Control de Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la Biblioteca Raúl Osorio Lazo (Venezuela) (página 2)

CAPÍTULO I: EL PROBLEMA DEL CONTROL EN LA HEMEROTECA DE LA "BROL"

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

La Biblioteca de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad del Zulia inicia sus funciones el 1 de Octubre de 1960, teniendo como misión ser una unidad funcional al servicio de la docencia e investigación de la comunidad universitaria. Empezó a prestar servicios en el sector La Ciega sin nombre oficial, estuvo conformada por la Dirección de la cual dependía una Hemeroteca, una Filmoteca, una Sala de Atención al Público y un Archivo y entro en funcionamiento con 700 libros y 25 revistas.

En 1969 la Biblioteca fue trasladada a la nueva Facultad de Humanidades y Educación en el Núcleo Humanístico con el Nombre de Biblioteca "Dr. Raúl Osorio Lazo" en reconocimiento a los meritos personales y académicos del fundador de la Escuela de Educación de la Facultad. En la actualidad la Biblioteca consta de varios departamentos y servicios entre los cuales se encuentran Referencia, Procesos Técnicos, Circulación préstamo, Sala de Lectura y la hemeroteca, esta última es contenedora de materiales hemerográficos diversos, publicaciones periódicas, seriadas y arbitradas, trabajos de ascensos y postgrado.

En la Hemeroteca las publicaciones periódicas conforman más del 70% del acervo documental de la unidad donde una parte, aproximadamente un 40%, se adquiere por suscripción anual a través de SERBILUZ que es el ente que hace la inversión en dinero, el resto es decir un 30% es producto de donaciones. Es así como la continuidad de este proceso años tras año implica un gran crecimiento del volumen de las colecciones de revistas superando inclusive la capacidad de organización de la misma.

De igual manera se observó que se adquieren un gran número de publicaciones periódicas, que no son consultadas debido a:

• Se desconoce su existencia por parte de la comunidad universitaria (profesores y estudiantes), es decir no hay difusión.
• Los títulos no corresponden con necesidades de cátedras.
• Ausencia de comunicación entre los diferentes departamentos y Coordinación de la BROL.
• Desactualización del catálogo público de la hemeroteca.
• Ausencia total del procesamiento técnico de las Publicaciones Periódicas.
• No se cuenta con estadísticas confiables, que permitan obtener indicadores para evaluar las publicaciones, su nivel de impacto, frecuencia de uso real por título y justificación de la inversión.

Estos problemas pudieran estar asociados a varios factores sin embargo se presume que son consecuencia de un enfoque gerencial que no llevan un control eficaz como herramienta básica de las funciones administrativas que están involucradas en la gestión de las publicaciones periódicas (Selección, adquisición) y en el servicio al público (préstamo) en la hemeroteca de la BROL.

Puede decirse que en el caso tendríamos que tratar dos tipos de control; uno de orden administrativo y otro de servicio.

En el Control administrativo, se evidencio la compra de una cantidad de títulos que no es posible saber si responden con las necesidades de cátedras como se menciono anteriormente sin embargo se adquieren representado un gasto que pudiese ser innecesario. Esto puede ser debido a una ausencia de comunicación, planificación y evaluación entre los diferentes departamentos y Direcciones de Escuelas con la coordinación de la BROL, por otro lado la carencia de un sistema estadístico confiable, idóneo que permita evaluar el uso de las publicaciones periódicas y poder justificar la inversión que se hace en las mismas.

Por su parte en la actualidad los presupuestos disponibles, en las bibliotecas no han crecido proporcionalmente al incremento de las publicaciones, es cuando se hace mas necesaria la disponibilidad de instrumentos y herramientas que nos permitan establecer un control mas racional en la gestión de nuestras colecciones. (Moreno,2005)

De igual manera en el control de servicio, se observó, la inexistencia total de un catálogo actualizado de publicaciones periódicas, instrumento este básico que sirve de enlace entre la colección y el usuario, esto conlleva a que no es posible saber hasta el momento que contiene la hemeroteca y que le aporta al usuario en materia de publicaciones periódicas, circunstancia derivada de que el Departamento de Procesos Técnico no cataloga y clasifica las publicaciones periódicas factor fundamental teniendo en cuenta que la información transmitida por las publicaciones periódicas especializadas pueden quedar obsoleta con relativa rapidez, de nada serviría las inversiones hechas en las mejores revistas.

