El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la organización, auditoria, economía, costos, psicología general y social, comercialización, finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre otras mas.
vi. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.
Las características del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen dentro del ámbito de la auditoria operativa.
4. Metodología de la Auditoria Operativa
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la entidad será:
i. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.
ii. Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de cada área.
iii. Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y potenciales y las causas que en verdad lo originaron
El auditor debe generar un modelo de control.
Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de formular los juicios que conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico.
iv. Etapa de Comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su evidencia correspondiente.
La estructura del informe debe contener:
Objetivo de la auditoria.
Metodología.
Alcance del trabajo.
Diagnostico.
Recomendaciones.
Pronostico.
Anexos.
v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.
Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocer y se salta esta etapa.
5. La Auditoria y el Control de la Empresa
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas:
Es la verificación de sí todo ocurre en una empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios admitidos.
Es el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden ser:
Intervención
Inspección
Control interno
Auditoria externa: Es el examen de los estados financieros realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional cualificado e independiente con el fin de expresar su opinión sobre ellos.
Auditoria interna: Es el examen de las actividades contables financieras y de otro tipo, echo de la organización de la empresa, para ayudar a la dirección general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de control, las siguientes:
Control de gestión: Función de síntesis realizada en el mas alto nivel de la estructura.
Auditoria interna: Labor de análisis que completa en extensión y profundidad la labor del control de gestión.
Auditoria externa : Labor de comprobación posterior, realizada por una persona u organismo externo a la empresa
Normas y Herramientas de la Auditoria Operativa
1. Normas de la Auditoria
i. Necesidad de las Normas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el auditor debe procurar que sus servicios sean de calidad y alto nivel.
Se podría pensar que el nivel profesional se obtiene estudiando y estableciendo procedimientos mínimos obligatorios, pero la auditoria no es una actividad mecánica que acepte la aplicación de reglas o formas de actuar rígidas.
El ser auditor exige un juicio profesional, sólido y maduro para:
Determinar los procedimientos a seguir.
Juzgar los resultados obtenidos.
Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios.
Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre bases mínimas de calidad, rigidizarlo mediante la exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se acordó establecer principios mínimos fundamentales que puedan definirse en términos generales, a los cuales se les llamo normas de auditoria.
A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos pertinentes tomaron conciencia de la necesidad de establecer estas normas a las cuales debían ajustarse los profesionales dedicados a esta labor. Y ello porque la adopción de normas en materia de informes y demás aspectos importantes de esta actividad, contribuyen a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus clientes.
Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y su responsabilidad, tanto para los auditores como para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican restringir la libertad del auditor.
La definición de norma en la auditoria se puede expresar como lo siguiente:
Normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad relativos a la persona del auditor y al trabajo que desempeña, los que se derivan de la naturaleza profesional de la actividad de auditoria y de sus características específicas.
En conclusión, la normalización de una actividad establece un conjunto de formalidades y características fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los requisitos de calidad que rigen la actividad del auditor, el desarrollo del trabajo, las conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse a las personas u organismos respectivos.
ii. Normas de la Auditoria Operativa
En un inicio no había normas para esta auditoria, la operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria tradicional.
La auditoria operativa necesita para evaluar normas o estándares de comparación para juzgar y medir la función que se esta analizando.
Por ejemplo para evaluar la función administrativa se necesita, al igual que la Auditoria de Estados Financieros que la contabilidad se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad general.
Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora, las normas serán las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.
Normas Personales
Estas normas son las más inconmovibles, ya que son propias de las personas. En toda labor de auditoria, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad, independencia y experiencia.
Las normas que a continuacion se mencionaran son adaptadas de la Auditoria de Estados Financieros:
a. El auditor debe ser una persona que, teniendo titulo profesional oficialmente reconocido y o la habilitación legal correspondiente, debe tener entrenamiento técnico, experiencia y capacidad profesional para ejercer la auditoria operativa.
En Chile no existe jurisprudencia explicita de que un auditor operativo deba tener el titulo de Auditor, como si es el caso de la Auditoria de Estados Financieros, pero se considera que si debe tenerlo ya que este profesional tiene especialización en este área, aunque un ingeniero también tiene especialización en cuanto a la parte administrativa.
La especialización técnica y profesional es imprescindible para el auditor operacional.
b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su informe con cuidado y diligencia profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas las conclusiones que en el se encuentran.
c. El auditor debe mantenerse en una posición de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos económicos como el personal (mental), es decir no tener influencias.
Esta norma es difícil de implementar si el auditor operacional es interno, por que él conoce a sus compañeros además por la dependencia económica o jerárquica que él tenga.
d. El auditor debe ser responsable de transmitir y difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de perfeccionar y prestigiar la profesión.
Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de un cuerpo teórico integral que la norme, describa y explique.
Normas a la Realización del Trabajo
a. El trabajo de auditoria debe comprender una adecuada planeación y supervisión de los colaboradores.
Toda auditoria representa la realización de un proceso que debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un periodo determinado y condicionado a las características de la empresa que se audita y a los objetivos que se persiguen con el examen. Para la realización de estos objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a él para controlar y planificar las actividades, además si tiene colaboradores también se deben controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de auditoria que incluirá, como mínimo:
Los objetivos del trabajo
Los aspectos fundamentales del control interno y del control de gestión a evaluar.
El alcance del trabajo que se considera necesario para permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su informe.
Los procedimientos de auditoria y el momento que se aplicaran.
Los recursos materiales y humanos necesarios a su distribución.
b. El trabajo de auditoria debe comprender un estudio y evaluación adecuados de los sistemas de control internos y de control de gestión vigentes en la entidad examinada, para determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Para el auditor operativo, la evaluación del sistema de control interno le ayudara a establecer en principio, las causas de los problemas en la gestión analizada.
También el auditor operacional debe evaluar el sistema de control de gestión existente para saber como es la calidad de la administración y eficacia, eficiencia y economicidad de la empresa.
c. El trabajo de auditoria debe comprender la obtención, mediante la aplicación de procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las aseveraciones contenidas en el informe.
Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se esta evaluando las decisiones administrativas.
Normas Relativas al Informe
El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el auditor de estados financieros debe emitir un dictamen.
