El nuevo marco de la auditoría interna en las universidades públicas (página 2)

El control es eficaz, cuando no entorpece las funciones administrativas y operativas y además cuando se toman en cuenta las sugerencias y recomendaciones de los órganos responsables del mismo y cuando se aplican las medidas correctivas necesarias para optimizar la gestión empresarial.

Andrade[3]sostiene la siguiente teoría: El control eficaz consiste en evaluar un conjunto de proposiciones financieras, económicas y sociales, con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos de inversión emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto.

El control eficaz, es el proceso de comprobación destinado a determinar si se siguen o no los planes, si se están haciendo o no progresos para la consecución de los objetivos propuestos y el proceso de actuación, si fuese preciso, para corregir cualquier desviación.

De forma más concisa, E. Gironella Mas Grau, citado por el Informativo Caballero Bustamante[4]denomina "Control interno al plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que sirven para ayudar a la dirección en el mejor desempeño de sus funciones"

NUEVOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO:

El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Estos se derivan del estilo de gobierno de las instituciones y están integrados en el proceso de gestión.

El entorno de control aporta el ambiente en el que ls personas desarrollan sus actividades y cumplen con sus responsabilidades de control. Sirve como base de los otros componentes. Dentro de este entorno, los directivos evalúan los riesgos relacionados con el cumplimiento de terminados objetivos. Las actividades de control se establecen para ayudar a asegurar que se pongan en práctica las directrices de la dirección para hacer frente a dichos riesgos. Mientras tanto, la información relevante se capta y se comunica por toda la organización. Todo este proceso es supervisado y modificado según las circunstancias.

EFICACIA DEL CONTROL INTERNO:

De acuerdo con el COSO[5]los sistemas de control interno funcionan a distintos niveles de eficacia. De la misma forma, un sistema determinado puede funcionar de manera diferente en momentos distintos.

Cuando un sistema de control alcanza el estándar a continuación, puede considerarse un sistema "eficaz".

El control interno puede considerarse eficaz si: i) Se están logrando los objetivos operacionales de la entidad; ii) Disponen de información adecuada hasta el punto de lograr los objetivos operacionales de la entidad; iii) Si se preparan de forma fiable la información financiera, económica y patrimonial de la entidad; y, iv) Si se cumplen las leyes y normas aplicables.

Mientras que el control es un proceso, su eficacia es un estado o condición del proceso en un momento dado, el mismo que al superar los estándares establecidos facilita la eficacia de la gestión institucional.

La determinación de si un sistema de control es "eficaz" o no y su influencia en la eficacia del gobierno corporativo de las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo, constituye una toma de postura subjetiva que resulta del análisis de si están presentes y funcionando eficazmente los cinco componentes: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión.

Su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidos va a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz.

"El gobierno corporativo eficaz está relacionado al cumplimiento de las acciones, políticas, metas, objetivos, misión y visión de la empresa; tal como lo establece la gestión empresarial moderna"[6]

• (2) PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA.

CONCEPTUALIZACIONES:

Según Elorrega[7]la auditoria interna es fundamentalmente un control de controles. A continuación el autor, haciendo referencia a Charles Bacón, indica que la auditoria interna es una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, cuya finalidad es examinar las operaciones contables, financieras y administrativas, como base para la prestación de un servicio efectivo a los más altos niveles de dirección. También dice que expresado de otro modo, es un control administrativo que funciona sobre la base de medición y evaluación de otros controles.

La auditoria interna, es aquella que se practica por los propios empleados y funcionarios de una entidad, con la finalidad de proporcionar al gobierno corporativo un servicio de carácter proteccionista y constructivo, de donde se deduce que la principal diferencia con respecto a la auditoria externa radica precisamente en la dependencia económica de dirección del Auditor interno.

Es conveniente hacer notar que por la frecuencia y cantidad de revisiones que se efectúan, muchas empresas se ven precisadas a utilizar empleados que no tiene la preparación adecuada para la práctica de la auditoria.

Estas situaciones propias de la auditoria interna, resultan incongruentes con las normas relativas a la personalidad profesional del auditor referentes a la "independencia mental" y al "adiestramiento y capacidad profesional"

No hay que olvidar que la auditoria interna es un servicio realmente gerencial, por lo que sus objetivos deben ir aparejados a los objetivos de las autoridades del gobierno de las universidades, los mismos que se pueden resumir en. I) reducción de costos y gastos; ii) incremento de la eficiencia de las operaciones; iii) Eliminación del mal uso de los bienes y derechos de las instituciones (activos); y, iv) Obtención de mejores rendimientos (rentabilidad).

NUEVO MARCO DE LA AUDITORIA INTERNA:

La nueva concepción tiende a considerar a la auditoria interna como un servicio de asistencia técnica a las autoridades y trabajadores, centro de la institución, aún cuando sin descuido de su primordial responsabilidad de revisar las operaciones y evaluar el funcionamiento del control interno . Fiscalizar a la par que asesorar ha de ser, pues, según esta modalidad, el verdadero objetivo de la auditoria interna en el nuevo marco de la competitividad y la globalización, todo esto en base a los componentes del Informe COSO.

