Informe de control interno administrativo y contable Alcaldia Municipal de Tocancipá

Presentación

La Ley 087 de 1993 y la Ley 489 de 1998 señalan que todas las entidades públicas tienen la obligación de contar con un sistema de control interno que garanticen el cumplimiento y satisfacción de las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Para la realización de la evaluación del sistema de control interno, el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP; es la entidad encargada de establecer la coordinación y lineamientos en materia de Control Interno, definiendo el aplicativo MECI, mediante el cual se debe rendir el informe ejecutivo anual de la evaluación del sistema de control interno, hasta el 28 de Febrero de cada vigencia según lo ordenado en el Decreto 1027 de 2007.

Este informe incluye la evaluación de los Subsistemas: De Control Estratégico, De Control De Gestión y De Control de Evaluación desde la perspectiva de la Oficina de Control Interno considerando en la encuesta los resultados de auditorías internas realizadas en la vigencia, el Informe de evaluación por dependencias de la vigencia, los resultados de indicadores de gestión, la información relevante relacionada con cada uno de los elementos del MECI suministrada por los líderes de los procesos.

También se realiza un análisis de la entidad en cuanto a las FORTALEZAS y DEBILIDADES del MECI resaltando las observaciones generales frente al sistema de control interno administrativo y contable de la vigencia 2014.

El Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP mediante circular externa No. 100-009 de 2013, estableció la fecha de presentación del informe ejecutivo anual de control interno, a través del cual se evalúa y se hace seguimiento al sistema de control interno y al sistema de gestión de la calidad NTC GP 1000:2009. Pero en esta oportunidad solo se realizará al sistema de control interno y en el primer semestre de la vigencia 2014 se hará al SGC. También se brinda el Instructivo para el diligenciamiento del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno VIGENCIA 2013 determinando los lineamientos generales y recomendaciones.

En la encuesta aplicada del sistema de control interno contable en el programa CHIP (Consolidador de Hacienda e Información Pública) correspondiente a la vigencia 2013 muestra un resultado de 4.70 % frente a un 4.74 % de la vigencia 2013, siendo muy favorable manteniéndose algunas deficiencias que son detectadas en los procesos auditores de la Contraloría de Cundinamarca, Oficina de Control Interno y las auditorías internas de calidad.

Informe de control interno (administrativo)

A.1 Subsistema Estratégico

De acuerdo con las preguntas formuladas la entidad tiene los elementos del componente, en lo que hace referencia a: la organización del equipo operativo MECI-SGC, el código de ética y de buen gobierno, el planteamiento estratégico, el manual de requisitos/funciones y competencias laborales, la estructura organizacional, el plan de formación y capacitación, el plan de bienestar y salud ocupacional, el plan de incentivos, la infraestructura física, el recurso humano, presentando algunas deficiencias que es necesario corregir por cuanto no favorece el sistema de control interno. También se requiere revisar el cumplimiento en los programas de inducción y re inducción para dar a conocer las modificaciones o cambios normativos, técnicos y organizacionales que hayan sucedido en la entidad.

La entidad se ha preocupado por realizar mantenimiento a los sistemas de control interno y sistema de gestión de la calidad desarrollando un constante monitoreo en los diferentes procesos sin embargo se presentan aun hallazgos repetitivos por cuanto no existe un total compromiso de los responsables, al no definirse correctamente los controles y acciones que contrarresten estas situaciones.

En la actualidad se ha dado un proceso de modernización que busca mejorar las condiciones de prestación del servicio a la comunidad y el logro de los objetivos establecidos en el plan de desarrollo municipal. Se ha logrado dotar de elementos, muebles y equipos de oficina que fortalezcan el desarrollo de los procesos de la entidad.

En lo concerniente con el código de ética y de buen gobierno se aplicaron encuestas para diagnosticar la gestión ética de la entidad, encontrándose dicho documento en construcción.

El proceso de modernización está pendiente su implementación por Ley de Garantías pero la entidad ha iniciado una revisión de este proceso para mejorarlo.