En virtud de lo anteriormente descrito, nace la inquietud de estudiar El control para las Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la Biblioteca "Raúl Osorio Lazo" el cual conduce al orden y la disciplina, coordina el desempeño en la biblioteca; por medio de este se obtiene la respuesta respecto a si se continua o no el actual plan de trabajo. (Patiño.2005).

Por lo tanto cumplir con el proceso de control en una empresa u organización es esencial para dirigirla, asegurar un mejor dominio de los procesos, prever situaciones y concebir una visión de futuro acertada; en otras palabras, debe proporcionar los elementos necesarios para poner en práctica el qué hacer, hacia dónde se va o se quiere llegar, por donde hacerlo, como hacerlo y con cuales medios.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

• Establecer las bases para el control de las Publicaciones Periódicas en la BROL

Objetivos específicos

• Analizar alternativas de planificación y evaluación que permitan el Control administrativo y presupuestario para la adquisición de las Publicaciones Periódicas de la Hemeroteca de la BROL.
• Identificar los procesos de control de servicios que necesitan las publicaciones periódicas, de forma que se asegure la eficacia del servicio a los usuarios de la BROL.
• Diseñar unos formularios que faciliten el control de publicaciones periódicas, que será utilizado por departamentos y escuelas.

JUSTIFICACIÓN

La importancia de la presente investigación está en el aporte teórico que representa a los efectos de ahondar en el ámbito de las ciencias administrativas y su aplicación a la actividad bibliotecaria, específicamente en lo referente al control del material hemerográfico.

Se pretende el establecimiento de las bases para el control de las Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la BROL, en cada uno de los procesos que conllevan el tratamiento del material hemerográfico desde su adquisición hasta la puesta a disposición de los usuarios, con el fin de responder a los principios que debe regir el servicio.

CAPÍTULO II: ASPECTOS TEÓRICOS

1. EL CONTROL COMO PROCESO EN LA ADMINISTRACIÒN GERENCIAL DE LAS BIBLIOTECAS.

Según Patiño (2005) el control, se define como una etapa importante dentro del proceso administrativo, ya que compara los sucesos registrados en la organización y los objetivos que se alcanzaron contra los que se deseaban; al descubrir desviaciones de inmediato se toma la acción correctiva adecuada al caso. En la Biblioteca, el control conduce al orden y la disciplina, coordina el desempeño en la biblioteca; por medio de éste se obtiene la respuesta respecto a si se continúa o no el actual plan de trabajo. (Cagnoli,1996)

El mismo va a permitir si realmente todo sistema o unidades involucradas en un proceso se están desempeñando en forma correcta, ya que va aportar la información para poder evaluar las actividades y procesos. El control es una función del Jefe de la biblioteca en la cual se hacen comprobaciones sobre las asignaciones de trabajo y observa lo que se hace; lo compara con lo que debe llevarse a cabo y actúa si estos aspectos no concuerdan. La necesidad del control radica en que existe una demora de tiempo cuando se formulan los objetivos y cuando se llevan a cabo; así durante este intervalo, al presentarse condiciones imprevistas, estas pueden causar una desviación entre el desempeño real y el deseado.

2. TIPOS DE CONTROL APLICABLES A LA GESTIÓN DE LA BIBLIOTECA

Según López. (2005), el control de los fondos de una colección supone el conocimiento actualizado de la situación y el estado de dichos fondos. Por esta razón define dos tipos de Control: El Control Físico y el Control Intelectual.

CONTROL FÍSICO: Se define como el Conocimiento de la existencia, grado de deterioro y disponibilidad de los documentos. Se lleva a cabo mediante una serie de operaciones:

• Control de Adquisiciones: mantenimiento al día de los ficheros de pedido y de proveedores, así como de las entradas y registros de nuevos documentos y cotejo de ambos.
• Control de Préstamo: actualización diaria de las fichas de préstamo, con datos suficientes sobre el documento prestado, el usuario, la fecha de préstamo y la caducidad del mismo, así como de los documentos no devueltos en el plazo y reclamaciones realizadas.
• Control Periódico de los fondos de libre acceso: comprobado su existencia, integridad física y estado de conservación. Se debe prestar especial atención a la sección de referencia y publicaciones periódicas.
• Recuento periódico de fondos: al menos una vez al año se hará el inventario general de la Biblioteca para comprobar el estado y existencia de los fondos.

