Estudio de ingeniería de métodos, en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz (página 2)

12. Simplificación de los problemas de dirección de la empresa.

13. Mejoramiento de los servicios a los consumidores.

14. Elaboración de planes de mantenimiento.

3.37.2 Aplicaciones del tiempo estándar

1. Para determinar el salario que produce desventaja por esa tarea específica, sólo es necesario convertir el tiempo en valor monetario.

2. Ayuda a la planeación de la producción. Los problemas de producción y de ventas podrán basarse en los tiempos estándares después de haber aplicado la medición del trabajo de los procesos respectivos, eliminando una planeación defectuosa basada en las conjeturas o adivinanzas.

3. Facilita la supervisión, cuyo trabajo está relacionado con hombres, materiales, máquinas, herramientas y métodos; los tiempos de producción le servirán para lograr la coordinación de todos los elementos, sirviendo como un patrón para medir la eficiencia productiva de su departamento.

4. Es una herramienta que ayuda a establecer estándares de producción precisos y justos. Además de indicar lo que puede producirse en un día normal de trabajo, ayuda a mejorar los estándares de calidad.

5. Ayuda a establecer las cargas de trabajo. Facilita la coordinación entre los obreros y las máquinas, y proporciona a la gerencia bases para inversiones futuras en maquinaria y equipo en caso de expansión.

6. Ayuda a formular un sistema de costeo estándar. El tiempo estándar al ser multiplicado por la cuota fijada por hora, nos proporciona el costo de mano de obra directa por pieza.

7. Proporciona costos estimados. Los tiempos estándar de mano de obra, presupuestará el costo de los artículos que se planea producir y cuyas operaciones serán semejantes a las actuales.

8. Proporciona bases sólidas para establecer sistemas de incentivos y su control. Se eliminan conjeturas sobre la cantidad de producción y permite establecer políticas firmes de incentivos a obreros que ayudarán a incrementar sus salarios y mejorar su nivel de vida; la empresa estará en mejor situación dentro de la competencia, pues se encontrará en posibilidad de aumentar su producción reduciendo costos unitarios.

9. Ayuda a entrenar a nuevos trabajadores. Los tiempos estándar serán parámetro que mostrará a los supervisores la forma como los nuevos trabajadores aumentan su habilidad en los métodos de trabajo.

3.37.3 Ventajas de la aplicación de los tiempos estándar:

1. Reducción de los costos; al descartar el trabajo improductivo y los tiempos ociosos, la razón de rapidez de producción es mayor, esto es, se produce un mayor número de unidades en el mismo tiempo.

2. Mejora de las condiciones obreras; los tiempos estándar permiten establecer sistemas de pagos de salarios con incentivos, en los cuales los obreros, al producir un número de unidades superiores a la cantidad obtenida a la velocidad normal, perciben una remuneración extra.

3.38 TOLERANCIA Consiste en la adición de un suplemento o margen que se deben tener cuenta las numerosas interrupciones, retrasos y movimientos lentos producidos por la fatiga inherente a todo trabajo.

3.39 GENERALIDADES Mientras el observador del estudio de tiempos está realizando un estudio, se fijará, con todo cuidado, en la actuación del operario durante el curso del mismo. Muy rara vez esta actuación será conforme a la definición exacta de los que es la " normal ", o llamada a veces también "estándar". De aquí se desprende que es esencial hacer algún ajuste al tiempo medio observado a fin de determinar el tiempo que se requiere para que un individuo normal ejecute el trabajo a un ritmo normal.

El tiempo real que emplea un operario superior al estándar para desarrollar una actividad, debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo modo, el tiempo que requiere un operario inferior estándar para desarrollar una actividad, debe aumentarse para igualarlo al del trabajador normal; del mismo modo, el tiempo que requiere un operario inferior al estándar debe reducirse al valor representativo de la actuación normal. Sólo de esta manera es posible establecer un estándar verdadero en función de un operario normal.

3.40 MUESTREO DE TRABAJO Es una técnica que se utiliza para investigar las proporciones del tiempo total dedicada a las diversas actividades que componen una tarea, actividades o trabajo. Los resultados del muestreo sirven para determinar tolerancias o márgenes aplicables al trabajo, para evaluar la utilización de las máquinas y para establecer estándares de producción.

3.41 MÉTODO DEL RANGO DE ACEPTACIÓN Consiste en realizar un conjunto de muestra bajo un nivel de confianza determinado que obliga a las mismas a satisfacer el estudio de ellas, se define la lectura mayor y menor que garantiza que aquellos valores que no estén dentro de ese rango no son recomendados para el estudio; se trabaja con la probabilidad T-Student.

Figura 1: Esquema de límites de rango de aceptación

3.42 MÉTODO DE GENERAL ELECTRIC Es un método que establece el número de ciclos a estudiar en función de la duración de los mismos y es el más recomendado cuando los tiempos de ejecución son largos, para ello, la compañía estableció una tabla con los valores aproximados al Número de ciclos a observar.

Tabla1: Tabla utilizada para el método de general electric

3.43 CALIFICACIÓN DE VELOCIDAD El sistema de calificación debe ser exacto, evaluar la influencia del juicio personal del analista, cuando exista variación en los estándares mayores que la tolerancia de 5 % se debe mejorar o sustituir. Debe ser simple, conciso, de fácil explicación y con puntos de referencias bien establecidos.

3.44 MÉTODOS 1.- Sistema Westinghouse (más utilizado) 2.- Sistema Westinghouse Modificado 3.- Calificación Simétrica 4.- Calificación por Velocidad 5.- Calificación Objetiva 3.44.1 Sistemas westinghouse (ver anexo 4) La calificación de la actuación es el paso más importante del procedimiento de medición de trabajo, ésta, es una técnica para determinar con equidad el tiempo requerido para que el operario normal ejecute una tarea después de haber registrado los valores observados de la operación de la operación en estudio. No hay ningún método universalmente aceptado para calificar actuaciones, aun cuando a la mayoría de las técnicas se basan primordialmente en el juicio del analista de tiempos. Uno de los sistemas de calificación más, antiguos y de los utilizados más ampliamente, es el desarrollado por la Westinghouse Eledric Company, en donde se consideran cuatro factores al evaluar la actuación del operario, que son: habilidad, esfuerzo o empeño, condiciones y consistencia.

3.44.2 Habilidad Pericia en seguir un método, se determina por su experiencia y sus aptitudes inherentes como coordinación natural y ritmo de trabajo, aumenta con el tiempo.

3.44.3 Esfuerzo Demostración de la voluntad para trabajar con eficiencia, rapidez con que se aplica la habilidad, está bajo el control del operario.

3.44.4 Condiciones Aquellas que afectan al operario y no a la operación, los elementos que incluyen son: ruido, temperatura, ventilación e iluminación.

3.44.5 Consistencia Se evalúa mientras se realiza el estudio, al final, los valores elementales que se repiten constantemente tendrán una consistencia perfecta.