En el nuevo marco, la finalidad de la auditoria interna, es prestar un servicio de asistencia constructiva a la administración, con el propósito de mejorar la conducción de las operaciones y de obtener un mayor beneficio económico para la entidad o un cumplimiento más eficaz de sus objetivos institucionales

Según el Instituto de Auditores Internos del Perú, la auditoria interna, es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

NORMAS DE AUDITORIA INTERNA:

Son los requisitos de calidad relativas a la personalidad, trabajo y a la información que rinde como resultado de dicho trabajo.

Al respecto tenemos: Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS), Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), Normas de Auditoria Gubernamental (NAGUS), Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna, etc

PROCESO DE LA AUDITORIA INTERNA:

Existen varios puntos de vista para determinar el proceso de la auditoria interna.

Un primer punto de vista indica que el proceso está compuesto por la planeación, ejecución y los informes de auditoria.

Un segundo punto de vista dice que el proceso comprende la pre-auditoria, la auditoria propiamente dicha y la post- auditoria.

Un tercer punto mas moderno, establece que el proceso abarca la planeación, evaluación, resultados, monitoreo, y la asesoría en las actividades de retroalimentación.

El asunto es que en todos los casos la auditoria interna se convierte en una actividad profesional del más alto nivel que influye en la optimización del gobierno corporativo de las universidades públicas.

• CONCEPTUALIZACIONES RELACIONADAS CON LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.

• (1)  LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LA OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO DE LAS UNIVERSIDADES.

Toda organización puede y debe ser planeada. Toda organización debe ser simplificada.

La división del trabajo mejorará el rendimiento de la organización.

La organización debe ser dirigida al hombre y por el hombre.

La racionalización debe aplicarse en todo su contexto: simplificación, especificación, mecanización y normalización.

La organización institucional comprende el siguiente proceso> estructuración, reorganización, reestructuración, reordenamiento y desactivación.

El diseño de la estructura organizacional, comprende el establecimientos de órganos y cargos, políticas y estrategias, funciones y procedimientos, metas, objetivos, misión y visión institucional, asignación de personal, asignación de recursos y otros aspectos.

• (2)  PROCESO DE GESTION EN EL MARCO DEL GOBIERNO CORPORATIVO.

El proceso de gestión comprende el proceso administrativo, la obtención de resultados, el proceso de evaluación y la retroalimentación correspondiente.

PROCESO DE GESTION:

Comprende: la planeación, organización, dirección, coordinación y control que debe aplicarse en las universidades públicas para cumplir las metas, objetivos, misión y visión institucional.

OPTIMIZACION DEL GOBIERNO CORPORATIVO.

Es el proceso emprendido por una o más personas para coordinar las actividades laborales de otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta calidad que una persona no podría alcanzar por si sola. En este marco entra en juego la competitividad, que se define como la medida en que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es capaz de producir bienes y servicios que superen la prueba de los mercados, manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las rentas reales de sus empleados y socios. También en este marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y las características de un producto o servicio que refieren a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o implícitas"[8]

"optimizacion del gobierno corporativo, es el conjunto de acciones que permiten obtener el máximo rendimiento de las actividades que desarrolla la empresa"[9]

"optimizacion del gobierno corporativo, es hacer que los miembros de una empresa trabajen juntos con mayor productividad, que disfruten de su trabajo, que desarrollen sus

destrezas y habilidades y que sean buenos representantes de la empresa, presenta un gran reto para los directivos de la misma.[10]

ESTANDARES DEL GOBIERNO CORPORATIVO Y EL CONTROL:

Son Estándares la: Ley Universitaria No. 23733, Reglamento General, Estatuto de la Universidad, Plan Estratégico Institucional, Manual de: Políticas, Manual de Riesgos, Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos; Reglamentos de: Control Interno, reglamento de Auditoria Interna, Reglamento de Auditoria Externa. Otros Estándares de control son los documentos fuente, libros principales y auxiliares, estados financieros y los estados, observaciones y recomendaciones de control interno financiero resultantes de la auditoria.

Cada Universidad Pública requiere tomar decisiones, coordinar múltiples actividades, dirigir personas, evaluar el desempeño con base en objetivos previamente determinados, conseguir y asignar diferentes recursos, etc. Las Universidades necesitan que las autoridades del gobierno corporativo realicen numerosas actividades administrativas orientadas hacia áreas o problemas específicos.

El gobierno corporativo, se ha vuelto tan importante como el mismo trabajo por ejecutar, a medida que éste fue especializándose y que la magnitud de las operaciones fue creciendo de modo alarmante. El gobierno de una Universidad no es un fin en si mismo, pero sí un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.

El gobierno corporativo, en las próximas décadas, será incierto y desafiante, pues se verá afectado por un sinnúmero de variables, cambios y transformaciones llenos de ambigüedad e incertidumbre.

• DEFINICION DE TERMINOS

• (1) SISTEMA DE CONTROL.

