Manual de organización en la obra Campaña Guayana

Para CVG FERROCASA la normalización de los procesos se convierte en una prioridad para lograr un control eficiente y efectivo de las actividades administrativas. El principal objetivo del proyecto es documentar los procesos y estructuras organizativas en la Obra de CVG FERROCASA, con el fin de optimizar procesos. El tipo de investigación realizada se considera descriptiva y evaluativa, con diseño no experimental de campo. Se diseñó el manual de Organización en la Obra "Campaña Guayana" de la Empresa de CVG FERROCASA, que incluye Diagramas funcionales, Organigramas funcionales, los lineamientos de la organización, Organigramas de Misión y posición dimensionada, descripción de unidades además de un Resumen y evaluación de cargos que serán de gran utilidad para detectar fallas y mejorar el proceso.

PALABRAS CLAVES:

1. Organizacion 2.Procesos 3.Organigrama 4.Diagramas 5. Manual de Organización.

Introducción

Hoy en día es de vital importancia para toda organización la documentación de procesos, con el fin de entender el funcionamiento de la misma, y para mejorar constantemente los procesos a fin de alcanzar la excelencia administrativa y minimizar los posibles errores

Un manual de organización es un documento de suma importancia para el éxito administrativo, ya que, incluye puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal, que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo, además establece un sistema de información. Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores, facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación, aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades y construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Es por todas estas razones que se presenta la necesidad de utilizar un manual como herramienta para optimizar los procesos realizados en una la Obra Campaña Guayana.

CAPITULO I

Planteamiento del problema

ANTECEDENTES

Actualmente en la empresa CVG FERROCASA existen una serie de manuales organizativos y de procedimientos, sin embargo en lo que respecta a la Gerencia de proyectos específicamente en el desarrollo urbanístico "Campaña Guayana" anteriormente llamado Guayana Country Club, una de las obras con mayor proyección, y que la empresa filial de la CVG tomó como responsabilidad de continuar con el proyecto, no posee ningún tipo de manual administrativo implementado hasta la fecha.

FORMULACION DEL PROBLEMA

El proyecto "Campaña Guayana", es actualmente el más complicado de las aspiraciones de la empresa CVG FERROCASA, ya que, representa grandes retos tanto organizacionales como sociales.

A pesar del incremento en los precios de los materiales y de la mano de obra, CVG Ferrocasa sigue vendiendo las viviendas a los precios originales, lo cual ocasiona una enorme pérdida. Sin embargo, dicha política se mantiene para respetar el derecho de los compradores.

De allí la importancia de mantener organizado el proceso tanto de requisición de materiales, como la contratación y supervisión de las cooperativas que llevan a cabo la obra, para lograr esto, se propone realizar un estudio de organización para la elaboración e implementación del manual de organizacional en la empresa, para mejorar la calidad de servicio y así ser eficiente y eficaz a la hora de enfrentar el compromiso con los compradores.

Se expresan a continuación algunas dificultades dentro de la obra "Campaña de Guayana" que ocasiona ciertas fallas en el proceso y cumplimiento de los objetivos de la organización

• Entropía funcional

• Falta de delimitación de los roles y responsabilidades para el personal de la empresa.

• El flujo de información es deficiente

• Manejo de materiales inadecuado

• Inexactitud en establecimientos de estándares para las solicitudes de materiales por parte de las cooperativas que se encargan del desarrollo de la obra.

• Deficiencia en el manejo de stock de seguridad en inventarios.

• Obsolescencia de los equipos de trabajo.

Es de suma importancia resaltar la problemática existente en la empresa, ya que estos datos permiten evaluar y clasificar ciertas áreas de oportunidad a trabajar. Es por ello que la implementación de un manual de Organización en esta, es de gran importancia para mejorar los procesos, de forma eficaz y eficiente con miras al perfeccionamiento de la actividad.