CONTROL INTELECTUAL: serie de operaciones destinadas a conocer el grado de utilización de los documentos de la Biblioteca, su vitalidad y obsolescencia. Comprende los siguientes aspectos:

• Conocimiento de la utilización de los fondos, mediante el establecimiento del número de servicios que realizan por año y duración activa del documento.
• Conocimiento de la pertinencia y actualidad de los documentos. Es muy variable y depende básicamente del tipo de documento.
• Control de los documentos que deben ser expurgados y sustituidos por otros por su falta de actualización
• Control de lagunas: se establece en función de las demandas no satisfechas, y de las desideratas de los usuarios, considerando exclusivamente aquellas que se ajusten al tipo de biblioteca se dirigen.

Por su parte Moreno,(1994) trata del Control Bibliográfico, que es la identificación sistemática de información registrada y, los mecanismos para conseguir el subsiguiente acceso a la información, el control bibliográfico requiere el desarrollo y mantenimiento de un sistema de descripciones de documentos que estén organizados de acuerdo con normas aceptadas de catalogación, indización y clasificación, con vistas a asegurar la identificación, recuperación y acceso de los documentos.

El objetivo del control bibliográfico para las Publicaciones Periódicas significa que cada registro de una de las publicaciones periódicas debe recoger datos de: 1) Descripción bibliográfica del elemento; 2) Informar de los fondos en fascículos que existen; 3) Registrar el estado de las adquisiciones y reclamaciones.

Otro tipo de control es el Estadístico planteado por Valdivia (2005) el cual es herramienta que se aplica para la evaluación cuantitativa y cualitativa de los procesos bibliotecológicos, en donde todas las bibliotecas deberán poseer un sistema de estadística, no sólo que genere cifras, sino que estas arrojen resultados que permitan tener un control de medición para los procesos y poder tomar decisiones.

Existen una serie de estadísticas que deberíamos tener en cuenta para poder implementar en las bibliotecas:

• Adquisiciones por tipo de documentos.
• Cantidad de consultas.
• Usuarios vs. Préstamos: Estudiantes, Docentes, Administrativos.
• Usuarios potenciales.
• Consultas por área temática.
• Fondos bibliográficos de las colecciones: Publicaciones no periódicas, Referencia, Multimedia, Publicaciones Periódicas, Bases de datos, etc.

CONTROL PRESUPUESTARIO:

Según Cagnoli,(1996), lo define como el proceso del presupuesto que comprende tres etapas, las cuales se mencionan como: elaboración, implementación y control.

Elaboración: comprende a su vez los siguientes pasos:

• Identificación de las necesidades.
• Identificación de ingresos y evaluación de gastos.
• Determinación de prioridades
• Borrador preliminar
• Redacción del proyecto de presupuesto
• Presentación a las autoridades
• Aprobación por las autoridades.

Implementación: Requiere un cronograma de gastos, ya que el total de los montos asignados no está generalmente disponible al comienzo del ejercicio.

Control: Los gastos deben ser contabilizados. A tal efecto se deben llevar registros que permitan conocer los gastos, los pagos efectuados y las obligaciones contraídas. Esta información se debe asentar en cuentas que correspondan a las partidas establecidas en el presupuesto. La contabilización de los gastos obedece a dos razones: la primera es la responsabilidad administrativa de justificar el dinero utilizado, manteniendo en orden los registros de compra y de pago. La segunda razón es la necesidad de verificar si los recursos monetarios se están utilizando de la manera planeada.

3. El CONTROL APLICADO A LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS EN LA HEMEROTECA:

Desde la perspectiva de López. (2005) se debe adquirir con puntualidad los títulos de las Publicaciones Periódicas que a la fecha recibe la biblioteca y completar las colecciones de las mismas.

En virtud de que los artículos científicos contenidos en las Publicaciones Periódicas estas representan la comunicación escrita más relevante en todo centro bibliotecario especializado, la labor de control está encaminada en administrar rigurosamente la adquisición del material bibliográfico.

Para ello según López. (2005) se deben seguir los siguientes pasos:

• Estudiar los registros que a la fecha la biblioteca tiene para el control de las publicaciones periódicas, tanto manuales como automatizados.
• Verificar, titulo por titulo, en el kardex o en otro registro que se tenga, para anotar los volúmenes y/o números faltantes.
• Los volúmenes y números que falten reclamarlos a la institución correspondiente.
• Solicitar a las instituciones que tienen el compromiso de entregar revistas, ya sea por compra, canje o donación, lo hagan de manera puntual.

