Material de Estudio de Administración de Empresas (página 2)

y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las observaciones de los practicantes.

No obstante, la Administración tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.

En conclusión, la  Administración, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.

La  Administración implica que a través de ella se logren  tres cuestiones importantes:

a) Alcanzar los objetivos de la organización. Para lograr el alcance de las metas de cualquier organización se hace de vital importancia aunar esfuerzos para que un conjunto de individuos alcance las metas. Ello solo es posible a través de una Administración acertada

b) Mantener el equilibrio entre los diferentes intereses. Los directivos necesitan mantener el equilibrio entre los objetivos, metas y actividades en conflicto de los miembros de una organización. Resulta por tanto, imprescindible el equilibrio entre los  conceptos de: ingresos y gastos, (tanto individuales e internos, entre los servicios que se ofrecen y entre las demandas de los diferentes grupos). De manera que  la Administración está orientada a equilibrar los intereses de muchos grupos diferentes. Desempeña la función de salvaguardar  los activos de la organización.

Debe considerar los mejores intereses de los trabajadores, con salarios decorosos, condiciones de trabajo adecuadas, tratamiento justo y equitativo, la mayor seguridad posible en el puesto, y la satisfacción de sus necesidades de realización.

La Administración o Dirección también debe trabajar para satisfacer las exigencias de los clientes, ya que sin ellos no tendría propósito la organización. Son la razón de la existencia de la gran mayoría de las organizaciones. Otros (como proveedores y asociaciones comerciales) también deben ser considerados.

Por último, debe satisfacer las necesidades y demandas de las organizaciones gubernamentales. Si la dirección favorece a un grupo a expensas de otros, a la larga tenderá a crear un desequilibrio que actuará en detrimento de la organización.

c) Lograr eficiencia y efectividad. En este aspecto El desempeño de la Administración en el mundo actual en una organización se puede medir de muchas maneras diferentes. Una forma común es en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

La Eficiencia:

Es obtener los máximos resultados con el mínimo de gastos. Un administrador eficiente es aquél que logra mayor producción (resultados, productividad, desempeño) con relación a los insumos (trabajo, materiales, dinero, tiempo) necesarios para lograrla. Dicho de otra manera, los administradores deben influenciar para minimizar el costo de los recursos utilizados para lograr un producto dado, se consideran eficientes. O a la inversa, el administrador que puede elevar al máximo los resultados por una cantidad de insumos dada es considerado eficiente.

La Efectividad:

Es la habilidad para "hacer las cosas correctas" o hacer que las cosas se logren. Esto incluye la selección de los objetivos más apropiados y los métodos adecuados para alcanzar los objetivos. Los administradores efectivos seleccionan las cosas correctas que han de hacerse y el método correcto para lograr que se hagan.

La Eficacia:

Es el secreto del éxito para toda organización. Para los administradores, "Lo oportuno NO es cómo hacer las cosas correctas, SINO encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos". De ahí, que el concepto de eficacia surge por la necesidad de que los administradores busquen las cosas en el entorno de la organización. Ejemplo seleccionar un mercado específico.

1.1       Concepto de Administración. Naturaleza y niveles del Sistema Administrativo.

En la literatura y la práctica social existen tres términos muy interrelacionados: dirección, administración y gerencia. En esta asignatura se  utiliza como sinónimos a los términos Administración y Dirección.

En ocasiones al hablar de Administración nos referimos al desempeño de un cargo: El Administrador. El término de gerencia lo utilizaremos también como sinónimo pero siempre especificado a un cargo ejecutivo.

Las definiciones en las ciencias sociales a partir de la teoría del conocimiento  definen a la Administración desde tres enfoques y las posibles combinaciones de estos. Desde el punto de vista funcional, estructural y singular.

Desde el punto de vistas funcional se define como: "La actividad del sujeto de la Administración (directivo) sobre los subordinados para trazar y cumplir las metas u objetivos".

Chiavenato (1998), plantea que la Administración es entendida como un conjunto de cargos y tareas, posteriormente, como un conjunto de órganos y funciones, desdobladas más tarde, en una compleja gama de variables que llega hasta la concepción de sistema, aspecto éste que se tratará más adelante en el presente material.

En su estado actual, la Administración es el resultado histórico e integrado de contribuciones acumuladas provenientes de muy variados campos de la actividad científica, técnica y profesional, por lo que no es extraño que se utilicen frecuentemente, la utilización de principios y conceptos desarrollados por otras ramas del saber.

Kliksberg (2000) plantea que partiendo del análisis histórico en materia administrativa, la Administración incluye las características siguientes, muy importantes a tener en cuenta en todo momento:

1.- El ámbito de la conceotualización en que se inscribe la Administración, no está constituido por un solo tipo de empresa. La Administración trata de cualquier tipo de organización, ya sean económicas, culturales, políticas o sociales.

2.- El objetivo de los administradores es el mismo en cualquier tipo de organización y consiste en crear un ambiente adecuado para el alcance de los objetivos de manera eficiente.

3.- La Administración, como se ha descrito, comprende el análisis teórico a nivel científico del comportamiento de las organizaciones.

4.- La Administración comprende también una tecnología o conjunto de conocimientos en materia de procedimientos operativos aplicables a la obtención de mayor eficiencia en las distintas áreas de la organización.

Stoner define a la Administración, como el arte de hacer las cosas a través de las personas. Tales definiciones cambian en la medida en que las circunstancias de las organizaciones. 

Otros autores apuntan que la Administración en todas aquellas actividades que se llevan a cabo y mediante las que se desarrolla el  proceso de fijación y posterior logro de los objetivos organizacionales o de la egresa como tal.