ALCANCE

Este manual tomara en cuenta todos los procesos que se llevan a cabo en el urbanismo "Campaña de Guayana" abarca el estudio de organización y la realización de un manual de organización para mejorar la efectividad, calidad del servicio y eficiencia del Proyecto

DELIMITACIONES

El estudio tendrá lugar en el Ud-247 Av. Atlantico entre UNEG y Urb. Villa Africana, Puerto Ordaz, en la obra "Campaña de Guayana" y abarcara solamente al personal del dicho proyecto y por consiguiente los procesos que aquí se llevan a cabo.

LIMITACIONES

En este caso el tiempo es limitante, en vista de que los demás factores como las referencias bibliografías y el apoyo incondicional de su personal han facilitado en gran medida la realización de este estudio.

JUSTIFICACIÓN

El orden y la normalización de todos los procesos se convierte en una prioridad para lograr un control eficiente y efectivo de las actividades y monitorear el rendimiento del personal.

Este tipo de manuales no solo repercuten en una mejora para el desempeño operativo de una empresa sino que brindan un soporte a las decisiones administrativas y sientan las bases para el crecimiento institucional. Sobre todo en un proyecto tan significativo y con alcance social preponderante como lo es Campaña de Guayana.

La realización de este estudio de organización permite tener el control y una visión organizativa y evita la fuga de responsabilidades que no permite alcanzar los objetivos de cada departamento y en consecuencia de las unidades y organización. Además de optimizar los procesos que se desarrollan y obtener resultados satisfactorios con fines a alcanzar la excelencia en la gestión. Es por ello que surge la necesidad de implantar un Manual de Organización.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar un estudio y manual de organización dentro de la empresa de "CVG FERROCASA." Específicamente en Urbanismo "Campaña de Guayana", con el objetivo de mejorar el desarrollo y desempeño de las funciones y procesos, eficacia y eficiencia que optimicen el desarrollo de la obra.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer un modelo de Organización que contribuya a mejorar los procesos, por medio del cumplimiento de estándares en cada cargo a considerar.

• Identificar los factores que afectan en el cumplimiento de las metas proyectadas del proyecto y determinar de que manera influye en la organización.

• Definir cuales son las barreras en la parte organizativa y comunicacional de la empresa.

• Crear un Manual de Organización que se adapte a las condiciones de la empresa para un mejor desempeño de las actividades

• Realizar un diagnóstico de la situación actual de la estructura organizativa.

• Elaborar diagramas y organigramas respectivos al Proyecto "Campaña de Guayana".

• Estudiar la distribución de los procesos en función del personal por equipo de trabajo

CAPITULO II

Marco teórico

¿Qué es Organización?

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros y así valerse el medio que permite a una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Existen varias escuelas filosóficas que han estudiado la organización como sistema social y como estructura de acción, tales como el estructuralismo y el empirismo.

Para desarrollar una teoría de la organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos. Un camino sería clasificar y mostrar las diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas, tales como la burocracia como administración o elementos que componen la organización y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como el liderazgo formal e informal.

Como metodología, esto se llama Investigación Operativa y en el ámbito de las Ciencias Sociales es el campo de estudio de la Sociología de la organización. Un nuevo uso está emergiendo en las organizaciones: La Gestión del Conocimiento.

En la Ecología humana, la estructura de la comunidad es una organización de funciones. Hawley desarrolló un esquema de la estructura de los sistemas sociales basada en cinco axiomas:

1. La interdependencia es necesaria.

2. Cada una de las unidades de la población tiene que tener acceso al medio.

3. Cada unidad tiende a conservar y expandir su vida al máximo.

4. Las limitaciones sobre la capacidad adaptativa de una unidad de población son indeterminadas

5. Toda unidad se encuentra sometida al aspecto temporal.

Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular.

Formas Organizacionales

Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades específicas de cada organización es función básica de todo administrador. Se presentan 3 criterios básicos:

Actividad o giro. Industriales, comerciales, servicios.

