Manual para el trabajo de Administración de UBPC- Ganaderas (página 2)

Atribuciones, Funciones y Obligaciones

1. garantizar la explotación eficiente de la tierra, los animales y de las capacidades instaladas, propiciando el incremento de los rendimientos por área y por animal;
2. cumplir con la política y regulaciones en cuanto a la utilización de las variedades, la sanidad vegetal, el uso del suelo, del agua, de la medicina veterinaria, las razas, el desarrollo forestal, la protección del medio ambiente y otras que sean reguladas por interés estatal;
3. dirigir, organizar y controlar técnica, económica y administrativamente la ejecución y el desarrollo de todas las actividades que correspondan para garantizar el cumplimiento de sus objetivos básicos;
4. confeccionar los planes de producción, inversiones y otros de acuerdo con el Programa de Desarrollo;
5. trabajar por la obtención de resultados económicos favorables mediante el desarrollo de una gestión eficiente que se traduzca en el logro de altos niveles de producción con la utilización del mínimo de recursos posibles;
6. cumplir la normas técnicas establecidas por el Ministerio de la Agricultura (MINAGRI) para la producción agropecuaria que desarrolle y aquellas vinculadas con la explotación y mantenimiento de la maquinaria agrícola y los sistemas de riego y drenaje;
7. trabajar por incrementar la calidad de su producción agropecuaria;
8. contratar y vender a las entidades acopiadoras u otras entidades, los volúmenes y surtidos de las producciones de su línea fundamental, determinadas por la entidad que las atiende;
9. vender en el Mercado Agropecuario Estatal los volúmenes y surtidos de productos de su línea fundamental no comprometidas o contratadas con las entidades acopiadoras y las otras producciones;
10. intercambiar mediante compraventa con otras Unidades Básicas de Producción Cooperativas (UBPC) productos de su línea fundamental no contratadas u otras producciones necesarias para el autoabastecimiento;
11. controlar la actividad económica en general, la correcta aplicación de la política de precios y fiscal, operar cuentas bancarias, llevar la contabilidad y suministrar la información mínima oficial establecida por el MINAGRI, los ministerios de Economía y Planificación (MEP), Finanzas y Precios (MFP) y las Instituciones Bancarias;
12. contratar con las entidades correspondientes los abastecimientos y los servicios que se requieran;
13. exigir el cumplimiento de los contratos firmados con las entidades acopiadoras, suministradoras y de prestación de servicios; reclamando y demandando las afectaciones económicas sufridas;
14. gestionar con las Instituciones Bancarias correspondientes los créditos para la producción y las inversiones y velar por la amortización correcta, acorde con las normas establecidas al respecto;
15. dar baja y vender los activos fijos tangibles de conformidad con la legislación vigente, en caso de venta la primera opción será la Empresa estatal. Esta acción no podrá ejecutarse cuando vaya en detrimento del cumplimiento de los planes de producción;
16. controlar el uso de los bienes que constituyen su patrimonio, la tierra y otros bienes entregados en usufructo y velar por su utilización y correcta conservación;
17. impulsar y ejecutar la construcción y mantenimiento de viviendas e instalaciones de uso social y el desarrollo de las producciones agropecuarias destinadas al autoabastecimiento de los cooperativistas y sus familiares; con el objetivo de lograr la incorporación y la estabilidad de su fuerza de trabajo, así como asegurar mejores condiciones de trabajo y de vida a sus miembros;
18. trabajar por la aplicación consecuente de los adelantos de la ciencia y la técnica con el objetivo de mejorar sus niveles de eficiencia;
19. estimular el nivel de instrucción y el desarrollo de actividades culturales, deportivas y recreativas de sus miembros. para hacerlos más útiles a la sociedad y al colectivo que integran;
20. apoyar y promover el desarrollo de la emulación socialista, interna y la externa, esta última con otras UBPC, estimulando a los más destacados de acuerdo con los fondos disponibles;
21. impulsar la aplicación de la política energética tendente al ahorro y uso racional de la energía y el combustible, así como propender a la máxima utilización posible de las fuentes renovables y naturales de energía;
22. utilizar adecuadamente de acuerdo con sus necesidades productivas a los estudiantes bajo el principio martiano de estudio-trabajo;
23. incrementar la cría y doma de animales para tracción y tiro animal, la preparación y producción de implementos agrícolas para el trabajo con bueyes y la utilización de biofertilizantes y biopesticidas;
24. desarrollar otras producciones secundarias como son: acuicultura, gallinas rústicas, porcinos, conejos, ovino caprino, caña para guaraperas y otras, tanto para autoabastecimiento o con destino a la población local, previa aprobación en su objeto social;
25. desarrollar relaciones de cooperación y colaboración con la comunidad en cuanto a suministro directo de producciones necesarias a las instituciones sociales, realización de actividades recreativas y culturales y construcción y reparación de caminos y otras actividades de interés común;
26. ser sujeto de controles, auditorias e inspecciones que se determinen por el MINAGRI y otros organismos Estatales y Órganos Fiscales competentes;
27. exigir y cumplir la legislación agraria vigente en las tierras que mantiene en usufructo y no permitir ni autorizar ocupaciones o cesiones de éstas por terceros;
28. cumplir lo dispuesto en la legislación laboral, de seguridad social y cualquier otra que le sea aplicable; y
29. cumplir la política y demás disposiciones para la selección y preparación de dirigentes de las UBPC dictadas por el MINAGRI.

