La Administración de empresas en la gestión empresarial de la ENPA, UEB Villa Clara (página 2)

Su especificidad:

A pesar que la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.

Su unidad temporal:

Aunque se diferencien etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo instante de la operación de una organización se están dando, en mayor o menor proporción, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. Por lo mismo, se puede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.

Su unidad jerárquica:

Todos los que poseen carácter de jefes en un organismo social, participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una organización forman un solo cuerpo administrativo, desde el Presidente, hasta el último supervisor.

1.2 La planificación como función principal de la administración

La planificación o planeación ha sido siempre parte integrante de la vida humana, una función de la vida empresarial, y es considerada como la función principal de la administración. Sin planes los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos; puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un plan no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan.

La planificación es el proceso en que se establecen las metas y las directrices para el logro de las metas.

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Plan: Modelo anticipado de la realidad futura.

Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella, la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después de determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

¿Cuál es la importancia de la Planificación?

• Propicia el desarrollo de la empresa.

• Reduce al máximo los riesgos.

• Maximiza el aprovechamiento de los recursos y el tiempo.

Características fundamentales de la planificación

• Su contribución al propósito

• Supremacía

• Generalización

• Eficacia de los planes

Principios de la planificación

Precisión:

Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.

Flexibilidad:

Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, y a razón en la parte imprevisible, y de las circunstancias que hayan variado después de la revisión.

Unidad de dirección:

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno sólo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general. 

Consistencia

Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad

Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

Participación

Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.

Tipos de planes

Las organizaciones utilizan generalmente dos tipos de planes, los planes estratégicos, que son diseñados por los altos ejecutivos y los administradores de mandos intermedios para lograr las metas generales de la organización, mientras que los planes operacionales indican cómo serán implementados los planes estratégicos mediante las actividades diarias. Los planes estratégicos se diferencian de los operacionales en sus horizontes de tiempo, en su ámbito de acción, complejidad de impacto y en su independencia.

Jerarquía de los planes

Misión:

Plan de carácter estratégico, la meta general de la organización, que justifica la existencia de una organización.

Estrategia:

Programas generales para definir y alcanzar objetivos de una organización.

Políticas:

Guías para la acción. Implantación de reglas cotidianas que establecen la delimitación sobre lo que un área funcional puede o no hacer. Tiene carácter estratégico.

Objetivos:

Estado deseado a alcanzar. Plan básico de cada organización. Puede tener carácter táctico o estratégico.

Procedimientos o reglas:

Formas estandarizadas del plan. Plantean paso a paso lo que se debe hacer. Es un plan táctico.

Presupuesto:

Es un tipo de plan. Expresión cuantificada del plan.

Etapas de la planificación

Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación.

• Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación. Prelimita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista de la determinación de oportunidades.

• Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

• Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el que plan a de ejecutarse.

• Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

• Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el mas lucrativo, pero puede ser que requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de largo plazo de la compañía.

• Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o mas de ellos son aconsejable y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar de el mejor.

• Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.

• Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación.

• La organización como función de la administración

La organización es la función de la dirección que se basa en la estructura de la organización. La estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan, lo cual proporciona una estructura estable que ayuda a los integrantes a trabajar juntos para alcanzar las metas de la organización. Se trata de terminar qué recurso y qué actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

Organización: Destinar y diseñar los puestos, la autoridad y los recursos para el logro eficiente de las metas organizacionales. Existe consenso de numerosos autores en identificar organización con estructura.

Existe la organización formal (una forma de organización intencionada) y la informal (la que establecen las personas de acuerdo a sus intereses, tareas, criterios). La estructura formal se representa a través de un organigrama (un diagrama de la estructura de la organización en la que se muestran las funciones, departamentos, posiciones dentro de la organización y cómo se relacionan. El organigrama define los puestos de la organización, los niveles de jerarquía y la autoridad. (Ver anexo 1)

Partes de una organización

De acuerdo con Mintzberg la organización contiene cinco partes fundamentales:

Ápice estratégico: Se encarga de que la organización cumpla con las metas y los objetivos trazados.