Origen del Capital. Públicas, privadas.

Magnitud de la empresa. Grandes, medianas, micro o pequeñas empresas.

Capital o servicio de determinada empresa

Ambientes Organizacionales

Están moldeados por los componentes de su ambiente, no se pueden ni deben ignorar, además, deben de reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que demande.

• Ambiente Externo. Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.

Son de dos tipos: Elementos de acción Indirecta (Macro-entorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa. Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.

• Ambiente Interno, llamado Clima Organizacional. Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace mas amena la influencia del orden y organización.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo, jamás se puede decir que han terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.) lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Elementos básicos para el proceso de organización

• Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

• Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Principios de la Organización

Principio del Objetivo

La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. La realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles, que en nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, sólo ocasionan gastos innecesarios. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

Principio de Especialización.

La división del trabajo, permite a cada empleado una actividad más localizada y especifica, se obtiene mayor eficiencia, precisión y habilidad. Producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Principio de Unidad de Mando. Para cada función debe existir un solo jefe y un solo programa de acción.

Principio de Equilibrio de Autoridad-Responsabilidad.

El grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico de estar claramente establecido, así como, la autoridad correspondiente, a cada uno de los departamentos en los que se encuentra subdividida la empresa.

Principio de Equilibrio Dirección-Control.

A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de las funciones de control adecuadas para asegurar la unidad de mando.

Principio de Centralización.

Es una tendencia a concentrar la autoridad de toma de decisiones en un grupo reducido de personas; no hay delegación.

Principio de Jerarquía.

Una organización debe contar con una serie de niveles jerárquicos desde la autoridad suprema hasta los puestos de menor importancia. Dentro de esto, la vía jerárquica es la ruta que sigue la autoridad y la comunicación al pasar por todos los niveles. Todos los integrantes de la organización participan en distintos grados y modalidades.

Principio de Orden.

El orden es la organización de las partes para hacer algo funcional y preciso, lo cual implica la presencia de una finalidad y, como puede deducirse, de una acción inteligente. "Un lugar para cada persona y cada persona en su lugar".

Principio de Difusión.

Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

Principio de Formalización de Roles.

Deben existir reglas formales preestablecidas sobre los derechos y deberes de los ocupantes de los puestos y el trabajo que habrán de desempeñar.

Principio de No Inhibir el Potencial del Trabajador.

La organización no debe ser tan estructurada y controladora que inhiba al trabajador para madurar y aplicar todo su potencial.

Principio de Flexibilidad.

Los procesos y estados internos de la organización dependen de los requisitos externos y las necesidades de sus integrantes.

Principio de Continuidad.

Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones de medio ambiente.

Etapas de la Organización.

División del trabajo

Es la delimitación de las actividades, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

La división del trabajo, significa para la organización la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y sus relaciones.

Coordinación

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación, que no es más que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. Su función básica es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

Organización de Empresas

.Diagrama de planificación de Gantt.

La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la percepción que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional.

Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no favorece el trabajo en equipo, por el contrario las estructuras horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo.

La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo.

Organización empresarial

A la organización empresarial corresponde el proceso de organizar los recursos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos o estilos de organización que podemos encontrar. Las estructuras más comunes son:

• Organización lineal.

• Organización funcional.

• Organización lineal-Staff.

• Organización por Comité.

• Organización divisional.

• Organización matricial.

Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos, que designan un área o división en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades específicas, de acuerdo con su uso más general, los departamentos pueden ser producción, control de calidad, ventas, investigación de mercado…

Niveles Organizacionales

El propósito de la organización es volver eficaz a la misma mediante la cooperación humana, la razón en que existen niveles organizacionales está en marcar un limite de personas a las que pueda controlar un administrador de una manera más efectiva

Uno de los aspectos de la organización es el establecimiento de departamentos, que designan un area o division en particular de una organización sobre la cual un administrador posee autoridad respecto del desempeño de actividades especificas, de acuerdo con su uso más general, los departamentos pueden ser producción, control de calidad, ventas, investigación de mercado.