En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y recomendaciones para mejorar la gestión administrativa
a. El informe debe contener un pronunciamiento respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la gestión administrativa en la materia o área sometida a examen.
La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y por lo tanto se deben decir como están funcionando.
Toda la información que se pone en el informe debe ser justificada ya que esta será leía por los directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.
b. El informe debe contener como mínimo lo siguiente:
Objetivo da la auditoria y motivo de su realización.
Metodología utilizada, enfatizando los procedimientos que permitieron reunir la evidencia sustentatoria.
Alcance y limitaciones del examen.
Hechos o circunstancias importantes analizados o diagnostico.
Sugerencias y recomendaciones necesarias.
Pronostico de la información.
Y todo otro elemento o información que, a juicio del auditor, mejore la comprensión del informe.
Esta norma muestra la estructura y contenido del informe.
c. El informe debe ser entregado oportunamente para asegurar su óptima utilización.
La dinámica en que se desarrollan las empresas, las decisiones que se toman, tienen que ser rápidas, ya que las organizaciones cambian muy rápido. Es por este motivo que el informe debe estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones pertinentes.
d. El informe debe reunir, como mínimo, las características de: materialidad, precisión, practicabilidad, integridad, veracidad, concisión, claridad, oportunidad, prudencia.
Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin detenerse en errores o deficiencias que no son significativos en el contexto total.
Precisión: La información debe ser apta y convenientes para los requerimientos del usuario.
Suficiencia: La información, debe además, reunir los atributos necesarios para transmitir su utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la gestión administrativa.
Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo, en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos esenciales de la situación auditada.
Veracidad: La información presentada debe expresar fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni deformaciones de ningún tipo.
Concisión: La exposición requiere estar sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos.
Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de fácil comprensión, para evitar problemas de comunicación derivados de una excesiva especialización de la fuente y/o del receptor.
Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar conveniente para el usuario.
Prudencia: El auditor debe ser cauto en la información entregada, evitando infidencias y riesgos innecesarios.
i. Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la empresa de una parte o en su totalidad, y estos juicios deben sustentarse en evidencias sustentables (los esfuerzos del auditor deben dirigirse hacia la obtención de esta evidencia).
En la auditoria las técnicas son, métodos o modos de actuar que permiten al auditor obtener información destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas autenticas, su opinión o juicio sobre alguna materia objeto de su análisis e investigación.
En consecuencia, no es la técnica misma la importante, sino que lo es su validez como herramienta de investigación seria y confiable, y la propiedad y oportunidad de su aplicación a cada circunstancia en especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptación general que, sin rigidizar el trabajo del auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor de búsqueda de evidencias a través de los cumplimientos de los procedimientos apropiados, debe aplicar aquellas técnicas que la practica y su ideonidad profesional le indiquen como convenientes, enmarcando en las normas de auditoria.
ii. Tipos de Técnicas
Los tipos de técnicas pueden ser:
a. Estudio General
Es el estudio y análisis de los aspectos generales del problema, situación y/o empresa, que puedan ser significativos en su calidad de información para el auditor.
Se concentrara mediante:
El examen de la documentación:
Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o comités; manuales de organización, de descripción de cargos, de procedimientos; correspondencia relacionada con la organización y marcha del ente; organigramas; declaraciones de políticas y filosofía de administración, todo lo cual debe otorgar conocimiento del área o entidad examinada.
La información ocular:
Apreciación real, obtenida por el auditor.
Descripciones Escritas:
Son las características del sistema o de una situación especifica a evaluar, pueden ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros, formularios, archivos, recursos, etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe tener la habilidad de escribir en forma clara y concisa.
b. Entrevista
Es recoger información formulando preguntas a los empleados relacionados con el problema.
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez a las respuestas.
Se deben planificar las entrevistas a efectuar, y así aprovechar mas el tiempo. La respuesta a una sola pregunta es una parte minúscula en la formación de la opinión, las respuestas a muchas preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de juicio muy satisfactorios.
El único problema de planificar las entrevistas es que pueden mecanizar la información.
También si el auditor no desea tener un cuestionario en la entrevista, hace la entrevista más amena y puede tener un clima mas grato, además si hace esto debe tomar buenas notas resumidas que después le ayuden en su labor.
c. Correlación con Información Conexa
Cada vez que el auditor obtenga información que le sirva de evidencia para la formación de un juicio, deberá relacionarla con la información conexa de la propia empresa y/o del medio relacionado, con el objetivo de constatar tanto su confiabilidad y validez como que sea concordante con el concepto, políticas, filosofía de administración y cultura organizacional del ente examinado. Servirá para tal constatación que ya estuvo en vista al practicar el examen general, en especial manuales y documentos emitidos por la empresa sobre su organización y modo de administrar.
d. Confirmación
Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a la organización respectos de ciertos temas que le interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo.
Por ello estas entidades deben ser independientes de la empresa, además la información que ellos emitan se debe entregar directamente al auditor.
e. Observación
El auditor debe estar alerta ante cualquier situación que se produzca y todas las actividades que se llevan a cabo.
La idea es ver que nada este fuera de lo normal.
Es una técnica de aplicación muy general y su aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede vincular a procedimientos específicos de verificación.
f. Análisis
Se examina cuidadosamente la información recopilada. Se comprueba la calidad de la información y su relevancia ante los hechos advertidos en las etapas de investigación, para poder definir el o los problemas, precisar su significado y trascendencia, identificar sus causas y buscar las soluciones.
g. Otras Técnicas
Técnicas tales como árboles de decisión, CPM, PERT y otras mas ayudados por las estadísticas, matemáticas, probabilidades, programación lineal, la computación ,etc. ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones , estas técnicas también las utiliza el auditor operativo, entonces, el debe saber como utilizarlos, además debe tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.
Tanto las técnicas de proyección y de control mencionadas, como aquellas propias de la ciencias de la administración o investigación operativa, que proporcionan un arsenal moderno, principalmente matemático, y que permiten calcular eficazmente el valor de políticas directivas alternativas, son herramientas o técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina la administración. Asimismo, también ellas pueden ser objeto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y eficacia con que se manejan.
iii. Procedimientos de Auditoria
El auditor en general, no forma a su juicio de una sola técnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo hecho.