El cumplimiento de los aspectos contemplados en las atribuciones, funciones y obligaciones obliga a la UBPC-G a realizar una correcta administración de sus recursos y a la vez preservar y fortalecer su autonomía.

Bases legales de su constitución.

Toda UBPC-G adquiere personalidad jurídica propia a partir de su inscripción en el Registro correspondiente de la Oficina Nacional de Estadísticas, la que será solicitada en un término no mayor de quince días posteriores a la fecha de haberse efectuado la Asamblea de constitución. En cada UBPC-G se conforma un Expediente de Constitución en el que debe figurar:

1. Resolución del Delegado Territorial del MINAGRI que autoriza su constitución
2. Acta de la Asamblea de Constitución protocolizada ante Notario público
3. Documentos que acreditan la inscripción en los Registros oficiales tanto de la UBPC – G como de sus bienes patrimoniales y los concedidos en usufructo
4. Tasación de los bienes vendidos a la UBPC – G
5. Relación de los bienes recibidos en usufructo
6. Solicitud de constitución firmada por todos los miembros y personas solicitantes
7. Resolución que aprueba el objeto social de la UBPC-G
8. Convenio de trabajo entre la Empresa Pecuaria Municipal y la UBPC-G. este convenio debe estar suscrito por el Directos de la Empresa Pecuaria Municipal y el (la) Administrador (a) de la UBPC-G debiendo contar con los siguientes anexos:

• Totalidad de las tierras entregadas en usufructuación con sus áreas cultivables ubicación , linderos y croquis o modificaciones de los mismos
• Medios traspasados a la UBPC-G y su tasación. Incluye las viviendas traspasadas y su régimen legal
• Establece los volúmenes de carne y leche comprometidos a alcanzar y otros aspectos vinculados con el cumplimiento del plan de producción
• Relación de los servicios básicos y suministros que brindará la Empresa Pecuaria Municipal a la UBPC-G

1. Documentos relacionados con su vida legal

• Decreto Ley No. 142 del Consejo de Estado
• Acuerdo No. 2708 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros
• Resolución No. 629/2004
• Reglamento Interno de la UBPC-G y su acta de aprobación por la Asamblea.

Por la importancia de estos documentos cada UBPC-G debe contar con un expediente general en el cual queden ordenados y permitan su actualización periódica. Además de estos documentos que constituyen la base del funcionamiento de las UBPC-G, éstas deben poseer aquellos que regulan su funcionamiento periódico entre los cuales se encuentran:

• acta de aprobación del (la) Administrador (a) y miembros de la Junta
• Todos los contratos suscritos por la UBPC-G
• Actas de Asambleas Generales efectuadas y acuerdos tomados
• Actas de reuniones que realiza la Junta de Administración y acuerdos tomados
• Otras disposiciones legales referidas a su actividad y documentos rectores de la actividad agro-ganadera

En resumen estos son los documentos fundamentales que cada UBPC-G debe proteger y cuidar, así como manejar y dominar ya que respaldan la existencia y funcionamiento de estas unidades y a la vez su continuidad legal.