Conjunto de elementos, principios, procesos, procedimientos y técnicas de control enlazados entre si, con el objeto de evaluar la gestión institucional y contribuir a su eficiencia y eficacia.

• (2)  CONTROL INTERNO

Proceso efectuado por los órganos directivos y el resto del personal de la universidad pública, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.

• (3)  PRINCIPIOS DE CONTROL

Bases, fundamentos del sistema de control. Son de orden organizativo, administrativo, legal, contable, financiero, informático, etc.

• (4) AMBIENTE DE CONTROL

Condiciones o circunstancias en las cuales se desarrollan las acciones de control de una universidad pública.

• (5) AMBITO DEL CONTROL

Es el espacio, actividad, proceso, función u otro aspecto que abarca el control interno

• (6)  CLASES DE CONTROL INTERNO

• a. CONTROL INTERNO OPERACIONAL

Su propósito es operativo y se ejerce por departamentos operacionales más que por lo financieros y contables, aunque aquellos utilicen estos últimos como fuente de información

• b.  CONTROL INTERNO CONTABLE

Tienen por objeto verificar la corrección y fiabilidad de la contabilidad.

• c.  VERIFICACION INTERNA

Está constituida por procedimientos específicos como medidas físicas, control de ingresos y control de gastos, etc. Corresponde al Consejo de Administración la implementación y mantenimiento de los sistemas de verificación interna que pueden conseguirse mediante los procedimientos contables.

• (7) ELEMENTOS DEL CONTROL

• a. ORGANIZACIÓN

Está constituida por la estructura orgánica; las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación; la división de labores, asignación de responsabilidad y otros aspectos.

• b.  DEFINICION DE OBJETIVOS

Son los medios de referencia que utiliza el control para evaluar la gestión institucional.

• c. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos son las diversas etapas que comprende el control. En cambio los procedimientos, son las técnicas y prácticas, que se aplican a la institución, actividades o funciones que se evalúan.

• d. DESEMPEÑO DEL PERSONAL

Comprende la captación, entrenamiento, ejecución de actividades, retribuciones por el trabajo y los resultados de sus actividades (eficiencia o deficiencia), así como la moralidad y ética que aplican.

• e. SUPERVISION PERMANENTE.

Comprende el conjunto de acciones para observar, examinar, inspeccionar las actividades del personal.

• (8) COMPONENTES DEL CONTROL

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión ), considera los siguientes componentes: entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión.

• (9) ORGANOS DE CONTROL

Vienen a ser las dependencias de las universidades públicas responsables directas del control institucional: Auditoria Interna y Auditoria Externa. Indirectamente forman parte del control la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario, Jefaturas de las diversas áreas operativas.

• (10) DEPENDECIAS DE CONTROL

Están conformadas por los departamentos, secciones y/o divisiones conformantes del órgano máximo del control.

• (11) OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

• Eficiencia y eficacia de las operaciones .

• Fiabilidad de la información financiera.

• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

• (12) ESTANDARES DE CONTROL

Según Koontz / O"Donnell, ya que los planes son las bases frente a las cuales deben establecerse los controles, lógicamente se deduce que el primer paso en el proceso sería establecer planes. Sin embargo, puesto que éstos varían en nivel

de detalle y complejidad, y ya que los administradores no suelen observar todo se establecen normas especiales. Las normas son, por definición, criterios

sencillos de evaluación. Son los puntos seleccionados en un programa total de planeación donde se realizan medidas de evaluación, de tal modo que puedan orientar a los administradores respecto de cómo marchan las cosas sin que estos tengan que observar cada paso en la ejecución de los planes.

• (13) PROCESO DE CONTROL

Son las etapas que comprende el control. Cada etapa tiene su propia metodología, sus técnicas, acciones y procedimientos. Comprende la planeación, organización dirección, coordinación e integración, ejecución e informes.

• (14) POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO

Son las medidas, pautas, parámetros que debe seguir el personal que desarrolla las actividades de control

• (15)  ESTRATEGIAS DE CONTROL

Es el arte de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades de control en el mediano y largo plazo, con el objeto de contribuir a la optimización de la gestión.

• (16) TÁCTICAS DE CONTROL

Arte de planear, organizar, disponer, mover y emplear los procedimientos de control en el presente y en el corto plazo.

• (17) LINEAMIENTOS DE CONTROL

Delineación de las actividades de control de una universidad pública.

• (18) METODOS DE CONTROL

Son los procesos y procedimientos que se siguen en las actividades de control hasta determinar los resultados positivos o negativos

• (19) PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Son las técnicas y prácticas que se aplican en las actividades de control realizadas por los órganos de control.

• (20) INSTRUMENTOS DE CONTROL

Constituyen instrumentos de control, los organigramas, cronogramas de trabajo, hojas de trabajo, cédulas, libros, documentos, etc.

• (21) HERRAMIENTAS DE CONTROL

Están constituídas por las normas generales y específicas de la institución.

• (22) MECANISMOS DE CONTROL

Son las formas de realizar el control; por ejemplo la evaluación del plan estratégico, la evaluación del presupuesto y el análisis e interpretación de los estados financieros.