Núcleo de Operaciones: Es la base de la organización, la que lleva adelante la misma, la fuerza motriz de la organización.

Línea media: Se encarga de la coordinación entre la alta dirección y el núcleo de operaciones.

Staff de apoyo: Se encarga de apoyar las actividades básicas de la organización.

Tecnoestructura: Analistas que se encargan de estudiar la estabilidad del sistema.

Principios de organización

Unidad de mando:

Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

Especialización:

Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

Paridad de autoridad y responsabilidad:

La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

Equilibrio de Dirección–Control:

Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

Definición de puestos:

Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

 Pasos básicos para organizar

• Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como división del trabajo.

• Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.

• Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.

• Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Los organigramas:

1. Establecen la comprensión de los problemas de comunicación.

2. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales.

3. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

¿Cuál es el objeto de los organigramas?

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

¿Cuál es la utilidad de los organigramas?

Brindan una imagen formal de la organización, además de ser una fuente de consulta oficial, facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía; constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.

• La dirección como función de la administración

La Dirección es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.

Motivación:

Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organización.

La motivación fue uno de los primeros conceptos a los que se enfrentaron gerentes y administradores. El llamado modelo tradicional suele estar ligado a Taylor y la administración científica. los gerentes determinaban cuales eren la forma mas eficiente de ejecutar tareas repetitivas y después motivaban a los trabajadores mediante un incentivo salariales cuanto mas producían los trabajadores mas ganaban el supuesto básico era que los gerentes entendían el trabajo mejor que los trabajadores quienes en esencia, eran holgazanes y solo podían ser motivado mediante el dinero. La conclusión es que los gerentes pueden motivar a los empleados reconociendo las necesidades sociales y haciendo que se sientan útiles e importantes, de tal manera que se sientan parte de la organización.

Liderazgo:

El liderazgo es un tema importante para los administradores por el papel decisivo que los líderes desempeñan en la eficacia del grupo y de la organización. Podemos definir la dirección como el arte o proceso de influir sobre los demás para que cumplan los objetivos de manera voluntaria y entusiasta.

Existen 2 tipos de dirigentes, el directivo (tiene subordinado a otro dirigente) y los mandos intermedios (el que dirige al obrero).

¿Qué es un cuadro?

Es una persona que ocupa un cargo estratégico dentro de la dirección, entendiéndose como cargo estratégico aquel relacionado con la actividad fundamental de la organización.

El mando es el elemento funcional que identifica al que dirige.

Objetivos del mando

– Regular mediante la autoridad los cambios que puedan ocurrir en el sistema.

– Lograr la interacción de todos los elementos que interactúan en el sistema.

– Ejecutar el proceso de toma de decisiones y lograr mantener una visión integral de toda la organización.

Principios del mando

– El objeto de dirección debe conocer los objetivos que se persiguen.

– El jefe tiene una función que significa poder.

– Dar a conocer la actuación de sus subordinados.

Tabla 1.2 Diferencias entre dirección y liderazgo

Teorías del liderazgo

Teoría carismática: Las personas nacen con ciertas habilidades y se desarrollan a través de los desempeños.

Teoría situacional: El líder surge en dependencia de las situaciones.

Teoría sintética: Teoría que combina las 2 anteriores.

Estilos de liderazgo

Los estilos de liderazgo son las formas de influir en la persona. Existen fundamentalmente 3 estilos de liderazgo:

– Autocrático: El que impone, ordena y manda. Decisiones centralizadas. Mata la participación de los individuos.

– Anárquico: Deja hacer lo que le plazca. Se sustenta en el principio de Laissez Faire.

– Democrático: Se distribuye el poder, pero se le ponen ciertos límites. Tiene en cuenta la participación, busca soluciones conjuntas, alienta la creatividad, logra la implicación del personal.

La gerencia es el órgano de dirección que cumple 3 funciones básicas:

– La realización económica: velar por que se cumplan los indicadores del negocio.

– Dirigir a gerentes.

– Dirigir al trabajador en su trabajo.

La gerencia moderna es el órgano de dirección de una empresa de finalidades múltiples, que dirige los negocios, los gerentes, los trabajadores en el marco de su razón de ser, su responsabilidad social y los principios éticos y morales que fortalecen la sociedad en que se desempeñan.

