Perfeccionamiento del sistema contable que permita la implantación y control de franquicias (página 2)

1.3.3- Las aportaciones del franquiciador.

Esta es una de las áreas que sirven de identificación del contrato de franquicia y que lo separa de otras aparentemente similares, como el convenio de distribución. Estas aportaciones contribuyen a lograr el equilibrio económico entre las partes y se concretarían en las siguientes:

• Adquisición por el franquiciado de un "know-how". Es un saber-hacer real, original y específico. No puede ser un concepto vacío y debe ser actualizado.

• Asistencia preliminar. Antes del lanzamiento de una franquicia, el franquiciador aportará una asistencia ya sea general o específica, con el detalle de cada compromiso, conocimientos y experiencia transmitida. Puede concretarse mediante la entrega de "manuales operativos o de funcionamiento".

• Formación previa. Depende de la complejidad del propio "saber-hacer" a transmitir. En las franquicias de servicios puede tener un relieve especial.

• Asistencia inicial al franquiciado. El franquiciador facilita la implantación del nuevo establecimiento de venta. La asistencia puede ampliarse a la selección del local e instalaciones, al estudio de mercado y la financiación.

• Formación permanente. Es esencial una asistencia permanente. Obligación que puede concretarse de varias formas: información personalizada, reuniones, circulares, visitas periódicas o asistencia "in situ".

• Suministros. En las franquicias en que existe esta área, el franquiciador negocia con los suministradores, o bien actúa como central de compras. Determina tanto la gestión de adquisiciones, como la aceptación de los suministradores.

• Ejecución de pedidos y compras. Varias opciones serán posibles: obligación para el franquiciador de suministrar los productos, compromiso de asegurar esos suministros, pudiendo incluirse la falta de responsabilidad por retrasos o por no ejecución.

 1.3.4- Las obligaciones del franquiciado. 

Obligaciones financieras

El franquiciado asume unas obligaciones de pago con la firma del contrato. Las formas habituales en que se concreta esta obligación son dos:

 1)      Canon inicial fijo o derecho de entrada.

2)      Royalties fijos o proporcionales a las ventas. Dependerán, en su cuantía, de la importancia y notoriedad de la cadena.

El primero cubre el derecho de utilizar la marca y las técnicas del franquiciador, la exclusividad territorial, la transmisión inicial del saber-hacer, la asistencia en el lanzamiento, los servicios y asistencia permanente.

Compras exclusivas.

 Obligación por el franquiciado de dirigirse a una central de compras o a suministradores aceptados por el franquiciador. Es habitual en las franquicias de distribución o de fabricación.

Disciplina de grupo.

 Como sistema basado en la confianza y en la cooperación, el franquiciado deberá adoptar las directrices del franquiciador conformándose a sus instrucciones: tipo de establecimiento, pliegos de condiciones o normas y también referentes al personal y a su formación, especialmente en franquicias de distribución y de servicios.

Información al franquiciador.

 El franquiciado deberá informar periódicamente al franquiciador de la gestión y control estadístico de su establecimiento. Los datos de contabilidad o balance sirven al seguimiento de los resultados y del funcionamiento de toda la red.

Existen cinco áreas contractuales que tienen el máximo interés en la ejecución y desarrollo de la franquicia que sirven de soporte y estructura a las relaciones entre el franquiciador y los franquiciados, y son las siguientes:

• Exclusividad.

• Know-how.

• Formación.

• Marca.

• Publicidad.

Exclusividad.

 Es un área prioritaria a designar entre las especificaciones del contrato. Esta característica es equivalente a las que se encuentran en muchos de los acuerdos de distribución comercial y la misma puede ser total, en cuyo caso el franquiciador no podrá actuar en esa zona, o bien simplemente con un carácter parcial ya que es corriente que el franquiciador pueda actuar simultáneamente con establecimientos propios y franquiciados, o bien que se reserve la venta, por ejemplo, en una determinada cadena de grandes almacenes.

 Know-how o Saber hacer.

 Es una de las notas características en la creación y desarrollo de una franquicia, tiene una especial relevancia y su horizonte ya no se refiere prioritariamente sólo al dominio de áreas técnicas. Su alcance y significado actual se ha ampliado, a su vez su campo de expresión es perfectamente defendible en las modernas franquicias: conocimientos o experiencias transmisibles sobre la difusión de un producto, la organización o la gestión del negocio, el conocimiento del sector de los suministradores o la política de adquisiciones y el conocimiento y dominio de equipos e instalaciones y su mejor disposición en consonancia con las modernas técnicas de merchandising.

El saber-hacer tiene unas notas características, que la distinguen:

• Transmisible. Métodos y técnicas se han puesto a punto experimentalmente y son comunicables y asimilables por los franquiciados.

• Confidencial. Son experiencias o conocimientos no inmediatamente accesibles al público y ocultos a la competencia.

• Renovable. Compromiso que suele asumir el franquiciador en el contrato. Se trata de una adaptación permanente del producto o de las técnicas comerciales o una actualización de los métodos técnicos, de gestión o de ventas.

La renovación del concepto está en relación con la competitividad de la cadena. En las franquicias de servicios se utiliza a veces la diversificación como válvula de escape.

Formación.

 En la mayoría de las franquicias no tiene sentido la transmisión abstracta de una licencia de marca con un saberhacer. Se hace necesaria la formación inicial del franquiciado y, posteriormente, la prestación de servicios permanentes de asistencia técnica o formación.

Las posibilidades son tan amplias como tipos de negocio pueden existir. En la práctica puede ser inicial y mínima, puede durar unos dos meses o, como en muchos casos, adquirir un carácter permanente; lo que posibilita la existencia de varias alternativas que se resumen a continuación: [5]

• Formación teórica y/o práctica en la sede del franquiciador, con la ayuda de sus colaboradores o especialistas.

• Sesiones de aprendizaje, bien en los centrospiloto o en alguno de los establecimientos franquiciados.

• Documentación especializada, manuales o circulares.

• Formación continúa en la sede central o en los centrospiloto.

Marca.