• (23) TÉCNICAS DE CONTROL

Vienen a ser las prácticas y pericias, dominios o destrezas en la utilización de las herramientas, mecanismos e instrumentos en las actividades de control institucional.

• (24) ACCIONES DE CONTROL

Efecto de aplicar los procedimientos, técnicas y prácticas en las actividades de control de una universidad pública.

• (25) ACCIONES DE CONTROL

Son los procedimientos utilizados en las actividades de control de una universidad pública.

• (26) RIESGOS DE CONTROL

La identificación y el análisis de los riesgos es un proceso interactivo continuo y constituye un componente fundamental de un sistema de control interno eficaz. La dirección debe examinar detalladamente los riesgos existentes a todos los niveles de la universidad y tomar las medidas oportunas y gestionarlos

• (27) EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION

La posición de considerar al control tan sólo como el establecimiento de normas, medidas de evaluación y corrección de desviaciones, ha cambiado en los últimos tiempos. Con seguridad, los administradores miden la labor real, la comparan contra las normas, e identifican y analizan las desviaciones.

Pero entonces, para hacer las correcciones necesarias deben implantar y mejorar programas de acción correctiva con objeto de alcanzar los objetivos deseados.

• (28) LO QUE SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

El control interno puede ayudar a que una entidad consiga sus objetivos, organización, administración, rentabilidad y rendimiento y a prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a la obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en que la entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen puede ayudar a que una entidad llegue adonde quiere ir y evite peligros y sorpresas en el camino.

• (29) LO QUE NO SE PUEDE LOGRAR CON EL CONTROL INTERNO

Las expectativas pueden ser mayores y poco realistas. El control interno no garantiza el éxito de una entidad. Incluso un control interno eficaz sólo puede "ayudar" a la consecución de los objetivos. Puede suministrar información para la dirección sobre el progreso de la entidad, o la falta de tal progreso, hacia la consecución de dichos objetivos. Sin embargo, el control interno no puede hacer

que una autoridad o funcionario intrínsecamente malo se convierta en un buen gerente.

• PROPUESTA DE APLICACIÓN DE UN NUEVO SISTEMA DE CONTROL EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS

De acuerdo con Informe COSO [11]los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos por la empresa y de limitar las sorpresas. Dichos controles permiten a la dirección hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes y adaptar su estructura para asegurar el crecimiento futuro. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Debido a que los controles internos son útiles para la consecución de muchos objetivos importantes, cada vez es mayor la exigencia de disponer de mejores sistemas de control interno y de informes sobre los mismos. El control interno es considerado cada vez más como una solución a numerosos problemas potenciales.

El control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación del proceso en un momento dado.

El control interno a implantarse debe constar de cinco componentes relacionados entre sí. Se derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las empresas. Los componentes son los siguientes:

• a. ENTORNO DEL CONTROL

ES la base de todos los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de la dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la autoridad y la responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que proporciona el Consejo de Administración

• b. EVALUACION DE RIESGOS

Las universidades públicas así como todas las empresas se enfrentan a diversos riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar como han de ser gestionados los riesgos.

• c. ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas sus funciones incluyen una gama de actividades tan diversa como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones de rentabilidad operativa, salvaguarda de activos y segregación de funciones.

• d. INFORMACION Y COMUNICACION

En las universidades públicas, hay que identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada directivo, funcionario y trabajador con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar la empresa de forma adecuada.

• e. SUPERVISION

El sistema de control interno de una universidad pública requiere supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantienen el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas a una combinación de ambas cosas. La supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de administración deberían ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. El sistema de control interno es más efectivo cuando los controles se incorporan en la infraestructura de la cooperativa y forman parte de la esencia de la misma. Mediante los controles "incorporados", se fomenta la calidad y las iniciativas de delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

La responsabilidad de la implantación del control interno con todos estos componentes, no será suficiente para facilitar la gestión óptima de la cooperación internacional, por lo que se requiere un sistema de control interno que se aplique sobre la base de la existencia de documentos normativos que van a constituir los estándares para evaluar la programación, gestión y el control mismo de las organizaciones no gubernamentales de desarrollo. En este sentido se propone la aplicación de los siguientes documentos normativos.

El establecimiento de una nuevo sistema de control interno, debe partir por el establecimiento de normas, como las siguientes:

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• 1. CONSIDERANDOS:

• Es necesario propender a que la entidad cuente con un sistema de control interno adecuado a las características de sus operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus órganos cumplan adecuadamente las funciones de dirección administrativa, así como las de fiscalización y control, respectivamente.

• El sistema de control interno debe permitir a la sociedad civil la oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos que enfrentan.

• 2. ALCANCE

Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las áreas de la entidad.

• 3.  DEFINICIONES

• a) Asamblea Universitaria.- Asamblea Miembros de la Universidad.

• b) Autoridades.- Los integrantes de los órganos directivos.

• c) Identificación y administración de riesgos.- Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la entidad.