3.44.6 Fatiga

a) Es el estado de la aptitud física o mental, real o imaginaria, de una persona, que incluye en forma adversa en su capacidad de trabajo.

b) Cualquier cambio ocurrido en el resultado de su trabajo, que está asociado con la disminución de la producción del empleado.

c) Reducción de la habilidad para hacer un trabajo debido a lo previamente efectuado.

3.44.7 Propósitos Agregar un tiempo suficiente al Tiempo de Producción Normal que permita al operario de tipo medio cumplir con el estándar a ritmo normal. Se expresa como un multiplicador, de modo que el tiempo normal, que consiste en elementos de trabajo productivo, se pueda ajustar fácilmente al tiempo de margen.

Si las tolerancias son demasiadas altas los Costos de Producción se incrementan indebidamente y si los márgenes fueran bajos, resultarán estándares muy estrechos que causarán difíciles relaciones laborales y el fracaso eventual del sistema.

3.45 MÉTODO SISTEMÁTICO PARA ASIGNAR TOLERANCIA POR FATIGA

Evaluar de forma objetiva y a través de la observación directa, el comportamiento de las actividades ejecutadas por el operario, mediante un conjunto de factores los cuales poseen una puntuación según el nivel (evaluación cualitativa y cuantitativa). La sumatoria total de esos valores determina el rango y la clase (%) a que pertenece, según la Jornada de Trabajo que aplique, para asignarle un porcentaje del tiempo total que permita contrarrestar la fatiga. La fórmula correspondiente para este método es la siguiente:

3.46 NORMALIZACIÓN DE TOLERANCIAS Deducir de la jornada de trabajo los tiempos por concepto de suplementos o márgenes fijos de forma tal que se obtenga la jornada efectiva de trabajo, luego se determina cual es el porcentaje que representan las tolerancias por fatiga y necesidades personales del tiempo normal.

3.47 PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICO PARA DETERMINAR EL TAMAÑO DE LA MUESTRA

1. Definir el Coeficiente de Confianza (c), el cual va a depender del conocimiento del proceso y manejo de la herramienta. Utilizando la tabla de t student, se interpola para hallar el valor de TC. (Ver anexo 4).

2. Definir el Intervalo de Confianza (I):

3. Determinar la Desviación Estándar (S):

4. Determinar el Intervalo de la muestra (Im):

5. Criterio de Decisión:

6. Nuevo tamaño de la muestra N":

3.48 PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL TIEMPO ESTÁNDAR El tiempo estándar se determina sumando el tiempo asignado a todos los elementos comprendidos en el estudio de los tiempos. Los tiempos elementales o asignados se evalúan multiplicando el tiempo elemental medio transcurrido, por un factor de conversión.

Dónde:

TE = tiempo normal TN = Tiempo normal

3.49 TIEMPO REAL El tiempo real se define como el tiempo medio del elemento empleado realmente por el operario durante un estudio de tiempos.

3.50 TIEMPO NORMAL La definición de tiempo normal se describe como el tiempo requerido por el operario normal o estándar para realizar la operación cuando trabaja con velocidad estándar, sin ninguna demora por razones personales o circunstancias inevitables.

Procedimiento: TN = TPs x Cv 1. Seleccionar el trabajo que va a ser estudiados.

2. Registrar todos los datos necesarios.

3. Examinar los datos registrados y comprobar si son utilizados los mejores métodos y movimientos.

4. Medir la cantidad de trabajo, seleccionado la técnica de medición más adecuada para el caso.

5. Aplicar calificación y tolerancias en caso de utilizar cronometraje.

6. Definir las actividades y el método de operación a los que corresponde el tiempo computado.

3.51 PASOS PARA CALCULAR EL TIEMPO ESTÁNDAR

1. Cálculo de TPS:

2. Calcular Cv:

3. Cálculo de TN

4. Análisis de Tolerancias. (Tabla para la asignar tolerancias) (Ver anexo 5 y 6)

5. Factores de Fatiga (Condiciones de Trabajo).

Temperatura

Condiciones Ambientales

Humedad

Nivel de Ruido

Iluminación

Duración del Trabajo Repeticiones del Ciclo Esfuerzo Físico

Esfuerzo Mental o Visual

Posición de Trabajo 6. Cálculo de la Fatiga:

7. Cálculo de JET

9. Cálculo de Tiempo Estándar

8. Normalizando

3.52 SISTEMA DE GESTIÓN Un sistema de gestión es aquel que sirve de ayuda para lograr las metas y objetivos de una organización, a través de una serie de estrategias, entre las cuales se encuentra la optimización de los procesos y el enfoque basado en la gestión y la disciplina. Es decir un Sistema de Gestión, involucra a un conjunto de etapas integradas en un proceso continuo, que funcionan hasta lograr su mejora definitiva.

De esta manera un Sistema de Gestión logra que las empresas funcionen correctamente como unidades completas, que tienen una visión compartida, lo cual requiere compartir la información, las evaluaciones comparativas, el trabajo en equipo y el funcionamiento más adecuado de acuerdo a los principios de calidad y del medio ambiente más rigurosos.

Es por eso que normalmente un Sistema de Gestión se desarrolla generalmente en 4 etapas:

> Etapa de Ideación En esta etapa se debe trabajar en el concepto claro que orientará en los primeros pasos de un proceso de creación que se plasma mediante el sistema de gestión propuesto. Para establecer y refinar una idea, existen varias metodologías, siendo la más conocida la Lluvia de ideas, que básicamente se trata de generar la mayor cantidad de ideas a fin de obtener un amplio espectro de posibilidades, para poder elegir las más optimas de acuerdo a lo que se busca. Este proceso involucra a que una persona o un grupo de ellas, durante cierto tiempo se dedican a lanzar todo tipo de ideas sin restricción alguna, pero estas tienen que estar relacionadas con el tema que se está tratando. Luego se procede a analizar individualmente cada idea para pulir su cercanía con lo que se está buscando, para finalmente poder definir claramente el objetivo planteado, es decir primero se responde la pregunta Que se quiere lograr, para después proceder a establecer Cómo lograrlo, pasando así a la siguiente etapa.

> Etapa de Planificación Esta etapa resulta fundamental, ya que constituye el punto de partida para establecer las actividades operativas, ya que implica el establecimiento de los objetivos y los métodos de acción para conseguirlos. Para esto se debe definir claramente las estrategias que se seguirán, la estructura organizacional con que se contará, los recursos que se requerirán, el personal que se asignará a las tareas específicas, el tipo de tecnología que se empleará y el tipo de controles que se aplicarán en todo este proceso.