La necesidad de una teoría de la Administración o Dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección…es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

En el mismo sentido, Kast y Rosenzweig, (1999), se manifiestan cuando señalan que la Administración comprende la coordinación de hombres y  recursos  materiales para el logro de determinados objetivos.

Si los directivos son capaces de entender el cuerpo de conocimientos que integra la asignatura de Administración y saben cómo aplicarla a situaciones dadas, deben ser capaces de desempeñar las funciones de dirección tanto con eficiencia como eficacia, relacionando la teoría y la práctica. ya que una teoría no es más que la generalización de una serie de regularidades bajo unas mismas condiciones que se manifiestan en la práctica, prácticamente de la misma forma.

1.2.-     Proceso Administrativo.

Actualmente predomina en la literatura administrativa la concepción de la Administración como proceso, es decir como un camino sistemático y organizado para hacer las cosas, que comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin.

Bajo este enfoque la Administración es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y consiste en la coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planificación, organización, liderazgo o mando, y control, en orden a conseguir los objetivos establecidos.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas: La Administración entonces, es un proceso porque todos los administradores, sin importar sus aptitudes particulares  o su capacidad, intervienen en las actividades  relacionadas, para obtener los objetivos.

La administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos  de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos para lograr objetivos organizacionales establecidos.

Fig. 1.2.1.- Ciclo Administrativo.

El ejercicio de la Administración conlleva a la aplicación de funciones, que expresan en si mismas y en su interrelación la esencia de este proceso, que se manifiesta como se expresó anteriormente en cualquier actividad humana que involucre a más de una persona.

1.2.1.-Funciones Básicas o Generales del Ciclo Administrativo.

La naturaleza universal de la Administración resulta de este hecho: las funciones generales de la Administración o Dirección son las mismas en todos lados, en todas las organizaciones y en cualquier época.

Como se muestra en la figura anterior: la planificación, organización, el liderazgo y el control son las llamadas funciones generales o básicas del Ciclo Administrativo

Las funciones administrativas son las mismas tanto para los negocios pequeños como para los grandes; para las organizaciones públicas  y para las privadas, para las empresas manufactureras, para las organizaciones de servicio, para las empresas minoristas, y para las empresas nacionales, extranjeras y multinacionales, así como para las organizaciones sociales, fraternales, políticas o religiosas, en fin son universales.

Las funciones de la Dirección son básicamente las mismas para cualquier clase de organización. Aun cuando pueden aplicarse en forma diferente por los distintos dirigentes. Debido a que todos los gerentes operan alcanzando objetivos mediante los esfuerzos coordinados de otras personas, el tipo de organización en la cual se encuentren hace relativamente muy poca diferencia.

Si los administradores desempeñan con eficacia estas funciones en una situación dada, es probable que hagan lo mismo en otras situaciones. Lo anterior denota no solo el carácter universal de la Administración, sino también el mismo carácter de sus funciones generales.

De la misma manera que en las organizaciones, y en particular en las empresas, existen una serie de trabajadores que realizan las tareas y actividades principales para fabricar los productos, para prestar los servicios y para cumplir las metas de las mismas. Así, el profesor enseña en la universidad, el sacerdote ejerce su labor de guía en la iglesia, el bombero apagará fuego, el cocinero elaborará un plato, el camarero lo servirá y el piloto hará volar el avión. Todas estas son las tareas operativas de las organizaciones. Llamamos operarios aquellas personas de la organización que se encargan de la ejecución material de las tareas operativas de la empresa. Esa es su única función dentro de la empresa, la realización de las tareas propias de su actividad y no dirigen el trabajo de otras personas. Los directivos son las personas, que dentro del Proceso de Administración, planifican, organizan, dirigen y controlan el trabajo de otras personas, y en concreto, de las personas que ejecutan materialmente las tareas típicas de la organización. El jefe de redacción dirige a los redactores y controla que estos que estos realicen sus artículos según esta previsto. Por tanto, los directivos se encargan de administrar, es decir, de que otras personas realicen las tareas organizativas de manera eficaz y eficiente. A estos directivos se les llama administradores.

La mayor parte de los directivos no realizan solo tareas directivas, sino que también realizan tareas operativas es decir el jefe de redacción, a pesar de disponer de un grupo amplio de redactores y periodistas a su cargo, puede elaborar él mismo algunas crónicas o intervenir en la redacción de muchos artículos. El grado en que un directivo se dedica más a tareas administrativas que a tareas operativas depende, de su posición de la jerarquía dentro de la empresa.

Las empresas se  suelen representar en forma de pirámide. En su base se sitúan a los operarios, es decir aquellos trabajadores que ejecutan materialmente las tareas operativas y que no dirigen y controlan el trabajo de nadie. Son, por tanto, el escalón más bajo de la jerarquía de la empresa.

Los directivos o administradores que se dedican a dirigir y a controlar directamente el trabajo de los operarios son los que se llaman supervisores o directivos del primer nivel o de primera línea que pueden ser un coordinador de asignatura, un cabo en el ejército, un entrenador en un equipo deportivo, un jefe de recepción, un comandante de vuelo, etc. Su característica esencial es que dirige el trabajo de un grupo operario y no de ningún otro directivo

En lo más alto de la pirámide se encuentra la alta dirección, los administradores de mayor nivel jerárquico, llegando en su punta a los máximos responsable de la organización, cuyo trabajo no es supervisado por otros trabajadores.

Entre los administradores de la alta dirección y de los primer nivel, se encuentran los directivos y administradores intermedios o de nivel medio. Tienen como característica común que supervisan y dirigen el trabajo de otros directivos.

Como se apunta anteriormente, los administradores realizan tareas administrativas y operativas en diferentes proporciones dependiendo de su nivel jerárquico. La norma general establece que, cuanto mayor sea el nivel jerárquico de un directivo, más centrado estará en las tareas de planificación, organización, liderazgo y control y menos en la ejecución material de las tareas operativas. En sentido inverso, cuando más se desciende en la pirámide, más ocupado estarán dichos administradores en las tareas operativas, aunque sin descuidar las administrativas.