Respecto al componente administración de riesgos se ha desarrollado el control y seguimiento de los mapas de riesgos de los procesos (organizacional – corrupción) brindándose por esta dependencia la asesoría en la implementación y mantenimiento. Se requiere mayor compromiso de parte de los responsables de los procesos para lograr la efectividad en la aplicación de controles e indicadores para su seguimiento.

A.2 Subsistema de Control

Con el desarrollo del proceso de modernización la entidad requiere de la actualización de las políticas de operación y el manual de procedimiento por cuanto existen nuevos cargos y funciones debiendo la entidad modificarlos para garantizar una adecuada prestación del servicio. Se ha evidenciado en los procesos auditores ejecutados por esta dependencia que existen procesos que sus controles e indicadores no están realizando las acciones correspondientes en generar alertas tempranas que eviten la consolidación de hechos o situaciones que pongan en riesgo los recursos públicos y no se cumplan con los cometidos estatales.

En el componente de información y comunicación se cuenta con un sistema electrónico para la captura, procesamiento, administración y distribución de información, existe un portal oficial activo y navegable, se cuenta con una página de intranet donde reposa la información del sistema de gestión de la calidad, se maneja un correo electrónico interno donde se da a conocer información de interés para los funcionarios. Se viene adelantando estrategias para lograr consolidar los trámites y servicios que se encuentran en cada proceso dando aplicabilidad a la guía estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano y lo establecido en la Ley 962 de 2005 "por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos."

Dentro de los mecanismos de información que están aplicándose por la entidad, están: buzón de sugerencias, quejas, peticiones y reclamos; encuestas de satisfacción del servicio. Con la auditoria interna de calidad practicada por el ICONTEC se sugirió la aplicación de un mecanismo que permita conocer la percepción de los servicios a los diferentes clientes de la entidad siendo esto tomado dentro del plan de acción.

En cuanto la administración de los archivos de la entidad, se cuenta con un personal calificado e idóneo y su custodia, transferencia y conservación se adecuan a los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación. Las tablas de retención documental se revisan cada año mejorándolas conforme a las exigencias de Ley.

La entidad tiene el sistema de información denominado SYSMAN que le permite administrar los recursos físicos, recursos humanos y recursos financieros. En lo que refiere la correspondencia existe un software para su manejo pero se encuentra en parte subutilizado. En la administración de recursos tecnológicos existe un área que presta los servicios de mantenimiento y soporte pero no tiene los suficientes medios que permitan garantizar la conectividad, seguridad, consolidación de los sistemas de información, desarrollo de proyectos informáticos y aplicaciones, explotación de la información.

En la página web de la entidad se divulga la información de los procesos de vinculación a la institución que se encuentran abiertos, los trámites y servicios. Se presenta dificultad en la divulgación actualizada de la normatividad legal de interés (leyes, decretos, actos administrativos y otros).

Se tiene establecido el procedimiento AC-P001 PROCEDIMIENTO SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO donde se tiene en cuenta las actividades para la recepción y respuesta de los derechos de petición, llevándose un registro, control y seguimiento, el cual se actualizará dando cumplimiento al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso. A su vez se debe revisar los controles para determinar los motivos y conocer la satisfacción de las respuestas.

En cuanto a los medios de comunicación la Oficina de Prensa brinda la información necesaria a través de la página web de la entidad y la información de noticias de carácter interno para los funcionarios que es comunicado por el correo electrónico. Existe un funcionario como técnico para atención al ciudadano pero el área donde está instalado no es apropiada y no cuenta con todos los medios para desarrollar su función. Al profesionalizarse la planta de personal es conveniente considerar que el cargo reúna los requisitos establecidos en la Ley.

La audiencia pública se realiza por la Administración Municipal dando cumplimiento a la Constitución Nacional, la Ley de mecanismos de participación ciudadana (Ley 134 de 1994), la Ley de veedurías ciudadanas (Ley 850 de 2003), la Ley 489 de 1998, que reglamenta la obligación de la administración a prestar todo el apoyo a las veedurías ciudadanas y garantizar su acceso a la información. El municipio con el Acuerdo 02 de 2009 del Concejo Municipal adopta la política pública de participación ciudadana, transparencia administrativa, rendición pública de cuentas y cuidado de lo público, en el municipio de Tocancipá y se dictan otras disposiciones, siendo este modificado mediante el Acuerdo 13 de 2010.

