Estudio de ingeniería de métodos, en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Resumen
El objetivo de la presente investigación es la elaboración de un estudio de métodos al sistema de almacenamiento del archivo judicial regional de puerto Ordaz; fundamentándose con un artículo de campo que permite en realizar la investigación obtenida directamente de donde se generan; seguidamente es de tipo no experimental y tomando en cuenta que se requiere profundizar el estudio para verificar como se está desarrollando el contexto de archivos y poder realizar una comparación real con el ideal planteado, se sustentó en una indagación de tipo descriptivo. Para la toma de datos se basó en la observación directa y entrevista que complementan la técnica anteriormente mencionada, y la búsqueda de distintas fuentes de información; tomando en cuenta el problema presente, se procedió a la toma de datos de las técnicas propuestas por la oficina internacional del trabajo(OIT) para garantizar que el problema existente sea el real. Seguidamente se realizó el diagrama de procesos para establecer el diagnóstico de la situación actual; y posteriormente el diagrama de flujo recorrido para constituir los movimientos dentro de la empresa y si concurre el cruce de operarios o actividades innecesarias; consecutivamente se realizó un estudio de tiempos para conocer los estándares correspondientes a las actividades realizadas durante el proceso de atención al usuario, búsqueda y almacenamiento. Realizando la determinación del problema real y la situación actual se descendió a la toma de decisiones para establecer las mejoras dentro de la empresa.
El esfuerzo de este trabajo está orientado a acercar la ciencia archivística a las nuevas tecnologías, apoyándose en las modernas herramientas pero sin pretender que sus metas de existencia resuelva todas las necesidades.
Las técnicas aplicadas dentro del estudio de métodos nos llevan a establecer un procedimiento de trabajo más adecuado para hacer uso óptimo de los recursos, alegando el tiempo de ejecución de la actividad, al eliminar los movimientos innecesarios, obteniendo disminución de demoras y bienestar en el operario.
Este trabajo plantea como resolver un problema general, de una unidad, mediante un método esquematizado, que a su vez permita solucionar problemas similares en otras entidades, un método de análisis, implementación de técnicas y finalmente de herramientas que pueda tener una aplicación universal en el archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz que logre un mejor acercamiento de la ciencia archivística a las herramientas informáticas del siglo XXI El desarrollo del presente informe se estructuró de la siguiente manera:
> Capítulo I El Problema: Donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación.
> Capítulo II Generalidades de la Empresa: El cual presenta la descripción y funcionalidades de la empresa en cuestión, así como del área de trabajo y de las actividades realizadas.
> Capítulo III Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y base del estudio realizado.
> Capítulo IV Marco Metodológico: Se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos así como el Procedimiento Metodológico utilizado.
> Capítulo V Situación Actual: Incluye la descripción de la situación actual evidenciada mediante la observación directa.
> Capítulo VI Situación Propuesta: En la cual se describen y presentan los aportes para mejorar la problemática del Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz.
> Capítulo VII Estudio de Tiempo: El cual presenta los cálculos del tamaño de la muestra, evaluación del operario, cálculo del Tiempo Normal, asignación de Tolerancias, cálculo del Tiempo Estándar.
> Conclusiones y Recomendaciones.
CAPITULO I
1.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA La acumulación de expedientes que existe actualmente en el archivo judicial de estado bolívar se debe a que se realizó una remodelación en el circuito penal, y como en este carecían de espacio físico para el almacenamiento se trasladaron documentos hasta el archivo judicial de manera temporal ,ya que dentro del Palacio de Justicia no se encontró otro lugar donde almacenarlos por ende actualmente existe dicho problema puesto que no hay personal de acarreo que traslade estos fondos documentales hasta el archivo sede. Por otro lado la falta de iluminación se debe a que en la parte superior de los estantes se encuentran expedientes que imposibilitan que la luz llegue al resto del lugar, resaltando que en su mayoría las bombillas se encuentran quemadas y el personal indica que no hay presupuesto para cambiar las bombillas puesto que son muy cotosas, y se propone realizar un cambio por uno más económico.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
El Tribunal Supremo de Justicia, es parte del Sistema de Justicia y órgano rector del Poder Judicial, en consecuencia es su máxima autoridad jurisdiccional y ejerce su dirección, gobierno y administración, con la finalidad de asegurar al justiciable la protección y tutela de sus derechos y garantías constitucionales.