En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembros de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera.

Comunicación:

La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas. Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las comunicaciones como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.

Equipos y Trabajo en equipo:

Un equipo se define como dos o mas personas que interactúan y se influyen entre si, con el propósito de alcanzar un objetivo común. En las organizaciones, desde siempre, han existido dos tipos de equipos los formales e informales. Los equipos formales son creados por los gerentes con el propósito de encargarles tareas especificas, el tipo de grupo formal que prevalece es el equipo de mando, otro tipo de equipo formal es el comité el cual por regla formal dura mucho tiempo y se encarga de problemas y decisiones que se repiten.

Los equipos informales son de naturaleza social estos grupos son formaciones naturales que aparecen en el ambiente de trabajo en respuesta a la necesidad de un contacto social. Estos equipos tienden a formarse alrededor de amistades e intereses comunes.

Principios de dirección 

• Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel. 

• Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.

• Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.

• Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es de suyo un obstáculo a la coordinación, paro que así como la fricción puede ser aprovechada.

• Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante.

• El control como función de la administración

El control es el proceso que usan los administradores para asegurarse de que las actividades reales corresponden a los planes proyectados. El control también se puede usar para evaluar la eficiencia de la planeación, organización y liderazgo. El control resulta importante porque permite que los administradores corrijan errores, les ayuda a enfrentar el cambio. El control se refiere a mantener una actividad dentro de ciertos límites de comportamiento.

El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.

El control compara el desempeño real (lo que es) con ciertos niveles predeterminados (lo que debiera ser) para establecer si hay desviaciones y tomar las medidas tendientes a corregir (acciones correctoras). De esta forma podemos sintetizar ciertas etapas del proceso de control:

• 1. Establecer parámetros y métodos para medir el rendimiento.

• 2. Medir el desempeño.

• 3. Determinar si el rendimiento concuerda con el estándar.

• 4. Tomar medidas correctivas.

Tipos de control

– Sistema de información: Es un tipo de control que tiene como base la información.

– Contabilidad general: Registro, procesamiento y análisis de todos los hechos económicos que ocurren en las organizaciones

– Contabilidad de costos: Registro de todos los costos y gastos que ocurren en una organización.

– Auditorías: Proceso de verificación. Pueden ser internas o externas.

Técnicas de control

– Control por excepción: Concentra su atención en las desviaciones, de manera que no pierde tiempo en examinarlo todo.

– Control selectivo: Se basa en el sentido de Pareto, según el cual, del 100% de las causas que ocasionan un fenómeno, el 20% tiene el mayor peso; por lo tanto, se trata de priorizar estas últimas causas (las más importantes).

– Control por área de responsabilidad: Concentra su atención no en el lugar, sino en las personas o cargos que responden por ellos.

-Control Interno.

Reglas de funcionamiento de los sistemas de control

– Ser económicos

– Reflejar necesidades

– Indicar rápidamente las desviaciones

– Prevenir

– Ser comprensible

– Ser flexible

– Ajustarse al clima

– Ser objetivo

• Algunos elementos importantes de la administración

Eficiencia

Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un concepto que se refiere a " insumo-productos".

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

• Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante el volumen de recursos empleados.

• Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidad de recurso empleado

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas están actuando eficientemente.

Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.

Eficacia

Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen las metas que se habían definido.

Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unida a la necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la forma más eficiente posible.

Productividad

Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un período con la debida consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La fórmula señala que se puede mejorar la productividad:

1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismos insumos.

2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.

3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modo favorable.

Estudio diagnóstico de la ENPA, UEB Villa Clara

2.1. Caracterización general de la empresa objeto de estudio.

Empresa ENPA, UEB Villa Clara

Como acuerdo del II Congreso del PCC queda determinada la necesidad de crear una Empresa Nacional de Proyectos Agropecuarios con sus sedes en cada provincia que diera respuesta a las necesidades cada vez más crecientes en la rama agrícola en nuestro país.