El Instituto Mejicano de Contadores Públicos, en su boletín numero 2 de octubre de 1956 ha definido los procedimientos de auditoria, diciendo que son: "el conjunto de técnicas que forman el examen de una partida o un conjunto de hechos o circunstancias".
Se pueden formular programas generales y pormenorizados, según el grado de detalle. Los primeros se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos y técnicas a aplicar, los segundos son mas detallados en la descripción de los procedimientos y técnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de acción y de las tareas a realizar).
El programa de auditoria es un excelente elemento de control de avance del equipo de auditores.
iv. Programas de Auditoria
Es planificar el trabajo general, además es debe ser una guía de las tareas del examen en forma precisa y orientadas a hechos o áreas especificas, con explicación de lo que debe hacerse.
El programa de auditoria es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.
3. Criterios de Auditoria
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribió en "The Journal of Accountancy" un articulo denominado "Auditoria Administrativa", en el cual manifestaba que para delinear el marco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de auditoria, debían considerarse varios aspectos, uno de los cuales era el formular normas de desempeño del gerente si se quería algún sentido de la evaluación de su conducta.
Es tas normas debían servirte para poder evaluar lo observado en la realidad.
Cualquier evaluación implica comparar, entonces hay que tener una norma o pauta contra la cual comparar la situación real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el desempeño administrativo, y para comparar se han utilizado las experiencias personales de cada auditor.
Cada vez que el auditor operativo evalúa una situación especifica, una conducta, una decisión o resultado determinado debe efectuar la comparación entre lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de desempeño administrativo, lo que debiera permitirle emitir un juicio sobre la materia observada que determine si el fenómeno o actividad bajo examen esta siendo bien realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean corregidas.
En Estados Unidos y Canadá, han salido publicaciones con normas para ayudar a los auditores a comparar lo observado.
ii. Formulación de Normas
El auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la necesidad de emitir un juicio, para lo cual necesita practicar evaluaciones y por ende, también comparaciones, si no cuanta con normas o criterios de auditoria formuladas previamente que regulen el desempeño administrativo que se esta examinando, deberá abocarse a la tarea de definir tales normas, para lo cual es recomendable sujetarse al siguiente itinerario:
Primero: determinar las normas teóricas que rigen la materia o función en examen.
Segundo: estas normas creadas serán sujetas a pruebas. La norma teórica afectada por estas circunstancias y características, dará paso a la norma tipo.
Tercero: la norma tipo a su vez es afectada por propias políticas, planes, programas y estilo de las operaciones de la empresa o área auditada. Así, él auditor corrige la norma tipo, adecuándola al ente o función específica que esta bajo examen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma corregida.
Cuarto: la norma corregida, apropiada para la empresa o función auditada, deberá examinarse en relación a las condiciones que plantea el medio ambiente a dicha empresa o función bajo examen,
La coyuntura política y económica y los factores externos tales como la competencia, la moda, los cambios tecnológicos, etc., indudablemente que influyen, y darán origen a la norma definitiva o criterio de auditoria, que utilizara el auditor en el proceso de evaluación al que debe someterse el resultado de sus observaciones.
Esta metodología propuesta, no pretende ser el único camino para definir normas o criterios de auditoria racionalmente formuladas, sino que significa una forma de eliminar la subjetividad que afecta a las normas para la evaluación originadas solamente en la experiencia y criterios del auditor.
Administración de la Auditoría Operativa
1. Introducción
Como la auditoria operativa es una actividad, debe ser planeada y administrada por los colaboradores, para llegar en forma eficaz y eficiente al objetivo.
2. Planificación de la Auditoria Operativa
A través de la etapa preliminar del modelo metodológico propuesto, el auditor se interioriza de los principales antecedentes y características de la empresa, lo que permite diseñar un plan general de la auditoria.
Con este plan el cliente decide si la investigación se hace o no. Si se acepta se debe especificar al cliente cuanto durara la investigación (con cierta flexividad).
i. Determinación de los Objetivos
Para determinar los objetivos hay que saber que necesidades del cliente se van a satisfacer.
Junto con la determinación de los objetivos, una buena planificación implica dejar establecidas todas las políticas, procedimientos y reglas que regulan la conducta del grupo.
Si se tienen claros los objetivos, al auditor no se le pueden exigir respuesta que no se consideraron.
ii. Orientación de la Auditoria
Al definir los objetivos, también hay que definir el campo de acción que se evaluara.
La investigación deberá ceñirse a un ámbito de acción lógicamente correspondiente con el objetivo.
El grado de amplitud del trabajo puede variar desde la organización en su totalidad y sin otra limitación que la impuesta por los dueños, hasta determinados subsistemas.
Se puede modificar la orientación de la auditoria si al finalizar la etapa de estudio general del modelo metodológico usado, se ve la necesidad de investigar ciertas áreas.
iii. Metodología de la Auditoria Operativa
Características
Todas las metodologías deben adaptarse a cada caso de estudio.
No es lo mismo auditar la gestión financiara de una compañía manufacturera que la de la gerencia de operaciones de una aerolíneas. Tampoco si se trata de la primera auditoria o si se han hecho varias.
También si los ejecutivos se cambian mucho o no. Todas estas situaciones, determinan las características reviste la utilización de la metodología, para cada auditoria especifica.
Contenido
Una auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan resultados se podrá programar con precisión y en detalle lo que sigue.
Todo modelo de metodología, solo cobra vida al darle sentido real y pragmático. Aun que el modelo teórico es general, va a variar cuando se aplique a cada caso (esto lo hace dinámico).
Los objetivos generales de un programa de auditoria son:
Planificar, guiar y dirigir el desarrollo profundo del examen.
Controlar la ejecución del trabajo.
Proporcionar un ordenamiento, sistemático para definir y administrar coordinadamente la aplicación de los procedimientos de auditoria, evitando omisiones.
Coordinar los recursos humanos y establecer las autoridades responsabilidades, uniformando criterios de acción.
El contenido de los de cada programa dependerá mucho del grado de división del trabajo aplicado. Algunos de los puntos importantes que debe incluir son:
Identificación del objetivo de la Auditoria: se orienta a los encargados para materializar el programa.
Identificación de las áreas a examinar: al separar el trabajo por áreas se facilita la distribución y ejecución.
Información y tareas que debe proporcionar al área auditada: se especifica que tareas y/o informaciones deben ser realizadas y/o entregas al cliente.