Con independencia de estos documentos cada UBPC-G debe poseer un juego de planos completo con su división en fincas, programa de variedades de pastos, siembras, fertilización, manejo genético del rebaño, con el nivel de detalle necesario y colocar algunos de ellos de forma visible y bien protegidos.

También debe archivar la información relacionada con la situación económica y productiva de la UBPOC-G y las incidencias más significativas, así como el inventario de sus activos fijos tangibles y aspectos que permitan conocer la historia y transformaciones que han ocurrido durante su desarrollo y a un (a) nuevo (a) Administrador (a), su evolución.

Organización interna.

Uno de los elementos más importantes para lograr la consolidación y desarrollo adecuado de una UBPC-G es el relativo a su organización interna y funcionamiento, lo que no siempre está claro y en general, cuando esto ocurre, se mantienen las características de los modelos organizativos que le precedieron, en este caso de las Granjas del Pueblo, Distritos, las Brigadas Permanentes de producción (BPP) y las Granjas Pecuarias. Hay que tener presente que ahora estamos en presencia de un colectivo de cooperativistas que son dueños de la producción y de los medios de trabajo.

Dentro de las UBPC-G coexisten, interrelacionados en forma armónica, tres órganos de dirección: la Asamblea General, la Junta de Administración y el (la) Administrador (a) de la Unidad, cada uno de ellos con facultades y responsabilidades bien delimitadas dentro del contexto de la Unidad.

La Asamblea General

La Asamblea General es el órgano superior de dirección de la UBPC-G, se integra con todos los miembros de ésta y elegirá a su Administrador y Junta de Administración por un término de cinco (5) años.

La Asamblea General se reunirá mensualmente para tratar aspectos relacionados con su funcionamiento y gestión y con la actividad sindical. No obstante podrá reunirse con carácter extraordinario cuando así lo acuerden el (la) Administrador (a) y el (la) Secretario (a) de la Organización Sindical, para tratar asuntos urgentes que así lo requieran o cuando lo soliciten por escrito fundamentado por más del 50% de sus miembros.

La Asamblea General, tanto ordinaria como extraordinaria, se cita y es presidida de conjunto por el (la) Administrador (a) y el (la) Secretario (a) de la Organización Sindical.

La convocatoria para la Asamblea General ordinaria se cita con no menos de tres (3) día de antelación a su celebración y las extraordinarias con no menos de 24 horas. Para adoptar acuerdos las Asambleas requerirán la asistencia del 75 % de sus miembros y éstos se toman por mayoría de los asistentes.

La Asamblea General como órgano superior de la UBPC-G tendrá entre otras las atribuciones siguientes:

