación de Inventarios
Con le fin de conocer la circulación la circulación de las materias primas utilizadas en la producción, en un periodo determinado, se hace la siguiente operación:
Se suma el inventario inicial con el inventario final de materias primas y se divide entre dos, con lo que se obtiene un inventario promedio; la cifra anterior sirve como denominador de la suma total de materiales empleados en el período, y el cociente representará las veces que el inventario promedio ha sido utilizado en ese lapso.
c). Material De Desperdicio, Defectuoso Y Averiado
A) MATERIAL DE DESPERDICIO
Es la suma que sufre el material durante su transformación. El desperdicio está considerado dentro del Costo de Producción; por lo tanto, como su valor lo absorbe dicho costo, no tiene valor alguno aparente, y en caso de que sea vendido, su producto se puede solucionar como sigue:
1. Como recuperación del costo.
2. Como aprovechamiento diverso.
B) MATERIAL DEFECTUOSO
Es aquel que durante su transformación sufre alguna anomalía que lo hace bajar de calidad, y que normalmente se considera como producción de segunda.
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