> Etapa de Implementación En esta etapa se promueve la gestión, es decir se establece la acción y el efecto de administrar los recursos asignados para cumplir el objetivo planteado, mediante una adecuada dirección que involucra la toma de decisiones, destacando que estas se tomaran con el fin de sacar adelante un propósito, para lo cual se basarán en mecanismos administrativos que básicamente consisten en estrategias, procedimientos, presupuestos, entre otros que estarán sistemáticamente relacionados y que se establece en el proceso de planificación.

> Etapa de Control Durante esta etapa se acrecienta la función administrativa, que tiene un carácter regulador, que permitirá verificar si la actividad o proceso, unidad o sistema, vienen cumpliendo los objetivos planteados y además si están alcanzando los resultados esperados. Por tanto es importante en esta etapa detectar los errores, fallas o diferencias existentes, respecto al planteamiento inicial, con el fin de establecer su adecuada corrección o prevención, según sea el caso. De esta manera el control se relaciona con los objetivos que se definieron inicialmente, por lo que se puede medir y cuantificar los resultados obtenidos, por lo que además de puede detectar las desviaciones presentadas y también por ende se establece las medidas correctivas y preventivas, de acuerdo a los intereses de la organización.

3.53 CONTROL DE GESTIÓN Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la Institución pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

En general, y de una manera restrictiva, se viene entendiendo por control las acciones realizadas relacionadas casi en exclusiva con los aspectos económicos financieros, básicamente la interpretación de los estados financieros y la toma de medidas correctivas en caso necesario.

Desde esta perspectiva la labor de control no se limita a comprobar que las tareas realizadas o las decisiones tomadas han sido correctas, sino que parte de su cometido es influir y orientar el comportamiento de la organización para que se alcancen los objetivos propuestos.

3.54 OBJETIVO DEL CONTROL DE GESTIÓN

1. Establecer guías de acción que permitan coordinar las actuaciones al interior de la Institución.

2. Determinar acciones preventivas y correctivas.

3. Fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés.

4. Velar por el cumplimiento de su función constitucional y legal.

5. Verificar que la información, como el soporte la toma de decisiones, cumpla las obligaciones ante los diferentes niveles del Estado.

Estos objetivos están previamente establecidos en parte por los accionistas, representados por su consejo de administración (beneficios, expansión y seguridad) y en parte por la legislación vigente, tanto en materia civil como en mercantil, fiscal, laboral, etc., ya que la empresa desarrolla su actividad en el seno de una sociedad a la que debe servir, asumiendo por tanto importantes responsabilidades sociales.

CAPÍTULO IV

Diseño Metodológico

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN Existen diferentes clases de investigación, a saber, exploratorias, descriptivas, correlaciónales o explicativas, el precisar el tipo de investigación por realizar en el estudio, permite definir su alcance.

Para conocer las realidades de las situaciones estudiadas, se considera que se deben utilizar los postulados de una investigación de campo, la cual permiten estudiar las condiciones naturales, en las cuales se realizan los procesos basada en una estrategia de recopilación de la información pertinente, obtenida directamente de donde se generan.

Sin embargo, tomando en cuenta que se requiere profundizar en los diferentes aspectos que caracterizan la administración de procesos supervisorios, en función de verificar como se está desarrollando en el contexto de archivos, para comparar la ejecución real con el ideal planteado por los autores que soportan esta investigación, se considera que se requiere una investigación de tipo descriptiva.

Para soportar esta idea se revisa lo expresado por Sampieri "los estudios descriptivos se centran en medir con la mayor precisión posible, en esta clase de estudios el investigador debe ser capaz de definir qué se va a medir y cómo se va a lograr la precisión en esa medición. Así mismo debe ser capaz de especificar quién o quiénes tienen que incluirse en la medición".

Tomando en cuenta los planteamientos de los autores precitados, en relación con el nivel de investigación descriptivo , se considera que este es adecuado para el presente estudio , ya que la misma describe como es o como se manifiesta determinado fenómeno, según el nivel de medición y análisis de la información, por el hecho que se refleja brevemente el método seguido, lo que es analizar y describir como se muestran los diferentes elementos que componen el sistema de archivos en el Tribunal Supremo De Justicia de Puerto Ordaz.

Seguidamente también representa un estudio no experimental de campo de acuerdo que se aspira obtener informaciones pertinentes que faciliten la presentación de conclusiones y recomendaciones, de las cuales se puedan tomar los insumos necesarios para elaborar una propuesta, que permita optimizar el área de trabajo el archivo judicial regional de Puerto Ordaz.

En este sentido, (Santa palella y feliberto Martins (2010)), define: El diseño experimental es aquel según el cual el investigador manipula una variable experimental no comprobada, bajo condiciones estrictamente controladas. Su objetivo es describir de qué modo y porque causa se produce o puede producirse un fenómeno. Busca predecir el futuro, elaborar pronósticos que una vez confirmados, se convierten en leyes.

Tomando en cuenta los planteamientos de los autores precitados, en relación con el nivel de investigación descriptivo, se considera que este es adecuado para el presente estudio, ya que la misma describe como es o como se manifiesta determinado fenómeno, según el nivel de medición y análisis de la información, por el hecho que se refleja brevemente el método seguido, lo que es analizar y describir como se muestran los diferentes elementos que componen el sistema de almacenaje.

Por último se puede decir que la investigación es de tipo no experimental, de campo descriptiva puesto que se aspira obtener informaciones que faciliten la presentación de conclusiones y recomendaciones para elaborar una propuesta que permita optimizar el proceso de depósito existente en el Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

4.2 POBLACIÓN Y MUESTRA Toda investigación requiere de la identificación de la población objeto de estudio y la selección del tamaño de la muestra que va a ser analizada.

4.2.1POBLACIÓN La población es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el estudio. Según Tamayo y Tamayo, (1997), ¨La población se define como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación.

Para el estudio realizado se tomó como población El archivo Judicial Regional De puerto Ordaz Bolívar y sus actividades comprendidas en la atención al usuario, prestamos internos y externos y almacenamiento.

4.2.2 MUESTRA Según Hernández Sampieri (1998 p.207) la muestra "es la esencia de un subgrupo de la población" se aplicó en consecuencia el muestreo censal, debido a que los sujetos constituyen un grupo reducido por lo cual se trabajó con la totalidad de la población", para este caso se tomó como muestra loas actividades realizadas tales como atención al usuario, recepción, organización y contabilidad de expedientes

4.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Observación directa: La observación directa sirvió para observar las actividades realizadas en el Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

Entrevistas: La entrevista se realizó de manera personal que permitió realizar encuestas que permitieron ampliar la información obtenida mediante la observación directa

Se utilizaron las siguientes herramientas:

> Lápiz: Para tomar apuntes generales

> Cámara: Para tener evidencias de la situación actual del archivo.

> Grabadora: Para facilitar la recopilación de información.

> Metro: Para medir las dimensiones del área > Hojas: Para plasmar la información.

> Cuestionario: Preguntas de la OIT y técnicas del interrogatorio.

> Pendrive: Respaldo de documentos.

> Internet: Buscar información de interés..