Se tienen definidos mecanismos de información primaria y secundaria como: buzón de quejas, sugerencias, recomendaciones y sugerencias, encuestas de evaluación de prestación del servicio. Sin embargo se debe tener en cuenta en el proceso de revisión por la dirección (SGC) los resultados de esta información como insumos para el mejoramiento continuo.

La medición del clima laboral que se realizó por la entidad estuvo dirigió a la Gerencia de Gobierno se hace necesaria su retroalimentación para evidenciar el plan de acción sobre aquellas situaciones detectadas.

Semestralmente se realiza la evaluación de los funcionarios (carrera administrativa-libre nombramiento y remoción) teniendo en cuenta las herramientas y mecanismos establecidos por el DAFP. La entidad ha adoptado los planes de incentivos, formación y capacitación, bienestar y salud ocupacional, evaluación del desempeño, información que se documenta pero su construcción debe garantizar las expectativas en la medición del ambiente laboral.

Dentro de las actividades de control se han construido indicadores para todos los procesos presentando algunas deficiencias en la información obtenida ya que no son apropiados según lo expuesto en el informe de auditoría del ICONTEC.

En el proceso auditor adelantado por el contratista se evidenciaron acciones correctivas/preventivas y de mejora en la mayor parte de los procesos, siendo algunas repetitivas que obedecen a la inobservancia de los responsables de los procesos. Lo anterior, se mostró en la auditoría de seguimiento realizada por el ICONTEC donde se relacionaron dos (02) no conformidades mayores y dos (02) no conformidades menores.

El mapa de procesos de la entidad se actualizo en la vigencia 2012 pasando de 22 procesos a 19 procesos, siendo este socializado en toda la entidad. En esta fecha también se actualizaron las caracterizaciones de los procesos donde se evidencia la interrelación de los procesos, los procedimientos, indicadores, etc. Como se ha relacionado en el informe se continúan situaciones que no deben mejorarse en cuanto a procedimiento e indicadores.

En la actualidad la entidad posee un manual de funciones y competencias laborales que relaciona los cargos, funciones, requisitos (estudio y laboral), las competencias laborales (según el nivel) que en auditoría practicada al proceso de talento humano se dejaron hallazgos encontrados en la revisión de dicho manual para que se adelanten las acciones de corrección evitando que en el proceso de reestructuración el manual de funciones presentará nuevas falencias.

A.3 Subsistema de Control de Evaluación

Para realizar un diagnóstico del Sistema de Control Interno de la entidad se aplica una encuesta por procesos donde se evidencia el grado de cumplimiento y aplicación de los subsistemas, componentes y elementos desarrollando un informe que contiene los resultados para que se plantee un plan de acción que permita subsanar las deficiencias detectadas.

Para la vigencia 2013 se desarrolló el plan anual de auditorías de gestión y de calidad practicándose las auditorias de gestión a los procesos: SISBEN, talento humano, plan de desarrollo municipal, gestión social, inventario de bienes muebles de la entidad. De los resultados de las auditorias se dieron a conocer las deficiencias y anomalías detectadas para que los responsables de los procesos formularan el plan de mejoramiento y al Alcalde Municipal para su conocimiento.

En el proceso auditor adelantado al sistema de gestión de la calidad se hizo auditorías a los 19 procesos determinándose sesenta y siete (67) no conformidades y otros aspectos por mejorar. El ICONTEC en el proceso auditor realizado detectó cuatro (04) no conformidades que corresponden a dos (02) no conformidades mayores y dos (02) no conformidades menores. De esto se encuentra pendiente el plan de acción.

De los planes de mejoramiento suscritos con las Contralorías se han trabajado con los responsables de los procesos, sin embargo existen algunos hallazgos que aún persisten al no tenerse un compromiso de las dependencias o áreas a cargo. Se ha solicitado que se asuman las responsabilidades en los hallazgos y las funciones de advertencia que se detectaron en los procesos auditores.

En cuanto a los planes de mejoramiento de los procesos de las auditorías practicadas por la Oficina de Control Interno existen dependencias que no han suscrito los planes de mejoramiento.