De igual manera deberá existir un control de ingreso, para su disposición al público, la publicación se cataloga y clasifica, es decir, se describe bibliográficamente y se le asigna representación temática utilizando normas internacionales . es de significar tomando en cuanta lo expuesto por López ,(2005) Estas "descripciones" conforman elementos que permiten desarrollar base de datos documentales utilizando para ello un software conocido como Microisis. : Programa de aplicación desarrollado por la UNESCO y la OIT, distribuido gratuitamente entre instituciones no lucrativas que lo soliciten. Básicamente es un programa que permite recuperar información a partir de bases de datos bibliográficas, en nombre de MICRO se refiere a que se debe utilizar en microcomputadoras. ISI quiere decir set integrado de sistemas de información.

Así mismo Erdei,(1997) Establece la importancia de utilización de los códigos de barras que consiste en un sistema informático de identificación de reciente implementación que es la forma más moderna y difundida de simbolizar diversos tipos de información en sistema binario, este código de barras aumenta enormemente las posibilidades de interacción con el ser humano y aprovechamiento creciente de la tecnología. El código de barras puede decirse que es la tecnología de identificación automática más avanzada disponible aplicable a persona y objetos. Lo anteriormente planteado es susceptible de aplicación en la hemeroteca dado que todas las publicaciones periódicas adquiridas ingresan rotuladas con este código.

Este trabajo se realiza en el área denominada Procesos Técnicos Hemerográficos, por personal bibliotecario y auxiliar especializado, complementando esta tarea con el ingreso a Kardex-control diario de todas las publicaciones por fecha y número de edición para poder recuperarlas por autor, tema y título.

Una vez descrita la publicación, teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente, Lorenzo,( 2005) plantea que el verdadero reto de la gestión de las publicaciones periódicas en el control es el ingreso, suscripción y reclamación de los números previstos. Los criterios de periodicidad y numeración, establecidos con el primer número, se modifican continuamente e invalidan las previsiones de los bibliotecarios.

Partiendo de lo expuesto por los autores citados pudiésemos hablar de dos tipos de control un control administrativo y un control de servicio donde en el administrativo se incluiría presupuesto selección y adquisición y en control de servicio tendríamos estadísticos, prestamos, control físico y control intelectual, estos dos últimos sub controles

4. ELEMENTOS NORMALIZADORES PARA EL CONTROL DEL PROCESO TÉCNICO DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS

Tardon (2005) Recomienda que los elementos normalizadores para favorecen en el control de la información, para ello existen unas normas que regularizan y controlan el proceso técnico de las publicaciones Periódicas de las cuales las más utilizadas son:

• Las ISBD (INTERNATIONAL STANDARD BIBLIOGRAPHIC DECSRIPTION): se publicaron por vez primera en 1974, con revisión en 1977. Con ellas se ha logrado unificar los registros bibliográficos de los seriales asignando un orden a los elementos de la descripción y agrupándolos por áreas. No contemplan los encabezamientos ni las distintas entradas que se pueden establecer en el catálogo.
• Las AACR2: ( Anglo – American Cataloguing Rules) En 1.978 se publica la segunda edición en los países anglosajones, la gran novedad de las AAR2 radica en su estructura: en la primera parte de las Reglas, en cada capítulo se describe en primer lugar el contenido de la ISBD (G) para cada documento; mientras que la segunda parte está dedicada a los puntos de acceso: encabezamientos, formación de títulos uniformes y referencias. Las reglas determinan la elección de encabezamientos bajo los cuales ha de figurar un asiento bibliográfico. Primero se determina cuántos encabezamientos le corresponden a cada asiento, y luego se elige el que va a ser la entrada principal, convirtiéndose el resto en entradas secundarias.

En comparación de las anteriores mostraron especial atención a los temas de: punto de acceso principal, forma de las entidades para un mayor control, y basar la catalogación en el primer ejemplar publicado del título.