Como se ha señalado desde el principio, una empresa busca alcanzar una serie de metas; por tanto lo primero que tiene que hacer el administrador de una organización es establecer los objetivos de la misma y las formas de alcanzarlo: a esto se le llama Planificación. De otra parte, también se ha visto que el trabajo del directivo no es ejecutar directamente las tareas para conseguir los objetivos, por lo que tiene que plantearse que esas personas tiene que realizar cada una un grupo de tareas especializadas y que tienen que coordinar su trabajo; esto se realiza en la segunda fase, que se denomina Organización. Una vez establecidas las relaciones jerárquicas y funcionales entre los miembros de la empresa mediante la fase de organización, hay que buscar a las mejores personas para ocupar los puestos, hay que formarlas, hay que integrarlas, hay que motivarlas, hay que remunerarlas, hay que liderarlas y hay que hacer que existan flujos de comunicación entre ellas; de ello se ocupa la fase de Liderazgo o Mando (hay personas que la nombran, sencillamente, Dirección) Una vez que la empresa ha entrado en funcionamiento se van a obtener ciertos resultados y los administradores o directivos querrán saber si con ello se han conseguido los objetivos previstos, sino es así, deberán producirse ajustes y cambiar los objetivos o las acciones para alcanzarlos en el siguiente período de Planificación; ésta es la función de la fase de Control. Así la administración de la empresa es un proceso secuencial que consta de las fases ya descritas anteriormente (Planificación, Organización, Liderazgo, Mando o Dirección y Control). A estas actividades también se le llaman, funciones o tareas del sujeto de la Administración.

Al hablar del proceso administrativo, se han visto las cosas que deben hacer los directivos cuando realizan tareas administrativas. Pero, ¿Es eso lo que realmente hacen? Mintzberg realizó un amplio estudio entre los administradores y directivos y estableció que muchas de estas funciones ocupan un lugar marginal en el trabajo cotidiano de los administradores. Define en cambio un conjunto de roles o papeles que realizan habitualmente los directivos. Los agrupo en 3 tipos diferentes:

1. Roles interpersonales: Se refieren al gran volumen de actividad que desarrollan los directivos en contactos con otras personas, tanto dentro como fuera de la organización. Son roles de cabeza visible, líder y enlace.

El primer término se refiere al directivo que representa la empresa en el exterior. Es la imagen de la empresa. Cuando surge un problema con la empresa, los clientes, los proveedores y terceros interesados acuden a él. También actúa en actos protocolarios y profesionales en representación de la empresa, como convenciones, conferencias y charlas, recepciones oficiales, etc.

Como líder, estimula y motiva a los trabajadores que están a su cargo. Es responsable de su reclutamiento y selección, así como de recompensarlo adecuadamente. Interactúa con ellos para que se realizan convenientemente las actividades de la empresa.

Como enlace mantiene relaciones sociales y profesionales, está encargado de establecer una red amplia de contactos y de fuentes de información, internas y externas. Le corresponde establecer los canales de comunicación e información que puedan ser utilizados en el futuro.

2. Roles informativos: Se refieren a todo el trabajo directivo relacionado con la recogida y transmisión de información y de datos. Si cuando realizan el papel de enlace, el directivo a establecido los canales y vías de comunicación, estos roles suponen ponen poner en uso esos canales para hacer circular la información.

Monitor: Los directivos realizan una importante labor de recogida de información, normalmente la buscan activamente. Está información la reciben tanto del interior de la empresa como del exterior. Buscan información fiable, disponible en el momento adecuado, organizado y pertinente.

Difusor: El directivo es el encargado de transmitir información dentro de la organización, ocupándose de que está circule convenientemente y de que llegue a las unidades y personas que la necesitan.

Portavoz: Trasmite una serie de información al exterior de la empresa sobre los planes y programas que está va a realizar. Es el interlocutor y experto en las relaciones dentro del sector.

3. Roles decisionales: Son el de emprendedor, el de gestor de anomalías, el de asignador de recursos y del negociador. Todos ellos suponen en distinto grado un proceso de toma de decisiones para la empresa.

Emprendedor: El directivo realiza este papel cuando toma iniciativa y busca oportunidades para la empresa. Intenta adelantarse a los acontecimientos, busca nuevos mercados, nuevos productos, nuevos procesos y nuevas formas de gestión.

Gestor de anomalías: Como se ha dicho anteriormente unas de las funciones continuas del directivo es el análisis y solución de problemas. Es un solucionador de problemas en la empresa. Sino puede darle una solución por si mismo, reenvía en problema a la parte de la empresa que lo puede resolver.

Asignador de Recursos: Decide dentro de su campo de competencia la asignación de los recursos disponibles a distintas actividades, unidades  o puestos. Evalúa la importancia de cada cosa y establece prioridades. Hay que pensar que uno de los recursos de la organización más valiosos, y que también asigna libremente, es su propio tiempo.

Negociador: Los directivos se encargan también de preparar y supervisar los procesos de negociación que se llevan a cabo en la empresa y con agentes del entorno, fija los límites de la negociación y establece las estrategias negociadoras. Normalmente el directivo que negocia es el que tiene capacidad para llegar a compromisos en nombre de la empresa.

1.3.-     Importancia de la Administración de Empresa

La importancia de la Administración como función principal de los administradores radica principalmente en la orientación que da ésta, a cada uno de los elementos que componen la organización, realizando planes, asignando recursos, motivando, guiando y controlando las actividades, permitiendo así el logro de las metas esperadas por la organización, haciendo estas más eficientes y eficaces.