• d) Código Civil .- El Decreto Legislativo No. 295.

• e) Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización funcional de las diferentes unidades de la entidad, así como las obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos, funcionarios y demás trabajadores que las conforman.

• f) Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las políticas y procedimientos establecidos por la entidad para la realización de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta.

• g) Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y procedimientos para las identificación y administración de los riesgos que enfrenta la entidad.

• 4.  DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• a) La entidad debe implementar una sistema de control interno eficiente, eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características particulares.

• b) Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son aplicables.

• c) El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes aspectos:

• Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las características de la entidad, que delimite claramente las obligaciones, responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el respectivo manual de organización y funciones.

• Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos establecidos en la empresa para la identificación y administración de todos los riesgos que enfrenta. Incluye la evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones correctivas o mejoras requeridas según el caso.

• Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la entidad. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la entidad, así como la remisión de información a las entidades supervisoras requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.

• d) El sistema de control interno involucra a las autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores y alumnos que forman parte de la entidad, por lo que la participación de cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos y en normas de naturaleza similar establecidas por la entidad.

• e) El Órgano de Control Interno y la Oficina de auditoria interna serán responsables de la evaluación permanente del diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el sistema de control interno de la entidad. En ambos casos, dicha evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.

• f)  Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en cualquier unidad de la entidad deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente al los órganos respectivos, para la adopción de las medidas necesarias para su pronta corrección.

• 5. DEL CONSEJO DE UNIVERSITARIO Y RECTORADO.

• a) El Consejo Universitario como órgano responsable del funcionamiento administrativo de la entidad conforme lo establecido en las normas, es el responsable del diseño del sistema de control interno, de su adecuado funcionamiento, apropiado seguimiento y de difundir la importancia del control interno dentro de la empresa. Las responsabilidades mínimas del Consejo, respecto al sistema de control interno, son las siguientes:

• Aprobar los manuales de organización y funciones, de políticas y procedimientos y demás manuales de la empresa;

• Adecuar de manera permanente los manuales antes citados a las operaciones y servicios que brinda la entidad, así como a los riesgos que asume, y revisarlos por lo menos anualmente;

• Adoptar las acciones necesarias para identificar y administrar los riesgos que la entidad asume en el desarrollo de sus operaciones y actividades;

• Establecer los incentivos, sanciones y medidas correctivas que fomenten el adecuado funcionamiento del sistema de control interno; y,

• Aprobar y velar por la asignación de los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento del sistema de control interno.

• b) El Rector, como funcionario ejecutivo de más alto nivel de la universidad pública tiene la responsabilidad de implementar y poner en funcionamiento el sistema de control interno conforme a las disposiciones del Consejo Universitario. Para tal efecto, deberá dotar a la entidad de los recursos necesarios para el adecuado desarrollo de dicho sistema. Asimismo, el gerente es responsable por el funcionamiento y efectividad de los procesos que permita la identificación y administración de los riesgos que asume la empresa en el desarrollo de sus operaciones y actividades.

• 6.  ORGANO DE CONTROL INTERNO

Es el órgano fiscalizador de la entidad, asimismo es responsable en primera instancia del control de la institución, deberá velar por el cumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente Reglamento, siendo sus responsabilidades mínimas las siguientes:

• a) Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia

• b) Informar al Consejo Universitario sobre el grado de cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, problemas de control y administración interna detectados, así como del seguimiento de las medidas correctivas implementadas en función de las evaluaciones realizadas

• c) Evaluar permanentemente el desempeño de los auditores internos y externos, incidiendo en los aspectos relacionados con la eficacia y eficiencia del control interno.

• 7. DE LA ASAMBLEA UNIVERSITARIA:

Es responsable del seguimiento de lo dispuesto en el presente reglamento, debiendo adoptar las medidas que se consideren pertinentes para su adecuado cumplimiento.

REGLAMENTO DE AUTOCONTROL INSTITUCIONAL

Resulta necesario establecer normas, que respetando la autonomía institucional, permitan lograr la eficiencia y eficacia de la entidad, mediante un control empresarial adecuado.

OBJETO:

Regular el sistema y medios por los cuales la propia entidad debe mantener un activo control sobre su respectiva organización

BASE NORMATIVA

• Ley Universitaria

• Estatuto institucional

• Reglamento General de la Universidad

• Otras normas relacionadas

AUCONTROL INSTITUCIONAL

Es el sistema y medios que deben disponer la entidad, para mantener la eficiencia y eficacia de su gestión en armonía con el interés de sus asociados y de la comunidad en general

EFICIENCIA Y EFICACIA INSTITUCIONAL

EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia el mejor y más racional uso de los recursos humanos y materiales de que disponen estas organizaciones. En tal sentido, toda entidad debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea posible.

EFICACIA.- Se entiende por eficacia al logro de los objetivos propuestos por los asociados para el mejoramiento de su respectivo desarrollo personal y económico. En tal sentido, toda entidad debe tener como objetivos aquellos formulados y reclamados por sus propios asociados, previo adecuado conocimiento de éstos a las condiciones en que opera la empresa.