 Es un área esencial que imprime un carácter original y distintivo al producto o servicio franquiciable. Con el contrato se opera una cesión del derecho a utilizar una marca por el franquiciado. Por un lado, se cubre el riesgo de posible apropiación de la marca por éste y, por el otro, separar las respectivas responsabilidades. Este activo intangible es" un nombre pero también un grafismo en color, un diseño del producto o el embalaje. La forma de una botella. En las franquicias se persigue la protección de una personalización."……[6]

Lo cierto es que la originalidad y novedad son conceptos subjetivos, pero en la práctica cuando el tema llega ante un tribunal europeo ya no se exige una originalidad absoluta, sino relativa o de carácter local. En los contratos se tiene en cuenta, pues, la protección de la imagen de la marca, tanto respecto al franquiciado como a los posibles fraudes o apropiación por terceros.

La cobertura y protección real de una marca es una operación jurídica delicada a realizar en cada país. En la franquicia se recoge con especial relieve el complejo de técnicas y elementos que forman un todo personalizado e innovador, dígase imagen, logos, enseña, identificación visual, arquitectura interior y exterior.

Publicidad

La difusión del producto o servicio franquiciado se apoya considerablemente en la publicidad. El propietario de la franquicia transmite al franquiciado que opere en su zona exclusiva su "saber-hacer", el cual se legaliza y exterioriza mediante una marca. La importancia está en relación con los planes de marketing del franquiciador y las investigaciones de mercado. En el esquema siguiente se presenta un planteamiento general estratégico. La publicidad es uno de los pilares del plan de marketing para el funcionamiento con éxito de la red de franquicia y resulta por ello necesario para los directivos la realización de una estrategia que se concreta en el planeamiento general estratégico como muestra el Gráfico 1, donde se destaca el papel de la publicidad y la primacía para crear el plan de marketing que es en última instancia el medio mediante el cual se cumplimentan los objetivos del franquiciado y de la actividad de franquicia en su conjunto.

Gráfico 1- Planteamiento general estratégico.

  Fuente. http://www.5 Campus.com /lección/franquicia3/La franquicia paso a paso. Tratamiento y aspectos relevantes. Juan Vigaray, MaD. (2001). Revisado el jueves 13 de enero de 2005.

A través del plan de marketing el franquiciador cumple con sus objetivos fundamentales entre los que se encuentran la expansión de su marca hacia otros mercados, llevando a cabo los elementos que componen este plan como la estrategia de producto o servicio para garantizar la venta del producto en este caso, la política de precio donde ambas partes involucradas negocian los precios en un rango establecido, la distribución y el servicio referido al territorio que ocupa el franquiciado y por último la publicidad y promoción que garantizan el mantenimiento de la imagen comercial.  

En la figura siguiente, más específica, se puede ver la conexión e influencia de la marca en el mercado, cuya notoriedad no es posible alcanzar ni sostener sin el esfuerzo de un soporte publicitario adecuado.

  Gráfico 2- Conexión e influencia de la marca en el mercado.

  Fuente. http://www.5 Campus.com /lección/franquicia3/La franquicia paso a paso. Tratamiento y aspectos relevantes. Juan Vigaray, MaD. (2001) 13 de enero de 2005.

Esa notoriedad, el éxito y la rentabilidad de una marca de franquicia suponen, por tanto, la puesta en marcha de una política publicitaria, diseñada desde la creación de la franquicia y que afectará a todos los participantes de la red. Esta obligación se perfila en el contrato de acuerdo con tres alternativas:

•     Publicidad de apertura o lanzamiento.

•     Publicidad regional o local.

•     Publicidad nacional.

La publicidad de apertura a quien afecta en primer lugar es al propio franquiciado. Por ello, es natural que en muchos convenios se le considere como un apartado presupuestario propio del mismo. La publicidad regional o local, aunque sea desarrollada por el franquiciado, lo hace bajo la gestión y dirección general estratégica del franquiciador y la última depende en su gestión y objetivos del franquiciador.

Los gastos de publicidad son cubiertos con royalties que se separan de los que los franquiciados satisfacen por servicios. Con ello se constituye un fondo común destinado a asegurar la promoción de la cadena.

Capítulo II.

Partes contractuales en la actividad franquicia. Sus especificidades contables y financieras

2.1- Sucursal Dita. Entidad Franquiciadora.

La Sucursal Dita Santiago de Cuba se encuentra ubicada en Santo Tomás 565 altos % Aguilera y Enramadas, fue creada en el año 2003, funciona con el Código: 13 441 y se subordinada a: Dirección Sociedad Dita, tiene una (plantilla aprobada de 13 trabajadores y una plantilla cubierta por 12 trabajadores entre los que se encuentran de 20 a 30 años dos trabajadores, de 30 a 40 años tres trabajadores, y de 41 a 50 años siete trabajadores).

La Sucursal según (anexo 4) presenta la siguiente estructura: un Gerente, dos Especialistas Comercial, un Auditor, una Especialista de Recursos Humanos, una Empleada Administrativa, una Especialista de Protección Física, dos Contadores, un Jefe económico, un Analista , una Auxiliar General y un Chofer. Cuenta con seis (6) áreas entre las que se encuentran las siguientes: Gerencia, Economía, Comercial, Auditoria, Analista, y Recursos Humanos, según (anexo 1).

Su objeto social es el siguiente:

• Prestar servicios de consultoría y dictámenes técnicos a fin con la actividad de la Sociedad, arrendamiento de los productos y equipos comercializados por la Sociedad a clientes autorizados, transportación de cargas y su entrega a domicilio.

• Administrar y controlar organizaciones comerciales de servicios en Cuba y en el extranjero y prestar servicios de proyecto, montaje, elaboración, garantía, post-venta de equipos electrodomésticos, reparación y mantenimiento y otros afines en toda la gama de productos objeto de su comercialización, incluido circuitos cerrados de televisión, sistema de protección contra intrusos e incendios, de protección atmosférica externa e interna y redes de telefonía privadas, sistema de transmisión de datos así como otros tipos que surjan como resultados de avances tecnológicos.

• Realizar la compra de productos y mercancías en general, tanto de importación como de producción nacional para su almacenaje, distribución, comercialización y exportación.

• Efectuar la comercialización mayorista y minorista de equipos, instrumentos, aparatos, herramientas, artículos, materias primas, partes accesorios, piezas de repuestos, insumos electrodomésticos, refrigeración, informática en general, reproducción e impresión, automatización comercial y de oficina en general, radio y telefonía, equipos de medidas, precisión y control para la explotación del negocio fotográfico, de video y publicitario, en todas sus modalidades, mobiliarios, enseres y productos industriales y de uso doméstico en general a fines con la actividad de la sociedad.