Planificación y estrategia

Analizando el significado de las palabras planificación y estrategia a través de una amplia consulta de la literatura respecto al tema.

¿Qué es planificación?

• Planificación es pensar en el futuro.

• Planificar es controlar el futuro.

• Planificar es tomar decisiones. Es decir, determinar con anterioridad que se va a hacer para alcanzar un objetivo.

• Planificar es tomar decisiones de manera integrada. Esto implica que las decisiones estén integradas entre si.

• Planificar es un procedimiento formal para producir un resultado articulado en forma de un sistema integrado de decisiones.

¿Por qué planificar?

1. Para coordinar actividades. La idea es que más de una persona tenga responsabilidad de desarrollar estrategias y, en consecuencia, comparten políticas administrativas.

2. Para asegurar que el futuro se toma en cuenta. Los gerentes deben ser capaces de tomar el futuro en cuenta para prepararse para lo inevitable, evitar lo indeseable y controlar todo lo que se puede controlar.

3. Para ser "racionales".

4. Para controlar. Puesto que existe un plan detallado que propone las actividades a realizar, el control es facilitado. Pero no solo facilita el control de los empleados, sino también el de los funcionarios y ejecutivo, debido a que el proceso de planificación es formalizado.

Herramientas de Planificación.

Para Ejecutar adecuadamente un plan se requiere del uso Herramientas que permitan llevar un seguimiento y Control de los asuntos pendientes y objetivos alcanzados ,en sus inicios el EMAIL se constituyo como la herramienta numero uno para el intercambio de información y Comunicación entre personas, pero no existía ningún método de Comunicación tipo email orientado a la organización y control de asuntos pendientes en empresas, hoy en día hay empresas que desarrollan aplicaciones informáticas orientadas al Opromail (Organization and Productivity Oriented Mail). ejemplo de este tipo de aplicaciones son Basecamp de Ruby on Rails y Bitagenda de Kloperwin.

¿Qué es estrategia?

a) Estrategia es un plan, algo que nos guíe desde donde estamos hasta donde queremos ir.

b) Estrategia es un patrón de comportamiento en el tiempo.

c) Estrategia es posición, es decir, determinados productos para determinados mercados y,

d) Estrategias es perspectiva, es decir la forma que tiene una organización de hacerlas cosas.

1. Estrategia deliberada. Es aquella estrategia propuesta que se realiza completamente.

2. Estrategia no realizada. Aquella que no se realiza.

3. Estrategia emergente. Cuando un patrón no estaba propuesto de manera expresa, pero que se realiza en función a adaptaciones que surgen el camino.

Estudio de Organización

Un Estudio de Organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo. En los estudios de estructuras organizativas están involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de estructuras es importantes tratarlos con una metodología adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de análisis y síntesis

Idalberto Chiavenato, en su libro Iniciación a la organización y Técnica Comercial, establece una metodología de siete pasos par realizar estudios de organización y reorganización la cual contempla las siguientes fases:

• 1. Identificación del problema: La identificación del problema significa la percepción de que se está cometiendo algún error. Corresponde a la empresa verificar si el departamento, o servicio, o la rutina que no funciona bien, necesita ser racionalizad, mejorado o modificado para ser más eficiente.

• 2. Análisis de la situación: Esta fase analiza la situación en la cual el problema fue identificado. Corresponde a un análisis y descripción de cada componente del problema y cómo éstos están agrupados.

• 3. Opciones de solución para el problema: Es la fase en que se piensa en varios medios para resolver el problema o cambiar la situación en la cual se sitúa. En la empresa corresponde a la elaboración de varias opciones de organigrama o de estructuras de funcionamiento.

• 4. Elección de la opción más adecuada: En esta fase se decide por una de las opciones de solución propuestas, se evalúan las características de cada una y se escoge la que mas aplique en el momento.