ORGANOS INTEGRANTES DEL AUTOCONTROL

El autocontrol institucional se realiza en forma integral sin perjuicio de las atribuciones que les corresponde a cada órgano según Ley.

Particularmente corresponde a: 1) La Asamblea de Asociados, 2) El Consejo de Administración, 3) Consejo de Vigilancia, 4) El gerente y la Oficina de auditoria interna

RESPONSABILIDADES

• b. La Asamblea Universitaria es el órgano encargado de supervisar la eficacia de la universidad.

• c. El Consejo Universitario es el órgano encargado de supervisar la eficiencia de la entidad .

• d. El Órgano de Control Interno y la Oficina de Auditoria Interna, son los órganos encargados de supervisar la legalidad de las acciones de la entidad, la veracidad de las informaciones proporcionadas a los asociados, a las autoridades y a la comunidad en general y la seguridad de los bienes de la entidad.

La Oficina de Auditoria interna debe realizar bajo responsabilidad arqueos de caja, valores y otros bienes, controles contables y legales permanentes y cuando la magnitud de la empresa lo permita, el desarrollo de auditorías operativas, de gestión, sistemas, financieras e integrales.

Las técnicas que deberá aplicar el para cumplir sus responsabilidades, son las siguientes:

• Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación, observación, revisión selectiva y el rastreo.

• Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.

• Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y confirmación.

• Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la computación

• Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.

Reglamento de auditoria interna

• ALCANCE

Las disposiciones del presente reglamento son aplicables a las dependencias de la entidad.

DEFINICIONES

• a) Actividades programadas: Evaluaciones que deben ser consideradas de manera permanente en el Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna.

• b) Actividades no programadas: Exámenes especiales que no se encuentran establecidos en el Plan y se realizan cuando se consideran necesarios para la evaluación del funcionamiento del sistema de control interno.

• c) Asamblea Universitaria: Asamblea de autoridades .

• d) Días: Días calendario.

• e) Contraloría: órgano de control

• f) Hechos significativos: Sucesos que exponen o que eventualmente puedan exponer a la entidad a riesgos que puedan tener impacto en su solvencia y liquidez, de tal manera que exista la posibilidad de afectar el cumplimiento de sus obligaciones con sus socios.

• g) Identificación y administración de riesgos: Determinación, medición, monitoreo y control de los riesgos que asume la empresa.

• h) Manual de Auditoría Interna: Documento que contiene las políticas, funciones, procedimientos y técnicas de auditoría utilizados para evaluar el funcionamiento del sistema de control interno de la entidad.

• i) Plan: Plan Anual de Trabajo de Auditoría Interna que contiene los lineamientos generales, objetivos y alcance del programa de auditoría, cronograma y actividades programadas que se desarrollarán durante cada ejercicio económico

• j) Sistema de control interno: Conjunto de políticas, procedimientos y técnicas de control establecidas por la entidad para alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa, confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones legales que le son aplicables.

2. RESPONSABILIDAD DE LA ASAMBLEA Y DEL CONSEJO UNIVERSITARIO.

La Asamblea, como autoridad suprema de la entidad y responsable en primera instancia del control de la misma, debe adoptar las acciones necesarias para que la Oficina de auditoria Interna realice las funciones de un adecuado seguimiento del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento. El Consejo es responsable de proporcionar los recursos y demás facilidades que resulten necesarias para el desarrollo de dichas funciones.

• 1. DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA

• a) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna de acuerdo con lo establecido, deberán tener la independencia suficiente para cumplir sus funciones de manera efectiva, eficiente y oportuna, contando para ello con todas las facultades necesarias para el logro de sus objetivos. Todos ellos deberán estar efectivamente separados de las funciones operativas y administrativas de la empresa.

• b) Las funciones de auditoría interna son las siguientes:

• (a)  Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno, así como velar por su eficiencia y eficacia.

• (b)  Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales que rige a la entidad.

• (c)  Evaluar el funcionamiento de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la entidad para la seguridad de los mismos

• (d)  Evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, planes de contingencia y demás normas internas de la entidad, así como proponer, de ser el caso, modificaciones a los mismos.

• (e) Efectuar el seguimiento permanente de la implementación de las observaciones y recomendaciones por los auditores externos.

• (f) Elaborar el Plan y ponerlo en conocimiento de Consejo, el Rector; así como cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas

• (g)  Realizar actividades no programadas cuando se considere conveniente o ante requerimiento de la Asamblea o por sugerencia del Consejo o el Rector.

• (h) Mantener un archivo actualizado de todos los manuales y demás normas iteras de la entidad, así como de aquellos documentos que determine los órganos supervisores y de control

• (i) Comunicar al Consejo y a los órganos supervisores y de control, de manera inmediata y simultánea, la ocurrencia de hechos significativos, una vez concluidas las investigaciones correspondientes.