• ISSN (1971) International Standard Serial Number o Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas: Es el código internacional para identificar las publicaciones seriadas, esto es, aquellas que se editan en partes sucesivas y que normalmente se designan numérica o cronológicamente, y que pretenden continuarse indefinidamente (periódicos, revistas, boletines, anuarios, series de monografías, etc.). El número de ISSN supuso un incremento en el control de estas publicaciones, ya que la aparición de una nueva revista o todo cambio en el título implica la asignación de un ISSN nuevo. Estos números los asignan los Centros Nacionales, coordinados con un Centro Internacional con sede en París. La base de datos internacional de revistas con ISSN cuenta con más de medio millón de registros.
• MARC Machine Readable Cataloging o Catalogación Legible por Máquina nació en los años 60 para  compartir registros bibliográficos y catálogos entre bibliotecas. El MARC fue un gran avance porque permitió el intercambio de información, el acceso a catálogos colectivos y la catalogación compartida. Además, al ser un sistema computarizado, permitía la visualización en pantalla y facilitaba la manipulación de registros, la búsqueda, indización y recuperación.

Para las Publicaciones Periódicas tiene igual estructura que el de las monografías. Destaca el hecho de permitir un control automatizado de ejemplares, y el uso de datos para reclamaciones, avisos de encuadernación, etc. Pero es necesario establecer un esquema de numeración (vol., n., año) para la periodicidad que prediga la entrada de fascículos.

5. INSTRUMENTOS PARA EL PROCESAMIENTO TECNICO DE LAS PUBLICACIONES PERIODICAS

En este campo, Moreno (1994) plantea que por su naturaleza inestable – cambios frecuentes en el título, en la periodicidad, interrupciones en su publicación, cambios de editor, etc.- las publicaciones periódicas necesitan unas herramientas bibliográficas indispensables en muchos casos para su identificación. El repertorio más utilizado y familiar a todos los bibliotecarios responsables de las publicaciones periódicas es el Ulrich's international periodicals directory y el Serials directory, disponibles en soporte CD ROM, Ulrich's plus. El Serials Directory está basado en las bases de datos internas de la agencia de subscripciones EBSCO y en el fichero CONSER de la Library of Congress.

Según Moreno (1994), La British Library y en particular el Document Supply Centre (DSC) at Boston SPA , es una importante fuente de información sobre publicaciones periódicas internacionales. La lista Current serials received, es especialmente útil para el préstamo interbibliotecario. Serials in the British Library, contiene datos de la BNBMARC desde 1950. Disponible en CD ROM se encuentra el Boston SPA Serials que recoge registros de las colecciones de la British Library, Cambridge University Library y del Science Museum Library.

Una fuente de información bibliográfica importantísima la proporciona la base de datos ISDS, en su publicación, con el nombre de ISSN COMPACT, también en soporte CD ROM ISDS General Register.

Otro instrumento son los catálogos impresos, de distribuidores y editores importantes, como Swets, Blackwells, Dawsons y Ebsco representan una información parcial de lo que contienen en sus bases de datos. Algunos de ellos ofrecen ya servicios en línea a sus clientes, como Data Swets.

Por otra parte las citas de el Journal of Citation Reports, publicado por el Institute for Scientific Information, (J.R.C), ordena jerárquicamente las revistas por materias según el número de veces que se han citado. Los datos provienen de los índices de citas publicados por dicho instituto. El Journal citation reports proporciona tanto el factor de impacto de las revistas, como los títulos en amplias áreas temáticas.

6. MÉTODOS PARA EL ESTUDIO DE LAS PUBLICACIONES PERIÓDICAS EN LA HEMEROTECA.

Uno de los aspectos importantes a tratar toda vez que se realice un estudio sobre las publicaciones periódicas científicas es el impacto y las actividades que ellas, sus contenidos, sus artículos originales o sus autores, ejercen sobre otros autores o investigadores y que se mide por el número de citas que recibe dicha publicación o determinado artículo.

Para evaluar ese impacto se han definido varios índices o indicadores bibliométricos. Garfield,(2005) uno de los iniciadores de la bibliometría moderna de las publicaciones periódicas científicas, ha definido el índice de impacto Total o "impacto de citación" de una publicación como la relación entre las citas recibidas por dicha publicación divididas por el número de artículos publicados; y el Índice de impacto de Citación como el cociente entre las citas recibidas y el número de artículos citados.