1. Aprobar y modificar el Reglamento Interno de la UBPC-G
2. Conocer y aprobar el Programa de Desarrollo y los Planes de Producción e Inversiones
3. Determinar la cuantía de los anticipos para todos los miembros, teniendo en cuenta la situación económica de la entidad y la conveniencia de lograr una diferenciación por la complejidad, importancia, y productividad del trabajo que cada uno realiza
4. Aprobar la utilización del fondo de reserva, cuidando establecer una cuantía mínima para las contingencias
5. Conocer y aprobar el balance financiero
6. Elegir y sustituir al (la) Administrador (a) y demás miembros de la Junta de Administración, sobre la base del cumplimiento de la política y demás disposiciones para la preparación y selección de los dirigentes de la UBPC-G, dictadas por el Ministro de la Agricultura
7. Aprobar la admisión y separación definitiva de los miembros
8. Elegir a los miembros que participarán en cursos nacionales e internacionales y actividades de capacitación
9. Aprobar las formas de vinculación del hombre al área, sus ingresos y reglamentación de los estímulos
10. Acordar la cuantía y los procedimientos para la distribución de los productos de autoabastecimiento, así como los precios que garanticen la costeabilidad o rentabilidad adecuada a los fines de estas producciones
11. Conocer, examinar y aprobar las propuestas para la disminución de los costos y lograr la costeabilidad y rentabilidad de la UBPC-G
12. Aprobar la asignación de viviendas
13. Aprobar la contratación de fuerza de trabajo adicional o eventual
14. Aprobar el sustituto temporal del (la) Administrador (a) de la UBPC-G
15. Aprobar para la consideración, evaluación y decisión de la instancia correspondiente la propuesta de fusión, división o disolución de la entidad
16. Modificar, anular o ratificar las medidas disciplinarias aplicadas por el (la) Administrador (a) y la Junta de Administración y aplicar la separación definitiva
17. Conocer de los resultados de las inspecciones, auditorias y controles efectuados por los Organismos competentes y aprobar el Plan de Medidas para erradicar las violaciones y la aplicación de las medidas disciplinarias y de responsabilidad material que sean necesarias y exigir la presentación de las denuncias ante las autoridades competentes cuando así resulte proceden

La Junta de Administración

La Junta de Administración es el órgano ejecutivo y administrativo de la UBPC-G. Sus miembros son elegidos por la Asamblea General correspondiente por un término de cinco (5) años mediante votación abierta y por el voto del 50% más uno de los presentes, con excepción del (la) Administrador (a) que requiere el 75% de los votos, siendo necesaria la asistencia del 75 % de los miembros. La revocación o sustitución del (la) Administrador (a) y demás miembros de la Junta se efectúa de acuerdo con el mismo procedimiento.

La Junta de Administración estará integrada por la cantidad de miembros que determine la Asamblea General, en atención a la división de funciones que ésta haya aprobado. Los miembros atenderán las funciones que se le asignen en el Reglamento Interno.

Cuando algún miembro de la Junta de Administración demuestre incapacidad para el cargo, cometa errores o incurra en otras conductas que le hagan desmerecer en el concepto público, podrá ser revocado antes del vencimiento del término para el que haya sido elegido, por la Asamblea General, para lo cual solo se exigirá el voto favorable de la mayoría de los integrantes. Igualmente se procederá en caso de enfermedad u otra causa que le imposibilite ejercer el cargo. El proceso de revocación puede ser promovido excepcionalmente por la entidad que atiende la UBPC-G de conjunto con la Organización Sindical, cuando la propia Junta o la Asamblea General no tomen la iniciativa.

La Junta de Administración tendrá las atribuciones y funciones que les sean definidas por la Asamblea General en su Reglamento Interno, entre las que se encuentran las siguientes:

1. cumplir y hacer cumplir los acuerdos de la Asamblea General, el Reglamento General, el Reglamento Interno y demás disposiciones legales vigentes que sean aplicables;
2. organizar el proceso productivo, garantizar el cumplimiento de las normas agrotécnicas, zootécnicas y demás que le sean inherentes;
3. acordar la imposición de medidas disciplinarias en los casos de su competencia;
4. informar y rendir cuenta a la Asamblea General al cierre de cada trimestre sobre la situación económica de la UBPC – G y de manera extraordinaria cuando la Asamblea lo solicite;
5. responder de la administración del patrimonio cooperativo y de la utilización y conservación de la tierra y demás bienes entregados en usufructo;
6. presentar a la Asamblea General proyectos e iniciativas encaminadas al mejor funcionamiento de la UBPC – G;
7. suministrar la información oficial establecida y garantizar la elaboración de los balances financieros y su presentación en fecha;
8. aprobar la concertación de los contratos con las entidades del Estado y demás entidades y exigir su cumplimiento y ejecución;
9. aprobar la venta de las producciones fuera del contrato de conformidad con las facultades de la UBPC – G;
10. elaborar de conjunto con la Organización Sindical el Proyecto de Reglamento Interno y someterlo a la aprobación de la Asamblea General;
11. garantizar la entrega en tiempo y forma de los documentos e informes establecidos en las normas vigentes necesarios para el control y recuperación de los préstamos;
12. velar por el cumplimiento del objeto social aprobado a la UBPC – G y sancionar o proponer las sanciones a los que ejecuten operaciones no autorizadas;
13. proponer la baja o la venta de los activos fijos tangibles de conformidad con lo establecido en el inciso o) de las atribuciones, funciones y obligaciones;
14. cumplir la política y disposiciones sobre la selección y preparación de los dirigentes establecidas por el Ministerio de la Agricultura;
15. proponer a la Asamblea General al sustituto temporal del (la) Administrador (a);
16. establecer los precios de venta de los productos de autoabastecimiento en casos urgentes en que la Asamblea General se vea imposibilitada de hacerlo; y
17. mantener y conservar el expediente laboral de los miembros de la UBPC – G, así como el registro y control del tiempo laborado e ingresos recibidos por cada uno.