Definición de los procedimientos seleccionados: deben ser enunciados en forma clara, precisa y ordenada. Este ordenamiento es una secuencia lógica de ejecución, estableciendo la coordinación necesaria con otras actividades o procedimientos por aplicarse en distintas áreas comprendidas dentro de la auditoria.
Indicación del alcance de los procedimientos: debe indicarse la extensión con que se utilizaran los procedimientos. Cobra aquí especial importancia el muestreo estadístico, para establecer científicamente la muestra que se deberá seleccionar, con el objeto de inferir de su examen las conclusiones aplicables al universo de operaciones, actividades y sectores considerados en la auditoria.
Oportunidad en que deben aplicarse los procedimientos: la adecuada distribución de las pruebas y procedimientos con el tiempo permitirá dosificar el desarrollo del trabajo, evitar las demoras y atrasos en el programa y cumplir con los plazos estipulados.
Tiempo estimado para cada procedimiento: esta estimación posibilita un control permanente de la labor que se efectúa, en comparación con los tiempos reales consumidos.
Asignación de tareas: se distribuirá el trabajo total a realizar entre los componentes del equipo de auditoria, en la forma mas racional posible.
El auditor al momento de planificar el trabajo, debe estimar el tiempo necesario para realizar la auditoria. Debe afinar esa estimación hasta segmentarla por etapas y fases de la metodología a ocupar.
El grado de dificultad y confiabilidad en la obtención de la información necesaria, varia de empresa en empresa, y en consecuencia, el tiempo requerido también. Por lo tanto, el modelo es valido en cuanto a su secuencia de etapas, pero el tiempo debe ajustarse.
3. Organización de la Auditoria Operativa
i. Selección de Equipos
La auditoria posee una connotación fuertemente cualitativa, por lo que no basta con hacer un listado de los conocimientos que el auditor debe poseer, por el contrario se requiere de una conjunción de factores, los que se pueden representar por:
¿Quiénes van a realizar la auditoria operativa?
¿Que deben saber?
¿Que experiencia y condiciones deben tener?
¿Cuál debe ser su perspectiva y motivación?
En cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos grupos:
Auditores, loas que por su formación profesional y experiencia están en condiciones de conducir y realizar el trabajo en forma óptima en cada una de las etapas.
Especialistas, que están relacionados con la materia a auditar, se integran en forma permanente o transitoria.
La segunda pregunta sobre el conocimiento de las personas, esta se puede agrupar en dos grupos:
Conocimientos sobre administración general, contabilidad, costos, teoría de decisiones, teoría de la organización, finanzas, producción, comercialización, personal, política y estrategia de empresa.
Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y aplicación de la auditoria operativa.
Conocimientos específicos de las particularidades de la empresa y de sus funciones, para estar en condiciones de concretar el trabajo en forma objetiva, pragmática y flexible.
La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener los auditores, es fundamental que hayan vivido los problemas, conocer la organización, como por ejemplo su giro, tamaño, patrimonio, sector al que pertenece. Además deben saber trabajar en equipos y comprender los puntos de vista de los otros especialistas.
Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y mantener una buena relación interpersonal con los integrantes de la organización. El tacto, la cautela y la discreción son los atributos ineludibles para cualquier auditor operativo, dado que trabaja mas con personas que con documentos y a ellas afectan mas en su informe.
Para la última pregunta, por la misma naturaleza de la investigación, el auditor operativo desarrolla lazos naturales de estimación con las personas que forman la empresa en algunos casos.
Como se sabe lo que el cliente espera de él, el auditor debe mirar la situación a la que se enfrenta y su contexto, la entidad, desde una perspectiva amplia y constructiva. Debe tener conciencia que debe ayudar, críticamente, a través de una nueva actitud mental.
El auditor debe sentir la seguridad de que la empresa intentara solucionar los problemas que el encuentre.
ii. Asignación de Tareas
Definidos los objetivos, determinados los planes y conformado el equipo, se procede a asignarlas horas y las tareas.
Para ello es necesario considerar algunos criterios:
Conocimiento que posee cada uno de los miembros del grupo.
Habilidades y capacidades personales.
Experiencias vividas.
Preferencias que pueden tener y que sean compatibles con otros criterios.
Complejidad, importancia y requerimientos de cada tarea.
La dirección del equipo siempre debe ser ejercida por profesionales que tengan alta capacidad técnica, humana y conceptual, de acuerdo a, la labor que se efectúa.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe mantener una estabilidad durante la auditoria.
4. Ejecución y Control de la Auditoria
i. Control sobre la Marcha
Los objetivos de una adecuada ejecución y control del trabajo son:
Optimizar la coordinación y las relaciones humanas entre el equipo.
Supervisar las actividades.
Analizar los avances del programa, solucionando en el momento las dificultades que hay.
Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado, ya sean negativas o positivas.
Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el profesional con mas experiencia, para que los juicios emitidos sean los mas acertados.
El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria debe ser controlado considerando dos planes:
Control cuantitativo: en relación al tiempo que se destina a cada fase y etapa, el cual no debe sobrepasarse.
Control cualitativo: en relación al avance y calidad de lo desarrollado. Debe ser periódica ya que se debe seguir el programa.
ii. Desviación de los Objetivos
Lógicamente ocurrirán desviaciones entre lo que se desea hacer y lo que ha sido posible alcanzar en la realidad. Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo para intentar solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. Cabe considerar la naturaleza de cada desviación, su frecuencia, causas que lo originaron y en que medida entorpecen el cumplimiento de los objetivos.
El grupo debe haber un sistema de información para una buena coordinación de los tiempos, conocer el grado de avance, las dificultades del terreno para así poder determinar las desviaciones. Además este sistema de información debe ser claro y expedito.
iii. Correcciones Internas
Del análisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar los efectos. así se enmienda el rumbo del trabajo, para así proteger la calidad del trabajo.
La existencia de un proceso retro alimentador (planificación – ejecución – control – planificación) permitiría tomar decisiones oportunas.
La implementación hecha por el auditor, para solucionar los problemas, es la que obviamente presenta una mayor ventaja.