• Ofrecer tanto en Cuba como en el extranjero servicios de proyecto, diseño, creación, montaje, elaboración, garantía, post-venta, reparación, mantenimiento y otros afines a la actividad y actuar como agente de distribución exclusiva de productos de marca en el territorio y en el extranjero.

• Ofrecer servicios gastronómicos de alimentos ligeros como complemento a la atención al consumidor en sus establecimientos y servicios afines a la actividad.

Relación de proveedores y clientes.

Para la gestión de su actividad cuenta con proveedores que se definen como, aquellos que abastecen de insumos a toda la red, con el objetivo de generar los bienes y servicios que serán demandados por los consumidores, los cuales se muestran a continuación:

Cuba Control S.A ,Sucursal Cimex Oriente Sur, Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos, Cuban Trade and Management Corporation, Asamblea Nacional Poder Popular, Audio Video de Cuba, Tecnoazúcar, Copextel Gerencia, Agencia Contratación y Empleo, Representación Provincial Santiago de Cuba, Transporte Cubalse, Unión eléctrica, Etecsa, Villa Gaviota Santiago, Complejo Gastronómico Santiago de Cuba, Central de Carga de Tarjetas, Cafetería el Rombo, Servicio Especializado Sepsa.

Los clientes se definen como aquellas personas que demandan los bienes y servicios generados por la Sucursal y dentro de los más significativos se encuentran:

Centro Comercial Plaza de Marte, Asociación Nacional de Transporte, Central de Cargas de Tarjetas, Copextel Gerencia Santiago de Cuba, Inmobiliaria Santiago, Tienda Amistad Palma de Meridiano (área franquiciada).

De forma general se puede precisar que los principales riesgos, debilidades, amenazas y oportunidades después de realizado el diagnóstico externo e interno a nivel de Sucursal son:

Fortalezas

• Profesionalidad de los trabajadores.

• Amplia variedad en electrodomésticos.

• Especialización y conocimiento de los productos que se ofertan.

• Ventas por teléfono.

• Valor agregado existente. (servicio de entrega a domicilio).

Debilidades

• Servicios de garantía en ocasiones engorroso para el cliente.(Producción Nacional)

• Lento proceso inversionista.

• Inestabilidad de abastecimiento de productos líderes.

• Aún no se ofertan los servicios de post -venta.

Amenazas

• En los convenios con productores nacionales, no siempre se cumple lo establecido y se deteriora la imagen comercial.

• Pérdida de la necesaria retroalimentación de los productos por parte del personal técnico, en los casos en los que se venden mercancías a las que no se les da garantía.

Oportunidades

• Incremento de las remesas familiares.

• Incremento de líneas aéreas Santiago-Miami.

• Aumento de estudiantes extranjeros en la ciudad.

• Aumento del número de cooperantes internacionalistas en el territorio.

• Creciente Demanda de bienes.

• Incremento del poder adquisitivo de la población y de la estimulación a los trabajadores en divisas y tarjetas magnéticas.

2.2- Tienda Palma Amistad de Meridiano. Entidad franquiciada.

La Tienda Palma Amistad de Meridiano se encuentra ubicada en Martí (bajos) entre Donato Mármol Quintín Bandera, Palma Soriano ,fue fundada el año 1994, presenta una plantilla aprobada de 39 trabajadores y la plantilla cubierta es de 37 trabajadores, cuenta con 18 áreas entre las cuales se encuentran:

Confecciones para señoras. Artículos y decorativos.

Confecciones para niños. Útiles de oficina.

Peletería. Productos alimenticios.

Bolsos y maletas. Bebidas alcohólicas.

Perfumería y cosméticos. Confituras y galletas.

Relojes y tableros. Bebidas no alcohólicas.

Electrodomésticos. Muebles enseres y otros.

Ajuares de casa. Fotografía.

Útiles del hogar. Ferretería.

Telas y sedería. Contabilidad.

En el mes de Febrero del año 2004 el área de electrodomésticos comenzó la actividad de franquicia de tipo distribuidora, la cual significa que el franquiciador actúa como mediador en las compras, selecciona productos que son fabricados por otras empresas y los distribuye a través de sus puntos de venta franquiciados en condiciones favorables. Esta franquicia también se caracteriza por ser de tipo córner aunque no cumpla en su totalidad con la explicación de esta clasificación, ya que la misma menciona que es aquella que se desarrolla dentro de otro establecimiento comercial, con un espacio franquiciado donde se venden los productos y/o se prestan los servicios del franquiciador de acuerdo con sus especificaciones, esto último no ocurre así ya que los productos no pertenecen al franquiciador ,el solo actúa como gestor de estos de forma especializada. El área franquiciada cuenta con una plantilla de (3) tres trabajadores el Jefe de Piso y dos (2) Cajeros Dependientes.

Objeto social del área franquiciada.

Efectuar la comercialización minorista de equipos, instrumentos, aparatos, herramientas, artículos, materias primas, partes accesorios, piezas de repuestos, insumos electrodomésticos, refrigeración, informática en general, reproducción e impresión, automatización comercial y de oficina en general, radio y telefonía, equipos de medidas, precisión y control para la explotación del negocio fotográfico, de video y publicitario, en todas sus modalidades, mobiliarios, enseres y productos industriales y de uso doméstico en general a fines con la actividad de la sociedad.

Relación de proveedores y clientes.

Para la gestión de su actividad cuenta con proveedores que se definen como, aquellos que abastecen de insumos a la tienda, con el objetivo de generar los bienes y servicios que serán demandados por los consumidores, los cuales se muestran a continuación:

Servicios Especializados Sepsa, Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos, Transval, Bebidas del Caribe S.A, Ministerio Comercio Minorista (MINCIN), Almacén Dita.

Los clientes se definen como aquellas personas que demandan los bienes y servicios generados por la tienda franquiciada siendo en éste caso:

La población en general.

2.3- Procedimientos contables según Instrucción Contable No 9 /03 para la aplicación de la actividad franquicia.