• Permite escuchar a nuestros superiores.
• Permite dar opiniones y criterios propios.
• Propicia la necesidad de trasladar ideas, dar soluciones y criterios.
• Dirigir pequeños grupos de subordinados.
• Discutir con otros profesionales
• Participar en diferentes eventos.
• Necesidad de competir.

La necesidad de una teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección…es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".

Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las observaciones de los practicantes.

No obstante, la dirección tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.

En conclusión, la teoría de la Administración, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.

1.4.-     Evolución de la Teoría Administrativa

La Administración es una disciplina a la que atañan resultados prácticos , sin embargo es necesario estudiar las diferentes teorías administrativas al menos por cuatro razones :

• Las teorías  guían las decisiones administrativas.
• Las teorías conforman nuestro concepto de administración .
• Las teorías ayudan a comprender el ámbito de los negocios.
• Las teorías son fuentes de nuevas ideas.

La Escuela Clásica. La Escuela de las Relaciones Humanas. La  Escuela de las Ciencias Administrativas.

TABLA 1.4.1. ESCUELAS FUNDAMENTALES SOBRE ADMINISTRACIÓN

ESTAS DOS TEORÍAS ANTERIORES SE INSCRIBEN DENTRO DE LA ESCUELA CLASICA DE LA ADMINISTRACIÓN

CONTINUACIÓN DE LAS ESCUELAS

EVOLUCION DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

En el cuadro anterior se describen brevemente las tres escuelas fundamentales del pensamiento administrativo, las cuales en la actualidad siguen conservando su importancia.

1.4.1.- MENCIÓN DE OTROS TEÓRICOS PIONEROS DE LA DIRECCIÓN O ADMINISTRACIÓN.

Otros muchos hombres hicieron aportes a la ciencia de la administración, además de los

mencionados anteriormente:

Frederick W Taylor, el cual puso atención a las tareas, considerándose el padre de la administración, el cual observaba a los trabajadores en el desempeño de diversas tareas y anotaba el tiempo para proporcionar una base científica para el diseño y desempeño de las tareas. En lugar de cada trabajador efectuara su tarea su forma. Taylor buscó la mejor manera para todos los trabajadores. La siguiente etapa era buscar personas físicas y mentalmente apropiadas para el trabajo. El resultado consistía en buscar la mayor productividad. El propósito de la recolección y medición de hechos que efectuaba Taylor era proporcionar una base científica u objetiva para el desempeño de tareas.

Elton Mayo: Puso especial atención a las personas, planteaba que los administradores no solo necesitaban planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo, como Taylor insistía, sino que necesitaban integrar en forma constante una organización social humana. La Administración, tal y como formulaba Mayo y sus seguidores, debía proporcionar condiciones que permitieran la espontánea colaboración de los grupos para el logro de los objetivos.

Douglas MacGregor: resumió el contraste más claro de las suposiciones de la Administración científica y de las relaciones humanas sobre la naturaleza humana, denominando Teoría X a las suposiciones tradicionales y a las contrastantes Teoría Y.

Teoría X: Plantea que la motivación del hombre es el salario, que las emociones humanas son irracionales, que el hombre es esencialmente perezoso, etc. Dentro de esta concepción la labor de la administración se limita al empleo y control de la energía humana en la dirección de los objetivos organizacionales.

Teoría Y: Se basa en un enfoque más positivo de la naturaleza humana y admite que el hombre no es pasivo, ni contravienen los objetivos organizacionales y que posee motivación, patrones de comportamiento adecuado y está capacitado para asumir responsabilidades. Dentro de esta concepción administra un proceso de crear oportunidades, liberar potencialidades retirar obstáculos, ayudar al crecimiento y proporcionar orientación.

La Teoría Z de William Ouchi fue más actual y plantea que la productividad es más una cuestión de dirección de personas quede tecnología, mucho más de gestión humana y cultura organizacional adecuada que de enfoques tradicionales basados en la organización.

A su vez, la Teoría de la Administración actual continúa generando conceptos interesantes. En este momento es posible identificar tres perspectivas adicionales de la teoría de la administración: el enfoque de sistemas, el de contingencia y un nuevo enfoque de las relaciones humanas.

ENFOQUE DE CONTINGENCIAS: El concepto de la técnica de administración que más contribuye al logro de objetivos organizacionales puede variar en diferentes situaciones o circunstancias.

NUEVO ENFOQUE DE LAS RELACIONES HUMANAS: Un enfoque integral hacia la teoría de la administración, que combina un concepto positivo de la naturaleza humana con el estudio científico de las organizaciones para prescribir como deben actuar los administradores efectivos en gran parte de las circunstancias.

1.5.-     El Enfoque de Sistema en el entorno actual.

Un Sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.

Un ejemplo de Sistema, por tanto es: Un grupo de estudiantes de informática, Un Jardín de flores, la sala de la casa

Es por tanto, cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado como un

Sistema, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el centro de atención.

Esto quiere decir que debe tener un fin u objetivo identificar un sistema

Un sistema está compuesto por dos aspectos críticos:

1. Los elementos

2. Las relaciones entre los elementos

Si nos hiciéramos las preguntas siguientes:

¿Cuál de los dos caracteriza a un sistema?

¿Qué es lo que caracteriza al sistema de dirección de la Universidad, los departamentos o las relaciones entre estos?

Las respuestas estarán encaminadas a responder que: aunque los elementos sean importantes, lo que caracteriza a un sistema son las relaciones entre ellos.

Con relación al segundo cuestionamiento; un departamento  puede fragmentarse o integrarse y si las relaciones se mantienen no pasa nada , ahora si para cualquiera de las dos situaciones anteriores se cambian las relaciones, el sistema se altera.

Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

La definición de un sistema depende de la comodidad o del interés de la persona que pretende analizarlo. Es una cuestión de enfoque.

