Automatización del sistema de gestión de una distribuidora de aceros (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Igualmente se destacó, que el estudio fue Descriptivo, ya que, por medio del mismo, se pudo puntualizar, definir y detallar minuciosa y exhaustivamente las condiciones actuales de las herramientas ubicadas dentro del lugar de trabajo. Para Dankhe (1986) los estudios descriptivos "buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis" p.120.
Los estudios exploratorios se efectúan comúnmente cuando el objetivo es examinar un tema o problemática de investigación poco cultivado o que no ha sido abordado anteriormente, por ende fue de tipo Exploratorio, ya que, permitió analizar lo que realmente estaba pasando en el área donde se almacenan los materiales referentes a los transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada, con todos y cada uno de los factores que repercuten. Según el autor (Fidias G. Arias (2012)), define: La investigación exploratoria es aquella que se efectúa sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visión aproximada de dicho objeto, es decir, un nivel superficial de conocimientos. (pag.23) Según el autor (Fidias G. Arias (2012)), define: La investigación de campo es aquella que consiste en la recolección de todos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información pero no altera las condiciones existentes, por lo tanto fue de Campo, porque el estudio se llevó a cabo observando los eventos en el propio lugar, lo cual hizo posible el contacto directo entre investigadores y el problema, de una manera participativa u omnisciente. Se llevó a cabo la recolección de los datos, necesarios para diseñar una optimización beneficiosa para las áreas referentes al departamento de procura y almacén.
No obstante, hay un tipo de evaluación, la investigación evaluativa, que se caracteriza por su rigurosidad y sistematicidad. "La redacción sistemática de información acerca de actividades, características y resultados de programas, para realizar juicios acerca del programa, mejorar su efectividad o informar la forma futura de decisiones" M.Q. Patton. 1996. Utilization-focosudevalution (3rd ed). ThousamelOks: Sage. P. 23.Por esto fue Evaluativo, porque el objetivo consistió en evaluar mediante un cuidadoso estudio y minucioso enfoque el método actual luego de la organización de las variables en el almacén, posteriormente se comenzó a evaluar detalladamente todos los problemas así como sus causas.
Y fue Aplicado, debido a que tuvo como propósito, establecer ideas que logren mejorar aprovechamiento de un buen uso del espacio con el que se cuenta en el almacén y al mismo tiempo se buscó mejorar el tiempo que lleva realizar una orden de compra por el departamento de procura. Se caracterizó porque buscó la aplicación o utilización de los conocimientos que se adquieren, es decir, buscó el conocer para hacer, actuar, construir y modificar.
Población y Muestra Teniendo en cuenta que la población comprende la totalidad de unidades involucradas en un fenómeno de estudio y a la muestra como una porción representativa de la población; la población y muestra en esta investigación fueron coincidentes, ya que, la integran todas actividades de servicio que se realizan en las áreas del Departamento de Procura y Almacén de la Distribuidora Aceros Max A36 C.A.
Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos Para la recolección de datos se utilizaron los siguientes recursos e instrumentos:
Entrevista informal Para llevar a cabo dicha investigación se utilizó este tipo de entrevista, ya que, la misma se realizó de forma espontánea y sin ningún tipo de limitaciones o controles en cuanto a preguntas y respuestas que se suscitaron; mediante ellas se conversó con el almacenista para conocer de forma, clara, precisa y detallada las actividades que se realizan en el recinto, ya que, está involucrado directamente en ejecutar las actividades de recibo, almacenamiento, preservación, verificación y despacho de materiales y equipos almacenados bajo custodia según las normas y procedimiento de la empresa. Así como también se conversó con los compradores del área de procura para poder así definir todos los procedimientos que se realizan.
Observación Directa Consistió en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática los hechos, fenómenos o situaciones en función de los objetivos de la investigación. Los instrumentos utilizados fueron libreta o cuaderno de notas y cámara fotográfica.
Consultas Bibliográficas Para el desarrollo de este estudio de investigación fueron empleados textos de consulta, que rigen enfoques prácticos para la optimización del sistema de gestión.
Recursos Recursos Humanos:
Tutor Industrial.
Tutor Académico.
Personal de las Unidades involucradas en la gerencia de procura.
Personal que realiza las actividades en el manejo de materiales.
Recursos Físicos:
Papel.
Lápices y Bolígrafos.
Computadora.
Pen Drive.
Impresora.
Procedimiento Metodológico El procedimiento para el desarrollo efectivo de la investigación fue el siguiente:
1) Se diagnosticó la situación actual tanto del departamento de procura como del almacén por medio de la observación directa y revisión de información previamente recolectada de la empresa.
2) Se realizaron diagramas de flujo de los procesos de gestión interna involucrada con la solicitud de órdenes de compra y con el inventario referente a los repuestos de transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada que se encuentran en el almacén.
3) Se describieron los indicadores de gestión establecidos para los diferentes tipos de compras del Departamento de Procura.
4) Se determinaron las causas y efectos que generan el retraso en el sistema de gestión de procura de materiales y servicios, con el propósito de desarrollar una optimización efectiva y productiva para el proceso de gestión de procura.
5) Se identificaron las actividades improductivas en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios, para eliminarlas y establecer actividades productivas, esto se logró por medio de la observación directa y algunas entrevistas al personal de procura de materiales y servicios.
6) Se realizó un análisis FODA para determinar estrategias que permitan tomar decisiones conformes a la optimización del proceso de procura y almacenaje.
7) Se implementó el Sistema Sparrow, en cada departamento de la empresa.
8) Se codificaron los materiales referentes a los repuestos de transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada que se encuentran en el almacén.
9) Se realizó un manual para los departamentos de procura y almacén donde se explica cómo acceder al Sistema Sparrow y qué pasos debe seguir el usuario al ingresar a él.
10) Se analizó la información obtenida con la gestión actual con la que cuenta la empresa con la finalidad de establecer las mejoras para desarrollar las recomendaciones.
CAPÍTULO V
El siguiente capítulo comprende la descripción de la situación actual del Departamento de Procura y Almacén, se realizó un breve diagnóstico de las principales causas a las cuales atribuyen las deficiencias que experimentan el Departamento de Procura y Almacén, también se realizaron observaciones directas para obtener un análisis detallado de dichas áreas.
Diagnóstico del Departamento de Procura El Departamento de Procura de Distribuidora Aceros Max A36 C.A., ha venido realizando las actividades y labores para la gestión de bienes, servicios necesarios para la productividad de la empresa para que se ordenen y se encuentren a tiempo en el almacén; asimismo, también se responsabilizan del control de costos de los bienes adquiridos, siendo capaces de desarrollar buenas relaciones con los proveedores.
En este momento la empresa cuenta con un Jefe de Departamento, un Coordinador y tres (03) Analistas de Compras, que laboran con un horario normal de 42 horas semanales. De los procesos inherentes al Departamento se observó, que algunos de ellos no se encuentran documentados con respecto a sus procedimientos a través de flujogramas, tampoco existen un registro físico de objetivos departamentales ni indicadores que permitan medir su cumplimiento; por otro lado, cuentan con una estructura organizativa, donde se puede observar una fuerza laboral de cinco (05) personas, Ver Figura N° 2.
Figura Nº 2. Organigrama del Departamento de Procura. Fuente: Propia. El proceso de procura tiene como objetivo garantizar la obtención de los materiales, servicios u obras que requieran las diferentes áreas de la empresa, a los efectos de que los servicios que brinda en su conjunto, puedan ser cumplidos de manera efectiva y oportuna.
En términos generales el proceso de procura en la empresa Distribuidora Aceros Max A36 C.A., tiene los siguientes procesos:
Recepción de Solicitud de Requerimiento.
Selección de Proveedor.
Realizar la Orden de Compra.
Efectuar el Cuadro de Cotizaciones.
Aprobación de Orden de Compra por la Coordinación de Procura.
Aprobación de Orden de Compra por el Jefe de la Empresa.
Generar la Solicitud de Pago.
Solicitar el Comprobante de Pago.