Resultado informe ejecutivo de control interno (vigencia 2013)

FORTALEZAS

LA ALCALDIA MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ PRESENTA UN GRADO DE AVANCE EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN CADA UNO DE LOS ELEMENTOS BUSCANDO TENER ACTUALIZADOS Y SOCIALIZADOS INTERNAMENTE COMO AL EXTERIOR DE LA ENTIDAD. SE HAN VENIDO AJUSTANDO ELEMENTOS COMO: CÓDIGO DE ÉTICA Y DE BUEN GOBIERNO, ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, ESTILO DE DIRECCIÓN, MAPAS DE RIESGOS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (SE PASÓ DE 22 A 19 PROCESOS), AUTOEVALUACIÓN, Y OTROS. SE DETERMINA LA INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS PARA LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y RESULTADOS DE LOS PLANES QUE TIENE LA ALCALDIA. EXISTE UNA CONSTANTE EVALUACIÓN DE LOS PROGRAMAS, PROYECTOS Y PLANES POR PARTE DEL NIVEL OPERATIVO PARA AJUSTARLOS REVISANDO OPORTUNAMENTE LAS DESVIACIONES GENERANDO LAS ACCIONES QUE FAVOREZCAN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS. SE TIENEN ALGUNOS MECANISMOS PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACION QUE HAN SERVIDO PARA FORTALECER EL QUEHACER INSTITUCIONAL. EN LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AUDITORES INTERNOS (CONTROL INTERNO/SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD) DETERMINA OPORTUNAMENTE SITUACIONES QUE SON RESUELTAS POR LA ENTIDAD. EXISTE RELACIÓN ENTRE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO CON LOS RESPONSABLES DE LOS PROCESOS PARA DAR RESPUESTA A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO ORIENTANDO Y ASESORANDOLES PARA QUE SE SUBSANE MEJORANDO LOS CONTROLES E INDICADORES.

DEBILIDADES

EN ALGUNOS PROCESOS SE HA ASUMIDO CON TOTAL RESPONSABILIDAD LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS, INDICADORES Y CONTROLES PARA CONTRARRESTAR QUE EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SE VEA AFECTADO. LOS SEGUIMIENTOS DE LOS PROYECTOS, PROGRAMAS, PLANES Y ACTIVIDADES NO SON APLICADOS POR CUANTO GENERAN DIFICULTADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y RESULTADOS DADO QUE SUS INDICADORES EN ALGUNAS OCASIONES NO SE ANALIZAN Y EVALÚAN PARA TOMAR DECISIONES QUE CORRIJAN LAS DESVIACIONES. EXISTE LIMITACIÓN PARA LA INVERSIÓN EN SISTEMAS ORGANIZADOS Y SOFTWARE QUE FACILITEN LA INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS Y EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES TRANSVERSALES REALIZANDOSE ESTAS DE MANERA MANUAL DEBIENDO HACERSE MUCHOS PASOS QUE INTERFIEREN EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS DE OPORTUNIDAD, CELERIDAD, ECONOMIA Y TRANSPARENCIA. NO SE TIENEN PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS DE EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES PARA DETERMINAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES Y OBJETIVOS. EN ALGUNAS SITUACIONES LOS PLANES DE MEJORAMIENTO NO SE DESARROLLAN ESTRATEGIAS/ACCIONES QUE PUEDAN ELIMINAR TOTALMENTE LAS CAUSAS DE HALLAZGOS/OBSERVACIONES REINCIDIENDO ESTOS NUEVAMENTE. SE FORMULAN PLANES INSTITUCIONALES DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR, SALUD OCUPACIONAL FALTANDO MÁS EFECTIVIDAD EN SUS ACTIVIDADES. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADO EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EXISTIENDO ALGUNAS DIFICULTADES QUE ENTORPECEN SU DESARROLLO.

• A. CERTIFICACIÓN

Una vez se consolide la información en el aplicativo del DAFP se realizará un anexo para dar a conocer los resultados según la aplicación de la encuesta. Lo anterior, en consideración a la fecha dada por el DAFP, Febrero 28 de 2013.