El sistema total es el representado por todos los objetos, atributos y relaciones necesarios para la realización del objetivo. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los objetos, atributos y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación, que definen la frontera del sistema y hacen posible explicar las condiciones bajo las cuales debe operar. No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente o entorno): los sistemas existen en un medio y están condicionados por él.

Medio (ambiente) es el conjunto de todos los objetos que dentro de un límite específico, pueden tener alguna influencia sobre la operación del sistema. La frontera es, pues, la condición ambiental dentro de la cual el sistema debe operar.

Puede resumirse entonces que en lo relativo a los conceptos fundamentales que se refieren al Enfoque de Sistema, se encuentran los siguientes:

Sistema: Conjunto de elementos, propiedades, atributos o relaciones que perteneciendo a la realidad objetiva,  representa para el investigador su objeto de trabajo.

Elementos: Partes que componen el sistema. Son ilimitados en variedad.

Relaciones: Vínculos que se establecen entre los elementos, estos elementos deben mantenerse unidos para formar parte del sistema.

Atributos: Son las propiedades de los elementos y  las relaciones que permiten definir a estos en función del objetivo perseguido por el estudio.

Sinergia: Situación en la que el todo es mayor que sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que los departamentos que actúan cooperativamente son más productivos que si actuaran de forma independiente.

Efecto Sinergético: Propiedades que alcanza el sistema como producto de la unión de todos sus elementos, la integración e interacción de todos ellos.

Medio Ambiente: Todo lo que se relaciona con el sistema.

Subsistema: Cualquier sistema conviene estudiarlo a los efectos  prácticos como parte de uno mayor.

Fronteras del sistema: Límites del sistema.

Sistema total: Todo lo anterior que al unirse forman el sistema total.

Sistema Autorregulado: Es todo aquel sistema que tiene un mecanismo regulador.

Entropía: Grado de desorden que tiene  un sistema.

Homeostasia: Sistema en equilibrio.

La clasificación de los sistemas sigue diferentes criterios, como es el caso de los siguientes:

-       Por su relación con el medio ambiente

1-     Cerrado

2-     Abierto

-       De acuerdo a su estructura

1-     Simple

2-     Compuesta

-       Por su diversidad

1-     Estático

2-     Dinámico

-       Por su capacidad de regulación

1-     Regulados

2-     Autoregulados

Un  sistema se estudia a partir del seguimiento de los  pasos relacionados a continuación:

1-     Definir los objetivos del sistema.

2-     Determinar los límites del sistema.

3-     Descomposición de las partes que integran un sistema.

4-     Determinar los componentes fundamentales.

5-     Definir la organización y estructura en tiempo y espacio.

6-     Determinar el medio ambiente y su influencia sobre el sistema.

7-     Definir la red de comunicación.

8-     Otros aspectos que se consideren importantes.

El enfoque en sistema plantea que: "En una organización son independiente las personas, las tareas y la dirección. Un cambio en una de las partes afecta las otras de manera invariable. La organización, por tanto es un todo, dinámico y orgánico, formado por muchos subsistemas, esto implica que no se resuelvan problemas de forma parcial, sin la afectación de la organización en su conjunto".

1.5.1.-Características de los Sistemas

Propósito: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Los elementos y sus relaciones definen un arreglo con miras a un objetivo que debe ser logrado.

Globalismo o totalidad: cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Hay una relación causa-efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo.

Entropía: es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste, a la desintegración, al relajamiento de los patrones y a un aumento de la aleatoriedad. Hay criterios según los cuales a medida que aumenta la información disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De ahí, surge el concepto de negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

Homeostacia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse a fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.

1.5.1.1.- Sistema abierto y sistema cerrado:

Sistema abierto (SA): Conjunto de partes en constante interacción (lo que resalta la característica de interdependencia de las partes), orientado a determinados propósitos y constituyendo un todo sinérgico (mayor que la suma de las partes) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (doble capacidad de influir sobre el medio externo y a la vez recibir la influencia del mismo).Una empresa.

1. El SA está en constante interacción con el medio. Esta interacción es dual en el sentido de que lo influencia y es influenciado por él. El SC no interactúa con el ambiente.

2. El SA tiene capacidad de cambio y adaptación al medio ambiente, está dotado de reversibilidad: su estado actual o futuro no está condicionado por su estado original. En el SC ocurre lo contrario.

3. Es contingencia del SA competir con otros sistemas, lo que no ocurre con el SC.

I. Parámetros de los sistemas

Cualquier cosa que esté en movimiento o que cambie de estado, es un proceso, este es una de las modalidades del enfoque de sistema, por tanto puede ser considerado un sistema.

1) Las relaciones (estructura y procesos)

a. Todos los elementos de un sistema

b. Entre sistema y subsistemas

c. Entre dos o más sistemas

Las relaciones son los aspectos más importantes de un sistema.

2) Parámetros: Son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.

a. Entrada, impulso o insumo (input): es la fuerza de arranque o partida de sistema, que  suministra energía para la operación del sistema.

b. Salida, producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se alinearon los objetos y relaciones del sistema. Estas salidas deben ser congruentes y coherentes con los objetivos del sistema.

Las salidas pueden ser causal y mutuamente dependientes (complementarias) para suministrar una entrada conveniente a un subsistema de orden más elevado, como aparece en la Figura I.1.

3) Proceso, procesador, transformador (throughput)

Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El proceso caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos (tanto objetos como relaciones) empeñados en la producción de un resultado.

4) Retroalimentación, retroinformación (feedback)

Es la función del subsistema que tiene como mira comparar la salida con un criterio o patrón previamente establecido. La retroalimentación tiene como objetivo el control, o sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor. Monitor es un término que comprende una función de guía y de dirección.