Por ello se toma como acuerdo constituir oficialmente el 1 de marzo de 1981, en la provincia de Villa Clara, la Unidad Provincial de Proyectos Agropecuarios, la cual ha sido con el transcurso del tiempo objeto de cambios en su estructura e incluso se amplio su objeto social.

La ENPA, UEB Villa Clara se localiza en la ciudad de Santa Clara es una construcción dedicada a Centro de Confección de Proyectos, su fachada se encuentra en la calle Miguel Jerónimo Gutiérrez (San Isidro) marcada con el numero 8, entre las calles Independencia y Céspedes cerrando la manzana la calle Chiqui Pedraza (La Cruz)

Descripción de las actividades que realiza.

El objeto de la empresa:

Brindar servicios técnicos, proyección, ingeniería, integrados de ingeniería en dirección integral de proyectos de inversión y de la construcción, en topografía e investigaciones ingenieras aplicadas a la construcción, hidrológicas y otras aplicadas, en moneda nacional y divisas.

Ofrecer servicios técnicos en obras de arquitectura e ingenieras, incluyendo las industriales de este sector, y otros servicios técnicos de defectación, en moneda nacional.

Realizar estudios de factibilidad económica, daños y desastres naturales y tecnológicos, de condiciones de impacto ambiental, de auditoria y eficiencia energética, de desarrollo e implementación, en moneda nacional.

Realizar estudios de riegos y vulnerabilidad, levantamientos técnicos de diseño y de elaboración de maquetas, en moneda nacional.

Efectuar la comercialización mayorista de aplicaciones informáticas, en moneda nacional.

Realizar la administración de proyectos y la dirección integrada de proyectos, en moneda nacional.

Brindar servicios de superación profesional propios de la actividad en sistemas constructivos y tecnológicos especializados, en moneda nacional.

Ofrecer servicios de consultoría, asesoría, auditorias y capacitación en la implantación de sistemas de gestión de la calidad acorde a las normas ISO -9000, en moneda nacional.

Prestar servicios de jardinería integral, montaje de sistemas de riego en jardinería y áreas verdes, en moneda nacional.

Brindar servicios de construcción y reparación de obras menores y de viviendas al sistema del Ministerio de la Agricultura, en moneda nacional.

Brindar servicios de construcción, reparación y mantenimiento de vivienda a los trabajadores de la entidad, en moneda nacional.

Ofrecer servicios de comedor, cafetería y de recreación a los trabajadores de la entidad, en moneda nacional.

Desempeño

La UEB Villa Clara supera regularmente sus planes de venta y registró un crecimiento de un 10% aproximadamente en el 2007. Esta entidad está en condiciones de asumir proyectos asociados o cooperados, bajo cualquier requerimiento, para lo cual tiene capacidad de respuesta, con fuerza calificada y alta profesionalidad en la rama.

Posee asimismo una situación favorable en su el cumplimiento de los planes de producción, financiero y técnico – económico. Lo que se puede apreciar en la siguiente tabla con fecha hasta el 31/12/2007

La UEB está debidamente certificada y amparada en la Norma ISO-9000 (International Standard Organization). Es un sistema de procedimientos internacionales que normalizan los procesos fundamentales, garantizando un gran control de las acciones. Esta Norma contribuye a elevar la calidad de los controles económicos y la eficiencia del sistema empresarial del país.

Algunos proveedores de la ENPA UEB Villa Clara son:

• 1. Empresa Avícola

• 2. ACINOX

• 3. REMANT

• 4. CUPET

• 5. LABIOFAM

Algunos clientes de la ENPA UEB Villa Clara son

• 1. Empresa de Flora y Fauna

• 2. Empresa tabacalera La Estrella

• 3. ACTAF

• 4. ENSUME

• 5. EDESCON

• 6. UMIV

• 7. Educación

La composición de los trabajadores por categoría ocupacional nos da una medida de los recursos humanos de que dispone la UEB:

MISION:

Brindar los servicios de Consultoría, Ingeniería, Diseño y Topográficas a los Programas de Desarrollo Agropecuario y Forestal del territorio, brindando soluciones con sustentabilidad, protección del medio ambiente y con la calidad requerida que satisfaga las necesidades del cliente.