Las correcciones dan sentido al control de la auditoria, porque constituyen el eslabón intrínsicamente positivo y corrector de la acción. Estas medidas son internas y deben trascender al cliente.
iv. Control del Resultado Final
Es la última etapa del trabajo y es como un control de calidad de un producto terminado.
El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si están satisfechos por el resultado final que van a entregar al cliente.
En este punto de la investigación se ha de evaluar, con que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir, su calidad, oportunidad, costos, alcance y valides también el rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en relación a al planificación.
Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta situaciones siempre distintas y cambiantes.
Metodología de la Auditoría Operativa
1. Necesidad de una Metodología Propia
La metodología se define como la ciencia del método, según el diccionario, es un modo razonado de obrar o hablar, aplicado en forma habitual.
En este sentido, la metodología propuesta es un conjunto armónico de métodos debidamente estudiados para el desarrollo de la auditoria operativa. Es un programa de acción, un camino a utilizar por el auditor para el logro, de los objetivos de la evaluación.
Una metodología propia para la auditoria operativa, es necesaria por las siguientes razones:
Para un mejor aprovechamiento de los recursos.
La auditoria operativa debe ser hecha por un equipo multidisciplinario. Una buena metodología permite aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro.
Para ser consecuentes con la auditoria.
La auditoria operativa es un proceso sistemático de evaluación y por esto deben ocupar estrategias, tácticas y métodos, recursos, etc. para efectuar una labor profesional. No se puede prescindir, entonces, de una metodología.
Para reforzar el desarrollo de la auditoria operativa
Como esta auditoria es nueva, la metodología que se use, debe establecerle modo en que se hace el examen y se debe documentar para poder ayudar a esta área profesional.
2. Características Científicas de la Metodología
Se dice que la ciencia es un estilo de pensamiento y de acción, tal vez el mas universal y provechoso de todos. El modo como trabaja la ciencia para alcanzar su objetivo se denomina método científico.
La finalidad de aplicar este método es incrementar el conocimiento.
El método científico es un modo de tratar los problemas intelectuales, no cosas, instrumentos o personas. En consecuencia, puede utilizarse en todos los campos del conocimiento.
El método científico implica seguir los siguientes pasos:
Enunciar preguntas bien formuladas y verosímilmente fecundadas.
Plantear conjeturas, fundadas y contrastables con la experiencia, para contestar a las preguntas (formulación de hipótesis).
Derivar consecuencias lógicas de la conjeturas.
Seleccionar técnicas para someter las conjeturas a contrastación. Asegurarse de la relevancia y confiabilidad de dichas técnicas.
Efectuar la contrastación e interpretar sus resultados.
Estimar la pretensión de verdad de las conjeturas y la fidelidad de la aplicación de las técnicas.
Establecer los dominios en los cuales valen las conjeturas y las técnicas, formulando los nuevos problemas y situaciones derivadas de la investigación.
El método propuesto en la primera parte de este trabajo tiene tres características del método científico:
Avanza gradualmente a partir del conocimiento acumulado anterior y el nuevo queda sujeto a prueba y corrección.
Entrega verdades parciales, no finales. Estas son aproximaciones.
Se corrige a si mismo. Puede identificar sus errores.
La metodología propuesta para la auditoria operativa sigue el método de las aproximaciones sucesivas, en tal forma que cada una de sus etapas le permite al auditor acercarse mas a las soluciones buscadas y a los hechos que el intenta conocer.
Las etapas a desarrollar implican la ejecución de un plan de conocimiento gradual de la materia bajo examen, obteniendo cada vez mayor precisión sometidas a un proceso de revisión y control realimentador, en virtud del cual detecta sus errores y los corrige sobre la marcha.
Esta metodología separa los problemas para analizarlos individualmente, pero en forma simultanea, los combinan e interrelaciona bajo distintos criterios.
El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es dividida en áreas y funciones (subsistemas) para una vez identificados los problemas parciales, busca las interacciones con la organización total.
Ello habilita al auditor para integrar los elementos estudiados a la luz de las características de sinergia y recursividad, pudiendo así llegar a conclusiones y recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la entidad.
3. Elementos de Administración
Aquí se describirán los elementos a los que se dirigirá la metodología a aplicar.
El auditor, en primer lugar, debe ver si los objetivos están bien establecidos o no, también las normas y las políticas, planes de acción y la estructura de la organización, también lo deben estar. Pero no basta con determinar la existencia de aquellas directrices generales (o de referencia), sino que es necesario profundizar mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que bases e informaciones, mediante que procesos, en que oportunidades y con que participación. Interesa además conocer que coherencia guardan los planes, el grado en que la estructura organizativa y la delegación de autoridad ayudan o dificultan el cumplimiento de los objetivos y políticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma de decisiones y el estilo de administrar (quien toma las decisiones más importantes, cuando y como).
Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean seguir los ejecutivos. Además se debe saber que relación tienen los dueños con los administrativos, para determinar la adecuación que tiene antes las contingencias.
En segundo lugar, la implementación de las decisiones para lograr los objetivos (que se miden en forma tributaria), y determinar las actividades a desarrollar.
Estas directrices para la implementación también deben guardar estrecha cohesión entre sí, pues no entendemos un programa cuya meta sea desconocida o procedimientos y técnicas de trabajo sin una coordinación y planificación previas.
Es también punto obligado de análisis para el auditor la consistencia que exista entre el nivel de referencia (sistema) y el de implementación (subsistema), donde se evidenciara que relación hay entre las declaraciones de la gerencia general y las medidas tomadas para hacer cumplir sus decisiones. Aquí se requiere entrar ya en la operatividad de las directrices, en el sentido de imprimir acción al sistema y llegar a resultados reales.
Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las conductas de los sistemas, para el logro de los objetivos generales y esto no es una tarea fácil.
Los sistemas de comunicación de la información proveerán los antecedentes para este tipo de coordinación por lo tanto también debe interiorizarse en este sistema (la información es una entrada con la cual se toma una decisión).
Estos sistemas de comunicación e información dan las condiciones para una buena interrelación entre las partes de la empresa, además de una retroalimentación para la misma. Por lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del sistema, su intensidad, tipo, dirección, oportunidad, costo y frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor tendrá una visión global del sistema.
La motivación de los administrativos hacia los su personal es muy importante, ya que estos últimos son los que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos superiores. Este tema también es de importancia para el auditor operativo.