El archivo judicial regional de puerto Ordaz bajo resguardo del tribunal supremo de justicia constituye el patrimonio histórico judicial del país, al resguardar el devenir y evolución del poder judicial de Venezuela. El reto de mantener organizado el conjunto de bienes morales, materiales y culturales, integrado por 2149 metros lineales de documentación y actualizarlo permanentemente es una tarea compleja. Esta documentación es consultada principalmente por los miembros del Poder Judicial así como por la sociedad en general, a través de los módulos de acceso a la información, de conformidad con la normativa en la materia, a los que acuden investigadores, abogados y archivistas.
El problema principal dentro del archivo proviene a la falta de espacio físico para la cantidad de expedientes que allí se encuentra, la documentación judicial se ha incrementado exponencialmente en estos años, a raíz de esto se ostentan inconvenientes que producen dificultad por parte del operario para desplazarse en su área de trabajo puesto que el espacio es muy pequeño y tienden a tropezar con escritorios, sillas, estantes entre otros; en cuanto a las aplicaciones informáticas, muchas comunidades cuentan con software de gestión procesal para realizar de manera más eficiente el trabajo; anteriormente se planteó en el Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz un programa que facilitaba la búsqueda de archivos de una manera más eficaz y rápida, pero sin embargo no se ejecutó ya que representaba un costo elevado para la empresa.
Por otra parte, se presentan una serie de problemas de remisión en la realización de las actividades de búsqueda de expedientes y atención al usuario, los trabajadores encargados de buscar la información solicitada y de atender a las personas generan demoras evitables de tiempo y pérdida de energía que se pueden aprovechar para lograr una mayor eficiencia en su jornada de trabajo; esta realidad se concibe con lo antes expuesto.
Partiendo de los problemas antes mencionados se puede decir que se sufre una mayor pérdida de tiempo en cuanto a la búsqueda de documentos ya que existe un excesivo almacenamiento producido por la acumulación de archivos que se reciben semanalmente los cuales son de aproximadamente 500 legajos y la existencia de los mismos que no pertenecen al Archivo Judicial, teniendo como consecuencia que el operario al momento de examinar las estanterías pierda mucho tiempo por la enorme cantidad de legajos que sobresale de los estantes, utilizando en su búsqueda una escalera para la obtención de éstos, provocando con ello fatiga y una demanda visual, además de alergias por el acumulado de polvo en los expedientes .
1.3 OBJETIVO GENERAL Realizar un estudio de ingeniería de métodos, en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz, Estado Bolívar 1.4 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS 1. Diagnosticar la situación actual del manejo de la información y de las actividades ejecutadas en el archivo.
2. Describir detalladamente el procedimiento actual de almacenaje de los expedientes.
3. Elaborar el diagrama de procesos que permitirá destacar las fallas que pudiese tener el área a estudiar y así presentar alternativas para su mejoramiento.
4. Elaborar el diagrama de flujos recogidos actual del Archivo Judicial Regional.
5. Analizar de forma general las fallas que se encontraron.
1. Aplicar las preguntas correspondientes a la técnica de interrogatorio.
2. Realizar las preguntas de la Organización Internacional del trabajo (OIT), a los trabajadores del Archivo Judicial.
3. Especificar los enfoques primarios.
4. Implantar mejoras dentro del proceso con el objetivo de optimizar las actividades.
5. Proponer una nueva redistribución del área de trabajo.
6. Elaborar un diagrama de proceso de acuerdo con las propuestas planteadas.
7. Transformar el diagrama de flujo de recorrido actual en base a las mejoras planteadas, disminuyendo así el cruce entre operarios.
8. Realizar un análisis general de las mejores propuestas.
9. Determinar la actividad a estudiar 10. Determinar el tamaño de la muestra 11. Calculo del tiempo promedio seleccionado del proceso de archivo de los expedientes del archivo judicial regional de puerto Ordaz 12. Determinar la calificación velocidad presentado cuando se realiza el proceso de archivo de los expedientes.
13. Determinar el tiempo normal que se presenta mediante el proceso ante mencionado 14. Calculo del tiempo estándar.
1.5 JUSTIFICACIÓN Debido a los innumerables casos judiciales que se presentan en los diferentes tribunales ha aumentado de manera progresiva la cantidad de expedientes en el archivo judicial regional de Puerto Ordaz; por esto se hace necesario realizar un seguimiento a las actividades que realizan los trabajadores, para saber su eficiencia dentro del proceso, el tiempo que se toman en realizar cada acción, si se presentan dificultades como desplazarse dentro del área de trabajo, y la fatiga en el operario al tener que subir en una escalera hasta la parte más alta de un estante para obtener un expediente .
Es por ello que es importante implantar un nuevo método de trabajo que contribuya al perfeccionamiento de las tareas que actualmente se ejecutan.