La Junta de administración se reunirá cuantas veces fuera necesario por convocatoria de su Administrador (a) o a solicitud del 50 % de sus miembros. Para que haya quórum se requiere que estén presentes el 75% de sus integrantes.

Las decisiones de la Junta de Administración en el ámbito de su competencia son de obligatorio cumplimiento para todos los miembros de la UBPC – G y sólo pueden ser revocadas o modificadas por la propia Junta o por la Asamblea General.

El (la) Administrador (a).

El (la) Administrador (a) de la UBPC – G es el (la) representante legal de ésta, ante los Órganos, Organismos y demás Entidades estatales y no estatales en todos los asuntos relacionados con ella como organización económica y social y responde por el cumplimiento de los mandatos otorgados por la Asamblea General y la Junta de Administración y por las funciones y atribuciones que le han sido conferidas.

El (la) Administrador (a) tendrá las funciones y atribuciones que le confieren los miembros de la UBPC – G y en su Reglamento Interno, para lo cual se apoyará en los demás miembros de la Junta de Administración, entre los más generales se establecen los siguientes:

1. presidir la Asamblea General y la Junta de Administración
2. cumplir y hacer cumplir la política establecida para la organización y funcionamiento de la UBPC – G
3. abrir y cerrar cuentas bancarias según lo dispuesto en la legislación vigente y operarlas conjuntamente con el miembro de la Junta de Administración que atiende las funciones económicas;
4. efectuar la solicitud de créditos de acuerdo con los intereses y necesidades de la UBPC – G;
5. exigir el cumplimiento de las funciones inherentes a cada miembro de la UBPC – G;
6. representar a la UBPC – G en la elaboración de su Programa de Desarrollo;
7. dirigir y controlar la elaboración y ejecución del Plan de Producción y de Inversiones de la UBPC – G;
8. firmar o autorizar en su caso la firma de los contratos económicos y otros que deba suscribir la UBPC – G;
9. responde en representación de la Junta de Administración por el cumplimiento del Programa de Desarrollo y por los planes de producción, rendir cuenta a la Asamblea General e informar a las autoridades del MINAGRI de los resultados alcanzados;
10. rendir cuenta ante la Asamblea General de las actividades de la Junta de Administración y de los mandatos otorgados por ésta;
11. convocar a las reuniones de la Asamblea General, ya sean ordinarias o extraordinarias, de acuerdo con lo establecido para estos casos;
12. responder a las autoridades estatales competentes del cumplimiento de las medidas adoptadas resultantes de auditorias, inspecciones y controles efectuados a la entidad;
13. asignar las funciones a cada miembro de la Junta de Administración y controlar su cumplimiento;
14. exigir y responder por el cumplimiento del Reglamento Interno y demás disposiciones legales vigentes que le sean aplicables; y
15. imponer medidas disciplinarias en los casos de su competencia.

El Reglamento Interno

El Reglamento Interno de las UBPC-G es el documento donde se precisan las regulaciones que regirán su funcionamiento y el del colectivo que la integra.

Este documento debe ser aprobado por la Asamblea General, recoger las disposiciones vigentes en el Reglamento General y contener todos aquellos elementos que caracterizan el funcionamiento de la Unidad.