Recepción de pago y notificación al proveedor.
Logística de recepción de material o servicio.
A continuación, se describen cada uno de ellos:
1. Recepción de Solicitud de Requerimiento: en esta etapa el usuario se encarga de generar la solicitud de requerimiento, donde se refleja la necesidad del material o servicio; el departamento de procura verifica que estén todos los datos referentes a la solicitud, los cuales son, fecha de solicitud, fecha de espera máxima, descripción, material, número de cantidad a solicitar, unidad de medida y sus dimensiones, de lo contrario se devuelve la solicitud al usuario indicando el error o el dato faltante para que este sea modificado y reenviado al comprador, Ver Anexo Nº 1.
2. Selección de Proveedor: aquí se ubican los proveedores que ofrezcan mejores precios según lo solicitado por el usuario en su orden de requerimiento, el departamento cuenta con una lista de proveedores a los que pueden acudir, en caso de que, no se logre ubicar el material o servicio solicitado con alguno de ellos, se hace una búsqueda de proveedores mediante las vías siguientes: correo electrónico, mercado libre, telefonía móvil y visita a proveedor; para así lograr proponer los primeros tres (03) precios más económicos.
3. Realizar la Orden de Compra: Aquí se refleja la solicitud de requerimiento que previamente realizó el usuario, donde se especifica a favor de quien (proveedor) será la compra, su número de RIF, dirección fiscal, teléfono, email y la cantidad con nombre de materiales o servicios a solicitar, Ver Anexo Nº 2.
4. Realizar el Cuadro de Cotizaciones: En esta cuarta etapa se muestran los proveedores ubicados y cuál de ellos fue seleccionado para la compra o solicitud de material o servicio, Ver Anexo Nº 3.
5. Aprobación de Orden de Compra por el Coordinación de Procura: reside en revisar detalladamente si la Orden de Compra posee fecha de solicitud, fecha de espera máxima, descripción, material, número de cantidad a solicitar, unidad de medida y sus dimensiones, si el Cuadro de Cotizaciones posee tres proveedores especificando cual fue el seleccionado con todos sus datos bancarios para efecto de realizar la compra y por ultimo observar si tiene factura el material solicitado, una vez revisado todo esos datos se aprueba la orden de compra con la firma del Coordinador de Procura.
6. Aprobación de Orden de Compra por el Jefe de la Empresa: en este sexto proceso se observa si el proveedor seleccionado presenta un precio accesible y acorde con el material solicitado y se procede a firmar la Orden de Compra.
7. Generar la Solicitud de Pago: Este paso consiste en llenar la Solicitud la cual está conformada por el Número de Solicitud de Requerimiento del Usuario, Proveedor, email, teléfono, RIF, banco, número de cuenta, proyecto al cual será dirigido el material o servicio, persona solicitante y el monto total con I.V.A. incluido, Ver Anexo Nº 4.
8. Solicitar el Comprobante de Pago: este proceso radica simplemente en dirigirse a la Coordinación de Procura y solicitar una comprobación del pago realizado hacia el proveedor que fue seleccionado, los pagos realizados por lo general se realizan por transferencias bancarias.
9. Recepción de pago y notificación al proveedor: Al proveedor se le notifica la realización del pago y él verifica que se haya realizado.
10. Logística de recepción de material o servicio: La última etapa consiste en buscar el material o recibir el servicio solicitado; para efecto de búsqueda de material se realiza una Nota de Entrega dirigida a la Coordinadora de Inventario quien se encarga de tener el material almacenado listo para ser despachado al usuario que lo solicito y para la parte de que sea un servicio solicitado, se recibe y registra su entrada en la recepción de la empresa.
La descripción del proceso de procura genera una visión global a través de un Mapa de Procesos, el cual está constituido por los Procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo. Dicho mapa de procesos se puede observar en la Figura N° 3.
Figura N° 3. Mapa de Procesos. Fuente: Propia. Cabe mencionar que, los procesos estratégicos son aquellos establecidos por la Dirección y definen cómo opera el negocio y cómo se crea valor para el usuario y para la organización. Soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias y mejoras en la organización. Los procesos estratégicos se encuentran constituidos por, Gestión de Recursos Humanos, Planificación y Control.
Los Procesos Operativos se encuentran directamente ligados a los servicios que se prestan, y por tanto, orientados al usuario y a los requisitos.
En este proceso intervienen varias áreas funcionales en su ejecución y son los que pueden conllevar los mayores recursos.
En resumen, los procesos operativos son técnicas claves que constituyen la secuencia de valor añadido, los cuales son, Recepción de Solicitud de Requerimiento, Selección de Proveedor, Realización de Orden de Compra, Solicitud de Pago y Recepción de Material o Servicio.
Los Procesos de Apoyo son los que sirven de soporte a los procesos claves. Sin ellos no serían posibles los procesos operativos ni los estratégicos, entre ellos están los siguientes departamentos que brindan apoyo, el Departamento de Administración, el cual se encarga de gestionar la administración financiera principalmente en los procesos presupuestarios y en la administración de fondos, el Departamento de Mantenimiento, que planea y organiza desde la cadena de suministros, los requerimientos para una etapa de difusión exitosa hasta las solicitudes de la gerencia, por estas razones, este Departamento es crucial no sólo para el buen funcionamiento de una compañía, sino también para su éxito al prestar servicios, y por último, Almacenamiento que, agrupa todas las tareas, operaciones, actividades y procesos vinculados con la adquisición de insumos de cualquier naturaleza (repuestos, suministros generales, etc.), así mismo, se encarga del transporte, almacenamiento, preservación y distribución de estos insumos.
5.1.1 Caracterización de los procesos de procura por medio de un Diagrama Sipoc.
1. Solicitud de Compra
El proceso de solicitud de compra es el procedimiento formal para la compra de materiales y requerimiento de servicios.
El proceso empieza con la identificación de los productos o servicios que requiere el usuario, esta solicitud da inicio al proceso que se realiza en el Departamento de Procura, la eficacia de este proceso dependerá de si la solicitud se encuentra bien realizada o no.
A continuación, se muestra el Diagrama Sipoc de la Solicitud de Compra, Ver Figura N° 4.
Figura N° 4. Diagrama Sipoc de Solicitud de Requerimiento. Fuente: Propia. Selección de Proveedor El proceso de selección de proveedores se basa esencialmente en las condiciones que más se ajusten a la Empresa.
En este proceso se buscan los proveedores que satisfagan las necesidades y requerimientos de la empresa, se debe tener en cuenta que la situación del país ocasiona que existan pocos proveedores que puedan abastecer las solicitudes realizadas. Ver Diagrama que se muestra a continuación, Figura N° 5.
Figura N° 5. Diagrama Sipoc de Selección de Proveedor. Fuente: Propia. Realización de Orden de Compra Este proceso se logra después de haber seleccionado un proveedor que proporcione el material solicitado por el usuario a un precio accesible según el presupuesto que indique el Jefe de la empresa, si el precio llegara a sobrepasar lo establecido se consulta con el Jefe quien puede aprobar o no la compra; aquí se especifican las características de la compra a realizar y los datos a favor de quien se hará la compra, ver diagrama siguiente, Figura N° 6.
Figura N° 6. Diagrama Sipoc de la Realización de Orden de Compra. Fuente: Propia. Actualmente, la gerencia y el equipo de procura cuentan con un proceso operativo engorroso, conformado por una gran cantidad de actividades que se deben ejecutar al momento de realizar un pedido. Esta situación genera demora en el proceso de gestión de procura de materiales y servicios.
Por otra parte, se puede mencionar que, el proceso de gestión de procura de materiales y servicios bajo las diferentes modalidades de trabajo, presenta retraso con los materiales y servicios que son pedidos para ejecutar cualquier tipo de mantenimiento referente al transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada y no son adquiridos al momento requerido.
Normalmente, el pedido de materiales y servicios origina un incumplimiento de solitud de pedidos efectiva para la obtención de los mismos, es decir, al momento de realizar una compra deben realizarse unas actividades improductivas que genera una espera por parte de los Departamentos solicitantes, lo que se traduce en tiempos largos de procura y déficit de servicios.
Es importante resaltar que sin la entrada de estos materiales para el proceso productivo de la empresa en el tiempo que se requiere, se produce retraso en prestar el servicio de transporte de carga pesada, liviana y sobredimensionada para la nación.
Por otra parte y no menos importante, la empresa también genera costos adicionales por mantenimiento para los transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada en talleres externos.
Diagrama de causa-efecto de la situación actual del Departamento de Procura. Al conocer el estado actual del Proceso de Procura, se identifican diversas situaciones donde el procedimiento, la planificación y ciertos factores externos, generan retrasos, actividades repetitivas y costos innecesarios. Por lo tanto, es importante identificar las razones que provocan cualquier tipo de incertidumbre en las actividades de los procesos de procura.
La identificación de las posibles causas que afectan el desempeño de la Gestión de Procura parte del análisis de la caracterización de los procesos de procura, el cual se valida a través de entrevistas y encuestas realizadas al Departamento de Procura.
Para comprender mejor y tener una mejor visión de la situación actual se representó un diagrama causa – efecto, también conocido como Diagrama de Espina o Diagrama Ishikawa. Esto, con el fin de identificar las actividades que improductivas en el proceso de obtención de los materiales y servicios, Ver Figura N° 7.
Figura Nº 7. Diagrama Causa-Efecto del Proceso de Procura. Fuente: Propia. Al observar el diagrama, donde se identificaron las posibles causas, se procedió a la obtención de los resultados del estudio:
Método:
Falta de nivel de inventario: En cuanto el nivel de inventario de la empresa, cabe mencionar que, este no es puesto en práctica, principalmente porque no hay orden ni ninguna persona designada que se encargue de tener un inventario estable, de estar pendiente de qué cantidad de materiales llega y cuánto sale.
El proceso de procura no está sistematizado: La empresa acumula retrasos de tiempo innecesarios que tienen incidencia directa sobre la eficiencia del departamento por realizar toda la gestión de manera manual.
Carencia de indicadores de proceso y de gestión: La carencia de indicadores de gestión y proceso no permite dar seguimiento y medir el desempeño del proceso para obtener un buen logro de estrategias organizacionales.
Exceso de carga de trabajo: Esto se debe por razones de falta de planificación, deficiencia en la distribución de la carga de trabajo, la gran incidencia de urgencia en la solicitud de insumos y la falta de descripción de cargo para cada puesto de trabajo.
Medición:
Mora de Pago a Proveedores: Existen retrasos de hasta tres (03) días en cuanto a la cancelación de pagos a los proveedores que suministran los materiales y servicios a la empresa. Hoy en día, esto es uno de los problemas más delicados en cuanto a la gestión efectiva del proceso, ya que genera retraso al momento de obtener algún material o servicio.
Mano de Obra:
Falta de personal para el proceso: La gran incidencia de urgencia en la solicitud de insumos ocasiona una necesidad de personal que pueda beneficiar el buen desempeño del grupo de trabajo de procura.
Toma de decisiones tardías: Emplear más tiempo del estrictamente necesario en decidirse por toma de decisiones como lo es el no saber si realizar o no una compra urgente sin la autorización previa del Jefe de la empresa, puede traer consecuencias negativas en el desarrollo del proceso.
Materiales:
Falta de Stock y Pocos Insumos Disponibles: La falta de materiales e insumos impide que la gestión de procura sea mucho más rápida, mejorando estas características se tendría mayor eficiencia.
Medio Ambiente:
Falta de orden y limpieza: En el departamento de procura se genera mucho polvo que podría perjudicar al personal que labora en el área. Por otro lado, el no contar con un departamento organizado en cuanto a la papelería genera una pérdida de tiempo al momento de hallar algún documento necesario.
Maquinaria:
Insuficiencia de máquinas impresoras: La gran incidencia de urgencia en la solicitud de insumos ocasiona una necesidad de imprimir rápidamente las Órdenes de Compra realizadas previamente, lo que genera un retraso en esta etapa, ya que, solo cuentan con una impresora en dicho Departamento de Procura.
Matriz FODA del Departamento de Procura Haciendo énfasis en el estudio previo de las causas que afectan de forma interna como externa al desempeño del proceso de procura se detectaron las Oportunidades y Fortalezas del proceso, las cuales son presentadas a través de la herramienta de apoyo Matriz FODA, Ver Tabla Nº 1.
Tabla N° 1. Matriz FODA del Departamento de Procura.
Fuente: Propia. 52 Diagnóstico del Almacén El Almacén de la Distribuidora Aceros Max A36 C.A., ha venido realizando las actividades y labores de gestión de inventario rigiéndose por herramientas computarizadas básicas como lo es Excel, por lo tanto, es notable que su servicio en este sentido se encuentra bastante desactualizado y genera retrasos al tener que realizar una actualización manual del inventario.
El Departamento de Almacén es el encargado de la recepción e inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de los materiales bajo su resguardo. Para hacer posible esta labor cuentan con recursos: humanos, materiales, equipos y financiamiento que constituyen su columna de trabajo, no existe de manera documentada flujogramas que permitan ver la descripción del proceso y las funciones de los trabajadores que participan en él.
En la actualidad, el Departamento de Almacén cuenta con una estructura organizativa, donde se puede observar una fuerza laboral de cinco (05) personas, por medio de las cuales se hace posible, la planificación de materiales en existencia y la cantidad que garantice la continuidad operacional, evitando que el capital de trabajo permanezca ocioso y afecte la eficiencia de los trabajadores, Ver Figura N° 8.
Figura Nº 8. Organigrama del Departamento de Almacén. Fuente: Propia. Por otro lado, el Almacén posee un área para resguardar los materiales y consumibles necesarios para el mantenimiento de los transportes de carga pesada y liviana, la forma de almacenamiento utilizada impide el fácil desplazamiento, debido a que, el material no se encuentra almacenado de forma clasificada ni las estanterías se encuentran identificadas generando un retraso al momento de ubicar y localizar algún material, otro factor problemático que afecta a dicha área del almacén es que, se tienen varios espacios disponibles los cuales pueden ser ocupados sin ningún problema con una distribución adecuada, Ver Anexos N° 5, N° 6, N° 7 y N° 8.
Es importante mencionar que el espacio del almacén es adecuado, mientras que, la distribución de la estantería en ese espacio no es de provecho, dando como resultado que no se dé un buen uso del espacio con el que se cuenta, por esto se recomienda la reorganización de la estantería para maximizar los niveles de servicios de la empresa, desde el punto de vista de áreas y dimensiones, hasta la imagen expuesta ante el personal.
A través del método de observación directa y Listas de Verificación, se pudo recolectar información acerca de las condiciones físicas del área para el almacenaje de los materiales e insumos, Ver Tabla N° 2.
Tabla Nº 2. Evaluación de las Condiciones Físicas del Almacén.
P = pobre B = bueno D = Deficiente E = excelente Fuente: Propia. Diagrama de causa-efecto de la situación actual del área donde se almacena el material e insumo en el Almacén Tomando en cuenta los problemas que afectan la organización del almacén, para comprender mejor y tener una mejor visión de la situación actual se representó un diagrama causa – efecto, Ver Figura N° 9.
Esto, con el fin de identificar las actividades que impiden que el material fluya más rápido. Así como lograr ofrecer un mejor servicio al momento de despachar un material y llevar un buen control de inventario.
En la actualidad, no solo se deben desarrollar trabajadores especializados, sino que todos los empleados necesitan tener un desempeño multifuncional con amplias capacidades que les permitan participar e impactar en el proceso de cambio y mejoramiento en la empresa.
Figura Nº 9. Diagrama Causa-Efecto del Departamento de Almacén. Fuente: Propia. Al observar el diagrama, donde se identificaron las posibles causas, se procedió a la obtención de los resultados del estudio:
Método:
Acumulación de Pedidos: Esto se debe por razones de falta de personal, deficiencia en la distribución de la carga de trabajo y la gran incidencia de urgencia en la solicitud de materiales.
No hay Métodos de Trabajo: Independiente de la secuencia de las actividades que se realizan en el almacén existen de acuerdo a su grado de complejidad un gran número de actividades que son propensas a optimizar su tiempo de ejecución mediante la ideación de mejorar el método de trabajo.
Utilización Inadecuada del Espacio Libre: La utilización del espacio de trabajo funciona en inversa proporción con la cantidad de movimientos innecesarios que pueden llegar a existir en dicho proceso, por lo que, se observó que existen espacios que pudieran llegar a tener una mejor distribución de estanterías y materiales.
Exceso de Carga de Trabajo: Esto ocurre porque solo existe un almacenista que se encarga de recibir y despachar los materiales en el área, lo que genera también un retraso para la acción de las mismas.
Deficiente Flujo de Materiales: Los procesos mediante los cuales se trasladan los materiales constituyen una mejora significativa en cuanto al ahorro de tiempo y esfuerzos; el personal de manipulación y las actividades de transporte pueden llegar a simplificarse.
Maquinaria:
Falta de Instrumentos: En cuanto a la falta de instrumentos, es básicamente la ausencia de instrumentos de medición, que permitan facilitar la tarea del almacenista de saber el peso, dimensión y tamaño exacto de un material.
Inexistencia de un Plan Preventivo a la Maquinaria: El uso constante del montacargas que allí se opera sin tener un mantenimiento preventivo que permita prever la parada de dicha maquinaria, podría generar retraso al momento de trasladar los materiales pesados sin usar el montacargas como método de apoyo.
Medio Ambiente:
Escasez de Ventilación: El área donde se almacenan los materiales e insumos es un lugar cerrado que no posee una buena ventilación por lo que genera fatiga y cansancio al personal que allí labora.
Ausencia de Orden y Limpieza: Las condiciones físicas del almacén crean un área poco cómoda y un tanto perjudicial para el personal; la existencia del polvo podría llegar a ser nocivo a largo plazo.
Mano de Obra:
Falta del Personal para el Proceso: Por existir un solo Almacenista designado para las actividades relacionadas con recepción y despacho de material e insumos, genera un contratiempo al momento que esas actividades deben ser realizadas al mismo tiempo, lo que crea un retraso al momento de ser realizadas.
Carencia de Supervisión: El Jefe de Departamento no lleva una evaluación constante ni supervisión de las actividades que realiza el almacenista ni ayudantes que allí laboran.
Medición:
Ausencia de herramientas para evaluar el desenvolvimiento y efectividad de los procesos ejecutados en el almacén: El método de trabajo no es el más idóneo, puesto que, no existe un procedimiento sobre la manera de llevar a cabo esta labor y no se audita de alguna manera el cumplimiento de los procedimientos ni se controla la velocidad de desplazamiento de los materiales.
Materiales:
Pocos Insumos y Falta de Stock: La falta de materiales e insumos se debe a que el Departamento de Almacén, no informa ni lleva un control de los insumos que se van agotando y no prevé la ausencia de los mismos.
Matriz FODA del Almacén Luego de conocer la situación actual, se procedió a realizar una matriz FODA, donde se relacionaran las Fortalezas (factores críticos positivos con los que se cuenta), las Oportunidades, (aspectos positivos que se aprovecharán utilizando las fortalezas), las Debilidades, (factores críticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podrían obstaculizar el logro de nuestros objetivos). Ver Tabla Nº 3.
Tabla N° 3. Matriz FODA del Almacén.
Fuente: Propia.
CAPÍTULO VI
En este capítulo se exponen los análisis y resultados obtenidos de la investigación realizada en los Departamentos de Procura y Almacén, mediante las técnicas de recolección de datos nombradas en el Diseño Metodológico.
Diagramas de Flujos del Departamento de Procura Como se logró señalar y observar en el diagnóstico de la situación actual del Departamento de Procura, se mencionó la ausencia de flujogramas referentes a los procesos que se llevan a cabo en dicho departamento, por tal motivo se realizaron los flujogramas de Recepción de la Solicitud de Requerimiento, Selección de Proveedores, Realización de Orden de Compra y el Proceso de Pago al Proveedor, Ver Apéndices N° 1, N° 2, N° 3 y N° 4.
Indicadores de Gestión Se definieron los siguientes indicadores para el mayor cumplimento y efectividad de las actividades que se llevan a cabo en el Departamento de Procura, los cuales darán una muestra representativa de una mejora continua a los resultados del periodo de compras, permitiendo así, medir el desempeño de los analistas de compras y controlar los aspectos del proceso de compras. Cabe mencionar, que el período de evaluación de cada objetivo será medido para algunos de manera quincenal y para otros mensual.
ITEOC (Indicador del Tiempo de Elaboración de las Órdenes de Compras): Permite medir el grado de tiempo de la elaboración de una orden de compra, mediante la comparación del tiempo estimado o de compromiso para la entrega y el tiempo real de dicha actividad, en un lapso de cada 15 días. El indicador está definido según se muestra en la siguiente Tabla N° 4:
Tabla N° 4. Indicador del Tiempo de Elaboración de las Órdenes de Compras.
Donde:
?????: Tiempo Total del Proceso de Elaboración de las Órdenes de Compras.
????: Tiempo Programado de Elaboración de las Órdenes de Compras.
IEOC (Indicador de Eficacia de la Elaboración de Ordenes de Compras): Permite medir la eficacia en el cumplimiento de lo planificado, mediante la comparación de las órdenes de compras realizadas y las órdenes solicitadas en un transcurso de cada 15 días. El indicador está definido según se muestra en la siguiente Tabla N° 5:
Tabla N° 5. Indicador de Eficacia de la Elaboración de Ordenes de Compras.
Donde:
??? : Total de Órdenes de Compras Elaboradas.
???: Total de Órdenes de Compras Solicitadas.
IOCA (Indicador de Ordenes de Compras Aprobadas): Permite medir la eficiencia en el desempeño de las analistas de compras, mediante la comparación de las órdenes de compras aprobadas y las órdenes elaboradas en el mes. El indicador está definido según se muestra en la siguiente Tabla N° 6:
Tabla N° 6. Indicador de Ordenes de Compras Aprobadas.
Donde:
???????: Total de Órdenes de Compras Aprobadas.
????: Total de Órdenes de Compras Elaboradas.
ITIPP (Indicador de Eficiencia al realizar el Pago al Proveedor): Permite medir la eficiencia en el uso del tiempo para procesar un pago a los proveedores, mediante la comparación de los pagos realizados y los pagos por realizar. El indicador está definido según se muestra en la siguiente Tabla N° 7:
Tabla N° 7. Indicador de Eficiencia al realizar el Pago al Proveedor.
IRMP (Indicador de Recepción de Material del Proveedor): Permite medir el promedio de recepción del material, mediante la comparación
de materiales recibidos y los materiales solicitados. El indicador está definido según se muestra en la siguiente Tabla N° 8:
Tabla N° 8. Indicador de Recepción de Material del Proveedor.
Matriz FODA Propuesta del Departamento de Procura Luego de haber realizado el primer análisis FODA donde se reflejaron las variables correspondientes a cada factor (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) el paso siguiente es el análisis de las mismas y la preparación de las estrategias de acción correspondiente a la realidad evidenciada, Ver Tabla N° 9.
Tabla N° 9. Matriz FODA Propuesta del Departamento de Procura.
Fuente: Propia.
Estrategias de la Matriz FODA Propuesta del Departamento de Procura
Coordinar actividades (reuniones) con el personal de procura para detectar las fallas y retrasos existentes en la gestión, permitiendo al mismo tiempo lograr una integración, comunicación y que en conjunto resulte más efectivo el desarrollo de ideas y planes de acción para el departamento.
Implementar indicadores de gestión que permitan medir el desempeño de los procesos de procura, para poder interpretar lo que está ocurriendo, para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos, ya que la empresa deberá saber cuándo tomar decisiones para aquellos puntos débiles.
Crear alianzas estratégicas con los proveedores nacionales, para ello la implementación de la alianza debe estar claramente identificadas en cada empresa, ambas partes deben ponerse de acuerdo sobre los objetivos de la relación, ser flexibles y adaptables en la operación de la alianza para obtener procesos exitosos y productos permanentes.
Estandarizar y Sistematizar un formato para la recolección y manejo del inventario para evaluar las necesidades y demandas de cada uno y de esta manera tener siempre una previsión de materiales y repuestos para disminuir la acumulación de anomalías y atender los mismos en el momento oportuno.
Contratar personal para puestos vacantes proponiendo una formación y capacitación inmediata, para que estimule tanto el avance como el crecimiento del departamento.
Desarrollar programas de entrenamiento al personal para que cumplan con las necesidades del departamento, mejorando las capacidades y el conocimiento que se requieran para elevar el nivel de desempeño en el trabajo actual.
Actualizar periódicamente la base de datos de proveedores, ya que, pueden aparecer en el mercado nuevas empresas que proporcionen los materiales que pueden llegar a ser solicitados por los usuarios.
Fomentar y mantener las buenas relaciones con los proveedores para evitar abandono de los mismos, procesos desiertos y retrasos en las entregas de pedidos.
Contratar personal capacitado para la procura, que permitan generar ideas frescas, logrando crear beneficios satisfactorios al lugar de trabajo y a la empresa.
Delimitar las actividades propiamente relacionadas a la gestión del Departamento, con la finalidad de evitar que, los analistas de compras tengan la necesidad de trasladarse a la empresa del proveedor a buscar los materiales comprados previamente, es decir, se deben establecer los parámetros y funciones a cumplir por cada analista.
Realizar convenios de pagos con los proveedores, para fortalecer las relaciones con los mismos.
Diagramas de Flujos del Almacén Según lo mencionado en la Situación Actual del Almacén, se observó que faltaba de manera documentada los flujogramas de recepción y despacho de un material, por dicha razón se realizaron dichos flujogramas, Ver Apéndices N° 5, N° 6 Y N° 7.
Codificación de materiales referentes a los repuestos, partes, equipos, herramientas y consumibles de los transportes de carga pesada, liviana y sobredimensionada La codificación de los materiales se realiza, con el fin de, dar una descripción y hacer una identificación rápida de éstos. Al estar usando una clave para cada material la identificación es más rápida porque de esta forma se evitan equivocaciones cuando los nombres de los artículos son muy largos o muy parecidos entre sí.
La lista de materiales codificados sirve también como un medio de comunicación entre los distintos departamentos de la empresa, pues gracias al código se sabe bien de que material se trata, sin importar que el departamento que haga referencia a él sea el de mantenimiento o el de procura, y esto al mismo tiempo, mejora la comunicación entre ellos. Es importante que todo el personal maneje el mismo catálogo codificado.
El método de codificación utilizado es el método alfanumérico, es decir, el código va a está compuesto por letras y números. El código consta de seis letras y cuatro números. Las primeras dos letras es un grupo que indican la clasificación de repuestos, partes, herramientas, equipos o consumibles. Las cuatros letras del segundo grupo provienen del nombre de los repuestos, partes, herramientas, equipos o consumibles. El tercer y último grupo conformado por los cuatro números corresponde al correlativo del modelo de los repuestos, partes, herramientas, equipos o consumibles, y para todos aquellos repuestos, partes, consumibles, equipos y herramientas que no tienen descripción del modelo se les coloco el correlativo único (01). Ver Figuras N° 10, N° 11 y N° 12.
Como se logró observar, se realizó la clasificación por familias, ya que, se consideró importante que todo aquel que tenga contacto con la lista de materiales tenga una idea de los tipo de materiales que se manejan en la empresa, además de ayudar a distinguirlos para su forma de almacenaje, como es en el caso de los repuestos y partes, los cuales requieren características diferentes de almacenamiento. A continuación, se mostrarán las letras clave y lo que significa cada una según su familia:
CO – Consumibles.
EH – Equipos y Herramientas.
RP – Repuestos y Partes.
La forma en que quedaron clasificados y codificados los materiales por las familias así como por el nombre y correlativo que tienen, se puede apreciar en los siguientes Apéndices N° 8, N° 9 y N° 10.
Matriz FODA Propuesta del Almacén Las estrategias FO permiten utilizar las Fortalezas para aprovechar las Oportunidades. Asimismo, las estrategias DO minimizan las Debilidades aprovechando las Oportunidades. Las estrategias FA son usadas para aprovechar las Fortalezas, evitando o reduciendo el impacto de las Amenazas. Y por último, las estrategias DA permiten minimizar las Debilidades y evitar las Amenazas, Ver Tabla N° 10.
74 Tabla N° 10. Matriz FODA Propuesta del Almacén.
Fuente: Propia.
Estrategias de la Matriz FODA Propuesta del Almacén
Desarrollar un plan de capacitación del personal de almacén para que se puedan llevar a cabo todas las metas propuestas, beneficiaria a la empresa porque subiría el nivel de satisfacción de cada trabajador en su puesto y ayudaría al individuo a tomar decisiones y solucionar problemas logrando así, aumentar la autoestima del personal lo que generaría un mejor clima laboral.
Crear una estructura jerárquica horizontal que permita un mejor aprovechamiento del recurso humano, facilitando así un mayor nivel de comunicación entre los empleados y la gerencia, ya que, los empleados pueden lograr una mayor satisfacción en una estructura horizontal debido a su mayor libertad y autonomía.
Contratar personal para puestos vacantes proponiendo una formación y capacitación inmediata, que permitan proporcionar nuevas ideas innovadoras para las estrategias de gestión y la creación de un enfoque con visión de futuro que estimule tanto el avance como el crecimiento laboral.
Dotar a todas las oficinas de los equipos de cómputo con una base de datos mediante una plataforma tecnológica que lo permita, beneficiando así, a todo el personal que allí trabaja, ya que, no tendrían que incomodar a los trabajadores de los otros departamentos preguntando si hay disponibilidad o no de algún material.
Motivar a los trabajadores por medio de incentivos laborales para que den un mejor desempeño, logrando así, una forma de distribuir el éxito entre los responsables de generarlo.
Crear un sistema de incentivos económicos y no económicos que estimule a los trabajadores a mejorar el desempeño, ya que, los incentivos son una forma de distribuir el éxito entre los responsables de generarlo, logran proporcionar una motivación verdadera que produce importantes beneficios para el trabajador y la empresa permitiendo así, enfocar los esfuerzos de los trabajadores en metas específicas del desempeño.
Realizar una campaña de concientización con los proveedores respecto a la necesidad de entregar las solicitudes a tiempo, obteniendo así que, los proveedores sean responsables en su forma de actuar ante situaciones diversas y que como consecuencia no afecte el tiempo de espera de los usuarios al momento de realizar sus solicitudes.
Crear ofertas de trabajo para las vacantes disponibles, que generen ideas frescas que permitan crear beneficios satisfactorios al lugar de trabajo y a la empresa.
Realizar charlas de seguridad ocupacional, motivando a los trabajadores a tener un desempeño de manera correcta y segura, asegurando el bienestar de cada trabajador e incitándolos a mantener las normas de seguridad de la empresa.
CAPÍTULO VII
Anteriormente en el Capítulo I, fueron descritos los problemas que aquejan a la empresa, siendo el más prioritario la carencia de un programa que sistematice el proceso de compra y almacenaje. Gracias a los análisis y estudios previamente elaborados y descritos, se buscó la mejor manera de solventar este problema, para lo cual se propone la siguiente solución:
Implementación del Sistema Sparrow Sparrow es un completo sistema de gestión empresarial, que cubre todas las necesidades propias de la empresa. Está basado en código abierto, software libre, sin necesidad de adquisición de licencia para el uso de la misma, además permite la salida en Internet, ya que es una de las base de datos más rápidos conocida mundialmente.
Las principales características de Sparrow radican en que se trata de un software completo, debido a que, con sus módulos base se puede gestionar de forma sencilla los departamentos administrativos de la empresa y además con una adecuada parametrización se pueden llegar a gestionar todas las partes de la organización acorde a las necesidades como empresa, además, debido a que, se trata de software libre, son muchos los desarrolladores que aportan a la comunidad Sparrow, por lo que, se puede encontrar módulos que satisfagan las necesidades de la empresa.
Sparrow es un sistema que requiere ser instalado por un personal experto y calificado, ya que, su instalación amerita una serie de pasos consecutivos y específicos, su costo de instalación dependerá de la estructura empresarial o de que si la empresa solicite todos los módulos o uno en particular.
Este Sistema permite el acceso de los usuarios a través de códigos y nombres preestablecidos por los mismos las cuales regulan el nivel de acceso al sistema, y quedan registrados los datos del usuario, hora y fecha del procedimiento realizado. Este programa permite clasificar al acceso de los usuarios por los diferentes rangos que existen en la empresa, Ver Figura N° 13.
Figura N° 13 Inicio de Sistema. Fuente: Propia.
7.1.1 Funcionalidades del Sistema Sparrow Sparrow permite a las empresas contar con herramientas para procesar, almacenar y recuperar datos e información en forma ágil, así soportar las operaciones y efectuar la toma de decisiones necesarias. Entre ellas se encuentran las siguientes:
Banco
Elaboración de Cheques.
Registro Transacciones.
Conciliaciones Bancarias.
Comprobante Retención ISLR.
Listados.
Cuentas por cobrar
Operaciones Por Cobrar: (Facturas, Nota Crédito, Nota Debito, Pago Adelantado, Análisis Vencimiento, Pago o Abono, Reimpresión).
Listado de Análisis Vencimientos / Estados de Cuentas / Cobros / Demostrativos de Cuentas / Descuentos Aplicados).
Estatus.
Cuentas por pagar proveedores
Operaciones Por Pagar: (Facturas, Nota Crédito, Nota Debito, Pago Adelantado, Análisis Vencimiento, Pago o Abono, Reimpresión).
Emisión de retención de IVA (Contribuyente Especial).
Listado y Archivo de Retención de IVA para la declaración.
Listado de Análisis Vencimientos/ Estados de Cuentas / Cobros / Demostrativos de Cuentas / Descuentos Aplicados).
Compras
Requisición de Compras.
Solicitud Cotizaciones.
Cargar Precios a cotizaciones y análisis.
Ordenes de Compras.
Aprobación de Ordenes de Compras.
Recepción de Compras.
Devolución de Recepción de Compras.
Compras por Producto.
Devolución de Registro.
Listado o Informes de compras.
Libro de Compras.
Comparación de Cotizaciones.
Inventarios
Ajuste de Inventarios (Entradas / Salidas).
Transferencia entre depósitos.
Conteos de Inventarios.
Ajuste Automáticos de Conteo.
Listado o informes de inventarios.
Figura N° 14 Ventana Principal del Sistema. Fuente: Propia. imientos para la Instalación
Pentium IV de 1 GHz (preferiblemente de marca).
2 GB de memoria RAM.
Mínimo 120 GB de disco duro.
taciones de Trabajo para la Instalación
CPU mayor de Pentium III.
Swiches.
Tarjeta de red.
Conexiones de redes en los distintos puntos donde se instalaran terminales.
Al analizar el sistema en todas sus presentaciones o módulos se alcanza percibir que el sistema se adapta perfectamente a las actividades que realiza la empresa.
Manuales de Procedimientos con la implementación del Sistema Sparrow para los Departamentos de Procura y Almacén La elaboración de los manuales se realiza con el fin de, permitir al personal de trabajo que conforman los Departamentos de Procura y Almacén, efectuar un mejor desenvolvimiento al momento de utilizar el sistema, Ver Apéndices N° 11 y N° 12.
Bondades, beneficios y fortalezas de la implementación del Sistema Sparrow
Cumple 100% con las providencias administrativas del Seniat y LOT.
Cuenta con unas buenas bases de datos en MySQL, con sistema de almacenamiento de datos y multiusuario.
Permite operar con ilimitadas cantidad de empresas en el mismo sistema.
Existe una reducción en los tiempos de procesamiento de información.
Asegura una mejora en la calidad del trabajo del operador y en el desarrollo del proceso.
Aumenta en la seguridad de las instalaciones y la protección a los usuarios.
Evita manejar información en papel, de esta manera se evita el duplicado de información y así también la pérdida de la misma.
Lleva un mejor control sobre los servicios que prestan a los clientes.
Obtener una vista rápida de los módulos del sistema.
Establece e integra el sistema productivo de la empresa.
Cubre todas las necesidades de la gestión empresarial.
Brinda visibilidad de toda la empresa en tiempo real, para así lograr agilizar el abastecimiento y eliminar los esfuerzos duplicados.
Gana visibilidad y optimización del modelo de negocio para así lograr advertir ineficiencias a tiempo, y convertirlas en ventajas competitivas.
Aumenta la previsión para detectar nuevas oportunidades y la agilidad para responder a éstas.
Innova con el ecosistema de clientes y grupos de interés para ampliar el alcance y el impacto de sus soluciones empresariales.
Consigue nuevos niveles de excelencia empresarial.
Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos:
1. El diagnóstico de la situación actual tanto del departamento de procura como del almacén, se realiza por medio de un Análisis FODA, para identificar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas en cada etapa de la gestión del almacén y departamento de procura. En base a esto se propusieron estrategias orientadas a disminuir las desviaciones existentes en la ejecución de las referidas gestiones.
2. El Jefe de Departamento es el responsable de ejercer la función de control departamental, al evaluar el desempeño del mismo, a través de, los indicadores de productividad y efectividad que ayudaran al Departamento de Procura y a sus trabajadores a motivarse, a mejorar sus objetivos de trabajo, estableciendo metas y tomando medidas correctivas necesarias.
3. Con la elaboración de los Diagramas Causa-Efecto Del Departamento de Procura y Almacén, se determinaron las causas raíces que inciden de manera directa en la acumulación descontrolada de solicitudes de requerimientos, en la mano de obra escasez de personal y falta de coordinación y seguimiento al personal, en cuanto al almacén existe ausencia de supervisión de los equipos de protección personal, dificultad para entregar a tiempo los repuestos solicitados y la problemática que existe en no llevar un inventario actualizado que permita observar los insumos que se van agotando.
4. El análisis de la gestión de los procesos de procura, recepción y despacho de materiales permitió realizar un estudio para determinar las fallas de los procesos donde se pudo observar que, carecen de un registro organizado de cómo se debe realizar la gestión de procura, el proceso del departamento de procura es un proceso muy tardío debido a la cantidad de procedimientos y procesos por los cuales este debe atravesar desde la solicitud del pedido hasta la obtención del material, por otro lado, en el almacén no se emplean las actividades más adecuadas en cuanto a recibir un material se debe, la distribución de los materiales no se emplea de manera ordenada y codificada en el almacén.
5. Se elaboraron los flujogramas del proceso de Recepción de la Solicitud de Requerimiento, Selección de Proveedores, Realización de Orden de Compra y el Proceso de Pago al Proveedor referentes al Departamento de Procura y al mismo tiempo se realizaron los flujogramas del proceso de recepción y despacho de los materiales en el Departamento de Almacén, con la finalidad de, observar las actividades que se llevan a cabo en cada proceso de gestión.
6. La implementación del Sistema Sparrow facilitara el manejo de la gestión que se lleva a cabo en la empresa, sabiendo que, la información que suministra es confiable ayudando a cada departamento a sustentar sus decisiones, con el fin de, cumplir con los objetivos fundamentales de la empresa para obtener ganancias crecer y perdurar en el tiempo.
7. La aplicación de los manuales de procedimientos propuestos ofrecerá mejoras importantes, debido a que, están basados en ser una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las
diferentes actividades que lleva el sistema, la cual permitirá incrementar el desempeño del personal en la realización de las actividades concernientes a la adquisición de bienes y materiales y la contratación de servicios u obras, además de, favorecer el proceso de inventario y entrada/salida de materiales que lleva un almacén.
8. Al observar los beneficios al implementar el Sistema Sparrow, se logró apreciar los cambios positivos a nivel de desempeño que aportaría este sistema a la empresa, permitiendo así poder especificar las bondades, beneficios y fortalezas de esté.
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con esta investigación se recomienda las siguientes acciones:
1. Realizar una evaluación de los proveedores de productos y servicios para determinar el verdadero impacto de sus retrasos y errores sobre la eficiencia del departamento.
2. Aprobar y establecer los objetivos e indicadores para una mejora del sistema de gestión de productividad y efectividad que ayudaran al Departamento de Procura propuestos.
3. Organizar reuniones con los analistas del Departamento de Procura, para que la gestión de adquisición de bienes y materiales se realice en un período menor, debido a que, en muchos de los casos las solicitudes de requerimientos son de materiales o equipos indispensables para el desarrollo de sus procesos productivos, además de que, se corre el riesgo de pérdida de vigencia de las ofertas de los proveedores, lo que implica un retraso y una pérdida en la eficacia del proceso.
4. Eliminar las causas que generan retraso en el sistema de gestión de procura de materiales a través de jornadas de concientización del personal.
5. Evaluar el desempeño de los trabajadores y darle un incentivo con una finalidad de motivarlos, haciendo que estos tengan un mejor despeño en las actividades de orden y limpieza.
6. Implementar la supervisión en el área del almacén y velar por el cumplimiento de las normativas y procedimientos.
7. Implementar charlas de motivación y concientización al personal que labora en el Almacén. Sobre la importancia de mantener un mejoramiento continuo en la gestión de los materiales.
8. Implementar técnicas de capacitación del personal que faciliten el desenvolvimiento de las actividades involucradas en el servicio, así como también, las estrategias propuestas en la Matriz FODA, para cada etapa de la gestión de almacén y departamento de procura.
9. Realizar un estudio de condiciones y medio ambiente de trabajo y verificar que valores como el ruido, ambiente e iluminación sean los más adecuados.
10. Aplicar los manual de procedimientos propuestos para estandarizar el conjunto de operaciones; con el fin de, evitar fallas y errores humanos a la hora de efectuar una solicitud de requerimiento o la toma de inventario físico; las cuales al ser cumplidas respetando el orden establecido, garantizarán un procedimiento efectivo y eficaz en cada departamento.
Narváez R. (1997), Orientaciones prácticas para la elaboración de informes de investigación, UNEXPO, Segunda edición.
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Diagrama Causa- Efecto. Disponible en: http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad
/causaefecto.htm
Matriz FODA. Disponible en: http://www.matrizfoda.com/
Diseño Metodológico. Disponible en: http://virtual.funlam.edu.co/repositorio/sites/default/files/DisenoMetodol ogico.pdf
Trabajo realizado en el Departamento de Procura. Disponible en: http://biblioteca2.ucab.edu.ve/anexos/biblioteca/marc/texto/AAS4083_ 1.pdf
Apéndice N° 1. Flujograma del Proceso de Recepción de la Solicitud de Requerimiento
Apéndice N° 2. Flujograma de Selección de Proveedores
Apéndice N° 3. Flujograma de Realización de Orden de Compra
Apéndice N° 4. Flujograma del Proceso de Pago al Proveedor
Apéndice N° 5. Flujograma del Proceso de Recepción de Material
Apéndice N° 6. Flujograma del Proceso de Recepción de Material
Apéndice N° 7. Flujograma del Proceso de Despacho de Material
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL USO DEL SISTEMA SPARROW PARA EL DEPARTAMENTO DE PROCURA (PROC-SPARROW-01)
Introducción El presente Manual de Procedimientos tiene como propósito contar con una guía clara y específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades del Departamento de Procura, así como el de servir como un instrumento de apoyo y mejora Institucional.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones de los procedimientos a seguir en cada actividad, promoviendo el buen desarrollo administrativo.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, o bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
Objetivo General Orientar las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones del Departamento de Procura.
Objetivos Específicos
1. Facilitar la comprensión de los objetivos, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización.
2. Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios.
3. Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
4. Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal.
5. Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización.
6. Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales.
7. Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales.
8. Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones.
Responsables Analista en Compras Persona designada por la organización para gestionar la adquisición de los insumos solicitados. Debe asegurarse de tener claras las especificaciones técnicas u otras que garanticen la compra además de mantener actualizado el registro de proveedores y formato Control de Compras. Gestionar la recepción de los materiales y servicios adquiridos, confirmar su aceptación, revisar la documentación entregada por el proveedor y canalizar según corresponda. Además la evidencia de verificación de la compra y activar los controles de almacén.
Jefe de Procura Persona responsable de asignar las solicitudes de compras a los Analista en Compras, aprobar en primera instancia la Orden de Compra verificando que los precios estén acordes al mercado, las cantidades son las correctas y que la procura cumpla con las especificaciones solicitadas.
Debe supervisar el desempeño de los Analistas en Compras y debe garantizar el cumplimiento y actualización de este procedimiento.
Jefe de Empresa pago.
Persona designada para aprobar la orden de compra y la liberación Descripción de las Operaciones Inicio de Sesión Después de ser configurado el programa acorde a los objetivos de la empresa se estara en disposición de comenzar a trabajar con él. De esta manera, introduciendo el nombre de usuario asignado y contraseña se podra trabajar con el programa de manera automática, existira una persona encargada para designar que modulos podra utilizar el usuario.
Datos del Login
1. Empresa: Seleccionar la Empresa en caso de ser necesario.
2. Usuario: Introducir nombre del usuario en el campo usuario de la ventana.
3. Contraseña: Escribir en el campo password, la contraseña asociada al usuario.
4. Entrar: Ingresar al sistema.
5. Cerrar: Salir del sistema pulse el botón.
Figura N° 1. Pantalla de Login. Fuente: Propia. Una vez que se inicia la sesión, aparece en pantalla la ventana de inicio, es aquí donde se selecciona el módulo con el cual se desea trabajar, para efecto del Departamento de Procura, los módulos a utilizar serán "Tabla Archivo" y "Compras", a continuación, serán explicados cada uno de ellos y sus partes.
Figura N° 2. Ventana Principal. Fuente: Propia. Tabla de Archivo: este módulo se utiliza para registrar los proveedores con los que la empresa cuenta, posee una ventana de Datos del Proveedor, Contactos y Cuentas Bancarias, ahí se registraran todos los datos requeridos por el sistema, en la Figura N° 3 se muestra un ejemplo del llenado de la ventana seleccionada.
Leyenda:
1. Nuevo: Cargar un proveedor predefinido.
2. Editar: Modificar algún dato.
3. Guardar: Registrar los cambios.
4. Borrar: Seleccionar el registro que desea anular, se desplegara una ventana en el sistema para confirmar la operación.
5. Siguiente: Desplazarse por el listado de ítems desde la posición actual, hacia la derecha.
6. Anterior: Desplazarse por el listado de ítems desde la posición actual, hacia la izquierda.
7. Localizar: Buscar algún dato en específico, se desplegara una ventana Localizar en el sistema se escribe la palabra clave y se presiona "Enter" en el Teclado.
8. Listar: Filtrar el listado de los Proveedores registrados.
9. Cancelar: Anular el registro.
10. Cerrar: Salir de la Ventana.
Figura N° 3. Ventana de Proveedores. Fuente: Propia. Datos del Proveedor Código: Número de Proveedor que corresponde al registro.
Nombre: Escribir nombre de la empresa o persona que posee el proveedor.
Dirección: Escribir la ubicación actual del proveedor.
R.I.F/ Cedula: Escribir el número de cedula de identidad o r.i.f. del proveedor según sea el caso que se aplique.
Teléfonos: Escribir teléfonos de residencia y/o celular.
Dirección Electrónica: Escribir Email del Proveedor.
Tipo de Persona: Desplegar el menú y seleccionar la opción que vaya acorde con lo requerido.
Retención I.V.A.: Impuesto al valor agregado.
Días Crédito: Préstamo que contempla un pie y un número de cuotas a convenir.
Limite Crédito: Indicar los días de vigencia del presupuesto.
Símbolo Moneda: Escribir un símbolo gráfico a menudo para el nombre de la moneda.
Tipo Moneda: Definir qué tipo de moneda del curso legal trabaja el proveedor.
Módulo de Compras: es el módulo que estará ligado con el Departamento de Procura, para ingresar a él se deberá hacer clic en Compras presionando el menú Administrativo.
Figura N° 4. Ventana de Compras. Fuente: Propia. En el despliegue de la Ventana de Compras, se observa que se encuentra dividido por dieciocho (18) componentes, de los cuales, la empresa utilizara trece (13) de ellos, quienes serán explicados, a continuación.
– Requisiciones: es donde se realizan las Solicitudes de Requerimientos por los Usuarios y también es donde el Analista del Departamento de Procura, revisa y aprueba dicha Requisición. Dicha Ventana debe ser debidamente llenada con los datos solicitantes por el sistema.
Leyenda:
1. Nuevo: Cargar nueva solicitud.
2. Editar: Modificar algún dato.
3. Borrar: Seleccionar el dato que desea anular, se desplegara una ventana en el sistema para confirmar la operación.
4. Localizar: Buscar algún dato en específico, se desplegara una ventana Localizar en el sistema se escribe la palabra clave y se presiona "Enter" en el Teclado.
5. Cancelar: Anular el registro.
6. Siguiente: Desplazarse por el listado de ítems desde la posición actual, hacia la derecha.
7. Guardar: Registrar los cambios.
8. Listar: Filtrar el listado de las Solicitudes de Requerimientos.
9. Cerrar: Salir de la Ventana.
Figura N° 5. Ventana de Solicitud de Requerimiento. Fuente: Propia. Datos Código: Número de Requerimiento que corresponde a la solicitud.
Usuario: Nombre del solicitante que realiza la requisición.
Fecha: Fecha de la generación de la solicitud.
Fecha Requerida: Fecha en la que estipula el Usuario que podrá llegar a necesitar el material según su cronograma de actividades.
Departamento: Mencionar el departamento del Usuario que realiza la requisición.
Observaciones: Detalle del concepto que se desee agregar. Aprobado por: Nombre del analista que realiza la aprobación.
Fecha de Aprobación: Fecha en que se aprueba la solicitud de requerimiento.
Figura N° 6. Ventana de Solicitud de Requerimiento. Fuente: Propia. Ítems Código: Número que posee el producto o servicio según su codificación.
Descripción: Características detalladas del producto o servicio. Unid: Tipo de unidad o medida en que está representado el producto. Cantidad: Cantidad de unidades requeridas.
– Solicitud de Cotización: esta ventana sirve para generar hacia algún proveedor en específico una Solicitud de precios de los materiales que se desean comprar; aquí se hace referencia de la "Requisición de Compra" deseada dirigida hacia el proveedor que se solicitara una cotización.
Leyenda:
1. Nuevo: Cargar nueva solicitud.
2. Editar: Modificar algún dato.
3. Guardar: Registrar los cambios.
4. Listar: Filtrar el listado de las Solicitudes de Cotizaciones.
5. Cerrar: Salir de la Ventana.
Figura N° 7. Ventana de Solicitud de Cotización. Fuente: Propia. Datos Código: Número de Solicitud de Requerimiento que se desea cotizar.
Fecha: Fecha de la generación de la solicitud.
Fecha Requerida: Fecha que estima el Usuario utilizarla según su cronograma de actividades.
Observaciones: Detalle del concepto que se desee agregar.
Figura N° 8. Ventana de Solicitud de Cotización. Fuente: Propia. Ítems Código: Número que posee el producto o servicio según su codificación.
Descripción: Características detalladas del producto o servicio. Unid: Tipo de unidad o medida en que está representado el producto. Cantidad: Cantidad de unidades requeridas.
Figura N° 9. Ventana de Solicitud de Cotización. Fuente: Propia. Proveedores Código: Número de Proveedor que corresponde al registro. Nombre: Empresa o persona que correspondiente al proveedor. R.I.F.: Registro Único de Información Fiscal.
– Cargar los Precios: Esta ventana se utiliza para realizar un futuro análisis comparativo de precios.
Leyenda:
1. Imprimir: Visualizar documento en vista previa y si se desea se puede generar un documento PDF o imprimir directamente.
2. Guardar: Registrar los cambios.
3. Cerrar: Salir de la Ventana.
Figura N° 10. Ventana de Cargar Precio a la Solicitud de Cotización. Fuente: Propia. Ítems Código: Número que posee el producto o servicio según su codificación.
Descripción: Características detalladas del producto o servicio. Unid: Tipo de unidad o medida en que está representado el producto. Cantidad: Cantidad de unidades requeridas.
Precio: El valor monetario que tendrá el material según lo indicado por el proveedor.
Total: Es el valor monetario de la multiplicación del Precio por el número de Cantidades que se requerirían.
– Orden de Compra: Documento que emite el Analista de Compra para realizar una compra de manera formal, indicando cantidad, detalle, precio, proveedor, entre otras cosas.
Leyenda:
1. Crear Proveedor: Cargar nuevo proveedor que no exista en la Tabla de Archivo, aquí aparecerá una ventana para agregar un nuevo proveedor.
2. Crear Producto: Cargar nuevo material que no se haya registrado previamente.
3. Anular: Seleccionar el dato que desea anular, se desplegara una ventana en el sistema para confirmar la operación.
4. Modificar: Sustituir algún dato.
5. Editar: Cambiar algún dato.
6. Cargar Cotización: Jalar la cotización elegida según la carga de precio que se debe realizar previamente.
7. Imprimir: Visualizar documento en vista previa y si se desea se puede generar un documento PDF o imprimir directamente.
8. Guardar: Registrar los cambios.
9. Cerrar: Salir de la Ventana.
Figura N° 11. Ventana de Orden de Compra. Fuente: Propia. Datos Código: Número de Proveedor que corresponde al registro.
Nombre: Escribir nombre de la empresa o persona que posee el proveedor.
Número: Correlativo a la última orden de compra realizada, este número se actualiza solo.
R.I.F/ Cedula: Escribir el número de cedula de identidad o r.i.f. del proveedor según sea el caso que se aplique.
Deposito: Lugar en el que será resguardado el material comprado.
Fecha: Día que se emite la Orden de Compra.
Días: Tiempo en el que se estima realizar la compra.
Fecha de Vencimiento: Indicar los días de vigencia de la compra. Fecha Requerida: Fecha que estima el Usuario utilizarla según su cronograma de actividades.
Cotización del Proveedor: Jala la cotización elegida según la carga de precio que se debe realizar previamente.
Condición de Pago: Elegir opción con la que se realizara el pago, según las opciones que se mostrara en la ventana que se despliegue. Símbolo Moneda: Escribir un símbolo gráfico a menudo para el nombre de la moneda.
Tipo Moneda: Definir qué tipo de moneda del curso legal trabaja el proveedor.
Transporte: Medio por el cual se trasladara la entrega del material.
Vía: Medio por el cual se realizara la entrega del material.
Tipo Compras: Definir si es un Bien o Servicio.
Observaciones: Detalle del concepto que se desee agregar.
Figura N° 12. Ventana de Orden de Compra. Fuente: Propia. Ítems Código: Número que posee el producto o servicio según su codificación.
Descripción: Características detalladas del producto o servicio. Unid: Tipo de unidad o medida en que está representado el producto. Cantidad: Cantidad de unidades requeridas.
Precio: Cantidad de dinero que permite la adquisición o uso de un bien o servicio.
Total: Es la multiplicación del precio por la cantidad de unidades requeridas.
IVA: Impuesto al valor agregado.
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