Mediante contrato de franquicia que aparece en (anexo 2) se establece relaciones entre las sociedades Dita SA y Meridiano SA. La Sociedad Dita en su condición de franquiciador y Meridiano como franquiciado, con el objetivo esencial de potencializar las ventas de electrodomésticos y la proyección en tal línea de negocios. A tales efectos se requiere de la identificación de los hechos económicos que se sucederán y que es necesario que se identifiquen a los efectos de poder cumplimentar con el contrato suscrito entre las partes y el cumplimiento de las normas generales de la contabilidad.

Objetivos.

Dotar a las sociedades subsidiarias de la corporación del procedimiento contable que garantice el cumplimiento de las obligaciones en cuanto a franquicia se refiere por parte de las sociedades Dita y Meridiano.

Contenido.

Se acompaña la operatoria contable que ejemplifica los hechos económicos asociados al contrato de franquicia entre ambas sociedades. Para dicha operatoria se ha tenido en cuenta lo establecido en la Resolución No 76 del 2001 que pone en vigor las relaciones mercantiles internas y cronograma de implantación elaborada por ambas sociedades.

Operatoria Contable.

Sociedad Dita SA.

a) Por la entrega de los Activos Fijos Tangibles e Intangibles a Meridiano, según correspondan:

1) Contabilizando traspaso de las vacaciones acumuladas del personal que se traslada para Meridiano.

b) Por el alta de los Útiles, herramientas y similares.

1) Creando la provisión de vacaciones acumuladas del personal que se traslada de Dita.

2) Contabilizando el pago mensual por concepto del porciento que se establezca según contrato sobre las Utilidades Brutas en Ventas.

3) Registrando pago por concepto de incumplimiento en los pagos (por ciento según contrato del total adeudado por cada día de demora).

2.4- Operatoria contable en la práctica real realizada por la empresa para la compra y distribución de mercancías relacionada con la actividad de franquicia.

Almacén central .

El almacén central es la unidad que se encarga de distribuir y aprovisionar de mercancías al área franquiciada actuando como un intermediario entre el franquiciado y el franquiciador, el cual le da a la franquicia una nueva caracterización clasificándola como distribuidora, siendo contabilizadas sus operaciones de la forma siguiente.

5)- Devoluciones por parte de las unidades franquiciadas por vicio oculto es decir cuando el cliente se lleva el producto y al probarlo en la casa éste presenta un defecto.

Sucursal Dita.

La Sucursal DITA es el agente que actúa como franquiciador su participación ocasiona diversas repercusiones económicas y financieras peculiares lo que implica la contabilización de algunos hechos económicos.

1) Crear obligación de cobro a la tienda franquiciada a partir de la conciliación con el cliente y el aviso de traspaso adjunta la factura firmada que le envía el almacén central, para la realización de ésta operación es necesario que el almacén haya realizado el paso No 3.

Área franquiciada.

Al igual que el franquiciador el franquiciado tiene la obligación de contabilizar las diversas situaciones ocasionadas por el desarrollo de la actividad de franquicia.

Compra de las mercancías (se realizan directo al almacén).

5) Cuando se recibe un aviso de pago por la Casa Matriz ubicada en La Habana.

Operaciones contables del royalty

Tanto la Sucursal Dita como el área franquiciada de la Tienda Amistad Palma de Meridiano deben reflejar el pago del royalty en sus asientos contables.

Luego de mostrar la operatoria contable de ambas partes (franquiciado y franquiciador), presentaremos de forma detallada las deficiencias encontradas en el procedimiento contable tomando como base para su análisis documentos contables y de carácter legal así como entrevistas realizadas al personal de contabilidad.

CAPITULO III.

Planteamiento de las problemáticas encontradas en el registro contable de la actividad de franquicia y las soluciones propuestas

3.1- Deficiencias en el procedimiento contable relacionados con la actividad de franquicia a partir de la aplicación de la Instrucción Contable No 9/03.

En las investigaciones y comprobaciones de las operaciones realizadas desde los meses de Febrero/04 a Agosto/04 de los pasos que debieron realizarse en el proceso de traspaso de Dita a Meridiano para garantizar la actividad de Franquicia, y su posterior funcionamiento se pudo constatar, que se incurre en violaciones de Principios de Control Interno, de Contabilidad Generalmente Aceptados ,de los Procedimientos Establecidos en el Manual de Contabilidad de Uso y Contenido de la Cuenta, Manual de Implementación de la Franquicia e Instrucción Contable 09/03 de la Dirección de Contabilidad de Cubalse ,evidenciando que no existe por parte de la Sucursal un eficiente control contable de las operaciones relacionadas con las compras de mercancías destinadas para la Franquicia Dita – Meridiano en la Tienda Amistad Palma ,de las devoluciones de las mismas a los proveedores , así como del cálculo de los márgenes comerciales por concepto de devoluciones de efectivo por compras antes de la fecha de traspaso de las unidades que fueron de Dita, y que la Sucursal no ha exigido a la Tienda Amistad Palma de Meridiano.

Existe además una utilización inadecuada dentro de la Intrucción Contable 9/03 de la cuenta de gastos por concepto del porciento por pago de royalty denominándola gastos de operaciones comerciales, así como la definición de cuentas de gastos para otras actividades como asesoramiento del personal, cursos de capacitación, remodelación del local etc.

Según el Contrato de Franquicia (anexo1) entre el franquiciador Dita y el franquiciado Meridiano en el aspecto seis (6) correspondiente a la forma de pago, establece que se debe pagar en concepto de royalties el 31% de las utilidades netas lo cual según la verificación documental se incumple ya que no se tienen en cuenta las devoluciones realizadas por los clientes ni por vicio oculto, de las operaciones correspondientes al período posterior a la implantación de la franquicia.

En cuanto a las operaciones contables relacionadas con el pago del royalty en el caso del franquiciador se incumple en el registro mensual de las conciliaciones ya que debe esperar que la Sociedad envíe el aviso de cobro para contabilizar la operación.

Según la práctica internacional de la franquicia el franquiciado deberá pagar un canon de entrada al franquiciador por el derecho de utilización de la marca la cual se reconoce como un activo fijo intangible que deberá amortizarse según su vida económica estimada a través del contrato, generalmente por el método lineal lo cual no ha sido realizado entre ambas partes. A pesar de aparecer la operatoria contable relacionada con esta operación en la Instrucción Contable No 9/03, la misma fue creada erróneamente con el objetivo de registrar la reparación del edificio ,lo que anteriormente fue erradicado por medio de una circular llevándose correctamente a la cuenta de activo fijo tangible.