Además es de importancia la forma y el grado de control que tienen los administrativos para evaluar los objetivos, en los diversos niveles del sistema. Esto implica un análisis de la eficacia de los resultados y de la economía y eficiencia en la obtención y uso de los recursos. La dirección debe procurar que todas las salidas de los sistemas sean las correctas para la organización. Interesa conocer que mecanismos de control existen, quien y como fueron establecidos, que pautas de comparación utilizan y quien las fijo; cuales son los puntos de control identificados en la estructura y como fueron definidos. En seguida, hay que evaluar el funcionamiento de tales mecanismos de control, como asimismo identificar labores concretas de evaluación. Esta puede ser una parte del control, en la medida que se analizan las diferencias entre el logro real y la pauta; pero una situación también puede evaluarse desde el punto de vista de la moral interna o de una decisión, a las cuales es difícil aplicar un concepto de control. Incluso puede, y a menudo debe, evaluarse el propio mecanismo de control y sus normas de comparación.
Y por ultimo el auditor operativo debe tener presente las variables externas que tienen una relación con la organización y que la afectan, estas son la competencia, las políticas del gobierno (tributarias, arancelarias, laborales, etc.), la inflación, etc. La organización necesita del medio externo las entradas y el medio externo necesita las salidas de la organización, por esto se debe determinar cuales de estas variable afectan mas en un momento dado. Por lo tanto hay que comprender el medio ambiente, porque si se tienen situaciones desfavorables no se puede mantener modelos rígidos de conducta, sino que hay que adaptarlos a la situación del momento, pues de otro modo el sistema muere.
4. Universalidad del Modelo Propuesto
La metodología que se explicara es de aplicación universal. Esta característica, ineludible para un modelo de metodología, proviene de algunos de los elementos y conceptos que concurren a su formulación, como son:
Sus características en el método científico.
Los elementos propios de la administración sobre los cuales se efectúa el examen.
El enfoque sistemático adoptado para concebir y analizar a la organización.
La aceptación universal del método científico, como forma de investigación para analizar cualquier campo del conocimiento humano, nos lleva a considerar que la metodología presentada, en virtud de adherir estructural y conceptualmente al lineamiento general de aquel, tiene iguales posibilidades de aplicación en forma amplia y universal, al objeto del estudio o auditoria.
La administración es universal, así que de eso no hay que dudar.
Por ultimo, al aplicar un concepto o enfoque de sistema el ente, organización, área o función que se somete al examen de la auditoria operativa, estamos utilizando también un concepto de universalidad para la materia auditada, al cual se adaptara el modelo de investigación.
El biólogo Vienes Ludwig Von Bertalanffy, hizo estudios sobre teoría de sistemas en él comprobó que entre algunas ciencias ciertos conceptos son los mismos, cuando son considerados como sistemas.
Bajo este concepto de sistema, dentro del cual hemos concebido la organización, tanto en su estructura como en su gestión administrativa, cabe explicar la idea de universalidad en análisis y conocimiento propios de la metodología para la auditoria.
En conclusión, el método a utilizar tiene sus raíces en el método científico, realiza el examen sobre la administración y la calidad con que esta se ejerce sobre la organización y conceptualiza al ente organizativo como un sistema dentro de un supersistema y compuesto por subsistema sometidos a jerarquía y recursividad propios de la teoría general de sistemas de talla universal.
5. Modelo Metodológico para la Auditoria Operativa
i. Introducción
Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la profundidad de cada etapa dependerá de cada auditor.
Este método tiene dos supuestos:
La auditoria operativa s realizara por parte de auditores externos, que no conocen mayormente la entidad.
La administración superior de ella no muestra ninguna preferencia para efectuar el examen en algún subsistema determinado de la organización.
Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de la situación, el contexto en que se encuentra la obtención de las evidencias, la formación e juicios y opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del auditor:
Etapa de estudio preliminar.
Etapa de estudio general.
Etapa de estudio especifico.
Etapa de comunicación de resultados.
Etapa de seguimiento.
ii. Etapa de Estudio Preliminar
a. Introducción
En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio externo. Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades formular un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un acuerdo con él para realizar la auditoria operativa.
Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo, su extensión, el tiempo estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y ciertos elementos materiales requeridos.
Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:
Recopilación de antecedentes.
Establecimientos de objetivos.
b. Recopilación de Antecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en relación a aspectos tales como
Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales.
Objetivos fundamentales.
Giro de la empresa y productos que fabrica.
Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica.
Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización esta sometida.
Conexión con grupos económicos.
Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su representación.
Composición del patrimonio.
Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de personas, dispersión y cobertura geográfica, numero de clientes y proveedores, participación en el mercado.
Posición económica y financiera.
Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras.
Diversificación de productos.
Características de la competencia.
Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan.
Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo como la duración del examen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al cliente.
Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes:
Memorias de la entidad.
Balances y otros estados financieros y económicos públicos.
Actas del directorio.
Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la empresa.
Instituciones financieras y otros acreedores.
Informes de otras auditorias.
Informes de trabajos de consultoria.
Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.
Revistas especializadas.
Organizaciones gremiales.
Carpeta permanente de la empresa.
c. Establecimiento de los Objetivos
Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para determinar:
Que espera el cliente de la auditoria.
Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria.
Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance).
Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en que momento.
Cuales son las fechas tentativas de inicio y término del trabajo.
Otros aspectos.
Todo esto marca un plan de acción y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditoria operativa.
iii. Etapa de Estudio General
a. Introducción
En esta etapa se definen las áreas críticas o estrategias en las cuales se va a profundizar el estudio, para después llegar a la raíz de los problemas o situaciones conflictivas detectadas.
Con este objeto, debemos conocer el sistema de administración aplicado; los principales subsistemas de la organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de los objetivos totales; los sistemas de control existentes en general, y toda otra información que se considere útil para el desarrollo de la auditoria.
En grandes organizaciones es casi imposible que la investigación recaiga simultáneamente sobre toda la organización, y por lo tanto se debe aplicar en una parte de ella.
En esta etapa se comprende de las siguientes fases:
Fase de conocimiento general de la unidad.
Fase de evaluación del control de gestión y del control interno administrativo.
Fase de análisis.
Fase de determinación de áreas criticas.
b. Conocimiento General de la Entidad.