El Reglamento Interno es el documento más importante de la UBPC-G ya que además de regular todo lo relacionado con el funcionamiento de estas Unidades, adapta cada uno de los elementos del Reglamento General a las particularidades de cada lugar, por lo que en función de la calidad con que se elabore será su vigencia y efectividad. No es un documento formal, sino un elemento necesario a través del que se le exige a cada miembro de la UBPC-G los deberes y obligaciones que tiene ante el colectivo y establece los derechos de los cuales es acreedor.

Por lo antes expuesto se establece que cada UBPC-G cuente son su propio Reglamento, sin que esté obligada a que sea igual o similar al de otra Unidad.

Los Reglamentos Internos tienen formatos diferentes pero por su importancia deben contener aspectos tales como:

• Atribuciones, funciones y obligaciones de la Unidad
• Periodicidad de reuniones de la Asamblea General
• Personal facultado para citar a reuniones extraordinarias de la Asamblea
• Atribuciones de la Asamblea General
• Funciones establecidas para la Junta de Administración y su organización
• Facultades, obligaciones y atribuciones de los miembros de la Junta
• Reglas para el ingreso a la UBPC-G
• Deberes y derechos de los miembros
• Definición de los anticipos y otros beneficios
• Definición de las formas de distribución de los estímulos asociados con los resultados de la producción
• Formas de distribución de las utilidades
• Disciplina laboral
• Medidas disciplinarias y apelación
• Responsabilidad material de sus miembros

Estos aspectos entre otros son los que conforman el documento más importante de las UBPC-G. Su observancia, cumplimiento y perfeccionamiento constituyen la base de la consolidación de esta organización.

III. LA ECONOMÍA Y LAS FINANZAS

En las UBPC-G, por sus características y principios de funcionamiento la economía juega un papel fundamental por ser la base de todas las decisiones que se toman y su incidencia en la medición de los resultados finales. En este punto se exponen de forma resumida los aspectos económicos y financieros que deben dominarse.

El programa económico

El programa económico de las UBPC-G es su plan técnico económico que en su proyección, debe estar dirigido a lograr el aumento de la producción de leche y carne mediante el incremento de los rendimientos agrícolas, un mejor manejo del rebaño, la reducción de los costos y reflejar la mejor alternativa en función de los recursos disponibles.

La planificación en las Unidades se efectuará de forma simplificada debido a las variaciones que introducen el clima y las razas así como las particularidades de la producción agropecuaria, por lo que se elaboran los siguientes planes:

• Plan de producción de leche
• Plan de producción de carne
• Plan de producción de alimentos para el ganado
• Plan de producciones de autoabastecimiento
• Presupuesto de gastos por actividades
• Determinación de costos predeterminados
• Plan de inversiones:

• Fomentos agrícolas
• Mejoramiento del rebaño
• Instalaciones
• Reparaciones capitales
• Maquinaria, transporte y otros

Para que el plan y el presupuesto de gastos elaborados sean de utilidad para la Unidad, estos deben vincularse con las programaciones de las diferentes actividades que se realicen, para de esta forma valorar objetivamente la correspondencia entre la planificación y la ejecución de las diferentes labores y tomar las decisiones que permitan alcanzar los objetivos y metas plasmadas en el plan.

El programa económico una vez concluido, se presenta a la Dirección de Finanzas del municipio para su revisión, en los modelos establecidos y en el plazo o fecha fijado para realizar sus operaciones en el año. Se aprueba considerando el dictamen previo que realiza la comisión integrada por los representantes de la Empresa Pecuaria municipal, el Banco y Finanzas del municipio, valorando dentro de este proceso aquellos casos de UBPC-G que requieren ayuda económica paro poder ejecutar sus operaciones.