• (j) Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determinen los órganos supervisores y de control

• c) Los encargados de la labor de auditoría interna deben contar con una infraestructura adecuada, así como con recursos técnicos y logísticos de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, las mismas que deberán guardar relación con la magnitud y complejidad de las operaciones y estructura de la entidad. Los encargados de la labor de auditoría interna, deben recibir capacitación permanente en materias relacionadas a sus funciones.

• d) Los procedimientos y técnicas de auditoría empleados por los encargados de la labor de auditoría interna deberán adecuarse a las disposiciones establecidas por las entidades estatales correspondientes y, en defecto, a lo señalado en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA"S) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA"S). Asimismo, dichos procedimientos y técnicas de auditoría deberán estar contenidos en el respectivo manual de auditoría interna.

• e) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán tener solvencia moral, conocimientos y experiencia apropiados para la función correspondiente, debiendo reunir los siguientes requisitos:

• Tener título profesional y especialmente en materias afines a las funciones de la Unidad de Auditoría Interna;

• Tener una experiencia no menor de dos (2) años en actividades de auditoría o haber desempeñado cargos gerenciales en sociedades civiles por un periodo no menos a dos (2) años, según corresponda;

• No tener antecedentes penales;

• No haber sido sancionado por la Federación u otra entidad supervisora o control;

• f) Los encargados de realizar la labor de auditoría interna, son responsables de cumplir con las obligaciones que se les asignan en el presente documento, así como de informar inmediata y simultáneamente cualquier situación que afecte significativamente el desarrollo de sus funciones e independencia. También deberán informar inmediata y directamente al órgano de control, al Consejo, de manera simultánea, los hechos significativos que hayan detectado e el curso de sus labores de auditoría interna. La oportunidad en que los citados consejos reciban dichos informes y las decisiones que se adopten al respecto deberán constar en los libros de actos correspondientes.

• g) La remoción del auditor responsable de la labor de auditoría interna deberá ser comunicada previamente a los órganos de supervisión y control indicado las razones que justifican tal medida

4.-DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

El Plan deberá ser aprobado por el Consejo de Administración, debiendo remitirse a la Asamblea Universitaria copia del mismo antes del 31 de diciembre del año previo. Dicho Plan deberá considerar, por lo menos los siguientes aspectos:

• a) Diagnóstico del funcionamiento del sistema de control interno;

• b) Objetivos anuales y alcance del programa de auditoría;

• c) Procedimientos y técnicas de auditoría a emplearse;

• d) Cronograma de las actividades, exámenes e informes; y,

• e) Recursos humanos, técnicos y logísticos disponibles para el cumplimiento del Plan, indicando la relación de profesionales que conforman la Unidad de Auditoría Interna, el cargo que ocupan y su formación profesional y, de ser el caso, los recursos adicionales requeridos para el cumplimiento del Plan.

El plan deberá considerar como actividades permanentes, cuando menos, las que se señalan a continuación:

• a) Revisión por lo menos trimestral del cumplimiento de las políticas y procedimientos implementados de las actividades que realiza la entidad.

• b) Verificación del adecuado y oportuno registro contable de las transacciones que realiza la entidad.

• c) Verificación del cumplimiento de los límites operativos de la entidad, tanto individuales como globales;

• d) Verificación del cálculo de los activos ponderados por riesgo y del patrimonio efectivo;

• e) Evaluación de los riesgos informáticos que enfrentan;

• f) Verificación por lo menos trimestral del adecuado registro contable y valorización de las inversiones realizadas por la entidad y su correspondiente constitución de provisiones;

• g) Evaluación del nivel de reclamos presentados por los asociados de la entidad y del tratamiento otorgado;

• h) Verificación de la actualización del padrón de asociados;

• i) Verificación del cumplimiento de los acuerdos de la Asamblea de Asociados;

• j) Evaluación del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por los diversos órganos

• k) Las demás evaluaciones y los informes que las empresas deben realizar periódicamente conforme las disposiciones vigentes

6.-DE LOS INFORMES.

Los informes que se deriven de los exámenes realizados por los encargados de realizar la labor de auditoría interna, deberán contener, por lo menos, la siguiente información:

• a) Motivo de la realización del informe, indicando según corresponda la referencia a la actividad programada o no programada o al órgano que solicitó el informe y, de ser el caso, referirse a la existencia de hechos significativos;

• b)  Objetivo y alcance de la evaluación;

• c) Procedimientos y técnicas de auditoría empleados;

• d) Evaluación de la situación de la actividad u operación revisada a la fecha del informe, identificando los riesgos detectados y su impacto en la entidad, así como la evaluación de los procedimientos y los controles utilizados por la empresa;

• e) Medidas correctivas recomendadas y/o adoptadas para subsanar los problemas o deficiencias identificadas, según corresponda;

• f) Personal encargado del examen; y,

• g)  Fecha de inicio y término del examen.

• PROPUESTA DE APLICACION DE AUDITORIA INTERNA EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS.