• 5. Implantación de la solución escogida: En esta etapa se ejecuta la propuesta, se pone en práctica la nueva estructura.

• 6. Verificación de los resultados: Aquí se evalúan los resultados obtenidos con la nueva estructura y se verifica si se ha logrado solucionar los problemas definidos en la primera etapa.

Para establecer la organización que se necesita debemos:

• Organizar sobre la base de los objetivos, recordando que toda unidad o cargo debe estar destinado a facilitar el logro de los objetivos de la empresa y a aportar de forma eficiente su contribución.

• Organizar tanto de trabajo hacia arriba como de arriba hacia abajo , estableciendo, revisando y agrupando las funciones en ambos sentidos, analizar el puesto del director o Gerente general Y establecer las delegaciones que pueden realizar en orden descendente hasta llegar al nivel mas bajo. Revisar las funciones de los grupos de ejecución y desarrollar las hasta visualizar la labor de los niveles supriores y verificar que a través de ellas la empresa puede lograr los objetivos planeados.

• Agrupar en un solo conjunto los trabajos relacionados entre si, esto permite disponer el trabajo para la conformación de cargos y luego agrupar los cargos para conformar las unidades.

• Equilibrar los agrupamientos, debe verificarse que el agrupamiento realizado esta bien balanceado y que se corresponde con la concepción de unidad que se esta manejando para que de esta manera se garantice que en un nivel jerárquico todas las unidades tendrán igual rango o categoría.

• Establecer un alcance adecuado de supervisión, en esta etapa debemos dar cumplimento al principio de ámbito de control, sabiendo que en los niveles mas altos es conveniente una supervisión directa de alrededor de 6 personas, mientras que en los niveles operativos si se pueden establecer grupos con mas de 10 personas.

Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la organización pueden realizarse estudios para:

• Adecuarse al proceso productivo.

• Adecuarse a los procesos especializados

• Garantizar una carga o distribución normal del trabajo.

• Garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control de gestión.

• Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el uso de los recursos.

• Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura técnica o administrativa en beneficio de otras áreas, evitando así la duplicidad.

• Adecuarse a las políticas o estrategias de la empresa.

• Mejorar los métodos.

• Obedecer a planes organizacionales.

Existen varias técnicas para recolectar la información que se necesita en un estudio de organización, a continuación se presentan algunas:

• La entrevista: Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener mayor información. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma área. La entrevista debe ser una conversación formal y cordial entre el analista y los miembros de la organización que facilitaran la información.

• El cuestionario: Es un instrumento para obtener la información deseada en forma homogénea. Este método consiste en hacer contestar por los empleados y/o supervisores una serie de preguntas relativas a los datos que según la finalidad del análisis se consideren interesantes.

• La observación directa, en la observación directa el analista se dirige al lugar donde se desarrolla el trabajo y constata las labores realizadas así como la dinámica de la organización en estudio. Antes de iniciar las observaciones se de recolectar información sobre el flujo del trabajo, procedimientos, y técnicas.

• Las técnicas mixtas, constituye una combinación de la entrevista, el cuestionario y la observación.

Descripción de Unidad

La unidad es parte de una totalidad orgánica, funcional y fluyente. Cada organización, está integrada, a su vez, por un grupo de unidades (personas, cosas, estructuras). Estas estructuras reciben el nombre particular de unidades estructurales de la organización.

Las partes que componen una descripción de unidad son las siguientes:

Identificación: nombre de la unidad, nombre de la unidad a quien reporta y la que supervisa.

Misión: Es la razón de ser de la unidad. Debe expresarse en forma sencilla, precisa y concreta. Evitar el señalamiento de actividades concretas a desarrollar tales como planificar, coordinar. Es necesario especificar para que existe la unidad. La misión de la unidad debe plantearse de tal forma que avanzando de abajo hacia arriba todas las misiones que se establezcan sean imprescindiblemente necesarias para alcanzar la misión de la empresa.