No se efectuó por parte de la Tienda Amistad Palma de Meridiano la Certificación del Movimiento de Inventarios (anexo 3) a la Sucursal al cierre del primer semestre de comenzada la actividad de Franquicia, viólandose lo que establece el Manual de Implementación de la misma.

Actualmente en las tiendas franquiciadas se está confrontando dificultades con las mercancías que entran al almacén de Meridiano con destino a Dita franquicia las cuales pueden detectársele algún defecto o irregularidad y ser devueltas al proveedor antes de llegar a su destino final trayendo como consecuencia que se hayan reportado al franquiciador devoluciones de mercancías que nunca llegaron a esa área, con relación al franquiciador dejaron de registrar en la contabilidad las mercancías recibidas por almacén Dita Matanzas y del proveedor COPEXTEL trayendo como consecuencia que la certificación del inventario que Meridiano emite a Dita no puede ser verificada por esta última, ni la veracidad de la misma al no contar con esa información.

La Tienda Amistad Palma de Meridiano no realizó traspaso de Inventario Físico al inicio de la Actividad de Franquicia Dita- Meridiano, trayendo como consecuencia que se dejaron de certificar y pagar a la Sucursal- Dita montos correspondientes al 31% de las Utilidades Netas.

En la revisión de los soportes documentales de las conciliaciones de las Ventas, desde el mes de Febrero hasta el mes de Agosto/04 existen diferencias en los meses de Abril a Agosto/04, con el descuento del margen comercial por concepto de devoluciones de efectivo de mercancías que fueron vendidas antes del traspaso por Dita dejándose de certificar y pagar a la Sucursal Dita.

El Contrato de Franquicia suscripto por las Sociedades de Dita y Meridiano, carece de la fecha en que entrará en vigor, los términos del mismo, el tiempo de duración, así como la fecha en que fue firmado por ambos Directores Generales, violándose lo establecido en el Manual de Implentación de Franquicia y el Decreto Ley No 15 de 1978 , artículos del 2 al 8 ( Anexo 5).

3.2- Soluciones a los problemas encontrados.

Luego de mencionar las deficiencias encontradas realizamos las propuestas del registro contable para la actividad de franquicia que permitirán perfeccionar la contabilidad posibilitando la erradicación de los problemas hallados.

Contabilidad del franquiciador:

En cuanto a las operaciones contables relacionadas con el pago del royalty se incumple en el registro mensual de las conciliaciones, ya que deben esperar que la Sociedad envíe el aviso de cobro para contabilizar la operación lo que afecta los resultados de la entidad fundamentalmente al finalizar el periodo contable por lo que procedemos a la propuesta siguiente:

a) Contabilizando el cobro del royalty en el término de los días 8 y 12 de cada mes.

Con el objetivo de solucionar la no existencia de una operatoria contable para el registro de los gastos de franquicia relacionados con los gastos de capacitación de la empresa relacionados con la realización de los cursos de formación o gastos de profesionales externos para prestar los servicios se propone el siguiente asiento contable.

La siguiente propuesta responde a la obligación financiera que contrae el franquiciado con el franquiciador, este último procederá al cobro de la venta del activo fijo intangible (reputación, imagen, marca o know-how), donde el franquiciado deberá pagar un canon de entrada al franquiciador por el derecho de utilización de la marca la cual se reconoce como un activo fijo intangible.

c) Reconocimiento por el franquiciador y cobro del canon de entrada por permitir el uso de su marca comercial como un activo fijo intangible.c.1)

Con el objetivo de solucionar la no existencia de una operatoria contable para el registro de los gastos de publicidad los cuales se contabilizan de forma global, proponemos a través de un ejemplo ilustrativo los asientos contables relacionados con este hecho económico.

Ejemplo ilustrativo

El franquiciador ha realizado una campaña de publicidad de mantenimiento de imagen cuyo costo ha sido de $20 000.00 en la cual, según contrato, el franquiciado participara en un 20% debiendo pagar en compensación el 2% sobre las ventas realizadas alcanzando estas durante un período $4000.00 que se cobran a los 30 días de finalizar éste.

• a) La campaña de publicidad es un gasto para el franquiciador que se contabiliza cuando se incurre en la misma, teniendo en cuenta a la hora de su pago la cuantía que corresponde al franquiciado.

En el caso de que el monto referente a los gastos de publicidad sea muy grande se cargará a la cuenta de gastos diferidos.

Contabilidad del franquiciado.

Con el objetivo de realizar una contabilización adecuada de la cuenta de gastos relacionado con el pago del royalty ,el cual debe ser registrado como gasto financiero, en este caso interno por pertenecer las unidades a la misma Corporación, proponemos lo siguiente:

• a) Registro del Pago del royalty (31%) utilizando la cuenta de gastos adecuada según las obligaciones financieras establecidas en el contrato.

En el caso que la franquicia sea realizada con empresas que no pertenezcan a la misma Corporación se deberá utilizar las cuentas siguientes: Cuentas por pagar externas a proveedores y Gastos Financieros Externos.

A continuación mostramos los asientos contables que permitirán al franquiciado reconocer el derecho del uso de la marca como activo fijo intangible, hecho que no ha sido reconocido por ninguna de las partes y que es la esencia en la aplicación de esta herramienta, la amortización del activo fijo intangible así como la cancelación de su saldo al finalizar el periodo establecido según contrato.

a) Registro del activo fijo intangible por el derecho de uso de la marca y de los servicios técnicos ofrecidos por Dita que se debe traducir como canon de entrada.

A continuación mostramos el contenido de las cuentas utilizadas en las propuestas de asientos contables anteriores para el conocimiento de su uso y la utilización adecuada de las mismas.

136- Otras cuentas por cobrar internas.

Se registran en esta cuenta las operaciones efectuadas y facturadas entre las sociedades subsidiarias de la corporación y que no están referidas a las ventas de productos y servicios, así como a los trabajos ejecutados. Contempla entre otros conceptos tales como: Ventas de activos fijos, arrendamiento de activos fijos, vacaciones acumuladas por traslado de personal, aporte entregado para la reserva, etc.