VISION:

Somos la organización del MINAGRI que lidera, como consultar el proceso inversionista tanto en la etapa de concepción y diseño como en la ejecución de los servicios ingenieros que brindamos. Nos distingue una cultura organizacional caracterizada por el aprendizaje continuo, la pertenencia y profesionalidad. Contamos con un capital humano competitivo y comprometido, dado por su nivel de preparación integral. Integrada a la dirección estratégica sustentamos la gestión de la calidad y ambiental como Filosofía.

La estructura organizativa de la empresa es uno de los elementos componentes de la implementación de la estrategia; supone dotar a la empresa de una estructura que permita coordinar e integrar las diversas tareas que los miembros de la misma ejecutan, en orden a hacer posible el logro de sus objetivos.

¿Qué es una estructura organizacional?

Consiste en la manera en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan, también se puede enunciar como la red de relaciones existentes entre los componentes de una empresa. Existe la estructura formal y la informal.

(Ver en anexo # 1 la estructura organizativa de la ENPA, UEB Villa Clara.)

La estructura organizacional informal se define como las relaciones entre miembros de una organización no documentadas y no reconocidas oficialmente, que surgen inevitablemente de las necesidades personales y del grupo de los empleados.

La estructura organizacional formal se define como las relaciones entre miembros de una organización documentadas y reconocidas oficialmente.

La organización funcionales una forma de departamentalización en que la persona comprometida con una actividad funcional, tal como mercadotecnia o finanzas, se agrupa en una unidad.

En la estructura organizativa se refleja de alguna forma cómo se divide el trabajo en la organización, o sea, qué tipo de departamentalización existe en la misma. Uno de los tipos de departamentalización más extendidos, sobre todo en pequeñas y medianas empresas, y también en empresas con poca diferenciación de productos y con reducida dispersión geográfica, es la departamentalización por funciones, que consiste en la descomposición del flujo de actividades de la organización según las funciones de la empresa descritas inicialmente por Fayol (1916), o sea, comercial o marketing, producción, compras, economía, finanzas. Se considera que este es el tipo de departamentalización existente en la UEB Villa Clara. La estructura organizativa de la UEB responde a su estrategia, a sus objetivos maestros o retos de mayor alcance, por cuanto cada actividad está siendo especificada en la estructura de forma que cada persona de la organización conoce la manera formal como se relaciona con el resto del colectivo para lograr unos objetivos generales de empresa.

La coordinación que es le proceso de integrar los objetivos y actividades de unidades independientes (departamentos o áreas funcionales) de una organización a fin de conseguir eficientemente las metas organizacionales, es muy importante para alcanzar las metas trazadas en la UEB Villa Clara esta funciona de una manera efectiva pues los procesos se sincronizan y se apoyan entre si se sigue un proceso de trabajo de flujo lineal y la parte que se encarga de la parte de aseguramiento de los insumos trabaja con eficiencia en que estos estén en el lugar, con la cantidad y la calidad con estos se necesiten. Por lo dicho anteriormente podemos afirmar que se alcanza en forma efectiva la integración que no es más que el grado en que los empleados de varios departamentos trabajan juntos en una forma uniforme.

2.2. Tipología del entorno. Identificación y definición.

El conocimiento de las características del entorno con el que la empresa interactúa es algo fundamental para la empresa, por cuanto el tipo de entorno de que se trate y su comportamiento van a ser determinantes de la actitud que la empresa adopte ante dicho entorno. Para la identificación del tipo concreto de entorno en que se desenvuelve UEB Villa Clara, se ha utilizado el Modelo "ecológico y de dependencia de los recursos" según el cual el entorno es un sistema de recursos y de organizaciones interconectadas. El cambio en el entorno es continuo y tiene lugar cuando hay una variación en el sistema que afecta a los recursos necesarios para la supervivencia de unas organizaciones.

Dentro de este modelo existen varias propuestas de tipología.