Alcance funcional o finalidad: Las funciones deben escribirse en forma genérica (que contenga varias actividades) y en orden de importancia. Las funciones constituyen la acción innata de la organización en general. Es a través de las funciones como la organización puede alcanzar sus fines y los objetivos, y satisfacer sus propósitos.

Relaciones internas y externas: incluir las entidades con la cual la unidad estudiada interactúa para el logro de sus objetivos. Debe establecerse con quien y Para Que.

Validación: Colocar las firmas y fechas del proceso de aprobación según los mecanismos establecidos en la empresa.

Análisis y Descripción de Cargos

Está formado por un conjunto de operaciones, requisitos, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo. Es específico e impersonal.

El análisis de cargo es el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. Esas informaciones son registradas inicialmente en las descripciones de cargo.

El análisis de cargos puede ser definido como una investigación sistemática, desarrollada mediante procedimientos e instrucciones idóneas de los elementos que constituyen un cargo, permite conocer con mayor profundidad las acciones que debe realizar el trabajador. Tiene gran importancia para la organización y es un a herramienta fundamental en la administración de personal con el objeto de:

• Promover información para la elaboración de los anuncios, la demarcación de mercado de mano de obra como base para el reclutamiento del personal.

• Determinación ideal del perfil del ocupante del cargo, a través del cual se aplicará la escogencia adecuada del test, como base para la selección del personal.

• Determinación mediante la evaluación y clasificación de cargos de los rangos saláriales, de acuerdo con la posición relativa de los cargos dentro de la organización y del nivel de salarios en el mercado. Como base para la administración de salarios.

• Guía para el supervisor en el trabajo con sus subordinados y guía para el empleado en el desempeño de sus funciones.

• Definición de líneas de autoridad y responsabilidad en la organización.

El objetivo primordial del análisis de cargos es el estudio tanto de los cargos como de las tareas y elementos que los constituyen, los propósitos y las actividades que se desarrollan, el resultado de un análisis de cargos es la redacción de la redacción del cargo en cuestión.

La descripción de cargo es una herramienta que permite conocer con precisión lo que cada trabajador debe realizar en su cargo, los conocimientos, aptitudes, destrezas y habilidades que se requieren para desempeñarlo. También esta debe contener lo siguiente:

• 1. Identificación del cargo: La identificación del cargo la constituye una serie de datos que en su conjunto permite su ubicación dentro de la estructura organizacional, catalogándolo y diferenciándolo de los demás cargos. Es la determinación del título del cargo y su dependencia jerárquica en la organización en el momento de la descripción. Contiene los siguientes elementos:

• Titulo del cargo.

• Nombre del ocupante (solo sí la empresa lo establece de esta manera)

• Nombre del supervisor inmediato (Solo sí la empresa lo establece de esta manera)

• Cargo del supervisor.

• Cargo de reporte directo.

• Ubicación del cargo, unidad a la que pertenece.

• 2. Propósito General del cargo: Refiere en forma breve y sucinta la naturaleza del cargo y lo distingue en forma rápida del rol de otros cargos. A través de él se debe dar respuesta las preguntas: ¿Para qué existe el cargo?¿Cuál es la razón por la cual fue creado?¿Qué aporta el cargo al logro del objetivo funcional de la unidad a la cual está adscrito?.

• 3. Obligaciones y Responsabilidades: Están referidas a las exigencias del trabajo diario, eventual o a intervalos. Deben expresarse las funciones correspondientes al cargo, las funciones constituyen el volumen de actividades que realiza el trabajador para convertir los recursos en resultados del cargo. En cuánto a las responsabilidades: por la seguridad de otros, custodia de fondos o equipos, manejo de información confidencial, etc.

• 4. Especificaciones Requeridas:

• Conocimientos Requeridos: en este aspecto se incluyen los conocimientos específicos que se deben poseer para poder desempeñar el cargo de una manera idónea.