1.6 DELIMITACIÓN Este estudio se limitara analizar el proceso que es llevado a cabo para el almacenamiento, búsqueda y atención al usuario, ya que la realización de estas actividades abarca un conjunto amplio y variado de operaciones, debido a que se requiere de la destreza del operario y la distribución adecuada del espacio.
1.7 LIMITACIONES Las limitaciones para la elaboración de este trabajo fueron las siguientes:
Carencia de diagramas, que describan el proceso del operario.
No hay tiempo estandarizados para las necesidades personales del operario.
No se cumplen las normas estandarizadas de las estanterías del archivo.
Se desconoce la eficiencia del personal.
CAPITULO II
2.1 Descripción de la empresa El archivo judicial regional de puerto Ordaz fue creado el 16 de marzo del año 2000 y se está ubicado en la Avenida Guayana con calle macagua, Alta Vista Norte, edificio Palacio de Justicia de Puerto Ordaz, estado Bolívar, sótano del palacio de justicia al lado del cafetín.
2.2 Archivo judicial Se entiende por archivo judicial tanto el conjunto orgánico de documentos judiciales como el lugar en el que quedan debidamente custodiados y clasificados los documentos judiciales, y esos documentos judiciales serán tanto las actuaciones procesales como aquellos que hayan sido aportados por las partes o por terceros al proceso por escrito o por medios electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el soporte material en que se encuentren recogidos.
La figura del archivo judicial comporta consecuencias procesales de importancia, tales como el cese inmediato de todas las medidas de coerción personal, cautelares y de aseguramiento impuestas, así como también la condición del imputado, y quizás lo más determinante es que no se puede reabrir la investigación, salvo que surgieren nuevos elementos que lo justifiquen, previa autorización del juez, tal como lo consagra el artículo 314 del código orgánico procesal penal a los fines que se establezcan las responsabilidades de los autores del hecho punible.
2.3 Misión Recibir, procesar, seleccionar, conservar, disponer y resguardar los fondos documentales inactivos transferidos por los archivos activos de las dependencias judiciales y de la Dirección Administrativa Regional (DAR), de conformidad en las políticas emanadas de la dirección general de servicios regionales en materia de archivo.
2.4 Objetivos del archivo judicial Prestar asesoría técnica inmediata de archivo, en cuanto a desincorporación de expedientes, libros y documentación administrativa a las dependencias judiciales llámese tribunales y las dependencias de la DAR.
Coordinar con la DAR por medio de la división de servicios judiciales el traslado de los fondos documentales a desincorporar.
Elaborará el cronograma de recepción de desincorporaciones de fondos documentales de tal manera de recibir esos fondos de acuerdo a dicho cronograma.
Chequear contra inventario, los fondos documentales recibidos.
2.5 Estructura organizativa Por medio del siguiente organigrama gerencial se presenta la estructura organizativa del archivo judicial regional de Puerto Ordaz. (Ver apéndice 1) 2.6 Actividades que se realizan en la empresa A diario llegan diferentes expedientes que provienen de distintos tribunales como tribunal de protección al adolescente, tribunal de responsabilidad penal adolescente, civiles primero y segundo , penales de ejecución, de juicio, de control ,laborales, contenciosos, de municipios, foráneos provenientes de Upata, Guasipati, Tumeremo y Santa Elena, administración de participación ciudadana, ejecutor de medidas y de defensa pública; con estos se realizan distintas actividades que corresponden primeramente a la descarga de expedientes que vienen de los tribunales antes mencionados, posteriormente se realiza un inventario para contabilizar los documentos, los cuales son almacenados en las estanterías, por último se procede al préstamo en donde se realiza el despacho tanto para usuarios internos como externos.
3.1 IMPORTANCIA DE LA INGENIERIA DE MÉTODOS La ingeniería de métodos es importante puesto que es una de las técnicas más recomendadas para incrementar la productividad de la empresa, sus aplicaciones incluyen tanto el diseño, la creación y la selección de los mejores métodos, procesos, herramientas, equipos y habilidades para fabricar un producto, mediante la determinación de los estándares para dicha fabricación.
Por otra parte, mejora la eficiencia al eliminar trabajo innecesario, las demoras evitables y otras formas de desperdicios; brindando así retribuciones al trabajador por su rendimiento.
3.2 MÉTODO Es el término utilizado para designar la técnica empleada para realizar una operación.
3.3 PROCESO Conjunto de actividades que están interrelacionadas, serie de operaciones de manufactura que hacen avanzar el producto hacia sus especificaciones finales de forma y tamaño.