II.- Análisis de sistemas

Pasos para el reconocimiento de un sistema:

1) Localización de las partes componentes (elementos) que están relacionados entre sí.

2) Identificación del patrón que rige las relaciones encontradas (red de comunicaciones).

3) Percepción de una finalidad (objetivo) en el arreglo visto como un todo.

4) Definición del medio ambiente donde actúan las partes componentes

5) Establecimiento del ciclo de eventos que identifican el proceso del sistema (ciclo de procesamiento).

III.-  Métodos para el análisis de sistemas. Análisis de sistemas:

Análisis destinado a sugerir un curso de acción mediante el examen sistemático del costo, la eficiencia y de los riesgos de políticas y estrategias alternativas (incluso la formulación de otra más, en caso de que las examinadas sean poco satisfactorias). Al igual que la investigación operacional, el análisis de sistemas auxilia al tomar una decisión o resolver un problema, a encontrar una solución inteligente o un curso de acción preferible entre varias posibles alternativas.

IV.-  Ingeniería de sistemas

Es la planeación y la formulación de nuevos sistemas para el mejor desempeño de operaciones en curso o para implementación de operaciones, funciones o servicios hasta entonces nunca ejecutados. Existen varias etapas del proceso operacional (sin orden cronológico):

a. Definir y aislar el problema científico, cuantificar y relacionar el conjunto de factores que definirán el sistema y su ambiente.

b. Seleccionar un objetivo es el fin lógico de la definición del problema. El objetivo escogido orienta la búsqueda de alternativas, sugiere el tipo de análisis a que se deben someter las alternativas y proporciona los criterios para escoger el sistema óptimo.

c. La síntesis de sistemas trae consigo la compilación o invención de sistemas alternativos capaces de atender a los objetivos.

d. El análisis de sistemas significa deducir las consecuencias lógicas de la totalidad de los sistemas hipotéticos.

e. La elección del mejor sistema comprende la evaluación del análisis y la comparación de esa evaluación con los objetivos, a fin de seleccionar el mejor subconjunto posible de sistemas alternativos que merezcan un estudio más detallado.

f. La comunicación de los resultados constituye la última función de esta etapa.

V. Procedimiento para analizar un sistema

a. Análisis del proceso (o procesamiento): cuando el sistema es estudiado como el conjunto de subsistemas íntimamente enlazados. Permite definir salidas intermedias y estudiar los medios por las cuales estas salidas pueden introducirse en procesos unidos en serie para el subsecuente procesamiento o incluso mejorar su desempeño.

b. Análisis del resultado final: cuando el sistema es tratado como un todo. El analista se vuelve más hacia los resultados finales que hacia los resultados intermedios de los subsistemas, despreciando las salidas intermedias.

Definido esto, se sigue el siguiente procedimiento:

1. Definir una necesidad real que debe ser satisfecha

2. Determinar los objetivos que contribuirán a satisfacer la necesidad real

3. Verificar las condiciones de restricciones dentro de las cuales el sistema deberá limitarse

4. Generar muchos sistemas alternativos diferentes, que puedan satisfacer la necesidad real

5. Seleccionar las mejores alternativas

6. Implementar las alternativas seleccionadas para ser debidamente experimentadas

7. Efectuar una evaluación completa del sistema experimentado

8. Desarrollar modificaciones con la retroalimentación para continuar el ciclo hasta que los objetivos se hayan alcanzado.

1.5.2.- SISTEMA DE DIRECCION O ADMINISTRACIÓN. ANATOMIA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y SU RELACIÓN CON LA CULTURA

Enfoque del Sistema de Administración desde el punto de vista de las decisiones y la Cultura.

En la figura representada posteriormente,  se simboliza a la empresa con un enfoque de sistema, El corazón de cualquier organización está en el sistema de decisiones, un dirigente se distingue de otro, no por las decisiones que toma ,sino cómo las toma. Ellas son las que enmarcan el rumbo futuro de la organización, su eficiencia, eficacia y en síntesis por la competitividad, en estas se expresan los valores, la ideología , se nutren del sistema de información, por tanto El Sistema de Decisiones depende en primer lugar de la cultura de la organización, donde los valores son su expresión más profunda. Todo lo que acontece en una organización para bien o para mal depende de la cultura organizacional, es decir de los hábitos, valores, tradiciones, historia. Etc. (ver figura 1.6.2.1.)

El aspecto anterior está muy ligado al de la ideología y a la política vigente, pero esta viene de un sistema mayor al de la empresa y a su vez la empresa traza sus políticas.

– Las características y cualidades de los recursos humanos. De la empresa, tanto en el orden técnico, conocimientos, habilidades, y sobre todo su disposición al cambio.

– El nivel de la técnica y tecnología para la toma de decisiones, tanto desde el punto de vista del conocimiento y habilidades, estilos, organización y nivel tecnológico (TIC), en las relaciones de captación, procesamientos, análisis, toma de decisiones, implementación y control.

– La organización del subsistema informativo vinculada con el proceso de dirección y con el proceso de creación de valores.

Fig. 1.5.2.1. Enfoque de Sistema de la Gestión de la empresa desde el punto de vista de las decisiones.

La Figura significa  un enfoque en sistema y como tal, las RELACIONES ENTRE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA ES LO MAS IMPORTANTE, al mismo tiempo por ser un sistema dinámico y complejo el sistema de decisiones es el rector, el cual estará condicionado por las relaciones entre los otros sub sistemas.