El Journal of the American Society for Information Science en el No. 28 del año 1977, citado por Lancaster, (1996) en su obra Evaluación de Bibliotecas establece que:

factor de Impacto = No…de citas recibidas en el año 3 por artículo publicados en los dos primeros años divididos entre el No. de artículos publicados durante los dos primeros años.

Por ejemplo, si una revista publica 115 artículos durante el 2004 y 2005 y dichos artículos se citan ochenta y un veces durante el 2005, el factor de impacto sería 81/115, o del 0, 704. Las clasificaciones establecidas a partir del factor de impacto y de la simple suma de citas tienden a ser diferentes es decir, a mayor número de citas tendría un alto factor de impacto.

Otra forma seria el de las opiniones, por ejemplo se elabora una lista de revistas recibidas para el personal docente de la facultad de las diferentes escuelas incluyendo post-grado sugiriéndoles que le asignen una puntuación en escala del 1 al 5 donde 5 significa fundamental y el 1 sin interés. Obtenido así una clasificación de las revistas según el total de puntos que recibe cada título, esta metodología ha sido utilizado desde finales de la década de los 70 por C.B. Wenger y J. Chilares publicado en la revista Journal of the American Society for Information Science en el No. 28 del año 1977, citado por Lancaster, (1996) en su obra Evaluación de Bibliotecas.

CONCLUSIONES

Luego del análisis situacional de la Hemeroteca de la BROL se logro constatar que la mayor dificultad que esta presenta se debe a la falta de control, en este sentido por carecer de herramientas adecuadas donde exista una incidencia de factores relativos a la gestión del servicio.

• Se concluye que las Publicaciones Periódicas por ser muy importantes para los investigadores , docentes y estudiantes universitarios, por la información especializada y actualizada de sus contenidos científicos, educativos y técnicos, necesitan de un control por su compleja gestión, para que actúen como incentivo, alcanzando altos niveles en la investigación y para perpetuar la tradición de excelencia erudita en el servicio de la hemeroteca, con la finalidad de cubrir con las necesidades de los usuarios y de la comunidad universitaria.
• La revisión documental permitió observar que los tipos de control aplicables a las bibliotecas son control físico, control intelectual, control presupuestario, existen también elementos normalizadores e instrumentos para el control del proceso técnico y métodos de estudios que permiten evaluar el impacto y las actividades de las publicaciones periódicas , ya que generan distintos beneficios y logros, sin embargo su aplicación es importante porque establece medidas que determinan y analizan rápidamente las causas que pueden originar desviaciones en la labor del material hemerografico de la BROL.
• Por su parte el control proporciona información, acerca de cómo se esta trabajando ; en la BROL, la planificación y evaluación, aplicación de formularios, encuestas, estudios estadísticos etc. Son herramientas importantes, quienes nos permiten conocer si se ha cumplido los objetivos establecidos o se adaptan las acciones correctivas apropiadas al suceder una desviación inaceptable, como lo es la insatisfacción de servicio a los usuarios.
• El control, además de ser correctivo, también puede ser preventivo, siendo esto ultimo preferible en la mayoría de los casos ya que los costos de hacer correcciones son menores. El control efectivo aplicado a las publicaciones periódicas en la Hemeroteca de la BROL requiere de medición o evaluación constante.

RECOMENDACIONES

Una vez estudiados los resultados y conclusiones de la presente investigación, es propicio generar recomendaciones que contribuyan con la búsqueda de soluciones a los problemas detectados, los cuales impiden la buena gestión de Control a las Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la BROL. Tales recomendaciones o propuestas se basan en los siguientes aspectos:

1.-La ejecución de alternativas de:

• Planificación : ya que es un proceso dinámico, que puede ser aplicado a todos los ámbitos de la BROL, partiendo del objetivo principal de mejorar los servicios y la organización de la colección, cualquier aspecto de la actividad bibliotecaria es susceptible de ser planificado para conseguir mejores resultados y mayor rendimiento, permitiendo:
• La adquisición, organización y orden de los recursos de información de la manera mas eficaz para su uso.
• Seleccionar de entre la información disponible la parte de mayor aplicación para las necesidades de la comunidad universitaria.
• Estudiar las operaciones y servicios que proporciona la BROL para asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles.
• Evaluación: este proceso se debe realizar para comprobar su rendimiento, y de esta manera conocer la eficacia de los procesos y los servicios en marcha de la BROL., esta alternativa permite.
• Conocer y gestionar las colecciones de la hemeroteca de BROL de una manera mas efectiva.
• Ayudar a la BROL a enfocar los gastos de adquisiciones en aquellas publicaciones periódicas mas necesarias para los usuarios.
• Conocer la opinión de los usuarios a través de un formulario que se enviara a cada departamento o escuela para que indiquen que revistas creen necesarias incorporar a la colección y cuales se deberían cancelar.
• La verificación del coste /eficacia será para la publicación periódica que se utilice mas y tenga un coste menor.
• Conocer la demanda a través del préstamo interbibliotecario