La ayuda económica se brinda durante un plazo de tres años, prorrogable a cinco en casos excepcionales, cuando la UBPC-G no cuente con los fondos necesarios para enfrentar las actividades fundamentales. La ayuda económica no cubre las siguientes pérdidas:

• Pérdidas en comedores
• Pérdidas en la actividad de autoabastecimiento
• Anticipos que excedan el límite fijado (en la actualidad $ 8.00 diarios)

La ayuda económica no se reintegra, ni paga intereses y comienza a otorgarse cuando el crédito bancario de producción se ha agotado. Debe aclararse que está estipulado que se brinde por tiempo limitado, por lo que toda UBPC-G tiene que luchar por lograr su autosuficiencia económica en el plazo de tiempo más breve posible.

Las UBPC-G deben informar trimestralmente sobre los resultados obtenidos y sus proyecciones inmediatas a las Direcciones de Finanzas municipales, con el objetivo de que éstas puedan evaluar los resultados y tomar las decisiones que correspondan.

Todo este proceso presentado en forma resumida en sus aspectos más significativos se regula con precisión en las metodologías elaboradas por el MINAGRI a estos efectos.

La Contabilidad y los Costos

La creación de las UBPC – G ha traído como consecuencia el diseño de un sistema de Contabilidad y Costo que garantice, de forma fidedigna, el registro de los hechos económicos que tienen lugar en estas Unidades, así como la elaboración de los informes y balances económicos que deben ser analizados por la Asamblea General de sus miembros y otros Órganos y Organismos rectores de la economía del país.

El sistema se ha elaborado con la finalidad de que cumpla las funciones contables y la determinación de los costos, de forma tal que sin perder el rigor necesario, se logre una mayor comprensión por parte de los encargados del análisis de los estados financieros y los resultados económicos obtenidos.

Partiendo de la existencia en cada UBPC-G del sistema de Contabilidad y Costos establecido, el (la) Administrador (a) y el (la) miembro de la Junta encargado (a) de esta actividad económica deberán garantizar:

• Que el libro mayor se encuentre habilitado de acuerdo con las normas vigentes, actualizado y legalizado.
• Que las cifras del libro mayor se correspondan con las reportadas en el último balance.
• Tener implantados y actualizados los registros de

• Comprobantes
• Ingresos
• Pagos
• Medios monetarios en general

• Y los submayores de:
• • Inventarios (medios de rotación)
  • Activos fijos tangibles
  • Derechos
  • Obligaciones

• Confeccionar los comprobantes de Contabilidad, actualizar y cuadrar con el libro mayor, los submayores, en el momento que se ejecuten las operaciones.
• Controlar los activos fijos tangibles e inversiones.
• Controlar los inventarios para conocer las existencias de los productos almacenados y tomados como base para determinar los sobrantes o faltantes que puedan existir, según lo establecido.
• Utilizar correctamente los modelos de informe de recepción:

• Vales de entrega de materiales
• Reportes de consumo de combustible, entre otros.

• Que todos los productos que se reciban estén acompañados con su factura y con los precios establecidos según listado oficial..
• Conocer el efectivo en caja y el fondo para pagos menores y que los ingresos en efectivo se realicen mediante el modelo correspondiente, especificando el concepto del ingreso.
• Efectuar periódicamente la conciliación de todas las cuentas bancarias.
• Confeccionar las nóminas y controlar el número y la fecha del cheque mediante el cual se extrae el efectivo, para su pago.
• Garantizar el control del trabajo realizado por los cooperativistas, tener implantado y actualizado el registro de anticipos pagados, así como el tiempo de trabajo.
• Tener habilitados, actualizados y cuadrados entre sí y con el libro mayor, los submayores de gastos, en que se registran las operaciones bajo este concepto.
• Habilitar el Submayor de producción en proceso de acuerdo a los centros de costos en que se registran las operaciones, mantenerlo actualizado y cuadrado con el mayor.
• Elaborar los modelos oficiales para la determinación de los costos, para conocerlo e informar periódicamente a la Junta de Administración y la Asamblea de cooperativistas.
• Confeccionar los estados financieros y presentarlos a los niveles y Organismos establecidos en las fechas que se les señalen.
• Elaborar análisis económicos periódicos para informar a la Junta de Administración y la Asamblea de cooperativistas sobre los resultados alcanzados por la UBPC-G y las medidas a tomar para mejorar los resultados.
• Mantener el control y gestionar los cobros por la entrega de la producción fundamental, otros materiales y los servicios prestados a las Empresas con que se relacionan y otras entidades, según las tarifas vigentes o por los convenios establecidos.
• Entregar las producciones de su objeto social a las empresas definidas y convenirlas, precisando volumen total y calidad.
• Tener en su poder cuantas instrucciones y resoluciones se emitan en relación a los sistemas de Contabilidad y Costos, Finanzas, Precios, Legislación Bancaria y otras vinculadas a la economía de la UBPC-G.