Es profundizar la información general recopilada para obtener un marco de acción para así poder desarrollar las fases siguientes.
Entonces el auditor aumentara su conocimiento en aspectos como:
Objetivos operativos de la empresa y de sus principales unidades.
Políticas generales y de cada área.
Estrategia y tácticas en uso.
Utilización de índices de gestión.
Nombre y características de sus principales ejecutivos.
Estructura formal de la organización.
Estructura informal y características del personal de la empresa.
Estado de la relación entre el personal y la gerencia.
Estructura de los sistemas de información y de comunicaciones.
Productos de fabrica y/o comerciales.
Canales de distribución.
Volúmenes de producción y/o de compras y ventas por producto.
Márgenes de contribución.
Ubicación geográfica de las plantas.
Clasificación y ubicación de los clientes.
Características del mercado y naturaleza de la competencia.
Nivel de los inventarios.
Tipos de procesamientos de la información utilizados.
Sistemas de autorizaciones por nivel.
Nivel y estructura del endeudamiento.
Situación de caja y proyecciones.
Proyectos de inversión.
Características del proceso productivo.
Características de la tecnología en uso.
Fuentes de materias primas e insumos.
Influencias políticas, económicas, sociales y culturales del medio, etc.
El auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento de la empresa (como los computadores, procesos productivos, productos que fabrica, plantas, etc.)Como también entrevistarse con los principales ejecutivos.
Además puede tener información de documentos en los cuales hagan referencia a decisiones tomadas, organigramas, manuales de procedimientos y organización, de las relaciones industriales, balances, costos, listado de cumplimiento de metas, etc.
c. Evaluación del Control de Gestión y Administrativo
El control de la gestión abarca todos los subsistemas de la empresa y sus conductas y el sistema de control debe reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a sus proyecciones. Así se puede ver que subsistemas son los que necesitan un examen.
El control de gestión se apoya en una efectiva planificación y en un sistema organizado de información, a la vez que esta integrado en el proceso decisional, evaluar dicho control como parte de la auditoria implica necesariamente examinar la existencia y funcionamiento de estos elementos, que son las expresiones primarias del proceso de la administración de cualquier ente.
Además debe evaluarse el sistema de control interno administrativo, no solo en relación a la protección de los activos y confiabilidad de la información financiero y contable, sin que también en la eficiencia en las operaciones y la adhesión a las políticas. Se requerirá examinar si la administración ha adoptado las acciones tendientes a implementar el sistema en su estructura y operación.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son:
La existencia de un sistema de planificación y sus principales características.
La existencia de un sistema de información administrativo y sus principales características.
La implementación de los dos sistemas anteriores por niveles, que permita actuar por excepción.
La existencia de herramientas de control para evaluar la gestión por áreas clave de la empresa.
El grado de integración del sistema de control de gestión en uso y los elementos de que se compone.
El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestión.
Las características del proceso de toma de decisiones y su relación con el control y la planificación.
Los controles establecidos acerca de toda la información que circula en la entidad (recopilación, proceso, análisis y comunicación).
La adecuación de la estructura formal a los objetivos operativos del sistema empresa.
La flexibilidad en el diseño de dicha estructura.
La implantación de procedimientos formales para la necesaria integración y coordinación entre las diferentes unidades administrativas.
La subordinación de estos procedimientos a los objetivos y políticas del ente.
La formulación de presupuestos y de un sistema de control presupuestario que cubran todas las áreas de importancia.
La existencia de un sistema de costos para medir la contribución de cada producto a las utilidades, valorizar los inventarios y ayudar a determinar precios de venta.
La existencia de análisis de cargos, con su respectiva descripción y su especificación.
La implantación de políticas y programas coherentes de selección, capacitación y evaluación del personal.
La existencia de una unidad de auditoria interna, cuyos programas incluyan la evaluación de la gestión administrativa; el conocimiento de los mencionados programas y su aplicación.
La evaluación de estos controles se tienen que comparar con los principios del control, la teoría administrativa y organizativa, así puede ver las fortalezas y debilidades del control de la empresa.
d. Análisis
Se debe comparar lo observado con los requisitos mínimos de calidad que aseguran un adecuado control.
Además se debe establecer el número de desviaciones en cada área y su impacto en la gestión total.
De esta forma se señala que subsistema de la administración falla en el control.
e. Determinación de las Áreas Criticas
Con la información que el auditor posee, puede jerarquizar las áreas criticas para profundizar el examen.
Los antecedentes a considerar son:
El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión.
El interés de los directivos de la organización.
La importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra.
Los resultados de otras auditorias.
Los juicios que adicionalmente se haya formado el auditor respecto de la calidad de la administración
Con esta información se puede hacer un predianostico de la situación y cambiar el rumbo de la investigación si es necesario (previa conversación con el cliente).
iv. Etapa de Estudio Especifico
a. Introducción
El objetivo de esta etapa es determinar cuales son las causas de los problemas detectados, además de las operaciones realizadas en ellas, sus relaciones con la empresa y con el medio. Además debe evaluarse el control de dicha área.
Las fases de esta etapa son:
Fase del conocimiento especifico del área (s) crítica(s).
Fase de evaluación del control interno administrativo y del control de gestión específicos.
Fase de búsqueda de relaciones causa-efecto.
Fase de análisis y evaluación de evidencias probatorias.
Fase de preparación del diagnostico y pronostico.
b. Conocimiento Especifico del Área Critica
El objetivo de esta fase es obtener información sobre todas las características internas de ella, para establecer un marco de acción.
Se debe saber:
Los objetivos, planes y políticas establecidos por la gerencia para el área.
Sus metas, programas y presupuestos de operación, a mediano y largo plazo.
La coordinación entre objetivos, planes, políticas, metas, programas y presupuestos.
La estructura formal del área.
La estructura informal de la misma y su interrelación con lo formal.
La concordancia entre la estructura formal y los objetivos, metas y políticas definidos.
La información que emite, procesa y recibe el área.
Las características de sus ejecutivos y personal correspondiente.
Las relaciones con otras áreas, con la administración superior y con el entorno.
El tipo y cantidad de recursos que emplea.
La autonomía relativa al área y su importancia en el sistema total.
Los procedimientos y métodos de trabajo.
La motivación del personal.
Etc.