Informe de control interno contable (vigencia 2013)

El Sistema de Control Interno Contable es la aplicación que se hace en las entidades y organismos públicos, del Modelo Estándar de Control Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, corrección, evaluación y de mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública. La medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una entidad pública, tiene como propósito determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable.

A través del Consolidador de Hacienda e información pública se diligencio la información de la encuesta de control interno contable para establecer el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, así como de otros elementos de control. La evaluación tuvo en cuenta las etapas del proceso contable: reconocimiento que incluye (identificación, clasificación, registro y ajustes), revelación, otros elementos de control, las fortalezas, debilidades, avances respecto de las acciones anteriores y recomendaciones.

Los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable, establecidos por la Contaduría General de la Nación, son los siguientes, de conformidad con la Resolución 357 de 2008, de la Contaduría general de la Nación.

C. 1 Resultados De La Evaluación

De acuerdo con los resultados de la "Encuesta", se estableció, que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, es Adecuado con una calificación de 4.70.

Fuente: Información tomada del informe de control interno contable – CHIP vigencia 2013.

C.2 Verificación De La Información Oficina de Control Interno

• Etapa de Identificación

De conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública, el Reconocimiento es la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen, la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la contabilidad, para lo cual se requiere adelantar procesos de medición. Esta etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor.

En esta etapa el Municipio de Tocancipá para la vigencia 2013 estableció, que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable, es Adecuado con una calificación de 4.92, observando que se tienen debidamente identificados los productos tanto del proceso contable como los insumos requeridos de los demás procesos. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados contienen la información necesaria, son identificables e interpretados conforme el Régimen de Contabilidad Pública. El personal que ejecuta las actividades conoce las normas que rigen la administración pública y conocen el Régimen de Contabilidad Pública. Los estados financieros y demás documentos contables están soportados en los documentos que se requieren. Al respecto la Gerencia Financiera requiere implementar en el proceso de identificación aquellas partidas de cuentas por cobrar de ingresos, la aplicación del método de línea recta individual para las depreciaciones de los bienes muebles de la entidad, los costos de los procesos jurídicos, etc., conforme a los procedimientos establecidos la Resolución 400 de expedida por la Contaduría General de la República, modificada por la Resolución 328 y 337 de 2004.

Es importante, lograr que la entidad con el desarrollo de software para el proceso contable logre consolidar mensualmente el balance general y de los estados de la actividad financiera, económica, social y ambiental dando aplicabilidad a los principios y características de la contabilidad pública.

En la Clasificación, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina en forma cronológica su clasificación conceptual según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se evalúa que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica estableciéndose así un adecuado manejo de esta actividad con una calificación de 5.00.

Las actividades de registro y ajuste se encuentran en grado ADECUADO de cumplimiento, en esta actividad se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública. Sin embargo, se hace necesario efectuar actualización del proceso contable para realizar control de saldos y traslados de bienes y efectuar los ajustes correspondientes.

La Gerencia Financiera requiere realizar tomas de muestras de bienes, derechos y obligaciones para evaluar los registros que se llevan en la contabilidad para determinar las condiciones de los saldos existentes que deben ejecutarse por el proceso contable.

Por otra parte, se sugiere que en la política que se documente, referente a este proceso, se establezca que el manejo de los libros de contabilidad se llevará en dispositivos de almacenamiento de datos y se tendrán back up en medio magnéticos.

En la evaluación realizada por la Oficina de Control Interno en el año 2013 se evidencio que el sistema de operación contable continua sin integrarse con el Área de Almacén, Jurídica y de Contratación, Planeación, Talento Humano, etc., que permitan tener una información más precisa y concisa para la toma de decisiones.

• Etapa de Revelación

La Revelación es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles.

Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables, la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares, seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente representa la información contable pública. El resultado muestra que una calificación de 4.83, que en la tabla de medición se manifiesta como ADECUADO.

Una de las actividades de esta etapa es la elaboración de Estados Contables y demás informes que demuestren el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados contables, informes y reportes contables, los cuales contienen la discriminación básica y adicional necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas. Así mismo la Administración municipal debe lograr la oportuna elaboración de los estados contables, informes y reportes contables a los diferentes organismos de Inspección, vigilancia y control, conforme a lo establecido en Régimen de Contabilidad Pública.