• Educación: Refleja el grado de instrucción que debe poseer el ocupante del cargo para alcanzar los objetivos.

• Habilidades y destrezas: Se refiere a las habilidades que debe tener el ocupante para desempeñar el cargo de forma optima. Las habilidades pueden ser catalogadas en tres tipos: Habilidades prácticas o técnicas, habilidades gerenciales y habilidades en relaciones interpersonales.

• Esfuerzo físico: Especificar las diferentes posiciones que toma el ocupante regularmente para realizar sus tareas.

• Supervisión: Se refiere al tipo de supervisión que ejerce el titular del cargo sobre el personal que le ha sido asignado y que puede ser directa o indirecta.

• Autoridad delegada: En este elemento se considera el derecho otorgado por la empresa al titular del cargo, para la toma de decisiones en su área de competencia, enmarcándose su actuación dentro de los límites que le han sido fijados.

• Responsabilidad delegada: Determina la actitud del ocupante para responder por varios aspectos del cargo, como personal, materiales, equipos, información, dinero, etc.

• Dimensiones: Presentar un resumen de los datos cuantitativos sobre lo que claramente repercuten directa o indirectamente las actividades del cargo. (Este apartado es exigido para evaluar cargos por el método HAY).

• Situaciones y Problemas: Se refieren a los tipos de situaciones y/o problemas que el titular del cargo debe identificar, analizar, evaluar para aplicar las soluciones adecuadas.

• Fuentes de apoyo: Se refieren a las fuentes de consulta con que cuenta el titular del cargo para resolver problemas, buscar soluciones a las situaciones que se le presentan en el trabajo.

• Peligros y riesgos: Indica el conjunto de condiciones inseguras en que se realizan las tareas, grado de posibilidad de que ocurran accidentes, y posibles causantes de riesgos.

• Condiciones del trabajo: Indica las condiciones ambientales que caracterizan el puesto de trabajo y las características del espacio físico donde el ocupante pasa la mayor parte del tiempo.

• Relaciones Externas e Internas: Las relaciones constituyen los vínculos o conexiones que tiene el cargo descrito con otro cargo o unidades internas de la empresa y/o con proveedores o instituciones externas, para la ejecución de las funciones asignadas.

• 5. Aprobaciones:

Concluidas las descripciones del cargo, deben colocarse las firmas de validación: del ocupante del cargo, del supervisor inmediato, del gerente del área y del responsable de Recursos Humanos.

Manual

Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, que deben cumplir los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deben ser realizarse, ya sea conjunta ó separadamente.

Técnicas de Elaboración de los Manuales

Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales, los cuales son descritos a continuación:

• 1. Verificar los puntos o asuntos que serán abordados:

En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.

• 2. Detallar cada uno de los asuntos:

En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar como se realiza el trabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.

• 3. Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual:

Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla.

Propósitos Generales de un Manual

Considerando que los manuales administrativos son un medio en el que se definen las políticas, decisiones, procedimientos, normas y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos, cabe destacar los siguientes propósitos:

• Debe usarse como guía de formación y adiestramiento.

• Permite adiestrar a un nuevo personal y preparar empleados para mejores posiciones.

• Ayuda a los integrantes de la organización a optimizar su trabajo.

• Se usa como punto de referencia.

• Precisa deberes, responsabilidades y autoridades.

• Normaliza las operaciones de las compañías u organizaciones.

• Instruye a la dirección a cerca de lo que realmente se hace en la compañía u organización.

• Las normas escritas ayudan a convencer a los que necesitan ver las cosas escritas.

• Facilita la introducción de un mejor método, dando datos completos del método actual.

• Apoyo al adecuado control de la comprobación de ensayos, materiales, trabajos, etc.

• Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y actividades.

• Da todo un sentido de confianza.

Ventajas de un Manual

Las principales ventajas de diseñar y poner en práctica un manual de en una empresa, organización o institución son las siguientes:

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

• Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Tipos de Manuales