La cultura es un elemento muy complejo, que comienza a formar a partir de que una empresa comienza actuar, creando hábitos y costumbres de hacer las cosas, comunicarse, de acumular anécdota, comportamiento, etc. hay muchas formas de clasificación, entre ellas tenemos la cultura orientada al control (a la producción, a los procedimientos, todo lo que se hace es para adentro) y la orientada al cliente todas la decisiones que se toman y todo lo que se hace es para satisfacer el cliente. En la mayoría de nuestras empresas prima la primera, a pesar del eslogan colocado a las puertas de la empresa donde dice: El cliente primero. O estamos aquí para satisfacer sus necesidades. El enfoque al cliente es un cambio de cultura y no es fácil de lograr

Fig. 1.5.2. 2. Elementos de la Cultura Empresarial.

La Fig. 1.6.2.2. representa los elementos que constituyen la Cultura de una organización, tanto aquellos que son básicos y aquellos que se son implícitos y explícitos.

Cambiar la cultura empresarial implica la modificación parcial o total de hábitos profundamente arraigados en las personas que integran la organización. No hace falta insistir en las dificultades que conlleva esta actuación.

Las acciones a emprender consisten en:

• Identificación de los valores culturales deseables.
• Diagnóstico de los valores culturales actuales
• Identificación de desviaciones.
• Transmisión de los nuevos valores

Conversión de los nuevos valores en un objetivo común, interiorizado y compartido por todos, a través de una estrategia que no ha de traducirse en un proceso conflictivo ni manipulador

La realización de estas acciones pretende la consecución de una cultura innovadora y global porque:

• Las nuevas tecnologías afectan a todos y cada uno de los componentes de la organización
• La innovación ha de ser concebida como una política integrada en la estrategia global de la empresa
• Es necesaria la mejora constante en el puesto de trabajo y la asunción de nuevas funciones y responsabilidades como proceso dinámico y continuo.

1.6.- RESUMEN DEL TEMA I.

1.     Hoy en día, más que nunca, los gerentes enfrentan el desafío de la competencia extranjera y en muchas ocasiones, la nacional, lo que los impulsa a lanzarse a constantes cambios en busca de mejoras continuas de la productividad de sus organizaciones y una toma de decisiones más lógica, para servir a la sociedad, lo que determina que los directivos tengan una visión a largo plazo de su organización y del lugar que ocupan en el mundo.

2.     Al tomar decisiones, los directivos necesitan tener conocimientos de la Dirección que lo apertrecharán de valores, talento y una interpretación o de la cultura de los diferentes grupos presentes en su  organización.

3.     El proceso de administración o dirección incluye actividades relacionadas con las funciones generales de: Planeación, Organización, el Liderazgo o Mando o  Dirección y el Control.

4.     Las tres escuelas del pensamiento administrativo, han contribuido a mejorar el conocimiento de las organizaciones, por parte de sus directivos.

5.     Un sistema es básicamente un conjunto de cosas interrelacionadas que forman un todo complejo, aunque se limitan para ser analizados.

1.7.- SECCIÓN DE EJERCICIOS  DEL TEMA I

Ejercicio 1.

A continuación se te presentan diferentes ideas que corresponden a un mismo significado, debes identificar cuando es el término EFICIENCIA y cuando es el término EFICACIA:

Respuestas.

EJERCICIO 2

Complete los espacios vacíos seleccionando la palabra que corresponda de acuerdo a la idea que se refiere del listado que se le ofrece:

PROCESO ADMINISTRATIVO – LIDEREAR -  PLANIFICACION – CONTROL – ORGANIZACIÓN

Respuestas

EJERCICIO 3

Ubique las ideas según corresponda con el Enfoques de Sistema

Respuestas

EJERCICIO 4

A continuación se te presentan los conceptos de diferentes términos relacionados con la TEORIA DE SISTEMAS, debes identificar el término con su definición:

Sistema – Elementos -  Relaciones -  Atributos

Efecto Sinergético -  Medio Ambiente – Subsistema

Fronteras del sistema – Sistema Autorregulado -  Entropía – Homeostasis

Respuestas

EJERCICIO 5.

Rellena los espacios vacíos con lo términos que consideres de acuerdo a tus conocimientos:

Existen diversas formas de clasificar un sistema.

Por su relación con el medio ambiente puede ser: _____________  o _____________ ;

de acuerdo a su estructura en _____________  o _____________ ;

por su diversidad en _____________  o _____________ 

y por su capacidad de regulación en _____________  o _____________ .

Respuestas

EJERCICIO 6

Organiza en orden lógico los pasos para identificar a un sistema

Respuestas

EJERCICIO 7 (Caso)

Partiendo del Ciclo Administrativo encuentra la frase correcta:

Respuestas:

EJERCICIO 8- Caso

CASO "PROYECTO INFORMATICO"

Se te designa como Jefe del grupo de especialistas que habrás de coordinar con la Empresa X con la finalidad de mejorar el sistema de información y aplicar nuevos programas que posibiliten elevar la eficiencia empresarial. La empresa posee tres computadoras que son utilizadas en menos del 15% de su potencialidad.  Cuentas con un grupo de tres especialistas en Informática, un Economista muy capacitado en el funcionamiento de la empresa y conocedor del sistema de indicadores técnico-económicos y productivos de la misma y además con un matemático especialista en simulación.

En la primera entrevista, el Director de la empresa te manifestó que aunque son muchas las posibilidades de trabajar en múltiples áreas, él prefiere dar prioridad a las siguientes:

Sistema de corte de materiales

Control de costos e inventarios

Planificación operativa del taller de pailería de acero inoxidable

En la empresa existe un equipo de tres especialistas en el Dpto. de Organización y Sistemas. Todos ellos poseen una adecuada formación y están motivados por las tareas que se avecinan. Solo que el trabajo operativo les consume la mayor parte de su tiempo. Este equipo puede aportar mucho a las tareas que se presentan.

El Director ha señalado que el plazo máximo para culminar las tareas que se acometan no debe exceder el plazo de 18 meses. Con la información anterior Ud deberá plantear, de manera resumida, las principales cuestiones conforme al ciclo administrativo.