Para el análisis, interpretación y comunicación de la información, actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados contables, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental. De tal manera, que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos teniéndose una calificación ADECUADO. Sin embargo, es necesario que los informes financieros (Balance General y Estado de la Actividad financiera, económica, social y ambiental) sean publicados mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad y al mismo tiempo se envíen a la Oficina de Control Interno para realizar la evaluación por parte de esta dependencia. Esta solicitud se formula a la Gerencia Financiera.

Aunque la Administración Municipal a través de la Gerencia Financiera cuenta con un sistema de indicadores para el análisis e interpretación de la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, no existe registro físico y tampoco son dados a conocer a las dependencias, lo que de una u otra forma limita la toma de decisiones en la gestión por procesos. Se sugiere desarrollar procedimientos para el análisis en conjunto de indicadores. Nuevamente corresponde a la Gerencia Financiera determinar la presentación de los indicadores de los estados contables y financieros para darlos a conocer.

• OTROS ELEMENTOS DE CONTROL

Con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, la entidad debe observar, los siguientes elementos de control:

_ Depuración contable permanente y sostenibilidad.

_ Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.

_ Registro de la totalidad de las operaciones.

_ Individualización de bienes, derechos y obligaciones.

_ Actualización de los valores.

_ Soportes documentales.

_ Conciliaciones de información.

_ Libros de contabilidad.

_ Estructura del área contable y gestión por procesos.

_ Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

_ Responsabilidad de los Contadores de las entidades públicas que agregan información.

_ Actualización permanente y continuada.

_ Responsabilidad en la continuidad del proceso contable.

_ Eficiencia de los sistemas de información.

_ Cierre contable.

_ Elaboración de estados, informes y reportes contables.

_ Análisis, interpretación y comunicación de la información.

_ Coordinación entre las diferentes dependencias.

La calificación para esta etapa fue ADECUADA con una puntuación de 4.50. Es necesario que la Gerencia Financiera actualice su proceso e identifique y analice los riesgos de índole contable y financieros de forma permanente, documentando para realizar el seguimiento a los controles establecidos para evidenciar su efectividad o se realicen los planes de manejo para la minimización de los riesgos asociados al proceso. De esta forma, se dará cumplimiento al Componente de Administración del Riesgo conforme a lo establecido en el MECI. Por último se sugiere armonizar el proceso con todas las áreas de la Administración Municipal integrando el sistema de información existente.

• B. Hallazgos – Plan de Mejoramiento suscrito Contraloría de Cundinamarca

En el informe de auditoría practicada por la Contraloría de Cundinamarca en la cuenta de la vigencia 2012 se encontraron veintiséis (26) hallazgos y nueve (09) funciones de advertencia, que fueron detectados en los procesos de gestión financiera, gestión infraestructural, gestión contractual, gestión ambiental, gestión educativa y gestión administrativa. A continuación se relacionan:

• Hallazgos auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad integral vigencia 2012:

Fuente: Información tomada del plan de mejoramiento.

De los anteriores hallazgos, uno (01) se consideró como hallazgo administrativo sancionatorio, nueve (9) funciones de advertencia, los demás fueron determinados como hallazgos administrativos. Lo anterior, influye en el no fenecimiento de la cuenta. Se debe aplicar los correctivos necesarios estableciendo controles, acciones que fortalezcan el sistema de control interno de la entidad.

• Hallazgos auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad especial ambiental vigencia 2012:

En la auditoría ambiental practicada en la vigencia 2013 por la Contraloría de Cundinamarca fueron encontrados los siguientes hallazgos administrativos:

• 1. La Administración Municipal de Tocancipá, no ha implementado en su totalidad, todo lo relacionado con el Comparendo Ambiental, siendo esta una herramienta de gran importancia en el tema ambiental, motivo por el cual está incumpliendo en parte, con lo estipulado en la Ley 1466 de 2011 y la Ley 1259 de 2008. (Ver 2.2.4.3)