> Cronometro: Para toma de tiempo de las actividades.

> Formato para el estudio de tiempos > Formato para concesiones por fatiga.

> Tabla Método sistemático para asignar tolerancias por fatiga.

> Tabla t-student.

> Tabla Westinghouse.

> Tabla de concesiones > Laptop: Para la transcripción de toda la información recolectada.

4.4 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO Para la descripción del proceso

> Se realizaron varias visitas para observar con detalle el proceso realizado en el archivo judicial.

> Se entrevistó a la archivóloga con la finalidad de obtener información más detallada.

> Se definieron los instrumentos utilizados para la obtención directa de todos los datos necesarios.

> Mediciones en el área de archivo judicial.

> se desarrolló el examen crítico establecido por las preguntas de la Organización Internacional Del Trabajo (OIT) compuesto por las preguntas Preliminares, técnica del interrogatorio y análisis operacional.

> Luego de la recopilación del material se representó dicha información en un diagrama de proceso con sus respectivo resumen de operaciones, traslados demoras y almacenamiento.

> Se realizó el diagrama de flujo recorrido donde se representa el procesos de almacenamiento del circuito penal > Una vez analizados los resultados del examen crítico y los diagramas, se procede a diseñar un nuevo método de trabajo donde se planteen cambios los aspectos que lo requieran con el objetivo de mejorar el proceso de almacenamiento del archivo judicial regional de puerto Ordaz.

> Se realizó el análisis del estudio de tiempo para reforzar los resultados anteriores y que el análisis final sea lo más completo posible.

Finalmente se realizan las conclusiones y recomendaciones necesarias de los aspectos analizados previamente y de esta manera dar por terminado el estudio de métodos.

CAPÍTULO V

Situación actual

5.1 MÉTODO DE TRABAJO ACTUAL En el archivo judicial regional de puerto Ordaz se realiza un almacenaje de expedientes provenientes de diferentes tribunales los cuales son; tribunal de protección al adolescente, tribunal de responsabilidad penal adolescente, civiles primero y segundo , penales de ejecución, de juicio , de control, laborales, contenciosos, de municipios, foráneos provenientes de Upata, Guasipati, Tumeremo y Santa Elena, administración de participación ciudadana, ejecutor de medidas y de defensa pública. Se resalta que en el diagrama de procesos y de flujo de recorrido se ha tomado en consideración el tribunal de protección ya que representa más demanda para el archivo, a continuación se re refleja una serie de operaciones que se realizan de la siguiente forma:

5.1.1 Descarga: Esta actividad involucra el traslado de expedientes dependiendo de cada tribunal que vienen en una carrucha, donde son colocados en una mesa de recepción, se chequea la entrega verificando la fecha, si están completos los legajos y de que tribunal proviene.

5.1.2 Inventario: Aquí no se codifican los fondos documentales ya que el número de expedientes viene dado por el tribunal de la causa, la clasificación a su vez viene dada por el tribunal al cual pertenecen los fondos documentales.

5.1.3 Almacenamiento: Se ordenan los legajos por orden correlativos, se identifican por número de legajos. También se colocan en cada legajo una carátula de color donde se identifica el tribunal número de legajo, la topología documental y lo que contiene el legajo, luego son guardados en los estantes.

5.1.4 Atención al usuario interno: Esta área involucran todas las actividades que implican trato directo con el cliente como procesar su solicitud, la entrega de los expedientes como asesoría, devoluciones, y reclamos.

5.1.5 Prestamos: 5.1.5.1 Usuarios internos: El alguacil viene con la solicitud escrita y firmada por el juez del tribunal. Una vez recibida la solicitud se registra en el libro de control de correspondencia recibida y luego se le asigna un número correlativo a ese oficio. Luego se procede a buscar fondos documentales solicitados (si son muchos), se hace una lista por orden de legajos para hacer la búsqueda más fácil; en la búsqueda de información se extrae el fondo documental, si el expediente de la ficha 60 se llena (se anexa modelo) se escribe el número de expediente la fecha de préstamo y quien lo solicito. Luego en el libro L-9 que es para el control de préstamo, se registra cada fondo documental encontrado indicando legajo, numero de oficio con que fue solicitado, la fecha de ese oficio, y la fecha en el cual lo está recibiendo el archivo judicial. Se coloca en el mostrador en espera que el alguacil del tribunal venga a buscar el material que es llevado al tribunal que lo ha solicitado para que el secretario verifique y firme el préstamo del mismo. Luego el alguacil retorna el libro de préstamo y el archivista verifica si fue firmado por el secretario. Además de esto el archivista debe anotar en un control manual que elaboro el archivo para controlar más efectivamente el préstamo por tribunal especifico, ya que el libro L-9 está por tribunales globales, es decir; existe un L-9 para tribunales civiles, L-9 para municipios. L-9 para penales. L-9 para tribunales de protección y una L-9 para circuito laboral. El control manual por libro permite saber por tribunal que expedientes han solicitado, fecha y si lo han devuelto o no. Para hacer las solicitudes de devoluciones se utilizan estos libros en vez de revisar los L-9 lo que toma más tiempo de búsqueda, de igual forma al devolver los fondos documentales de borran tachándolos del libro y en los L-9 se coloca devuelto.

5.1.5.2 Préstamo externo: El usuario llega al archivo solicita la información si la misma procede, se le indica que llenen el formato de solicitud de información. El archivista busca expediente y atiende el usuario hasta que no haya más que hacer, solo si quieren más, deberán trasladarse al tribunal respectivo para que le soliciten el expediente al archivo al igual si requieren copias, ya que el archivo no tramita dicha solicitud.

5.2 TECNICAS DEL INTERROGATORIO, PREGUNTAS DE LA OIT Y ANALISIS OPERACIONAL

5.2.1 Técnicas del interrogatorio P ropósi to:

¿Qué se hace? R: Se reciben expedientes provenientes de los diferentes tribunales presentes en la organización del palacio de justicia para ser almacenados, estos son entregados a la archivóloga que chequea la entrada de los expedientes y verifica la cantidad de los mismos; también se realizan prestamos internos y externos para la revisión de los fondos documentales que ya se encuentra su causa concluida cuando un usuario así lo requiera.

¿Por qué se hace? R: Para abrir espacio en los archivos presentes en los tribunales y lograr incrementar el lugar en que se encuentran; retirando los expedientes que ya su proceso ha culminado; el archivo judicial es custodia de los expedientes activos y no activos.

¿Qué otra cosa podría hacerse? R: Podría modificarse la entrada de los expedientes de modo que solo ingresen los que correspondan al archivo judicial que son los inactivos que actualmente no se cumple e ingresan de los dos estatus.

¿Qué debería hacerse? R:Debería cumplirse el deber ser; es decir lo expuesto anteriormente.