Del estudio realizado en la empresa, se llegó al consenso de que tanto la UEB Villa Clara, como también la empresa a la que pertenece (ENPA), se desenvuelve en un entorno turbulento, el cual puede definirse como altamente complejo, con interconexiones entre sus elementos y con grandes e imprevisibles cambios. El grado de incertidumbre y hostilidad aumenta. Ante este tipo de entorno la empresa podría perder el control de la misma.

Estimación del grado de incertidumbre de dicho entorno. Razones de la turbulencia.

– Homogeneidad-heterogeneidad: la empresa debe incrementar sus relaciones poco con organizaciones similares.

– Estabilidad-cambio: la empresa y la planta se encuentran constantemente efectuando cambios en los subsistemas, lo cual le imprime un relativo grado de inestabilidad.

– Interconexión-aislamiento: un gran número de organizaciones pueden afectar la actuación de esta empresa (y UEB), desde los proveedores hasta los clientes, pasando por las instituciones financieras y otros acreedores, la competencia.

– La organización: la organización en esta empresa es media, pues existen elementos que funcionan desconectados, subsistemas que no siempre interactúan. Falta sinergia.

Todo este razonamiento nos conduce a afirmar que el grado de incertidumbre al que se enfrenta la actuación de esta empresa es alto.

2.3. Diagnóstico Estratégico

La etapa de diagnóstico estratégico es fundamental en el proceso de formulación de la estrategia, etapa que contempla el análisis interno de la empresa y el de su entorno, y que constituye la base y punto de partida del proceso formal, analítico y racional en el enfoque de la planificación estratégica.

Se utilizará la técnica de diagnóstico conocida como análisis DAFO.

Debilidades:

• Falta de presencia oportuna y estable de nuestros servicios, más baratos y competitivos.

• Deficiente política de comunicación.

• Deficiencias en la formación de los precios, en algunos casos.

• Descrédito por parte de algunos clientes, por diferentes causas.

• Inadecuada gestión de los suministros.

• Carencia de personal en diferentes especialidades.

Amenazas:

• Deterioro de la actual situación económica internacional.

• La falta de liquidez en MLC de las empresas de la economía interna, que puede limitarnos las ventas y los cobros.

• Cadena de impagos de los organismos del país.

• Sistemas de estimulación más atractivos en otros sectores del territorio.

Fortalezas:

• Calidad y demanda de nuestros servicios, reconocida y avalada por todos nuestros clientes.

• Perfeccionamiento del Sistema de Calidad a través de las normativas y procedimientos de la ISO-9000.

• La existencia de un mercado interno, solícito a nuestros productos.

• Existe una masa laboral selectivamente adecuada, con sentido de pertenencia e interés de superación.

• Adecuada información a los trabajadores, de nuestros problemas más acuciantes, para que participen en sus soluciones.

• Existe dominio del trabajo de obreros, técnicos y dirigentes en función de las metas y objetivos de la organización.

• Las relaciones entre los organismos políticos y de masas con la administración son adecuados.

Oportunidades:

• Establecer "Proyectos Conjuntos", con otras entidades.

• Posibilidades de negocios que nos permitan incrementar nuestro nivel de servicio en el mercado nacional.

• Posibilidad de añadir nuevos servicios como consecuencia del incremento de la demanda de los mismos.

2.4 La cultura organizacional

Existen numerosos puntos de vista sobre cultura de empresa. Ansoff (1985) denomina cultura estratégica de un grupo "al conjunto de normas y valores de un grupo social que determinan su preferencia por un tipo concreto de comportamiento estratégico"

Han sido identificados cinco tipos de culturas, de acuerdo con las características de cada una:

-cultura estable

-cultura reactiva

-cultura de previsión

-cultura exploratoria

-cultura creativa

El tipo de cultura presente en la UEB objeto de estudio es la cultura exploratoria, la cual acepta el riesgo pero siempre que exista una adecuada relación riesgo-ganancia. Igualmente busca el cambio, aceptando la ruptura.

Se considera que este tipo de cultura beneficia la estrategia de empresa seguida en esta organización, conociendo además las convulsas condiciones del entorno y las vitales capacidades de adaptación al cambio que deben tener hoy día nuestras empresas.