3.4 PROCEDIMIENTO Conjunto de pasos lógicos para realizar una tarea.
3.5 RAMAS DE LA INGENIERÍA DE MÉTODOS
> ESTUDIO DEL MOVIMIENTO: Este se realiza evaluando los movimientos ya sea del hombre, material o equipo con la finalidad de identificar los movimientos productivos e improductivos para simplificar, combinar, reducir o en el mejor de los casos eliminar para lograr eficiencia máxima en función del contenido de trabajo.
> ESTUDIO DEL TIEMPO: Conjunto de técnicas que se utilizan para cuantificar el tiempo en base a la medición del contenido de trabajo del método prescrito, los aspectos a estudiar son el operario promedio, ritmo o velocidad de trabajo y suplementos o tolerancias por concepto de fatiga.
3.6 DIAGRAMAS Los diagramas son representaciones gráficas de todas las actividades inherentes al proceso; estos proporcionan una mayor visión de la relación entre las operaciones, además permite obtener los detalles a través de la observación directa dependiendo del proceso en estudio. También permite presentar de forma rápida, clara, sencilla y lógica los hechos relacionados con el proceso, dando lugar a un mejor trabajo en un menor tiempo.
Dentro de los diagramas más utilizados tenemos: Diagrama de Operaciones.
Diagrama de Proceso.
Diagrama de Flujo y/o Recorrido.
Diagrama Hombre-Máquina.
Diagrama Bimanual.
3.7 DIAGRAMA DE OPERACIONES Es un gráfico que muestra la secuencia lógica de todas la operaciones del puesto de trabajo, taller, maquinas o área en estudio, así como los márgenes de tiempo, inspecciones y materiales a utilizar en un proceso de fabricaron o administrativo, desde la llegada de la materia prima, hasta el empaque o arreglo final del producto terminado. Señala el ensamblaje con el conjunto principal, se aprecian detalles generales de fabricación. Es usado para revisar cada operación en inspección desde el punto de vista de los enfoques primarios del análisis de operaciones.
3.8 DIAGRAMA DE PROCESO Este diagrama muestra las trayectorias de un producto o procedimiento, señalando todos los hechos mediante el símbolo correspondiente. Es más detallado que el anterior y se emplea para representar lo que hace el operario que ejerce la labor, o cómo se manipula el material o el equipo. Es aplicable a un conjunto de ensamblaje (componentes) para lograr una mayor economía en la fabricación o en los procedimientos. Otro aspecto importante desde el punto de vista del analista se refiere a la detección a través de este diagrama de costos ocultos dentro del proceso en estudio como los retrasos, distancias recorridas y almacenamientos temporales.
3.9 DIAGRAMA DE FLUJO Y/O RECORRIDO La característica más importante de este diagrama es la representación del plano del área estudiada, hecha a escala con sus máquinas y áreas de trabajo, guardando correcta relación entre sí. Es un complemento útil del diagrama de proceso y se puede utilizar para:
1. Determinar la disposición de los equipos y puestos de trabajo.
> Componte principal fijo.
> Proceso o función.
> Producto o en línea.
> Por grupo.
2. Elaboración de la distribución planimetrica (layout).
3. Evaluar el aprovechamiento del espacio físico.
4. Considerar dimensiones (L X A X).
5. Seleccionar escala y orientación adecuada.
6. Determinar las áreas de congestionamiento.
7. Evaluar las zonas de almacenamiento.
8. Considerar los recorridos inversos.
9. Evaluar el acarreo de materiales y minimizar costos.
3.10 ARCHIVO Un archivo es un conjunto orgánico de documentos, o la agrupación de éstos, reunidos por las entidades públicas y por los particulares en el ejercicio de sus actividades, la utilización de los cuales está dirigida a la investigación, la cultura, la información o la gestión administrativa. También cuando nos referimos al término archivo debemos de tener en cuenta otros conceptos como el espacio físico donde se conservan los documentos y la oficina donde se organizan, además de la práctica que se realiza sobre ellos.
3.11 TIPOS DE ARCHIVOS La tipología de los archivos está estrechamente relacionada con el ciclo de vida de los documentos, el cual atiende a unas fechas establecidas de permanencia en una tipología de archivo u otra.
> Archivos de Gestión o archivos de Oficina: Alberga documentos activos que tienen valor primario (administrativo, fiscal, legal, informativo). Plazo de permanencia: como mínimo hasta la finalización de la tramitación.