LUGAR ¿Dónde se hace? R: La entrada de expedientes se hace en la oficina de la archivóloga ubicado a la derecha de la entrada del archivo judicial; los prestamos los realizados en el mostrador del área de recepción; y el almacenamiento se realiza en la parte posterior de los escritorios de los analistas.

¿Por qué se hace allí? R:La entrada de los documentos se realiza en la oficina de la archivista puesto que es la indicada para verificar la entrada de los fondos documentales que están ingresando; la recepción se encuentra cerca de la entrada porque así permite el menor contacto de los usuarios externos con los expedientes para evitar inconvenientes de perdida de los mismos; el almacenamiento se realiza en ese espacio porque no se cuenta con otro espacio aparte para realizar esta operaciones.

¿En qué otro lugar podría hacerse? R: El almacenamiento se debe hacer en el mismo lugar puesto que no se dispone de otro espacio para este fin.

¿Dónde debería hacerse? R:Con la distribución actual del archivo judicial se podría habilitar nuevamente la oficina de la archivista que fue ocupada por los expedientes; a su vez hacer modificaciones en el área de recepción permite que exista una mejor distribución con respecto a la atención que el personal puede darle a los usuarios; con esta reestructuración permite aprovechar el espacio para el almacenaje y mejor desplazamiento de los operarios.

S UCE S IÓ N: ¿Cuándo se hace? R: En el momento en que ya han sido verificados el número de expedientes que ingresaron se procede al almacenamiento de los mismos.

¿Por qué se hace entonces? R: Se realiza para evitar la acumulación de fondos documentales en al área de recepción.

¿Cuándo podría hacerse? R=No puede hacerse en otro momento.

¿Cuándo debería hacerse? R= Debería hacerse en el momento ya establecido.

P E RSO N A: ¿Quién lo hace? R: El almacenamiento lo realizan los analistas que son encargados de realizar esta operación

¿Por qué lo hace esa persona? R: Porque son los encargados de realizar esta tarea.

¿Qué otra persona podría hacerlo? R: Deberían encargarse dos analistas para la búsqueda y almacenamiento de los expedientes tanto internos como externos y dos más para la atención los usuarios y el registro de los préstamos.

¿Quién lo debería hacer? R: La persona que lo hace está capacitada pero el almacenamiento debería hacerlo un archivista de grado I puesto que según el reglamento de los archivos es el indicado para ejecutar esta acción.

ME DIOS ¿Cómo se hace? R: El almacenamiento se realiza con una carrucha, se traslada la carrucha por los pasillos y se va almacenando el estante correspondiente, si al almacenaje debe realizarse en un lugar alto de los archivos; el operario se sube en un banco para lograr alcanzar la altura.

¿Por qué se hace de ese modo? R: Se traslada con la carrucha para facilidad del operario; pero para el alcance de las alturas se realiza de este modo porque no se cuenta con otro elemento para poder alcanzar esos niveles.

¿Cómo podría hacerse? R: Con una carretilla de interior elevadora ya que esta cumplirá dos funciones de carrucha y escaleras.

¿De qué otro modo podría hacerse? R: El almacenamiento podría hacerse en archivos rotativos que permita traer hasta la altura del operario el almacén mediante la de pulsación de un botón; para evitar que el analista se suba y de este modo prevenir accidentes; resaltando que el tipo de archivo explicado anteriormente ya se encuentra instalado en el archivo judicial de la ciudad capital (Caracas) ¿Cómo debería hacerse? R: Como se planteó anteriormente.

5.2.2 PREGUNTAS DE LA OIT Preguntas sugeridas por la OIT en el estudio de métodos

OP E R ACIONE S

1) ¿Qué propósito tiene la operación? R=Almacenar expedientes provenientes de otros Tribunales del Palacio de Justicia

2) ¿Es necesario el resultado que se obtiene con ella? R: Si es necesario porque permite al archivo judicial tener un orden correspondiente dentro del almacén para poder diferenciar por cada estantes los documentos de cada tribunal.

3) ¿El propósito de la operación puede lograrse de otra amanera? R: Si con otro sistema de almacenamiento

4) ¿La operación que se realiza puede combinarse con otra? ¡ puede eliminarse? R: Si puede ser combinada, pero el almacenamiento no puede ser eliminado es la operaciones más importante del proceso.

5) ¿Hay una operación posterior que elimine la necesidad de efectuar la que se está estudiando ahora? R: No, mencionado anteriormente el almacenamiento es fundamental.

NORM AS DE C ALID AD 1) ¿son realmente apropiadas las normas y tolerancias y demás? R: Si, los almacenes o estanterías tienen las medidas que establece el reglamento para archivos; pero son obsoletos deberían ser reemplazados por uno de mejor calidad, y su funcionamiento sea más eficaz.

DISP OS ICION DE L LUG AR DE TR AB AJ O.

1) ¿Facilita la disposición de la fábrica la eficaz manipulación de los materiales? R: No, presenta una mala distribución.

2) ¿Permite la disposición de la fábrica un mantenimiento adecuado? R: No, debido al englomeramiento de estantes no se realiza el manteniendo adecuado solo en áreas comunes donde se encuentras los trabajadores pero donde están las estanterías no.

3) Proporciona la disposición de la fábrica una seguridad adecuada? R:No, dentro del área se encuentran las carruchas en los pasillos que imposibilita el paso de operarios no existe un lugar para la ubicación de la misma.

4) ¿Facilita la disposición de la fábrica las relaciones sociales entre los trabajadores? R: Si, los escritorios de los trabajadores se encuentran cerca en la parte de recepción que permite la comunicación entre ellos.

5) ¿La luz existente corresponde a la tarea de que se trate? R:No

6) ¿Se ha previsto un lugar para el almacenamiento de herramientas? No, se encuentran en los pasillos

7) ¿Existen armarios para que los trabajadores guarden sus objetos personales? R: No

M ANIPUL ACIÓN DE M ATERI ALES

1) Deberían utilizarse carretillas de mano, eléctricas o elevadoras de horquilla o trasportadores de conductos? R: Si, para en caso de no tener los estantes rotativos poder almacenar en lugares altos los expedientes.

2) Se podría aprovechar la fuerza de gravedad empezando la primera operación a un nivel más alto? R:No, los expedientes podrían sufrir daños.

3) Se pueden cambiar de lugar los almacenes y las pilas de materiales para reducir la manipulación. R: No

ORG ANIZ ACIÓN DE L TR AB AJ O.

1) Como se atribuye la tarea del operario R: Por medio de un plan empleado por la archivóloga

2) ¿Están las actividades están bien reguladas que el operario siempre tiene algo que hacer? R:Si, puesto que la llegada y salida de expedientes es fluida.

3) ¿Cómo se dan las instrucciones al operario? R:Se le asignan las actividades por medio de un plan de trabajo.

4) ¿La disposición de la zona de trabajo da buen resultado o podría mejorarse? R: Podría mejorarse

5) ¿Se estimula a los trabajadores a presentar ideas? R:No pero se aceptan las opiniones para mejorar el procedimiento.