Esta cuenta se analiza por unidad organizativa y esta por documento emitido (factura), tanto en moneda nacional como en divisa convertible. Su naturaleza es deudora.

Se debita por.

• Los importes de las operaciones efectuadas y facturadas.

Se acredita por.

• Los importes de los cobros efectuados.

943 Ingresos financieros internos.

Se registran en esta cuenta los ingresos provenientes de operaciones financieras con unidades organizativas de la corporación, por conceptos tales como intereses ganados, cargos por comisiones, servicios bancarios, etc.

Su naturaleza es acreedora y su saldo se cancela al final del periodo económico anual contra la cuenta "RESULTADO". Se analiza tanto en moneda nacional como en divisa convertible.

Se acredita por:

• Los ingresos obtenidos por conceptos de ingresos financieros internos.

Se debita por:

• El traspaso de su saldo al final del periodo económico anual contra la cuenta resultado.

332 Partidas transferidas confirmadas entre unidades de una misma sociedad.

Se registran en esta cuenta los importes de las notificaciones, mediante las cuales se acreditan las confirmaciones efectuadas por las unidades receptoras de los recursos. Su naturaleza es deudora.

Se debita por:

• Los importes de los créditos, que representan las confirmaciones efectuadas por las unidades receptoras de los recursos, utilizando como contrapartida la cuenta 331"Partidas transferidas pendientes de confirmar entre unidades de una misma sociedad ".

Se acredita por:

• La cancelación de su saldo al final del periodo económico anual, contra la cuenta 630 "Cierre cuentas de compensación"

418 Otras cuentas por pagar externas.

Se registra en esta cuenta las operaciones efectuadas y facturadas con entidades no pertenecientes a la corporación, las cuales no están referidas a las compras de productos y servicios, así como a trabajos ejecutados. Contempla entre otros conceptos tales como: Compra y arrendamiento de activos fijos. Esta cuenta se analiza por entidades y estas por documentos recibidos (facturas) tanto en moneda nacional como en divisa convertible. Su naturaleza es acreedora.

Se acredita por:

• Los importes de las operaciones efectuadas y facturadas.

Se debita por:

• Los importes de los pagos efectuados.

841 Gastos financieros internos.

Se registran en esta cuenta los gastos en que incurren las unidades organizativas de la corporación por concepto de operaciones financieras con entidades ajenas a ella, tales como: intereses, gastos por comisiones y servicios bancarios, fluctuaciones de tasas de cambios, multas, sanciones, morosidad, e indemnización, descuentos por pronto pago, bonificaciones concedidas a los clientes, etc.

Su naturaleza es deudora y su saldo se cancela al final del periodo económico anual contra la cuenta "Resultado". Reanaliza tanto en moneda nacional como en divisa convertible.

Los gastos contabilizados en esta cuenta, deben ser analizados por los subelementos establecidos en el clasificador de cuentas corporativo.

Se debita por:

• Los importes de los gastos financieros externos, analizados por los subelementos establecidos en el clasificador de cuentas corporativo.

Se acredita por:

• La cancelación de su saldo al final del periodo económico anual contra la cuenta "Resultado".

412 Cuentas por pagar internas a proveedores.

Se registran en esta cuenta las obligaciones que se originan dentro de la propia corporación por operaciones entre las unidades organizativas que la conforman, no respaldadas por documentos mercantiles de crédito de carácter legal. Su naturaleza es acreedora y su saldo representa las obligaciones pendientes de pago. Debe ser analizada por unidades organizativas y estas por cada documento recibido y pagado, tanto en moneda nacional como en divisa convertible.

Se acredita por:

• Los importes de los artículos comprados, amparado por los documentos de recepción en el almacén, los cuales deben estar acompañados por las facturas correspondientes.

• Los importes de los servicios recibidos, cuyas facturas deben ser firmadas por la persona que los solicitó, como aceptación de ellos.

• Por los documentos de los constructores por las inversiones materiales en proceso.

Se debita por:

• Los importes de los pagos efectuados.

• Devoluciones por diferencias en precios, roturas durante la transportación, y otras reclamaciones.

820 Gastos de operaciones comerciales.

Se registran en esta cuenta los gastos operacionales en que incurre la actividad de comercialización (abastecimiento y distribución, comercio mayorista y minorista). También incluye los gastos relacionados con la dirección y administración de esa actividad. Los gastos que en ella se contabilizan deben analizarse por los subelementos establecidos en clasificador de cuentas corporativo.

Su naturaleza es deudora y su saldo representa los gastos incurridos. El saldo de esta cuenta se traspasa al final del periodo económico anual contra la cuenta "Resultado".

Se debita por:

• Los gastos incurridos analizados por los subelementos establecidos en clasificador de cuentas corporativo.Se acredita por:

• El traspaso de su saldo al final del periodo económico anual contra la cuenta "Resultado".

203 Activos Fijos Intangibles.

Se registra en esta cuenta el importe de los bienes no materiales que se poseen para llevar a cabo las actividades operativas. Su característica fundamental es que no adoptan forma corpórea y solo son visibles en el instrumento legal que justifica el derecho a su usufructo.

Los activos fijos intangibles se registran solo si se ha tenido que pagar algún costo de adquisición o desarrollo para obtenerlos. En algunos casos se amortizan, lo que equivale a recuperar lo invertido mediante su absorción como costos o gastos. Incluyen entre otros, patentes, marcas de fábricas, nombres comerciales, franquicias, propiedad intelectual, programas computacionales, mejoras en propiedades no pertenecientes a la sociedad, etc.

Se debita por:

• La adquisición de estos bienes.

Se acredita por:

• Su valor inicial al darse de baja.

348 Amortización de Activos Fijos Intangibles.

Se registran en esta cuenta la pérdida de valor que sufren ciertos activos fijos intangibles, por el vencimiento del tiempo establecido como término de usufructo.

Se acredita por:

• La tasa de amortización correspondiente al periodo.

Se debita por:

• La baja de los activos fijos intangibles.

136 Otras cuentas por cobrar internas.

Se registran en esta cuenta las operaciones efectuadas y facturadas entre las sociedades subsidiarias de la corporación y que no están referidas a las ventas de productos y servicios, así como a los trabajos ejecutados. Contemplan entre otros conceptos tales como: ventas de activos fijos, arrendamiento de activos fijos, vacaciones acumuladas por traslado de personal, aporte entregado para la reserva, etc.

Esta cuenta se analiza por unidad organizativa y esta por documento emitido (factura), tanto en moneda nacional como en divisa convertible. Su naturaleza es deudora.

Se debita por.

• Los importes de las operaciones efectuadas y facturadas.

Se acredita por.

• Los importes de los cobros efectuados.

107 Efectivo en banco cuenta de operaciones cuc.

Representa en las unidades organizativas de la Corporación la existencia de medios monetarios en banco, en divisas convertibles. Su naturaleza es deudora.

Se debita por.

• Los importes de los depósitos y otros créditos efectuados.

Se acredita por.

• Los pagos y transferencias efectuadas.

Al finalizar la descripción del contenido de las cuentas utilizadas en los asientos contables propuestos relacionados con las deficiencias encontradas procederemos a la realización de estados que permitan erradicar las problemáticas relacionadas con el control de la actividad franquicia.

401 Cuentas por pagar internas proceso inversionista.

Se registran en esta cuenta las obligaciones contraídas con las Sociedades de la propia Corporación, por operaciones relacionadas con el proceso inversionista tales como adquisición de Activos Fijos, de materiales de construcción, equipos por instalar y por la contratación de inversiones materiales (cuenta 201, Activos Fijos Tangibles, 203 Activos Fijos Intangibles, 204 Activos Fijos en Ejecución, 206 Activos Fijos en Ejecución con medios propios y 207 Materiales de construcción y equipos por instalar proceso inversionista).

Su saldo es acreedor. Se analiza por proveedores y estos por cada documento recibido (facturas, avances de obra).

Se acredita por:

• Los documentos recibidos (facturas, avances de obra).

• Las obligaciones contraídas con las entidades ejecutoras de las inversiones materiales y suministradoras de los materiales y equipos.

• Por los importes pendientes de reintegro al final del año por las inversiones ejecutadas con medios propios.

Se debita por:

• Los pagos y reintegros efectuados.

335 Movimiento de recursos monetarios divisa convertible activo.

Se registran en esta cuenta las entregas de recursos monetarios en divisas convertibles por operaciones entre unidades de la misma sociedad o entre unidades de distintas sociedades de la corporación.

Su naturaleza es deudora.

Se debita por:

• Los importes que representan las entregas de recursos monetarios.

Se acredita por:

La cancelación de su saldo al final del periodo económico anual, contra la cuenta 630 "cierre cuentas de compensación".

535 Movimiento de recursos monetarios divisa convertible pasivo.

Se registran en esta cuenta las recepciones de recursos monetarios en divisas convertibles por operaciones entre unidades de la misma sociedad o entre unidades de distintas sociedades de la corporación. Su naturaleza es acreedora.

Se acredita por:

Los importes que representan los recursos monetarios recibidos.

Se debita por:

La cancelación de su saldo al final del periodo económico anual, contra la cuenta 630 "cierre cuentas de compensación".

La siguiente cuenta no aparece en el Clasificador de Cuentas Corporativo pero por su importancia dentro de las propuestas de asientos contables procederemos a la explicación de su contenido.

Provisión para gastos de franquicia.

Se registran en esta cuenta el importe de la provisión que se calcula para cubrir los gastos de publicidad. Su naturaleza es deudora.

Se debita por:

El importe que se calcula cuando se crea o por el incremento de la provisión como resultado de la evaluación que se realice.

Se acredita por:

La cancelación de los importes por el pago de los gastos de publicidad.

Con relación al control de los resultados relacionados con el área franquiciada como centro de utilidad.

Según la terminología actual se denomina centro de utilidad aquel que controla los ingresos y los costos, aunque no ha sido reconocido como tal en esta entidad siendo denominado por ellos como centro de costo. Se debe mencionar que como centro de utilidad el área franquiciada de la tienda Amistad Palma de Meridiano solo controla los ingresos por venta, el costo de las mercancías y las devoluciones de etapas anteriores pertenecientes a Dita dejándose de tener en cuenta una serie de gastos que se incurren en esta actividad, los que se llevan de forma global trayendo como consecuencia que no se pueda conocer cuales son los resultados específicos en esta área y su influencia en los resultados económicos de la Tienda.

Para poder confeccionar un informe de evaluación de la actividad franquicia realizamos una selección de los elementos que afectan esta área y luego elaborarmos un prorrateo de los mismos tomando la base de distribución adecuada para cada caso, para ello nos apoyamos en los datos de los Estados Financieros (anexos 6, 7, 8). A continuación mostramos la hoja de trabajo para la distribución de los gastos:

Tienda Amistad Palma de Meridiano (área franquiciada).

Hoja de trabajo por distribución de gastos.

Cálculos: 1) 19815.19/ 420705.02= 0.0470999*25808.12=1215.55

2) 12483.59/1162700.30=0.0107307*216048.30=2319.65

3) 5203.91 / 1162700.30=0.0044754*216048.30=966.90

4) 2102.50 /584081.88 =0.0035996*126625.90=455.80

5) 9360.00 /77.4 =120.93*31=3748.83

6) 11713.80 /1162700.30=0.0100746*216048.30=2176.60

7) 799.45 /18 =44.41*3=133.24

8) 861.67 /584081.88 =0.0014752*126625.90=186.80

9) 13947.73/1162700.30=0.0119955*216048.30=2591.60

Luego de obtener los resultados del prorrateo de los gastos elaboramos el informe de evaluación de la actividad como propuesta para el control de los elementos que se deben tener en cuenta como centro de utilidad, informe que no es confeccionado por la entidad franquiciada para esta actividad.

Fuente: elaborado por los autores.

Según el contrato de franquicia (anexo2) aspecto No 6. Forma de pago, se plantea que Meridiano pagará a Dita en conceptos de royalty el 31% de las utilidades netas en cuc obtenidas en la explotación del negocio que es objeto del presente contrato, al término de cada periodo de ejercicio. Tal obligación esta referida a las unidades de Dita que entran en régimen de franquicias y se transfieren a Meridiano, pagos que realiza Meridiano a Dita luego de deducir de los ingresos por venta solamente el costo de las mercancías y las devoluciones de etapas anteriores a la franquicia perteneciente a Dita descontándose solo por este concepto el margen comercial, sin tener en cuenta las devoluciones de las mercancías proveídas por Dita como franquiciador, contrario también a la práctica internacional de esta actividad en la cual se toma como base para el pago del royalty la utilidad bruta.