2. Llevar a cabo procesos de control de servicio tales como:

• Procesar técnicamente por medios automatizados y normalizados el material hemerografico. La administración automatizada y actualizada de la existencia de revistas, permite el control y registro de cada ejemplar de las publicaciones periódicas que ingresan a la BROL de nuestra universidad. Como resultado de este proceso, los usuarios podrán, a través del Catálogo automatizado saber con exactitud si un número específico de una revista que desea consultar, se encuentra en la hemeroteca.
• Con los sistemas automatizados sobre todo el préstamo y el catálogo los datos pueden tomarse de manera continuada, partiendo de grandes cantidades de datos recogidos a lo largo de un período. Los registros que representan los préstamos se podrán procesar para obtener información sobre la circulación de las publicaciones periódicas en la BROL, e identificar por ejemplo los títulos más utilizados el sistema a implementar debe permitir inventariar electrónicamente la enorme cantidad de volúmenes que posee la colección de hemeroteca.
• Contar con la lectura electrónica de códigos de barras de los materiales directamente en la estantería, que permitan determinar con exactitud el estado de la colección. La lectura electrónica permite establecer, la cantidad de títulos disponibles, cuál es su dinámica préstamos, cuantos están extraviados o reubicar material mal almacenado. Esta tecnología permite reducir a horas una actividad que podría llevar meses con la hemeroteca de la BROL cerrada.
• La administración automatizada de la existencia de revistas, permite el control y registro de cada ejemplar de las publicaciones periódicas que ingresan a la BROL de nuestra universidad. Como resultado de este proceso, los usuarios de nuestras bibliotecas, podrán, a través del Catálogo automatizado saber con exactitud si un número específico de una revista que desea consultar, se encuentra en la hemeroteca.
• Disponer de instrumentos que sirvan de punto de referencia para utilizar como modelos en el control para orientar las fases de proceso y homologar los servicios bibliotecarios.

La implementación de alternativas de planificación y evaluación dará solución a la problemática del control del material hemerografico, mejorando los niveles académicos de formación del estudiante, actualización del docente y la investigación científico de LUZ contribuyendo de manera significativa al mejoramiento de la imagen institucional.

Por lo tanto cumplir con el proceso de control para las Publicaciones Periódicas en la Hemeroteca de la BROL es esencial para dirigirla, asegurar un mejor dominio de los procesos, prever situaciones en otras palabras, proporciona las herramientas necesarias para poner en práctica el qué hacer, hacia dónde se va o se quiere llegar, por donde hacerlo, como hacerlo y con cuales medios.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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ANEXOS

ANEXO 1

Modelos de solicitud

de publicaciones periódicas

MODELO "A"

UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

Solicitud de Publicaciones Periódicas

UNIVERSIDAD DEL ZULIA.

FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN.

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

SOLICITUD DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

MODELO "B" UNIVERSIDAD DEL ZULIA

FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

BIBLIOTECA "Raul Osorio Lazo"

HEMEROTECA

Solicitud para las Publicaciones Periódicas

ANEXO 2

La Universidad del Zulia. X: Estudiante de LUZ

Facultad de Humanidades y Educación. O: Otras Instituciones

Biblioteca "Dr. Raúl Osorio Lazo" D: Docente

Estadísticas. Área Hemeroteca. E: Empleado

Formato – Estadístico P:Post – Grado

Responsable:_______________________ Fecha:_________________

Lcda. Maria Eugenia Maya Delgado

Licenciada en Bibliotecología y Archivología (Egresada de la Universidad del Zulia)

Cargo actual: Coordinadora del la gestión documental de expedientes del personal administrativo y obrero de la Universidad del Zulia (Venezuela).

País/Estado: Venezuela Estado Zulia

Ciudad: Maracaibo Venezuela

Fecha: Marzo de 2007