6) ¿Los trabajadores entienden de veras el sistema de salarios por rendimiento según por el cual trabajan? R:Si los trabajadores están consientes

CONDICIO NES DE TR AB AJ O

1) ¿La luz es uniforme y suficiente en todo momento? R: No, solo en los espacios en donde se encuentran los trabajadores en el área de los almacenes es deficiente y en algunos casos no se tiene iluminación y se utilizan lámparas.

2) ¿Se proporciona en todo momento la temperatura más agradable? y en caso contrario, ¿No se podrían utilizar ventiladores o estufas? R:Si, el ambiente es agradable con respecto a la temperatura hay aires acondicionados suficientes para el área.

3) ¿Se puede proporcionar una silla? R:Se podría proporcionar pero reduciría el espacio.

4) ¿Se han colocado grifos de agua fresca en lugares cercanos al trabajo? R:no, se encuentran fuera del área del archivo judicial

5) ¿Se han tenido debidamente en cuenta los factores de seguridad? R: Si, pero no en su totalidad.

6) ¿Se enseñó al trabajador a evitar los accidentes?. R: No, el trabajador lo ha aprendido con la ejecución del trabajo.

7) ¿Su ropa es adecuada para prevenir riesgos? R:Sí, es adecuada.

8) ¿Con cuanta minucia se limpia el lugar de trabajo? R: Todos los días se realiza un mantenimiento pero solo en lugares donde se encuentra el trabajador, los estantes se limpian cada mes y medio.

E NRIQ UECIMIE NTO DE L A TARE A DE C AD A P UES TO

1) ¿Es la tarea aburrida o monótona? R: No porque las funciones son rotativas.

2) ¿Puede hacerse la operación más interesante? R: Es posible si se aplican nuevos métodos de almacenaje

3) ¿Cuál es el tiempo de cada ciclo? R: Es Variado dependiendo de la cantidad de entrada de expedientes ya que no es siempre la misma cantidad.

4) ¿Puede el operario realizar la inspección de su propio trabajo? R:Si, resaltando que los prestamos diarios son supervisados por la archivóloga.

5.2.4 Enfoques primarios

1. Propósito Unas de las tantas interrogantes que se generan, es por qué se archivan dichos documentos, esto se debe a la importancia que tienen, ya que los mismos están cargados de información que es de suma ayuda para la resolución de casos que se llevan en el tribunal supremo de justicia. Es por esto que el archivo judicial regional de puerto Ordaz tiene como objetivo Ofrecer asesoría técnica inmediata de archivo, en cuanto a desincorporación de expedientes, libros y documentación administrativa a las dependencias judiciales llámese tribunales y las dependencias de la DAR(Dirección Administrativa Regional )

2. Diseño de la parte Se ordenan los legajos por orden correlativo, se identifican en las estanterías por número de legajos y el tribunal al cual pertenecen. No se codifican los fondos documentales, el número de expediente viene dado por el tribunal de la causa y la clasificación a su vez viene dada por el tribunal al cual pertenecen los fondos documentales, estos expedientes sufren una pequeña transformación ya que no son guardados en las estanterías tal cual llegan al tribunal sino que se separan de 5 ó 6 expedientes en cada legajo. También se coloca en cada legajo una caratula de color donde se identifica el tribunal, el número de legajo, la topología documental y lo que contiene el legajo bajo la conformidad en las políticas emanadas de la Dirección general de Servicios Regionales en materia de archivo.

Figura 1 : Ejemplo de la caratula de identificación de legajos:

TRIBUNAL DE PROTECCION Nº 1 LEGAJO Nº 130 EXPEDIENTES: 2266 2291 2272 2292 2273 2274 2275 2276 2277 2279 2289 2290

Fuente: Archivo Judicial 3. Tolerancias y/o Especificaciones Las tolerancias y especificaciones tienen mucha relación con la calidad del análisis operacional en cuanto al método de trabajo empleado, esto es, su capacidad para satisfacer determinadas necesidades dentro del Archivo Judicial.

> La tolerancia en el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz Estado Bolívar, cuenta con una gran cantidad de expedientes que son recibidos y atendidos aproximadamente 500 semanalmente, 100 diarios y 13 por hora.

> Las especificaciones es el conjunto de patrón o requerimientos impuestos al proceso de recorrido del operario y almacenamiento de expedientes, para adecuar una mayor fluidez en el área de trabajo.

El Archivo Judicial Regional del Tribunal Supremo de Justicia cuenta con poco espacio de almacenamiento impidiendo al operario realizar su trabajo de forma adecuada, por tal razón se debe seleccionar el mejor método o técnica de inspección que implique control de calidad, menor tiempo y ahorro de costo.

4. Materiales. Los Fondos Documentales son importantes para el Archivo Judicial Regional por lo que su selección y manipulación es muy rigurosa y delicada, por ende deben existir condiciones de trabajo adecuadas para su almacenamiento, y el operario tiene que manejar la información necesaria para poder tratar de forma apropiada los expedientes, así como también revisar cuidadosamente las condiciones en la que llegan los archivos.

En el archivo se reciben aproximadamente 500 documentos semanales es por ello que existe la necesidad de realizar un estudio de tiempo y movimiento que permitan adoptar nuevos mecanismos de labores que conlleven a obtener un mejor método de trabajo, que facilite el proceso para que sea más fácil y lleve menos tiempo de registrar los documentos que luego serán archivados.

5. Análisis del proceso El Archivo como tal no posee un proceso de manufactura, pero si un proceso manual debido a que existe un personal humano encargado de realizar ciertas tareas como la de Recibir, procesar, seleccionar y almacenar, los fondos documentales inactivos transferidos por los archivos activos de las Dependencias Judiciales y de la Dirección Administrativa regional (DAR).

6. Preparación y Herramental El Archivo Judicial Regional cuenta con un libro de control de correspondencia recibida, donde se le asigna un número correlativo a ese oficio luego de ser recibida la solicitud. Se procede a buscar los fondos documentales solicitados, y se elabora una lista por orden de legajos para hacer la búsqueda más fácil. Si el expediente de la ficha 60 se llena se escribe el número de expediente, la fecha de préstamo y quien lo solicito. También se cuenta con un libro L-9 que sirve para el control de préstamo, donde se registra cada fondo documental encontrado, indicando legajo, número de oficio con que fue solicitado, la fecha de ese oficio, y la fecha en el cual lo está recibiendo el Archivo Judicial.

Además del control de correspondencia y el control de préstamo, se tiene un control manual que elaboró el Archivo para controlar más efectivamente el préstamo por Tribunales específicos, ya que el libro L-9 está por tribunales globales. Este control manual por libro permite saber por Tribunal que expedientes han solicitado, fecha, y si lo han devuelto o no. Para hacer las solicitudes de devoluciones se utilizan estos libros. Al devolver los fondos documentales se borran tachándolos del libro y se coloca devuelto.

Por otra parte cuenta con un formato de solicitud de información que debe llenar el usuario al momento de solicitar algún documento.

7. Condiciones de Trabajo Una vez analizada y detallada minuciosamente el área de almacenamiento del Archivo del Tribunal Supremo de Justicia de Puerto Ordaz, nos parecieron importantes los aspectos expuestos seguidamente:

> Iluminación: Para las actividades que se realizan en dicha área la iluminación es deficiente.

> Estado de conservación de los espacios: Es buena, pero se pudo observar que existe un área que se encuentra debajo de unas tuberías de aguas negras.

> Limpieza: Todo los días se limpia el archivo en las áreas visibles, en las áreas de custodia de fondos documentales se aspira un una vez al mes y se aprovecha para una limpieza más profunda donde se incluyen los techos de los archimóviles y las estanterías y entre las columnas de los legajos custodiados. La Fumigación se realiza tres veces al año aproximadamente y esto lo planifica la Dirección Administrativa Regional de acuerdo a su presupuesto. Se queda un funcionario responsable de abrir el archivo para que la fumigación se lleve a cabo en nuestras instalaciones.

> Sistema de control de temperatura: No existe.

> Sistema de detección y extinción de incendios: No se ha implementado un sistema de detección de incendios; en cuanto extintores existen solo 5.

> Luces de emergencia: Uno (No funciona) están en vía de dotación.

> Deshumificadores: No existen. En vía de dotación.

8. Manejo de Materiales En la actividad de descarga se realiza el traslado de expedientes dependiendo del Tribunal de donde provienen. Este traslado se hace por medio de una carrucha, para luego ser colocados en la mesa de recepción.

Al momento de realizar diferentes labores con el fondo documental se utilizan: guantes, mascarillas y bata. Últimamente no se utiliza mucho la bata porque ya están viejas y no dan buena imagen.

9. Distribución de la Planta y Equipo El principal objetivo de la distribución correcta y efectiva en el Archivo Judicial Regional, es desarrollar un método que permita un mejor manejo en el recorrido de las diferentes áreas permitiendo una mayor fluidez entre los operarios al momento de desplazarse, así como también, alcanzar un aspecto agradable, donde no ocurra aglomeraciones entre personales por la excesiva cantidad de expedientes y el poco espacio disponible en las oficinas, por lo cual es presentado como principal problema dentro del análisis operacional.

La distribución de los expedientes es un elemento importante de todo un sistema de almacenamiento, abarcando traslados de operación, control de registro, manejo de los archivos, clasificación, recorrido y despacho. Todos estos elementos deben ser integrados cuidadosamente para alcanzar la meta establecida.

5.3 Diagrama de proceso (Actual) (Ver apéndice 12) Diagrama: Proceso.

Proceso: Atención al usuario y almacenamiento de expedientes del Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

Inicio: Al verificar la fecha y lugar de procedencia Fin: Almacena Método: Actual Fecha: 06/12/2014 Seguimiento: Operario

5.4 Diagrama de flujo de recorrido actual (Ver apéndice 13) Título: Diagrama de flujo de recorrido actual del Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

Escala: 1:100 Norte Geográfico:

Área de trabajo: Archivo Judicial, solo los almacenes del tribunal de protección

5.4 ESTUDIO DE TIEMPO ACTUAL DEL ARCHIVO JUDICIAL REGIONAL DE PUERTO ORDAZ Para realizar el estudio de tiempos se han tomado en consideraciones ciertos aspectos importantes que se creen convenientes para tener patrones más específicos; para efectos de este estudio se tomó en consideración las actividades a realizar especificadamente en los almacenes que resguardan los documentos de los tribunales de protección, del archivo judicial regional de puerto Ordaz.

En primer lugar se tiene que no se ha realizado un estudio de tiempos para el proceso de, atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje de expedientes; es decir no se encuentran estandarizadas las estaciones correspondientes entre cada diligencia; dichas funciones se desglosan a continuación:

> Preparación previa: El trabajador no conoce el tiempo necesario para realizar las actividades previas a la labor; que corresponden a preparar los materiales de trabajo a utilizar en su jornada diaria.

> Atención al cliente: No se cuenta un valor promedio para la atención al usuario resaltando que varía dependiendo del mismo.

> Búsqueda de expedientes: Al igual que las actividades anteriormente mencionadas no se cuenta con estándares para esta acción; puesto que el operador desconoce el tiempo que tarda para la búsqueda de expedientes aun cuando la actividad es monótona y repetitiva.

> Necesidades personales: El personal desconoce el tiempo necesario para realizar sus necesidades personales que van desde la ida al baño, tomar agua, aseo personales.

El único tiempo que el operario conoce es el establecido para la hora de almuerzo que es de 12:00 M A 1:00PM.

Es trascendental las consecuencias que se tienen al no estar estos tiempos importantes establecidos puesto que impulsa a realizar trabajos ineficientes dentro del proceso; que la eficiencia del operario no sea la más óptima, generando desvíos en la ejecución de sus actividades y no tener un control de tiempos en el que se realiza la actividad de atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje de expedientes.

Para realizar el proceso de depósito de documentos en el archivo judicial se presenta una actividad monótona y repetitiva, pero variando las demoras de la búsqueda dependiendo si el archivo se encuentra en la zona baja o alta de los almacenes; resaltando que como no se cuenta con documentación digitalizada este proceso se hace más arduo y complicado.

Por otro lado hay fatigas existentes por las condiciones de trabajo y la inconformidad y molestia del individuo al trabajar en un espacio con poca iluminación representando este factor de suma importancia para poder realizar la búsqueda; y el constante contacto con las polillas creadas por el tiempo de depósito de documentos crea deficiencias inmutables dentro del trascurso de la actividad.

Ya que no se hallan estandarizados estos lapsos se cree en real categoría poder realizar un estudio de tiempos para establecerlos y así lograr que aumente el porcentaje de eficiencia dentro del proceso de atención al usuario externo, búsqueda y almacenaje en el archivo judicial regional de puerto Ordaz.

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

6.1 MÉTODO DE TRABAJO PROPUESTO Hay que tener en cuenta que los archivos se deben organizar pensando no sólo en el presente sino también en el futuro. Esto quiere decir que la propuesta del sistema de archivo que se pretende diseñar deberá servir para cubrir las necesidades futuras del Archivo Judicial Regional Del Tribunal Supremo de Justicia De Puerto Ordaz. Conseguir esto sólo será posible elaborando un buen plan de trabajo, adquiriendo unos conocimientos suficientes del "archivo" y teniendo previsión del crecimiento del "archivo" a lo largo de los años.

Aunque la solución definitiva a los males que aquejan a este Archivo Judicial es difícil de alcanzar, es posible mejorar en lo que respecta a las actuales condiciones de conservación y control de la documentación. Se proponen para ello una serie de medidas, como son: Designar responsabilidades a diferentes personas para que realicen una actividad en específico con el fin de reducir las demoras que se producen al momento de realizar la búsqueda de dicha documentación y evitar que los operarios se crucen.

Descarga: Esta actividad involucra el traslado de expedientes dependiendo de cada tribunal que vienen en una carrucha, donde son colocados en una mesa de recepción, se chequea la entrega verificando la fecha, si están completos los legajos y de qué tribunal proviene.

Inventario: Una vez que se realiza el control específico de cada expediente, se debe proceder a crear una Base de Datos que identifique y localice sin error el documento en cuestión. La aplicación informática debe ser la misma en todos los archivos judiciales, con idénticos campos y características, para permitir la fusión de todas ellas en una única herramienta de control, disponible en cualquier lugar y fiable, que sirva para identificar y localizar los expedientes requeridos.

Almacenamiento: No es aconsejable archivar juntos documentos que presenten síntomas de plagas con otros que se encuentren en perfecto estado, ya que el problema se extendería irremisiblemente.

Se propone desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial logrando así un espacio óptimo.

Una vez establecido el número exacto y la ubicación de las series documentales, se debe proceder a conservarlos de la mejor manera posible, esto es, en unos buenos depósitos y en condiciones de instalación que garanticen su perdurabilidad.

El sistema más viable empleado en la actualidad consiste en guardar los documentos en cajas de archivo normalizadas (pH neutro), que aislan y protegen el papel de suciedad, humedad y otros agentes degradantes del soporte documental.

A su vez, las cajas de archivo se colocan en estanterías o armarios cerrados tipo compacto, que hacen posible un mejor aprovechamiento del espacio disponible y conservan las cajas en mejores condiciones que las convencionales estanterías fijas metálicas.

Atención al usuario: Esta área involucran todas las actividades que implican trato directo con el cliente como procesar su solicitud, la entrega de los expedientes como asesoría, devoluciones, y reclamos.

Despacho: Usuarios internos: El alguacil viene con la solicitud escrita y firmada por el juez del tribunal. Una vez recibida la solicitud se registra en el libro de control de correspondencia recibida y luego se le asigna un número correlativo a ese oficio. Luego se procede a buscar fondos documentales solicitados elaborando una lista para hacer la búsqueda más fácil; en la búsqueda de información se extrae el fondo documental luego se coloca en el mostrador en espera que el alguacil del tribunal venga a buscar el material que es llevado al tribunal que lo ha solicitado para que el secretario verifique y firme el préstamo del mismo. Luego el alguacil retorna el libro de préstamo y el archivista verifica si fue firmado por el secretario. Además de esto el archivista debe anotar en un control manual que elaboro el archivo para controlar más efectivamente el préstamo por tribunal específico.

Préstamo externo: El usuario llega al archivo solicita la información si la misma procede, se le indica que llenen el formato de solicitud de información. El archivista busca expediente y atiende el usuario hasta que no haya más que hacer, solo si quieren más, deberán trasladarse al tribunal respectivo para que le soliciten el expediente al archivo al igual si requieren copias, ya que el archivo no tramita dicha solicitud.

6.2 DIAGRAMA DE PROCESO PROPUESTO (VER APÉNDICE

14) Diagrama: Proceso Proceso: Atención al usuario y almacenamiento de expedientes del Archivo Judicial Regional De Puerto Ordaz.

Inicio: Al verificar la fecha y lugar de procedencia Fin: Almacena Método: Propuesto Fecha: 07/02/2015 Seguimiento: Operario

6.3 DIAGRAMA DE FLUJO RECORRIDO PROPUESTO DEL ARCHIVO JUDICIAL REGIONAL DE PUERTO ORDAZ. (Ver apéndice 15)

6.4 ANÁLISIS DE LAS MEJORAS PROPUESTAS 1) EN CUANTO AL INVENTARIO > Base de datos Con esta acción se pretende que esta actividad de búsqueda de expedientes sea más dinámica, y se permitan hacer modificaciones todo el tiempo, a diferencias de las estadísticas que suelen recopilar información o documentos históricos.

2) EN CUANTO AL ALMACENAMIENTO > Desalojar los expedientes que no pertenecen al archivo judicial Con esta actividad se pretende realizar una reorganización del sistema documental; puesto que al desalojar los documentos que no pertenezcan a esta área se logra incrementar en el espacio actual; para así poder realizar una redistribución de la planta.

> Redistribución de la planta ( Ver apéndice 18) Con esta operación se plantea la redistribución del área para así lograr que los expedientes se encuentren más alejados de los operarios para evitar efectos secundarios, así como también para lograr mayor espacio para desplazamiento de los mismos.

En cuanto a lo antes mencionado se pretende realizar una reestructuración para delegar las funciones a los trabajadores presentes en el archivo judicial, para logrando así que cada operario tenga una actividad asignada, y se evite la desorganización dentro del espacio de labor; resaltando que las actividades son rotativas.

CAPÍTULO VII

Estudio de tiempo

7.1 DETERMINACIÓN DEL TIEMPO ESTÁNDAR Para el cálculo del tiempo estándar se escogerá la operación para la atención del usuario externo, la búsqueda y el almacenaje de los expedientes del tribunal de protección; ya que es el proceso que más se repite dentro del proceso.

7.2 CÁLCULO DEL TIEMPO ESTÁNDAR Para el cálculo del tiempo estándar se utilizó un cronometro con el método de vuelta a cero, para obtener de manera más exacta los valores. El archivo judicial tiene una jornada de trabajo discontinuo, de ocho (8) horas diarias, de lunes a viernes, que están distribuidas de 7 am a 12 pm y de 1 pm a 4 pm; el tiempo de preparación inicial es de (8) minutos y el tiempo de preparación final de (10) minutos.

7.3 DETERMINACIÓN DEL NÚMERO DE OBSERVACIONES A TOMAR En este estudio se tomó un total de 10 observaciones, y fueron realizadas en un solo turno de trabajo; se estableció un coeficiente de confianza de 95% es decir (0,95); estos tienen una imprecisión de 5% que es el margen de error que el estudio pudiera arrojar; y finalmente los grados de libertad es de 9.

7.4 PROCEDIMIENTO PARA CALCULAR EL TIEMPO ESTÁNDAR DE LA OPERACIÓN DE ATENCIÓN AL USUARIO EXTERNO, ALMACENAMIENTO Y BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES.

7.5 DETERMINACIÓN DE LA CONFIABILIDAD DEL ESTUDIO Para una muestra de n=10, el coeficiente de confianza seleccionado en el estudio es C=95%.

> Para este estudio se tomará una muestra de n=10 > Se asignó el porcentaje del 95% al coeficiente de confianza debido a que los trabajadores llevan años en esta labor, por lo que se considera que tienen suficiente experiencia.

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