> Archivos centrales o intermedios: Contiene documentos semi- activos que tienen valor primario y secundario. Plazo de permanencia:
15-30 años. Transcurrido este tiempo se lleva a cabo la valoración, se identifican las series y se procede a la integración de la documentación en el cuadro de clasificación del fondo. Lo que no se debe conservar se elimina.
> Archivo histórico: Guarda documentos inactivos (administrativamente hablando) que tienen un valor secundario (fuente de información y testimonio).Plazo de permanencia: Permanente.
Es importante tener en cuenta que no existirán los archivos históricos si no existen primero los archivos administrativos. Además, un archivo histórico puede crearse por las transferencias de varios administrativos (de oficina, intermedios y centrales).
3.12 CONCEPTO DE DOCUMENTO La Ley de Patrimonio Histórico Español define el documento como "toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soporte informáticos.
Desde el punto de vista administrativo, documento seria toda información o hecho fijado o registrado en cualquier tipo de soporte material que sirvan para comprobar o acreditar algo.
3.13 SOPORTE DOCUMENTAL Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
3.14 FUNCIONES DEL ARCHIVO La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
3.15 MOBILIARIO DE ARCHIVO > Mobiliario de archivo: Mobiliario de archivo metálico, Mobiliario de archivo modular, Mobiliario de archivo modular ArchivoTec, Mobiliario de archivo Multiuso, Mobiliario de archivo plano.
> Carritos > Lámparas: Lámparas de pie, Lámparas de sobremesa.
> Mesas: Mesas de centro, Mesas para impresora, Mesas de oficina, Mesas para ordenador.
> Postes > Protectores de suelo > Sillas: Sillas de conferencias, Sillas de contacto permanente, Sillas de dirección, Sillas de espera, Sillas standard, Sillas sincronizadas.
> Taburetes > Carretilla > Cestas de almacenamiento
3.16 ASUNTO Contenido específico de cada una de las unidades documentales (documento de archivo, expediente) de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados.
Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que se trata un expediente o documento de archivo y que se genera en consecuencia de una acción administrativa.
3.17 CARÁTULA Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos para describir su contenido.
3.18 CARPETA Contenedor formado por dos tapas de papel de material flexible que sirve para integrar documentos de archivo. Se le conoce como "folder".
3.19 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Registro general y sistemático que establece los periodos durante los cuales un documento de archivo se mantiene con sus valores primarios.
3.20 CLASIFICACIÓN Proceso de identificar y organizar archivos en categorías de acuerdo con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un sistema de clasificación.
3.21 CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de los documentos de archivo.
3.22 CONSERVACIÓN PRECAUTORIA Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración antes de proceder a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva.
3.23 LEGAJO Es un conjunto de papeles archivados o reunidos de algún modo que tratan de un mismo tema.
3.24 EXPEDIENTE Es un procedimiento administrativo para juzgar el comportamiento de un funcionario, un empleado o un estudiante por supuestas faltas en el cumplimiento de sus obligacione 3.25 EXAMEN CRÍTICO El examen crítico es una técnica que se aplica a todos los elementos que conforman un proceso de producción en donde se trata de revisar exhaustivamente toda la información referida a cada elemento con la finalidad de evidenciar la información de la cual se dispone. El examen incluye tres herramientas fundamentales, que son: las preguntas de la OIT. Los enfoques primarios y la técnica del interrogatorio.
3.26 PREGUNTAS DE LA OIT Es un gran listado de preguntas clasificadas según un objetivo en particular, las cuales son utilizadas por el analista de métodos con la finalidad de no pasar por alto ningún detalle o aspecto referido a cada uno de los elementos del proceso.
Estas preguntas están agrupadas de la siguiente manera:
a) Operaciones b) Modelo c) Condiciones exigidas por la inspección d) Manipulación de los materiales e) Análisis del proceso f) Materiales g) Organización del trabajo h) Disposición del lugar de trabajo i) Herramientas del equipo j) Condiciones de trabajo k) Enriquecimiento de la tarea de cada puesto.
3.27 LA TÉCNICA DEL INTERROGATORIO Es un procedimiento que se utiliza para evaluar una serie de actividades. Es el medio para efectuar el examen crítico a través de sucesivas preguntas a las cuales se someten cada actividad del proceso de manera sistemática y progresiva con el objetivo de eliminar o descartar aquellas operaciones que por medio de esta técnica se conocen como innecesarias. La técnica del interrogatorio se compone de 5 elementos fundamentales que sirven de indicadores de aquellas operaciones que no son convenientes dentro del proceso, tales como:
EL PROPOSITO ¿Qué se hace? ¿Por qué se hace? ¿Qué otra cosa podría hacerse? ¿Qué debería hacerse?