• 2. La Administración Municipal, no cuenta del todo con el Programa de Uso Eficiente y Racional de Energía – URE – Incumpliendo de esta manera con lo estipulado en el artículo 66 de la Ley 143 de 1994, la Ley 697 de 2001, que declaró el Uso racional y eficiente de la Energía (URE) como un asunto de interés social, público y de conveniencia nacional y en ese sentido, en su artículo 2º dispuso que el Estado debe crear la estructura legal, técnica, económica y financiera necesaria para lograr el desarrollo de este tipo de proyectos a corto, mediano y largo plazo, económica y ambientalmente viables, asegurando el desarrollo sostenible, al tiempo que generen la conciencia URE; incumpliendo lo establecido en el Decreto 2331 de 2007, y el Decreto 3683 de 2003 y los artículos 1 y 2 de la Ley 87 de 1993. (Ver numeral 2.2.4.4.)

• 3. La administración municipal elaboró el documento relacionado con el Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Agua – PUEAA – , lo radico ante la Autoridad Ambiental, para su evaluación y aprobación pero, a la fecha no ha sido aprobado. De acuerdo con la Ley 373 de 1997 expedida por el Congreso de la República, señala en sus artículos 1º y 3º que las administraciones municipales deben incorporar obligatoriamente un programa para el uso eficiente y ahorro del agua, y los presentarán para aprobación de las Corporaciones Autónomas Regionales. La no aplicación del programa motivara la perdida incontrolada del recurso tratado y potabilizado y no se podrán aplicar las medidas y tarifas en aras del mejoramiento del servicio y la prevención de la contaminación del recurso hídrico. Por lo expuesto no se atiende lo indicado en los artículos 1° y 2° de la ley 87 de 1993 y presuntamente se está infringiendo lo establecido en el numeral primero del artículo 34 de la ley 734 de 2002. (Ver numeral 2.2.7.5)

• 4. Con relación al manejo de los residuos hospitalarios del Centro de Salud del Municipio de Tocancipá, el cual depende directamente de la E.S.E. Hospital Divino Salvador de Sopo, la recolección de estos residuos no se está realizando cada siete días, sino por el contrario cada quince días. La recolección la realiza REII S.A. Además el operario del depósito de los mismos no cuenta con todo los Elementos de Protección Personal (EPP), le hace falta las monogafas y los guantes extra largos, calibre 55. (Ver numeral 2.2.7.5)

Al respecto la Gerencia de Medio Ambiente y la Empresa de Servicios Públicos rindieron respuesta a los hallazgos presentados, quedando pendiente el informe final para conocer si estos hallazgos quedaron en firme.

Oportunidades de mejoramiento

• 1. Implementación de controles efectivos y la normatividad del proceso.

• 2. Procedimientos estandarizados que sean acordes a la realidad.

• 3. Seguridad e integralidad en el software contable y financiero con los demás aplicaciones existentes.

• 4. Se requiere implementar una política que señale el compromiso de los procesos para el suministro de información oportuna a la Gerencia Financiera relacionado con el proceso contable.

• 5. Dar aplicabilidad al procedimiento de depreciación según lo establecido por la Contaduría General de la Nación.

• 6. El proceso de gestión financiera debe fortalecer los controles asociados a las siguientes actividades del proceso contable: Identificación; Clasificación; Registro y Ajustes; Análisis, Interpretación y Comunicación de la información, con el fin de garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo en la Alcaldía, sean incorporadas en la información financiera, económica, social y ambiental que se presentan a los entes de control determinando su consistencia y confiabilidad.

• 7. Dar cumplimiento a las estrategias y acciones establecidas según las fechas relacionadas en el plan de mejoramiento.

Anexos

Los resultados del informe del sistema de control interno contable y administrativo vigencia 2013 generado desde el aplicativo del DAFP y el Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) reposaran en la Oficina de Control Interno.

En constancia firma,

LILIANA LÓPEZ RIVEROS

Jefe Oficina de Control Interno

Municipio de Tocancipá

Proyectó: Isaías Blanco Moreno

Profesional Universitario

Reviso: Liliana Fernanda López Riveros

Jefe de Control Interno

Copia. Archivo

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

Santiago de los Caballeros, República Dominicana, 2016.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"®

Febrero de 2014.

Autor:

Liliana López Riveros.

Isaias Blanco M.