En el proceso del desarrollo institucional, primero que organizan y ponen en funcionamiento las universidades, inmediatamente se articulan los componentes del sistema de control interno, luego en el devenir operativo se ponen en marcha las tácticas y estrategias que se estime conveniente para que la entidad pueda cumplir sus metas, objetivos y misión que le corresponde. Pero, como saber si efectivamente se están aplicando las normas correctamente, si los planes se están aplicando o si se están obteniendo los resultados; eso sólo es posible mediante la aplicación de auditorías.

Las auditorías que recomendamos a las organizaciones no gubernamentales de desarrollo son la auditoria interna, auditoria financiera y la auditoria social.

A continuación se presenta modelos de planes que pueden aplicarse para evaluar la gestión en sus diferentes aspectos.

PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

• 1. INFORMACION INTRODUCTORIA

• 2. DIAGNOSTICO DEL FUNCIONAMIENTO

• 3. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

• 4. CAPACIDAD OPERATIVA

• 5. OBJETIVOS Y METAS A LOGRAR EN EL PERIODO

PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA

CAPITULO I I I

Presentación, análisis e interpretación de datos

3.1. PRESENTACION, ANALISIS E INTERPRETACION DE LA ENTREVISTA REALIZADA

Esta entrevista fue aplicada a las autoridades de las sgts universidades:

FUENTE: ELABORACION PROPIA

A continuación se presenta las preguntas formuladas a las autoridades de las entidades antes indicadas, el análisis e interpretación de los datos obtenidos:

PREGUNTA No. 1: ¿ Cuál es el cargo que desempeña en su institución ?

ANALISIS:

CUADRO NR 1

FUENTE: ELABORACION PROPIA

INTERPRETACION:

Esta respuesta confirma que la entrevista se lleva a cabo con 30 personas que son autoridades, de los cuales 3 son Vice-Rectores Administrativos, 3 son Vice-Rectores Académicos , 10 Decanos de Facultades, 4 miembros de Asamblea Universitaria y 19 miembros de Consejo Universitario.

PREGUNTA No. 2 : ¿ Cuál es el tiempo que ejerce como autoridad en esta institución ?

ANALISIS:

CUADRO NR 2

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 1

INTERPRETACION:

El cuadro y el Gráfico anteriores demuestra de la mayor cantidad de autoridades tiene menos de un (1) año de funciones, lo cual afecta la sostenibilidad y continuidad de las actividades de gestión y control institucional.

PREGUNTA NR 3: ¿ Las Universidades Públicas, disponen de Manuales de políticas, planes estratégicos y presupuestos para realizar la gestión institucional ?

ANALISIS:

CUADRO NR 3

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 2

INTERPRETACION:

Sólo el 33% de las autoridades conocen que las universidades disponen de Manuales de políticas, planes y presupuestos para realizar la gestión institucional, lo cual no permite la influencia de los mecanismos de control y por tanto afecta la gestión institucional de los proyectos y programas que ejecutan.

PREGUNTA NO. 4: ¿ Las universidades públicas, disponen de Reglamentos, Memorias y Estados Financieros para realizar la gestión de sus actividades institucionales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 4

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 3

INTERPRETACION:

Las universidades , en un 53% disponen de Manuales, Reglamentos, Memorias y Estados Financieros para realizar la gestión de sus actividades, el asunto es que estos documentos no son tomados en cuenta al momento de la planeación, toma de decisiones y control de la gestión institucional, lo que no favorece la eficiencia, eficacia y economía de los recursos.

PREGUNTA NR 5: ¿ Es necesario que las universidades públicas, cuenten y apliquen los documentos antes indicados para gestionar y controlar adecuadamente sus actividades institucionales ?

ANALISIS:

CUADRO NR 5

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 4:

INTERPRETACION:

En un 100% de las autoridades dicen que si es necesario que universidades públicas, cuenten con los documentos antes indicados para gestionar y controlar adecuadamente la cooperación técnica internacional

PREGUNTA NR 6: ¿ Los documentos antes referidos funcionarían como estándares para evaluar la gestión administrativa, situación financiera, económica, patrimonial y social de las universidades públicas ?

ANALISIS:

CUADRO NR 6

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 5:

INTERPRETACION:

En un 100% las autoridades dicen que los documentos normativos funcionan como estándares para evaluar la gestión administrativa, situación financiera, económica, patrimonial y social de sus actividades.

PREGUNTA NR 7: ¿ Es posible determinar la influencia de los mecanismos tradicionales de la auditoria interna en el proceso de gestión y control institucional ?

ANALISIS:

CUADRO NR 7

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 6:

INTERPRETACION:

Del cuadro y gráfico anteriores, se aprecia que sólo un 17% dice que si es posible conocer la influencia de los mecanismos de control tradicional; un 66% dice que es difícil conseguir información y 17% acepta que no es posible conseguir información, todo esto se debe a diferentes motivo: celo institucional, burocracia, temor por las investigaciones y otros aspectos.

PREGUNTA NR 8: ¿ Cuales son los nuevos mecanismos del sistema de control interno que deben aplicarse para optimizar la gestión ?

ANALISIS:

CUADRO NR 8:

FUENTE: ELABORACION PROPIA

GRAFICO NR 7:

INTERPRETACION: