Banco Mercantil Universal C.A. Informe de un pasante (página 2)

Las actividades relacionadas con transacciones y negocios inmobiliarios y el desarrollo de nexos bancarios y comerciales internacionales, especialmente con Holanda y otras naciones del norte de Europa, completan el complejo proceso de relaciones que sus fundadores se habían impuesto como unas de las metas de la organización. El documento constitutivo así lo describió.

En el año 1927, el entonces Banco Mercantil y Agrícola era uno de los cuatro y únicos institutos financieros venezolanos existentes, que emitían su propio papel moneda de circulación legal. Para ese momento, el monto autorizado de emisión de billetes del Banco Mercantil y Agrícola, alcanzó los 12 millones de bolívares que eran aceptados en todo el país como medio natural de pago, junto al oro americano, la morocota y otras piezas de oro nacional y extranjero.

En un contexto histórico en el que la industria petrolera aún era incipiente y que la actividad agrícola que se desarrollaba para la época conformaba de manera importante los ingresos de Venezuela, esencialmente por los volúmenes de producción de Café y Cacao, el Banco Mercantil y Agrícola se adelantaba a la legislación que posteriormente se implantaría en el país, creando bases legales en cuanto a la regulación de operaciones y al otorgamiento de créditos agropecuarios por parte de la banca. El Instituto aceptaba en calidad de prenda o garantía, productos agrícolas.

Con el incremento de sus actividades financieras, el Banco Mercantil y Agrícola decide cambiar la sede principal de la Esquina de Camejo, donde había permanecido durante un cuarto de siglo, para activar nuevos procesos y mejorar la calidad de sus servicios a la numerosa y cada vez más creciente clientela. Con estos fines adquiere un terreno en la Esquina de San Francisco, para edificar una nueva sede principal. El 25 de Abril de 1951, se constituye en una fecha importante para la Institución, al inaugurar sus nuevas oficinas principales en el Centro de Caracas.

30 años duró la actividad de estas oficinas como sede principal, hasta que en 1982 cambia su nombre oficial por el de Banco Mercantil y se traslada un año después al Edificio Mercantil, ubicado en la Avenida Andrés Bello Nº. 1 en Caracas, actual sede principal del Banco y de todas las operaciones y áreas de negocio del Grupo Mercantil.

Hoy el Banco Mercantil, es la principal subsidiaria de Mercantil Servicios Financieros (99.9%) que posee además, el Banco Mercantil (schweiz) A.G, en Zurich, Suiza que opera como banco comercial ofreciendo servicios en las áreas de banca comercial, comercio internacional y banca privada; el BMC Bank & Trust LTD, en las Islas Caimán ejerce actividades de banca privada, fideicomiso y comercio internacional; Banco Mercantil Venezolano establecido en Curazao, provee servicios bancarios a clientes no residentes; Banco del Centro, S.A. en Panamá, enfoca sus actividades de financiamiento al comercio de América latina; las empresas Merinvest C.A., banca de inversión y servicios de corretaje de valores en Venezuela; Commercebank, Banco Comercial en Estados Unidos (Florida); Consorcio Inversionista Mercantil y Agrícola (CIMA); Seguros Mercantil, que desarrolla la actividad de Seguros, asociada estratégicamente con Atenía Internacional, orientada hacia la propiedad inmobiliaria, poseídas en su totalidad por Mercantil Servicios Financieros (MERCANTIL).

Desde su fundación en 1925, el Banco Mercantil ha integrado a Venezuela como protagonista y testigo de los acontecimientos políticos, sociales, económico y financieros, que han marcado el desarrollo integral y progresivo de la nación, al igual que ha registrado un ritmo de crecimiento sostenido a través de la introducción de novedosos productos y servicios destinados a satisfacer las necesidades de una amplia clientela.

Actualmente el MERCANTIL, se encuentra a la vanguardia tecnológica en un mercado altamente competitivo, es pionero y líder en servicios electrónicos y financieros. Estableció la primera red de Cajeros Automáticos que funcionó en Venezuela en 1987, consolidándose en los primeros lugares en el sistema financiero venezolano.

1.3 Misión

Satisfacer las aspiraciones del individuo y la comunidad donde actúa, mediante la prestación de excelentes productos y servicios financieros en diferentes segmentos del mercado, agregando valor a sus accionistas mediante la utilización eficiente de los recursos disponibles.

1.4 Visión

Ser la corporación de servicios financieros independiente de referencia en los negocios de banca, activos de terceros en administración y seguros, en los mercados que servimos.

1.5 Objetivo General

Realizar todas aquellas operaciones permitidas a los Bancos Universales por la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras y demás Leyes y Normas e Instituciones que los rigen, garantizando la calidad y servicio para contribuir al logro de la misión y objetivos tanto del financiamiento nacional como internacional.

1.6 Objetivos Específicos

1. Captar la mayor cantidad de clientes a través de sus servicios financieros.
2. Cumplir con la calidad y eficiencia con las necesidades de sus clientes.
3. Fomentar el desarrollo económico y el equilibrio para sus actividades y pasivos.
4. Conseguir las metas de colocación, captación y ventas de los productos financieros ofrecidos.
5. Incrementar el capital de la institución apropiadamente.

1.7 Principios y valores

• Ser el mejor proveedor de servicios financieros medido por el grado de satisfacción integral de las necesidades y expectativas de sus clientes, mediante productos y servicios considerados por ellos mismos como los mejores del mercado.
• Desarrollar una adecuada gestión de riesgos conjuntamente con una excelente administración de activos y pasivos.
• Mantener enfoque continuo focalizado en el incremento de la eficiencia operativa de la organización como un todo, utilizando la tecnología como apoyo integral a la gestión.
• Disponer del mejor y más capacitado grupo de recursos humanos.
• Ser una institución solidaria y factor importante en el desarrollo de las comunidades y geografías donde actúa.
• Ser reconocida por su solidez y sus principios éticos comprobados.
• Ser la institución financiera de referencia en excelencia en calidad de servicio.
• Ser una institución de vanguardia e innovadora, que se anticipa tanto a los requerimientos de sus clientes como a las acciones de su competencia.

1.8 Estrategia Mercantil 2004-2008

1. Mercantil Servicios Financieros se enfocará en el desarrollo de negocios financieros claves (banca, seguros y activos a terceros en administración) en Venezuela y en Estaos Unidos (excluyendo seguros), principalmente en Florida. Se identificarán oportunidades potenciales de negocios en América Latina y Europa.
2. Reforzará su posición de dominio en los segmentos Corporativo, Mercado Medio y Personas en Venezuela, perseguirá nuevas opciones de crecimiento a través de la implantación de propuestas de valor integrales y diferenciadas, además de mantener liderazgo en el resto de los segmentos en Venezuela. Así mismo, mantendrá su posicionamiento internacional e incrementará las actividades locales en USA.
3. Mercantil Servicios Financieros desarrollará alianzas estratégicas con instituciones financieras semejantes en los mercados objetivos.
4. Será la institución financiera de referencia en excelencia de calidad de servicio, gestión de riesgo, productos/servicios y eficiencia operacional. Seremos reconocidos por la calidad de nuestra gerencia y nuestras competencias diferenciales.

1.9 Compromiso Social

El compromiso social de MERCANTIL es permanente. Desde sus inicios hace 82 años y en la actualidad, Mercantil desarrollo y apoya programas de Acción Social, que trascienden su actividad financiera, para convertir el compromiso que ha asumido con la sociedad, en uno de sus más fuertes e incólumes valores corporativos y es que una de las premisas de su visión estratégica es la de ser "una institución solidaria y factor importante de desarrollo de las comunidades a la cual sirve".

En la búsqueda por afianzar su compromiso social del país, MERCANTIL diseña y promueve programas institucionales de largo alcance en las áreas de educación, salud, cultura, religión y deportes, entre otros. Esto hace que MERCANTIL, sea una institución que se siente orgullosa de la labor realizada al tener la oportunidad de apoyar iniciativas, proyectos y programas de numerosas organizaciones, que le permite fortalecer cada día, sus Compromiso Social Poniéndole Cariño a Venezuela.

1.10 Competidores

Las entidades bancarias son innumerables. Sin embargo existe una clasificación de acuerdo a su trayectoria, capital y a los servicios que brinda.

El Banco Mercantil se encuentra en la clasificación de Banco Universal. Por este motivo, mencionaré los principales competidores presentes en la ciudad de Maturín correspondientes al mismo grupo. Son los siguientes:

• Banesco.
• Banco de Venezuela
• BBVA Banco Provincial
• Banco Fondo Común
• Bolívar Banco
• Banco Provivienda (Banpro)
• Banco del Exterior
• Banfoandes
• Banco del Tesoro
• Banco Nacional de Crédito

1.11 Productos y Servicios

El Banco Mercantil, al ofrecer sus productos y servicios tiene como finalidad cubrir todos los requerimientos de la empresa, como de las personas que laboran en la misma, orientados a optimizar sus procesos de manejo de efectivo, cobranza y pagos, brindándole las mejores herramientas para simplificar sus procesos y disminuir sus costos administrativos, basados en la mejor plataforma tecnológica y en el respaldo que le brinda nuestra institución. Los productos que ofrece el Banco Mercantil a sus clientes son:

1.11.1 Personas

• Cuenta: ahorro, corriente, nómina, máxima.
• Inversiones.
• Portafolio Mercantil.
• Fideicomiso.
• Fondo de pensiones.
• Ahorro obligatorio para la vivienda.
• Créditos inmobiliarios, automotrices, microempresas.
• Tarjetas de crédito: visa, master, diners club.
• Banca electrónica.
• Entre otros servicios financieros.

1.11.2 Empresas

• Cuenta: Corriente, máxima.
• Pagos y Cobranzas: proveedores, tributos aduanales, matrícula, cobranza de cheques devueltos.
• Banca electrónica.
• Créditos: línea de crédito, pagarés, automóviles, empresarial, descuento de giros, agropecuario, microempresas.
• Tarjetas de crédito empresarial o corporativa.
• Cuenta nómina.
• Fideicomiso.
• Caja de ahorro
• Ahorro obligatorio para la vivienda
• Seguros.
• Fondo de pensiones
• Entre otros servicios financieros.

A continuación se detallan los beneficios de algunos de los servicios que se prestan a los clientes jurídicos:

CUENTA CORRIENTE MERCANTIL

La Cuenta Corriente Mercantil es un instrumento altamente líquido que puede ser movilizado cuando lo desee a través de una chequera Mercantil, en cualquier de nuestras Oficinas o a través de Mercantil en Línea Empresas las 24 horas del día y así disfrutar de todos los servicios de banca electrónica que le brinda Mercantil.

Beneficios

• Dispone de una amplia red de Oficinas a nivel nacional.
• Según su movilización y saldos, puede optar a la solicitud de una línea de crédito en cuenta.
• Estado de cuenta mensual, que detalla sus transacciones.
• Liquidez inmediata.
• Solidez y respaldo financiero de una institución robusta, confiable y de larga trayectoria en el país.
• Gran variedad de servicios bancarios.
• Fondos amparados por Fogade (www.fogade.gov.ve).

CUENTA MÁXIMA MERCANTIL

La Cuenta Corriente Máxima Mercantil es un instrumento altamente líquido que genera excelentes rendimientos y le brinda sólido respaldo financiero. Puede ser movilizada cuando lo desee a través de una chequera Mercantil, en cualquiera de nuestras Oficinas o a través de Mercantil en Línea las 24 horas del día y así disfrutar de todos los servicios de banca electrónica que Mercantil pone a su disposición.

Beneficios

• Intereses calculados sobre saldos disponibles diarios, con base en 360 días y abonados en la cuenta a final de mes, lo cual le permite obtener una excelente combinación de movilidad y rendimiento.
• Disponibilidad de movilizar su dinero en todo momento de forma cómoda y segura.
• Posibilidad de disfrutar del abanico de servicios electrónicos asociados a su cuenta a través de Mercantil en Línea.
• Estado de cuenta mensual, con detalle de sus transacciones.
• Fondos amparados por Fogade (www.fogade.gov.ve).
• Respaldo de una institución sólida y confiable.

MERCANTIL EN LÍNEA

Mercantil le brinda un servicio de banca electrónica seguro y confiable, que facilita la gestión administrativa de la empresa y maximiza su eficiencia, con sólo acceder a nuestra página Web.

Beneficios

• Consulte en línea los saldos y movimientos de las cuentas de su empresa.
• Consulte en línea información de los créditos, inversiones, Tarjetas de Crédito y/o Fideicomisos que mantenga su empresa en Mercantil.
• Transfiera, a su conveniencia, fondos entre sus cuentas y a terceros, en Mercantil Banco Universal y otros bancos.
• Realice, de forma rápida y segura, los pagos de sus servicios y Tarjetas de Crédito.
• Realice los pagos de su nómina y a sus proveedores, los aportes del Fondo Mutual Habitacional y la gestión de sus Fideicomisos.
• Gestione los pagos de sus impuestos de aduana.
• Gestione los procesos de cobranza a sus clientes.
• Organice a los usuarios de acuerdo a sus funciones, otorgando diferentes tipos de accesos con base en las facultades establecidas por la empresa.
• Y muchas otras opciones disponibles…

Ventajas

• Facilita y simplifica la gestión administrativa.
• Ofrece altos niveles de seguridad.
• Amplia gama de servicios acorde con las necesidades del mundo empresarial disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
• Histórico de las transacciones realizadas por cada uno de los usuarios de su empresa.

TRANSFACIL

Mercantil le ofrece la posibilidad de concentrar los fondos de su empresa de forma automática y de acuerdo a sus necesidades, en una sola cuenta al final del día.

Beneficios

• Las transferencias entre las cuentas se realiza de forma automática diariamente.
• Reduce costos administrativos.
• Simplifica la gestión de conciliación de las cuentas.

Características

• Permite definir la naturaleza de cada una de las cuentas que su empresa mantiene en Mercantil:
• • De depósito: sólo recibirá depósitos.
  • De desembolso: sólo recibirá débitos.
  • Mixta: recibirá tanto depósitos como débitos.
  • Matriz: concentrará los fondos de las cuentas de depósito y mixtas, y cubrirá posibles sobregiros de las cuentas de desembolso.
• Permite definir el saldo mínimo con que iniciarán diariamente las cuentas de depósito, desembolso y/o mixtas.

TARJETA DE CRÉDITO EMPRESARIAL O CORPORATIVA

La Tarjeta de Crédito Empresarial Mercantil es un instrumento especialmente diseñado para las empresas, a fin de facilitar la administración y control de los gastos de viaje y representación de los empleados o ejecutivos, así como de los gastos operativos en general.

Beneficios

• Crédito rotativo a 36 meses.
• Emisión de un Estado de Cuenta mensual a la Empresa con el detalle de la facturación de cada tarjeta emitida.
• Emisión de Relaciones Mensuales a los empleados con el detalle de sus consumos, de forma individual.
• Emisión de un Reporte Corporativo para la empresa con información segmentada por estructura organizativa, rubro de comercio, línea de crédito, etc.
• Posibilidad de asignar cupos de crédito a cada empleado de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Características

• Contempla la asignación de una línea de crédito para la empresa, la cual, será distribuida en cupos de crédito para cada empleado en función de las necesidades de la empresa.
• Contempla la emisión de plásticos por cuenta de la empresa para los empleados, previa autorización de los representantes legales.
• Permite autorizar avances de efectivo, si la empresa lo desea.
• No están autorizados los consumos en el exterior.

CUENTA NÓMINA

Servicio integral que proporciona ventajas tanto para la empresa como para su personal y les permite disfrutar de una serie de productos complementarios destinados a satisfacer sus necesidades.

Beneficios

• Utilización de tecnología de punta que proporciona herramientas rápidas y sencillas para la realización de sus operaciones, manteniendo los niveles de seguridad, confiabilidad y puntualidad que siempre han caracterizado a Mercantil Banco Universal.
• No hay cobro por apertura de cuenta.
• La empresa paga una comisión mensual por cada trabajador, la cual cubre todos los procesos de abono que envíe durante el mes y el mantenimiento de las cuentas.
• Proceso de abono totalmente automatizado.
• No se requiere la inmovilización anticipada de fondos para la instrucción de pago.
• Versatilidad en medios de transmisión de la información.

¿Cómo se benefician sus empleados?

• Exoneración de costo por emisión y mantenimiento de la Llave Mercantil.
• Exoneración de los costos por las transacciones realizadas a través de nuestra Red de Cajeros Automáticos ABRA24, el Sistema Automatizado y Mercantil en Línea.
• Exoneración del cobro por saldo mínimo
• Envío de estados de cuenta a su sitio de trabajo, sin cargo alguno.
• Posibilidad de domiciliar la recepción de sus chequeras, en cuyo caso, sólo tiene que solicitarlas a través de nuestro servicio de atención telefónica (Centro de Atención Mercantil) o Mercantil en Línea y las recibirá en la dirección indicada por el empleado.
• Prioridad de atención en las Oficinas Mercantil deslizando su Llave Mercantil por el ABRAmatic.
• Adicionalmente, la Cuenta Nómina Mercantil, permitirá a sus empleados tener acceso a nuestra variada gama de productos y servicios para personas naturales.

¿Cuáles son los mecanismos de apertura de cuentas?

• Masivos: (Más de 20 empleados)

La empresa envía la información de sus empleados a Mercantil Banco Universal, por medio de un disquete o correo electrónico, automáticamente se asignan las cuentas y se activa el proceso de elaboración de los medios de movilización, para finalmente acordar las fechas en que el personal de Mercantil Banco Universal se trasladará a las instalaciones de la empresa.

• Individuales: La empresa entrega a cada trabajador una carta con la cual se dirige a cualquier oficina de Mercantil Banco Universal, dónde tomarán sus datos, abrirán la cuenta y entregarán sus medios de movilización.

FIDEICOMISO PARA EMPRESAS

Un fideicomiso consiste en la administración diligente y eficiente de un activo por cuenta de un tercero. El fideicomiso puede constituirse sobre toda clase de bienes, salvo aquellos que conforme a la Ley sean estrictamente personales.

En su condición de pionero y líder del Fideicomiso en Venezuela, Mercantil se esmera en brindar la solución apropiada, oportuna y a la medida de cada una de las empresas, instituciones y/o corporaciones con un desempeño dinámico y continuo, conscientes de que es imprescindible contar con uno o más tipos de fideicomiso.

Beneficios compartidos por todos los fideicomisos

• Confidencialidad en las decisiones.
• Asesoría legal para la redacción, firma y el registro del contrato.
• Flexibilidad para modificar o revocar, en cualquier momento, las condiciones del contrato.
• Garantía de que los bienes objeto del Fideicomiso son inembargables producto de las obligaciones contraídas por el fiduciario.
• Economías de escala en los costos de la transacción.
• Inversión dirigida, donde usted fija los términos de la negociación, las cuales se realizan según las condiciones del mercado.

1.12 Estructura organizacional de la oficina

El Banco Mercantil en la Agencia Maturín I cuenta con la siguiente estructura organizativa:

Fuente suministrada por el departamento de Servicio del Banco Mercantil en el año 2008.

1.12.1 Funciones

Gerencia: Se encarga de planificar, coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas y técnicas de toda el área, manteniendo contacto con Caracas Banco Mercantil.

Secretaria: además de dar a conocer el cambio en el servicio, es responsable de brindar al cliente una atención personalizada enfocada en el nuevo concepto de servicio, utilizando para este fin la nueva tecnología que permita dar a los clientes de forma inmediata referencias bancarias, saldos, cortes de cuentas, suministrar información de tasas activas y pasivas, elaborar notas de débitos y créditos, registrar reclamos y canalizarlos con la unidad respectiva.

Ejecutivo de Relaciones Petróleo y Gas Oriente: se encarga de supervisar, coordinar y controlar la presentación de todos los servicios financieros que se les ofrece a las empresas, administrar los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos asignados a la misma, con miras a garantizar la calidad del servicio, el máximo aprovechamiento de los recursos, el control de los costos operativos y el cumplimiento de las políticas, lineamientos y estándares establecidos.

Ejecutivo de negocios: orienta a sus clientes con respecto al nuevo concepto de servicio, ofrece los servicios y productos del Banco, capta cliente potenciales, constata el perfil de los mismos, verifica los recaudos exigidos por el banco y está en capacidad de atender al cliente en forma integral a través del módulo de apertura.

1.12.2 Descripción de la Oficina

La oficina de Maturín I cuenta con un total de 32 empleados aproximadamente pero esta cifra no es constante, ya que en ocasiones el personal es rotado a otras oficinas con la finalidad de brindar apoyo o hacer suplencias y luego es retornado a su puesto original. Cuando el personal está completo se cuenta con los siguientes cargos:

• 1 Gerente
• 1 Coordinador de Servicios
• 1 Cajero Principal
• 1 Oficial de Bóveda
• 5 Promotoras o Representante de Ventas o Servicios
• 2 Ejecutivos de Alta Renta
• 1 Ejecutivo de Crédito Automotriz
• 1 Ejecutivo de Agropecuaria
• 2 Ejecutivos de Pymes
• 1 Ejecutivo de Petróleo y Gas
• 1 Analista de Crédito
• 3 Asistentes
• 1 Encargado de Chequeras
• 12 Cajeros

1.13 Estructura organizativa específica del Área de Aplicación

Fuente suministrada por el Área de Petróleo y Gas Maturín del Banco Mercantil, año 2008.

1.14 Clientes del Departamento Petróleo y Gas Maturín

Las empresas que forman parte de la cartera de clientes de este departamento, son aquellas que cumplen con un perfil establecido por la institución financiera. Entre los requisitos más importantes están: ser empresa del sector petróleo y gas, que sus ingresos anuales sean como mínimo de quince millones de dólares y estén conformadas por un capital extranjero o en su defecto mixto.

El departamento de Petróleo y Gas Maturín trabaja con las siguientes empresas:

• BJ Services de Venezuela
• Boquerón
• Compañía General de Combustibles
• Exterran
• Internacional School of Monagas
• KMC Oiltools de Venezuela, S.A.
• Petronado
• Petrocuragua
• Petrodelta
• Power Well Services
• Servicios Halliburton
• Sismica Bielovenezolana

CAPÍTULO II: LAS ACTIVIDADES

2.1 Actividades del Departamento

Con la intención de enlazar más directamente al Banco Mercantil y el cliente (específicamente empresas petroleras y gasíferas) y de esta forma agilizar el proceso normal de las transacciones que el mismo solicita, se crea el departamento de Petróleo y Gas.

Este departamento se encarga de supervisar, coordinar y controlar la presentación de todos los servicios financieros que se les ofrece a las empresas, administrar los recursos financieros, materiales, humanos y tecnológicos asignados a la misma.

En el departamento existen gerentes a nivel nacional y regional, así como también especialistas transaccionales que se encargan de la parte operativa y de vigilar y dar autorización a las transacciones financieras que el cliente requiere. Ellos se encargan de pasar la comunicación a la oficina emisora de los documentos.

En la oficina de Maturín, este departamento se encuentra representado por un Ejecutivo de Relaciones que se encarga de brindar apoyo, soporte y asistencia en la solución de problemas tanto al cliente como al personal operativo. Él le reporta a la Gerencia de Petróleo y Gas Oriente ubicada en la ciudad de Puerto la Cruz. Esta se encarga de de administrar y canalizar todas las operaciones de las empresas que la conforman mediante una serie de instrucciones que dan lugar a la prestación de los diferentes servicios de conformidad con las necesidades de cada uno de los clientes.

2.2 Cronograma de Actividades

Tutor Empresarial: Pasante:

Yubisay Celis Gauri García

2.3 Diagrama General de actividades realizadas

2.4 Relación de actividades realizadas

El proceso de ejecución de pasantías comienza con el ingreso del alumno a la organización en un departamento cuya actividad se adapte a la especialidad del mismo. En la empresa se adquieren conocimientos y destrezas necesarias para el desempeño de las actividades que se desarrollan en la misma.

La interacción con los empleados le brinda al estudiante la oportunidad de integrarse a un ambiente de trabajo en donde se procura aprender de la experiencia de otros para así explotar las propias habilidades.

En el periodo de 12 semanas se han dispuesto las actividades en orden cronológica, además todas han sido realizadas de una forma satisfactoria y de la manera siguiente:

2.4.1 Inducción en el Área de Petróleo y Gas.

La inducción en la empresa tuvo una duración aproximada de dos semanas. En el desarrollo de esta actividad se pudo obtener la información correspondiente a la estructura organizativa de la oficina y del departamento. Así como también de los clientes y los productos que se les brinda; las personas contactos; los especialistas transaccionales y las distintas operaciones que estos autorizan; las transacciones y operaciones que se realizan por la oficina de Maturín; entre otros.

2.4.2 Archivo de Documentos.

El archivo de documentos es una actividad constante que se realizó durante todo el período de la pasantía. Consistió en la organización y archivo de documentación de cada cliente. Su clasificación fue cronológica y por tipo de documentos, creando así en varias ocasiones hasta 5 carpetas por cliente.

3. El adiestramiento se llevó a cabo en las primeras tres semanas de pasantías. Se recibió información específica sobre los productos, servicios y facilidades que se les ofrecen a las empresas petroleras y gasíferas que son los clientes del departamento en particular.

4. Adiestramiento sobre los Productos y Servicios que se ofrecen.

   Esta revisión tuvo la finalidad de familiarizar al pasante con los clientes que debía atender. Fue realizada en las primeras tres semanas y consistió en el estudio de cada cliente particular y los servicios a los que está afiliado en la empresa.

5. Revisión de Cuentas y Perfiles.

   La capacitación para el manejo del sistema tuvo lugar durante las primeras cuatro semanas de pasantías. El programa S.A.I.C. es el sistema interno con el que trabaja el Banco Mercantil. La inducción en este programa consiste en el manejo de claves y códigos para poder acceder a las distintas áreas del sistema y de esta manera obtener la información deseada referente a los clientes y sus cuentas y transacciones. Así como también, de otras oficinas y agencias del banco en todo el país.

6. Inducción al Programa S.A.I.C.

   Esta actividad se basó en la elaboración de documentos como: estados de cuentas, referencias bancarias, certificaciones, memorandum, entre otros. A partir de la segunda y tercera semana, el pasante ya estaba en la capacidad de realizar documentos sencillos apoyándose en la información que le brindaba el sistema S.A.I.C. La ejecución de estas labores se extendió hasta el final de la pasantía.

7. Elaboración de Documentos Varios.

   La observación de todas las actividades que se realizan en el departamento permitió al pasante brindar su apoyo en la solución de problemas de toda índole referentes a los requerimientos y necesidades del cliente. Esta actividad tuvo su inicio a partir de la séptima semana de desempeño.

8. Asistencia en la Atención de los requerimientos del cliente
9. Apoyo en la Tramitación de Operaciones Bancarias.

A partir de la séptima semana el pasante se encontraba en capacidad de orientar al cliente en el trámite de sus operaciones básicas. Esta actividad consistió en la asistencia para la tramitación de cheques de gerencia y transferencias, activación de chequeras, desembolsos, cheques devueltos, apertura de cuentas, enlace con los demás departamentos como: fideicomiso, LPH, créditos, entre otros.

2.5 Flujograma específico de Operaciones de Asistencia de los Requerimientos del Cliente

2.6 Descripción del Flujograma

Atender los requerimientos del cliente y satisfacer sus necesidades es la función principal del departamento. El cliente da inicio a la mayoría de las operaciones.

Si él solicita información sobre algún detalle de sus cuentas se procede a la búsqueda de la misma en el sistema SAIC que es el programa central del Banco.

Si requiere información de los productos y servicios ofrecidos por la empresa se procede a dar la información y, en caso de querer el cliente afiliarse a alguno de éstos se procede a la solicitud de los recaudos necesarios, luego la recepción de los mismos por las oficinas para de esta forma enviarlo a los departamentos correspondientes. De todos los documentos enviados a otras unidades deben quedar copia en las carpetas de archivo de Petróleo y Gas. Para dar fin a esta operación se da seguimiento al trámite hasta que quede completada y activada la afiliación del cliente.

Si lo que requiere son documentos de información financiera tales como estados de cuenta, certificaciones o referencias, se procede a la elaboración de los mismos y su entrega. De este tipo de documentos no siempre es necesaria la copia en los archivos físicos ya que la información está disponible en el sistema SAIC.

CAPÍTULO III: ASPECTOS TÉCNICOS

3.1 Aplicación de conocimientos académicos

En el transcurso del estudio de la carrera de Administración de Empresas se aprueban diversidad de áreas curriculares. Sin embargo, no todas son aplicadas en un mismo cargo cuando se labora en una empresa. Por tal motivo, se hace un recuento de las materias relacionadas con las actividades realizadas en la pasantía:

3.1.1 Computación: la mayoría de las actividades realizadas requiere el manejo de un computador y los principales programas de Office para la elaboración de informes y documentos financieros.

3.1.2 Contabilidad II: para identificación y análisis de los estados financieros de los clientes.

3.1.3 Contabilidad III: entre los activos descritos se encuentra una descripción detallada de cómo los bancos manejan las cuentas de sus clientes, así como las conciliaciones bancarias y los demás reportes.

3.1.4 Derecho Mercantil: se requiere del análisis de la información mercantil de los clientes.

3.1.5 Administración de Recursos Humanos: la mayoría de los clientes manejan la nómina de sus trabajadores a través del Banco Mercantil.

3.1.6 Administración Tributaria: se requiere de analizar e identificar los pagos de impuestos de los clientes.

3.1.7 Ética Profesional: la aplicación de valores morales en las actividades ejecutadas y buenos modales en el trato con el cliente y el personal de la oficina.

3.2 Habilidades y Destrezas mejoradas, desarrolladas y/o adquiridas

3.2.1 Destrezas de equipo

• Capacidad para reconocer sus errores y seguir hacia adelante de un modo positivo
• Reaccionar de modo adecuado y positivo ante el trabajo de otros
• Ser sincero y directo con los demás en los asuntos del trabajo
• Tener tacto y ser delicado con los demás
• Aceptar abiertamente la crítica constructiva
• Ser eficaz en la resolución de problemas al trabajar en equipo

3.2.2 Destrezas para resolver problemas

• Tener capacidad analítica
• Ser capaz de resolver problemas personales en relación a otros colegas

3.2.3 Destrezas de comunicación

• Explicar adecuadamente a compañeros o directivos lo que se pretende realizar
• Ser capaz de escuchar con atención
• Capacidad para mediar en los problemas del trabajo
• Facilidad para expresarse de forma oral
• Facilidad para expresarse por escrito (notas, informes, exposiciones, etc.)
• Facilidad para usar el ordenador y la tecnología de la información
• Facilidad para usar Internet y fax.

3.2.4 Destrezas de relación interpersonal

• Ser capaz de aconsejar a otros sobre lo mejor que podrían hacer
• Considerarse a si mismo de forma positiva
• Motivar a los demás
• Tener en cuenta las opiniones de otros
• Habilidad para mantenerse al margen de un problema
• Capacidad para hacer frente a emociones negativas (conflicto, enfado)
• Aceptar la critica constructiva acerca de nuestros propios actos
• Aceptar ayuda de otros

CONCLUSIONES

Sobre la pasantía

La fase de ejecución del periodo de pasantías ha representado un complemento indispensable para la educación del estudiante, debido a que le ha permitido aumentar la experiencia laboral, conocer el contexto de la empresa y obtener una visión más amplia acerca de las actitudes que se debe tomar en una organización.

Todas las actividades anteriormente expuestas se han cumplido satisfactoriamente, por ello se puede enfatizar que el proceso de pasantías ha sido provechoso al máximo para todos los entes involucrado, como por ejemplo la universidad cuya visión se ha cumplido una vez más, el alumno que ahora pasa a ser mano de obra capacitada y de calidad, y la organización por haber obtenido los servicios y aportes del pasante.

Sobre la empresa

1. El área de petróleo y gas no cuenta con un manual de procedimientos administrativos que permita canalizar las actividades bajo criterios establecidos.
2. El departamento de Petróleo y Gas no cuenta con un analista transaccional que se encargue específicamente de las operaciones a nivel de oriente, permitiendo una atención personalizada a las necesidades de las empresas del área en cuestión.
3. El proceso para llevar a cabo los contratos de afiliación de productos y servicios corporativos es muy lento debido a la cantidad de requisitos que el cliente debe consignar al banco.
4. El Banco Mercantil ofrece una diversa gama de productos y servicios corporativos en donde los más adquiridos por las empresas petroleras y gasíferas son: Nómina, Fideicomiso, LPH, Tarjetas Corporativas, debido a la gran ayuda y comodidad que generan estos productos en las transacciones diarias de la empresa.
5. En ocasiones, el extravío de documentos o falta de información en alguna oficina o departamento demora en mayor medida los procesos e interrumpe las operaciones que se llevan a cabo con los clientes.
6. Mantiene una gran cartera de clientes y se posiciona como la empresa líder en servicios financieros en el país. Por esto se mantiene a la vanguardia en cuanto a tecnología y comunicaciones se refiere para ofrecer mayor facilidad en la movilización y disponibilidad de dinero líquido a sus clientes.
7. La empresa cuenta con un personal altamente especializado y además tiene programas de capacitación y motivación constante para que el trabajador pueda brindar la mejor atención al cliente.

RECOMENDACIONES

En virtud de lograr el mejoramiento de los productos y servicios prestados por el Banco Mercantil, así como también maximizar los ingresos obtenidos por el mismo, se cree conveniente las siguientes recomendaciones:

1. Implementar un manual de procedimientos administrativos para el departamento de Petróleo y Gas, que permita que las operaciones se realicen de manera eficiente y eficaz y, a su vez, facilite la inducción a los trabajadores que sean nuevos ingresos.
2. Asignar un analista transaccional que se encargue únicamente de los clientes (empresas petroleras y de gas) ubicados en oriente, esto evitaría atraso de las instrucciones enviadas por los mismos. Y a su vez le permite a la institución financiera ofrecer un trato personalizado satisfaciendo las necesidades del usuario.
3. Los recaudos exigidos para realizar el contrato de servicios deberían ser más sencillos y específicos para así agilizar los trámites para su elaboración permitiendo la disposición inmediata por parte del cliente de los productos y servicios ofrecidos.
4. Establecer estrategias para incrementar la publicidad de todos aquellos productos y servicios que no tienen mucha demanda por parte de las empresas, a través de presentaciones, correos electrónicos, entre otros, que permitan a las mismas tener conocimiento de los beneficios que estos les ofrece y de esta manera el banco adquiere mayores ingresos.
5. Tener una mejor coordinación y comunicación entre los departamentos para evitar errores o perdida de información durante las actividades realizadas con la documentación y así evitar atrasos e interrupciones en el trabajo.

BIBLIOGRAFÍA

Adriana. Trabajo de Grado titulado "Evaluación de los ingresos generados por el Banco Mercantil (Agencia Maturín I) por la administración de los productos ofrecidos a las empresas del ramo petrolero y gasífero, I semestre del año 2007".

BARRETO, Estarlin. Trabajo de Grado titulado "Incidencias de las tasas de interés en la cartera de clientes tarjetahabientes de la Agencia la Floresta del Banco Carona, Banco Universal, C.A. para el período octubre 2004 a julio 2005.

GÓMEZ CEJA, Guillermo. Sistemas Administrativos. Análisis y Diseño. Editorial McGraw Hill.

WWW.bancomercantil.com

Autor:

Gauri García

Universidad Gran Mariscal de Ayacucho

Maturín – Venezuela

Informe de Pasantías. Requisito para optar al titulo de Administración de Empresas