A continuación se muestra la propuesta del Estado de Resultado para el cálculo del pago del royalty que debe realizar el área franquiciada según lo establecido en el contrato de franquicia aspecto seis, forma de pago (anexo2).

Tienda Amistad Palma de Meridiano (área franquiciada).

Estado de resultados

Según la práctica internacional el pago del royalty lo efectúan sobre la utilidad bruta con el objetivo de que el resultado final no se vea afectado por una serie de gastos en que incurre el franquiciado, que aún siendo propio de la actividad no debe afectar el ingreso del franquiciador.

Tienda Amistad Palma de Meridiano (área franquiciada).

Estado para el cálculo del pago del royalty según práctica internacional.

Año terminado 2004.

Utilizando los resultados que nos brinda la realización de la propuesta del Estado de Resultado del área franquiciada para el cálculo del pago del royalty procedemos a realizar un análisis del indicador de rentabilidad sobre las ventas, entre el año 2004 con respecto al año 2003 lo cual no es posible efectuar sin conocer el valor de los gastos que afecten la actividad de forma específica de ahí la importancia de la realización del prorrateo de los gastos.

Razón de rentabilidad para el año 2004 y 2003.

Esta razón indica que el área franquiciada en el año 2004 por cada peso de ventas netas realizadas obtiene $ 0.17 de utilidad neta.

Rentabilidad sobre las ventas = $3581/ 23877.81 = 0.15*100= 15%

Esta razón indica que el área de electrodomésticos en el año 2003 por cada peso de ventas netas realizadas obtiene $ 0.15 de utilidad neta.

Con la realización de esta comparación entre el año 2004 y 2003 del indicador de rentabilidad sobre las ventas netas demostramos que con la aplicación de la franquicia los resultados económicos mejoran, indicando un incremento de este indicador.

Conclusiones

• 1. En Cuba no aparece explotada la herramienta comercial franquicia por no existir conocimientos desde el punto de vista teórico y práctico de su modo de actuación.

• 2. La franquicia no debe constituir un medio para eliminar deficiencias económicas; porque en su esencia es un método original de distribución de un buen producto o servicio.

• 3. Existe una contradicción desde el punto de vista contable entre lo regulado en la Instrucción Contable No 9 /03 y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

• 4. La no coincidencia en el tiempo entre el pago del royalty por el franquiciado y la confirmación de este acto por la Casa Matriz al franquiciador afecta el registro contable del hecho en el momento que ocurre.

• 5. El Balance General que muestra el franquiciado no es una fotografía de los activos fijos con que cuenta la entidad al no mostrar los activos fijos intangibles en el mismo.

• 6. Muchas de las limitaciones asociadas al registro contable de la actividad franquicia obedece a que las entidades afectadas no capacitaron inicialmente a sus directivos y personal asociados con la misma.

• 7. Los resultados obtenidos en el Capítulo III confirman que la utilización de la franquicia mejora los resultados económicos de las dos partes involucradas: franquiciado y franquiciador.

Recomendaciones

• 1) Perfeccionar el sistema contable de las partes involucradas en la actividad franquicia que permita medir y evaluar sus resultados de una manera más objetiva y ampliar el mercado a otras unidades de ventas en el menor período.

• 2) Valorar las propuestas de asientos contables referidos a: pagos del royalty, gastos de publicidad, canon de entrada, gastos relacionados con los servicios de asesoramientos técnicos.

• 3) Incluir en el contrato los temas referidos a la duración del mismo, posibilidad de rescisión y de aceptación de sucesión, métodos de armonización de la gestión y de la contabilidad y las condiciones de la publicidad.

• 4)  Separar un área contable por parte de las unidades franquiciadas.

• 5) Capacitar al personal en materia de franquicia de forma sistemática.

• 6) Solicitar un presupuesto para los gastos por concepto de publicidad y promoción para los gastos de la actividad de franquicia.

• 7) Valorar el porciento destinado al pago del royalty teniendo en cuenta que en las normas internacionales se comporta hasta un 20%.

Bibliografía

Contabilidad Intermedia 5 y 6

Corporación Cubalse. Convertidor de Cuentas Corporativas

Casa Matriz Grupo Cubalse .Dirección Contable No 9/03 Sobre el tratamiento Contable para la Implementación del Contrato de Franquicia entre las Socidades Subsidarias Dita S.A y Meridiano S.A.

Lesgilación económica. Contratos economitos y Arbitraje estatal .Ediciones Juridicas .La Habana,1984.Editorial de Ciencias Sociales.

Revista Venezolana de Análisis de Coyuntura,2004,volumen x, No 1(enero-Febrero)

Revista Actualidad Financiera No 26 /26 de Junio -2 de Julio de 1995.

Autor:

Nilda Yisel Álvarez García

Daimir Rodríguez Mesa

Universidad de Oriente.

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.

Carrera Contabilidad y Finanzas.

Tesis presentada en opción del título de Licenciado en Contabilidad y Finanzas

[1] Revista venezolana de análisis de coyuntura, 2004, volumen x, No 1 (enero – junio) Pág. 251.

[2] Asociación mexicana de franquicia, Por la expansión internacional de la franquicia. Experiencia mexicana. (2004). Pág. 3. (htttp://www.profranquiciadores.com)

[3] Riera, Alfonso (2001). “Lo elemental de las franquicias”. Pág. 27. (htttp://www.profranquicias.com).

[4] Vigaray, MaD Juan. (2001). La franquicia paso a paso. Tratamiento y aspectos relevantes ( http://www.5 Campus.com /lección/franquicia3/)

[5] htttp://www.5campus.com./lección/franquicia3 .Vigaray Mad Juan (2001). La Franquicia Paso a Paso: Tratamiento y Aspectos Relevantes.

[6] Vigaray MaD, Juan. (2001) La franquicia paso a paso. Tratamiento y aspectos relevantes.( http://www.5 Campus.com /lección/franquicia3/ )