EL LUGAR ¿Dónde se hace? ¿Por qué se hace allí? ¿En que otro lugar podría hacerse? ¿Dónde debería hacerse?
SUCESION ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace entonces? ¿Cuándo podría hacerse? ¿Cuándo debería hacerse?
PERSONA ¿Quién lo hace? ¿Por qué lo hace esa persona? ¿Qué otra persona podría hacerlo? ¿Quién debería hacerlo?
MEDIOS ¿Cómo se hace? ¿Por qué se hace de ese modo? ¿De qué otro modo podría hacerse? ¿Cómo debería hacerse?
3.28 ENFOQUES PRIMARIOS Existen diez enfoques principales que se emplean en el estudio de cada Operación individual. Todos estos enfoques no serán aplicados a cada actividad del diagrama, pero generalmente más de una debe ser considerada. El método de análisis recomendado es tomar cada paso del método actual analizarlo teniendo en mente un enfoque claro y especifico hacia el mejoramiento, considerando todos los puntos clave del análisis. Luego se debe seguir el mismo procedimiento con todas las demás operaciones. Inspecciones, traslados, etc. Una vez analizada cada operación se debe considerar el proceso en conjunto con vistas de realizar mejoras globales. Los enfoques primarios son:
a) Propósito de la operación Es más importante de los diez enfoques y consiste en justificar el objetivo, el para qué y el porqué, determinando así la finalidad de la tarea, el analista debe determinar si es posible eliminarla, combinarla, simplificarla, reducirla o mejorarla.
b) Diseño de la parte y/o pieza Este enfoque consiste en revisar todo el diseño en busca de mejoras posibles y no Considerarlo como algo permanente sino cambiante. Para mejorar un diseño el analista debe tener presente las siguientes indicaciones para minimizar el costo de los diseños.
c) Tolerancias y /o especificaciones Las tolerancias y las especificaciones se refieren a la calidad del producto, lo cual no es más que la totalidad de los elementos y características de un producto o servicio que se juntan en su capacidad para satisfacer necesidades específicas.
d) Material Los costos de material son una parte importante del costo total de cualquier Trabajo. El tipo de material del que se elaboran las piezas se establecen por lo general de acuerdo a las características de la pieza y las condiciones que tenga que soportar al prestar servicio. Los presupuestos del diseño rara vez prevén una revisión periódica de los materiales, con esto la investigación de materiales durante la realización de un análisis puede traer importantes ahorros.
e) Análisis del proceso Consiste en el mejoramiento de los procesos de manufactura tomando en Cuenta:
1. Al cambio de una operación; considerando los posibles efectos perjudiciales sobre operaciones subsecuentes del proceso.
2. Mecanizando de las operaciones manuales; considerando el uso de herramientas y equipos de propósito especial y automático.
3. Utilización de mejores máquinas y herramientas en las operaciones mecánicas; no solo para el trabajo manual sino también automatizado.
f) Preparación y herramental: Las actividades de preparación son necesarias para el proceso, evitar perder tiempo por este concepto que se traduciría en costos significativos. Se debe considerar, mejorar la planificación y control de la producción, programar trabajos similares en secuencia, entregar por duplicado herramientas de corte e implantar programas de trabajo para cada operación. Las herramientas deben tener la calidad adecuada, se debe corresponder con la actividad que se desee realizar.
g) Condiciones de trabajo El analista de métodos debe aceptar como parte de su responsabilidad el que haya condiciones de trabajo ideales que permitirán elevar las marcas de seguridad, reducir el ausentismo y la impuntualidad, elevar la moral del trabajador, mejorar las relaciones publicas y además incrementar la producción.
h) Manejo de materiales El analista de métodos considera este enfoque como un sistema integrado, control de inventarios, políticas de compras, recepción, inspección, almacenamiento, control de tráfico, recolección y entrega, distribución de equipos e instalación en la fábrica o planta.
i) Distribución de la planta y equipo El principal objetivo de la distribución efectiva del equipo en la planta es desarrollar un sistema de producción que permita la fabricación del número de productos deseados, con la calidad también deseada y el menor costo posible.
3.29 ANÁLISIS DE OPERACIONES Es la separación de las partes de un proceso para observar el funcionamiento especifico de cada una, de esta forma llegar a conocer e incluso a optimizar el Funcionamiento del proceso. Cuando se emplea el análisis de métodos para diseñar un nuevo centro de trabajo o para mejorar uno, es útil presentar en forma clara y lógica la formación actual (o de los hechos) relacionada con el proceso.
La representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo emplea generalmente ocho tipos de diagramas, cada uno de los cuales tiene aplicaciones específicas. Un problema no puede resolverse correctamente si no se presenta en forma adecuada.
La ingeniería de métodos tiene por objeto idear procedimientos para incrementar la producción por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios mientras se mantiene a mejora la calidad.
El procedimiento esencial del análisis de la operación es tan efectivo en la planeación de nuevos centros de trabajo como en el mejoramiento de los existentes. El paso siguiente a la presentación de los hechos en forma de operaciones o de curso e proceso es la investigación de los enfoques del análisis de la operación. Debe considerarse que el análisis es un procedimiento que nunca puede considerarse completo.
La experiencia ha demostrado que prácticamente todas las operaciones pueden mejorarse si se estudian suficientemente. Puesto que el procedimiento del análisis sistemático es igualmente efectivo en industrias grandes y pequeñas, en talleres y en la producción en masa, se puede concluir que el análisis de la operación es aplicable a todas las actividades de fabricación, administración de empresas y servicios del gobierno.
3.30 ESTUDIO DEL TIEMPO Comprende la técnica de establecer un estándar de tiempo permisible para realizar una tarea determinada, con base en la medición del contenido del trabajo del método prescrito, con la debida consideración de la fatiga y las demoras personales y retrasos inevitables. El analista de estudios de tiempos tiene varias técnicas que se utilizan para establecer un estándar como el estudio cronométrico de tiempos, datos estándares, datos de los movimientos fundamentales, muestreo del trabajo y estimaciones basadas en datos históricos. Cada una de estas técnicas tienen aplicación en ciertas condiciones.
3.31 OBJETIVOS DEL ESTUDIO DE TIEMPOS
1. Minimizar el tiempo requerido para la ejecución de trabajos.
2. Conservar los recursos y minimizan los costos.
3. Efectuar la producción sin perder de vista la disponibilidad recursos de energéticos o de la energía.
4. Proporcionar un producto que es cada vez más confiable y de alta calidad.
3.31.1. Técnicas para el estudio de tiempos > Cronometraje > Datos Estándares > Sistemas de Tiempo > Muestreo del Tiempo > Estimaciones basadas en datos históricos
3.31.2. Equipos > Cronómetro > Tableros > Formas impresas
3.31.3. Medición del tiempo Es la aplicación de técnicas para determinar el tiempo que invierte un trabajador calificado en llevar a cabo una tarea definida efectuando la según una norma (método) de ejecución preestablecida 3.32 TÉCNICAS PARA MEDIR EL TRABAJO Las principales técnicas que se utilizan en la medición del trabajo son las siguientes:
1. Estudio de tiempos con cronómetro.
2. Métodos de observación instantáneos (muestreo del trabajo).
3. Normas predeterminadas de tiempos-movimientos, (MTM, MODAPS).
4. Empleo de películas.
5. Síntesis de datos tipo.
6. Evaluación analítica. (Experiencia personal)
3.33 ELEMENTOS DEL ESTUDIO DE TIEMPOS Es una parte esencial de una actividad o tarea determinada, compuesta de uno o más movimientos fundamentales del operario o las fases de un proceso seleccionado para fines de observación y cronometraje, entre las que se destacan:
1. Selección del operario.
2. Análisis del trabajo.
3. Descomposición del trabajo en elementos.
4. Registro de los valores elementales transcurrido.
5. Clasificación de la actuación del operario.
6. Asignación de márgenes apropiados (tolerancias).
7. Ejecución del estudio.
Registro de información
1. Estudio a Realizar.
2. Producto / Servicio.
3. Proceso, método, instalación, equipo.
4. Operario.
5. Duración del estudio.
6. Condiciones físicas de trabajo.
7. Ejecución del estudio.
3.34 CLASIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DURANTE EL TIEMPO DE TRABAJO. Los elementos por naturaleza en el ciclo de trabajo los podemos clasificar en los siguientes tipos:
a) Elementos de repetición o ciclo: Son aquellos que se presentan una o varias veces en un ciclo de la operación o del trabajo estudiado.
b) Elementos constantes: Son elementos que se localizan en varias operaciones de la planta y que tienen características semejantes ósea son aquellas cuyo tiempo de ejecución es siempre igual.
c) Elementos variables: Son aquellos cuyo tiempo de ejecución cambia según ciertas características del producto o proceso como de dimensiones, peso, calidad etc.
d) Elementos casuales o contingentes (o cíclicos): Son los que no aparecen en cada ciclo de trabajo sino a intervalos tanto irregulares pero que son necesarios para la operación generalmente en forma periódica.
e) Elementos extraños: Son los observados durante el estudio y que al ser analizado no resultan no ser una parte necesaria del trabajo.