Valoración del estudio diagnóstico realizado:

De acuerdo con los resultados anteriores, se puede observar que la UEB Villa Clara cuenta con unas competencias importantísimas, que puede desarrollar en forma de ventajas competitivas para incursionar en las valiosísimas oportunidades que se ofrecen en el entorno. Existen sin duda un número de deficiencias en los subsistemas internos, pero si observamos las fortalezas presentes en la UEN, podemos concluir que haciendo uso de ellas con un bien diseñado plan estratégico, se obtendrán las soluciones a los principales inconvenientes que están afectando sus modos de actuación y así darán cumplimiento exitoso a sus retos estratégicos.

Conclusiones

Este breve estudio práctico de la Administración en la ENPA, UEB Villa Clara, permitió arribar a las siguientes conclusiones:

– La UEB posee una departamentalización por funciones, pues la descomposición del flujo de actividades de la organización es según las funciones de la empresa.

-La estructura organizativa de la UEB responde a su estrategia, a sus objetivos maestros o retos de mayor alcance.

– La UEB debería tomar conciencia sobre los modernos enfoques de dirección y actuar con visión estratégica, diseñando una estrategia más definida para asumir el mercado y la competencia existente.

– La UEB tiene sentadas las bases para consolidarse aún más en el mercado, posicionándose frente al mercado total con una diferenciación competitiva en calidad y/o costos.

Recomendaciones

Recomendamos, en esencia, que la dirección de la ENPA, UEB Villa Clara se inspire en este pequeño intento por estudiar su estrategia empresarial, y rediseñe sus modos de actuación, concibiendo e implantando una estrategia formal que pueda guiarlos y sea aplicable de forma concreta a su negocio, de forma más especifica se debe diseñar una política encaminada a alcanzar una mayor cuota de mercado (fuera del sector agropecuario) lo que es uno de los retos que enfrenta toda empresa que desee trascender en el universo empresarial contemporáneo.

Bibliografía

• 1. Chiavenato, I. (1994): Introducción a la teoría de la administración. 3 ra edición. Editorial Mc Graw Hill, México.

• 2. Koontz, H. Elementos de Administración. 3ra. Edición. Sin Editorial.

• 3. Koontz, H. (1991). Administración. 9ª Edición. Editorial Mc Graw Hill, México.

• 4. Menguzzato, M. y Renau, L. (1995): La Dirección Estratégica: un enfoque innovador del Management. Reproducción MES.

Trabajos de internet

Los trabajos, "Curso de Administración de empresas" y "Administración de empresas", de .

Anexos

Anexo # 1: La UEB Consultoría, Ingeniería y Diseño de Villa Clara

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:

BIOGRAFÍA AUTOR

Mi nombre es Nolivio López Díaz, Nací en el municipio de Ranchuelo, provincia de Villa Clara Cuba el 29/08/1976, soy graduado de técnico en nivel medio en Zootecnia en el año 1995, técnico en nivel medio en Agronomía en el 98, técnico en nivel medio en Contabilidad en el 2001 y Licenciado en Economía en la Universidad Central Marta Abreu de las Villas en el año 2007 donde me gradué con honores, siendo el más destacado en la parte docente de mi promoción en mi correspondiente facultad. He recibido entrenamientos en Sistema de Gestión Ambiental y Auditor Interno de Medio Ambiente según las normas ISO 1400. Soy profesor adjunto de dicha universidad donde he impartido diferentes asignaturas tales como: Economía Política del Capitalismo, Filosofía y Sociedad, Administración Financiera Operativa, Administración Financiera Estratégica, Estrategias y Marketing y actualmente imparto Investigación de Operaciones. Tambien soy profesor adjunto del Instituto Superior Pedagógico Félix Varela donde actualmente imparto Economía de Empresas II y Fundamentos de Economía. Me especializo en el subsistema Financiero y de Marketing empresarial. Laboro en la Empresa nacional de Proyectos agropecuarios, UEB Villa Clara Cuba.

Email: nolivio[arroba]enpavc.co.cu

Autor:

Novilio López Díaz

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas

Facultad de Ciencias Económicas

Departamento de Economía