Ahora con esta información el auditor debe formular un modelo teórico de control interno administrativo y de gestión del control para el área. Después con este modelo se compara con la realidad. Además este modelo debe asegurar el logro eficiente, eficaz y económico del área.
Llegado a este punto, el auditor esta en condiciones de especificar los requerimientos de control del área, para luego proceder a verificar si realmente se cumplen.
c. Evaluación del Control Interno Administrativo y de Gestión Especifico
El objetivo de esta fase es definir el alcance y profundidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Para evaluar el control se deben basar en los componentes del sistema y su operación, a través de su estructura.
Con el modelo teórico del control formulado y los datos recopilados se deberá proceder a definir en forma generalizada el problema, para poder en seguida definir el programa de auditoria a seguir.
d. Búsqueda de Relaciones Causa-Efecto
En esta fase se reúnen las evidencias suficientes para los juicios que el auditor va a formular.
Se define el programa de auditoria, este servirá como guía en la evaluación de los problemas. Además los objetivos de este programa es la búsqueda de las fallas.
El alcance del programa específico de auditoria estará determinado básicamente por:
Los resultados de la evaluación del control interno administrativo.
Las tendencias que señale la evaluación del control de gestión y los propios indicadores de gestión.
La experiencia del equipo de auditoria.
El programa puede ir variando en la medida que se necesite.
Los procedimientos y técnicas del programa de auditoria deben ser los mas adecuados para reunir las evidencias. Para la elección de estos es muy importante la experiencia del auditor.
Se deben acumular las evidencias que permitan emitir una opinión, ello implica obtener antecedentes del área auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad.
La veracidad y confiabilidad de los antecedentes se comprueba a través de los procedimientos y técnicas que el auditor eligió. El auditor en este punto debe estar satisfecho y una vez que lo este esta listo para emitir un juicio sobre la situación.
e. Análisis y Evaluación de las Evidencias
Una vez finalizado el programa de auditoria hay que evaluar las evidencias reunidas (tal como se dijo en la fase anterior).
Los antecedentes se estudian separadamente. Este examen comprende:
Evaluar el alcance del trabajo realizado.
Evaluar la representatividad de los antecedentes reunidos.
Evaluar la correspondencia existente entre los antecedentes en cuestión y la materia motivo de análisis.
El alcance determina las suficiencias de las evidencias como para sustentar un juicio.
La representatividad de los antecedentes establece si ellos son validos, es decir, si reflejan verdaderamente la situación real del área.
La correspondencia entre evidencias y materias bajo análisis revela si las primeras son pertinentes, en el sentido de referirse al área en estudio y no a otra.
f. Preparación del Diagnostico y Pronostico
Una vez verificados los antecedentes se tiene un panorama preciso de la realidad auditada y así poder emitir un diagnostico de la situación.
Este diagnostico debe incluir causas que ocasionaron el problema y la eficacia, eficiencia y economía con que este problema afecta a la empresa y los juicios del auditor.
Con esta base el auditor señalara recomendaciones que permitan solucionar los problemas y sus consecuencias, para que los administrativos adopten las medidas pertinentes , además estas recomendaciones deben ser aplicables en la empresa, por lo que el auditor debe tener mucho criterio en sus proposiciones.
Luego, ha de preparar su pronostico. Para ello, debe estimar conversando con el cliente, la evolución del marco externo que mas efectué a la organización a mediano y largo plazo, y una vez hecho esto, proyectar el manejo de la entidad en términos de las variables que ella control, en la alternativa de considerar descartar las recomendaciones a la dirección.
Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el cliente y los afectados por este informe, así se pueden evitar los malos entendidos y sorpresas, además con las conversaciones con estas personas, le podrán decir al auditor la existencia de algunas evidencias que el no considero.
v. Etapa de Comunicación de Resultados
Ahora ya se esta en condiciones de hacer el informe de la auditoria operativa. En el se explicaran los objetivos y alcance del trabajo, la metodología utilizada, áreas criticas (con los problemas y causas) y el enjuiciamiento de ellas en términos de eficacia, eficiencia y economía, también las soluciones y recomendaciones.
El ordenamiento del informe podría ser:
Objetivo de la Auditoria: al clasificar el propósito del y la necesidad que satisface, es más fácil darle un sentido de unidad al informe y lograr una mejor recepción de él por quienes no estaban cabalmente informados del origen del examen.
Metodología Utilizada: este punto expone la rigurosidad científica da la auditoria y la validez de los juicios que emite.
Alcance y Limitaciones del Trabajo: es importante señalar cual fue el ámbito sometido a la evaluación y la muestra analizada, para que el receptor conozca el marco de referencia utilizado para los juicios que se formulan.
Es igualmente importante consignar la razones que han podido impedir una plena y libre realización de la auditoria, limitando de esta forma las opiniones, del equipo profesional.
Diagnostico: deben dejarse establecidos los hechos y circunstancias que caracterizan la situación en estudio y sus aspectos positivos y negativos, latentes y evidentes.
Estos hechos pueden clasificarse en: generales de la entidad y específicos de ciertas áreas, en orden descendentes de urgencia y relevancia para la entidad.
En este punto, debe incluirse el juicio sobre el grado de eficacia, eficiencia y economía de la gestión.
El diagnostico de la situación es la base para formular las sugerencias y recomendaciones del caso.
Sugerencia y Recomendaciones: son las medidas que, a juicio del grupo de trabajo, permitirán a la organización lograr mas eficaz, eficiente y económicamente sus objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.
Pronostico: la auditoria operativa debe formar un juicio orientado hacia el futuro, a fin de ayudar al usuario a visualizar cual será la situación del ente evaluado si se adoptan las medidas correctivas propuestas, o se toma la decisión de no considerarlas o de hacerlo solo parcialmente.
Esta proyección de una situación en el tiempo es uno de los mayores aportes que pueda realizar el equipo de la auditoria operativa a la dirección superior y, para ello debe ponderar cuidadosamente las variables internas como las externas que determinaran el contexto futuro.
Cuando se entrega el informe el auditor da constancia del cumplimiento del trabajo y la dirección evalúa el trabajo que el hizo, su utilidad, valorización de resultados y conveniencia de haber hecho la auditoria.
Es importante que el informe cumpla los requisitos expuestos en las normas.
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