La técnica más usada o empleada en el departamento de ingeniería o capacitación para medir el trabajo es el estudio de tiempos por cronómetro.
3.35 ESTUDIO DE TIEMPOS CON CRONÓMETRO Un estudio de tiempos con cronómetro se lleva a cabo cuando:
a) Se va a ejecutar una nueva operación, actividad o tarea.
b) Se presentan quejas de los trabajadores o de sus representantes sobre el tiempo de una operación.
c) Se encuentran demoras causadas por una operación lenta, que ocasiona retrasos en las demás operaciones.
d) Se pretende fijar los tiempos estándar de un sistema de incentivos.
e) Se encuentran bajos rendimientos o excesivos tiempos muertos de alguna máquina o grupo de máquinas.
Pasos para su realización:
1. Preparación: > Se selecciona la operación > Se selecciona al trabajador > Se realiza un análisis de comprobación del método de trabajo.
> Se establece una actitud frente al trabajador.
2. Ejecución: > Se obtiene y registra la información.
> Se descompone la tarea en elementos.
> Se cronometra.
> Se calcula el tiempo observado.
3. Valoración: > Se valora el ritmo normal del trabajador promedio.
> Se aplican las técnicas de valoración.
> Se calcula el tiempo base o el tiempo valorado.
4. Suplementos: > Análisis de demoras > Estudio de fatiga > Cálculo de suplementos y sus tolerancias.
5. Tiempo estándar: > Error de tiempo estándar > Cálculo de frecuencia de los elementos > Determinación de tiempos de interferencia > Cálculo de tiempo estándar
3.36 MÉTODOS DE ESTUDIO DEL TIEMPO CON CRONÓMETRO
3.36.1 Método de regreso a cero El método de regreso a cero tiene ventajas como desventajas comparado con la técnica de tiempo continuo. Algunos analistas de estudio de tiempo usan ambos métodos, con la idea de que los estudios en los que predominan los elementos prolongados se adaptan mejor a las lecturas con regresos a cero, y es mejor usar el método continuo en los estudios de ciclos cortos. Como los valores del elemento que ocurrió tienen una lectura directa con el método de regresos a cero, no es necesario realizar las restas sucesivas, como en el método continuo. Entonces la lectura se inserta directamente en la columna de TO (tiempo observado). También se pueden registrar de inmediato los elementos que el operario ejecuta en desorden sin una notación especial. Entre las desventajas del método de regreso a cero esta la que promueve que los elementos individuales se eliminen de la operación. Estos elementos no se pueden estudiar en forma independiente porque los tiempos elementales dependen de los elementos anteriores y posteriores.
3.36.2 Método continúo El método continuo para registrar valores elementales es superior al de regreso a cero. Lo más significativo es que el estudio que se obtiene presenta un registro completo de todo el periodo de observación; esto complace al operario y al representante sindical. El operario puede ver que se dejaron tiempos fuera en el estudio y que se incluyeron todos los retrasos y elementos extraños. Como todos los hechos se presentan con claridad, es más sencillo explicar y vender esta técnica de registro de tiempos.30 También se adapta mejor a la medición y registro de elementos muy cortos. Con la práctica, un buen analista de estudio de tiempos puede detectar con precisión tres elementos cortos. Se requiere más trabajo de escritorio para calcular el estudio si se usa el método continuo. Como se lee el cronómetro en los puntos terminales se cada elemento mientras las manecillas del reloj continúan su movimiento, es necesario hacer restas sucesivas de las lecturas consecutivas para determinar el tiempo transcurrido en cada elemento.
3.37 TIEMPO ESTÁNDAR Es la función de la cantidad de tiempo necesario para desarrollar una unidad de trabajo, usando un método y equipos dados, bajo ciertas condiciones de trabajo, ejecutado por un obrero posea ciertas cantidades de habilidades.
3.37.1 Propuestas del tiempo estándar
1. Base para el pago de incentivos.
2. Denominador común para la comparación de diversos métodos.
3. Medio para asegurar una distribución del espacio disponible.
4. Medio para determinar la capacidad de la planta.
5. Base para la compra de un nuevo equipo.
6. Base para equilibrar la fuerza laboral con el trabajo disponible.
7. Mejoramiento del control de producción.
8. Control exacto y determinación del costo de mano de obra.
9. Base para primas y bonificaciones.
10. Base para un control presupuestal.
11. Cumplimiento de las normas de calidad.
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