Los precios

En materia de pecios las UBPC-G deberán conocer todas las resoluciones e indicaciones que establecen la formación de los precios mayoristas de los productos nuevos de producción nacional y de los precios de empresa de los productos importados, así como las tarifas establecidas para el pago y cobro de los servicios.

En tal sentido deberán tener en su poder o consultar con las resoluciones que regulan los precios para los insumos fundamentales, así como para las producciones ganaderas y no ganaderas.

Del listado oficial de precios:

• Productos con precios estabilizados (insumos, agricultura agropecuaria, autoconsumo)
• Producciones de autoconsumo, que son iguales a los precios de población y minoristas, excepto las carnes y los granos, que se mantienen los vigentes antes del perfeccionamiento de los precios.

Relaciones con el Banco.

El Banco es la entidad encargada de darle el financiamiento para sus producciones a la UBPC-G por lo que mantienen relaciones constantes de trabajo y deben respetar en sus relaciones los siguientes aspectos:

• Cumplir lo establecido en las normas y el contrato de crédito
• Utilizar los préstamos en los fines para los que fueron concedidos
• Facilitar al Banco las comprobaciones físicas y entregar los documentos e informes que éste solicite para el otorgamiento, control y recuperación de los créditos

El Banco otorga a las UBPC-G diferentes tipos de créditos que incluyen el realizado para el pago de la dotación inicial. Los principales son los siguientes:

Créditos de producción

Cubren, en los cultivos temporales, los gastos desde la etapa de acondicionamiento del terreno hasta la recolección, beneficio y almacenamiento del producto.

En los cultivos permanentes, en todos los casos, los gastos de recolección, los de beneficio y almacenamiento. Además cubren en las plantaciones no forestales los gastos de atención al cultivo.

Créditos de inversión

Cubren los gastos de adquisición o construcción de activos fijos tangibles y las reparaciones capitales de los mismos, así como los de fomento, renovación o rehabilitación de plantaciones permanentes y los de acondicionamiento del terreno que estén incluidos en el plan de la UBPC-G aprobado por la Asamblea de miembros y la entidad estatal correspondiente.

En el acondicionamiento de terrenos cubre los gastos de buldoceo, desbroce de manigua, la aplicación de medidas antierosivas y además los de relleno, aplicación de abonos orgánicos, encalamiento y otras enmiendas, cuando no se aplique anualmente. Cuando el acondicionamiento de terrenos sea para un cultivo permanente, estos gastos se incluirán en el correspondiente crédito de inversión de la producción de que se trate y no se otorgará un crédito aparte para el mismo.

Este crédito también cubre la adquisición de maquinaria y equipos, medios de transporte y animales de trabajo, los gastos de adquisición, manipulación y transporte hasta la UBPC-G y los instalación y montaje.

La adquisición de ganado para pie de cría o leche, los gastos de las operaciones llevadas a cabo por la propia UBPC-G o los de tasación, cuando los pie de cría sean producidos por la propia Unidad se pueden cubrir con este crédito.

Por último se puede utilizar en los casos de las reparaciones capitales de los activos fijos tangibles, en los gastos de las reparaciones llevadas a cabo por la propia UBPC-G o las pagadas a la entidad que preste el servicio.

Los préstamos que el Banco otorga a las UBPC-G devengan una tasa básica de interés anual del 4% desde la fecha de su entrega hasta su total amortización. En los préstamos prorrogados, esta tasa se incrementa hasta el 5% y en los vencidos hasta el 6%.