El resultado final de tu trabajo con el ciclo deberá de dar respuesta adecuada al catalogo de preguntas siguientes:

1)     ¿Fue planeado todo el trabajo adecuadamente?

2)     ¿Se contemplaron las premisas necesarias?

3)     ¿Se formularon, al menos, las dos alternativas requeridas?

4)     ¿Por qué la alternativa seleccionada se considera la mejor?

5)     ¿Se previeron las coordinaciones requeridas con la empresa antes de iniciar el trabajo, durante el mismo y en la fase de seguimiento?

6)     ¿Se asignaron adecuadamente las actividades y tareas a cada miembro del equipo?

7)     ¿Se determinaron adecuadamente los recursos a utilizar?

8)     ¿Se establecieron adecuadamente las relaciones de subordinación y colaboración?

9)     ¿Se establecieron los procedimientos y mecanismos requeridos para el cumplimiento de las tareas asignadas al grupo?

10)  ¿Se han dado las instrucciones requeridas y la capacitación necesaria a cada cual para que desarrollen las actividades correctamente? ¿Se han definido bien la autoridad y responsabilidad de todos?

11)  ¿Se ha motivado adecuadamente la actividad? ¿Cómo? ¿Por cuáles vías?

12)  ¿Se previó la neutralización de aquellos factores que podrían dificultar la actividad?

13)  ¿Se definieron conscientemente los puntos clave de control de las tareas y el momento más oportuno para su realización?

14)  ¿Se establecieron mecanismo adecuados para medir el trabajo de cada cuál y del grupo y sus tareas?

·         SI LO DESEAS, PUEDES INCORPORAR OTRAS PREGUNTAS AL CATALOGO ANTERIOR

·         PUEDES HACER CUANTAS RESPUESTAS ESTIMES NECESRIAS A PARTIR DE LA INFORMACION DADAS.

Ejercicio -Caso 9

Analiza el Caso que se presenta a continuación:

Un muy experimentado profesor de Administración de la Universidad de Central de México, fue invitado por la CUJAE, para impartir una Conferencia Magistral para un número selecto de Administradores de la propia institución y de un grupo considerable de organizaciones nacionales de Investigación y Desarrollo. Se encontraban además, otro grupo reducido de Asistentes Administrativos del más alto nivel de dirección, éstos últimos pertenecían a tres organizaciones de las más importantes empresas de Ciudad de La Habana, por ser ellas objetivos de interés económico para el gobierno provincial. Las organizaciones representadas, gastaban aproximadamente $ 110 millones anuales del presupuesto estatal cubano.

Antes de iniciarse la conferencia, se hicieron las presentaciones de los invitados y del prominente catedrático que la auspiciaría, así como la importancia de la actividad. Cuando el profesor comenzó a adentrarse en la materia, explicando las teorías y técnicas de la Administración, fue interrumpido por un joven ejecutivo (que resultó ser un Jefe del Departamento de Informática, de una empresa de uno de los ministerios presentes-__muy reconocido por su alto desempeño y sus trabajos relevantes__ se levantó de su asiento y afirmó:

" Profesor, estamos muy interesados en lo que puede decir; y puede inclusive, que en su exposición, enriquezca nuestra cultura de forma general, pero somos de la opinión, mi director y yo, que aunque sus fundamentos se apliquen a organizaciones, tales como Cubalse, Intermar, ETECSA, Aéreo Caribean y otras más presentes aquí; nosotros somos Informáticos  pertenecientes a una Empresa de Software y no necesitamos, ni deseamos la Administración ".

Instantes después abandonaron el recinto donde se desarrollaba la Conferencia Magistral.

El profesor quedó anonadado de tal actitud y tales pronunciamientos, pero sin mayores comentarios reanudó su brillante disertación.

1.     ¿Qué opinas de tal actitud?

2.     Imagínate que tú hubieses sido el profesor que conducía la Conferencia. ¿Qué hubieras dicho y hecho en tales circunstancias?

3.     ¿Crees  el Administrador o Director que lo acompañaba compartía esta declaración?  Fundamenta tu respuesta.

Tema II: "Las Funciones Generales de Administración: Planificación y Organización".

La Planificación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un requisito para la supervivencia de la empresa. Si una empresa se rige mediante una administración basada en intuiciones o expectativas de dudosa fiabilidad, será normal encontrarse con frecuente rectificaciones del rumbo empresarial. Este tipo de administración podemos denominarla como reactiva, la cual conduce a la empresa a la deriva, pudiendo comprometer seriamente el futuro de la misma. Puede decirse que el administrador de  esta administración reactiva, conduce a la empresa a través de la espera en al futuro: es decir, a medida que el futuro va a haciéndose presente, irá marcando las pautas de actuación de la misma.

En contraste a lo anterior, las empresas hoy deben regirse por una administración anticipativa, para ello se debe realizar y utilizar una planificación sistemática, que sirva para definir sus objetivos y elaborar los cursos de acción con que alcanzarlo.

La tipología de la planificación puede establecer con arreglo a dos criterios fundamentales:

– Planificación general

-Planificación funcional

Lo anterior se refiere al conjunto de la actividad empresarial o a cada una de sus áreas de actividad específicas, y , por otra parte, puede establecer una distinción temporal en los planes, según se planifique a corto, medio, largo o muy largo plazo.

La planificación, al establecer un marco para el desarrollo de las actuaciones empresariales, permite el adecuado desenvolvimiento de las demás funciones administrativas, como la organización, el liderazgo, y sobre todo el control, no pueden detectarse desviaciones, ni mucho menos corregirlas sino se han establecido previamente patrones de referencias sobre lo que es deseable. El control, pues,  se ejerce con relación a los planes.